RECOPILACIN DE DATOS

Ya concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de

recopilacin de datos.
En esta etapa se debe de ver los hechos que permiten conocer y
analizar lo que sucede en la organizacin.

Requisitos bsicos que deben reunir los datos.

1.-especficos

3.- correctos
2.- completos

4.- pertinentes

5.-congruentes

6.- susceptibles de
validarse

NOTA: Para que los datos aporten elementos de decisin acordes con la realidad y se eviten de
dilaciones y uso irracional deben cumplir con los puntos antes mencionados.

Actitud del equipo responsable de la recopilacin

El personal destinado al estudio de investigacin
debe carecer de prejuicios u opiniones
preconcebidas.
1.- deben adoptar una conducta amable.
2.- deben de tener una imagen positiva.
3.- no deben de hacer comentarios sin sustento.
4.- no hacer promesas falsas.
5.- en todo momento deben tener presente las
directrices del estudio.

TCNICAS DE RECOPILACIN DE DATOS

Para la eleccin de las tcnicas que se utilizarn se debe tomar en cuenta las caractersticas del
estudio que se pretende realizar.
Investigacin documental
Se deben seleccionar y analizar los documentos escritos que contengan informacin relacionada
con el estudio, se pueden consultar los archivos como:

Informacin tcnica
Normas nacionales e internacionales
Bases jurdico-administrativas
Diarios oficiales
Circulares
Oficios
Actas de reuniones

*Todo documento que aporte informacin al estudio que se est realizando.

Observacin directa
sta tcnica permite conocer no slo la manera en que operan las unidades administrativas, si no
la cultura y clima organizacional en las reas donde se desarrolla el trabajo diario.
*El jefe de la unidad de mando
puede realizar la observacin
directa con el equipo teniendo
como ventaja que los datos
pueden ser ms completos.
Observacin directa
JEFE --SUBORDINADO

Conversar con algunas

personas

jjs

Consulta a sistemas de informacin

Esta tcnica nos permite el acceso a informacin de comunicacin, intranet y extranet, que
sirven de soporte a la organizacin y por medio de stas se manejan datos e informacin
relevantes que pueden servir para el estudio de una organizacin.

Cuestionario
Se utiliza para obtener los datos deseados en forma homognea.
Se constituye por una serie de preguntas escitas, predefinidas,
secuenciadas y separadas por captulos o temas especficos.
Permite ahorrar tiempo y recursos; la calidad de los datos obtenidos
depender de la estructura, la forma y la presentacin en que se
apliquen.
Para preparar los proyectos de cuestionarios es necesario llevar a
cabo los pasos siguientes:

Realizar un recuento de documentacin descriptiva, archivos, estudios y datos

estadsticos existentes para determinar el nmero y alcance de las preguntas.
Establecer un objetivo por pregunta
Validar el orden y la secuencia que se seguir
Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluacin
conocido como prueba previa o pretest.

Para definir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los campos de distribucin
bsicos.

Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicacin o

adscripcin de las personas que los llenarn, informacin del rea, del responsable
de su manejo, as como la fecha de aplicacin
Preguntas o tems.
Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa debajo de cada pregunta
Espacio para respuestas, que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta
Espacio para anotar las observaciones generales.

 Cdula
Las cdulas son un recurso valioso para recopilar y ordenar datos ya que estn conformados
por:

Formularios
Bloques
Columnas

Que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y posterior anlisis, tambin
abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta, para definir su estructura, es conveniente
precisar con claridad el objetivo que deben cumplir, el rea a la cual se dirige, el tipo de datos que
se desea captar, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se
esperan obtener.
Su inclusin en el estudio obedece a que permite captar informacin que en cuestionarios no es
factible percibir, ya que abre el rango de respuesta, ordena la informacin de forma ms accesible,
compara conceptos claramente, sistematiza los registros y facilita la profundidad del enfoque para
analizar los resultados.
Entrevista
Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una persona
con el fin e interrogarla en forma meticulosa para obtener informacin.
Para que una entrevista se desarrolle en forma positiva, se
recomienda observar los siguientes puntos.
ESTABLECER
ANTICIPADAMEN
TENER
TE LA
CLARO EL DISTRIBUCUON
OBJETIVO
DEL TRABAJO

CONCERTAR
PREVIAMEN
TE LA CITA

ATENDER
EL
COMPROMI
SO

CLASIFICAR LA
INFORMACIN
QUE SE
OBTENGA

REGISTRAR
LA
INFORMACI
NEN UNA
BITCORA

NOTA: cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero los datos son homogneos, existe
la posibilidad de conocer sus caractersticas sin necesidad de investigar a todos los miembros; el
muestreo es una tcnica estadstica que sirve para inferir informacin acerca del universo que se
investiga a partir de su estudio parcial.

stas fueron las tcnicas e instrumentos para la recopilacin de datos, para recabar la
informacin de manera gil y ordenada puede utilizarse una o la combinacin de dos o ms
tcnicas.

SUPERVISIN DEL TRABAJO

Para tener la seguridad de que se respetan las

lneas de accin definidas es necesario verificar
que se lleven a cabo los siguientes pasos;
Vigilancia constante y cercana al
trabajo del equipo.
Aclaracin oportuna de dudas.
Control del tiempo invertido en
relacin con el estimado.
Revisin de los avances y, cuando
se requiera, efectuar los ajustes
necesarios.
Llevar un registro de los logros y
obstculos que se encontraron.
Celebrar reuniones peridicas
para mantener actualizadas a los
integrantes del equipo.
Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando prevalezcan actitudes negativas o
no se apliquen los criterios acordados.
Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

Resguardo
Para facilitar la tarea de integracin es recomendable que los
datos que se obtengan se incorporen a equipos de cmputo para
salvaguardarlos y facilitar su manejo.

Crear directorios o subdirectorios y archivos para

desagregarlos en funcin de la divisin del trabajo.
Crear bases de datos o programas especficos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades
especficas del proyecto.
Combinar recursos para optimizar resultados.

Clasificacin
Antecedent
es

Para facilitar su anlisis los datos pueden dividirse en dos grandes rubros:
Situacin
actual

ANTECEDENT
ES

Es conveniente considerar la evolucin o desarrollo de las

estructuras
Objetivosorganizacionales anteriores, as como los
resultados y condiciones en que se obtuvieron, lo cual
Estrategias
permitir
contar con una referencia histrica para comprender
mejor la situacin actual.

Estructura orgnica

Recursos presupuestales
asignados a estructura orgnicas
Normas y polticas administrativas
Instrumentos jurdicoadministrativas
Funciones

Clasifcacin
SITUACIN
ACTUAL

Procedimientos
Procesos
Infraestructura tecnolgica
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
Controles
Relaciones con el entorno

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES

Como resultado del anlisis de los datos y de la formulacin de un

diagnstico de la situacin que origin el estudio, se abre la
posibilidad de preparar propuestas concretas de accin y
actuacin, evaluando sus ventajas y desventajas, presentndolas
a manera de propuestas o recomendaciones.

CONSIDERACIONES PREVIAS
No perder de vista en ningn momento el objetivo del estudio.
Tomar en cuenta todas las limitaciones que puedan derivarse.
La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que
combatir la tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrn.
Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.
Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperacin por parte de
ms de una unidad administrativa, cuando sta sea problemtica de lograr.
Dar preferencia a recomendaciones prcticas o viables y factibles de aplicar en la
organizacin.
Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados.
PREPARACIN DE RECOMENDACIONES
El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el
investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos
sus recursos de imaginacin y habilidad creativa, para as poder seleccionar las propuestas
ms factibles.

TIPOS DE RECOMENDACIONES
De
Conservacin general del ambiente de trabajo sin modificaciones o,
mantenimient en su caso, que los cambios no impliquen ms que reformas
o
elementales, preservando, en trminos generales, la misma
estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y
formas.
De eliminacin Supresin de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e
informes, eliminacin de procedimientos o pasos de un procedimiento,
bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas,
etctera.
De adicin
Introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones
en un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporacin de nuevas
unidades administrativas, aumento de personal, programas, formas,
etctera.
De
Intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, alternar el orden
combinacin de las operaciones de un procedimiento o aplicacin de sistemas,
compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas
formas, entre otras.
De fusin
Redistribucin de funciones mediante la unificacin de reas y/o unidades
administrativas, agrupacin de personas de diferentes reas bajo un
mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etctera.
De
Cambios en los procedimientos o las operaciones.

modificacin
De
simplificacin

Reduccin de pasos en un procedimiento.

ELABORACIN DEL INFORME

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, adems de
exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las
diferentes autoridades y reas que participarn en su puesta en prctica. Es conveniente que el
informe contenga como mnimo las siguientes secciones :

INTRODUCCIN

ANLISIS DE LA
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL

ANLISIS DE LA
COMPETITIVIDAD

DIAGNSTICO DE
LA SITUACIN
ACTUAL
DIAGNSTICO DE LA
SITUACIN ACTUAL

PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO

DE LA ORGANIZACIN

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION

SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACIN

APNDICES O ANEXOS

PRESENTACIN DE RESULTADOS DEL ESTUDIO

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al
grupo de trabajo para efectuar una revisin de su contenido; en caso de detectar algn aspecto
susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo.
Finalizada la verificacin, el documento definitivo tendr que someterse a discusin para su
modificacin y/o aprobacin ante las siguientes instancias :

PRESENTAR RESULTADOS
AL TITULAR DE LA ORGANIZACIN

AL RGANO DE GOBIERNO

A OTROS NIVELES JERRQUICOS

A GRUPOS DE AFILIACIN, COPRPRATIVOS
O SECTORIALES