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Definicin del proyecto

La definicin del proyecto se encuentra constituida por las siguientes fases:

Fase I. Entender el problema o la oportunidad.

Fase II. Identificar la solucin ms optima

Fase III. Desarrollo de la solucin y elaboracin de un plan

Fase IV. Lanzamiento del proyecto

Fase I. Entender el problema o la oportunidad.


Es fundamental identificar la necesidad real que el proyecto pretende cubrir. El
trabajo se evaluar en funcin de si esta necesidad ha sido cubierta
satisfactoriamente o no.
En primer lugar se requiere diferenciar entre necesidad y solucin. Una necesidad:

Describe el fin para cliente

Especifica metas y objetivos

Deja abierta la pregunta de cmo hacerlo.

La respuesta al porque se esta haciendo debe apuntar a una justificacin


de negocio.
En cambio, una solucin:

Describe los medios para el equipo

Especifica estrategias e ideas para conseguir las metas y objetivos.

Especifica cmo hacerlo.

La respuesta al porque se esta haciendo debe apuntar al requerimiento del


cliente.

Preguntar para identificar la necesidad real puede hacer sentir incomodo a


terceros por desconfiar de su criterio.
En base a estas definiciones, esta fase debe tener como output la generacin
deldocumento de requerimientos del proyecto, el cual no ofrece una solucin
sino que nicamente describe una necesidad. Este documento debe contener los
siguientes apartados:

Descripcin del problema o oportunidad

Impacto o efecto del problema

Identificar quien o que se encuentra afectado por el problema

Impacto de ignorar el problema

Situacin deseada

Beneficios asociados a conseguir la situacin deseada

Alineacin con la estrategia de la organizacin

Conflicto de compatibilidades con otras reas de la organizacin

Incertidumbres

Suposiciones clave

Limitaciones de la solucin

Consideraciones del entorno

Informacin histrica de soporte

A partir de la recopilacin de toda esta informacin, se requiere valorar


nuevamente si merece la pena resolver el problema y determinar si existe una
solucin potencial.

Fase II. Identificar la solucin ms ptima


Con objeto de identificar soluciones que cubran la necesidad establecida se puede
seguir el siguiente procedimiento:

Brainstorming grupal con miembros del futuro equipo de trabajo o


stakeholders.

Comprobar en que grado satisfacen los planteamientos del documento de


requerimientos del proyecto.

Seleccionar entre 2 y 5 soluciones candidatas.


Para las soluciones candidatas seleccionadas conviene realizar un anlisis
detallado para identificar cual de ellas es la que mejor se adapta a la necesidad a
cubrir e implica un coste asumible.
Anlisis financiero (Costes vs Beneficios):
Para validar la viabilidad financiera del proyecto es necesario identificar los flujos
de entrada de dinero que este puede generar, por ejemplo beneficios obtenidos
por la implementacin del proyecto (incremento en ventas, reduccin en costes,
etc) y los gastos que representa la puesta en marcha y gestin del proyecto.
Por tanto, estimando la magnitud de los diferentes cash flows y calculando los 4
indicadores bsicos, podemos identificar que proyecto nos aporta una mayor
rentabilidad financiera.
Conviene estudiar al menos los siguiente indicadores:

Net Present Value (NPV). Determina cuanto dinero va a generar el proyecto


teniendo en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

Internal Rate of Return (IRR). Determina la rentabilidad de la inversin.

Payback period. Determina cuando se recuperar la inversin (NPV = 0).

Cash hole. Determina la mxima inversin necesaria.


Anlisis no financiero (Modelo de puntuacin de factores ponderados Decision
matrix)
El anlisis mediante el modelo de puntuacin de factores ponderados (Decision
Matrix) se inicia mediante la elaboracin de un listado de atributos a valorar. Para
cada uno de ellos se establece una ponderacin y se asignan puntuaciones que
denoten el nivel de cumplimiento de cada una de las soluciones candidatas:

Ventajas:

Permite el uso de diversos datos, incluidos los financieros.

Permite la implicacin de gerencia y el anlisis de sensibilidad.


Desventajas:

Proceso altamente subjetivo.

Muestra el atractivo del proyecto pero no representa una justificacin de


negocio.
Aparte de los anlisis financieros o de matrices, la decisin final sobre que
solucin escoger se puede basar en el uso de otras herramientas:

Estudios de mercado

Pruebas piloto. Prueba en rea limitada.

Prototyping. Construccin de una pequea parte del proyecto para validar


las correctas predicciones.

Simulacin por ordenador.


En definitiva, los anlisis efectuados no solo ayudaran a elegir una solucin sino
que tambin permitirn determinar si las soluciones son viables y si vale la pena
continuar con el proyecto.

Fase III. Desarrollo de la solucin y elaboracin de un


plan
En esta fase se desarrollar en un mayor detalle la solucin escogida mediante el
uso de un Logframe (esquema bsico de definicin del proyecto).
El logframe se encuentra dividido en varios niveles:

Objetivo

Propsito

Resultados

Actividades
Para cada uno de estos niveles se debe especificar:

Indicadores que permitan verificar la evolucin.

Medios para obtener la informacin necesaria para constituir los


indicadores.

Supuestos clave y el riesgo asociado.

A partir de la presentacin esquemtica de los aspectos clave del proyecto, el


logframe permitir monitorizar y evaluar la evolucin del mismo. Un logframe debe
ser conciso y fcilmente comprensible por personas que se incorporan a mitad de
proyecto.
Paralelamente a la elaboracin del logframe, se requiere realizar un anlisis de
los stakeholders del proyecto con el objetivo de gestionar las relaciones y prever
oposiciones.
Se considera stakeholders aquellos individuos o instituciones que:

Pueden ganar o perder dependiendo del xito del proyecto.

Proveen fondos econmicos

Proveen recursos al proyecto

Participa/trabaja en el proyecto

Se encuentran afectados por el rendimiento del proyecto

Se encuentran afectados por el resultado del proyecto


Ejemplos:

Stakeholders internos: Cliente interno, Sponsor, El equipo de trabajo,


Gerentes, Sindicatos, etc.

Stakholders externos: Cliente externo, Usuarios, Instituciones reguladoras,


Organizaciones (e.g. ecologistas), etc.

Para cada uno de los stakeholders identificados, crearemos la siguiente tabla


mediante la cual podremos definir el objetivo a cumplir con cada uno de ellos:

Finalmente, se realizar el documento de definicin de proyecto (secundario en


funcin del tipo del proyecto) con la finalidad de:

Identificar el trabajo a realizar.

Durante la ejecucin, permite identificar cuando se esta sobrepasando los


limites y permite renegociar el contrato original.

Establece el criterio para considerar completado el proyecto.

Establece los criterios para considerar exitoso el proyecto.

Permite llegar a acuerdos y facilitar la comunicacin.


El nivel de detalle del mismo no tiene que ser excesivo (no se dispone de
suficiente informacin para hacer estimaciones exactas), sino que se recomienda
proporcionar valoraciones mediante rangos (e.g. costes entre 100.000 y 130.000,
duracin entre 17 y 19 meses).
En definitiva, el documento debe contener los siguientes apartados:

Breve descripcin del problema u oportunidad

Breve descripcin de la solucin propuesta

Descripcin del trabajo y la estrategia de ejecucin. Identificar las diferentes


grandes tareas y sus interrelaciones. Parte ms importante del documento. Ser la
base para el WBS.

Entregables acordados.

Criterios de finalizacin de proyecto.

Riesgos e incertidumbres.

Suposiciones.

Plan preeliminar de ejecucin.

Listado de los stakeholders involucrados.

Criterios de xito del proyecto.

Fase IV. Lanzamiento del proyecto


Antes de realizar el lanzamiento, es importante verificar que dispondremos de
todos los recursos necesarios. Una vez confirmado este aspecto, se requieren dos
pasos: obtener la aprobacin definitiva de la direccin y reunir al equipo de trabajo
seleccionado para informarlos del proyecto en el que van a participar.
De cara a la aprobacin por la direccin, es recomendable la elaboracin de un
documento de propuesta que contenga los siguientes apartados:

Breve descripcin de las necesidades

Acciones recomendadas

Beneficios

Riesgos a asumir si se lleva a cabo la accin

Riesgos a asumir si no se realiza ninguna accin

Costes y ahorros (estimaciones en rangos de valores)

Calendario

Mtricas (como se medir el resultado para valorar el xito)

Incertidumbres

Suposiciones

Limitaciones

Apoyo requerido

Listado de organizaciones que deben involucrarse y en que medida

Impacto en el resto de la organizacin

Sponsorship. Grado de apoyo activo por parte de la direccin.

Factores crticos para el xito.


Por otra parte, la reunin inicial con el equipo de trabajo (Kickoff meeting) debe
encontrarse dirigida hacia los siguiente objetivos:

Reconocer la formacin oficial del equipo.

Indicar cuales son las expectativas.

Promover la cohesin del grupo.

Link de la pgina http://www.marblestation.com/?p=660

Esto es como sper resumido, para que sea mas entendible, este es el link de la pag
http://www.proyectum.lat/2015/02/11/5-grupos-de-proceso-y-9-areas-de-conocimiento-1/

Los procesos de la direccin de proyectos se agrupan en 5 categoras conocidas


como Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos, los cules se definen a
continuacin.

1. El grupo de procesos de iniciacin. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo


proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtencin de la
autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.
2. El grupo de procesos de planificacin. Aquellos procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin necesario para alcanzar
los objetivos para cuyo logro se emprendi el proyecto.
3. El grupo de procesos de ejecucin. Aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.
4. El grupo de procesos de seguimiento y control. Aquellos procesos requeridos para dar
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas
en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
5. El grupo de procesos de cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto
o una fase del mismo.

Y este es un link de wikihow, para que vean cmo hacer un panel, lanlo para
que tengamos una idea de cmo hacerlo cuando nos toque.