Normas de Control Interno Contraloría

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS
DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO

PRIVADO QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS
ESTRUCTURA DEL CDIGO
El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y
subgrupo, as
200 AMBIENTE DE CONTROL
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de
la norma:
200-01 Integridad y valores ticos.
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y
de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones para el ejercicio
del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la
direccin y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable
para el logro de los objetivos institucionales y la proteccin de los recursos
pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de control,
la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin
y comunicacin y el seguimiento.
El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico
y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad
y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin, as como la
adopcin de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al
cumplimiento de los siguientes objetivos:
1. Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo
principios ticos y de transparencia.
2. Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.
3. Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para
otorgar bienes y servicios pblicos de calidad.
4. Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
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100-03 Responsables del control interno

El
diseo,
establecimiento,
mantenimiento,
funcionamiento,
perfeccionamiento, y evaluacin del control interno es responsabilidad de
la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y servidores de
la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial
cuidado en reas de mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e
impacto en la consecucin de los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las
acciones y atender los requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y
fortalecimiento de los componentes del control interno de manera oportuna,
sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el apoyo de la
auditora interna como ente asesor y de consulta.
100-04 Rendicin de cuentas

La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores,
segn sus competencias, dispondrn y ejecutarn un proceso peridico,
formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la
misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.
La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y
servidores de responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los
directivos y la ciudadana, por los recursos recibidos y administrados y por el
cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye
la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de
responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin
ante la alta direccin para la toma de decisiones, en los que se harn constar la
relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la explicacin de las variaciones
significativas, sus causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y
omisiones. La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al
ordenamiento jurdico vigente.
200 AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y
conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva
del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud
asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores,
con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados.

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El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional

favorable al ejercicio de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para
sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control
interno.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del
personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el
personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos
individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan
las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la
probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el
comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de
monitoreo.
La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control
interno, deber mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de
control implantadas en la institucin, mediante la divulgacin de stas y un
ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores habituales. La
mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las
lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la
institucin de acuerdo con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y
dems organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza basado
en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de honestidad y de
respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los
recursos y proteger el medio ambiente.
200-01 Integridad y valores ticos
La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente
de control, la administracin y el monitoreo de los otros componentes del
control interno.
La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos
como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios
de las personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta de su
personal, orientando su integridad y compromiso hacia la organizacin.
La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias
del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al
combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y
fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los
procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos que
promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de
reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos
rasgos y cualidades.

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200-02 Administracin estratgica

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en
funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin, as como el
establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin
institucional.
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado
que dispongan de recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin
de un sistema de planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control,
seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y planes operativos
anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales
y que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del
Organismo Tcnico de Planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y
contendrn: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades
que se impulsarn en el perodo anual, documento que deber estar vinculado
con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las
capacidades y la disponibilidad real de los recursos.
La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y
polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las
Normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del
sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la situacin y
del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el
cumplimiento de los componentes de la administracin estratgica antes
mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere seguimiento y
evaluacin permanente.
El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los
resultados logrados, los hechos que implicaron desvos a las programaciones
precedentes, identificando las necesidades emergentes para satisfacer las
demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y los
recursos disponibles, en un marco de calidad.
Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin,
cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben plasmarse en documentos
oficiales a difundirse entre todos los niveles de la organizacin y a la
comunidad en general.
200-03 Polticas y prcticas de talento humano
El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para
asegurar una apropiada planificacin y administracin del talento humano
de la institucin, de manera que se garantice el desarrollo profesional y
asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.

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El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que

debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su ms elevado
rendimiento. Es responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin
personal en el trabajo que realiza, procurando su enriquecimiento humano y
tcnico.
La administracin del talento humano, constituye una parte importante del
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente
tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de
planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin,
evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de
justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan
las relaciones laborales.
200-04 Estructura organizativa
La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda
el cumplimiento de su misin y apoye efectivamente el logro de los
objetivos organizacionales, la realizacin de los procesos, las labores y la
aplicacin de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la
naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla
que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan
complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los directivos
comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern
experiencia y conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de
organizacin actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades,
acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerrquicos y
funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.
200-05 Delegacin de autoridad

La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el
establecimiento de polticas conexas, ofrecen una base para el
seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y
requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas
de informacin y autorizaciones para efectuar cambios.
La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la
responsabilidad por el cumplimiento de los procesos y actividades
correspondientes, sino tambin la asignacin de la autoridad necesaria, a fin de
que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para
ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.

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Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern

consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado ser
personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relacin al
cumplimiento de la delegacin.
200-06 Competencia Profesional
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica
reconocern como elemento esencial, las competencias profesionales de
las servidoras y servidores, acordes con las funciones y
responsabilidades asignadas.
La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a
asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen
entendimiento de las responsabilidades individuales relacionadas con el control
interno.
Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del
sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, mantendrn un nivel de competencia que les permita
comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento de un
buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y
la misin de la entidad.
Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el
nivel de competencias necesario para los distintos puestos y tareas a
desarrollarse en las reas correspondientes. As mismo, los programas de
capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de competencia
requeridos.
200-07 Coordinacin de acciones organizacionales
La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos,
establecer las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras
y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado
funcionamiento del control interno.
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el
mejoramiento de las medidas ya implantadas, as como en el diseo de
controles efectivos para las reas de la organizacin donde desempean sus
labores, de acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus
competencias, son responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del
control interno as como establecer los mecanismos de relacin entre la
administracin principal y las que operen en localizaciones geogrficamente
apartadas.
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos
a efecto que las servidoras y servidores de las unidades participantes en la
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ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de la institucin,

desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con miras a la
implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los
objetivos.
200-08 Adhesin a las polticas institucionales
Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas
institucionales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de
trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores
observarn las polticas generales y las especficas aplicables a sus
respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la
mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn
medidas y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por
ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas
institucionales, mediante el establecimiento de controles y factores motivadores
adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organizacin; evala el sistema de control interno,
los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales,
operativos, estratgicos y gestin de riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una unidad de auditora
interna organizada, con independencia y con los recursos necesarios para que
brinde asesora oportuna y profesional en el mbito de su competencia,
agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la gestin
de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego
a las normas vigentes.
La unidad de auditora interna estar integrada por personal multidisciplinario.
Mediante tcnicas y procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del
sistema de control interno, la administracin de riesgos institucionales, la
efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar
asesora en materia de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras
y servidores de la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y
operaciones.
Los auditores de la unidad de auditora interna actuarn con criterio
independiente respecto a las operaciones o actividades auditadas y no
intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los procesos financieros,
administrativos, operativos y ambientales.
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300 EVALUACIN DEL RIESGO

La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para
identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la
organizacin para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra
perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. La mxima
autoridad, el nivel directivo y todo el personal de la entidad sern responsables
de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la
metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las
unidades administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales
eventos que pudieran afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus
objetivos.
300-01 Identificacin de riesgos
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar
el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o
externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar
exitosamente tales riesgos.
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales
y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la
tecnologa y los procesos.
Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en
la bsqueda de sus objetivos. La identificacin de los riesgos es un proceso
interactivo y generalmente integrado a la estrategia y planificacin.
En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y
externos y con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las
interacciones con terceros, la identificacin de objetivos generales y
particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso
permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales,
econmicas, industriales, regulatorias y operativas, para tomar las acciones
que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados
para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al
riesgo son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los controles
para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien
con el tiempo.

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300-02 Plan de mitigacin de riesgos

Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas
de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, realizarn el
plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una
estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los
riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus
objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin,
que incluya su proceso e implementacin. Se definirn objetivos y metas,
asignando responsabilidades para reas especficas, identificando
conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos y las
reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando
procedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientos
para el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicaciones
necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes,
mtodos de respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa que
prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuesta a los
riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce
la eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y
alerta a la entidad respecto de su adaptacin frente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin
acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y servidores
reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus
objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre
riesgos que se hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas,
probabilidad e impacto, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia,
mientras que el impacto representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos
supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos de
eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en
comparacin con los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles
de cuantificar, mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico. Se
consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades
complejas, el manejo de dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del
personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin
rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La valoracin
del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

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300-04 Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al
riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la
tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio.
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una
respuesta son parte integral de la administracin de los riesgos. Los modelos
de respuestas al riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin
incluye los mtodos y tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos
y proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e impacto. El
compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra
manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.
Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para
cada riesgo significativo las respuestas potenciales a base de un rango de
respuestas. A partir de la seleccin de una respuesta, se volver a medir el
riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir algn nivel de
riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones
propias de cada actividad.
400 ACTIVIDADES DE CONTROL

La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores
responsables del control interno de acuerdo a sus competencias,
establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la
consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los
activos y establecer los controles de acceso a los sistemas de
informacin.
Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles
y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de
deteccin y prevencin, tales como: separacin de funciones incompatibles,
procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones, controles sobre el
acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones,
segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y
comprobacin de transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas
cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad.
La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser
precedido por un anlisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad,
conveniencia y contribucin en relacin con el logro de los objetivos, es decir,
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se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un

control no supere el beneficio que pueda obtener.
401 Generales
401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al
definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la
rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin
de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones
irregulares.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el
riesgo de no detectar tales problemas, no se asignar a un solo servidor o
equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un
proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los
flujogramas y en la descripcin de cargos en todas las entidades del sector
pblico.
Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar
sistemticamente las labores entre quienes realizan tareas o funciones afines,
siempre y cuando la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.
La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es
un mecanismo eficaz para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la
entidad u organismo.
401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas
electrnicos, procedimientos de autorizacin que aseguren la ejecucin
de los procesos y el control de las operaciones administrativas y
financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos
administrativos vlidos.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que
las tareas que desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido
asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuarn a las
disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el marco legal.
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes
de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que
no les corresponda.

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401-03 Supervisin
Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin
de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las
normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos
institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente
para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las
polticas, regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento
jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de
los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son
apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de obtener mayor
eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora continua de los
procesos de la entidad.
402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO

402-01 Responsabilidad del control
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico,
dispondr a los responsables de las unidades inherentes a la materia, el
diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento
de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones
legales, reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e
institucionales, que regulan las actividades del presupuesto y alcanzar
los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno
presupuestario para la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin,
evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los
objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos para
su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad
presupuestaria de fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y
gastos estarn debidamente presupuestados; de existir valores no
considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma presupuestaria
correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se
observarn los principios presupuestarios de: universalidad, unidad,
programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad, eficiencia, eficacia,
transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos,
tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.

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La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en

seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los
programas, proyectos y actividades que sern ejecutados en el perodo
inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como:
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina,
Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn e
implantarn procedimientos de control interno necesarios para que sean
cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones
asignadas, con la finalidad de que generen adecuados registros que hagan
efectivos los propsitos de transparencia y rendicin de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones
que adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar
decisiones, para precautelar la correcta administracin del talento
humano, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las
personas designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de
la entidad y con los programas, proyectos y actividades aprobados en
los planes operativos anuales y presupuestos;
2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y
necesarios para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales
sobre la misma y,
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos
no comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y
presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado

Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho,
como resultado de la recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes
o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y servidores
encargados del control verificarn:
1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin
financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control
previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorizacin
respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica;
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la
calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato,
en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico
legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente;
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3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control
previo al compromiso efectuado;
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin
de los presupuestos de ingresos;
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada
que respalde los ingresos;
6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y
metodolgicos del ingreso
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas
que rigen su proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por

resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la
gestin de las entidades del sector pblico, por cuanto determina sus
resultados mediante el anlisis y medicin de los avances fsicos y
financieros obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento
de los ingresos y gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento
de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan
operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos
establecidos en la programacin financiera y las causas de las variaciones
registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de
los agregados financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a
la programacin inicial, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las
metas esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y estructura del
financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con
relacin al presupuesto codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los
niveles responsables del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los
programas, proyectos y actividades, sobre su rendimiento en comparacin con
lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en el
presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la
ejecucin presupuestaria efecten el seguimiento y evaluacin del
cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudacin
ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn
que el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos
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efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los

niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del
ciclo presupuestario, tales como:
a) Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo
Institucional, formulacin y aprobacin.
b) Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
c) Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin
o devengado.
d) Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y
seguimiento.
403 Administracin financiera TESORERA
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los
recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento
del presupuesto de las entidades y organismos del sector pblico, sern
los responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en
concordancia con el ordenamiento jurdico vigente.
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no
tributarios, de autogestin, de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por
la naturaleza econmica en: corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del
sector pblico obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas,
contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de inversiones, multas y
otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de Ingresos aperturadas
en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en
las cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por
medio de la red bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de
las cuentas rotativas de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque
certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad sern revisados,
depositados en forma completa e intacta y registrados en las cuentas rotativas
de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o mximo el
da hbil siguiente.

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403-02 Constancia documental de la recaudacin

El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y
persona jurdica de derecho privado que disponga de recursos pblicos
que recaude o reciba recursos financieros, en concepto de ingresos,
consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea
responsable, otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y
prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico,
por cualquier concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de
ingreso preimpreso y prenumerado o una especie valorada; estos documentos
cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo rector en materia
tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el control
sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar,
a modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por
la venta de bienes y servicios, sin que medie la comercializacin de especies
valoradas, factura, nota de venta y otros documentos autorizados por el
organismo rector en materia tributaria. Las entidades pblicas mantendrn un
control interno estricto y permanente del uso y destino de los formularios para
recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se
justificarn documentadamente mediante controles administrativos.
403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad
responsable del Tesoro Nacional, o aquellas que por excepcin son
emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen seccional
autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se
entregarn al beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por
parte de un rgano del sector pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn
obligatoriamente en los presupuestos institucionales y se depositarn en la
cuenta rotativa de ingresos en los bancos corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la
administracin pblica que manejen especies valoradas, llevarn registros
sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y su existencia ser
controlada mediante cuentas de orden. El Instituto Geogrfico Militar es el
nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el
sector pblico del Ecuador.

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403-04 Verificacin de los ingresos

Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una
verificacin diaria, con la finalidad de comprobar que los depsitos
realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos,
a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las
recaudaciones y su registro contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar
permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depsitos y
adoptar las medidas que correspondan.
403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de
la administracin de los recursos, adoptarn las medidas para resguardar
los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en
poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos
corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar
respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de
responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin
suficiente al recaudador, la contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de
equipos con mecanismos de control automtico de los cobros o de la secuencia
y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la
asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de
transporte de valores o depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias

A la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional ingresarn todos los
recursos provenientes de cualquier fuente que alimenta el presupuesto
general del Estado y de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas
auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban
mantenerse en funcin de los convenios internacionales que el pas
mantiene con otros pases y las que correspondan a las empresas del
Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el
depositario oficial ser autorizada exclusivamente por la unidad responsable
del Tesoro Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas fuera
del depositario oficial de los fondos pblicos. Para administracin de fondos
rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero
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nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe
tcnico emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la
denominacin de la entidad u organismo pblico y su nmero ser el
estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control
interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y
servidores autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y
control de las cuentas bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de
recursos financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro contable,
ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores responsables de su
manejo sern obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de
donde provienen los recursos, la Cuenta Corriente nica del Tesoro Nacional
se dividir en Cuentas Auxiliares: entre otras la denominada Cuentas para la
Provisin del Pago de la Deuda Pblica.
Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos
pblicos para la provisin de pagos de amortizacin e intereses de la Deuda
Pblica Interna y Externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la
Cuenta Corriente nica.
403-07 Conciliaciones bancarias

La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que
tanto el saldo segn los registros contables como el saldo segn el banco
sean los correctos. Se la realiza en forma regular y peridicamente por lo
menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una
fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de los saldos
contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la
unidad administrativa de tesorera han sido oportunas y adecuadamente
registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser
efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la
recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados
y en tiempo real, la entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los
controles de carga y validacin de la informacin, el registro manual o
automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y estn
respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas
en lnea.
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403-08 Control previo al pago

Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico
designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o
cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros,
previamente observarn las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente
exigible, con excepcin de los anticipos previstos en los
ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la
programacin de caja autorizada;
c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los
documentos autnticos respectivos;
d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes
respecto al reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar.
e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad,
legalidad y conformidad con el presupuesto.
Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que

determinan un compromiso presupuestario y por documentos comprobatorios,
los que demuestren entrega de las obras, bienes o servicios contratados.
403-09 Pagos a beneficiarios

El Sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de
las entidades y organismos del sector pblico y utiliza los recursos de
acuerdo con los planes institucionales y los respectivos presupuestos
aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad
responsable del Tesoro Nacional al depositario oficial de los fondos pblicos;
dichas obligaciones se registrarn apropiadamente por las instituciones y se
solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado. Entre estos pagos se
incluye el servicio de la deuda pblica.
Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de
la cuenta correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios
finales los valores pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos
por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta la nica forma de
pago prevista para el mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser
posterior a los pagos efectuados.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas
mediante transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de
los beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o internacional,
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registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de

los servicios pblicos.
Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en
que los beneficiarios no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero
nacional. La cuenta virtual es un proceso de pagos va electrnica que define
en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria, proceso
que norma el organismo rector de las finanzas pblicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn
exclusivamente en el devengamiento y solicitud de pago realizado por las
instituciones del sector pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios
para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva
responsabilidad de la entidad solicitante.
Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin
de los gastos que se realizan a travs de la caja chica.
403-10 Cumplimiento de obligaciones

Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de
conformidad a las polticas establecidas para el efecto; a fin de mantener
un adecuado control de las mismas, se establecer un ndice de
vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar
recargos, intereses y multas.
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso,
aspecto que ser controlado mediante conciliaciones, registros detallados y
adecuados que permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por
mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, ser de
responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan
ocasionado, por accin u omisin.
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera

Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta
utilizacin de los recursos financieros, elaborarn la Programacin de
Caja, en la que se establecer la previsin calendarizada de las
disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin,
permitiendo compatibilizar la ejecucin presupuestaria anual en funcin
de las disponibilidades.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la
previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de
fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,

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permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto,

con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos
efectivamente recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las
cuotas aprobadas; esta modificacin ser aprobada por el Comit de las
Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus
recursos. Este flujo de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los
planes estratgicos institucionales.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las
proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades
de financiamiento a corto plazo, as como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio
presupuestario; su periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o
diaria, de acuerdo con las necesidades.
403-12 Control y custodia de garantas
En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para
asegurar el cumplimiento de los mismos, se exigir a los oferentes o
contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones y montos
sealados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son
de: adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de
servicios, incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales
contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta, en las
condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de
bienes sujetos a entrega posterior, requieren de los proveedores la
presentacin de garantas de conformidad a las estipuladas en los convenios y
contratos, no pudiendo la tesorera efectuar ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.
La tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y
permanente de las garantas con el fin de conservarlas y protegerlas, en los
siguientes aspectos:
e) Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las
formas de garantas contempladas en las disposiciones legales vigentes
f) La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los
anticipos y se verificar que cumplan con los requisitos sealados en la
ley.
g) Custodia adecuada y organizada de las garantas.
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h) Control de vencimientos de las garantas recibidas.
La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos

de las garantas a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a
requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.
403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada
en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre
entidades agilita la gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos
electrnicos dinamizan la administracin de las transacciones financieras por la
velocidad que imprimen, no generan documentacin inmediata que sustente la
validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la
aplicacin de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar,
enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso
ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie ms
conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas
mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos sern verificadas y
validadas por el signatario de las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes
automticos diarios, que constituirn uno de los elementos de evidencia
inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las cuentas de
salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es
otro medio que permite contar de inmediato con documentos que sustenten la
naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a
la obtencin de los documentos originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o
fsicos.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los
excedentes temporales de caja en el mercado nacional o internacional,
para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las indicadas
entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las
autorizaciones de la unidad responsable del Tesoro Nacional en lo
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concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones,

para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y normativa
vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde
con el mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las
condiciones, limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en
papeles emitidos por el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar
inversin financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las
inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del
sector pblico a excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e
institutos de seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las
entidades del sector pblico no requieren de partida presupuestaria para la
inversin y la amortizacin del capital pero s para los gastos de comisiones y
rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica
Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo
de inversin corriente y establecer los montos de los intereses,
dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de ellas, el
sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que
han sido registradas debidamente y que los rendimientos obtenidos se
recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer

un mayor auxiliar para cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de
confiabilidad en la informacin, estos registros sern constantemente
actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la
toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas
independientes de la custodia y registro de las operaciones realizarn
constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la unidad de auditora interna y/o por una
comisin nombrada para el efecto, la misma que actuar bajo la
responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho
control en forma trimestral o semestral.

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404 Administracin Financiera - DEUDA PBLICA

404-01 Gestin de la deuda
Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica
debern establecer y mantener un ambiente de control que fomente: los
valores ticos, las polticas de talento humano que apoyen los objetivos
de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras
lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin
computarizados que incluyan controles de seguridad adecuados.
Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal
que interviene en la administracin de la deuda pblica, que identifique los
principios y valores en los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes
de los administradores respecto de los controles internos, polticas de
administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de
su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes,
acreedores, aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en las
operaciones de la deuda pblica.
404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con
unidades operacionales encargadas de coordinar las operaciones de la
deuda con la poltica fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones
especficas de deuda.
La estructura organizacional de la unidad de administracin de la deuda, estar
conformada por tres dependencias identificadas como: front office, middle office
y back office, con funciones y responsabilidades distintas.
Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin
con el poder Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en
los mercados financieros, en representacin del gobierno.
Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la
informacin, as como de las proyecciones y estrategias e igualmente de las
relaciones con las agencias de riesgo donde deben estar claros los efectos de
la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo pas.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas
del registro, control, gestin y utilizacin de la deuda, as como de la
generacin de estadsticas y reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal
del gobierno y a las disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.

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404-03 Polticas y manuales de procedimientos

El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de
deuda y financiamiento, definir las polticas y directrices de
endeudamiento y vigilar que exista consistencia en las estrategias y en
el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en
la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales
relacionadas con esta materia.
Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los
aspectos de poltica fiscal, econmica y de desarrollo del Pas. Para este
efecto, las entidades que intervienen en esta materia, deben tener un
conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus diversos
instrumentos para el desarrollo de estas polticas.
El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo
y la composicin de la informacin en el ciclo operacional de la unidad que
administra la deuda, esto incluye una descripcin de la informacin relacionada
con el financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa informacin en
la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los desembolsos y el
servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la
unidad que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades
relacionadas y organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una
descripcin de su contenido, entre otros aspectos.
Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse
permanentemente, a fin de que todo el proceso legal, administrativo y
financiero que debe seguirse en este tipo de operaciones sea aplicado en
cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento
Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de
crditos o la concesin de garantas de crditos externos por parte de la
Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones, restricciones,
requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico
vigente.
Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn
superar el lmite de endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el
trmite para contraer endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la
deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de endeudamiento
previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la
obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones
vencidas de amortizaciones o intereses de la deuda pblica.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten
las partidas de desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as
como las del servicio de la deuda, no podrn contratar prstamos.

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Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas

sin tener las autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no
cumplan las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como
contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que
teniendo otros no han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya
sea porque ha concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque
el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.
404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda
pblica
La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un
plan de riesgos para la identificacin de las circunstancias y eventos
susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos de gestin de la
deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.
En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir
riesgos operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del
servicio de la misma, que pueden impedir que las autoridades a cargo de su
administracin cumplan los objetivos de la gestin de la deuda, por lo que ser
necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de autorizacin de
las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en
el proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad
de la informacin, la aplicacin de los procedimientos establecidos en los
manuales, la capacidad para evaluar regularmente los instrumentos crediticios
y documentacin completa de las transacciones de la deuda, el reperfilamiento
de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los
riesgos en las operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que
proporcione informacin gerencial de la deuda pblica y que permita el
registro de las operaciones de endeudamiento, asegurando la
preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para
contar con informacin vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso
contable de las operaciones de endeudamiento pblico tendr un diseo
apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que
permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin
pueda incluirse en la base de datos financieros del sistema de contabilidad
gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa,
identificando conceptos y categoras como: emisin de bonos, certificados u
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otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada

por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As mismo,
tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que
incrementan el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos
exigibles contarn con los contratos o convenios internos respectivos antes de
su registro. Complementariamente los estados financieros contendrn las notas
aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos
relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la
deuda pblica, e incluir la conciliacin de saldos con los estados financieros
que forman parte de la Cuenta nica del Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e
informa sobre el endeudamiento pblico a nivel nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades

Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control
de las transacciones relacionadas con la deuda pblica, observarn los
principios y normas tcnicas para el sistema de administracin financiera,
emitidas por el Ministerio de Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las
obligaciones contradas por el Pas en cada perodo fiscal, en los que se debe
identificar: monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y
acreedor de cada contrato, entre otros.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo
plazo; el mantener controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin
posterior y permitir informar oportunamente a las servidoras y servidores
responsables, sobre los vencimientos para el pago respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir
conservar en forma adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin
con el endeudamiento del Pas.
404-08 Conciliacin de Informacin de Desembolsos de Prstamos y de

Operaciones por Servicio de la Deuda.
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los
prstamos, al igual que las operaciones del servicio de la deuda pblica
sern conciliados entre los organismos y entidades involucradas en su
procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los
desembolsos recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del
Ecuador, de agentes financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener
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informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control sobre esta fase del
proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes
financieros y con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre
los saldos adeudados de los prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los
desembolsos efectivamente recibidos y entregados para ejecucin de gastos e
inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los
aportes de contrapartidas utilizadas en la ejecucin de proyectos con
financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades
acreedoras, los montos pagados por concepto del servicio de la deuda,
desagregada en los conceptos de amortizacin del principal, intereses,
comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos Contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y
obligaciones contrados con organismos internacionales de crdito u
otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o externa, as como
los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales
como consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y
normas tcnicas del sistema de administracin financiera, cuya finalidad es
mantener un control del monto y las posibles eventualidades que podran
originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales, adems
de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn
en consideracin los efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la
situacin del gobierno, incluyendo su liquidez global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la
deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica,
disponer de un sistema computarizado acorde con sus necesidades,
mediante la optimizacin de sus recursos disponibles, as como la
adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de
soporte tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda
pblica, posibilita el registro de la informacin de los prstamos relacionndolos
con los proyectos financiados por ellos, actualizar los desembolsos en forma
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automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular

las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la gerencia y auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita
producir reportes sobre el servicio de la deuda pblica en: amortizacin,
intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin
de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el presupuesto,
entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar
informacin til que las mximas autoridades de las entidades relacionadas con
la deuda pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su gestin,
como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la deuda, el
estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos
necesarios para garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con
iniciativas de reducir la deuda, financiamientos ms recientes,
reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y
procedimientos documentados, controles de accesos y seguridades, as como
una segregacin de funciones entre las reas de gestin de la deuda, para
salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin de los
datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la
composicin de la deuda pblica, incluyendo la moneda de expresin, plazos
de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta informacin deber
ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer
controles peridicos de las operaciones para evaluar la eficacia de las
actividades regulares de supervisin y monitoreo realizadas por personal
de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos
contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del
entorno externo as como de los controles internos de la deuda pblica, para
ayudar a sus administradores a responder a los cambios de forma rpida y
eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados
bsicamente al seguimiento de las recomendaciones de los informes de las
auditoras de las transacciones de gestin de la deuda pblica, de los informes
de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la
administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones
significativas por pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones

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por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de contabilidad e

informacin, de reclamos de inversionistas, etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo
responsable de administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar
seguimiento fsico a los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin
de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen uso de los
recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y
el seguimiento a la valoracin de los bonos emitidos por el estado ecuatoriano
en el mercado internacional.
405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y normas tcnicas de Contabilidad

Gubernamental
La contabilidad gubernamental se basar en principios y normas tcnicas
emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la
preparacin y presentacin de informacin financiera, para la toma de
decisiones.
La contabilidad gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos
econmicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir
informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados financieros
verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados
en principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.
405-02 Organizacin del sistema de Contabilidad Gubernamental

El sistema de contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la
normativa vigente para la contabilidad gubernamental y comprende, entre
otros,
la
planificacin
y
organizacin
contables,
objetivos,
procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems
informacin gerencial y los archivos de la documentacin que sustentan
las operaciones.
El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico
son responsables de establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro
de los parmetros sealados por las disposiciones legales pertinentes, el cual
debe disearse para satisfacer las necesidades de informacin financiera de
los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma
oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar
decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones.
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La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control

interno, orientado a que:
i) Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida
en la entidad.
j) Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas
apropiadas y en el perodo correspondiente.
k) Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos
sujetos a control administrativo para su correspondiente registro y
salvaguarda.
l) Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
m) La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y
prcticas contables determinadas por la profesin.
n) Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las
regulaciones legales y por las necesidades gerenciales.
405-03 Integracin contable de las operaciones financieras

La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y
confiable para mltiples usuarios. La funcin de la contabilidad es
proporcionar informacin financiera vlida, confiable y oportuna, para la
toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran
fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y
coordina las acciones que deben cumplir las unidades que integran el Sistema
de Administracin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones
de los subsistemas de presupuesto, contabilidad gubernamental, tesorera,
nmina, control fsico de bienes, deuda pblica y convenios, los clasifica,
sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que
posibilitan el registro y control de los recursos pblicos, permitiendo la
produccin de informacin financiera actualizada y confiable, para uso interno y
externo.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y
presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes
y otros.
405-04 Documentacin de respaldo y su archivo

La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y
procedimientos de archivo para la conservacin y mantenimiento de
archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones tcnicas y
jurdicas vigentes.
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente
y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones
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financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estar

disponible, para acciones de verificacin o auditora, as como para informacin
de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin
de soporte suficiente y pertinente que sustente su propiedad, legalidad y
veracidad, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar
su verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin
importantes debe ser ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su
seguimiento y verificacin, antes, durante o despus de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los
procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la
conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria, que ser archivada
en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo que fijen
las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad, el que debe
responder a la realidad y a las necesidades institucionales. Es necesario
reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso
permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor
por haber dejado de tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de
otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se
la utiliza se har de conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin
de una comisin que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la
informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los perodos de
conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido,
perodo, nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y

presentacin de informacin financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin
de que la informacin contine siendo relevante y til para la entidad que
tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El
registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en
los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la informacin.
Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos
econmicos, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el
catlogo general.

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La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que

la direccin disponga de informacin confiable. Una clasificacin apropiada
implica organizar y procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la
informacin financiera de la entidad.
Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn
oportunamente la informacin financiera, de conformidad con las disposiciones
establecidas en la normativa vigente.
405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la
conformidad de una situacin reflejada en los registros contables.
Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas
diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad
sobre la informacin financiera registrada. Permite detectar diferencias y
explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean
necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la
respectiva cuenta de mayor general, con la finalidad de detectar la existencia
de errores para efectuar los ajustes correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern
independientes del registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn
constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias,
se notificar por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la
mxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente
rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de
activo, pasivo y patrimonio, sern de responsabilidad de las unidades
ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto.
405-07 Formularios y documentos

Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, emitirn procedimientos que aseguren
que las operaciones y actos administrativos cuenten con la
documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para
su verificacin posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar
el nmero de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se
restringirn las firmas de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para
su procesamiento.

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Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y

los que respalden otras operaciones importantes de carcter tcnico o
administrativo sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se
obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin podr generarse
automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la
utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos
prenumerados sern utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual
posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica
de la secuencia numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la
investigacin de los documentos faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn
emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y
archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a
cubrir gastos especficos, garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos
indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar, sern
adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la
disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y
documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los montos no
utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los fondos sern
liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de
ingresos de cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto
los anticipos a servidoras y servidores pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones
emitidas para el efecto por las entidades competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos,
presentarn los sustentos necesarios que permitan validar los egresos
realizados, con la documentacin de soporte o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de
informacin sobre la situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a
rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles
directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que inciden
sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las
entidades sobre este tipo de operaciones y hechos econmicos, se podrn
utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo General
de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos

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Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera

podrn conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u
honorarios sealados en el presupuesto institucional, debidamente
devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un monto
equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser
recaudado por la unidad de Administracin Financiera institucional al momento
de efectuar el pago mensual de remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la
unidad de administracin de talento humano de cada institucin, se podr
conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del
servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la obligacin
contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce
meses, contados desde su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la
verificacin de la capacidad de pago de cada servidor, en aplicacin de la
normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades
monetarias, entregados en calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de
conformidad a lo establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la
forma de pago de los contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de
anticipos, stos sern registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado
a la entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa
liquidacin parcial y mediante la presentacin de documentacin sustentatoria
debidamente legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos
fondos son:
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y
costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de
menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la operacin y su monto no
amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo para
pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado
generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.

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Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en

comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la
reglamentacin emitida por el Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y
sern manejados por personas independientes de quienes administran dinero o
efectan labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir
que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se
mantendrn depositados en una cuenta bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron
asignados; la cuenta bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para
el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a
base de la documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo
para su debido registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia,
constituyen los nicos documentos para el registro contable de los
desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer
pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una
actividad especfica, sern asignados al servidor autorizado para satisfacer
gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a liquidacin
dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la
documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y
organismos del sector pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y
alimentacin, en el interior o en el exterior del pas, se contabilizarn en la
cuenta Anticipo de viticos y subsistencias. El correspondiente descargo se
registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los
comprobantes de hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por
las empresas de transportacin area o terrestre y el informe de comisin;
debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos anticipos sern
contabilizados directamente como gastos de gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los
recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante
arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su
existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
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Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido

control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor
responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el
arqueo se realiz en su presencia y que el efectivo y valores le fueron
devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la unidad de Auditora Interna o por
personas delegadas por la unidad de Administracin Financiera, que sean
independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se
comunicar inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la
Unidad de Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas
necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y
firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos
El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar
estn debidamente registrados y que los saldos correspondan a
transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de
cada ejercicio fiscal, por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo
mximo de la unidad de Administracin Financiera para determinar la
morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la antigedad del
saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata,
para impedir la prescripcin o incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las
cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y
analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la unidad de Administracin Financiera, por lo menos una
vez al ao, enviar a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y
saldos a fin de confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo
justifique.

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405-11 Conciliacin y constatacin

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o
general de anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargar de
efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que los saldos
de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general,
para identificar si los saldos responden a operaciones realizadas y
oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo
menos trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores
independientes del control, registro o manejo de efectivo, comprobando la
legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la integridad y
existencia fsica.
406 Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE BIENES
406-01 Unidad de Administracin de bienes
Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite,

estructurar una unidad encargada de la administracin de bienes.
La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes,
instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia,
utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y
mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u
organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control
interno para su correcta administracin.
406-02 Planificacin
Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de
los objetivos y necesidades institucionales, formularn el Plan Anual de
Contratacin con el presupuesto correspondiente.
El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los
servicios incluidos los de consultora a contratarse durante el ao fiscal, en
concordancia con la planificacin de la Institucin asociada al Plan Nacional de
Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto por el
rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de
cada entidad y publicado en el portal de compras pblicas
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www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente informacin: los

procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del Plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma
que las compras se realicen nicamente cuando sean necesarias y en
cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o
extranjera que desee participar en los procesos de contratacin, deber estar
inscrita y habilitada en el Registro nico de Proveedores, RUP, cuya
informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De igual modo,
las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las
herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las
contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de
obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a travs del
Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las
adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinar los
lineamientos que servirn de base para una adecuada administracin de las
compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
o) Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la
anticipacin suficiente y en las cantidades apropiadas.
p) La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar
tomando en consideracin el consumo real, la capacidad de
almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trmite.
q) La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y
otros, se la efectuar en cantidades que cubran la necesidad en tiempo
menor al de caducidad del principio activo.
r) Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias
para garantizar una adecuada y oportuna provisin.
s) El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio
institucional frente a la alternativa de adquisicin.
t) La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la
existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las
obligaciones derivadas de la contratacin.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los
de consultora, las entidades se sujetarn a distintos procedimientos de
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seleccin de conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a los

trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional
de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de
contratacin. En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se
observarn los procedimientos dinmicos, es decir: compras por catlogo y
compras por subasta inversa.
Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin
de obras, sern aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor
cuanta, ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los procedimientos
especiales del rgimen especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin
de servicios de consultora son: contratacin directa, contratacin mediante
lista corta y mediante concurso pblico.
b) Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante
elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos
de pliegos del Instituto Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el
procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad contratante podr modificar
o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de
ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin,
siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin
ms ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por
adquirir o el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y
futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad
contratante o su delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia,
transparencia, calidad, economa y responsabilidad ambiental y social,
debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.
c) Comisin tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar
procedimientos de lista corta, concurso pblico, subasta inversa, licitacin o
cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar
para cada procedimiento la pertinente comisin tcnica que estar integrada de
la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la
mxima autoridad o su delegado.

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Los miembros de la comisin tcnica sern servidoras o servidores de la

entidad contratante y no podrn tener conflictos de intereses con los oferentes;
de haberlos, ser causa de excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de
almacn o bodega, antes de ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica
de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia
que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los
bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas,
estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y
tendrn el espacio fsico necesario.
El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con

documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si
se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las
dependencias de la institucin, as como de los bienes que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se
comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para
el efecto; dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los
requerimientos institucionales.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin,
seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro
permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por
grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en
el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados
en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su
utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin
directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente.
406-05 Sistema de registro

El catlogo general de cuentas del sector pblico, contendr los
conceptos contables que permitan el control, identificacin, destino y
ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de
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los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de

conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los
saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica,
proporcionar seguridad de su registro y control oportuno y servir para la toma
de decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos
fijos, se registrarn directamente en las cuentas de gastos o costos segn
corresponda y simultneamente se registrarn en una cuenta de orden,
conforme lo establece la normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin

Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil
identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de
suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente
en una parte visible, permitiendo su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr
registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados
y archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e
identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones,
ser de responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro
necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se
verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles
internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados para los
fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se
encuentran en riesgo de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva,
ser responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los
procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de
las existencias y bienes de larga duracin. Corresponde a la administracin de
cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la

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custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del

Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin

En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn
nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines
personales, polticos, electorales, religiosos u otras actividades
particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la
institucin, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin
de los bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el
desempeo de sus funciones, dejando constancia escrita de su recepcin; y
por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos
relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados
correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso,
no imputable al deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del
servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los
bienes, sern reportados a la direccin correspondiente, por el personal
responsable del uso y custodia de los mismos, para que se adopten los
correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales

Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado
que disponen de recursos pblicos, estn destinados exclusivamente
para uso oficial, es decir, para el desempeo de funciones pblicas, en
los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines
personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades
electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el
personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser
una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se
establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales
unidades.

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Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los

vehculos, llevarn un registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde
debe constar: la fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de
regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o
areos, (buses, busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor
fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,)
que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de los
das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados
en actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn
con la respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no
mayor de cinco das laborables. Por ningn concepto la mxima autoridad
emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce
sus funciones o preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el
ltimo da laborable de cada semana, exceptundose, por motivos de
seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras
servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de
las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana,
igualmente los vehculos que pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa
Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas,
telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean
indispensables para atender casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la
obligacin del cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las
unidades, en los sitios destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la
institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus
partes, los procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la
entidad, que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administracin de Bienes del Sector Pblico y dems disposiciones sobre la
materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios
a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y
bienes de larga duracin.
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Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga

duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma
fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de
los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y
sern formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos
fcilmente por el personal que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan
durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin
contable, sern investigadas y luego se registrarn los ajustes respectivos,
previa autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn los
bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o
remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la
toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final
presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable
en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las
circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida
presupuestaria correspondiente para efectuar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la
adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que
no cuenten con auditora interna, el titular designar a un servidor que cumpla
esta funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o
hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de
manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos
administrativos que sealen las disposiciones legales vigentes, dejando
evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin,
obsolescencia, prdida, robo o hurto, se observarn las disposiciones del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los Activos
Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio
de Finanzas y dems reglamentacin interna emitida por la entidad

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Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el

Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el
acta de baja correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros
contables disminuyendo del inventario respectivo
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir
las condiciones para considerarse como tales, bastar que se cuente con la
autorizacin del responsable de la unidad de administracin financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor
responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando
el caso lo amerite, se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual
naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los
procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y
dems procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de
ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando los
intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o
servicios, emitirn su propia reglamentacin que asegure la recuperacin al
menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a
las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin de los
movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin

El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que
permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de
larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo
de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin
de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin
establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la
eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos.

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La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el
responsable de la dependencia que solicita el servicio.
407 ADMINISTRACIN DEL TALENTO HUMANO

407-01 Plan de talento humano Los planes de talento humano se
sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las diferentes
unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en
las necesidades de operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal,
efectuado con la informacin estadstica que mantendr la unidad responsable
de la administracin del talento humano; considerando adems, la normativa
vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional, los planes
operativos anuales, programas y proyectos.
El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de
planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos

Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el
ordenamiento jurdico vigente y las necesidades de la institucin,
formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de
remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas,
responsabilidades, el anlisis de las competencias y requisitos de todos los
puestos de su estructura y organizativa. El documento ser revisado y
actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los procesos
de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal. La definicin y
ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la
misin, objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa
de las unidades y procesos organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al
personal, tomando en cuenta los requisitos exigidos en el manual de
clasificacin de puestos y considerando los impedimentos legales y
ticos para su desempeo.
El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria,
evaluacin y seleccin que permitan identificar a quienes por su conocimiento y

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experiencia garantizan su idoneidad y competencia y ofrecen mayores

posibilidades para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la unidad de administracin de talento humano
seleccionar al aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y
habilidades sea el ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el
desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y oposicin.
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos
y otras normas que existan sobre la materia.
En la unidad de administracin de talento humano, para efectos de revisin y
control posterior, se conservar la informacin del proceso de seleccin
realizado, as como de los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los
requisitos legales establecidos.
407-04 Evaluacin del desempeo
La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la unidad de
administracin de talento humano, emitirn y difundirn las polticas y
procedimientos para la evaluacin del desempeo, en funcin de los
cuales se evaluar peridicamente al personal de la Institucin.
Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de
evaluacin de desempeo, se formularn tomando en consideracin la
normativa emitida por el rgano rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su
rendimiento y productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia
previamente establecidos para cada funcin, actividad o tarea.
La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad,
calidad, complejidad y herramientas de trabajo) en funcin de las actividades
establecidas para cada puesto de trabajo y de las asignadas en los planes
operativos de la entidad.
Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la
identificacin de las necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal
o de promocin y reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad.
407-05 Promociones y ascensos
Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan
de promociones y ascensos para las servidoras y servidores de la
entidad, observando el ordenamiento jurdico vigente.
El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante
promocin al nivel inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional,
previo el concurso de mritos y oposicin.

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El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que
ocupen puestos vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia,
el grado acadmico, la eficiencia y el rendimiento en su desempeo,
observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa vigente.
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo

Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva
la capacitacin, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras
y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus
conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su
trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinacin con la unidad de administracin de
talento humano y el rea encargada de la capacitacin (en caso de existir
stas), determinarn de manera tcnica y objetiva las necesidades de
capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente con el
puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades
de las servidoras y servidores, as como al desarrollo de la entidad.
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y
aprobado por la mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a
las necesidades de las servidoras y servidores y estar directamente
relacionada con el puesto que desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de
estudio ya sea en el pas o en el exterior, mediante becas otorgadas por las
instituciones patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el Estado,
suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a laborar en la
entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los
conocimientos adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el resto del
personal y sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin
institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la
entidad, establecern acciones orientadas a la rotacin de las servidoras
y servidores, para ampliar sus conocimientos y experiencias, fortalecer la
gestin institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal
indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos
preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en reas similares para no
afectar la operatividad interna de la entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones
similares de administracin, custodia y registro de recursos materiales o

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financieros, les permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones en

forma eficiente y elimina personal indispensable.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores,
deficiencias administrativas y utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores

La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad,
cumplirn y harn cumplir las disposiciones legales que rijan las
actividades institucionales, observando los cdigos de tica, normas y
procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos
principios y del ordenamiento jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las
servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin de dar muestras de la
observancia de stos en el desempeo de sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la
institucin, estn obligados a actuar bajo principios de honestidad y
profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la ciudadana en los
servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su
actuacin tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se
excusarn de intervenir en asuntos en los que tengan conflictos de inters
personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo
grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal

La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y
mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y
permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin
de las necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo
de la implementacin de los mismos, no debe exceder los beneficios que se
obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes
inmediatos, quienes deben cautelar la presencia fsica del personal de su
unidad, durante la jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del puesto
asignado.

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407-10 Informacin actualizada del personal

La unidad de administracin de talento humano ser responsable del
control de los expedientes de las servidoras y servidores de la entidad, de
su clasificacin y actualizacin.
Los expedientes del personal deben contener la documentacin general,
laboral y profesional de cada una de las servidoras y servidores; la informacin
relacionada con su ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.
Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las
servidoras y servidores que por la naturaleza de sus funciones obtengan
autorizacin expresa, tendrn acceso a los expedientes de las servidoras y
servidores, los cuales sern protegidos apropiadamente.
Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con
nombramiento o contrato, permitirn a la administracin de la entidad, contar
con informacin veraz y oportuna para la toma de decisiones.
408 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
408-01 Proyecto
Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y
evaluaciones financieras y socioeconmicas que permiten tomar la
decisin de realizar o no una inversin para la produccin de obras,
bienes o servicios destinados satisfacer una determinada necesidad
colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto se lo concluya y
pase a formar parte de la economa del pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e
inversin, es decir, estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para
determinar la factibilidad de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin
de una necesidad e ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para
satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo cual mejora
la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe
abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el
estudio de prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las
etapas, comprendern los clculos de costos y beneficios del proyecto y cada
una de ellas incluir la correspondiente evaluacin financiera o social del
proyecto.
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En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el

presupuesto y a planificar y programar todas las labores necesarias para su
ejecucin y operacin. Si los estudios indican que es factible ejecutar el
proyecto y si la evaluacin econmica o financiera avala su continuacin se
pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por
contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo
planeado y programado previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se
implementan el plan y el programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se
efectuar, adems, una evaluacin que compare las previsiones de los
estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos

Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los
estudios de preinversin, el procedimiento que se emplee para
efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin que se
utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la
naturaleza, complejidad y monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn
determinar su viabilidad y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los
proyectos en orden a los mayores beneficios financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn
bien fundamentados y permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar
mejor los recursos y brindar los elementos necesarios para decidir si se
profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a cabo,
o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn
en guas o manuales las metodologas y criterios a seguir en los estudios de
viabilidad de los proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de
cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para seleccionar
aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la
preparacin, la especializacin o los conocimientos suficientes para definir las
variables ms significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar, de
la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios asociados a
ste, as como su impacto sobre el medio ambiente.

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408-03 Diagnstico e Idea de un proyecto

Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un
diagnstico, donde se defina claramente el problema por solucionar, la
necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer, quines se ven
afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin
que se vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que
debe ser satisfecha, ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia
de planes de desarrollo, de polticas generales o para complementar otros
proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el
anlisis se pueda determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial
ha de continuarse y en consecuencia, profundizar los estudios, o si ha de
modificarse, postergarse o abandonarse.
408-04 Perfil del proyecto
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil,
identificando los beneficios y costos, as como los aspectos legales,
institucionales o de cualquier otra ndole que lo puedan afectar, sin
incurrir en mayores costos financieros y de personal.
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones
econmicas, polticas, geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual
se enmarca; adems, las polticas y objetivos de la institucin, los aspectos
legales y las polticas gubernamentales que afectan el sector al que pertenece
el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.
El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las
distintas opciones propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas
que no sean factibles; tambin incluir un anlisis del posible mercado actual y
futuro del proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y costos
asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en el perodo
considerado para hacer la evaluacin, si el proyecto no se ejecutara.
En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de
necesidades colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un
grado aceptable de certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe
avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar por las otras fases
de estudio.
408-05 Estudio de prefactibilidad

Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal
es profundizar en los aspectos crticos y as obtener, con mayor
precisin, los beneficios y costos identificados en el perfil.
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En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco
legal; la tecnologa por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las
normas tcnicas; su impacto socio-econmico; finalmente, tendr que
efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente.
En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados
como crticos, con el fin de determinar con mayor precisin los beneficios y
costos de las mejores alternativas viables identificadas en la fase anterior.
Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en
primera instancia, se efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones
y luego un anlisis o evaluacin econmica-financiera.
La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante
un estudio de mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el
proyecto podra satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la
oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara con el proyecto.
En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como
son el tamao del proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos,
maquinaria e instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su
operacin o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los efectos del
proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar
por determinado tipo de tecnologa condiciona los costos de inversin y de
capital de trabajo.
Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del
proyecto: la estructura organizacional que se definir para administrar el
proyecto y las caractersticas jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar.
Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin,
los costos de operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su
vida til, para cada una de las alternativas seleccionadas en la fase de
determinacin del perfil de ste, pues los factores analizados se
interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin ex-ante del
proyecto, tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad
financiera y tcnica de cada alternativa, la cual servir de base para decidir
cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la
variacin de las condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las
alternativas que resultaron ms favorables al hacer la evaluacin, para de esta
manera determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta, se
pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios
realizados, en cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar en la
siguiente fase.

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El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no

cuantificables o no medibles, denominados intangibles, para que tambin sean
tomados en cuenta en el momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por
polticas gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc.,
pero cuyos beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el criterio
costo-efectividad para establecer cul es la mejor alternativa o solucin. Para
ello se supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios similares y
se escoger aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir,
costos en que se incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el
ambiente, con el fin de que se tomen las previsiones necesarias para preservar
o restaurar las condiciones ambientales cuando stas puedan deteriorarse.
Este estudio deber ser sometido a las instancias competentes en la materia.
408-06 Estudio de factibilidad

Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su
rentabilidad es positiva, se har un examen detallado de la alternativa
considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin de determinar
en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las
variables que la afectan.
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la
ingeniera preliminar del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo;
tambin se definirn, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y la
programacin de las actividades por ejecutar; adems, se optimizarn sus
etapas, puesta en marcha y operacin.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los
beneficios y costos de la alternativa que en la etapa anterior ha resultado la
ms viable. Slo aquellos proyectos que han demostrado tener una rentabilidad
positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas,
afinando los datos empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo
preliminar del proyecto conocido como anteproyecto, el que servir de base
para la elaboracin del diseo definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los
factores como tamao, localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de
desembolsos, para el cual se tendrn que considerar las condiciones
financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el efecto de
las dificultades tcnicas, la capacitacin del personal de operacin y de
mantenimiento. Tambin se optimizar la organizacin: qu se va a hacer,
quines lo harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin y la

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puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad con el tamao de

la obra y la capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se
debe realizar la evaluacin financiera y socio-econmica ex-ante, que se
utilizar como un elemento esencial para tomar la decisin de seguir
adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar
un proyecto individual, as como para establecer el orden de prelacin
cuando se dispone de una cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales

como el VAN o Valor Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn
Beneficio/Costo (B/C), el Perodo de Retorno de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y
constituye un elemento fundamental para tomar decisiones sobre la
conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la base del clculo de costos
y beneficios, tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de
proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el proyecto. La
evaluacin determinar la rentabilidad como si la institucin fuese una empresa
privada interesada en obtener los mayores beneficios con el menor costo
posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se
invierte en determinado proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar
los beneficios que genera para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la
contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas, pues se trata de
invertir en las opciones ms rentables desde el punto de vista econmicosocial, que al mismo tiempo estn acordes con las polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en
el ingreso nacional provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin
monetaria de la contratacin de los bienes, obras o servicios y los costos que
corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro;
aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en la evaluacin
financiera como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios
sociales o "precios sombra", es decir, excluyendo las distorsiones que afectan
los precios de mercado, tales como las cargas sociales, los impuestos y las
tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para
ordenar o establecer el grado de prioridad de los proyectos que conforman una
cartera o grupo de proyectos, a la vez que ayudan a establecer con mayor
exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se producirn.
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya
razn de ser es de carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada
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rentables, los cuales resultan poco atractivos para los inversionistas privados y
tambin, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por los cuales
nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir la
contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la
evacuacin de las aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos
constructivos necesarios para llevar a cabo la construccin o ejecucin y
puesta en operacin del proyecto, de conformidad con lo establecido en
el anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio de factibilidad.
Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin
de aquellos profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de
manera ptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados por aquellas
unidades de la entidad ejecutora que posteriormente los utilizarn, pues de
este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las
modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin
inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y
normas tcnicas aplicables al rea que le corresponde. En esta fase se define
la ubicacin de los distintos componentes de la obra en el sitio donde se
llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios para determinar sus
dimensiones y dems caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de
las instalaciones elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias
para el funcionamiento de la obra o proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por
profesionales en el rea correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la
forma ms completa posible, en una memoria de clculo y en una memoria
descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de diseo
utilizados y de las decisiones tomadas por el diseador respecto al objeto de su
trabajo.
Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar
los clculos y las decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error
que pueda corregirse oportunamente para no afectar las etapas posteriores.
408-09 Planos constructivos

Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y
escrita necesaria para la correcta ejecucin de la obra. Los planos se
elaborarn de conformidad con las disposiciones reglamentarias y
normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar.
Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los
planos constructivos debern tener toda la informacin necesaria para poder
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llevarla a cabo. Los planos constituyen la base para planificar la construccin

de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn existir
descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas tcnicos y
econmicos, como atrasos en la ejecucin de la obra; incorporacin de
elementos no contemplados que encarecen el proyecto; demolicin de partes
de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las
caractersticas fsicas de los elementos por construir, las propiedades
mecnicas de los materiales considerados, as como los parmetros utilizados
en el diseo.
408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas

Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en
ellos se proporciona informacin indispensable para la correcta ejecucin
de la obra, por tanto, su grado de detalle deber permitir el clculo de
costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y
procedimientos para la administracin o fiscalizacin del contrato y se
delimitarn responsabilidades. En las especificaciones tcnicas se tratarn
todos los aspectos tcnicos de la obra.
La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es
bsica para ejecutar un proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y
plazo.
Estos documentos constituyen la base para que la administracin y el
contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las condiciones
estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto
estar acordes con las condiciones de su entorno y su propia
su elaboracin se pueden basar en especificaciones de
siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de
construir.
particular deben
naturaleza. Para
obras similares,
la que se va a
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn

especificaciones generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus
especificaciones especiales de acuerdo a sus particulares condiciones y
requerimientos.
Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual
significa que no deben presentar ambigedades, ni contradicciones entre las
mismas, que propicien diferentes interpretaciones de una misma disposicin, ni
indicaciones parciales sobre determinado tpico, as como tampoco errores, ya

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que estos factores complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin

generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a
equivocaciones, para lo cual las prestaciones deben ser descritas con amplitud,
en forma precisa e inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita,
diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la
prestacin.
Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:
Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes.
Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn
mencionarse las cantidades aproximadas, as como los requisitos
mnimos de calidad que deben cumplir).
El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas.
Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su
secuencia.
Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se
aceptarn, dentro de mrgenes fijos o aproximados, al tener en cuenta
las necesidades de servicio.
La medicin o cuantificacin del rubro.
La forma de pago.
Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en

rendimientos y no tanto en caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern
lo ms generales, es decir, definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro
de los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las caractersticas
propias de determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se
admitirn.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores
adicionales que precisar el pliego, tales como el suministro de piezas de
repuesto, servicio de postventa, cursos de adiestramiento para manejo y
mantenimiento, etc.
Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin;
los procedimientos administrativos por utilizar, tales como las acciones
aplicables por incumplimiento, daos y perjuicios o demora; la formulacin,
presentacin y tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las
retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la
obtencin de los permisos o licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las
modificaciones del programa de trabajo, de los planos, de la cantidad de obra;
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los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones; los

derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas
de plazo y cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra,
que faciliten la administracin contractual.
408-11 Presupuesto de la obra

Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la
Administracin calcular el presupuesto detallado de la obra. Se
elaborar por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada una
de las partes que componen el proceso de construccin, bajo la siguiente
estructura: cada precio unitario se subdividir en costos directos, costos
indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos mencionados se
desglosarn en sus componentes, se indicarn los porcentajes de la
utilidad y de los imprevistos considerados con respecto al monto total del
presupuesto de la obra.
El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los
componentes del precio de cada uno de los rubros o de las unidades de obra
que conforman el proceso de construccin.
El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y
que se los puede imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de
obra se ejecuta, estos son: materiales, mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto
en sus oficinas como en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en
particular, pero necesarios para efectuar los trabajos en general, por su
naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado y
deben prorratearse. Dentro de stos se tiene: salarios y prestaciones legales
del personal directivo, tcnico y administrativo de la empresa, depreciacin,
mantenimiento, alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.;
alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de apoyo, de
laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y
financiamiento; trabajos previos y auxiliares como la construccin y
mantenimiento de caminos de acceso, instalacin y desmantelamiento de
equipos y limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que
una empresa constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente
y sobre la base en esa condicin, determinar los posibles costos indirectos
asociados.

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Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de

una obra. Para efectos del clculo del presupuesto de la Administracin, debe
determinarse un porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de la
utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la construccin.
Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier
error en la estimacin del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga
bajo su responsabilidad y pueda afectar al proceso constructivo, tales como
atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos, accidentes,
extravos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.
El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los
materiales, mano de obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su
precio de mercado, de manera que, en forma bastante aproximada, se pueden
prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra. Si la obra va a
ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el programa de
trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de
construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por contrato, el
presupuesto detallado de la obra permitir a la administracin, investigar y
conocer los diversos parmetros de comparacin para determinar lo adecuado
de las propuestas presentadas.
408-12 Programacin de la obra
La administracin prepararn un programa del avance fsico de la obra,
desglosndola en las actividades por realizar e indicando su respectiva
duracin y requerimiento de insumos: materiales, mano de obra,
herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar en cuenta las
caractersticas ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va
a realizarse.
Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por
redes de actividades, que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar
un diagrama de barras y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin,
los tiempos tempranos y tardos (de inicio y trmino) y las holguras de cada
actividad.
Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico
elaborado por la Administracin constituye una gua para programar el
abastecimiento oportuno y suficiente de los materiales, mano de obra,
maquinaria y equipos por utilizar, adems de proporcionar el plazo de
construccin; esta informacin resultar til para verificar la propiedad del
presupuesto elaborado, as como para prever los fondos necesarios para la
ejecucin de la obra.
Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin
servir como parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del
programa de trabajo propuesto por el adjudicatario.

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El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema

de redes: CPM, PERT, diagrama de bloques, que ponga en relieve las
actividades crticas. Adems, con base en la red establecida, se elaborar el
diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para cada
actividad, su duracin, los tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las
holguras y el requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria
y equipos.
408-13 Modalidad de ejecucin

Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar
la modalidad de ejecucin de los trabajos, se deben comparar los
requerimientos de recursos para la ejecucin de la obra con los que tiene
disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por
administracin directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que sea
la modalidad de ejecucin escogida, deber actuarse conforme con las
disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.
Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una
comparacin entre los recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los
recursos que tiene disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por
alguna de las siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin,
alternativa en la que la misma institucin construye la obra con su propio
talento humano y materiales independientemente del origen del financiamiento;
por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega
determinados y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en
un contratista su administracin y construccin; y, finalmente, por concesin,
opcin en la que la Administracin delega a una empresa privada la ejecucin o
rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado,
durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en
condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican
el procedimiento para llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y
responsabilidades de las partes involucradas, etc.
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa

Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y
humanos, tendr que hacerlo de conformidad con las especificaciones, el
programa de trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la fase
anterior.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que
revisar los documentos elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de
verificar si cuenta con la capacidad tcnica necesaria, si los recursos
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disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo con
la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales.
La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente
capacidad tcnica en conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la
obra, as como la maquinaria y equipos que sean necesarios.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en
mltiples contratos incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es
admitida, exclusivamente, para aquellos trabajos especializados tal como
ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo el personal
de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma
individual.
408-15 Contratacin
Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de
contar con toda la documentacin requerida y actualizada, para que los
interesados tengan claro el objeto de la contratacin y puedan participar
sobre las mismas bases.
El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto
referencial elaborado por la institucin promotora y segn lo estipulado al
respecto en la normativa vigente.
El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin,
adicionalmente, habr de seguirse rigurosamente todas las disposiciones
previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el
proyecto haya concluido su etapa de diseo y que cuenta con todos los
documentos requeridos para que el objeto de la contratacin resulte claro y los
interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes.
Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no
cuenta con planos constructivos de detalle o si las especificaciones estn
incompletas.
Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios
pues las condiciones supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar
radicalmente, sobre todo si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos
aos despus de la concepcin del proyecto.

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408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra

Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del
mismo, se organizar la administracin del contrato o administracin de
la obra segn se trate de la ejecucin mediante contrato o una ejecucin
directa de la Entidad.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una
empresa consultora que se encargar de administrar por delegacin. A pesar
de delegar estas labores, la entidad mantendr una supervisin rigurosa y
estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de fiscalizacin.
En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la
ejecucin de varias obras de la misma naturaleza se designar un
Administrador del Contrato cuyas funciones, en trminos generales, consisten
en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo.
La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones
legales, reglamentarias y tcnicas dictadas por los rganos rectores en el
campo de la preservacin ambiental, la construccin, la salud, las relaciones
laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los recursos
naturales y energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.
Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra
tiene el deber de conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que
se refiere a los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por
ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los trabajadores:
salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, proteccin de los
trabajadores contra riesgos profesionales. Asimismo sern obligatorias todas
aquellas normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya sea para
derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos nuevos, siempre que entren en
vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.
En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un
Jefe de la unidad, ste generalmente asume las funciones de administrador del
contrato o administrador de la obra. En otras entidades, con muchos proyectos,
el administrador del contrato puede asumir la supervisin o manejo de varias
obras.
408-17 Administrador del contrato
El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo
con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la
ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes
bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas,
la comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo,
la aplicacin de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema
que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el
fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto.

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Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el

logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su
estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para
informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura
organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma ptima,
dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una estructura de
varios niveles, con un Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores en un rea
especfica: calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de
los cuales tendra su propio personal de apoyo y la formacin necesaria para
atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien requiere de profesionales
con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos,
electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad
como el avance fsico y financiero de las obras y rindan cuentas al jefe de
fiscalizacin del proyecto. Adems, para la estructura que establezca debe
definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y
finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos
para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de
acuerdo a lo programado.
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de
sus programas o campos de accin, tengan inters en participar en la
etapa de construccin del proyecto
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de
manera que oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su
estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales
competentes.
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto.
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en
los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al
proyecto.
f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se
encarga de la administracin cotidiana del proyecto.
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la
obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella
financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean
constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de
los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logstico requerido.
En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el Administrador del
Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las
labores.
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y
definitiva.

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408-18 Jefe de fiscalizacin

El jefe de fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta
ejecucin de la obra, mediante el control de la calidad, el avance fsico y
el avance financiero de la obra. Dichos controles conllevan una
evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de
resultados a los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos,
especialmente cuando afectan las condiciones pactadas en relacin al
plazo, presupuesto y calidad de la obra.
Corresponde al jefe de fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los
rendimientos de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como
llevar un recuento de la incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en
la obra. La informacin resultante es muy til para preparar futuros proyectos,
pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin
sobre stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria
necesarios para llevar a cabo una obra, as como los posibles problemas que
se podran suscitar.
El jefe de fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad
con las bases establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de
acuerdo con el diseo definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas
aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios esperados. No
obstante, antes de iniciar la construccin, debe revisar los pliegos con el fin de
detectar oportunamente cualquier error u omisin, as como cualquier
imprevisin tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el desarrollo del
proceso constructivo.
Adicionalmente, es competencia del jefe de fiscalizacin resolver en forma
oportuna los problemas tcnicos que se presenten durante el proceso
constructivo, as como asegurar que el contratista disponga del personal
tcnico con la suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y
maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y
especificaciones.
Son funciones del jefe de fiscalizacin, entre otras:
a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura
necesaria, para administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde
ste se construir; definir las funciones, responsabilidades y autoridad
de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o de
inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente.
b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de
avance fsico, que aseguren la correcta ejecucin de la obra.
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de
acuerdo con los diseos definitivos, las especificaciones tcnicas,
programas de trabajo, recomendaciones de los diseadores y normas
tcnicas aplicables.
d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma
oportuna, que puedan presentarse en los planos constructivos o
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e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de modo que de

inmediato se corrija la situacin.
Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten
durante la ejecucin de las obras.
Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones
que se tengan que realizar durante la ejecucin de las obras e informar
al administrador del contrato para adoptar las decisiones que
correspondan.
Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del
personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las
condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro
aspecto til para la preparacin de futuros proyectos.
Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria
empleados en la ejecucin de la obra, sean adecuados y suministrados
en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo estipulado en las
especificaciones o en la oferta del contratista.
Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para
determinar su estado, documentar los resultados obtenidos y mantener
informados a los mandos superiores, sobre el avance de la obra, los
problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas.
Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las
condiciones pactadas en cuanto a plazos, calidad o presupuesto,
comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva.
Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades
donde se ejecuten los proyectos, en los asuntos inherentes a stos.
Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras
para su entrada en operacin.
408-19 Fiscalizadores
En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra
lo ameriten, el jefe de fiscalizacin podr designar a uno o ms
fiscalizadores con la formacin profesional necesaria, para que se
encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta.
La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o
complejidad del proyecto; as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de
avance fsico de la obra y otro que controle el flujo de caja, o bien asignar un
fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el sistema
elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada
uno de los cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad,
avance fsico, flujo de caja, correspondientes a las obras a su cargo.
A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra contar
con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo. Cuando los
documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el
profesional responsable de la obra por parte del contratista, el fiscalizador
deber reunir al menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda
desempear una adecuada labor de control. La paridad de conocimientos
tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte
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del contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que
el primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una
correcta evaluacin de los trabajos realizados.
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia,
son las siguientes:
a) Revisar en conjunto con el jefe de fiscalizacin, los documentos
contractuales con el fin de verificar la existencia de algn error, omisin
o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin de la obra y de
presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o
soluciones tcnicas, oportunamente.
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de
trabajo en el rea bajo su cargo y en caso de constatar desviaciones,
identificar las causas y proponer soluciones para corregir la situacin.
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin
de la obra.
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas
presentadas por el contratista; adems, calcular los reajustes
correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con la
que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo
autorizado.
e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del
personal, materiales, equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las
condiciones climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro
aspecto til para la preparacin de futuros proyectos.
f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos
construidos, mediante ensayos de laboratorio o de campo, efectuados
bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las especificaciones
tcnicas.
g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos,
especificaciones, detalles constructivos y cualquier otro aspecto tcnico
relacionado con la obra.
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de
construccin de las obras a su cargo, las observaciones, instrucciones o
comentarios que a su criterio deben ser considerados por el contratista
para el mejor desarrollo de la obra.
i) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o
trabajos extraordinarios en las obras bajo su supervisin.
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar
modificaciones de los planos originales o haya que realizar obras
adicionales.
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las
modificaciones u obras extraordinarias por realizar.
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas
durante el proceso de construccin, con el fin de obtener los planos
finales de la obra ejecutada.
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el
contratista, tomando como gua las especificaciones.

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n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo

de aqul que no satisfaga los requisitos necesarios.
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en
buenas condiciones y en el caso de que la obra se realice por contrato,
sean los especificados.
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos,
especificaciones, programas de trabajo, licencias, permisos y dems
documentos contractuales.
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso
constructivo.
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el
contratista y en caso necesario, sugerir las modificaciones que estime
pertinentes.
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental,
laborales, se seguridad social y de seguridad industrial.
t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los
procedimientos y mtodos empleados en la construccin de las obras,
para que sean utilizados como fuentes de informacin en proyectos
futuros.
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como
mnimo la siguiente informacin:
Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista
econmico y del avance fsico, respaldado por los clculos
correspondientes.
Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al
respecto.
Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria
dispuestos en obra, con recomendaciones al respecto, si es
necesario.
Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se
ejecuta el proyecto (especialmente de la precipitacin pluvial) y su
incidencia en el desarrollo de los trabajos.
Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el
contratista.
Anlisis del personal tcnico del contratista
v) Entregar la informacin producida para las recepciones.
w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo.
408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos,
deben permanecer en el sitio de la construccin los siguientes
documentos:
Copia del contrato de construccin

Los planos constructivos.
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Las especificaciones tcnicas, generales y especficas

El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los
recursos requeridos por actividad.
El libro de obra
Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista
Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas
tramitadas por avance de obra, reajustes, obras extraordinarias,
etc.
Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto,
dado que contienen informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra,
realizar las labores de control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las
de control externo que atae a la Contralora General del Estado.
408-21 Libro de Obra

El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener
una resea cronolgica y descriptiva de la marcha progresiva de los
trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para controlar la
ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta.
Al iniciar la construccin el jefe de fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal
responsabilidad, escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de
los profesionales que participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn
cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello deber constar en el
libro.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro
de obra, deber iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.
De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados,
los trabajos realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de
campo, los mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber constar
tambin en el libro de obra las acciones tomadas para corregirlo y los
resultados de dichas acciones.
Al concluir el proyecto, el fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de
finalizacin e indicar las caractersticas principales de la construccin;
adems, har constar que los equipos y sistemas electromecnicos
incorporados a la obra funcionan correctamente.

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El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra
y facilitar su supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde
conste la gestin de la unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos
aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn de su funcin o
en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se
utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de
los mtodos constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los
problemas que se presentaren durante la construccin, las soluciones
propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance fsico

El jefe de fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de
ejecucin establecido. De presentarse atrasos con respecto al programa,
tomar las acciones necesarias para ajustar las actividades, de manera
que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con
lo programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del
proyecto, informar de inmediato al administrador del contrato, para que
ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de
ejecucin definitivo, aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por
razones imputables a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso
que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho en el libro de
obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo
definido en las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de
recursos, que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el fiscalizador aplicar las sanciones
respectivas, las cuales estarn estipuladas en el contrato.
El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del jefe de
fiscalizacin como representante de la entidad. Es su deber establecer el grado
de avance del proyecto y evaluar peridicamente el proceso constructivo en
relacin con lo programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar ese
avance en cualquier instante.
El jefe de fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues
de esta manera, al efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar
los datos obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de avance de
obra y de los documentos de respaldo.
El jefe de fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos
con respecto al programa, pues de su oportuna aplicacin depende la
ejecucin del proyecto en el plazo programado. Si el atraso es imputable al
contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total, deber advertirle
mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo
determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del
proyecto en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el jefe de
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fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de acuerdo con lo estipulado en el

contrato.
408-23 Control de calidad

El jefe de fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en
estas labores velarn por el estricto cumplimiento de las especificaciones
tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen los
lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para
corregirlas de manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo,
deber sealarlo en el libro de obra, para que sea corregido por el contratista,
de ser posible en forma inmediata y si no lo es, para que ste someta a su
consideracin la solucin propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad
con las especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De
ninguna manera aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que
puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseo. Controlar la calidad
de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de
fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como
esenciales, que tienen que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones
necesarias para corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos
casos donde no sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el
derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la
entidad a cargo de estas labores, tomar las acciones pertinentes para resolver
la situacin, actuando dentro de sus potestades y guindose por los principios
de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por contrato, deber
advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y
comunicacin escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si
el contratista no atiende las instrucciones, el fiscalizador aplicar las sanciones
indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra

El jefe de fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de
la obra en relacin con lo programado. De existir discrepancias, analizar
su origen y tomar las acciones necesarias para corregir la situacin.
Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de
manera que en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo
de la asignacin presupuestaria disponible.

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El jefe de fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo

una evaluacin mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto.
Los cortes para determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente
y dado que el avance financiero debe corresponder a un determinado avance
fsico, se har coincidir las fechas de corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de
los gastos, corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa
fecha; de no ser as, se estudiarn las causas y se tomarn las acciones
correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el jefe de fiscalizacin
deber conocer el monto disponible conforme se van cancelando las
obligaciones contradas, pues del saldo dependen las acciones que pueda
tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la
asignacin presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites
requeridos para obtenerlos, lo cual asegura el desarrollo normal del proyecto,
desde el punto de vista financiero.
El jefe de fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos
de planillas, de encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los
niveles jerrquicos superiores
408-25 Incidencia de la lluvia

Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la
cual se efecte la construccin y la etapa en que se encuentre el proceso
constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las
previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de
la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente
esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de
obra o en un registro la fecha en la cual se present esa condicin, cules
trabajos se suspendieron, a qu hora y por cunto tiempo, en qu medida
fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se pudo
continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del fiscalizador
encargado de llevar este control, as como por la del profesional representante
del contratista. Los datos as recabados se emplearn, en conjunto con el
programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se autorizar
por este concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin
pluvial de estaciones meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas
de prensa no podr ser considerada como respaldo para solicitar prrrogas por
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atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente sobre el

cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada,
pues no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan
informacin sobre el tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni
en qu medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues
conjuga los aspectos que normalmente influyen al tomar la decisin de
prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor importancia a los efectos de
la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el tiempo,
con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que
eventualmente podran tener desavenencias, hacindolos ratificar lo
acontecido, mediante la suscripcin de la informacin consignada en el registro
de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin
invernal, en tales casos, no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la
lluvia.
408-26 Medicin de la Obra Ejecutada

La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar
desembolsos, slo si cuenta con los respectivos documentos de
respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados. Para tal
efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y
clculos de la obra ejecutada durante ese perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la
administracin en forma reglamentaria, en las condiciones generales, las
especificaciones o bien en la reunin de preconstruccin, en conjunto con el
contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse
en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de
obra ejecutada durante el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las
mediciones y clculos que dieron origen a los datos suministrados.
Tanto el contratista como el fiscalizador realizarn sus propias mediciones,
cuyos resultados se cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente
realizada. El contratista deber entregar su estimacin al fiscalizador hasta la
fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o en el
contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los
documentos de respaldo correspondientes; el fiscalizador por su parte,
efectuar la revisin en el plazo convenido o estipulado. Cuando la obra se
ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a la citada y
se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las
solicitudes de desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad
de que se est pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la
medicin de la cantidad de obra ejecutada.
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Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las

planillas por avance de obra que consignen las mediciones realizadas, as
como los clculos efectuados para determinar las cantidades de obra que no se
pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o
externos, pues se facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la
obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos
para construir las obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo
realizado para ambas partes y llevar el control del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo

Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al
contratista se produzcan atrasos en actividades crticas o en actividades
cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las
disposiciones contractuales despus de conocer el hecho que demorar la
ejecucin y en cuanto tenga la informacin suficiente, aportar la
documentacin probatoria necesaria para que la administracin pueda resolver
el reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que
cuenta con las atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas.
Adicionalmente, el servidor responsable de la administracin, tendr el plazo
previsto contractualmente o reglamentariamente para resolver el reclamo
interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos
por caso fortuito o fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer
caso, el atraso puede ser causado en situaciones, como: robos del equipo
utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o cualquier
acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten
su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por
inundaciones, terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.
Adicionalmente
comprobadas:
son
motivo
de
ampliaciones
las
siguientes
causas,
Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el

mercado nacional o internacional.
Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo
sealado en la Norma de Control Interno 600-25

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Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que

requieran aumento de plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la
construccin.
Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la
realizacin de los trabajos.
Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de
avance de la obra.
Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las
clusulas del contrato.
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas
mencionadas anteriormente, el jefe de fiscalizacin o fiscalizador examinar la
incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as, nicamente se otorgar prrroga
por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del atraso. Tambin
puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad
que, por su posicin dentro del programa, se torna crtica e incrementa
consecuentemente el plazo original; en este caso, se conceden tantos das
como haya sido afectado el plazo.
El contratista comunicar oportunamente al jefe de fiscalizacin, los hechos
que van a provocar demoras en la construccin, as como sus causas, pues
esto permite a ambas partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar
el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser fundamentada,
de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las
siguientes caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto
en cuestin; ser confiable, lo cual implica estar exenta de errores y adems,
que los datos suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser
clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de diferente
manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos,
gracias a la brevedad y precisin de su contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse
en los planos finales de construccin, con el fin de reflejar fielmente
cmo se construy y su localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los
planos de registro que incorporen las modificaciones realizadas durante la
construccin, con el fin de que reflejen las caractersticas de las obras
realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica
redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las
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tareas de mantenimiento y reparaciones, as como el diseo de posteriores

remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear
remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los elementos nuevos
deben integrarse a los existentes o stos deben readecuarse para soportar las
cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras

Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se
efectuar 15 das despus de que el contratista de la obra haya notificado
por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra definitiva
que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la
fecha de la recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo
se desarroll el proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra;
para la recepcin provisional se indicar al menos, si sta se recibe a
satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las causas de
ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas
sealarn como mnimo lo siguiente:
Los antecedentes contractuales de la obra.
Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por
cancelar por concepto de avance de obra, reajuste de precios, obras
extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la recepcin es
provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y
no se admite reclamos pendientes de las partes.
Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin,
incluyendo prrrogas.
Se establecern las sanciones a las que hubiere lugar. Si las obras se
reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las
razones para que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones
provisional y definitiva sern realizadas por una comisin de representantes de
los futuros usuarios, en presencia del administrador de la obra y su equipo;
cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y los
integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad
contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya
intervenido en el proceso de ejecucin del mismo.
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El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin

oficial, no exime al constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos
afloran durante los diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.
El constructor o contratista deber a comunicar por escrito, al jefe de
fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo, para que proceda a su
recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de trmino de las obras y
constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto
se efectuar una revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el
acta de recepcin, especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso,
ste deber sealarse al constructor para su correccin inmediata, o para que
asuma las responsabilidades correspondientes.
Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y
hasta la suscripcin del acta correspondiente, deben estar presentes las partes
interesadas en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin directa,
los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de parte del
administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes
suscribirn el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes.
Si la obra se ejecut por contrato, el Jefe de fiscalizacin y fiscalizadores
actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la comisin de
recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los
resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las
salvedades que estimen pertinentes.
La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de
servicio de manera que la entidad verifique su adecuada operacin o
funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al constructor de corregir, en los
seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva, los
defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente,
pues si el constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue
porque consider que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de
los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el cierre oficial de la
etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que no deben
quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho
constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar
terminada.
Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento
que deber efectuar el constructor durante el perodo comprendido entre la
recepcin provisional y la definitiva, tema que, deber constar en las
especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser
pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin,
si durante los diez primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan
problemas que no pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de
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la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn las leyes

vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos.
408-30 Documentos para operacin y mantenimiento
El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y
mantenimiento para que conozcan el proyecto y efecten las
recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin
de la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn
servicio de mantenimiento, los planos finales con todas las
modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y
programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a
cabo.
Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems,
elaborar los respectivos manuales. En caso de que los usuarios no tengan
experiencia o capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados del
diseo sern los responsables de producirlos.
Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las
obras construidas, deben elaborar sus respectivos planes, programas y
presupuestos de trabajo, de modo que aseguren el logro de los objetivos
concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea posible, se
considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la
necesaria informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel
previsto para producir los beneficios esperados.
Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones
incorporadas a la obra, pues stas debern considerarse para ajustar los
planes, programas y presupuestos elaborados.
408-31 Operacin
Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra
funcione de manera ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen
todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administracin
debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la
obra.
Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben
considerarse:
El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.
El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio.
Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio
o se produce el bien.

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La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras

similares: este aspecto ayudar mucho cuando es la primera vez que la
entidad realiza una obra semejante, porque proporciona informacin
prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a
poner en operacin.
Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir
la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para
la operacin de la obra, as como las caractersticas que stos deben
reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros
operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de
manera que no se afecte el rendimiento.
Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las
labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento
del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operacin de
la obra, etc.
408-32 Mantenimiento
Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras
pblicas a su cargo, con el fin de que stas operen en forma ptima
durante su vida til y puedan obtenerse los beneficios esperados, de
acuerdo con los estudios de preinversin. Cuando existan restricciones
presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que la
obra opere en un nivel aceptable y esta situacin se comunicar a las
autoridades de la entidad, para que tomen las medidas correctivas
pertinentes.
Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar
o prever los daos que interrumpan el servicio o la produccin de bienes,
disminuyan el rendimiento esperado o su calidad y el correctivo, aplicado para
corregir la falla o dao, cuando ya se haya presentado.
El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es
esencial para asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios
esperados durante la vida til de stas.
El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir
juntos y aplicarse en el momento oportuno, el primero rutinariamente y el
segundo, cada vez que surja una emergencia.
Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento
ptimo de la obra, se asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento,
principalmente al preventivo; si esto no es posible por razones presupuestarias,
se informar sobre esta situacin a las autoridades de la entidad para que
tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan
pronto como sea posible.

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Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del

mantenimiento preventivo, se considerarn los siguientes aspectos:
Caractersticas de los elementos que componen la obra.
Experiencia con proyectos similares.
Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la
informacin recabada en los puntos anteriores y en los rendimientos
esperados, tanto del personal, como de los materiales, equipos,
maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de
personal requerido; los materiales, repuestos, equipos, maquinaria y
herramienta necesarios; el transporte para movilizarlos, etc.
Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto
disponible de la institucin; el sistema de suministros empleado, el
tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos, la
disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y
herramientas adecuados en el mercado; etc.
Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las
posibles emergencias y las acciones inmediatas por tomar cuando stas
se presenten, as como asegurar el suministro de los recursos para
poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la
unidad de servicio de mantenimiento debe ser proporcional a la
importancia de la falla, en trminos de la incidencia que sta tenga en la
prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta
labor, el personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y
sus partes, as como la forma en que opera, adems de tener vasta
experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos
imprevisibles o emergencias, debe planificarse recurriendo a la previsin de la
ocurrencia de posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post

Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del
funcionamiento de la obra, esto es, comparar los ingresos y costos reales
con los ingresos y costos previstos en los estudios de preinversin. Para
ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern
coincidir con los perodos escogidos en los estudios para medir los
beneficios del proyecto. Las evaluaciones posteriores cierran el ciclo del
proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
informacin necesaria para nuevos proyectos.

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La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante

todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa de operacin es an ms
importante, pues permite saber si se estn obteniendo los beneficios esperados
y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as,
analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas
correctivas que coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables
empleadas en los estudios eran acertadas, si deben ajustarse o cambiarse
para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos
errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de retroalimentacin,
pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de
xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los
problemas suscitados, mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo
y hacer ms eficiente el servicio.
409 GESTIN AMBIENTAL

409-01 Medio Ambiente
Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales,
fsicos, qumicos o biolgicos, socioculturales y sus interacciones, en
permanente modificacin por la naturaleza o la accin humana, que rige
la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.
Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad
(elementos sociales, recursos humanos) y la Naturaleza (elementos o
recursos naturales).
A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el
ambiente humano. El primero constituido por la naturaleza y sus recursos
naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin forestal, pastos naturales,
especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y
especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa
(renovable y no renovable) y residuos.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los
cuales tienen como punto de partida el aprovechamiento de los recursos
naturales. Las actividades se consideran a la ejecucin de todo tipo de
infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria y
equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad
(ciencia y tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres
humanos para con sus semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos
positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos (destruccin
contaminacin ambiental).

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409-02 Organizacin de la unidad ambiental

Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de
inversin deben contar con una unidad de gestin ambiental conformada
con especialistas en varias disciplinas, con conocimientos ambientales
en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de
daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas
las fases de los proyectos, programas y actividades. Debiendo
encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a nivel
institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de
participacin ciudadana en proyectos y/o programas que planee ejecutar
la entidad.
La unidad de gestin ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de
la entidad en un nivel de direccin, con vnculo directo a las unidades
ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de
decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y ejecucin
de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en
la construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos
y la observancia del marco jurdico ambiental vigente.
La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita
organizar la unidad de gestin ambiental y asignar los recursos humanos
calificados y necesarios.
Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones,
deberes y obligaciones especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo
que disponga el orgnico funcional de la entidad.
La unidad de gestin ambiental manejar los estudios ambientales que se
realizarn previas a la ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un
proyecto.
De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el
desarrollo de un proyecto son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se
elaboran previo al inicio de un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se
realiza durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo Ambiental,
PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto.
409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica
Los responsables de la unidad de gestin ambiental debern aplicar las
normas contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Ambiental
Secundaria, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a
la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental. La unidad llevar adelante la gestin ambiental en todas las
fases de un proyecto.
El director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de
emitir sus puntos de vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los
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programas y proyectos, cuyas opiniones sern determinantes para la toma de

decisiones.
Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto,
para definir variantes en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para
evitar afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar el cambio
de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificacin o de otra
naturaleza; para la elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de
prevencin y mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte del
contrato.
Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en
las consultas y audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que
generar el proyecto en su ejecucin y cuando entre en operacin.
Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la
realizacin de los trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de
impacto ambiental y planes de manejo ambiental, los cuales despus de su
revisin y no objecin, sern puestos en conocimiento de la autoridad
ambiental responsable, para su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de
licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de
construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal
adecuado, podr la misma unidad preparar los trminos de referencia, previo el
trmite correspondiente.
En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la
medicin de las emisiones, el control de los efluentes; identificacin de
sustancias contaminantes en concentraciones y permanencia superiores o
inferiores a las establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de daos
ambientales, considerados como la prdida, disminucin, detrimento o
menoscabo significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente
o uno de sus componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la salud
humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados; as como, controlar el
cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las especificaciones
tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.
409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental

Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad,
debern ser vigilados y tomar partida la unidad de gestin en todo el
proceso, esto es, en las fases de planeacin, factibilidad, licenciamiento
ambiental,
aprobacin,
contratacin,
ejecucin,
operacin
y
mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y Disposicin Final
de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para
Desechos Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental,
aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el Libro VI del
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Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley

de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para
sanear las condiciones de vida de los habitantes y evitar la contaminacin del
medio ambiente, comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua
potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de desechos slidos;
recoleccin, transporte y operacin de desechos peligrosos.
Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos
por sus habitantes.
Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del
barrido de calles, desechos industriales, de establecimientos hospitalarios no
contaminantes, plazas de mercado, ferias populares, playas, escombros, entre
otros.
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas
corrosivas, txicas, venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas,
infecciosas, irritantes, de patogenicidad, carcinognicas representan un peligro
para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.
409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural

En el mbito de competencia de la entidad pblica, la unidad de gestin
ambiental, velar por prevenir daos ambientales, proteger, investigar,
recuperar, restaurar el patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas
frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida
silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas
nacionales de recreacin, turismo de reas naturales, a fin de preservar
los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las normas
comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La unidad de gestin ambiental en el mbito de las facultades de la entidad,
dentro de su alcance deber propender al mantenimiento de la diversidad
biolgica mediante un desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats
naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y
comercio de especies silvestres.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de
estos tres grupos que signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin
y conservacin de especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o
paisajes integrales en peligro de destruccin o transformacin.

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Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas

excepcionales, hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que
tengan valor cientfico, de conservacin o esttico.
409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales
para conservar el medio ambiente
En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de
las unidades de gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin
de dar cumplimiento con los objetivos y compromisos establecidos en los
tratados internacionales.
La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos
naturales y culturales del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los
habitantes; aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y disposiciones
constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo
de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a
cumplir 2 o ms pases, a fin de conservar el medio ambiente.
409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua
La unidad de gestin deber precautelar, prevenir, proteger la
contaminacin del recurso agua, controlando los lmites permisibles,
exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo
de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas,
inapropiadas, por efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado
que no cuentan con plantas de tratamiento y en general por acciones humanas,
aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un grave problema
ambiental.
La unidad de gestin ambiental en su mbito de accin, deber impedir la
sobreexplotacin permanente de los recursos hdricos para mantener un
equilibrio entre la demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de
conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la ordenacin de
los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del
agua, en la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado
no perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de todas las
substancias que por su persistencia txica o bioacumulacin puedan tener un
impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o subterrneas.
Agua, es la fuente misma de la vida.
Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme
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Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad

Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las
descargas de usos municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas,
pecuarios, domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido degradacin
en su calidad original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se
hallan bajo la influencia de las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de
saturacin (Se sita debajo del nivel fretico)
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie
del terreno.
409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia,
propender a preservar la salud de las personas, la calidad del aire
ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente en general,
controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire,
como las emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las
disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad del Aire
Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de
Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento
a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades,
por medio de las unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender
a que los seres humanos no contaminen el aire con gases txicos, pues la
contaminacin atmosfrica es uno de los problemas ambientales y de salud
humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero
de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la
tierra y de la modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia
cida, y se engloba dentro de las amenazas del medio areo.
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la
atmsfera y se define como mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de
por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones variables de
gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica.

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409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo

La unidad de gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia,
propender a controlar las prcticas inadecuadas, como el manejo del
agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de rboles o
arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en
los taludes de los ros.
La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que
complementado con el uso inapropiado de los suelos, da lugar a la
desertizacin o desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles de
contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generacin de residuos
slidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando
tcnicas apropiadas y procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje;
exigir la utilizacin de sistemas de agricultura que no degraden ni generen
contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el uso racional de
plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso
Suelo, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas
409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna
La unidad de gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de
deforestacin que ocasiona: degradacin, prdida de biodiversidad y los
cambios climticos, aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la
biosfera.
409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales
La unidad de gestin en el mbito de su competencia, controlar el
manejo, la explotacin, el uso irracional y la eliminacin de los residuos
de las minas, al amparo de las Normas Tcnicas contenidas en el Texto
Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de
Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la
Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos
inorgnicos naturales de composicin qumica y estructura cristalina definidas

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409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa

En cuanto a los residuos, la unidad de gestin analizar las dificultades
que genera su eliminacin que necesariamente produce contaminacin;
controlar, entre otros, la disposicin final de los residuos txicos y
peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la
vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el
Energa, es el recurso que se encuentra
conjuntamente con la materia, forma el cosmos.
asociado
al
movimiento,
La unidad de gestin ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa,

pues se la define nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de
efectuar un trabajo.
En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se
relaciona con el conjunto de seres vivos y de cmo la energa es transformada
dentro de esos seres.
410 TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

410-01 Organizacin informtica
Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en
un marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que
aseguren la transparencia y el control, as como el involucramiento de la
alta direccin, por lo que las actividades y procesos de tecnologa de
informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de
una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas
tecnolgicos a nivel institucional.
La unidad de tecnologa de informacin, estar posicionada dentro de la
estructura organizacional de la entidad en un nivel que le permita efectuar las
actividades de asesora y apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as
como participar en la toma de decisiones de la organizacin y generar cambios
de mejora tecnolgica. Adems debe garantizar su independencia respecto de
las reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de
la entidad u organismo.
Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura
organizacional de tecnologa de informacin que refleje las necesidades
institucionales, la cual debe ser revisada de forma peridica para ajustar las
estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y soporten
los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se dispondr como mnimo de
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reas que cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte

interno y externo de ser el caso, considerando el tamao de la entidad y de la
unidad de tecnologa.
410-02 Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de
informacin y de los usuarios de los sistemas de informacin sern
claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que los
roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y
respaldo.
La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn
una adecuada segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar
dentro de la unidad de tecnologa de informacin la supervisin de roles y
funciones del personal dentro de cada unas de las reas, para gestionar un
adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicacin e
incorporacin de nuevo personal.
La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que
conforman la unidad de tecnologa de informacin, contemplar los deberes y
responsabilidades, as como las habilidades y experiencia necesarias en cada
posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del desempeo. Dicha
descripcin considerar procedimientos que eliminen la dependencia de
personal clave.
41003 Plan informtico estratgico de tecnologa
La unidad de tecnologa de la informacin elaborar e implementar un
plan informtico estratgico para administrar y dirigir todos los recursos
tecnolgicos, el mismo que estar alineado con el plan estratgico
institucional y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas
pblicas de gobierno.
El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir
la definicin de planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar
como sta contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin; incluir un
anlisis de la situacin actual y las propuestas de mejora con la participacin
de todas las unidades de la organizacin, se considerar la estructura interna,
procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar,
as como la definicin de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la
inversin y operativo, fuentes de financiamiento y los requerimientos legales y
regulatorios de ser necesario.
La unidad de tecnologa de informacin elaborar planes operativos de
tecnologa de la informacin alineados con el plan estratgico informtico y los
objetivos estratgicos de la institucin, estos planes incluirn los portafolios de
proyectos y de servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas, las
estrategias de migracin, los aspectos de contingencia de los componentes de
la infraestructura y consideraciones relacionadas con la incorporacin de
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nuevas tecnologas de informacin vigentes a fin de evitar la obsolescencia.

Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de la
funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido en
su plan estratgico.
El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as
como el presupuesto asociado a stos sern analizados y aprobados por la
mxima autoridad de la organizacin e incorporados al presupuesto anual de la
organizacin; se actualizarn de manera permanente, adems de ser
monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de
ejecucin y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.
410-04 Polticas y procedimientos
La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y
procedimientos que permitan organizar apropiadamente el rea de
tecnologa de informacin y asignar el talento humano calificado e
infraestructura tecnolgica necesaria.
La unidad de tecnologa de informacin definir, documentar y difundir las
polticas, estndares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas
con tecnologa de informacin y comunicaciones en la organizacin, estos se
actualizarn permanentemente e incluirn las tareas, los responsables de su
ejecucin, los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control
de los procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas
a que hubiere lugar si no se cumplieran.
Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos,
propiedad intelectual, firmas electrnicas y mensajera de datos, legalidad del
software, entre otros, sern considerados dentro de las polticas y
procedimientos a definir, los cuales adems, estarn alineados con las leyes
conexas emitidas por los organismos competentes y estndares de tecnologa
de informacin.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y
coordinacin entre las funciones de tecnologa de informacin y las funciones
propias de la organizacin.
Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de
gestin de riesgos, al igual que directrices y estndares tecnolgicos.
Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa
de informacin, ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se
medir el cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos.
La unidad de tecnologa de informacin deber promover y establecer
convenios con otras organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el
intercambio de informacin interinstitucional, as como de programas de
aplicacin desarrollados al interior de las instituciones o prestacin de servicios
relacionados con la tecnologa de informacin.
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410-05 Modelo de informacin organizacional

La unidad de tecnologa de informacin definir el modelo de informacin
de la organizacin a fin de que se facilite la creacin, uso y comparticin
de la misma; y se garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y
seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de los procesos y
procedimientos correspondientes.
El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un
diccionario de datos corporativo que ser actualizado y documentado de forma
permanente, incluir las reglas de validacin y los controles de integridad y
consistencia, con la identificacin de los sistemas o mdulos que lo conforman,
sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de facilitar la
incorporacin de las aplicaciones y procesos institucionales de manera
transparente.
Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y
aplicar niveles de seguridad y propiedad.
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos
La unidad de tecnologa de informacin definir mecanismos que faciliten
la administracin de todos los proyectos informticos que ejecuten las
diferentes reas que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar
son:
1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su
relacin con otros proyectos institucionales, sobre la base del
compromiso, participacin y aceptacin de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del
proyecto que incluir el talento humano (responsables), tecnolgicos
y financieros adems de los planes de pruebas y de capacitacin
correspondientes.
3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de
Propiedad CTP; que incluya no slo el costo de la compra, sino los
costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la
compra de equipos o programas informticos, aspectos del uso y
mantenimiento, formacin para el personal de soporte y usuarios, as
como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de consultora
necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en

la que se nombre un servidor responsable con capacidad de decisin
y autoridad y administradores o lderes funcionales y tecnolgicos
con la descripcin de sus funciones y responsabilidades.

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5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin,

control, monitoreo y cierre de proyectos, as como los entregables,
aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de actas o
documentos electrnicos legalizados.
6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de
manera formal y comunicado a todos los interesados.
7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern
permanentemente evaluados para retroalimentar el desarrollo del
proyecto, adems de ser registrados y considerados para la
planificacin de proyectos futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances
del proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de
aseguramiento de calidad que ser aprobado por las partes
interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que
certifiquen la calidad y el cumplimiento de los objetivos planteados
junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo

La unidad de tecnologa de informacin regular los procesos de
desarrollo y adquisicin de software aplicativo con lineamientos,
metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn
sobre la base del portafolio de proyectos y servicios priorizados en
los planes estratgico y operativo previamente aprobados
considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso
contrario sern autorizadas por la mxima autoridad previa
justificacin tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y
estndares internacionales para: codificacin de software,
nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra
requerimientos, planes de pruebas unitarias y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los
requerimientos funcionales y tcnicos institucionales con la
participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto
incluye, tipos de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin de
interfaces, archivo, procesamiento, salida, control, seguridad, plan de
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pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en

donde aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que
cubrirn la definicin de las necesidades, su factibilidad tecnolgica y
econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia de
desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el
tratamiento que se dar a aquellos procesos de emergencia que
pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de
software aplicativo se considerarn: estndares de desarrollo, de
documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de las
aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin
diseados para prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades
de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo,
oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de
autorizacin, integridad de la informacin, control de acceso,
respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y
requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo
considerar las arquitecturas tecnolgicas y de informacin definidas
dentro de la organizacin.
6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de
software) se prevern tanto en el proceso de compra como en los
contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento
satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos
tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos tcnicos
relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso y/o
servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y
documentacin en general, adems de puntualizar la garanta formal
de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software
deber constar que los derechos de autor ser de la entidad
contratante y el contratista entregar el cdigo fuente. En la definicin
de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley de
Propiedad Intelectual. Las excepciones sern tcnicamente
documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su delegado.
8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los
procedimientos de configuracin, aceptacin y prueba personalizados
e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validacin
contra los trminos contractuales, la arquitectura de informacin de la
organizacin, las aplicaciones existentes, la interoperabilidad con las
aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeo del sistema, la documentacin y los
manuales de usuario, integracin y planes de prueba del sistema.

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9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida

pertenecern a la entidad y sern registrados en el organismo
competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las
respectivas licencias de uso.
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del
paso de los sistemas probados y aprobados desde el ambiente de
desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la postimplantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as
como de usuario, los cuales sern difundidos, publicados y
actualizados de forma permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y
actualizar la infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual
se considerarn los siguientes aspectos:
1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de
la organizacin, principios de calidad de servicio, portafolios de
proyectos y servicios, y constarn en el plan anual de contrataciones
aprobado de la institucin, caso contrario sern autorizadas por la
mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. La unidad de tecnologa de informacin planificar el incremento de
capacidades, evaluar los riesgos tecnolgicos, los costos y la vida
til de la inversin para futuras actualizaciones, considerando los
requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento,
contingencias y ciclos de vida de los recursos tecnolgicos. Un
anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data Center
con otras entidades del sector pblico, podr ser considerado para
optimizar los recursos invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el
detalle suficiente que permita establecer las caractersticas tcnicas
de los principales componentes tales como: marca, modelo, nmero
de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las
garantas ofrecidas por el proveedor, a fin de determinar la
correspondencia entre los equipos adquiridos y las especificaciones
tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y
contractual, lo que ser confirmado en las respectivas actas de
entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las
especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de servicio,
puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la
seguridad y confidencialidad de la informacin, adems de los
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requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar expresamente

que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin
contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica

La unidad de tecnologa de informacin de cada organizacin definir y
regular los procedimientos que garanticen el mantenimiento y uso adecuado
de la infraestructura tecnolgica de las entidades. Los temas a considerar son:
1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de
software de aplicacin por planeacin, por cambios a las
disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas
y acuerdos de servicios sern registrados, evaluados y autorizados
de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos de
integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de
estas modificaciones sern registrados en su correspondiente
bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a
produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio
o mantenimiento que se realice, los mismos que estarn en
constante difusin y publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin
independientes; se implementarn medidas y mecanismos lgicos y
fsicos de seguridad para proteger los recursos y garantizar su
integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de
tecnologa de informacin confiable y segura.
6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de
la infraestructura tecnolgica sustentado en revisiones peridicas y
monitoreo en funcin de las necesidades organizacionales
(principalmente en las aplicaciones crticas de la organizacin),
estrategias de actualizacin de hardware y software, riesgos,
evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un
inventario actualizado con el detalle de las caractersticas y
responsables a cargo, conciliado con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser
proporcionado por el proveedor, sin costo adicional para la entidad.
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410-10 Seguridad de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin, establecer mecanismos que
protejan y salvaguarden contra prdidas y fugas los medios fsicos y la
informacin que se procesa mediante sistemas informticos, para ello se
aplicarn al menos las siguientes medidas:
1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la unidad de
tecnologa de informacin y en especial a las reas de: servidores,
desarrollo y bibliotecas;
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en
funcin a un cronograma definido y aprobado;
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la
informacin a los medios fsicos adecuados y con estndares
abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su
recuperacin;
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en
lugares externos a la organizacin;
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software
y hardware, que se realizar con monitoreo de seguridad, pruebas
peridicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o
incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos,
dispositivos y equipo especializado para monitorear y controlar fuego,
mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire
contralado, disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada y
polarizada, entre otros;
7. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos.
8. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del
personal que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la unidad de tecnologa de informacin la definicin,
aprobacin e implementacin de un plan de contingencias que describa
las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensin en el

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procesamiento de la informacin por problemas en los equipos,

programas o personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin
de roles crticos para administrar los riesgos de tecnologa de
informacin, escenarios de contingencias, la responsabilidad
especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su
cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para
asegurar que el plan de continuidad de tecnologa de informacin se
mantenga actualizado y refleje de manera permanente los
requerimientos actuales de la organizacin.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en
marcha de un centro de cmputo alterno propio o de uso compartido
en un data Center Estatal, mientras dure la contingencia con el
restablecimiento de las comunicaciones y recuperacin de la
informacin de los respaldos.
4. Plan de recuperacin de desastres que comprender:
Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones)
Actividades durante el desastre (plan de emergencias,
entrenamiento)
Actividades despus del desastre.
5. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre
de los encargados de ejecutar las funciones de contingencia en caso
de suscitarse una emergencia.
6. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial
que describa los procedimientos a seguir en caso de una emergencia
o fallo computacional que interrumpa la operatividad de los sistemas
de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la
operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems de
salvaguardar la integridad y seguridad de la informacin.
7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal
responsable de su ejecucin y deber ser sometido a pruebas,
entrenamientos y evaluaciones peridicas, o cuando se haya
efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el
esquema de procesamiento.
410-12 Administracin de soporte de tecnologa de informacin

La unidad de tecnologa de informacin definir, aprobar y difundir
procedimientos de operacin que faciliten una adecuada administracin
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del soporte tecnolgico y garanticen la seguridad, integridad,

confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la
oportunidad de los servicios tecnolgicos que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo
actual y futura de los recursos tecnolgicos son suficientes para
cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin
nica a todos los usuarios internos, externos y temporales que
interacten con los sistemas y servicios de tecnologa de informacin
de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de
los usuarios, as como la administracin de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los
privilegios asociados a cargo de los dueos de los procesos y
administradores de los sistemas de tecnologa de informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los
sistemas de informacin y a la tecnologa de la organizacin de
software malicioso y virus informticos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos
los procesos crticos de tecnologa de informacin sobre la base de
los requerimientos de los usuarios o clientes internos y externos de la
entidad y a las capacidades tecnolgicas.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con
los requerimientos y las prioridades de la organizacin sustentados
en la revisin, monitoreo y notificacin de la efectividad y
cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de
servicio y solicitudes de informacin y de cambios que demandan los
usuarios, a travs de mecanismos efectivos y oportunos como mesas
de ayuda o de servicios, entre otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de
hardware y software actualizado que garantice su integridad,
disponibilidad y faciliten una rpida resolucin de los problemas de
produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software,
respaldos y recuperacin de datos.

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11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin,

procesamiento, almacenamiento fsico y entrega de informacin y de
mensajes sensitivos, as como la proteccin y conservacin de
informacin utilizada para encriptacin y autenticacin.
410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios

Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el
alcance, la metodologa y el proceso a seguir para monitorear la
contribucin y el impacto de tecnologa de informacin en la entidad.
La unidad de tecnologa de informacin definir sobre la base de las
operaciones de la entidad, indicadores de desempeo y mtricas del proceso
para monitorear la gestin y tomar los correctivos que se requieran.
La unidad de tecnologa de informacin definir y ejecutar procedimientos,
mecanismos y la periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de
satisfaccin de los clientes internos y externos por los servicios recibidos.
La unidad de tecnologa de informacin presentar informes peridicos de
gestin a la alta direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los
objetivos planteados y se identifiquen e implanten acciones correctivas y de
mejoramiento del desempeo.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la unidad de tecnologa de informacin elaborar las
normas, procedimientos e instructivos de instalacin, configuracin y
utilizacin de los servicios de internet, intranet, correo electrnico y sitio
WEB de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los
requerimientos de los usuarios externos e internos.
La unidad de tecnologa de informacin considerar el desarrollo de
aplicaciones web y/o mviles que automaticen los procesos o trmites
orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general.
410-15 Capacitacin informtica

Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de
tecnologa de informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de
informacin, las cuales constarn en un plan de capacitacin informtico,
formulado conjuntamente con la unidad de talento humano. El plan estar
orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento
especficas determinadas en la evaluacin de desempeo e institucionales.

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410-16 Comit informtico

Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn
los siguientes aspectos:
El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades
adscritas.
La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un comit
de informtica, como un rgano de decisin, consultivo y de gestin que
tiene como propsito fundamental definir, conducir y evaluar las polticas
internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la
informacin y la calidad de los servicios informticos, as como apoyar
en esta materia a las unidades administrativas que conforman la entidad.
La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin
de grupos de trabajo, la definicin de las atribuciones y
responsabilidades de los miembros del comit, entre otros aspectos.
410-17 Firmas electrnicas

Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como
las personas jurdicas que acten en virtud de una potestad estatal,
ajustarn sus procedimientos y operaciones e incorporarn los medios
tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrnica de
conformidad con la Ley de Comercio Electrnico, Firmas y Mensajes de
Datos y su Reglamento.
El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las
garantas, reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones
legales y su normativa secundaria de aplicacin.
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico
podrn utilizar la firma electrnica contenida en un mensaje de datos para el
ejercicio y cumplimiento de las funciones inherentes al cargo pblico que
ocupan.
Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y
reportes que faciliten una auditora de los mensajes de datos firmados
electrnicamente.
a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica

Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o
dependencias del sector pblico verificar mediante procesos automatizados de
validacin, que el certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por
una entidad de certificacin de informacin acreditada y que el mismo se
encuentre vigente.

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b) Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma

electrnica
Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la
firma electrnica, las entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento
coordinarn y definirn los formatos y tipos de archivo digitales que sern
aplicables para facilitar su utilizacin.
Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para
firmas electrnicas que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus
competencias y mbitos de accin.
c) Conservacin de archivos electrnicos
Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se
conservarn en su estado original en medios electrnicos seguros, bajo la
responsabilidad del usuario y de la entidad que los gener. Para ello se
establecern polticas internas de manejo y archivo de informacin digital.
d) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas
Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del
sector pblico titulares de un certificado notificarn a la entidad de certificacin
de Informacin sobre cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos
que constan en la informacin proporcionada para la emisin del certificado.
Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o
definitivamente y cuente con un certificado de firma electrnica en virtud de sus
funciones, solicitar a la entidad de certificacin de informacin, la revocacin
del mismo, adems, el superior jerrquico ordenar su cancelacin inmediata.
El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o
dependencia pblica y por tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con
la correspondiente acta de entrega recepcin.
e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables
seguros sern responsables de su buen uso y proteccin. Las respectivas
claves de acceso no sern divulgadas ni compartidas en ningn momento. El
servidor solicitar la revocacin de su certificado de firma electrnica cuando se
presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilizacin.
f) Renovacin del certificado de firma electrnica
El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la
debida anticipacin, para asegurar la vigencia y validez del certificado y de las
actuaciones relacionadas con su uso.

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g) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas

La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y
usuarios de los servicios de certificacin de informacin y servicios
relacionados con la firma electrnica, respecto de las medidas de seguridad,
condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben observar en
el uso de los servicios contratados. Esta capacitacin facilitar la comprensin
y utilizacin de las firmas electrnicas, en los trminos que establecen las
disposiciones legales vigentes.
500 INFORMACIN Y COMUNICACIN

La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar,
capturar y comunicar informacin pertinente y con la oportunidad que
facilite a las servidoras y servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
tcnicas, administrativas y financieras de una entidad. La calidad de la
informacin que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y
preparar informacin confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados
de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca
obtener informacin sobre su nivel de desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras
y servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin
financiera y de cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten
debern concordar con los planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse
a sus caractersticas y necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin
preparar los informes necesarios en relacin con los objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el
momento preciso, permitir cumplir con sus responsabilidades de manera
eficiente y eficaz.

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500-01 Controles sobre sistemas de informacin

Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para
garantizar confiabilidad, seguridad y una clara administracin de los
niveles de acceso a la informacin y datos sensibles.
En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin
sern manuales o automatizados, estarn constituidos por los mtodos
establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles apropiados
que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin.
La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica
varios riesgos que necesitan ser considerados por la administracin de la
entidad. Estos riesgos estn asociados especialmente con los cambios
tecnolgicos por lo que se deben establecer controles generales, de aplicacin
y de operacin que garanticen la proteccin de la informacin segn su grado
de sensibilidad y confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y
oportunidad.
Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los
sistemas de informacin, establecern los controles pertinentes para que
garanticen razonablemente la calidad de la informacin y de la comunicacin,
500-02 Canales de comunicacin abiertos

Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan
trasladar la informacin de manera segura, correcta y oportuna a los
destinatarios dentro y fuera de la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones
entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as
como entre las distintas unidades administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los
usuarios aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los
productos y servicios brindados, para que responda a los cambios en las
exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen positiva.

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600 SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern
procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones peridicas o una
combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control
interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control
interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinmica,
cambiando cuando las circunstancias as lo requieran. Se orientar a la
identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de los hallazgos
de auditora y los resultados de otras revisiones, se atiendan de manera
efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las
actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a travs de
evaluaciones peridicas para enfocar directamente la efectividad de los
controles en un tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la
combinacin de las dos modalidades.
600-01 Seguimiento continuo o en operacin
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad,
efectuarn un seguimiento constante del ambiente interno y externo que
les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre condiciones
reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades
institucionales, la ejecucin de los planes y el cumplimiento de los
objetivos previstos.
El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones,
en las actividades habituales de gestin y supervisin, as como en otras
acciones que efecta el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar
los resultados del sistema de control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades
normales, obtiene evidencia de que el control interno sigue funcionando
adecuadamente.
Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin
de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las
modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de
riesgos, actualizar las existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la
normativa aplicable a las operaciones propias de la entidad.

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600-02 Evaluaciones peridicas

La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la
conduccin de las labores de la institucin, promovern y establecern
una autoevaluacin peridica de la gestin y el control interno de la
entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones
normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual
desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las
fortalezas y debilidades de la entidad respecto al sistema de control interno,
propiciar una mayor eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad
sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin, establecer el
grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evala la manera de
administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.
Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la
unidad de auditora interna de la entidad, la Contralora General del Estado y
las firmas privadas de auditora.
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas
por los rganos de control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender
de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos,
considerando que stas son de cumplimiento obligatorio.
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones
preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas
detectados e implantarn las recomendaciones de las revisiones y acciones de
control realizadas para fortalecer el sistema de control interno, de conformidad
con los objetivos y recursos institucionales.

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Normas de Control Interno Contraloría

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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS

DEL SECTOR PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE DERECHO

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100-04 Rendicin de cuentas

200 AMBIENTE DE CONTROL

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El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional

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200-02 Administracin estratgica

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El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que

200-05 Delegacin de autoridad

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Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern

ejecucin de los procesos, actividades y transacciones de la institucin,

300 EVALUACIN DEL RIESGO

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300-02 Plan de mitigacin de riesgos

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300-04 Respuesta al riesgo

400 ACTIVIDADES DE CONTROL

se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un

401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones

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402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO

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La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en

402-02 Control previo al compromiso

402-03 Control previo al devengado

3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y

402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por

efectivos, con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los

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403-02 Constancia documental de la recaudacin

403-03 Especies valoradas

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403-04 Verificacin de los ingresos

403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones

403-06 Cuentas corrientes bancarias

403-07 Conciliaciones bancarias

403-08 Control previo al pago

Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que

403-09 Pagos a beneficiarios

registradas en la base de datos del sistema previsto para la administracin de

403-10 Cumplimiento de obligaciones

403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo

permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto,

h) Control de vencimientos de las garantas recibidas.

La tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos

403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos

concerniente a las disponibilidades de caja que mantengan las instituciones,

Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo

404 Administracin Financiera - DEUDA PBLICA

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo

404-03 Polticas y manuales de procedimientos

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo

Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas

otros documentos fiduciarios, contratos de prstamos, deuda privada avalada

404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades

404-08 Conciliacin de Informacin de Desembolsos de Prstamos y de

automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular

Direccin de Investigacin Tcnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo