PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS

I.

OBJETIVOS

Flujos de informacin

Asegurar el cumplimento de un efectivo y completo intercambio comunicativo

entre los pblicos internos de la Compaa, a travs del buen uso de los
canales y soportes adecuados para cada destinatario.

Garantizar

un

flujo

de

comunicacin

homogneo

entre

las

distintas

Plantas/Sedes y reas de la Compaa.

Asegurar procesos que admitan retroalimentacin y que se enriquezcan con

ella.

Reducir lo mximo posible el nivel de discrepancia entre las informaciones que

circulan por los canales formales e informales de comunicacin.

Necesidades de informacin

Receptar y dar respuesta a las necesidades de comunicacin de los pblicos

internos.

Detectar necesidades de comunicacin en las distintas reas de la Compaa a

travs de una bsqueda proactiva y sistematizada.

Conocimiento especializado

Asesorar a los clientes internos en la elaboracin del mensaje, eleccin de

canales y soportes.

Asesorar a los Gerentes de la Compaa sobre las temticas a comunicar.

Asegurar el buen uso de la marca Holcim (desprendido de los lineamientos de

identidad corporativa) en todos los mensajes que circulan en la Compaa.

Sinergia organizacional

Asegurar que el estilo y los mensajes que circulan internamente se encuentren

alineados a la poltica general de Comunicacin de la Empresa.

Asegurar la coordinacin estratgica con las reas de Comunicaciones

Externas y Relaciones Institucionales, Responsabilidad Social Empresaria y
Marketing.

II.

MAPA DE PBLICOS

Nivel
jerrquico

Colaboradores
de la
Compaa*
Segmentaci

Contratistas*

n de
Pblicos
Internos

Familias de
colaboradores

rea
funcional
Unidad de
negocio

NML FML MML SML

TML
Gerencias Corporativas Gerencias
Cemento Hormign Ptreos
AFR

Localizacin
geogrfica

Sindicatos

*Colaboradores de la Empresa: personal

empleado dependiente de Juan Minetti S.A.
y sus empresas controladas (Holcim
(Argentina), Ecoblend y Fundacin Minetti).
*Contratistas: empresas (y sus respectivos
colaboradores) que brindan servicios
relacionados con la operacin en nuestras
unidades de negocio.

III.

CUERPO

Mensajes institucionales internos

Todos los MII sern desarrollados por el rea de Comunicacin Interna a demanda
de las Gerencias/reas que requieran emitir un mensaje de carcter interno, ya sea
por requerimiento de los pblicos o por necesidad de informar acerca de
actividades de las propias reas.

Comunicados

audiovisuales
Reuniones
informativas
Presentaciones
Protectores de

Lotus Notes.

Lotus Notes.
Se publica de manera quincenal a travs de las

casillas de correo de Lotus Notes.

Pestaa local del Portal Holcim.
Piezas ubicadas en las mesas de los comedores.
Incluyen folletos, afiches, manuales y otras.
Incluyen videos y audios.

Pueden organizarse de manera presencial o

travs de video o teleconferencias.

pantalla
Actividades
especiales
Recibo de sueldo

Observaciones

Internos
Mailings
Boletn Digital
Intranet
Acrlicos
Piezas grficas
Piezas

Funcin informativa

operativa

Accin

Funcin

Difusin de mensajes: acciones de comunicacin interna

Incluyen eventos, concursos y otras.

A travs de los recibos de sueldo, pueden

entregarse de manera efectiva folletos a todo el
personal.
Comunicacin operativa: concentra y organiza el flujo de
informacin esencial para el funcionamiento de la Empresa.
Comunicacin informativa: concentra los dems
aspectos que hacen a la organizacin, su proyecto, su
cultura y resultados.

Qu comunicar

Temas que revistan inters general para los empleados. Ejemplos:

Llamados a la solidaridad por cuestiones de salud (donaciones de sangre).
Efemrides.
Reconocimiento por antigedad (cada 15 aos).
Cumpleaos mensuales.

Informacin que atae al trabajo diario. Ejemplos:

Cambios organizacionales donde se vean afectados miembros del equipo gerencial.
Altas mensuales y cambios de funciones.
Polticas y procedimientos.

Informacin que contribuya a conocer la estrategia y direccin de la

Compaa. Ejemplos:
Altas mensuales y cambios de funciones.
Posicin de la Compaa frente a temas difundidos en medios de comunicacin.
Informacin sobre el negocio.

Buenas prcticas que permitan dar a conocer comportamientos que la

Compaa destaca y promueve imitar. Ejemplos:
Conductas alineadas a los valores organizacionales: Fortaleza. Desempeo. Pasin.
Perodos sin accidentes (OH&S).

Roles y funciones
Gerencia Corporativa de Recursos Humanos
La Gerencia Corporativa de Recursos Humanos es la responsable mxima de la
Comunicacin Interna en la Compaa.
As, ser su responsabilidad:

Disear estrategias de comunicacin e implementar planes especficos.

Evaluar la pertinencia de las necesidades de comunicacin presentadas por los

clientes internos y de los mensajes a emitir.

Crear nuevos soportes de comunicacin.

Monitorear la efectividad de los procesos de comunicacin interna.

rea de Comunicaciones Internas

Establecer y manejar los flujos formales de informacin.

Manejar, desarrollar y mejorar las herramientas de comunicacin interna.

Analizar y evaluar los requerimientos de comunicacin de los clientes internos

(gerencias/reas y pblicos internos en general).

Disear el mensaje y definir el soporte ms adecuado (medio o mix de

medios) para la efectiva difusin a los pblicos objetivos.

Brindar asesoramiento especializado en la definicin de estrategias y acciones

para dar respuesta a las necesidades de informacin, sean stas de carcter
local, regional o corporativo.

Cubrir periodsticamente las acciones internas y/o externas desarrolladas por

la Empresa que puedan representar hechos noticiables a nivel interno.

Monitorear la efectividad de los procesos de comunicacin: medios y

mensajes.

Mantener informada a la Gerencia acerca de cuestiones de comunicacin

interna.

Fijar prioridades anuales de comunicacin con el CEO.

Responsables de Comunicaciones Internas (Referentes de RRHH de cada

Planta/Sede)

Identificar oportunidades de comunicacin interna en sus respectivas

localizaciones.

Analizar la efectividad de los proceso de comunicacin en el propio centro de

trabajo.

Asegurar la difusin de los mensajes a los destinatarios a los que van dirigidos.

Garantizar a los colaboradores de su Planta/Sede el acceso a la informacin y

mensajes emitidos por la Compaa.

Garantizar la vigencia de las piezas de comunicacin publicadas en su

Planta/Sede.

Asegurar el mantenimiento de los soportes y stock de elementos de

comunicacin interna.

Gerencias/reas de la Compaa

Identificar oportunidades de comunicacin enfocadas a involucrar a los

pblicos internos con la actividad de la Compaa.

Identificar necesidades de comunicacin interna, buscando dar respuesta a

inquietudes de los pblicos internos.

Brindar la informacin y el asesoramiento tcnico al rea de Comunicacin

Interna para la formulacin de los mensajes.

Promover la difusin de los mensajes en sus reas de influencia.

Procesos

CEO

Gerencias/rea

Responsables en

Plantas/sedes

Necesidades de informacin
Prioridades de comunicacin

Medios de
comunicacin

Informacin sobre la Compaa

difundida a travs de los

Necesidades de informacin

medios.
Comunicacin proactiva

Canalizar a travs de medios

formales, informaciones que

Flujos bidireccionales de comunicacin

Emergentes

circulan de manera informal.

Comunicaciones Internas

Mix de medios

Feedback

Comunicacin informal

Colaboradores de la Compaa

A) Diagnstico para deteccin de emergentes.

Con el objetivo de detectar emergentes comunicacionales se sistematizarn una
serie de reuniones:

Con el CEO, para definir las prioridades de comunicacin en la agenda anual.

Periocidad: semestral.

Con los responsables de Comunicacin Interna de cada Planta/Sede, para

definir los emergentes locales. Periocidad: mensual.

Con el rea de Comunicaciones Externas y Relaciones Institucionales,

para definir emergentes externos que pudieran tener repercusin a nivel
interna y que apunten a generar sinergia organizacional. Periocidad: mensual.

Con el rea de Responsabilidad Social Empresaria, para definir acciones

a difundir a nivel interno y dar apoyo y promocin a las iniciativas. Periocidad:
mensual.

Con el rea de Marketing, para determinar acciones dirigidas a clientes u

otros pblicos externos que debieran ser conocidas por los colaboradores de la
Empresa. Periocidad: mensual.

Las reas de Comunicaciones Internas, Comunicaciones Externas y Relaciones

Institucionales, Responsabilidad Social Empresaria y Marketing debern
compartirn en un board sus temas de agenda, apuntando a la sinergia,
coherencia y refuerzo informativo.

B) Demanda de comunicacin.
El cliente interno deber informar sobre la necesidad de informacin detectada al
rea de Comunicaciones Internas.
Seguidamente, recibir un formulario de Relevamiento de necesidad de
comunicacin. El mismo podr ser completado de manera conjunta por el
colaborador que realiza la demanda y el rea de Comunicaciones.

C:\Documents and
Settings\mtorresi\Mis documentos\Relevamiento de necesidades de comunicacin.doc

C) Validacin de mensajes
La validacin de dichos mensajes (contenido y soporte) ser definida
conjuntamente por el rea o Gerencia interesada, el rea de Comunicaciones
Internas y la Gerencia Corporativa de de Recursos Humanos.