Tema 10 Como Dirigir Una Reunion PDF

Tema 10 Como dirigir una reunin
ndice
1. Para iniciar
1.1 Objetivo del tema
246
1.2 Qu hara usted?
246
2. Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos
248
2.2 Pasos
259
3. Manos a la obra
3.1 Caso prctico
260
3.2 Herramientas
263
4. Para terminar
4.1 Repaso de los conceptos vistos
266
4.2 Para profundizar en el tema
266
Bibliografa
267
Acerca del autor
267
Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.
245
Como dirigir una reunin

Autores: Interaction Associates, Nick Morgan y Linda A. Hill
Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema
Este tema contiene informacin con la cual usted aprender:
Cundo convocar a una reunin y qu tipo de proceso utilizar para la toma

de decisiones.
Cmo planificar y prepararse para una reunin productiva.
Cmo llevar a cabo una reunin exitosa y luego efectuar el seguimiento.
Cmo tratar problemas de conducta e intervenir en momentos crticos
durante una reunin.
1.2 Qu hara usted?

La semana pasada Judit realiz una gran reunin. Invit a las personas
adecuadas, distribuy anticipadamente los rdenes del da y comunic cules
eran metas de forma clara para llegar a una decisin sobre la estrategia. Escuch
con atencin, mantuvo las cosas en funcionamiento y motiv al equipo para
alcanzar el consenso. El grupo lleg a una decisin inteligente y cre una
estrategia realista y creativa. Slo haba un problema. Desde el trmino de la
reunin, nadie haba hecho ningn tipo de comentario sobre la decisin o la
estrategia.
Todos siguieron enfrascados en los mismos proyectos y ocupados por las mismas
prioridades que haban tenido antes de la reunin. Judit se preguntaba qu podra
haber hecho para que el grupo se hubiera mantenido concentrado en la nueva
estrategia. Qu hara usted?
246
Justifique su respuesta:
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Qu podra hacer usted?
Durante la reunin, Judit podra haber pedido a un participante que anotara los
puntos clave y las decisiones que se haban tomado. Al trmino de la reunin,
podra haber elaborado un resumen con los logros del grupo y con las tareas que
requiriesen un seguimiento. Despus de la reunin, podra haber ideado un plan
de comunicacin y accin para distribuirlo entre todos los participantes y los
principales interesados.
El plan debera haber resumido los resultados de la reunin, las tareas
pendientes, el responsable de cada tarea y las fechas de ejecucin de las
susodichas tareas. De haber resultado conveniente, Judit debera haber
programado una reunin de seguimiento para poner por escrito algunas
cuestiones, revisar el plan de comunicacin y accin y comprobar el progreso de
las tareas.
En este tema, usted aprender cmo establecer las metas de sus reuniones,
determinar los rdenes del da que sean realistas, trabajar en grupo sobre la
formalidad de la reunin y crear planes para convertir las decisiones en acciones.
Comentarios:
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Parte 2: Lo que debo saber
2.1 Conceptos bsicos

Tipos y propsitos de las reuniones
Qu es una reunin? Una reunin es, simplemente, un grupo de gente que se
junta con el fin de hacer negocios.
Las reuniones son slo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin
embargo, muchas reuniones parecen sery generalmente lo sonuna prdida
de tiempo, ya que pocas personas utilizan las reuniones de forma eficaz. El hecho
de saber cundo y cmo reunirse, puede hacer que las reuniones resulten
eficaces y hasta divertidasahorrando a la vez dinero y esfuerzo.
Qu quiere lograr?
Existen diversos tipos bsicos de reuniones y cada uno enfocado a un propsito
diferente.
En una reunin para resolver un problema, los participantes primero definen el
problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este
tipo de reunin deben ser capaces de reconocer el problema y tambin deben
tener la energa y la pericia necesarias para encontrar una solucin.
248
En una reunin para tomar decisiones, el grupo selecciona una solucin a

implementar. Para tener xito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cul
ser el proceso para la toma de decisiones: Las decisiones se tomarn por
consenso, por voto mayoritario o nicamente ciertas personas podrn expresar
sus opiniones?
Cundo convocar una reunin?
En general, convoque una reunin cuando:
Desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solucin de

un problema.
Desee compartir informacin, un logro o una preocupacin con todo el
grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situacin en
particular.
Tenga un problema que requiera de las opiniones de los miembros de
distintos grupos con diversas perspectivas u rdenes del da.
Considere que debe aclarar a quin corresponde la responsabilidad sobre
un problema, tema o rea.
Es mejor NO llevar a cabo una reunin si :
El tema es un asunto personal que sera aconsejable tratar de forma

individual.
No tiene tiempo para prepararse.
Se puede utilizar otro mtodo de comunicacin por ejemplomemorando,
correo electrnico o llamada telefnica.
El tema ya ha sido decidido.
El tema no merece que se invierta el tiempo de todos.
El grupo est alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder
tratar la fuente del conflicto o frustracin.
Cmo prepararse para una reunin
Objetivo
Personas que deben asistir
Orden del da
Duracin
Lugar
Roles y responsabilidades
Tarea previa
249
Comience su preparacin identificando los propsitos de la reunin. Es para

informar, recabar ideas, solucionar un problema, determinar un plan de accin,
aclarar roles y responsabilidades o alguna combinacin de estas posibilidades?
Los objetivos especficos determinarn quines deben asistir y cmo se debe
llevar a cabo la reunin.
Incluya en la reunin a las personas que:
Son necesarias para alcanzar los objetivos.

Tomen las decisiones sobre los temas a tratar.
Puedan aportar opiniones relevantes y diversas
perspectivas.
Tengan un compromiso o responsabilidad en los
temas.
Necesiten conocer la informacin para realizar su
trabajo.
Se requieran para implementar las decisiones que
se tomen.
Puede aumentar sus posibilidades de que los participantes clave asistan si:
Los invita personalmente y programa la reunin para que se adecue a sus

horarios.
Les asigna un rol activo en la reunin o hace especial nfasis en los
beneficios que generara su asistencia.
Establezca el orden del da

Cuando sea posible, redacte el orden del da antes de la reunin. Utilice la
siguiente lista para crear su orden del da especfico:
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El propsito de la reunin.
Los resultados u objetivos deseados.
La fecha, hora y lugar de la reunin.
Quin convoca la reunin.
El nombre del grupo que se rene o el nombre de los participantes.
Los roles de los participantes.
Los puntos del orden del da a tratar, conjuntamente con la persona
responsable y el tiempo asignado.
Duracin de la reunin.
Materiales o herramientas a utilizar durante la reunin.
Cunto debe durar una reunin?

Eso depende de los propsitos de la reunin y de su orden del da. En general,
una reunin comercial dura 30 minutos. Cuanto ms breve, mejor.
Planifique el entorno y el lugar

Los objetivos de la reunin tambin ayudan a determinar su entorno y ubicacin.
Formlese las siguientes preguntas:
Qu tamao de sala y qu disposicin de asientos sera mejor para

ayudarlo a lograr sus objetivos? Por ejemplo, si desea estimular el
intercambio de opiniones e informacin sera til un entorno y una
disposicin de asientos informal. Acomode las mesas de forma tal que los
participantes se puedan ver. Utilice mesas redondas para no enfatizar
jerarquas o mesas rectangulares para hacer hincapi en la estructura.
Qu clase de equipostelfonos, proyectores, pintarrones, etc.
necesitar? Asegrese de probar todos los equipos antes de la reunin,
desde los tcnicos (computadoras, pantallas de proyeccin) hasta los
tradicionales (lapiceros, borradores).
251
Cuando se prepare para una reunin, asegrese de que estn cubiertos todos los
roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una
reunin. Los roles principales son:
Lder. Puede dirigir la reunin o no pero, en cualquier caso, aclara sus

propsitos, objetivos, restricciones y mbito de autoridad. Es el
responsable de realizar el seguimiento.
Mediador. Gua al grupo en la discusin, hacia la solucin del problema y
en las etapas del proceso de toma de decisiones de la reunin. Puede ser
el responsable de la logstica previa y posterior a la reunin.
Secretario. Debe captar los puntos, las ideas y las decisiones clave que
surgen de la reunin. Tambin puede redactar el acta o las notas
posteriores a la reunin.
Colaborador. Participa activamente ofreciendo ideas y ayudando a
mantener el hilo de la discusin.
Asesor. Contribuye con su pericia en temas particulares segn se
requiera. Si no es un miembro regular del equipo, el asesor quizs no
pueda participar en otros aspectos de la reunin.
Aclaraciones sobre los Asesores: Defina cuidadosamente sus roles e

infrmeles antes de la reunin de las opiniones que desea que expresen.
Infrmeles sobre aquellos aspectos de la reunin en los que no pueden participar.
Realice su tarea
Qu tarea puede hacer antes de la reunin?
252
Recopile los documentos e informacin relevantes.

Distribuya la informacin antes de que comience la reunin, especialmente
si esto puede ayudarle a hacerla ms corta.
Enve el orden del da que elabor, incluida una declaracin de los
propsitos y objetivos, una lista de los resultados esperados y una
sugerencia del tiempo asignado a cada tema.
Converse con los participantes sobre sus opiniones y objetivos
demustreles que est interesado en conocer sus ideas.
Estimule a los participantes a realizar su tarea.
Informe que se va a realizar una reunin a su gerente u otros gerentes del
nivel superior que tengan un inters particular en el resultado de la misma
aunque no asistirn a ella.
Como llevar a cabo una reunin
Para iniciar
Reglas bsicas
Durante
la reunin
Siga el Orden del da

Asegure la participacin
Sea el lder
Sea un oyente activo
Tcnicas de intervencin
El hecho de seguir algunas pautas lo ayudar a evitar algunos de los problemas
ms comunes que convierten las reuniones en pesadillas. A su vez, ganar
notoriedad por sus habilidades para organizar reuniones.
Comience la reunin puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que

la gente llega, slo recompensar su tardanza.
Si los participantes no se conocen, concdales unos minutos para que se
presenten.
Realice una breve introduccin para asegurarse de que el grupo conozca el
orden del da, los objetivos y los resultados deseados de la reuninluego
realice los ajustes necesarios. Si el orden del da no se ha establecido con
anterioridad, realcelo en ese mismo momento.
Establezca o repase las reglas bsicaslas conductas y principios que los
miembros del grupo acuerdan respetar para lograr una reunin
constructiva.
Qu deben contemplar las reglas bsicas?
El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente.

El acuerdo sobre quin puede aportar ideas al orden del da.
Un lmite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisin.
Obtenga la aprobacin del grupo antes de alargar el tiempo asignado a un
tema en particular.
Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema.
Solicitar que todos estn abiertos a nuevas ideas y participen.
El acuerdo sobre cmo manejar conflictos.
El acuerdo sobre comportamiento y reglas de cortesa bsicas durante la
reunin.
253
Las reglas bsicas, debidamente redactadas y acordadas, ayudan a fomentar la

participacin. Lo mismo sucede con su forma de actuar como lder y mediador,
creando un ambiente que estimule a la gente a realizar aportes y a seguir el hilo
de la discusin. Cuando dirija una reunin, recuerde este consejo.
Siga el orden del da
Mantenga el curso de la reunin, no se desve hacia otros temas irrelevantes.
Cuando se encuentre en medio de una discusin, mantenga el control del
problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunin y sealar ciertos
comentarios en un rotafolios.
Cuando note un marcado inters en un tema en particular, observe y escuche a
todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el contacto
visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana,
luego a Roberto y luego a Alicia".
Asegrese de que la gente participe

Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista:
Fomente que se hagan comentarios sobre una discusin en particular:

Qu ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado.
Para asegurarse de que todos participen, quizs deba moverse por la sala
solicitando comentarios de forma individual.
Aunque solicite la opinin de todos, es importante que mantenga el curso de la

reunin. Puede lograrlo haciendo lo siguiente:
254
Realizando un resumen y repasndolo con frecuencia, utilizando el orden

del da y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios.
Sealando el cambio de un tema a otro.
Sea consciente de que usted es el lder

La forma en que acta crea una atmsfera que determina si la gente se siente
alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente:
Controle su propio nivel de participacin para asegurarse de que no est

dominando la discusin.
Posibilite que la gente ms callada o tmida pueda participarcontrole a
quienes interrumpen y tratan de predominar.
Sea positivo y mustrese alentador acerca de las cosas que dice la gente.
Intervenga si un participante critica o ataca la opinin de otro de los
miembros.
Resalte los acuerdos, reafirmando lo que el grupo tiene en comn y
evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos.
Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta informacin para
confeccionar una minuta de la reunin.
Convirtase en un oyente activo
Un oyente activo presta atencin y responde a lo que dice el participante, tanto de

forma verbal como no verbal. Observe en el interlocutor:
Qu es lo que describe?
Cmo se siente?
En qu pone nfasis o energa?
Qu es lo que le llama la atencin o interesa?
Qu tipo de palabras, metforas o imgenes utiliza?
Qu comunica su lenguaje corporal?
Por ejemplo, si Toms tiene sus brazos cruzados sobre el pecho, quizs se est
reservando comentarios que debera compartir. O si Brenda, que generalmente se
mantiene callada, comienza a mover sus brazos mientras habla, posiblemente le
importe mucho lo que est diciendo.
255
Tcnicas de Intervencin
Dependiendo del resultado de lo que escuche y del diagnstico del problema, las
siguientes tcnicas de intervencin ante problemas comunes pueden servir como
primeras medidas para ayudar a que el grupo retome la discusin.
Si los participantes llegan tarde o se retiran ms temprano:
Comience y finalice las reuniones puntualmente.

Si es posible, trate de encontrar las probables causas en esas conductas.
Involucre con una responsabilidad a la persona en cuestin para que
cumpla con el horario.
Al comienzo de la reunin, pregntele al grupo si todos se pueden quedar
hasta el horario de finalizacin asignado. En caso de que no puedan,
considere la posibilidad de ajustar la duracin de la reunin.
Si pocos participantes dominan la discusin:
Si se encuentra de pie, camine en direccin a ellos.

Agradzcales sus opiniones y llame a alguien ms.
Solictele al grupo que cambie los roles de forma tal de que hablen los que
permanecan en silencio y callen los que hablaron antes.
Si el grupo se estanca o queda confundido:
256
Pregntele al grupo qu es lo que sucede. Recurdele en qu tema del

orden del da se encuentra y cules son los objetivos especficos (seale al
pintarrn o rotafolios).
Si es posible elimine el obstculo. Averige si el grupo se encuentra
estancado porque no cuenta con la informacin o claridad suficientes con
respecto a la tarea o a cmo proceder.
Pregntele al grupo si est en condiciones de continuar o si existe un tema
o problema clave que no ha sido planteado.
Cmo finalizar la reunin
Para finalizar
la reunin
Para finalizar
Seguimiento posterior
Plan de accin y
comunicacin
El hecho de saber cundo y cmo finalizar una reunin puede ayudarlo a impulsar
a los miembros del equipo para que lleven a cabo el plan de accin acordado.
Recuerde, se puede finalizar una reunin antes de lo previsto, si se han
alcanzado todos los objetivos.
Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y

explique de qu forma se los comunicar a los responsables.
Explique lo que suceder posteriormente y reafirme la importancia del plan
de accin y de comunicacin.
Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista.
Si se requiere, programe otra reunin.
Solicite ayuda al grupo para evaluar los resultados y recabar ideas sobre
las cosas a mejorar en la prxima reunin.
Agradezca a todos su participacin.
Elabore usted o el secretario el resumen de la minuta y comunquela.
Cmo realizar el seguimiento despus de la reunin

En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunin es la de garantizar
que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunin. Esto genera
un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunin. El hecho
de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunin
y las siguientes sean un xito. Las reuniones que finalizan sin un plan de accin y
comunicacin no tienen ningn futuro fuera de la sala de reunin.
Cmo desarrollar un plan de accin y comunicacin
El plan de accin y comunicacin proporciona un cierre y un sentido de logro a los
participantes. Tambin pone en conocimiento de los responsables las decisiones
clave y ayuda a garantizar que todos han recibido el mismo mensaje o la misma
informacin. Este plan debe tener tres elementos: qu, quin y cundo.
257
Qu decisiones y resultados especficos surgieron de la reunin y qu

tareas deben realizarse como resultado de la misma?
Quin es el responsable de llevar a cabo estas tareas? Si los
participantes de la reunin se comprometen voluntariamente a realizar
acciones especficas, probablemente completen esas tareas.
Cundo deben completarse esas tareas? El hecho de que los
participantes sean realistas en cuanto al programa que se comprometen a
cumplir ayuda a que las tareas efectivamente se realicen.
Despus de la reunin, complete el formulario del plan de accin y comunicacin

y envelo conjuntamente con el memorando de seguimiento a todos los
participantes de la reunin.
Qu debe incluirse en un memorando de seguimiento? El mejor memorando
de seguimiento es el que se basa en los puntos anotados en el rotafolios o
pintarrn y en las notas que usted o el secretario tomaron durante la reunin.
Debe formularse por escrito de manera que las personas que no asistieron
pueden comprender lo que sucedi. Incluye:
El nombre de los participantes.

Los objetivos de la reunin.
Los temas clave que se trataron.
Las decisiones que se tomaron.
Los pasos a seguir o el plan de accin.
La fecha de la prxima reunin o seguimiento.
El agradecimiento a todos los que han participado.
Reuniones virtuales
Las mejores reuniones son las que se realizan cara a cara. Cuando deban
tratarse temas muy polmicos o cuando los temas sean de naturaleza emocional
o puedan despertar la sensibilidad de alguno, las reuniones cara a cara son las
nicas que darn buenos resultados. Sin embargo, la realidad del mundo de los
negocios es que se realizan cada vez ms y ms reuniones, no alrededor de una
mesa de conferencias sino a travs de medios tecnolgicos, lo que convierte a
estas reuniones en virtuales. En general, se aplican las mismas reglas de las
reuniones cara a cara a las reuniones virtuales.
258
2.2 Pasos
Pasos para planificar, realizar y efectuar el seguimiento de una reunin.
Antes de la reunin
1. Asegrese de que la reunin sea necesaria.
2. Identifique y aclare el objetivo de la reunin.
3. Convoque a la gente adecuada.
4. Proporcione un orden del da con anticipacin.
5. Realice un sondeo de los participantes clave con anterioridad.
6. Preprese para la discusin y para las decisiones a tomar.
Durante la reunin
7. Plantee el propsito y objetivo de la reunin.
8. Promueva que todos opinen.
9. Realice el cierre de cada tema.
10. Finalice la reunin con un plan de accin y comunicacin.
Despus de la reunin
11. Realice un seguimiento rpidamente con un memorando que contenga el
acta.
12. Renase informalmente con aquellos que no participaron durante la
reunin o que estn insatisfechos con el resultado.
13. Proporcione los recursos prometidos.
14. Acte segn lo decidido.
259
Parte 3: Manos a la obra

3.1 Caso Prctico
En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin en el que jugarn el
papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones
de cada equipo.
Situacin: Luca y su equipo de crdito
Hace poco, Luca fue ascendida a directora del comit de crdito de Banco
Popular, un banco comercial que concede prstamos a varias empresas. El
comit de crdito se rene para evaluar las solicitudes de prstamos presentadas
por los clientes de Banco Popular y para decidir la aprobacin del prstamo.
ltimamente, el supervisor de Luca se ha quejado de la duracin prolongada de
las reuniones del comit. Le comenta a Luca que "debe amoldarse tanto a las
necesidades de los empleados como a las exigencias de las reuniones".
Un da, Luca recibe una propuesta de prstamo particularmente detallada. El
solicitante es una empresa poco conocida con una compleja estructura financiera.
Luca sabe que la decisin de ampliar el prstamo podra implicar numerosos
retos logsticos para todas las personas involucradas. Empieza por preparar la
reunin de revisin de solicitudes tratando de emplear el tiempo de la reunin de
la manera ms eficiente posible.
Cul sera la mejor forma de que Luca se prepare para la reunin?

Explore todas las opciones.
-
260
Prepare un rotafolios con una lista de los problemas potenciales a tratar

durante la reunin.
Distribuya con anticipacin toda la informacin relevante a los
participantes.
Coloque los temas difciles al comienzo del orden del da, ya que es el
momento en que los miembros estn ms lcidos.
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_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Despus de llevar a cabo todos sus preparativos, Luca programa la reunin y

enva con anticipacin el orden del da junto a cierta informacin pertinente para
todos los participantes.
Llega el da de la reunin. Luca, en pie junto a la mesa, anota la informacin
relevante y los puntos de inters en un rotafolios. A medida que el grupo trata
sobre los aspectos ms delicados de la decisin, Juan, miembro del comit,
desva la conversacin hacia un asunto bastante espinoso.
Despus de un rato, Luca nota que varios participantes se miran entre s y otros
comienzan a fruncir el ceo en seal de frustracin. Luca est preocupada
porque si el grupo se preocupa en exceso por este nico asunto, los participantes
no tendrn tiempo de dedicarse a otras cuestiones importantes. Pero no sabe
cmo proceder al respecto.
Qu debera hacer Luca para ayudar a que la reunin avance?
-
Para que Juan comprenda su preocupacin por el rumbo que est tomando
la reunin, debe acercarse a l mientras ella misma habla.
Para calmar la desilusin de los participantes debe sugerir que realicen un
receso y luego estimularlos para que cuando reinicien la reunin traten el
siguiente punto del orden del da.
Para distraer la atencin sobre el tema que ha generado polmica, debe
invitar a los participantes a que se dividan en grupos de discusin ms
reducidos y luego retomen la conversacin como un slo grupo.
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
261
Siguiendo adelante con el debate, Luca ha contribuido a que el grupo llegue a

una decisin: aprobar el prstamo. Pero an queda mucho trabajo por hacer para
gestionar la implementacin de la decisin. Se trata de un prstamo arriesgado y
es fundamental que cada uno de los miembros del comit desempee bien su
funcin.
Luca quiere estar segura de que todas las personas involucradas en la reunin
efecten un seguimiento de las diversas tareas acordadas, en especial las ms
crticas. Sabe que debe enviar una nota a los participantes de la reunin
resumiendo brevemente la decisin del grupo. No obstante, quiere hacer ms
para confirmar que las tareas se realicen. Pero qu hacer?
Qu ms debe hacer Luca para garantizar el seguimiento de las tareas

ms importantes?
-
Contactar con cada participante personalmente o por telfono para obtener

su compromiso de implementar las tareas que ha acordado.
En el memorando posterior a la reunin, debe incluir cules son las tareas
acordadas, quines son los responsables y las fechas lmite que el grupo
ha fijado para completarlas.
Solicitar a cada participante que enve un mensaje de correo electrnico al
equipo en el que se compromete a realizar determinadas tareas,
explicndolas de forma tal, que todos sepan lo que se debe hacer y quin
lo llevar a cabo.
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_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
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262
3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO DIRIGIR UNA REUNIN
Lista de control del planificador de la reunin

Utilice esta lista para asegurarse de haber abarcado todos los pasos importantes en la preparacin de una
reunin efectiva.
Ya ha realizado lo siguiente?
No
Notas
1. Identificar el propsito de la reunin.
2. Identificar los objetivos de la reunin.
3. Seleccionar a los participantes e identificar los roles.
4. Identificar el proceso de toma de decisiones (por

ejemplo, el lder del grupo, los asistentes y otro
gerente).
5. Decidir dnde y cundo llevar a cabo la reunin y
confirmar la disponibilidad del lugar.
6. Identificar y confirmar la disponibilidad de todo
equipo que fuera necesario.
7. Notificar a los participantes de cundo y dnde se
realizar la reunin.
8. Desarrollar un orden del da preliminar que incluya el
propsito y los objetivos.
9. Enviar el orden del da preliminar a los participantes
clave y dems interesados para realizar un sondeo
con anterioridad.
10. Finalizar el orden del da y distribuirlo a todos los
participantes.
11. Enviar a los participantes todo informe o elemento
que deba ser elaborado.
12. Verificar la asistencia de todas las personas.
13. Prepararse (por ejemplo, las copias impresas, las

transparencias, etc.).
1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.
263
Orden del da de la reunin

Tema de la reunin:
Fecha y hora:
Ubicacin:
Asistentes:
Propsito:
Objetivos:
Tema del orden del da
Persona a cargo
Tiempo asignado
264
Formulario del plan de accin y comunicacin

Comience por completar este formulario en su reunin para llevar un registro de los temas debatidos y de las
decisiones tomadas en ella. Despus de la reunin, haga los ajustes necesarios al formulario y envelo a todos
los participantes de la reunin y dems personas interesadas en el resultado de la reunin.
Tema de la reunin:
Asistentes:
Propsito:
Objetivos:
Tema N 1 del orden
del da:
Opciones o temas
planteados:
Decisin o
recomendaciones:
Tema N 2 del orden
del da:
Opciones o temas
planteados:
Decisin o
recomendaciones:
Tema N 3 del orden
del da:
Opciones o temas
planteados:
Decisin o
recomendaciones:
Acciones
Tarea a realizar
Persona responsable
Plazo
265
Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos
Recuento de los principales temas de la sesin.
4.2 Para profundizar en el tema

Lista de verificacin para llevar a cabo una reunin perfecta
-
266
Checklist for Conducting a Perfect Meeting por Michael Hattersley

Artculo de Harvard Management Update, July 1996
Bibliografa
Seymour, pag. 319, 320
Doyle y Straus, pags. 91-94, 157-158,160-161, 202-207
Jay, pag.8.
Jorgensen, Scheier, y Fautsko, pags. 51-55.
Winston, pags. 67-68.
Hattersley, pag. 10-11.
Acerca del autor

Interaction Associates, LLC, es una firma de formacin y consultora
especializada en ayudar a las personas a trabajar juntas de forma ms
colaborativa y eficaz para conseguir resultados significativos. Esto incluye
capacidades fundamentales de organizacin en cuestiones tales como dirigir
reuniones. Han aportado su experiencia a una clientela que incluye a ms de un
tercio de las 500 compaas enumeradas en la revista Fortune.
Nick Morgan ha trabajado como escritor de discursos para lderes polticos,
empresariales y educativos. Desde 1994 ha asesorado a empresas y
universidades en el rea de la comunicacin. Enseo oratoria pblica en las
Universidades de Lehigh y Princeton. Ha editado artculos en muchas
publicaciones regionales y nacionales incluyendo The Philadelphia Inquirer y la
revista Fast Company. Actualmente es el editor de la revista Harvard
Communications Update.
Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha
ayudado a los directores a crear condiciones para una gestin eficaz en las
organizaciones actuales, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y
ms diversificadas. Adems, es profesora y presidenta de la Iniciativa de
Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del bestseller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en
contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados
programas interactivos de Harvard Business School Publishing.
267

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Tema 10 Como dirigir una reunin

1.2 Qu hara usted?

2. Lo que debo saber

4.2 Para profundizar en el tema

Acerca del autor

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 10 Como dirigir una reunin

Como dirigir una reunin

Parte 1: Para iniciar

Cundo convocar a una reunin y qu tipo de proceso utilizar para la toma

1.2 Qu hara usted?

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C.

Tema 10 Como dirigir una reunin

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Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos bsicos

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Tema 10 Como dirigir una reunin

En una reunin para tomar decisiones, el grupo selecciona una solucin a

Desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solucin de

Es mejor NO llevar a cabo una reunin si :

El tema es un asunto personal que sera aconsejable tratar de forma

Cmo prepararse para una reunin

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Comience su preparacin identificando los propsitos de la reunin. Es para

Incluya en la reunin a las personas que:

Son necesarias para alcanzar los objetivos.

Los invita personalmente y programa la reunin para que se adecue a sus

Establezca el orden del da

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Cunto debe durar una reunin?

Planifique el entorno y el lugar

Qu tamao de sala y qu disposicin de asientos sera mejor para

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Lder. Puede dirigir la reunin o no pero, en cualquier caso, aclara sus

Aclaraciones sobre los Asesores: Defina cuidadosamente sus roles e

Recopile los documentos e informacin relevantes.

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Como llevar a cabo una reunin

Siga el Orden del da

Comience la reunin puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que

Qu deben contemplar las reglas bsicas?

El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente.

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Las reglas bsicas, debidamente redactadas y acordadas, ayudan a fomentar la

Asegrese de que la gente participe

Fomente que se hagan comentarios sobre una discusin en particular:

Aunque solicite la opinin de todos, es importante que mantenga el curso de la

Realizando un resumen y repasndolo con frecuencia, utilizando el orden

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Sea consciente de que usted es el lder

Controle su propio nivel de participacin para asegurarse de que no est

Convirtase en un oyente activo

Un oyente activo presta atencin y responde a lo que dice el participante, tanto de

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