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Acta

1. ETIMOLOGA. Proviene del latn acta ("actos, hechos; archivos, registros"). Acta es el plural de actum
("acto, accin").
2. CONCEPTO. Es un documento redactado durante una reunin de personas, con la finalidad de
testimoniar las incidencias y los acuerdos tomados, as como tambin los temas tratados.
Toda institucin pblica o privada debe llevar este documento en el llamado "LIBRO DE ACTA", el cual
es muy importante porque contiene la historia y la vida de una institucin certificando y dando fe legal de
los actos y decisiones de una entidad o sociedad.
El Libro de Acta debe estar foliado y legalizado por un Juez Instructor o por un Notario Pblico.
La redaccin del Acta le corresponde a la secretaria quien generalmente redacta el documento en borrado
para despus pasarla al Libro de Actas y hacerlo firmar por todas las personas asistentes a la reunin.
3. FUNCIN. El libro de actas es muy importante en la vida de una institucin, porque certifica y da fe
legal de determinados actos y decisiones de una empresa o sociedad, para su debido cumplimiento. En el se
asientan todos los puntos fundamentales como testimonio verdico.
4. USOS. Hacen uso de ella todas las instituciones, sobre todo gremiales, que deseen darle valor legal a sus
actividades de carcter social, jurdico o poltico.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera pgina, por un escribano o notario.
Su redaccin le corresponde al secretario, quien generalemtne la escribe primero en un borrador para luego
pasarla al libro y hacerla firmar.
5. CLASES DE ACTAS
1. Acta de Sesin. Contiene los acuerdos tomados en una reunin o sesin Ordinaria o Extraordinaria.
Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en
la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de
personas, que se convoca o cita, instala y funciona teneindo en cuenta determinadas leyes, estatutos o
normas establecida en cada entidad sea pblica o privada.
2. Acta de Comparendo. Contiene los acuerdos tomados por el juez cuando quiera hacer justicia.
3. Acta de Conciliacin. Contiene los hechos ocurrido cuando dos partes se renen y acuerdan
conciliar en algn litigio.
4. Acta de Inspeccin o Supervicin. Cuando se requiera redactar los resultados de algunas de estar
diligencias cumplidas.
5. Acta de Fundacin. Cuando quiere dejar constancia de la fundacin o inauguracin de una entidad
pblica o privada, una ciudad, una regin o aspectos importantes de la vida de un pas.
6. Acta de Trabajo. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de
los acontecimientos. Son elaborados por el secretario o por quien hace sus veces, en presencia de la
autoridad que preside el acto y con la intervencin de personas interesadas. Por ejemplo, se redacta
esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes de plazas de trabajo, evaluar al personal,
un proceso electoral, decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al efectuar visitar de
inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por
hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir,
invertariar, entregar y y depositar bienes;, al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al
resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin
administrativa considerada delicada o de responsabilidad.

7. Acta de Embargo. Es aquel que se ordena en un juicio ejecutivo mercantil derivado de la falta de
pago de ttulos de crdito (entre ellas los documentos que conocemos como vouchers de las tarjetas
de crdito y que no son otra cosa sino pagars) o deudas bancarias en general.
El procedimiento es el mismo para acreedores bancarios que comunes. ste inicia con la demanda
que presenta el acreedor ante un tribunal. Si el juez encuentra la demanda ajustada a derecho la
admitir y, como un acto precautorio, ordenar el embargo de bienes del deudor que basten a
garantizar el adeudo, incluyendo principal e intereses.
Para el embargo de bienes, en la medida de lo posible, debe seguirse el siguiente orden:
I. Las mercancas
II. Los crditos de fcil y pronto cobro, a satisfaccin del acreedor
III. Los dems muebles del deudor
IV. Los inmuebles
V. Las dems acciones y derechos que tenga el demandado.
Embargo de bienes muebles. Una vez efectuado el embargo, el acreedor nombra depositario de los
bienes embargados. La nica funcin del depositario es resguardar los bienes hasta que se concluye
el juicio. Desde luego, el depositario puede llevarse consigo los bienes embargados, pero no debe
hacer uso de los mismos, pues podra incurrir en responsabilidad penal.
Embargo de bienes inmuebles. Si los bienes embargados son inmuebles, se anotar el embargo en el
Registro Pblico de la Propiedad de la entidad en donde ste se encuentre. No se nombra depositario
y el bien contina en posesin de quien la tenga antes del embargo.
8. Acta de Lanzamiento o Desahucio.
9. Acta de Sociedad.
6. PARTES DEL ACTA
1. Encabezamiento. Se especifca los siguentes datos: lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los
asistentes; aprobacin o modificacin del acta anterior.
2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:
2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y recibido.
2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesin detallando el nombre del
informante.
2.3. Pedidos.Se anotarn ordenadamente todos los pedidos que hagan los asistentes. Cada persona
hace uso de la
palabra para enunciar su pedido sin dar ninguna explicacin.
2.4. Orden del da o Debate. Es la parte ms importante del Acta, la ms extensa. Cada pedido
formulado ser
fundamentado, debatido y aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una
vez comenzado el debate, el
presidente o quien dirija la sesin no aceptar nuevos pedidos.

Votacin. Terminado el debate de un pedido el presidente de la asamblea llamar a los asistentes a


votar para ver si se aprueba el pedido. La aprobacin puede ser:

A = Mayor
B = Unanimidad
C = Aclamacin
3. Cierre del Acta y Firmas. Al trmino del debate se procede a cerrar el acta con la siguiente frmula:
"No habiendo otro asunto ms que tratar y siendo a las 8:pm., se dio por finalizada la sesin firmando los
presentes el Acta"
7. EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN LIBRO DE ACTAS
El acta de una sesin debe ser redactada por el secretario o por quien hace sus veces directamente en el libro
de actas, en la misma sesin, para que sea aprobada al trmino de ella. Slo en forma excepcional, podrs se
redactada en borrador para ser pasada luego al lbro en plazo no mayor de 10 das; en este caso el acta ser
aprobada por una comisin especial por delegacin de facultades.
8. EL QURUM DE LAS SESIONES
"Qurum" es una palabra latina que se refiere al nmero necesario de miembros que debe estar presente para
que se instale y funcione formalmente la sesin de un rgano deliberante.
El qurum de ley necesario para este fin lo constituye la presencia de ms de la mitad de los miembros que
conforman legalmente el rgano deliberante. Por lo tanto, el qurum mnimo est constituido por la
concurrencia de la mitad ms uno de tales miembros. Por ejemplo, si un rgano est integrado por 20
miembros, su qurum mnimo lo constituirn 11 personas.
Sin embargo, si el nmero legal de miembros de un rgano es impar, su qurum mnimo viene a ser el
nmero entero inmediato superior al de la mital de aqul. Por ejemplo, si su rgano est compuesto
legalmente por 9 miembros, su qurum mnimo lo constituye la presencia de slo 5 miembros.
La ley del estatuto deber precisar si para la determinacin del qurum debe tomarse en cuenta al nmero
total de miembros de un rgano o solamente al nmero de sus miembros hbiles. En algunas estidades, para
la determinacin del qurum, no consideran miembros hbiles a los que no estn al da en sus aportaciones o
cotizaciones, a los que estn enfermos o ausentes con licencia concedida legalmente y a los suspendidos en
el ejercicio de sus funciones.
9. ADOPCIN DE ACUERDOS
Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votacin. Por mas que existiera opinin favorable unnime con
relacin a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptaran
por el voto conforme de la mayora absoluta de los presentes en la sesin; es decir, por el voto de ms de la
mitad de los miembros asistentes. En consecuencia, la mayora absoluta mnima est representada por el
voto de la mitad ms uno de los concurrentes. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un acuerdo se
adoptar con el voto de 8 miembros, como mnimo.
La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos, se tomen por mayora ms alta (llamada
"mayora calificada"), pero nunca por un nmero de votos menor a la mayora absoluta, porque serann
ilegales y, por ende, nulos ipso jure.
10. VOTO DIRIMENTE
Cuando en una votacin ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o ms
propuestas, y en el estaturo o norma interna o se ha previsto como resolver el empate, ste deber resolverse
mediante el "voto dirimente" del presidente. Se conoce como tal al segundo se ha generado empate en la
votacin referida lneas arriba. Es este caso el presidente vota una vez ms y dirigirme o rompe el empate.
11. SALVAMENTO DE VOTO
Los miembros de lor rganos deliberantes son solidariamente responsables de los acuerdos que adoptan en

las sesiones. Pero estarn exentos de responsabilidad administrativa y penal quienes "salven su voto",
inmediatamente despus de haberse producido el acuerdo que a juicio de ellos es contrario a la ley o las
normas internas establecidad. Una persona, "salva su voto" cuando solicita al presidente que conste en el
acta su oposicin expresa al acuerdo tomado, o cuando le enva una carta, generalmente notaria, con el
mismo propsito.
12. RECONSIDERACIN DE ACUERDOS
En algunas institucione del Sector Pblico, se acostumbra solicitar la reconsideracin de acuerdos en cuanto
han sido tomados o en la prxima sesin, cuando todava no han sido publicados o no se ha notificado
formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone texativamente a esta costumbre, por lo que las
instituciones la consienten a fin de agilizar la solucin de sus problemas.
Esta reconsideracin puede ser solicitada por uno o ms miembros del rgano que ha tomado el acuerdo, y
pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula cuando se considera que el acuerdo que se observa
ha sido adoptado en forma apresurada, arbitraria, injusta, sin los elementos de juicio necesario, o en contra
de la ley o de las normas internas establecidas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado (es decir, para que sea anulado o enmendado), se requiere el voto
conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesin a favor de ella; en caso contrario,
la reconsideracin no procede y es desestimada, continuado vigente el acuerdo que se observ.
13. IMPUGNACIN DE ACUERDOS
Los acuerdos de los rganos de gobierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o a sus
normas internas, o que puden daar gravemente sus intereses, podrn ser impugnados judicialmente. En
cambio, en las instituciones del Sector Pblico, estan impugnacin tiene lugar pirmero a nive de instancias
administrativas, cuando los acuerdos han sido publicados mediante resolucin.
14.REDACCIN DEL ACTA DE SESIN EXTRAORDINARIA
Se denomina sesin extraordinaria a aqulla que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del
que dirige el rgano deliberante o pedido escrito de un nmero determinado de sus miembros (lo que es
fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los
intereses de la institucin del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la
especificacin de la agenda a ser tratada .
El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta slo cuatro estaciones o momentos de la sesin que
son : control de asistencia, lectura de la agenda, orden del da y aprobacin del acta.
NOTA IMPORTANTE
En los tiempos pasados, la aprobacin del acta de una sesin se realizaba recin en la prxima sesin, que a
veces no se llevaba a cabo por mucho tiempo. Esta aprobacin tradicional, en la actualidad, ya no se practica
por extempornea e insulsa. Al haberse dispuesto por ley que las actas adquieren fuerza legar a partir de su
aprobacin, se necesita que estn aprobadas cuanto antes para ejecutar sus acuerdos sin observaciones que
podrasn lo que ms conviene a las instituciones es disponer que las actas de las sesiones de sus rganos de
gobierno y en todos los casos se aprueben de una vez al finalizar la sesin, en forma inmediata.
15. ACREDITACIN MEDIANTE ACTA
En ciertos casos, la ley exige uqe lo que han sido elegido representantes legales se acrediten como tales con
la presentacin del acta de la sesin en la cual se adopt el acuerdo correspondiente, debidamente aprobada.
Para ello ser suficiente que el interesado presente una copia legalizada de la referida acta. Por ejemplo, esta
acreditacin es obligatoria para los representantes legales de las organizaciones sindicales en los actos de
comparecencia que promueve el Ministerio de Trabajo en casos de conflicto con el empleador.
16. INSCRIPCIN DE ACTAS EN LA OFICINA REGISTRAL

Las actas de las sesiones en las que consten los acuerdos sobre la forma del estatuto de una sociedad o
asociacin, la seleccin de sus representantes leales, as como la renovacin o variacin de sus mandatos, y
en los casos previstos por ley, deben ser inscritas obligatoriamente en la Oficina Registral de la sede
institucional, a fin de dar seguridad jurdica a tales actos.
Dicha inscripcin deber realizar luego de la aprobacin del acta y en el plazo establecido. Para cuyo efecto
ser suficiente la presentacin de copias fotostticas de la misma, debidamente legalizados por notario
pblico o, en su defecto, por juez de paz.
Esta inscripcin es de suma importancia, ya que tales acuerdos adquieren vigencia legal recin a partir de
ella. En consecuencia, cuando se trate de la adopcin de esta clase de acuerdos, no bastar que las
respectivas actas de sesin estn debidamente aprobadas, sino que requerirn, adems, de su inscripcin en
los registros correspondientes para tener plena vigencia legal.
17. COPIA CERTIFICADA DE ACTA DE SESIN
Cualquier miembro de un rgano deliberante, por ms que no asista a sesin, o su representante, tiene
derecho a solicitar copia certificada del acta de la sesin que indique, de toda el acta o slo de la parte o
partes que seale.
18. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA O ASOCIACIN
El acta de constitucin de una empresa o de una asociacin es su partida de nacimiento. Es el documento
inicial, el primero que se elabora formalmente a nombre de una entidad, a partir de la cual se escribir su
historia, porque no hay que olvidar que las actas vienen a ser verdaderos testimonios de la vida de las
instituciones.
El acta de constitucin es la primera acta que se escribe en el libro respectivo, una vez que ste ha sido
legalizado por la correspondiente.
El acta de constitucin y el estatuto conforman los dos documentos bsicos para constituir legalmente una
empresa o asociacin.
18.1. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA EMPRESA
Se denomina empresa a toda sociedad constituida de acuerdo con las leyes de nuestro pas. Y qu es una
sociedad? Una sociedad es una agrupacin de personas naturales y/o jurdicas que se han unido formalmente
para dedicarse a una actividad productiva, comercial o de servicios con fines de lucro, es decir, para obtener
ganancias o utilidades en beneficio mutuo.
Una persona natural es aqulla que tiene existencia fsica, real como cualquiera de nosotros; mientras que
una persona jurdica es aqulla constituida legalmente por dos o ms personas naturales y/o jurdicas,
distinta a todas ellas.
18.2. ACTA DE CONSTITUCIN DE UNA ASOCIACIN
La asociacin es una organizacin estable de personas naturales y/o jurdicas que, a travs de una actividad
comn, persigue un fin no lucrativo, mientras que la empresa sule perseguir un fin lucrativo.
Una asociacin puede ser de carcter gremial, profesional, cultural, educativo, deportivo o social, como un
club, una asociacin de vivienda. Las asociaciones se rigen por las normas del Cdigo Civil, su estatuto y
reglamentos internos.
El acta de constitucin de una asociacin debe precisar:
1. El lugar, da, mes y ao, as como l ahora y el domicilio donde se renen los que van a constituir la
asociacin.
2. La nmina de los que se renen:

a) Si son personas naturales, sus nombres y apellidos, documentos de identificacin y domicilio.


b) Sin son personas jurdicas: sus denominaciones o razn social y los nombres y apellidos de quienes
representan.

las

1. La denominacin de la asociacin que se constituye.


2. Sus fines, y
3. La eleccindel primer consejo directivo de la asociacin.
NOTAS:

A las personas que figuran en el acta de constitucin de sociedades y asociaciones, suelen


considerarse como "socios fundadores" o "asociados fundadores", respectivamente, a quienes el
estatuto, a veces, les reconoce cierta prerrogativas o derechos especiales.