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GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

A CIUDAD DE CHICLA Y
EROIC
O
H

MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES
( MOF)

ALCALDIA

2006

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un


documento de carcter normativo y de gestin que tiene por finalidad

complementar la

estructura orgnica y funcional del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las
funciones especficas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades
orgnicas, proporcionando al personal la informacin bsica acerca de sus funciones y
responsabilidades y est orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a
lograr una mejor gestin administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la
comunidad.
El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 02-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la
Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH que aprueba

el

Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal


(CAP), obteniendo un documento de gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias
y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la poblacin de Chiclayo.

Chiclayo, Abril 2006

II-

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE ALCALDIA

CONCEJO DE COORD.
LOCAL PROVINC. CCLP
COMIT PROVINCIAL
DEFENSA CIVIL
JUNTA
DELEGADOS VECINALES

AL CAL DI A

COMIT
DE GESTION
COMIT PROVINCIAL
SEGURIDAD CIUDADANA

ASESORIA
TECNICA

COORDINACION
DE
ALCALDIA

Secretaria

Conserje

PROGRAMA
VASO DE LECHE

AGENCIAS
MUNICIPALES

III. BASE LEGAL.


a. Constitucin Poltica del Estado.
b. Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
c. Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
d. Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao
Fiscal 2006.
e. Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
f. Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del
Manual de Organizacin y Funciones. (MOF).
g. Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
h. Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
i.

O.M. N 032-2004-GPCH. (2L-12-04).

j.

Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba


el ROF y CAP.

IV - CUADRO ORGNICO DE CARGOS


ALCALDIA
Alcalde
Total

V.

1
______
1

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Cargo: Alcalde
1.

Defender y cautelar los derechos e intereses de la Municipalidad y los vecinos;

2.

Convocar, presidir y dar por concluida las Sesiones del Concejo Municipal;

3.

Ejecutar los Acuerdos del Concejo Municipal, bajo responsabilidad;

4.

Proponer al Concejo Municipal proyectos de Ordenanzas y Acuerdos;

5.

Promulgar las Ordenanzas y disponer su publicacin;

6.

Dictar Decretos y Resoluciones de Alcalda, con sujecin a las leyes y ordenanzas;

7.

Dirigir la formulacin y someter a aprobacin del Concejo el Plan Integral de


Desarrollo Sostenible Local y el Programa de Inversiones Concertado con la
Sociedad Civil;

8.

Dirigir la ejecucin de los planes de desarrollo municipal;

9.

Someter a la aprobacin del Concejo Municipal, el Presupuesto Anual y sus


modificaciones, bajo responsabilidad y dentro de los plazos y modalidades
establecidos en la Ley Anual del Presupuesto de la Repblica;

10.

Aprobar el Presupuesto Anual Municipal, en caso de que el Concejo Municipal no lo


apruebe dentro del plazo previsto en la ley;

11.

Someter a aprobacin del Concejo Municipal, dentro del primer trimestre del
ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el Balance General y la
Memoria del ejercicio econmico anterior;

12.

Proponer al Concejo Municipal la creacin, modificaciones, supresin o exoneracin


de contribuciones, tasas, arbitrios, derechos y licencias; y, con acuerdo del Concejo
Municipal, solicitar al Poder Legislativo la creacin de los impuestos que considere
necesarios;

13.

Someter al Concejo Municipal la aprobacin del Sistema de Gestin Ambiental


Local y de sus instrumentos, dentro del marco del Sistema de Gestin Ambiental
Nacional y Regional;

14.

Proponer al Concejo Municipal los proyectos de Reglamento Interno del Concejo


Municipal, los de personal, los administrativos y todos los que sean necesarios para
el gobierno y la administracin municipal;

15.

Informar al Concejo Municipal mensualmente respecto al control de la recaudacin


de los ingresos municipales y autorizar los egresos de conformidad con la ley y el
presupuesto aprobado;

16.

Celebrar matrimonios civiles de los vecinos, de acuerdo con las normas del Cdigo
Civil;

17.

Designar y cesar al Gerente Municipal y, a propuesta de ste, a los dems


funcionarios de confianza;

18.

Autorizar las licencias solicitadas por los funcionarios y dems servidores de la


Municipalidad;

19.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones municipales con el auxilio del Serenazgo
y la Polica Nacional;

20.

Delegar sus atribuciones polticas en un regidor hbil y las administrativas en el


Gerente Municipal;

21.

Proponer al Concejo Municipal la realizacin de auditorias, exmenes especiales y


otros actos de control;

22.

Implementar, bajo responsabilidad, las recomendaciones contenidas en los informes


de Auditoria Interna;

23.

Celebrar los actos, contratos y convenios necesarios para el ejercicio de sus


funciones;

24.

Proponer la creacin de empresas municipales bajo cualquier modalidad legalmente


permitida, sugerir la participacin del accionariado, y recomendar la concesin de
obras de infraestructura y servicios pblicos municipales;

25.

Supervisar la recaudacin municipal, el buen funcionamiento y los resultados


econmicos y financieros de las empresas municipales y de las obras y servicios
pblicos municipales ofrecidos directamente o bajo delegacin al sector privado;

26.

Presidir las Comisiones Provinciales de Formalizacin de la Propiedad Informal o


designar a su representante, en aquellos lugares en que se implementen;

27.

Otorgar los ttulos de propiedad emitidos en el mbito de su jurisdiccin y


competencia;

28.

Nombrar, contratar, cesar y sancionar a los servidores municipales de carrera;

29.

Proponer al Concejo Municipal las operaciones de crdito interno y externo,


conforme a Ley;

30.

Presidir el Comit de Defensa Civil de su jurisdiccin;

31.

Suscribir convenios con otras municipalidades para la ejecucin de obras


prestacin de servicios comunales;

32.

Atender o resolver los pedidos que formulen las organizaciones vecinales o, de ser el
caso, tramitarlos ante el Concejo Municipal.

33.

Resolver en ultima instancia administrativa los asuntos de su competencia de acuerdo


al Texto nico de Procedimientos Administrativos de la Municipalidad;

34.

Proponer al Concejo Municipal espacios de concertacin y participacin

35.

Las dems funciones que le corresponda de acuerdo a ley.

vecinal;

1.-

SUB GERENCIA COORDINACION DE ALCALDIA.


I. CUADRO ORGNICO DE CARGOS
1. Sub Gerente
2. Secretaria IV
3. Secretaria I
4. Conserje
Total

1
1
1
2
------5

II- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES


Cargo: SUB GERENTE
a) Organizar y supervisar las
coordinaciones con el Alcalde.

actividades

administrativas

efectuar

b) Conducir y asesorar en el desarrollo del proceso de organizacin y control de la


documentacin.
c)

Atender el orden de las Audiencias que concede el Sr. Alcalde al Pblico,


Autoridades y Entidades.

d)

Programar la Agenda de las Actividades del Alcalde, como reuniones de


trabajo, invitaciones, ceremonias etc.

e) Tramitar las invitaciones que hace el Concejo Municipal y/o Alcalde a las
Autoridades y pblico en general para todo acto oficial o ceremonia.
f) Recepcionar dar curso a todo documento urgente o confidencial que llega para
el Alcalde.
g) Dirigir y controlar el trmite de la documentacin personal que le encomiende
el Alcalde.
h) Revisar, preparar y presentar al Alcalde la documentacin de su competencia
para su firma indicndole la informacin que le solicite.
i) Mantener informado al Alcalde sobre el desarrollo y grado de cumplimiento de
las actividades municipalidades.
j) Recibir y atender a comisiones o delegaciones, en asuntos relacionados con la
Entidad.
k) Supervisar y ejecutar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la
Alcalda y preparar peridicamente los informes de situacin.

l) Asesorar al Alcalde en el mbito de su competencia.


m) Formular el Plan Operativo Institucional y designar al responsable ante la
Gerencia de Planeamiento para que lo inserte en el Sistema SIAM.
n) Analizar, y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y cualquier
modificacin coordinar con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y con
la Sub Gerencia de Logstica, segn sea el caso.
o) Recepcionar, analizar y evaluar la informacin que emita el responsable del
SIAF, sobre gastos corrientes e inversiones en la ejecucin presupuestal.
p) Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no se haya consignado.
q) Mantener la confidencialidad de los documentos y asuntos tratados a nivel de
Alcalda.
r) Otras funciones que le asigne el Alcalde.
Requisitos Mnimos

Ttulo Profesional en Adm. de Empresas, Derecho o carreras afines


Acreditar como mnimo cinco aos experiencia en labores afines al cargo
Pleno dominio de las actividades que se desarrollan en el rea.
Conocimientos de manejo de procesador de textos, hojas de calculo y
presentaciones a nivel usuario
Excelente trato al pblico usuario

Cargo: SECRETARIA IV
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa al despacho de la


Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Revisar y preparar documentacin para el visto bueno y/o firma del Alcalde.

d)

Redactar y elaborar la documentacin escrita de acuerdo a indicaciones del


Alcalde.

e)

Atender y orientar al personal, autoridades y otras personas que lleguen a la


Oficina

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Efectuar el control y seguimiento de los documentos mediante los registros


respectivos.

h)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones.

i)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Asesor Tcnico


del Despacho de Alcalda.

j)

Llevar el archivo de la documentacin del Despacho.

k)

Las dems funciones que le asigne el Alcalde.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva


Experiencia en labores administrativas de oficina.
Conocimientos de elaboracin de textos, hojas de clculo y presentaciones
en multimedia.
Excelente trato al pblico usuario.
Pleno dominio en las labores de oficina, con un alto nivel de
confidencialidad

Cargo: SECRETARIA I
a)

Informar sobre la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Mecanografiar documentos varios que le indique la Secretaria o el


Coordinador.

c)

Actualizar los Archivos de la Oficina.

d)

Ejecutar actividades de recepcin, clasificacin, registro, distribucin y


archivo de documentos tcnicos de la Alcalda.

d)

Las dems que le asigne el Coordinador de Alcalda.

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria completa


Titulo de Secretaria Ejecutiva
Acreditar experiencia como mnimo tres aos en el cargo
Conocimientos de computacin a nivel usuario.
Excelente trato al pblico usuario.
Dominio en las labores de oficina, con un alto nivel de confidencialidad.

Cargo: CONSERJE
a)

Conservar en buen estado de limpieza los diferentes ambientes de la Oficina.

b)

Distribuir la documentacin de la Oficina a las dependencias del Municipio y


a Instituciones Externas.

c)

Cumplir con Actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la


Oficina.

d)

Apoyar a otras reas del Gobierno Provincial de Chiclayo, cuando lo


necesiten.

e)

Las dems funciones que le asigne la Secretaria.

Requisitos Mnimos

Estudios Secundarios
Experiencia en labores de conserjera.

2.- ASESORIA TECNICA


Cuadro Orgnico de Cargos

Total

1. Asesor
2. Asistente (Asistente Administrativo I)
Total

1
1
-----2

Cargo: ASESOR ALCALDIA


a)

Prestar el asesoramiento tcnico al Alcalde en materia administrativa y sobre


asuntos de inters pblico.

b)

Coordinar con los diversos rganos del Gobierno Provincial las disposiciones
emanadas por el Alcalde.

c)

Apoyar en las evaluaciones que se realicen, para verificar el cumplimiento de


la Legislacin Municipal y Normas Colaterales recomendando las medidas
correctivas.

d)

Asesorar tcnicamente a los Regidores y Comisiones, garantizando una


correcta y adecuada accin administrativa, cuando lo requiera.

e)

Absolver consultas formuladas por la superioridad emitiendo opinin sobre


Proyectos, planes, casos especiales o pblicos de importancia para el
Gobierno Provincial de Chiclayo.

f)

Emitir opinin sobre asuntos tcnicos y administrativos que le formule el


Alcalde.

g)

Proyectar, revisar y opinar sobre proyectos de disposiciones municipales.

h)

Proyectar Resoluciones, Directivas, Convenios, Contratos, Actas y otros


documentos que se requieran.

i)

Participar en Comisiones especiales y/o reuniones que le encomiende el


Alcalde para la investigacin y elaboracin de propuestas.

j)

Revisar y estudiar documentos administrativos que se les remita y emitir


opinin al Titular del Pliego.

k)

Otras funciones que le asigne el Alcalde, de quien depende.

Requisitos Mnimos

Ttulo Profesional Universitario en profesin afn a las actividades de


Alcalda.

Cargo:

Amplia experiencia en actividades de asesoramiento tcnico


administrativo.
Amplios conocimientos de los sistemas administrativos y tcnicosoperacionales.
Conocimientos a nivel usuario en sistemas informticos e Internet.
Cursos de especializacin en las actividades propias de alcalda.
ASISTENTE ( Asistente Administrativo )

a)

Efectuar estudios o investigaciones sobre normas tcnicas.

b)

Ejecutar actividades especializadas de asistencia profesional.

c)

Analizar expedientes y formular o emitir informes.

d)

Apoyar al Asesor en comisiones y/o reuniones.

e)

Coordinar programas y ejecucin de actividades del rea.

f)

Proponer mejoras de procedimientos en normas tcnicas.

g)

Efectuar labores de evaluacin administrativa y proponer acciones de


mejoramiento.

h)

Otras funciones que le designe el Asesor de quien depende.

Requisitos Mnimos
Titulo universitario en Administracin o afines a labores de asesora.
Amplio conocimiento de las actividades que se desarrollan.
Capacitacin especializada en las actividades del rea.
Conocimientos en computacin a nivel usuario.

GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
(M.O.F.)
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

2006

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un


documento de carcter normativo y de gestin que tiene por finalidad disponer de un adecuado
ordenamiento de atribuciones, competencias y funciones de las Unidades Orgnicas integrantes
del Gobierno Provincial de Chiclayo, as como de cada uno de los cargos que la conforman y
est orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor
gestin administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.
El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 02-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032- GPCH,del 21 de
Diciembre 2004, que aprueba la Estructura Orgnica y Ordenanza Municipal N 001-2006GPCH, del 13 de Enero 2006, aprueba el Reglamento del Organizacin y Funciones y el CAP,
siendo el resultado de la colaboracin de Funcionarios y Trabajadores de la Corporacin,
obteniendo un documento de gestin que permite definir funciones y responsabilidades, a fin de
eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la
comunidad de Chiclayo.

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO


DE CONTROL INSTITUCIONAL

CONTRALORIA
GENERAL
DE LA REPUBLICA

ORGANO
DE
CONTROL INSTITUCIONAL

CONCEJO
MUNICIPAL

ALCALDIA

SECRETARIA

CONSERJE

AUDITORIA DE GESTION
FINANCIERA Y OPERATIVA

AUDITORIA DE OBRAS
Y SERVICIOS PUBLICOS

II.

BASE LEGAL.
-

Constitucin Poltica del Estado.


Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual
de Organizacin y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF
y CAP.

IV- Cuadro Orgnico de Cargos


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Total

Gerente
Auditor Operativo
Auditor Exmenes a Especiales
Auditor Financiero
Tcnico en Auditoria
Secretaria (Oficinista I)
Total

1
1
1
1
1
1
_______
6

V- DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
1.

Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Gobierno Provincial,
sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, y el
control externo por encargo de la Contralora General de la Repblica;

2.

Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control, aprobado por la Controlara


General, de acuerdo a las disposiciones emitidas para el efecto;

3.

Llevar a cabo auditorias a los estados financieros y presupuestarios del Gobierno


Provincial, as como a su gestin, de conformidad con las pautas sealadas por la
Contralora General;

4.

Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones del Gobierno
Provincial, que disponga la Contralora General as como las que sean requeridas por el
Alcalde. Cuando stas ltimas tengan carcter de no programadas, su realizacin ser
comunicada a la Contralora General de la Repblica;

5.

Efectuar investigaciones sobre denuncias, quejas que presentan los funcionarios,


servidores y ciudadanos sobre actos y operaciones del Gobierno Provincial, otorgndole
el trmite que corresponda a su mrito y documentacin sustentatoria respectiva.

6.

Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contralora General de


la Repblica, as como al Alcalde y Concejo Municipal.

7.

Efectuar el seguimiento y evaluacin de las medidas correctivas, observaciones


efectuadas por este rgano o la Contralora General de la Repblica, como resultado de
las acciones de control, comprobando su materializacin efectiva, conforme a los
trminos y plazos respectivos; Esta funcin comprende a los procesos judiciales y
administrativos derivados de las acciones de control.

8.

Actuar de oficio , cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios


razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Alcalde para
que adopte las medidas correctivas del caso.

9.

Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de ms alto nivel de la


entidad, con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procedimientos,
prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u
opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va el control posterior.

10.

Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la ejecucin de las
acciones de control en el mbito del Gobierno Provincial.

11. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna, aplicables a


sta, por parte de las unidades orgnicas y personal de las mismas.
12. Formular y proponer el Presupuesto Anual del rgano de Control Institucional para su
aprobacin correspondiente por el Gobierno Provincial.
13. Determinar arqueos sorpresivos de Caja e Inventarios.
14. Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la
Controlara General.
15. Otras funciones de su competencia asignadas por la Alcalda y las que establezca la
Contralora General de la Repblica
5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.
Cargo: Gerente
a)

Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad,


sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control,
y por encargo de la Contralora.

b)

Efectuar auditorias a los estados financieros y presupuestarios de la entidad,


as como a la gestin de la misma, de conformidad con las pautas que seale
la Contralora General.

c)

Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la


entidad, que disponga la Contralora General, as como las que sean
requeridas por el Alcalde y el Concejo Municipal.

d)

Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de ms alto


nivel de la entidad con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de
los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere
pre juzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va el
control posterior.

e)

Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contralora


General, as como al Alcalde.

f)

Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan


indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento,
informando al Alcalde para que adopte las medidas correctivas pertinentes.

g)

Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios,


servidores pblicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad,
otorgndole el trmite que corresponda a su mrito y documentacin
sustentatoria respectiva.

h)

Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la


Contralora General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas
para el efecto.

i)

Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, la


Contralora como resultado de las acciones y actividades de control,
comprobando su materializacin.

j)

Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la ejecucin


de las acciones de control en el mbito de la entidad y en otras acciones de
control externo.

k)

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna


aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta.

l)

Formular y proponer el presupuesto anual del rgano


institucional para su aprobacin correspondiente por la entidad.

m)

Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le


formula General.

n)

Elaborar el Plan Operativo de la Gerencia a su cargo y designar al


responsable coordinador ante la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
para que inserte en el sistema SIAM.

o)

Analizar y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y


cualquier modificacin coordinar con la GPP y Sub Gerencia de Logstica.

de

p)

Recepcionar, analizar, y evaluar la informacin que emita el coordinador del


Sistema SIAF, sobre los gastos corrientes e inversiones en la ejecucin
presupuestal

q)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no haya sido
consignado.

r)

Otras funciones que establezca la Contralora.

REQUISITOS MINIMOS

Contar con Ttulo Profesional, Colegiatura y Habilitacin en el Colegio


Profesional respectivo.
Experiencia comprobable no menor de tres (03) aos en el ejercicio de
control gubernamental o en la auditoria privada, o en funciones
gerenciales en la administracin pblica o privada.
Ausencia de antecedentes penales y judiciales, de sanciones de cese,
destitucin o despido, por falta administrativa disciplinaria o proceso de
determinacin de responsabilidades, as como no tener proceso judicial
pendiente con la entidad por razones funcionales con carcter
preexistente a su postulacin, ni haber sido separado definitivamente del
cargo de Jefe del OCI por la Contralora General , debido al desempeo
negligente o insuficiente del ejercicio de la funcin de control
(Declaracin Jurada.
No tener vnculo de parentesco dentro del cuarto grado de
consanguinidad y segundo de afinidad con funcionarios y directivos de
la entidad, aun cuando stos hayan cesado en sus funciones en los
ltimos dos aos; as como, no haber desempeado en la entidad, durante
los dos aos anteriores, actividades de gestin en funciones ejecutivas o
de asesora (Declaracin Jurada).
Capacitacin, acreditada por la Escuela Nacional de Control de la
Contralora General, o por cualquier otra institucin de nivel superior,
Colegio Profesional o universitario, en temas vinculados con el control
gubernamental o la administracin pblica o compromiso de capacitacin
en dichos temas.

Cargo: Auditor Operativo


a)

Planificar y coordinar la ejecucin de acciones de control a los


actos
Operativos de la entidad, que disponga la Gerencia del rgano de Control
Institucional - OCI.

b)

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, las Normas Tcnicas


de Control Interno y normativas internas aplicables a la entidad, por parte de
las unidades orgnicas y personal de sta.

c)

Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, segn las Normas


de Auditoria Gubernamental.

d)

Realizar las actividades de control inherentes al rgano de Control


Institucional programadas y no programadas.

e)

Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad,


como resultado de las acciones y actividades de control.

f)

Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le


formule el Gerente de la OCI.

g)

Otras funciones que le encargue la Gerencia de la OCI.

REQUISITOS MINIMOS

Contar con Ttulo Profesional de Contador Pblico.


Experiencia en el ejercicio del control gubernamental.
Capacitacin y cursos de especializacin para el rea.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos

Cargo: Auditor Exmenes Especiales


a)

Planificar y coordinar la ejecucin de acciones de control sobre las Obras,


Servicios Pblicos y otros de la entidad., que disponga la Gerencia del
rgano de Control Institucional OCI.

b)

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna


aplicables a la entidad, en la ejecucin de Obras y Servicios por Contrata,
Encargo y Administracin Directa.

c)

Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, segn las Normas


de Auditoria Gubernamental.

d)

Realizar las actividades de control inherentes al rgano de Control


Institucional programadas y no programadas.

e)

Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad,


como resultado de las acciones y actividades de control.

f)

Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le


formula el Gerente del OCI.

g)

Otras funciones que le encargue la Gerencia del OCI.

REQUISITOS MINIMOS

Contar con Ttulo Profesional de Ingeniero Civil.


Experiencia en el ejercicio del control gubernamental.
Capacitacin especializada para el rea.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos.

Cargo: Auditor Financiero


a)

Planificar y coordinar la ejecucin de acciones de control a los actos de


Gestin Financiera de la entidad, que disponga la Gerencia del rgano de
Control Institucional - OCI.

b)

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, las Normas Tcnicas


de Control Interno y normativas internas aplicables a la entidad, por parte de
las unidades orgnicas y personal de sta.

c)

Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, segn las Normas


de Auditoria Gubernamental.

d)

Realizar las actividades de control inherentes al rgano de Control


Institucional programadas y no programadas.

e)

Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad,


como resultado de las acciones y actividades de control.

f)

Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le


formule el Gerente de la OCI.

g)

Otras funciones que le encargue la Gerencia de la OCI.

Requisitos Mnimos

Contar con Ttulo Profesional de Contador Pblico y / o Economista.


Experiencia en el ejercicio del control gubernamental.
Capacitacin especializada para el rea.

Cargo: Tcnico en Auditoria.


a)

Colaborar en la planificacin de los programas de trabajo del rgano de


control institucional.

b)

Participar en las acciones de control que disponga la Gerencia.

c)

Apoyar en la prctica de acciones inopinadas en las diferentes reas de la


entidad.

d)

Apoyar en el seguimiento de medidas correctivas ordenadas por la Gerencia


de acuerdo al Plan Anual de Control.

e)

Apoyar en la formulacin de los informes y exmenes especiales de acuerdo


a las directivas que emanan de la Contralora General de la Repblica.

f)

Entregar el pliego de hallazgos a los rindentes en forma directa,


notificacin o publicacin.

con

g)

Llevar a cabo procedimientos de auditoria en las diferentes fases de una


accin de control.

h)

Otras que le asigne el Gerente del rgano de Control..

Requisitos Mnimos

Estudios tcnicos en contabilidad.


Experiencia en labores de contabilidad , auditoria y actividades
desarrollan en el rea.
Capacitacin acreditada en temas vinculados con el control
Gubernamental o la administracin pblica.

que se

Cargo: Secretaria (Oficinista I)


a)

Recibir, revisar y preparar la documentacin de la Gerencia.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Distribuir la documentacin a las respectivas reas del OCI y a otras reas de


la entidad.

d)

Digitar la documentacin en base a instrucciones especficas del Gerente del


OCI.

e)

Llevar el control y archivo de toda la documentacin recibida y emitida de la


Gerencia.

f)

Llevar el control y archivo de los dispositivos legales


municipales.

g)

Preparar el cuadro de necesidades de la Gerencia.

h)

Las dems funciones que le asigne el Gerente del OCI.

Requisitos Mnimos:

Ttulo de secretariado ejecutivo.


Experiencia en labores de secretariado.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos.

y disposiciones

GOBIERNO PROVINCIAL DE
CHICLAYO
A CIUDAD DE CHICLA Y
EROIC
O
H

MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES
PROCURADURIA PBLICA MUNICIPAL

2006

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un


documento de carcter normativo y de gestin que tiene por finalidad disponer de un adecuado
ordenamiento de atribuciones, competencias y funciones de las Unidades Orgnicas integrantes
del Gobierno Provincial de Chiclayo, as como de cada uno de los cargos que la conforman y
est orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor
gestin administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.
El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 02-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032- GPCH, que aprueba la
Estructura Orgnica y Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH, aprueba el Reglamento del
Organizacin y Funciones y el CAP, siendo el resultado de la colaboracin de funcionarios y
trabajadores de la Corporacin, obteniendo un documento de gestin que permite definir
funciones y responsabilidades, a fin

de eliminar la duplicidad de competencias y tareas,

destinado a brindar un mejor servicio a la comunidad de Chiclayo.

Chiclayo, Marzo 2006.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA PROCURADURIA


PUBLICA MUNICIPAL

ALCALDIA

PROCURADURIA
P UB L I CA
MUNICIPAL

CONCEJO DE DEFENSA
JUDICIAL DEL ESTADO

SECRETARIA

AREA DE PROCESOS
CIVILES Y PENALES

AREA DE PROCESOS
LABORALES

3. PROCURADURIA PBLICA MUNICIPAL


FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
1.

Representar y Defender al Gobierno Provincial de Chiclayo, al Alcalde y


funcionarios, en todo procedimiento judicial en que sea parte aquel, como
demandado o demandante, denunciante o denunciado o como tercero civilmente
responsable, en la administracin de justicia civil, penal, administrativa, laboral,
constitucional, contencioso-administrativo, etc. Sin reserva ni limitacin alguna;

2.

Denunciar, demandar, ampliar demandas o denuncias, modificarlas, reconvenir y


contestar demandas y denuncias, desistirse de denuncias y demandas, transar
judicial o extrajudicialmente, someter a arbitraje o conciliar judicial o
extrajudicialmente, solicitar medidas cautelares civiles o penales en beneficio del
Gobierno Provincial de Chiclayo;

3.

Representar al Gobierno Provincial de Chiclayo y sus funcionarios en todas las


instancias judiciales de nuestro pas, sean Juzgados de Primera Instancia, Cortes
Superiores, Corte Suprema de la Repblica, Tribunal Constitucional, Tribunal
Fiscal y los que fuere necesario;

4.

Formular y contestar excepciones y defensas previas;

5.

Prestar declaraciones de parte, ofrecer medios probatorios;

6.

Plantear toda clase de medios impugnativos como los de tacha, oposicin y nulidad
de actos procesales o del proceso y los recursos de reposicin, apelacin, casacin y
queja;

7.

Solicitar medios cautelares en cualquiera de las formas previstas legalmente;

8.

Solicitar la interrupcin, suspensin y conclusin de los procesos que hubieren;

9.

Solicitar la aclaracin, correccin


abandono de procesos;

10.

Realizar consignaciones judiciales, retirar y cobrar las que se efectan a nombre del
Gobierno Provincial de Chiclayo;

11.

Coordinar con el Consejo de Defensa Judicial y elaborar anteproyectos de normas


para la defensa de los intereses del Gobierno Provincial de Chiclayo .

Cuadro Orgnico de Cargos

y consulta de Resoluciones Judiciales y

Total

1. Procurador
2. Procurador Adjunto
3. Secretaria II
Total

1
1
1
______
3

Cargo: PROCURADOR
a)

Planificar, aprobar, dirigir, coordinar, supervisar, ejecutar y evaluar


actividades de la Procuradura Municipal.

b)

Ejercitar en los juicios, todas las acciones y recursos legales que sean
necesarios en defensa de los derechos e intereses del GPCH y representantes.

c)

Iniciar e impulsar bajo responsabilidad procesos judiciales que disponga el


Alcalde, el Concejo Municipal el rgano de Control Institucional contra
funcionarios, servidores o terceros, respecto a los cuales haya encontrado
responsabilidad civil o penal.

d)

Delegar la representacin de la entidad, cuando fuese necesario, en cualquiera


de los abogados que conforman el Pool de Abogados asignados a la
Procuradura.

e)

Establecer polticas y procedimientos de control que aseguren el


funcionamiento eficiente de la Procuradura Municipal.

f)

Efectuar todo acto procesal jurdico ante el Poder Judicial Ministerio Pblico,
Defensora del Pueblo, Ministerio de Trabajo y otros afines, defendiendo los
intereses del Gobierno Provincial de Chiclayo.

g)

Informar al Alcalde y Concejo Municipal sobre la situacin de los procesos a


su cargo, independientemente del informe global anual.

h)

Remitir anualmente al Consejo de Defensa Judicial del Estado, la Memoria


Anual de Gestin, hasta antes del 3l de Marzo del Ao siguiente de Fenecido
el Ejercicio.

i)

Participar en la Sesiones del Consejo de Defensa Judicial del Estado cuando


sea convocado.

j)

Solicitar al Consejo de Defensa Judicial de Estado la absolucin de consultas


de asuntos o juicios a su cargo, as como el asesoramiento, apoyo tcnico
profesional y la capacitacin necesaria para el ejercicio de sus funciones.

k)

Comunicar de forma inmediata, al Alcalde y la Concejo Municipal de las


Sentencias ejecutoriadas y/o consentidas desfavorables a la Municipalidad y
en su oportunidad a los rganos administrativos correspondientes para la
previsin presupuestal o acciones pertinentes.

l)

Formular Anualmente su Memoria de Gestin.

m)

Las dems que le asignen el Alcalde y el Concejo Municipal que le sean de


su competencia.

REQUISITOS MINIMOS

Ttulo Profesional de Abogado y Colegiado.

Haber ejercido la Abogaca como mnimo 15 aos.


Amplia experiencia en actividades tcnico legales.
Experiencia en conduccin de personal.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informaticos
No estar incurso en las prohibiciones incompatibilidades establecidas en
el D.S. N 0l9-2002-PCM.

Cargo: PROCURADOR ADJUNTO


c)

Defender los Asuntos del GPCH, previa delegacin hecha por el Procurador.

d)

Ejercitar en juicio, todos los recursos legales necesarios para la defensa del
GPCH.

e)

Complementar las funciones del Procurador y concurrir a las dependencias o


reparticiones del Sector pblico para solicitar informes y antecedentes que
sean necesarios para su funcin.

f)

Elaborar con suma diligencia los escritos de contestacin de la demanda, ya


sea en materia civil, laboral, contenciosa, administrativa y procesal
constitucional y/o denuncias ante la autoridad policial, Ministerio Pblico,
etc.

g)

Rendir informe mensual y cuando el Procurador lo solicite de las actividades


realizadas en ejercicio de la representacin por delegacin, suministrando
datos a cerca del estado de los procesos a su cargo, formulando sugerencias
para el mejor desenvolvimiento y desarrollo de la defensa judicial del GPCH.

h)

Las dems funciones que le asigne el Procurador Pblico Municipal.

REQUISITOS MINIMOS:
Titulo profesional de abogado Colegiado.
Capacitacin especializada acreditada en el rea
Experiencia en actividades tcnico legales, mnimo 5 aos.
Conocimiento a nivel usuario de sistemas informaticos.

Cargo : SECRETARIA II
a).
b).
c)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.


Atender las llamadas telefnicas y concertar citas Organizar y coordinar las
audiencias, atenciones, reuniones y certmenes.
Preparar la agenda del Procurador con la documentacin respectiva.

d)

Intervenir con criterio propio en la redaccin de documentos


de acuerdo a indicaciones de su superior.

administrativos

e)

Proponer, orientar o ejecutar la aplicacin de normas tcnicas sobre


documentario y archivo.

f)

Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando


peridicamente los informes respectivos.

g)

Administrar la documentacin clasificada y prestar apoyo.

h)

Supervisar la labor del oficinista asignado en apoyo.

i)
j)

trmite

Organizar y coordinar las Audiencias, atenciones, reuniones y certmenes.


Otras funciones que le asigne el Procurador Pblico Municipal.

REQUISITOS MINIMOS
l)Titulo de Secretario Ejecutiva.
m)
Experiencia en labores de secretariado, mnimo 2 aos.
a)
Capacitacin en computacin, manejo de programas informticos
b)
Conocimientos administrativos y de gestiones en el area
Cargo: ABOGADO
a)

Ejercer la defensa de la Municipalidad por delegacin de representacin del


Procurador Municipal.

b)

Elaborar denuncias, demandas, contestaciones y otros escritos relacionados


con la defensa judicial de la Municipalidad.

c)

Informar oralmente en las respectivas audiencias pblicas.

d)

Emitir opiniones tcnicas legales en asuntos de su competencia.

e)

Realizar el seguimiento de los procesos judiciales, informando


quincenalmente y por escrito al Procurador Municipal, el estado de cada uno
de los procesos a su cargo.

f)

Informar de aquellas Resoluciones Judiciales que signifiquen perjuicios


patrimoniales para la Municipalidad.

g)

Otras funciones que el Procurador Municipal le asigne.

REQUISITOS MINIMOS

Ttulo Profesional de Abogado y Colegiado.


Haber ejercido la Abogaca como mnimo tres (03) aos.
No estar incurso en los impedimentos de Ley.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos

OBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
(M.O.F.)

SUB GERENCIA SECRETARIA GENERAL

2006

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carcter


normativo y de gestin que tiene por finalidad complementar la estructura orgnica y funcional
del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgnicas, proporcionando al
personal la informacin bsica acerca de sus funciones y responsabilidades y est orientado al
cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a

lograr una mejor gestin

administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.


El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 002-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la
Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH que aprueba

el

Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal


(CAP), obteniendo un documento de gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias
y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la poblacin de Chiclayo

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SUB GERENCIA


DE SECRETARIA GENERAL

ALCALDIA

SUB GERENCIA
SECRETARIA GENERAL

APOYO

CONCEJO
MUNICIPAL

TECNICO

SECRETARIA

CONSERJE

AREA DE TRMITE
DOCUMENTARIO

EQUIPO
DIGITACION

EQUIPO
NOTIFICACIONES

EQUIPO
REGISTRO Y
ARCHIVO GENERAL

III-

BASE LEGAL.
Constitucin Poltica del Estado.
Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual
de Organizacin y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF
y CAP.

IV.- Cuadro Orgnico de Cargos

Total

Sub Gerente
Tcnico (Administrativo III)
Secretaria I
Conserje

1
1
2
3
____
Total

V- DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
1.

Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades necesarias en relacin a las


Sesiones del Concejo Municipal;

2.

Proyectar y/o dar forma final a las Ordenanzas, Edictos, Decretos y Resoluciones
Municipales; as como encargarse de su distribucin y notificacin una vez aprobadas, y
su respectiva publicacin en coordinacin con la Gerencia de Relaciones Pblicas e
Imagen Institucional;

3.

Prestar apoyo administrativo para la realizacin de las Sesiones de Concejo;

4.

Registrar los Acuerdos y dar trmite a los mismos;

5.

Citar a los Regidores y Funcionarios a las Sesiones de Consejo, as como a las reuniones
que disponga el Alcalde y preparar la Agenda;

6.

Transcribir los Acuerdos de Concejo Municipal para su cumplimiento;

7.

Recibir, revisar y tramitar los expedientes que deben ser autorizados por Alcalda;

8.

Organizar, coordinar y controlar la Administracin Documentaria del Gobierno


Provincial de Chiclayo;

9.

Proyectar disposiciones, expedir y transcribir los certificados y constancias comunes para


su firma por el Alcalde;

10. Viabilizar las acciones de transparencia y acceso a la informacin pblica a travs del
Portal de Transparencia en Internet.
11. Controlar las acciones del Sistema de trmite documentario del Gobierno Provincial de
Chiclayo;
12. Formular proyectos de automatizacin del sistema del trmite documentario;
13. Organizar el archivo municipal de acuerdo a la normatividad del Sistema Nacional de
Archivos;
14. Custodiar todos los instrumentos pblicos a su cargo;
15. Otras funciones de su competencia, que le asigne el Alcalde.

5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.


Cargo:
a)

SUB GERENTE
Planear, ejecutar y evaluar las actividades de su rea.

b)

Coordinar con las entidades pblicas y privadas en asuntos de su


competencia.

c)

Supervisar y coordinar la aplicacin de los Procesos Tcnicos de su


competencia.

d)

Coordinar y conducir la elaboracin y/o reforma de normas, procedimientos,


reglamento, directivas y otros relacionados con Secretara.

e)

Supervisar el trmite documentario verificando el cumplimiento del TUPA y


la Ley del Procedimiento Administrativo General.

f)

Asesorar y absolver consultas tcnico - administrativa sobre la normatividad


de la oficina.

g)

Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades necesarias en relacin


a las Sesiones del Concejo Municipal, confeccionando la agenda y citando a
los Regidores para cada Sesin de Concejo.

h)

Preparar y entregar la documentacin necesaria a los Regidores que ser


materia de debate en cada Sesin.

i)

Transcribir y redactar las Actas de las Sesiones de Concejo.

j)

Llevar el Libro de Actas de Sesiones de Concejo legalizado conforme a Ley y


mantenerlo actualizado.

k)

Suscribir las Resoluciones de Concejo, Resoluciones de Alcalda,


Ordenanzas, Acuerdos y Edictos de la Municipalidad.

l)

Disponer la publicacin de Edictos, Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones


del Concejo Municipal y de la Alcalda.

m)

Emitir Informes Tcnicos cuando lo requiera la Alcalda y/o el Concejo


Municipal.

n)

Legalizar documentos oficiales del Gobierno Provincial de Chiclayo.

o)

Brindar y coordinar el acceso de informacin a la Pgina Web y en otros


medios, en concordancia con la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica.

p)

Representar al Gobierno Provincial de Chiclayo en reuniones y comisiones


que le asignen.

q)

Certificar documentos que soliciten los rganos internos del Gobierno


Provincial de Chiclayo y/o el pblico en general, en concordancia con la Ley
de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica.

r)

Organizar y supervisar el archivo central del Gobierno Provincial de


Chiclayo.

s)

Atender al pblico en sus solicitudes y en atencin a sus expedientes.

t)

Distribuir la documentacin que emane del Consejo Municipal y/o Alcalda


con destino a entidades del sector pblico o privado.

u)

Revisar la documentacin emitida para la firma del Alcalde.

v)

Elaborar su Plan Operativo Institucional, y designar un responsable


coordinador ante la Gerencia de Planeamiento y presupuesto para insertar en
el Sistema SIAM.

w)

Analizar y controlar sus requerimientos a travs del Sistema SIAM y


coordinar con el Gerente de planeamiento y Presupuesto as como con el Sub
Gerente de Logstica para cualquier modificacin su POI.

x)

Recepcionar, analizar, y evaluar la informacin emitida por el responsable


del SIAF sobre su Presupuesto.

y)

Solicitar a travs del Sistema SIAM, todo reporte que no haya sido
consignado.

z)

Las dems funciones que le asigne el Concejo Municipal y/o el Alcalde.

Requisitos Mnimos

Ttulo Profesional que incluya estudios relacionados con la especialidad y


habilitacin del Colegio Profesional respectivo..
Amplio conocimiento de la normatividad publica vigente.
Experiencia en conduccin de personal.
Capacitacin especializada en el rea.

Cargo: TCNICO ADMINISTRATIVO


a) Recepcin, clasificacin, registro, distribucin y archivo de documentos
tcnicos.
b) Estudiar y participar en la elaboracin de proyectos de normas y Ordenanzas.
c) Ejecutar y verificar la actualizacin de registros, fichas u
tcnicos de Secretara General.

documentos

d) Estudiar expedientes tcnicos y emitir informes preliminares.


e) Absolver consultas de carcter tcnico-legal del rea de su competencia.
f)

Apoyar las acciones de comunicacin e informacin.

g)

Las dems funciones que el asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos.

Estudios Universitarios no concluidos en Derecho.


Experiencia en labores de apoyo secretarial.
Capacitacin tcnica en manejo de computadoras.
Conocimientos de normatividad legal vigente.

Cargo: SECRETARIA I
a) Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.
b) Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.
c) Llevar un Directorio de Autoridades e Instituciones Pblicas y

Privadas.

d) Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.


y orientar al pblico usuario sobres gestiones y situacin de

Atender
expedientes.

e)

Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales.

f) Coordinar reuniones y concertar citas segn Agenda.


g) Llevar el archivo de documentacin
h) Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo
transferencia al archivo pasivo.

la eliminacin o

i) Coordinar el requerimiento y distribucin de materiales de oficina.


j)

Las dems que le asigne el Sub Gerente

Requisitos Mnimos:

Ttulo de Secretaria Ejecutiva


Experiencia en labores varias de oficina
Experiencia en manejo de computadora.
Buen trato al pblico usuario.

Cargo: CONSERJE
a)

Conservar en buen estado de limpieza y orden los diferentes ambientes de la


Oficina.

b)

Distribuir la documentacin de la oficina a las distintas dependencias del


Municipio y a Instituciones externas.

c)

Cumplir con actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la


oficina.

d)

Apoyar a las oficinas de las diversas reas de la Municipalidad, cuando lo


necesiten.

f)

Las dems funciones que le asigne el Secretario General.


Requisitos Mnimos.

Estudios secundarios concluidos


Experiencia en labores de conserjera.

1- COORDINACION DE TRMITE DOCUMENTARIO.


Total

II- Cuadro Orgnico de Cargos


1. Coordinador (Tcnico Administrativo II)
2. Secretaria III
3. Auxiliar de Oficina II

1
1
3
_________
Total

III- DESCRIPCION DE FUNCIONES.


3.1- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO
Cargo: COORDINADOR
a)

Conducir, desarrollar y optimizar el flujo de documentacin.

b)

Supervisar el trmite documentario de los procedimientos administrativos en


base al Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) del Gobierno
Provincial de Chiclayo.

c)

Dirigir y controlar las actividades de recepcin, clasificacin, registro y


distribucin de documentos en la Sede central y sucursales de trmite
documentario, as como la distribucin de documentos hacia el exterior, de
acuerdo a la Ley General de Procedimientos Administrativos.

d)

Supervisar la aplicacin de procedimientos que permitan efectuar el


seguimiento de documentacin..

e)

Supervisar y controlar el Archivo General del GPCH.

g)

Visar expedientes, solicitudes, transcripciones, notificaciones y otros


documentos antes de su distribucin.

h)

Coordinar con los Gerentes donde funcionan Sucursales de trmite


documentario sobre las actividades que ejecutan los responsables.

i)

Atender al pblico para absolver consultas y supervisar las actividades de


trmite documentario en la periferia.

j)

Participar en comisiones de trabajo que le asignen.

k)
l)

Proponer procedimientos para la seguridad del Archivo Central del Gobierno


Provincial de Chiclayo.
Emitir informes de las labores efectuadas y otros.

m)

Las dems funciones que le asigne el Secretario General.

Requisitos Mnimos

Instruccin secundaria completa.


Capacitacin tcnica en archivo.
Amplia experiencia en labores de archivo
Experiencia en conduccin de personal

Cargo: SECRETARIA II
a)

Participar en la atencin y registro de la documentacin que ingresa a la


Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas.

c)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

d)

Redactar documentacin de acuerdo a instrucciones generales.

e)

Tomar dictado y mecanografiar documentos varios.

f)

Coordinar reuniones y concertar citas segn agenda.

g)

Llevar el archivo de documentacin.

h)

Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo eliminacin o


Transferencia al archivo pasivo.

i)

Coordinar el requerimiento y distribucin de materiales de oficina.

j)

Las dems funciones que le asigne el Coordinador.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretara Ejecutiva


Experiencia en labores varias de Oficina
Conocimientos de computacin.
Buen trato al publico usuario.

Cargo: AUXILIAR DE OFICINA II


a)

Realizar notificaciones en lo relacionado a aprobacin de


Acuerdos, Ordenanzas, Resoluciones y otros documentos.

b)

Analizar y clasificar informacin, asi como apoyar la ejecucin de procesos


tcnicos del sistema administrativo de la Secretara General.

b)

Llevar un Registro por fechas y nmero de los documentos


distribuidos

c)

Foliar Expedientes Terminados para su Archivo.

c)

Pre clasificar y archivar documentacin variada segn sistemas


establecidos.

d)

Mantener actualizados los registros ,fichas y documentacin del sistema


administrativo, asi como los servicios de seguridad de los archivos.

e)

Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el Archivo y


absolver consultas.

g)

Las dems que le asigne el jefe de la Coordinacin.

Requisitos Mnimos.

Instruccin Secundaria Completa.


Experiencia en Archivo.

Cargo: AUXILIAR MESA DE PARTES. (AUX. OFICINA I)


a)

Recepcionar y registrar los documentos que ingresan a la Municipalidad,


verificando la conformidad de los requisitos establecidos en el TUPA o de
acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General.

b)

Llevar un Registro por fechas y nmero de los documentos


distribuidos.

c)

Orientar y atender a los administrados sobre los requisitos necesarios para los
diversos servicios administrativos que ofrece la institucin.

d)

Llevar registro computarizado del ingreso de expedientes y el destino de los


mismos para la informacin al contribuyente.

e)

Realizar el seguimiento de la documentacin pendiente de atencin.

f)

Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el archivo y


absolver consultas.

g)

Las dems que le asigne el jefe de la Coordinacin.

Requisitos Mnimos.

Instruccin Secundaria Completa.


Experiencia en Archivo.

GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACION
Y FUNCIONES
(M.O.F.)

GERENCIA DE RELACIONES PBLICAS


E IMAGEN INSTITUCIONAL

2006

I .

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carcter


normativo y de gestin que tiene por finalidad complementar la estructura orgnica y funcional
del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgnicas, proporcionando al
personal la informacin bsica acerca de sus funciones y responsabilidades y est orientado al
cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a

lograr una mejor gestin

administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.


El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 002-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la
Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH que aprueba

el

Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal


(CAP), obteniendo un documento de gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias
y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la poblacin de Chiclayo

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GERENCIA


DE RELACIONES PBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL

ALCALDIA

GERENCIA DE
RELACIONES PBLICAS E
IMAGEN INSTITUCIONAL

GERENCIA GENERAL
MUNICIPAL

Secretaria

EQUIPO DE COMUNICACIONES
Y PROTOCOLO

III- BASE LEGAL.

EQUIPO DE PERIODISMO

Constitucin Poltica del Estado.


Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual
de Organizacin y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF
y CAP.

GERENCIA DE RELACIONES PBLICAS E IMAGENINSTITUCIONAL


IV- Cuadro Orgnico de Cargos
a)
b)
c)
4.

Total

Gerente
Auxiliar en Comunicaciones
Secretaria I
Conserje
Total

1
3
1
1
________
6

V- DESCRIPCIN DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
1.

Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades de Relaciones Pblicas,


comunicaciones e Imagen Institucional del Gobierno Provincial de Chiclayo;

2.

Mantener estrecha relacin y coordinacin con los diversos sectores de la actividad


pblica y privada, con los organismos y representaciones diplomticas, con las
organizaciones de la poblacin, municipalidades, etc.

3.

Coordinar y realizar eventos y campaas vinculadas a las actividades del Gobierno


Provincial de Chiclayo, Concejo Municipal, Alcalde y dependencias orgnicas;

4.

Elaborar Directorios, folletos y boletines de divulgacin de actividades;

5.

Establecer y mantener relaciones permanentes con los medios de comunicacin con


la finalidad de informar de manera regular y oportuna a la comunidad sobre la
gestin municipal;

6.

Mantener actualizado un archivo histrico de las noticias periodsticas relacionadas


al Gobierno Provincial, asimismo organizar la videoteca;

7.

Conducir las ceremonias que presida el Alcalde y conservar el protocolo y las


rdenes de presentacin;

8.

Preparar el proyecto de Memoria Anual de la institucin para su aprobacin por el


Concejo Municipal , as como su distribucin;

9.

Coordinar las actividades de comunicaciones e imagen Institucional del Gobierno


Provincial de Chiclayo;

10. Publicar las Ordenanzas, Acuerdos Municipales y otras disposiciones de inters


pblico de acuerdo a ley u ordenadas por el concejo y la Alta Direccin ;
11. Preparar el material documental que ha de difundirse a travs de la pgina Web
GPCH;
12. Otras funciones de su competencia y las que le asigne el Alcalde.

5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.


Cargo: GERENTE.
a)

Programar, coordinar y supervisar las actividades de comunicacin,


informacin y divulgacin en beneficio de la imagen institucional.

b)

Mantener buenas relaciones con los medios de comunicacin social a fin de


facilitar la informacin a la ciudadana sobre los diversos aspectos de la
gestin municipal.

c)

Representar por delegacin del Alcalde ante organismos pblicos o privados.

d)

Coordinar con las diferentes dependencias municipales a fin de recopilar


informacin sobre las actividades que realizan en beneficio de la comunidad y
de la atencin que se brinda.

e)

Mantener informado al Alcalde sobre las diversas opiniones que se vierten en


los medios sobre aspectos de la gestin municipal, proponiendo si fuera el
caso, acciones en beneficio de la imagen institucional.

f)

Informar al Alcalde sobre actividades o eventos en la localidad que puedan


ser de inters para la institucin.

g)

Conducir la edicin de boletines, folletos, revistas, contenidos de spots


publicitarios y otros medios de divulgacin, sobre la gestin municipal.

h)

Supervisar el archivo histrico de peridicos y revistas y audio visual, cuyos


contenidos se refieran a la gestin municipal o de inters para el desarrollo de
la provincia y de bienestar para la comunidad.

i)

Conducir, coordinar y/o dirigir ceremonias que preside el Alcalde.

j)

Coordinar los eventos y actividades que realicen otras instituciones y a los


cuales asistir o participar el Alcalde en representacin del Gobierno
Provincial de Chiclayo.

k)

Mantener actualizada el registro histrico de las actividades realizadas por el


Gobierno Provincial de Chiclayo.

l)

Recopilar la informacin que pueda ser transmitida al pblico a travs de la


pgina Web del Gobierno Provincial.

m)

Coordinar y revisar las notas de prensa o comunicados, a remitirse a los


medios de comunicacin.

n)

Elaborar el Plan Operativo de su rea y designar al coordinador responsable


ante la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para que lo inserte en el
Sistema SIAM.

o)

Analizar, y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y


cualquier modificacin coordinar con la GPP y con la Sub Gerencia de
Logstica, segn sea el caso.

p)

Recepcionar, analizar y evaluar la informacin que emita el responsable del


SIAF, sobre gastos corrientes e inversiones en la ejecucin Presupuestal.

q)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no se haya consignado.

r)

Otras de su competencia y las que le asigne el Alcalde, de quien depende.

Requisitos Mnimos
n) Ttulo universitario en Ciencias de la Comunicacin o carreras
relacionadas con la especialidad.
c) Amplia experiencia en labores de periodismo.
d) Conocimientos del entorno Windows : Word, diseo grafico,
presentaciones en multimedia.
i) Excelente trato al pblico
Cargo: AUXILIAR EN COMUNICACIONES.
1.

Recibir y atender comisiones o delegaciones que visitan la sede del GPCH.

2.

Preparar y conducir las acciones de protocolo en las ceremonias organizadas


por el GPCH.

3.

Coordinar por delegacin, la participacin o asistencia del Alcalde


ceremonias o eventos organizados por otras instituciones.

4.

Mantener permanente comunicacin con los medios de comunicacin


asegurando la divulgacin de las acciones o actividades de la gestin
municipal.

5.

Coordinar con las dependencias del GPCH a fin de divulgar las actividades
que realizan para conocimiento o inters de determinados sectores de la
comunidad.

6.

Monitorear filmaciones, ediciones, spot para radio y televisin, etc.

7.

Mantener al da el archivo audio - visual de la Sub Gerencia.

8.

Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Superiores de Comunicacin o Relaciones Pblicas.


Capacitacin en la especialidad.
Experiencia en labores de comunicacin.

Cargo: SECRETARIA I
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales.

c)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

d)

Atender y orientar al Pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

e)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Sub Gerente.

f)

Llevar el archivo de la documentacin de la Oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

g)

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente.


Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.

Experiencia en labores de oficina.


Experiencia en Computacin.
Excelente trato al Pblico Usuario.

Cargo: Conserje.
a)

Conservar en buen estado de limpieza los diferentes ambientes


de la Oficina.

b) Distribuir la documentacin de la oficina a las dependencias del Municipio y a


Instituciones externas.
c)

Cumplir con actividades de servicio cuando lo requiera el


personal de la Oficina.

d)

Apoyar a otras reas del Municipio cuando lo necesiten.

e)

Las dems que le asigne el Gerente.

REQUISITOS MNIMOS

Estudios Secundarios.
Experiencia en labores de Conserjera
Conocimientos bsicos de electrnica y audio

GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES
(M.O.F.)

GERENCIA

2006

GENERAL

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carcter


normativo y de gestin que tiene por finalidad complementar la estructura orgnica y funcional
del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgnicas, proporcionando al
personal la informacin bsica acerca de sus funciones y responsabilidades y est orientado al
cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a

lograr una mejor gestin

administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.


El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 002-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la
Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH que aprueba

el

Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal


(CAP), obteniendo un documento de gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias
y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la poblacin de Chiclayo

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA


GERENCIA GENERAL MUNICIPAL

ALCALDIA

GERENCIA GENERAL
MUNICIPAL

ASESOR

Secretaria

Conserje

ORGANOS
DE
LINEA

IV-

BASE LEGAL.
Constitucin Poltica del Estado.
Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual
de Organizacin y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF
y CAP

GERENCIA GENERAL MUNICIPAL.


IV -Cuadro Orgnico de Cargos

Total

1. Gerente General
2. Asesor Tcnico I
3. Secretaria III
4. Auxiliar de Oficina II

1
1
1
1
_________
TOTAL

V- DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
1.

Proponer el Plan Integral de Desarrollo Sostenible Local y el Programa de


Inversiones para ser concertados con la Sociedad Civil;

2.

Ejecutar el seguimiento y cumplimiento de los Acuerdos y Ordenanzas del


Concejo Municipal;

3.

Dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento de los objetivos generales


contenidos en el Plan Operativo y Plan Estratgico Institucional;

4.

Responsable por el cumplimiento de todas las directivas vigentes;

5.

Implementar las recomendaciones efectuadas como resultado de las acciones de


control, practicadas por la Contralora General de la Repblica, el rgano de

Control Institucional y Sociedades de Auditoria Externa designados por la


Contralora;
6.

Planear, organizar, dirigir, controlar y supervisar las actividades administrativas


de la Municipalidad y la prestacin de los servicios pblicos locales a la
comunidad para el cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Plan
Estratgico Municipal y dems documentos de gestin;

7.

Formular y presentar al Alcalde los Planes y Programas Municipales, para su


ejecucin;

8.

Identificar los recursos existentes en la jurisdiccin de la provincia de Chiclayo, a


fin de establecer potencialidades y promocionar el desarrollo de actividades
productivas, tursticas, y el desarrollo de la mediana y microempresa.

9.

Dirigir y ejecutar los planes, programas y proyectos de desarrollo local;

10.

Controlar y evaluar la gestin administrativa, financiera y econmica de la


Municipalidad mediante el anlisis de los Estados Financieros y el seguimiento de
los planes municipales, disponiendo las correspondientes medidas correctivas;

11.

Presentar a la Alcalda el Presupuesto Anual Municipal, la Cuenta General del


ejercicio anterior y la Memoria Anual del Gobierno Provincial de Chiclayo;

12.

Participar por delegacin en las adquisiciones de bienes y prestacin de servicios


no personales y controlar sus modalidades por Adjudicacin Directa, Concurso
Pblico y otras establecidas por ley;

13.

Controlar y proponer la mejor recaudacin de los ingresos municipales, as como


vigilar el destino de los fondos presupuestales en conformidad de las normas
legales vigentes;

14.

Convocar a reuniones de Gerentes y Sub Gerentes, de acuerdo a programacin,


para evaluar la ejecucin de sus programas de actividades y recepcionar sus
requerimientos y alternativas de gestin;

15.

Asesorar a la Alcalda y al Concejo Municipal en los asuntos de su competencia;

16.

Resolver y disponer en concordancia con las normas vigentes la atencin de los


asuntos internos del Gobierno Provincial de Chiclayo;

17.

Participar en las Sesiones de Concejo a peticin de la Alcalda y/o de los


Regidores con derecho a voz y sin voto;

18.

Prestar apoyo administrativo a las Comisiones internas de Regidores;

19.

Las dems funciones y atribuciones que le sean delegadas por la Alcalda de


conformidad con la Ley;

20.

La Gerencia General Municipal ejerce mando directo sobre las Unidades


Orgnicas que estn bajo su dependencia, como las de Asesoramiento, Apoyo,
Lnea y rganos Desconcentrados y Descentralizados e indirectamente sobre el

personal que lo integra. As mismo, coordina con las dems autoridades


municipales de acuerdo con lo especificado en el presente Reglamento.
5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.
Cargo

: GERENTE GENERAL MUNICIPAL

a)

Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar , los servicios pblicos


locales y administrativos del Gobierno Provincial de Chiclayo, en estricta
observancia a las normas legales y laborales que rigen a los Gobiernos
Locales.

b)

Proponer las polticas para la gestin y el desarrollo de los planes y


programas municipales.

c)

Dirigir y coordinar la ejecucin de los planes de desarrollo locales y/o


programas socio econmicos del Gobierno Provincial de Chiclayo.

d)

Presentar ante el Concejo Municipal los planes y programas de trabajo del


Gobierno Provincial, as como el proyecto del presupuesto.

e)

Controlar y evaluar la gestin administrativa y de los servicios municipales.

f)

Firmar resoluciones y directivas, de acuerdo a las atribuciones conferidas.

g)

Asesorar al Alcalde y al Concejo Municipal en asunto de su competencia.

h)

Participar y/o presidir comisiones de trabajo para formular y recomendar


acciones de desarrollo municipal.

i)

Proponer y expedir en los casos municipales delegados, normas y


disposiciones resolutivas de carcter administrativo y de ejecucin de
proyectos de inversin.

j)

Representar al Gobierno Provincial de Chiclayo en comisiones y eventos


relacionados con la competencia municipal.

k)

Participar en las gestiones destinadas a obtener asistencia tcnica y/o


financiera.

l)

Dar cuenta de los recursos materiales y financieros del Gobierno Provincial


de Chiclayo a requerimiento del Alcalde o del Concejo Municipal.

m)

Planificar y supervisar el Plan Operativo Anual , y designar al responsable


ante la Gerencia der Planeamiento y Presupuesto para que inserte en el
Sistema SIAM.

n)

Analizar y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y


cualquier modificacin coordinar con el GPP , el Sub G. de Logstica.

o)

Recepcionar, analizar y evaluar la informacin que emita el encargado del


SIAF sobre los gastos corrientes e inversiones en la ejecucin presupuestal.

p)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no haya sido
consignado.

q)

Otras funciones que le delegue el Titular del Pliego y las precisadas en el


Reglamento de Organizacin y Funciones.

Requisitos Mnimos:

Ttulo Profesional Universitario relacionado a la gestin municipal.


Experiencia en Direccin de Programas Municipales.
Experiencia en conduccin de personal y cargos de responsabilidad de
direccin.

Cargo: ASESOR TCNICO I


a) Ejecutar actividades de asesoramiento tcnico administrativo y/o

poltico.

b) Proponer pautas, lineamientos y/o polticas de desarrollo municipal, programas y


proyectos diversos.
c)

Ejecutar estudios o investigaciones sobre normas tcnicas.

d)

Analizar expedientes y emitir informes.

e) Proponer pautas y polticas de promocin, desarrollo y/o


programas y proyectos diversos.

perfeccionamiento de

f) Participar en comisiones, conferencias, seminarios y/o reuniones de coordinacin


para la solucin de problemas y elaboracin de polticas.
g) Absolver consultas formuladas por la Alta Direccin, presentando alternativas
de solucin.
h) Las dems que le asigne el Gerente General.
Requisitos Mnimos:
j)
Ttulo Profesional Universitario, con estudios relacionados con la
especialidad, estudios relacionados con la especialidad de gestin
municipal
Experiencia en cargos de responsabilidad directiva/ejecutiva.
Conocimientos a nivel usuario del manejo de programas de Office.
k)

Cargo: SECRETARIA

a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Gerente General


Municipal.

i)

Llevar el archivo de la documentacin de la Oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

j)

Las dems funciones que le asigne el Gerente General Municipal.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin, con dominio de Word, Excel.
Excelente trato al pblico usuario.

Cargo: AUXILIAR DE OFICINA.


a)

Recibir y registrar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un directorio disponible de autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.
Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

d)
e)

Apoyar en la digitacin de documentos de acuerdo a instrucciones que le


seale la Secretaria de Oficina.

f)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones efectuadas en la


Gerencia.

g)

Organizar y llevar el archivo de la documentacin de la Oficina.

h)

Las dems funciones que le asignen en la Gerencia.

Requisitos Mnimos

Estudios Secundarios
Experiencia en labores de Oficina.
Experiencia en computacin, conocimientos de Word, Excel.
Excelente trato al pblico Usuario.

GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACION
FUNCIONES
SUB GERENCIA DE SEGURIDAD
CIUDADANA

2006

I .

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carcter


normativo y de gestin que tiene por finalidad complementar la estructura orgnica y funcional
del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgnicas, proporcionando al
personal la informacin bsica acerca de sus funciones y responsabilidades y est orientado al
cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a

lograr una mejor gestin

administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.


El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N 002-2004GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el
propsito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las
funciones especficas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema
Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la
Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal N 001-2006-GPCH que aprueba

el

Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal


(CAP), obteniendo un documento de gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias
y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la poblacin de Chiclayo

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SUB GERENCIA


DE SEGURIDAD CIUDADANA

GERENCIA
GENERAL MUNICIPAL

SUB GERENCIA
DE
SEGURIDAD CIUDADANA

COMIT PROVINCIAL DE
SEGURIDAD CIUDADANA

SECRETARIA

DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO
INSTRUCCIN

DEPARTAMENTO
OPERACIONES
ESPECIALES

SECCIN SEGURIDAD
CIUDADANA

SECCIN POLICIA
MUNICIPL

III- BASE LEGAL.


-

Constitucin Poltica del Estado.


Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal
2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual
de Organizacin y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas
Generales del Sistemas de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF
y CAP.

SUB GERENCIA DE SEGURIDAD CIUDADANA.Total

IV- Cuadro Orgnico de Cargos

Sub Gerente
1
Secretaria (Oficinista I)
1
Radio Operador (Auxiliar Sis. Adm. I)
2
Chofer (Oficinista I)
2
5. Polica Municipal I (Operaciones Especiales)
1
6. Polica Municipal II (Seguridad Ciudadana)
1
7. Polica Municipal I
40
8. Polica Municipal I (Oficinista I)
39
_______
Total

87

V- DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
1.

2.

Establecer un Sistema de Seguridad Ciudadana con participacin de la Sociedad


Civil;

3.

Dirigir y verificar el cumplimiento de la normatividad de carcter municipal con


relacin a la especulacin, adulteracin, acaparamiento, etc.;

4.

Supervisar las acciones de deteccin e imposicin de sanciones por infracciones a


las disposiciones municipales;

5.

Calificar y absolver impugnaciones a las notificaciones por infraccin cometidas;

6.

Normar, programar y verificar el servicio de vigilancia ciudadana y Serenazgo;

7.

Proyectar medidas de previsin contra desastres naturales;

8.

Coordinar la ejecucin de operativos de clausura y/o incautaciones;

9.

Apoyar a las Unidades Orgnicas correspondientes, en la supervisin de las


actividades relacionadas con el comercio ambulatorio, mercados y
establecimientos que desarrollan actividades econmicas;

10.

Establecer el servicio interdistrital de Serenazgo y Seguridad Ciudadana en


coordinacin con las Municipalidades Distritales y la Polica Nacional, as como
tambin apoyar en la conformacin de las Rondas Vecinales ;

11.

Promover acciones de apoyo a las Compaas de Bomberos , Beneficencias, Cruz


Roja y dems instituciones de la comunidad;

12.

Otras funciones de su competencia, asignadas por la Alta Direccin.


5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.
Cargo: SUB GERENTE
a)

Planificar, coordinar, dirigir y supervisar todas las acciones destinadas a


proporcionar al ciudadano las condiciones ms apropiadas para su seguridad
personal y la de su familia.

b)

Establecer un sistema de Seguridad Ciudadana con participacin de la PNP e


Instituciones Civiles.

c)

Promover la formacin de una educacin ciudadana competitiva evitando el


desorden social, dando lugar a manifestaciones como la intolerancia,
corrupcin, agresividad, atropello al orden social e incremento de la
delincuencia.

d)

Dirigir y verificar el cumplimiento de la normatividad de carcter municipal


con relacin a la especulacin, adulteracin, acaparamiento, etc.
e) Coordinar el cumplimiento de las disposiciones municipales sobre
seguridad, higiene y otros en locales comerciales y/o de servicio.

f)

Establecer el servicio interdistrital de Serenazo y Seguridad Ciudadana en


coordinacin con los Gobiernos Distritales y PNP.

g)

Supervisar las acciones de deteccin e imposicin de sanciones por


infracciones a las disposiciones municipales.

h)

Calificar y absolver impugnaciones a las notificaciones por infracciones


cometidas.

i)

Coordinar y supervisar operativos para erradicar el comercio ambulatorio.

j)

Programar y verificar el servicio de vigilancia en locales del Gobierno


Provincial de Chiclayo y en parques, monumentos, etc.

k)

Coordinar el cumplimiento de las disposiciones municipales de trnsito y


transportes.

l)

Promover acciones de apoyo a la compaa de bomberos, Cruz Roja,

m)

Coordinar la Seguridad para el Alcalde y Regidores.

n) Proyectar medidas de previsin contra desastres naturales, coordinando con


Defensa Civil.
o)

Coordinar la ejecucin de operativos de clausura, desalojos, notificaciones,


incautaciones dispuestos por la superioridad.

n)

Coordinar con la donacin de productos, mercaderas y otros de conformidad


con disposiciones municipales urgentes.

o)

Elaborar el Plan Operativo Institucional de su area y designar al responsable


ante la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, para que inserte en el
Sistema SIAM.

p)

Analizar y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y


cualquier modificacin, coordinando con la Gerencia de Planeamiento y
Presupuesto y Sub Gerencia de Logstica

q)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no haya sido
consignado.

r)

Las dems que le asigne el Gerente General.

Requisitos Mnimos:
Estudios Superiores y/o Oficial retirado de las FF.AA. y/o Fuerzas
Policiales.
Experiencia en actividades complejas de seguridad
Capacitacin especializada en supervisin de actividades de Seguridad
Ciudadana.
Experiencia en conduccin de personal.
Cargo: SECRETARIA
1

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales.

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Sub Gerente.

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

10

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente de Seguridad Ciudadana.

Requisitos Mnimos

Cargo :

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al pblico usuario.
OPERADOR DE RADIO

a)

Asegurar las comunicaciones a travs del sistema de radio integrado.

b)

Recibir y reportar llamadas radiales y telefnicas de denuncias para la


intervencin respectiva.

c)

Mantener operativos los equipos asignados.

d)

Efectuar reparaciones sencillas de los equipos.

e)

Emitir informes de su competencia.

f)

Llevar un control de transmisiones y recepcin de mensajes.

g)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos
s) Instruccin Secundaria.
t) Capacitacin en operacin de equipos de radio
u) Experiencia en comunicaciones.

Cargo :
a)

CHOFER
Conducir vehculos motorizados asignados a la Sub Gerencia.

b)

Revisar presin de llantas, agua radiador, liquido de frenos y otras acciones


previas antes de iniciar su recorrido diario.

c)

Cumplir con los recorridos establecidos transportando a los integrantes de las


patrullas de servicio.

d)

Informar de las ocurrencias suscitadas en cada recorrido.

e)

Mantener operativos los vehculos a su cargo.

f)

Informar al Sub Gerente


vehculos.

g)

Conducir con prudencia respetando las reglas de trnsito.

h)

Las dems que asigne el Sub Gerente.

si es que se produjeran desperfectos en los

Requisitos Mnimos:
Estudios Secundarios culminados
Licencia de Conducir Profesional
Experiencia en conduccin de vehculos motorizados.
Cargo: POLICA MUNICIPAL (OPERACIONES ESPECIALES)
d)

Supervisar y controlar la seguridad personal del Alcalde y

Regidores.

e)

Coordinar la ejecucin del servicio de vigilancia y seguridad.

f)

Organizar y dirigir las medidas de seguridad destinadas a proteger las


dependencias del Gobierno Provincial de Chiclayo, as como los parques,
monumentos, etc.

g)

Participar en la formulacin de normas relacionadas con la seguridad


ciudadana.

h)

Recomendar medidas de seguridad a adoptar en los vehculos oficiales.

i)

Orientar al personal de la Polica Municipal en el rol de Defensa Civil y su


participacin en Seguridad Ciudadana y en la aplicacin de papeletas de
acuerdo a las normas municipales.

j)

Coordinar planes de apoyo a Defensa Civil y de Seguridad Ciudadana con la


Compaa de Bomberos, Polica Nacional, Cruz Roja, etc.

k)

Supervisar la ejecucin de actividades para hacer cumplir las disposiciones


municipales de trnsito y los dictados por el Ministerio de Transporte.

l)

Elaborar los partes diarios de las ocurrencias e informar al jefe inmediato.

m)

Verificar la calificacin de papeletas de trnsito para enviarlas a la Direccin


de Rentas.

n)

Coordinar con Gerencia de Transporte y Polica Nacional para ejecutar


operativos conjuntos.

l)

Vigilar y orientar al personal a su cargo sobre sus funciones a cumplir en la


Sub Gerencia.

m)

Coordinar con el Ministerio Pblico, Sub Prefectura, PNP y otras instituciones


para la ejecucin de operativos conjuntos.

n)

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos:

Secundaria Completa.
Capacitacin fsico tcnica.
Experiencia en la conduccin de personal.
Experiencia en labores de vigilancia y seguridad.
Licenciado de Fuerzas Armadas, FFA, y/o Policiales.

Cargo: POLICA MUNICIPAL II (DE SEGURIDAD CIUDADANA)


o)

Proponer medidas de Seguridad Ciudadana que considere la participacin de


los vecinos y Polica Nacional.

p)

Ejercer la labor de coordinacin para las tareas de Defensa Civil en la


jurisdiccin provincial.

q)

Promover acciones de apoyo a la Compaa de Bomberos, Beneficencia, Cruz


Roja y dems instituciones de servicio a la comunidad.

r)

Desarrollar actividades de prevencin y de Educacin Ciudadana o


coadyuven a la seguridad local.

s)

Coordinar con las Comisaras de la Polica Nacional de la jurisdiccin para el


desarrollo de un trabajo conjunto, que permita potenciar el servicio de
patrullaje motorizado.

t)

Elaborar planes, programas y campaas preventivas en materia de Seguridad


Vial.

u)

Proyectar convenios con la Polica Nacional para la prestacin de servicios


policiales individualizados.

v)

Informar al Comit sobre la situacin delictiva de la jurisdiccin para la toma


de decisiones.

w)

Organizar y dirigir el servicio de Patrullaje Policial integrado.

x)

Coordinar y apoyar a la Sub Gerencia de Participacin Vecinal en la


organizacin y capacitacin a las juntas vecinales en Seguridad Ciudadana.

y)

Desarrollar campaas y programas contra la Violencia Familiar y


Adolescentes en riesgo.

z)

Promover los valores ticos y cvicos de los integrantes de la Polica


Municipal.

aa)

Otras funciones que le asigne la Sub Gerencia.

Requisitos Mnimos:

Estudios Universitarios o Secundarios


Capacitacin fsico tcnica.
Experiencia en Seguridad Integral.

Cargo : POLICIA MUNICIPAL II


e)

Hacer cumplir las disposiciones municipales sobre especulacin,


acaparamiento, adulteracin, construccin, ornato, higiene, transito, etc.

f)

Notificar a los infractores por el incumplimiento de las normas municipales.

g)

Revisar, controlar a las personas que visiten a los diversos locales


municipales.

h)

Ejecutar las medidas de seguridad para la proteccin de locales municipales,


parques, mercados, monumentos, etc.

i)

Ejecutar operativos, imponer multas o notificaciones, decomisan productos.

j)

Efectuar rondas de vigilancia en coordinacin con la Polica nacional del Per.

k)

Recibir quejas y/o denuncias y realizar la investigacin a que hubiere lugar.

l)

Incinerar productos que atenten contra la salud pblica.

m)

Devolver productos, enseres, carretillas decomisadas levantando el acta


correspondiente.

n)

Elaborar relacin de productos y/o mercaderas decomisadas que no han sido


devueltas.

o)

Elaborar el reporte diario de las incidencias que se produzcan durante su


servicio.

p)

Formular la relacin de notificaciones, multas que han sido impuestas para su


revisin, previa calificacin y remitir al SATCH..

q)

Acudir a los entrenamientos fsicos y de capacitacin tcnica.

r)

Asistir a los desfiles y ceremonias oficiales.


s)

Ejecutar acciones de apoyo a Defensa civil.

t)

Ejecutar actividades de seguridad personal para el Alcalde y Regidores.

u)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos:

Instruccin Secundaria.
Capacitacin tcnica fsica.
Experiencia mnima de 01 ao de vigilante o Polica Municipal.

Cargo : POLICIA MUNICIPAL I


9.

Hacer cumplir las disposiciones municipales sobre especulacin,


acaparamiento, adulteracin construccin, ornato, salubridad, trnsito.

10.

Notificar a los infractores por el incumplimiento de las normas municipales.

c)

Revisar, controlar a las personas que visiten a los diversos


municipales.

d)

Ejecutar las medidas de seguridad para la proteccin de locales municipales,


parques, mercados, monumentos, etc.

e)

Ejecutar operativos, imponer multas o notificaciones, decomisan productos.

f)

Efectuar rondas de vigilancia en coordinacin con la Polica nacional del


Per.

g)

Recibir quejas y/o denuncias y realizar la investigacin a que hubiere lugar.

h)

Incinerar productos que atenten contra la salud pblica.

i)

Devolver productos, enseres, carretillas decomisadas levantando el acta


correspondiente.

locales

j)

Elaborar relacin de productos y/o mercaderas decomisadas que no han sido


devueltas.

k)

Elaborar el reporte diario de las incidencias que se produzcan durante su


servicio.

l)

Formular la relacin de notificaciones, y multas que han sido impuestas, para


su revisin, previa calificacin y remitir al SATCH..

m)

Acudir a los entrenamientos fsicos, capacitacin tcnica, prcticas


deportivas.

n)

Asistir en forma obligatoria a los desfiles y ceremonias oficiales previa


designacin de la Sub Gerencia.

Ejecutar acciones de apoyo a Defensa civil.

o)

Ejecutar actividades de seguridad personal para el Alcalde y

p)

Recepcionar el servicio de Cuartel las copias Originales de las papeletas de


infraccin canceladas y no canceladas impuestas por el personal para su
reingreso.

p)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Regidores.

Requisitos Mnimos:

Instruccin Secundaria.
Capacitacin tcnica fsica.
Experiencia mnima de 01 ao de vigilante o Polica Municipal.

GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO

MANUAL DE ORGANIZACION
FUNCIONES

GERENCIA CENTRAL DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

2006

I.

PRESENTACIN

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) que se presenta, es un documento de carcter


normativo y de gestin que tiene por finalidad complementar la estructura orgnica y funcional
del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgnicas, proporcionando de
esta manera al personal la informacin bsica acerca de sus funciones y responsabilidades y, est
orientado bsicamente al cumplimiento de los objetivos institucionales, con el objeto de lograr
una mejor gestin administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad.

El presente Manual de Organizacin y Funciones ha sido elaborado de conformidad a la


Directiva N 002-2004-GPP Normas para la Formulacin y Aprobacin del Manual de
Organizacin y Funciones (MOF) de aplicacin a las Unidades Orgnicas del Gobierno
Provincial de Chiclayo, con el propsito de contar con un documento normativo que permita
definir y establecer claramente las funciones especficas de cada servidor, orientando al
cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza
Municipal N 032-2004-GPCH que aprueba la Estructura Orgnica y de la Ordenanza Municipal
N 001-2006-GPCH que aprueba el Reglamento del Organizacin y Funciones (ROF) y el
Cuadro para Asignacin de Personal (CAP), obteniendo como resultado un documento de
gestin que permite eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un
mejor servicio a la poblacin de Chiclayo.

Chiclayo, Abril 2006

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GERENCIA CENTRAL DE


ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GERENCIA GENERAL
MUNICIPAL

Comit Especial Permanente


de Adquisicin Directa y Menor
Cuanta de Adq. Bienes y Servi.

GERENCIA CENTRAL
DE ADMINISTRACION
Y FINANZAS

Secretaria

Conserje
GERENCIA
DE
RECURSOS HUMANOS

SUB GERENCIA
CONTABILIDAD

SUB
GERENCIA
TESORERIA

SUB
GERENCIA
LOGISTICA

III- BASE LEGAL.


-

Constitucin Poltica del Estado.


Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual de Organizacin
y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas Generales del Sistemas
de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)

Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF y CAP.

GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


IV- Cuadro Orgnico de Cargo

Total

1. Gerente
2. Asistente Administrativo I
3. Secretaria II
Conserje

1
1
1

4.
1
_______

Total

V- DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
1.

Programar, ejecutar, dirigir y controlar acciones correspondientes a los Sistemas de Personal, Logstica,
Contabilidad y Tesorera;

2.

Dirigir la ejecucin de los programas, proyectos y/o planes de la Administracin Municipal;

3.

Administrar los servicios internos, los recursos materiales que requieren los rganos del Gobierno
Provincial de Chiclayo, el mantenimiento de las instalaciones, etc.;

4.

Remitir informacin contable y presupuestal a los Organismos Pblicos correspondientes en las plazos
sealadas por la Ley;

5.

Proponer el Plan Anual de Adquisiciones y contrataciones para su aprobacin de acuerdo a Ley; as


como supervisar y controlar su ejecucin ;

6.

Identificar el patrimonio, bienes muebles, inmuebles del Gobierno Provincial de Chiclayo y mantener
actualizado el Marges;

7.

Participar en la definicin de los objetivos polticos y estratgicos institucionales referida a los aspectos
de su competencia;

8.

Programar y efectuar arqueos sorpresivos de los fondos fijos, Agencias Municipales, especies valoradas,
informando al Gerente General Municipal, las observaciones y correctivos adoptados;

9.

Obtener crditos bancarios cuando sean necesarios, de acuerdo a las normas vigentes y con Acuerdo del
Concejo Municipal;

10.

Elaborar y evaluar trimestralmente las Disposiciones sobre Racionalidad, Austeridad, conforme a la Ley
de Presupuesto del Sector Pblico ;

11.

Otras funciones que le encargue el Alcalde.

5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO


Cargo : GERENTE.

a)

Planificar, organizar, normar, dirigir, y controlar los recursos econmicos y


financieros de la Municipalidad.

b)

Programar, ejecutar, dirigir y controlar acciones correspondientes a los Sistemas de Personal,


Logstica, Contabilidad y Tesorera.

c)

Remitir informacin contable y presupuestal a los Organismos Pblicos correspondientes en


los plazos sealadas por Ley; en coordinacin con las Gerencia de Planeamiento y
Presupuesto.

d)

Proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones para su aprobacin de acuerdo a


Ley; as mismo supervisar y controlar su ejecucin.

e)

Supervisar la elaboracin de normas tcnicas a ser adoptadas en la Administracin


Financiera de la Municipalidad.

f)

Elaborar informes sobre los Estados Econmico Financiero en el Gobierno Provincial de


Chiclayo considerando los reportes diarios que efecta el SATCH, mediante el Sistema
administrativo SIAM y sustentarlos en forma peridica.

g)

Coordinar con Organismos Nacionales, Regionales y Departamentales, acciones relacionadas


a investigaciones socio econmicas para definir objetivos polticos y estratgicos
institucionales referidos a los aspectos de su competencia.

h)

Programar y efectuar arqueos sorpresivos de los fondos fijos, especies valoradas, y fiscalizar
los reportes diarios del SATCH, e informar al Gerente General Municipal, las observaciones
y correctivos adoptados;

i)

Administrar los recursos econmicos financieros, tecnolgicos,


bienes y servicios, acorde a innovaciones en el Sector Pblico y Privado.

j)

Supervisar las actividades programadas y ejecutadas por cada Dependencia a su cargo.

k)

Verificar el cumplimiento de sus funciones del personal a su cargo de acuerdo al Manual de


Organizacin y Funciones de la Gerencia.

l)

Obtener crditos bancarios y proyectar convenios cuando sean necesarios, de acuerdo a las
normas vigentes y con Acuerdo del Concejo Municipal;

m)

Emitir disposiciones necesarias para el cumplimiento eficiente de las funciones del personal a
su cargo de acuerdo al MOF de la Gerencia y hacer cumplir las disposiciones relacionadas al
mbito laboral.

n)

Elaborar y evaluar trimestralmente las disposiciones sobre Racionalidad, Austeridad,


conforme a la Ley de Presupuesto del Sector Pblico.

o)

Representar a la Institucin ante organismos correspondientes en materia de administracin


y finanzas e integrar comisiones tcnicas.

p)

Asesorar al Titular del Pliego y a la Gerencia General Municipal en materia EconmicaFinanciera Municipal.

q)

Coordinar acciones de programacin econmica financiera con la Gerencia de Planeamiento


y Presupuesto en la elaboracin del PIA del Gobierno Provincial de Chiclayo.

r)

Es responsable del mobiliario, documentos de Gestin Administrativa, (ROF, MOF, CAP,


TUPA, MAPRO) equipos y tiles de oficina asignadas para el cumplimiento de sus
funciones.

informticos y de

s)

Elaborar el Plan Operativo de su rea y designar al responsable ante Gerencia de


Planeamiento y Presupuesto para que inserte en el Sistema SIAM.

t)

Analizar y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y cualquier modificatoria
coordinar con la GPP y Sub Gerencia de Logstica

u)

Recepcionar, analizar y evaluar la informacin que emita el encargado del SIAF, sobre los
gastos corrientes e inversiones en la ejecucin presupuestal.

v)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no haya sido consignado.

w)

Otras que le asigne el Titular del Pliego y la Gerencia General.

Requisitos Mnimos

Ttulo Universitario, relacionado con la administracin de los sistemas de personal,


logistica, tesorera, contabilidad.
Amplia experiencia en programacin y anlisis en programas administrativos de
recursos humanos y estudios socio econmicos.
Capacitacin especializada relacionada a la administracin de personal.
Experiencia en conduccin de personal.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos.

Cargo: ASISTENTE ADMINISTRATIVO


a)

Efectuar estudios e investigaciones sobre normas tcnicas de Administracin.

b)

Analizar expedientes y emitir informes.

c)

Elabora e interpretar cuadros estadsticos y Resmenes varios.

d)

Asistir al Gerente en la tomas de decisiones, en la formulacin de poltica,


gestin y en acciones tcnico administrativas.

e)

Preparar documentacin de su competencia, cuando lo requiera el Gerente.

f)

Ejecutar actividades tcnico administrativo y/o poltico sociales y Asesorar a


la Gerencia de Administracin.

g)

Participar en Comisiones, conferencias, Seminarios y/o reuniones de


coordinacin sobre actividades de su competencia, autorizadas por la
Gerencia

h)

Absolver consultas formuladas por la Gerencia, presentando alternativas de


solucin emitiendo proyectos y otros relacionados con su especialidad.

i)

Formular alternativas de polticas en asuntos de la Gerencia, relacionados con


su especialidad.

j)

Las dems que le asigne la Gerencia.

Requisitos Mnimos :

Grado Acadmico de Bachiller Universitario en Administracin o afines


al cargo.
Experiencia en labores Administrativas.
Capacitacin tcnica en labores del rea.

Cargo: SECRETARIA
a)

Recibir, clasificar, distribuir, registrar y revisar la documentacin que ingresa y salga de la


Gerencia.

b)

Atender las llamadas telefnicas, mantener un directorio disponible de autoridades e


Instituciones Pblicas y Privadas, coordinar reuniones y concertar citas segn agenda de la
Gerencia.

c)

Efectuar el control y seguimiento de los documentos mediante los registros respectivos.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva. Redactar y digitar documentos de


acuerdo a instrucciones generales.

e)

Tomar dictados en reuniones y conferencias as mismo redactarlos.

f)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin, dndoles


buen trato.

g)

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de publicaciones en


los medios de comunicacin.

h)

Velar por la buena presentacin del ambiente de la Oficina.

i)

Las dems funciones que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al pblico usuario.

Cargo: CONSERJE
a)

Conservar en buen estado de limpieza los diferentes ambientes de la

b)

Distribuir la documentacin de la Oficina a las dependencias municipales y a instituciones


externas.

c)

Cumplir con actividades de servicio, cuando lo requiera el personal de la Oficina.

d)

Otras funciones que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos

Oficina.

v) Instruccin Secundaria.
w) Experiencia en labores de conserjera.

II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GERENCIA


RECURSOS HUMANOS
GERENCIA CENTRAL DE
ADMINISTRACION Y
FINANZAS

GERENCIA
DE
RECURSOS HUMANOS

DE

ASESOR LABORAL

Secretaria

Conserje

COORDINACION
DE
REMUNERACIONES

COORDINACION
DE
PERSONAL

AREA PLANILLAS DE
EMPLEAD. Y PENS.

AREA CONTROL
DE ASISTENCIA
AREA DE
ESCALAFON

AREA PLANILLAS DE
OBREROS

AREA DESARROLLO
INSTITUCIONAL
AREA BIENESTAR
SOCIAL

AREA LIQ. CTS. Y


ARCHIVO.

III- BASE LEGAL.


-

Constitucin Poltica del Estado.


Ley Orgnica de Municipalidades N 27972.
Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411.
Ley N 28652.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2006.
Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos N 28425.
Directiva N 01-95- INAP-DNR. Normas para la formulacin del Manual de Organizacin
y Funciones. (MOF).
Resolucin Jefatural N l82-79-INAP/DNR. Aprueba las Normas Generales del Sistemas
de Racionalizacin.
Instructivo Tcnico N 01-93-INAP/DNR.
O.M. N 032-2004-GPCH.( 2L-L2-04)
Ordenanza Municipal N OO1-2006-GPCH, (13-01-06.) Aprueba el ROF y CAP.

IV- Cuadro Orgnico de Cargos


1- Gerente
2. Asistente Administrativo I (Abogado)
3. Asistente Administrativo I
4. Secretaria IV
5. Asistenta Social

Total
1
1
2
1
1

6. Tcnico en Remuneracin de Empleados


7. Tcnico en Remuneracin de Obreros.
8. Tcnico en Escalafn
9. Secretaria IV (Bienestar Social).
10. Tcnico Proyectista de Resoluciones.
11. Tcnico en Legajos y Control de Asistencia.
12. Auxiliar en Remuneraciones de Empleados
l3. Auxiliar en Remuneraciones de Obreros
14. Auxiliar en Control y Asistencia.
15. Auxiliar en Archivo (Oficinista I)
16. Auxiliar de Bienestar Social
17. Conserje.
18. Guardin.

1
1
1
1
2
1
1
1
7
3
1
2
2
_______

Total

30

V. DESCRIPCION DE FUNCIONES.
5.1- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
1.

Programar, dirigir, ejecutar las actividades del Sistema de Personal.

2.

Administrar, controlar, supervisar y mantener actualizada la estadstica de las transferencias,


desplazamientos, destaques, prcticas pre-profesionales, contrataciones de personal bajo cualquier
modalidad y otras acciones de personal.

3.

Programar y ejecutar acciones de Bienestar, Recreacin y Deportes para los trabajadores activos y
pensionistas as como de sus familiares.

4.

Mantener actualizado los procesos de registro y escalafn del personal, as como la Administracin del
rgimen de pensiones.

5.

Procesar los expedientes relacionados con derechos y beneficios que la legislacin laboral otorgue
a los trabajadores municipales.

6.

Elaboracin de las Planillas de Pago de Remuneraciones a los trabajadores activos y pensionistas del
Gobierno Provincial.

7.

Efectuar la Liquidacin de Beneficios de Indemnizacin por tiempo de servicios del personal, de


acuerdo a Ley;

8.

Formular el Presupuesto Analtico del Personal (PAP), el Presupuesto Nominativo de Personal (PNP) y
participar en la formulacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP).

9.

Mantener actualizado el Legajo Personal de cada trabajador empleado y obrero, controlar su asistencia,
puntualidad, permanencia y comportamiento en el Centro de Trabajo.

10.

Evaluar peridicamente a los servidores municipales en coordinacin con la Gerencia de Planeamiento


y Presupuesto.

11.

Proponer y desarrollar programas preventivos de Seguridad e Higiene Ocupacional, orientado a reducir


los niveles de riesgos en el trabajo.

12.

Evaluar las propuestas de rotacin, contratacin y cese de personal, en funcin del perfil del cargo y
competencia del trabajador, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

13.

Proponer y conducir los procesos de ascensos, seleccin, promocin y evaluacin de los recursos
humanos del Gobierno Provincial de Chiclayo.

14.

Asesorar al Titular del Pliego y a la Alta Direccin en materias del Sistema de Personal.

15.

Establecer y mantener coordinacin con organismos pblicos nacionales, departamentales o regionales


sobre acciones relacionadas con los recursos humanos.

16.

Supervisar y evaluar las actividades programadas y ejecutadas por las reas a su cargo.

17.

Otras funciones que le encargue la Gerencia de Administracin y la Alta Direccin del Gobierno
Provincial

5.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.


Cargo : GERENTE.
a)

Programar, planear, organizar, conducir, coordinar y supervisar el Sistema de


Personal del Gobierno Provincial de Chiclayo.

a)

Analizar los instrumentos de polticas existentes para actuar sobre las


disponibilidades globales especficas de mano de obra.

b)

Coordinar la realizacin de estudios sobre la demanda global y disponibilidad


de mano de obra y ocupaciones (Nombrados, Contratados, SNP, en Obreros y
Empleados).

c)

Supervisar la elaboracin de normas tcnicas a ser adoptadas por la


institucin y de estudios del empleo en los principales sectores econmicos.

d)

Orientar y asesorar a las diferentes dependencias de la Municipalidad


Provincial de Chiclayo y sus Distritos, en los aspectos relacionados con la
administracin y desarrollo de personal.

e)

Dar curso de inmediato a los expedientes relacionados con los derechos y


beneficios que la Legislacin y Negociaciones Bilaterales otorga a los
trabajadores Empleados y Obreros de la Municipalidad.

f)

Coordinar con Organismos Nacionales, Regionales y Departamentales,


acciones relacionadas a investigaciones socio econmicas que se realizan
sobre recursos humanos, mano de obra y empleo.

g)

Programar, emitir disposiciones y ejecutar acciones de administracin de los


recursos humanos acorde a innovaciones en el Sector Pblico y Privado.

h)

Programar y Ejecutar acciones de Bienestar y Asistencia social, Recreacin y


Deportes a favor de los Recursos humanos de la Municipalidad.

i)

Supervisar el cumplimiento eficiente de sus funciones del Personal a su

cargo de acuerdo al MOF de la Gerencia y hacer cumplir las disposiciones


laborales y Administrativas de la Municipalidad en todos los Recursos
Humanos del Gobierno Provincial de Chiclayo.
j)

Clasificar, ordenar y verificar la actualizacin de legajos del personal


Empleado, y Obrero as como los documentos internos, registros, informes y
estadsticas de los recursos humanos de la Municipalidad.

k)

Preparar estadsticas de altas y bajas y otras acciones del personal de la


Municipalidad.

l)

Proyectar, proponer y dirigir los procesos de ascensos, seleccin, promocin


y evaluacin, de los recursos humanos del Gobierno Provincial de Chiclayo
acorde a las normas de la Carrera Administrativa Pblica.

m)

Representar a la Institucin ante organismos correspondientes en materia de


la administracin de recursos humanos e integrar comisiones tcnicas.

n)

Asesorar en el campo de su especialidad al Titular del Pliego y a la Gerencia


General Municipal cuando lo requieran.

o)

Coordinar con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto la elaboracin del


PNP y PAP del Gobierno Provincial de Chiclayo.

p)

Responsable de los documentos de Gestin Administrativas, (ROF, MOF,


CAP, MAPRO, TUPA, REGLAMENTOS Y DIRECTIVAS), del mobiliario,
equipo y tiles de oficina asignadas para el cumplimiento de sus funciones.

q)

Emitir informes de todo lo actuado trimestralmente a la Gerencia de


Administracin y Gerencia General Municipal.

r)

Elaborar el Plan Operativo de su rea y designar al responsable ante la


Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para que inserte en el Sistema
SIAM.

s)

Analizar y controlar a travs del Sistema SIAM sus requerimientos y


cualquier modificacin coordinar con el GPP y Sub Gerente de Logstica.

t)

Solicitar a travs del Sistema SIAM todo reporte que no hayas sido
consignado.

u)

Otras que le asigne la Gerencia Central de Administracin y sus inmediatos


superiores.

Requisitos Mnimos
bb)Ttulo Universitario, relacionado con la administracin de recursos humanos.
cc) Experiencia en programacin y anlisis en programas administrativos de recursos
humanos y estudios socio econmicos.
dd)Capacitacin especializada en las labores de la Gerencia
ee) Amplia experiencia en conduccin de personal.
ff) Conocimientos de sistemas informticos

Cargo : ASESOR LABORAL.


1.

Ejecutar actividades de estudio y solucin de asuntos laborales, elaborar Resoluciones de


Alcalda y Gerencial, sobre el sistema de personal.

2.

Asesorar y apoyar en la toma de decisiones del Gerente de Recursos Humanos y de los Jefes
de las Secciones a su cargo.

3.

Estudiar y emitir informes sobre los casos que se le asigne, interpretando las disposiciones
legales laborales aplicables en el Gobierno Provincial de Chiclayo.

4.

Realizar diligencias administrativas que le sean asignados y emitir informes tcnicos


inherentes.

5.

Revisar las documentaciones legales que se emitan para el visto bueno del Gerente y absolver
consultas de carcter legal laboral que se le formule.

6.

Formular proyectos de contratos de personal y disposiciones legales laborales relacionados


con la Gerencia.

7.

Llevar el control y mantener organizado y actualizado el archivo de Contratos, Resoluciones


de la Gerencia.

8.

Asesorar a la Gerencia en lo relacionado a propuestas de Pactos Colectivos de Trabajo


presentado por las organizaciones sindicales.

9.

Prestar apoyo legal a los Departamento y Secciones que lo soliciten.

10.

Responsable de la relacin de comunicaciones laborales y legales que se emitan con el visto


bueno del Gerente de Recursos Humanos.

11.

Coordinar con las diversas reas de la Municipalidad la programacin de acciones de


capacitacin para el personal de la Municipalidad, asimismo con diferentes Instituciones
Pblicas y Privadas

12.

Es responsable del mobiliario, equipo y tiles de escritorio que le asigne para el


cumplimiento de sus funciones.

m)

Otras que le asigne el Gerente y/o el Titular del Pliego.

Requisitos Mnimos
Ttulo Universitario de Abogado, especialidad Laboralista.
Capacitacin especializada en sistemas de personal
Experiencia en asuntos laborales.

Cargo : ASISTENTE ADMINISTRATIVO


b)

Efectuar investigaciones sobre normas tcnicas y e laborar el Proyecto del PAP y PNP.

c)

Analizar expedientes y emitir informes, proyectar Asignaciones, Designaciones, Rotaciones,


Desataques, y otros.

d)

Elaborar cuadros estadsticos del personal que labora en el Gobierno Provincial de Chiclayo
en sus diferentes modalidades y de las plazas vacantes en relacin de Funcionarios de
Confianza.

e)

Apoyar en la ejecucin de actividades realizadas por la Gerencia de Recursos Humanos, as


mismo revisar y emitir informes.

f)Participar en comisiones o reuniones sobre asuntos relacionados a la Gerencia y reemplazarlo en


caso de ausencia..
g)

Supervisar al personal de los Departamento y Secciones de la Gerencia.

h)

Proponer el Programa Anual de Capacitacin para el Personal Municipal.

i)Revisar los Proyectos de Resoluciones de Gerencia, a pedido del Gerente.


j)Supervisar la eficiente y puntual elaboracin de planillas del personal Empleado y Obrero de la
Municipalidad.
k)

Coordinar acciones de trabajo en forma diaria con la Gerencia.

l)Convocar y dirigir reuniones de trabajo con el personal que labora en la Gerencia.


m)

Otras que le designe la Gerencia.

Requisitos Mnimos
Estudios Superiores de Administracin.
Experiencia en labores Administrativas.
Capacitacin especializada en temas relacionados al rea.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informticos.

Cargo: SECRETARIA IV
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a instrucciones generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Atender y orientar al pblico usuario brindndole buena atencin. sobre


gestiones en la institucin.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn agenda con el Gerente.

i)

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

j)

Recepcionar, registrar, clasificar, archivar y tipear documentos de las


comisiones permanentes de Procesos Administrativos de empleados y
obreros.

k)

Las dems funciones que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en computacin: procesador de texto, hojas de clculo.
Excelente trato al Pblico Usuario.

Cargo : TECNICO PROYECTISTA DE RESOLUCIONES


Revisar expedientes de subsidios, reconocimiento de tiempo de servicios, liquidaciones
varias, etc. y emitir el informe respectivo.
Elaborar proyectos de Resolucin de Gerencia sobre las diferentes peticiones de servidores y
de cesantes y jubilados del Gobierno Provincial.
Elaborar propuestas de procedimientos administrativos de la Gerencia de Recursos Humanos,
procurando su simplificacin y eficacia.
Absolver consultas de los trabajadores relacionadas a sus derechos y obligaciones.
Elaborar estadsticas de personal y servicios de la Gerencia de Recursos Humanos, as mismo de
las plazas vacantes de acuerdo al CAP.
Los dems que le asigne el Gerente.
Requisitos Mnimos

Estudios superiores no concluidos o tcnicos en administracin.


Experiencia en labores administrativas
Conocimientos de los sistemas administrativos
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informaticos

Cargo : CONSERJE
a)

Conservar, limpiar y ordenar los diferentes ambientes de la Oficina.

b)

Distribuir la documentacin de la Oficina a las dependencias del Municipio y a Instituciones


externas.

c)

Cumplir con actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la Oficina.

d)

Apoyar a otras reas del Gobierno Provincial de Chiclayo cuando lo necesiten.

e)

Las dems que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos
Estudios secundarios
Experiencia en labores de Conserjera.

Cargo : GUARDIAN
a)

Controlar y evitar el ingreso de personas extraas al Palacio Municipal, antes y despus del
horario de trabajo.

b)

Verificar el contenido y su procedencia de todo paquete que ingrese o salga


del Palacio Municipal.

c)

Informar por escrito al Gerente de los incidentes que ocurran durante su turno debiendo llevar
un libro de registro de ocurrencias diarias.

d)

Es responsable de la custodia de los equipos, muebles y enseres que se encuentren dentro del
local municipal no permitiendo su salida sin documentos de autorizacin.

e)

Otras funciones que le asigne el Gerente.


Requisitos Mnimos
Estudios secundarios
Experiencia en actividades de guardiana.

SECCION CONTROL DE ASISTENCIA


Cargo : TECNICO DE CONTROL DE ASISTENCIA
a)

Controlar la asistencia y permanencia en su centro de labores del personal del Gobierno


Provincial de Chiclayo.

b)

Controlar la documentacin que le corresponde con relacin a permisos, vacaciones,


descanso mdico, justificaciones, etc.

c)

Preparar y actualizar las tarjetas de control de asistencia.

d)

Elaborar la ficha de faltas y tardanzas del personal y la ficha de rcord de asistencia.

e)

Verificar las papeletas de salida diaria y los partes semanales de obreros, preparando el
reporte mensual sobre la asistencia del personal empleado, obrero y locacin de servicios.

f)

Realizar visitas inopinadas del control de permanencia del personal en sus lugares de trabajo.

g)

Coordinar con Bienestar Social los descansos mdicos pre y post natal, para el marcado de
tarjetas.

h)

Emitir reportes que le solicite el Gerente sobre las acciones del movimiento del personal,
(asistencia, puntualidad, permanencia).

i)

Aplicar el Reglamento Interno de Trabajo de empleados y obreros en lo que respecta a la


asistencia de los trabajadores.

j)

Dirigir la investigacin y determinar las necesidades de personal de las diferentes

reparticiones de la Administracin Municipal.


k)

Las dems que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos
Secundaria completa
Capacitacin tcnica en labores relacionadas con la actividad principal del cargo.
Experiencia en manejo de control de personal

Cargo: AUXILIAR DE CONTROL DE ASISTENCIA


a) Ejecutar labores de control de asistencia en el ambiente municipal que se le asigne.
b) Apoyar en las actividades de control del personal en su local de labores.
c) Elaborar la ficha de faltas y tardanzas de personal.
d)

Verificar las papeletas de salidas diarias del Personal.

e) Elaborar los partes mensuales de obreros y empleados.


f)

Otras que le asigne el Tcnico de Control de Asistencia.

Requisitos Mnimos
Secundaria completa
Experiencia en control de personal.

SECCION DE ESCALAFON Y LEGAJOS


Cargo : TCNICO DE ESCALAFN

a)

Clasificar, elaborar y mantener actualizado los legajos y file del personal que labora en el

Gobierno Provincial de Chiclayo.

b)

Participar en la elaboracin de cuadros de calificacin, evaluacin, y


personal.

c)

Recepcionar, aperturar y llevar el control de los antecedentes de los servidores en el file


correspondiente; as como del personal que ingrese a laborar en las diferentes modalidades.

d)

Elaborar cuadros y reportes estadsticos de personal para el Gerente de Recursos Humanos.

e)

Distribuir fichas de datos y Declaracin Jurada a funcionarios designados.

f)
-

promocin de

Preparar informes escalafonarios solicitados por motivos:


Compensacin por Tiempo de Servicios.(CTS).
Subsidio familiar.
Pensin de cesanta. etc.

g)

Disear e implementar mecanismos que contengan la informacin actualizada de los


servidores del Gobierno Provincial de Chiclayo para consignar la informacin bsica de cada
trabajador.

h)

Los dems que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos
Secundaria completa o estudios tcnicos.
Capacitacin tcnica en la materia.
Conocimientos a nivel usuario de sistemas informaticos.

SECCION DE BIENESTAR SOCIAL


Cargo : ASISTENTA SOCIAL
a)

Formular, coordinar, supervisar y controlar la ejecucin de programas de servicio y bienestar


social para el personal y familiares directos.

b)

Coordinar y organizar actividades asistenciales, educativas, recreativas, culturales, deportivas


y tursticas.

c)

Apoyar al personal que presente problemas socios econmicos a fin de orientar su solucin.

d)

Efectuar trmites para la obtencin de las tarjetas de atencin medica, carnets del seguro
social, reembolsos y otros del personal del Gobierno Provincial de Chiclayo en ESSALUD.

e)

Participar en la organizacin, difusin y ejecucin de las actividades recreativas y deportivas


del personal.

f)

Mantener el stock necesario de medicamentos en el botiqun de primeros auxilios.

g)

Informar al Gerente sobre el desarrollo y grado de cumplimiento de las actividades a su cargo


as como de los problemas laborales y familiares que afronten los trabajadores municipales.

h)

Controlar la autenticidad de certificados por Licencia de enfermedad y coordinar casos de


accidentes que sufran los trabajadores municipales..

i) Visitar y apoyar a los servidores municipales que se encuentren internados en hospitales, clnicas,
y domicilios, constatando su estado socio econmico, de su familia etc.
j)Elaborar cuadros estadsticos , reportes e informes que le solicite la Gerencia de Recursos
Humanos.
k)

Otras que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos
Ttulo Profesional en Servicio Social
Experiencia en labores de Asistente Social
Amplio conocimiento de las actividades que desarrollan en el cargo
Conocimientos a nivel usuario de Procesador de Textos y Excel.

Cargo: SECRETARIA IV
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a instrucciones generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y tipear las actas..

g)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin y


atender los casos sociales de los trabajadores.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn agenda de la Asistenta Social.

i)

Llevar el archivo de la documentacin y el archivo de la oficina.

j)

Las dems funciones que le asigne la Asistenta Social.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al Pblico Usuario.

Cargo : AUXILIAR DE BIENESTAR SOCIAL


a)

Apoyar en las actividades relacionado con la asistencia social a trabajadores del Gobierno
Provincial de Chiclayo.

b)

Recibir y registrar la documentacin de la Seccin.

c)

Mantener actualizado el archivo con la informacin de su competencia.

d)

Redactar y efectuar trabajos de mecanografiado.

e)

Apoyar en la coordinacin para la ejecucin de programas de Bienestar Social.

f)

Efectuar comisiones que le asigne el Asistente Social.

Requisitos Mnimos
Secundaria Completa
Capacitacin tcnica en Asistencia Social.

SECCION PLANILLAS EMPLEADOS Y PENSIONISTAS


Cargo : TCNICO DE REMUNERACIONES EMPLEADOS
a)

Elaborar planillas de sueldos, pensiones, aguinaldos, bonificaciones, y otras asignaciones de


acuerdo a lo dispuesto por la Gerencia de Recursos Humanos.

b)

Organizar, dirigir supervisar, revisar y preparar la documentacin con respecto al rea para la
firma respectiva.

c)

Efectuar clculos de remuneraciones y pensiones teniendo en cuenta las


normas legales
sobre Remuneraciones y determinar el monto por retener del impuesto a la renta 5ta categora
del personal activo.

d)

Efectuar reintegros, descuentos, y modificaciones de acuerdo a las resoluciones y/o


documentos que autoricen el movimiento de planillas.

e)

Informar sobre expedientes de remuneraciones de empleados por sepelio y luto.

f)

Mantener actualizada la informacin de descuentos de acuerdo a las disposiciones legales


vigentes.

g)

Redactar informes de subsidios, quinquenios, CST., y otros beneficios.

h)

Ordenar el archivo de la documentacin de la Seccin, Evaluando y seleccionando


documentos, proponiendo eliminacin o transferencia al archivo pasivo.

i)

Llenar los formatos de las AFP sobre declaraciones de aportaciones y emitir los PDT de los
trabajadores cuando lo requieran.

j)

Coordinar reuniones de trabajo y atender a los inspectores del Seguro Social.

k)

Las dems que le asigne el Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Superiores no concluidos o egresado de Instituto Superior Tecnolgico


Conocimientos de los Sistemas Administrativos
Experiencia en labores de Oficina
Capacitacin tcnica
Manejo de equipos informticos

Cargo : AUXILIAR DE REMUNERACIONES DE EMPLEADOS

a)

Efectuar actividades que le asignen relacionadas a planilla de empleados.

b)

Apoyar en actualizar los archivos personales de cada empleado del Gobierno Provincial de
Chiclayo.

c)

Apoyar en las actividades de previsiones de pago a las AFP y ESSALUD, emitiendo los
cuadros de descuento respectivo.

d)

Archivar, registrar, y controlar los documentos que originan el movimiento de planillas.

e)

Registrar y controlar las asignaciones y designaciones del personal de carrera y confianza.

f)Las dems que le asigne el Tcnico de Remuneraciones.


Requisitos Mnimos
Secundaria completa
Capacitacin tcnica
Alguna experiencia en labores de planillas

SECCION DE PLANILLAS DE OBREROS


Cargo : TCNICO DE REMUNERACIONES DE OBREROS
a)

Elaborar planillas de salarios, verificando asignaciones, aguinaldos, bonificaciones,


descuentos y otros.

b)

Elaborar informes tcnicos de beneficios que corresponden a los trabajadores obreros activos.

c)

Supervisar la informacin para efectos de ingresos y descuentos de acuerdo a disposiciones


legales vigentes.

d)

Mantener actualizada la informacin requerida para la emisin de las planillas de salarios.

e)

Coordinar con el Operador Terminalista, la emisin de listados varios que se necesiten y las
liquidaciones de aportes al SNP O SPP.

f)Redactar informes de subsidios, retenciones judiciales, CTS., quinquenios, renuncias, etc.


g)

Atender reclamos del personal sobre clculos de ingresos y descuentos, modificacin de


planillas de obreros y atender a los Inspectores del Seguro Social y del Ministerio de Trabajo
y Promocin del Empleo.

h)

Participar en la elaboracin de la proyeccin de remuneraciones y compensaciones por


tiempo de servicios para la formulacin del proyecto de presupuesto del Gobierno Provincial
de Chiclayo (CAP y PNP)

i) Emitir informes de Remuneraciones para Sepelio y Luto y emitir constancias de aportes al SNP y
SPP, segn sea el caso.
j) Las dems que le asigne el Gerente.
Requisitos Mnimos

Estudios Superiores no concluidos o egresado de Instituto Superior Tecnolgico


Conocimientos de los Sistemas Administrativos
Experiencia en labores de Oficina
Capacitacin tcnica
Manejo de equipos informticos

Cargo : AUXILIAR DE REMUNERACIONES DE OBREROS

a)

Efectuar actividades que le asignen relacionadas a planilla de obreros.

b)

Apoyar en actualizar los archivos personales de cada obrero y de los


documentos que originen modificacin de planillas.

c)

Apoyar en las actividades de previsiones de pago a las AFPs y ESSALUD,


emitiendo los cuadros de descuentos respectivos.

d)

Elaborar las liquidaciones, nivelacin de pensiones, y reintegros.

e)

Las dems que le asigne el Tcnico de Remuneraciones.

Requisitos Mnimos
Secundaria completa.
Capacitacin tcnica.
Alguna experiencia en labores de planillas.

SECCION DE LIQUIDACIONES DE C.T.S. Y ARCHIVO


Cargo : AUXILIAR DE LIQUIDACIONES
a)

Emitir liquidaciones de pago de las AFP. D. L. 25897; ESSALUD, DL. 26790-20530;


Impuesto Extraordinario de Solidaridad, Impuesto a la Renta.

b)

Coordinar con las Oficinas de Subsidio, Trmites de Reembolso de ESSALUD, AFP y


SUNAT.

c)

Controlar el archivo de planillas clasificndolos por meses y aos.

d)

Participar en la aplicacin de formularios, encuestas y otros.

e)

Apoyar en la clasificacin de ingresos y descuentos de los servidores municipales.

f)Realizar el llenado de tarjetas del rcord de servicio de Obreros y Empleados.


g)

Revisar, clasificar, Inventariar y archivar la documentacin.

h)

Participar en el trmite de Bono de Reconocimiento de los trabajadores afiliados a las AFP.

i) Las dems que le asigne el Gerente.


Requisitos Mnimos
Estudios Secundarios completos.
Amplia experiencia en labores relacionadas al cargo
Capacitacin Tcnica

Cargo : AUXILIAR EN ARCHIVO


a)

Clasificar y archivar documentacin de la Seccin de Remuneraciones.

b)

Inventariar la documentacin archivada.

c)

Controlar la salida u observaciones de documentos.

d)

Apoyar y coordinar con el terminalista en el almacenamiento de datos.

e)

Encuadernar y mantener en buen estado de conservacin las planillas.

f)

Otras funciones que le asigne el Tcnico de Remuneraciones.

Requisitos Mnimos

Estudios Secundarios completos.


Amplia experiencia en labores relacionadas al cargo
Capacitacin Tcnica

2- SUB GERENCIA DE LOGISTICA


II- Cuadro Orgnico de Cargos

10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Total

1. Sub Gerente
2. Secretaria II
3. Conserje
(Obrero)
4. Responsable de Servicios Aux. (Tcn. Adm. III)
5. Auxiliar Encargado de Adquisiciones
6. Coordinador de Control Patrimonial
7. Auxiliar de Control Patrimonial
8. Tcnico en Inventario
9. Auxiliar Encargados de Almacn
Auxiliar de Oficina
Oficinista I
Operador de Imprenta
(Obrero)
Ayudante de Imprenta
(Obrero)
Ayudante de Grifo
(Obrero)
Barredor
(Obrero)
Ayudante de Almacn
(Obrero)

1
1
1
1
1
1
2
4
3
2
11
1
1
1
1
2
_________

Total

34

III- DESCRIPCION DE FUNCIONES.


3.1- FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
1.

Planear, organizar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades del Sistema de Abastecimientos,
Almacenes y Control Patrimonial, conforme a las disposiciones legales vigentes;

2.

Adquirir, recepcionar, almacenar y distribuir los recursos materiales y los de servicios en forma
oportuna, que requieran las diferentes dependencias del Gobierno Provincial de Chiclayo;

3.

Efectuar el control de los activos fijos y de las adquisiciones realizadas por la entidad, tramitando las
plizas de seguro correspondiente;

4.

Coordinar, organizar, actualizar, y controlar el inventario de los bienes muebles e inmuebles del
Gobierno Provincial de Chiclayo;

5.

Disponer el mantenimiento y reparacin oportuna de las maquinarias, vehculos y equipos de propiedad


del Gobierno Provincial de Chiclayo;

6.

Formular el ante-proyecto del presupuesto valorado de bienes servicios;

7.

Planear, organizar a nivel de Municipio el suministro de bienes y la prestacin de servicios no


personales, en funcin de las necesidades de las diferentes dependencias de la institucin para el
cumplimiento de sus objetivos, metas y programas de trabajo ;

8.

Coordinar, supervisar y resguardar por la seguridad de los bienes, muebles e inmuebles, equipos,
maquinaria y vehculos del Gobierno Provincial de Chiclayo, tambin crear mantener y actualizar los
registros correspondientes, efectuar acciones de seguimiento y control valorizado y conciliacin de
inventarios con la Sub Gerencia de Contabilidad;

9.

Proporcionar informacin y abastecimiento en asuntos de su competencia;

10.

Participar en los Comits Especiales para las licitaciones, concursos pblicos y adjudicaciones directas;
as como en el Comit Especial Permanente de Adjudicacin de Menor Cuanta;

11.

Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, coordinando con


las unidades orgnicas sus necesidades y requerimientos.

12.

Elaborar el Programa y Plan de Trabajo referente a las adquisiciones de bienes y servicios;

13.

Cautelar los expedientes de todas las actuaciones del proceso de contratacin o adquisicin desde la
decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato, conforme lo establece la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

14.

Distribuir, disponer y supervisar todos los trabajos que se realizan en la Imprenta Municipal, solicitadas
por las diferentes reas del Gobierno Provincial de Chiclayo;

15.

Programar y orientar que los pedidos de insumos para la Imprenta Municipal se hagan oportunamente y
as brindar un servicio ptimo en las diferentes reas del Gobierno Provincial de Chiclayo;

16.

Coordinar el inventario y la valorizacin de los bienes de almacn y de activos fijos;

17.

Programar y controlar los trabajos de mantenimiento, conservacin y limpieza de los locales


municipales, as como la administracin adecuada de materiales de limpieza;

18.

Coordinar con la Gerencia de Asesora Jurdica para lograr la titulacin y saneamiento fsico legal de
vehculos e inmuebles del Gobierno Provincial de Chiclayo;

19.

Supervisar y evaluar el buen funcionamiento de la maquinaria, equipo e insumos de la Imprenta


solicitando oportunamente su mantenimiento y/o reparacin cuando sea necesario;

20.

Proponer y establecer las metas y procedimientos que aseguren la aplicacin de las disposiciones
legales vigentes del sistema de abastecimiento;

21.

Administrar y controlar los ingresos y bajas de los bienes patrimoniales del Gobierno Provincial de
Chiclayo;

22.

Administrar la base de datos de los proveedores de bienes y servicios;

23. Otras funciones que le sean asignadas de acuerdo a ley, por la Gerencia de

Administracin y Finanzas.

3.2- FUNCIONES ESPECIFICOS DE CARGOS.


Cargo : SUB GERENTE
a)

Ejecutar actividades de adquisicin, almacenamiento, distribucin, supervisin y control de


los materiales requeridos por las dependencias del Gobierno Provincial de Chiclayo.

b)

Administrar los almacenes de Bienes del Gobierno Provincial de Chiclayo.

c)

Mantener actualizado el Registro de los Activos Fijos e insertar en el SIAM

d)

Efectuar el Registro de los Inmuebles y el Saneamiento Fsico Legal de los Ttulos de


Propiedad de los Bienes Registrados del Gobierno Provincial de Chiclayo a travs del SIAM.

e)

Suscribir Contratos de Servicios con terceros, supervisando y controlando los trabajos

efectuados por ellos, autorizando pago de sus honorarios previa presentacin del Informe
Mensual de Actividades.
f)

Controlar el proceso de mantenimiento y reparacin de equipos, mobiliario, maquinaria,


vehculos, sistemas elctricos, de comunicacin y electrnicos del Gobierno provincial de
Chiclayo.

g)

Controlar y Valorar el Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles del Gobierno Provincial de


Chiclayo.

h)

Participar en el Comit de Adjudicaciones proponiendo las Bases y convocando a Licitacin


o Concurso Pblico de precios para la Adquisicin de Bienes o Servicios.

i)

Mantener y supervisar el Registro de Proveedores.

j)

Visar Cotizaciones, rdenes de Compra, rdenes de Servicio y otros.

k)

Participar en Comisiones de trabajo que le asignen.

l)

Asesorar al Gerente en Actividades de su competencia.

m)

Planear, organizar, supervisar y evaluar los procesos de Adquisiciones, Servicios de Bienes y


Obras conforme a las disposiciones legales y formular el Plan Anual de Adquisiciones del
GPCH.

n)

Controlar los Activos Fijos y de Adquisiciones realizadas, tramitando


correspondiente.

las plizas de Seguro

Formular el Ante proyecto del presupuesto valorado de Bienes y Servicios.

o)

Coordinar con la Gerencia de Asesora Jurdica para la Titulacin y Saneamiento Fsico


Legal de Vehculos e inmuebles del Gobierno Provincial de Chiclayo.

p)

Realizar gestiones preliminares para las donaciones, transferencias o bajas de Bienes que
realice el Gobierno Provincial de Chiclayo.

q)

Coordinar los trmites correspondientes para la Adquisicin de Bienes y Servicios.

r)

Cautelar y disponer su archivo ordenado de los Expedientes Integrados de todos los procesos
de seleccin que lleve a cabo el Gobierno Provincial de Chiclayo.

s)

Elaborar los procesos de seleccin y emitir el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones,


as mismo elevar al CONSUCODE SEACE.

t)

Elaborar los requerimientos o solicitudes de servicios, realizar las cotizaciones y cuadros


comparativos de Proveedores a travs del SIAM.

u)

Ordenar, visar y controlar la elaboracin de ordenes de compra, ordenes de servicios y


pecosas, contratos de Servicios No Personales e insertar en el sistema SIAM.

v)

Disponer que la informacin en cuanto a variaciones de kardex de bienes y los inventarios de


Almacenes sean incluidos en el Sistema SIAM.

w)

Coordinar con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto las coberturas presupustales para


la ejecucin del compromiso en el SIAM.

x)

Remitir los compromisos del mes a travs del SIAM al SIAF.

y)

Elaborar el POI de su rea y designar el responsable ante la GPP para que inserte en el
SIAM.

z)

Analizar y controlar a travs del SIAM sus requerimientos y cualquier modificacin


coordinar con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.

aa)

Las dems que le asigne la Gerencia Central de administracin y Finanzas.

Requisitos Mnimos

Ttulo Profesional Universitario.


Capacitacin especializada en el rea.
Experiencia en labores de Control y Adquisicin de Bienes.
Experiencia en Control de Personal.
Manejo de computadora a nivel usuario.

Cargo: SECRETARIA II
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Sub Gerente.

i)

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

j)

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al Pblico Usuario.

Cargo: CONSERJE
a)

Conservar en buen estado de limpieza y orden los diferentes ambientes de la Oficina.

x)

Distribuir la documentacin de la Oficina a las diferentes dependencias municipales e


Instituciones Externas.

y)

Cumplir con actividades de servicio, cuando lo requiera el personal de la Oficina.

z)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Secundarios
Experiencia en labores de Conserjera

Cargo: RESPONSABLE DE SERVICIOS AUXILIARES.


a)

Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificacin,


verificacin y archivo del movimiento documentario.

b)

Ejecutar actividades tcnicas del Sistema Administrativo en apoyo de la Sub Gerencia.

c)

Recoger y proporcionar informacin y apoyar en la formulacin y/o modificacin de normas


tcnicas.

d)

Emitir opinin tcnica de expedientes.

e)

Verificar los procedimientos tcnicos.

f)

Elaborar y disear los cuadros de necesidades de materiales por adquirir.

g)

Participar en la programacin de Actividades Tcnico administrativas y en reuniones de


trabajo.

h)

Llevar archivo del inventario de Bienes del Gobierno Povincial.

i)

Otras que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Universitarios no concluidos o de Tcnico en Administracin.


Capacitacin Tcnica.
Experiencia en labores de Contratacin y Adquisicin de Bienes.

Cargo : ENCARGADO DE ADQUISICIONES


a)

Programar las Adquisiciones de acuerdo a necesidades.


b)

Preparar la documentacin requerida para Licitaciones Concurso de Precios y Compras


Directas.

c) Revisar y visar cotizaciones, cuadros comparativos de precios y rdenes de Compra.


d)

Calificar, clasificar y actualizar el registro de proveedores.

e) Llevar el Control de solicitudes de pedidos de las dependencias del Gobierno Provincial.


g)

Apoyar al Sub Gerente en actividades de su competencia.

h)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos
Instruccin Secundaria.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en labores en Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Cargo
a)
b)
c)
d)

: COTIZADOR
Controlar solicitudes de cotizaciones a los proveedores de acuerdo a lineamientos
institucionales y conforme a disposiciones legales vigentes.
Coordinar con el jefe las mejores ofertas para la Adquisicin de Bienes y Servicios.
Preparar cuadros Comparativos de Cotizaciones para que se emitan rdenes de Compra y/o
Servicio.
Elaborar avisos de Convocatoria y otorgamiento de la Buena Pro en los
Licitaciones Pblicas.

e)

Efectuar el seguimiento de las rdenes de Compra y/o de Servicio.

f)

Formalizar el Contrato de Compra de Bienes y/o Servicios.

g)

Concursos y

Apoyar en la Actualizacin del Registro de Proveedores.


h)

i)
j)

Tramitar el almacenamiento de las Adquisiciones efectuadas.


Atender Consultas de los Proveedores y/o Usuarios.
Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos
Estudios Secundarios.
Capacitacin tcnica.en labores de logstica
Experiencia en Cotizaciones.
Cargo : GIRADOR DE RDENES DE COMPRA Y/O SERVICIOS
a)

Elaborar rdenes de Compra y/o Servicio, llevando un Registro de Control.

b)

Apoyar en el seguimiento de la tramitacin de rdenes de Compra y/o Servicio.

c)

Apoyar en las Actividades de Cotizacin.

d)

Efectuar las Comisiones que le asigne el Jefe.

e)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos
Estudios Secundarios.
Capacitacin Tcnica.

Cargo : RESPONSABLE DE COMPRAS Y SERVICIOS AUXILIARES


a)

Controlar e Informar de la ejecucin de Servicios realizados por terceros.

b)

Autorizar la impresin de Especies Valoradas y otros documentos


Dependencias del Gobierno Provincial de Chiclayo.

c)

Apoyar en el seguimiento de rdenes de Compra y/o Servicio.

d)

Tramitar el pago de Servicios de Energa Elctrica, de Comunicacin y Otros.

e)

Participar en Comisiones que se le asignen.

f)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

utilizados en las

Requisitos Mnimos

Estudios Secundarios.
Capacitacin Tcnica.

Cargo : ENCARGADO DE REGISTRO Y CONTROL


a)

Efectuar el ingreso, salida y valorizacin de los Bienes a su cargo, con la documentacin


correspondiente.

b)

Efectuar la verificacin fsica de los Bienes consignados con el Registro correspondiente

c)

Elaborar Cuadros Estadsticos de Control de Consumo y Rotacin de los Bienes a su cargo.

d)

Archivar la documentacin de Compras para Informacin Contable.

e)

Elaborar movimientos diarios de Almacn.

f)

Revaluar Activos Fijos de acuerdo a normas legales vigentes.

g)

Realiza la transferencia y/o baja de los Bienes Inmuebles.

h)

Efectuar Comisiones que le asignen.

i)

.Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Secundaria Completa.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en Labores de Registrador de Bienes.

Cargo : JEFE DE ALMACEN


a)

Controlar las actividades de recepcin, almacenamiento y distribucin de materiales,


repuestos, tiles y otros adquiridos por el Gobierno Provincial de Chiclayo.

b)

Actualizar los Registros de Control de Bienes.

c)

Realizar Inventarios Fsicos de Bienes con el Registro correspondiente.

d)

Verificar, solicitar , tramitar y coordinar la reposicin oportuna de los niveles de Stock de


Bienes.

e)

Mantener un Sistema eficiente de ubicacin, codificacin y custodia de los Bienes del


Almacn.

f)

Participar en Comisiones de trabajo que le asignen.

g)

Asistir al Sub Gerente en actividades de su competencia.

h)

Remitir informacin de rdenes de Compra, Pecosa y Notas de Entrada y Salida del


Almacn al encargado de Registro y Control.

i)

Recibir y almacenar materiales y repuestos en desuso.

j)

Las dems que le asigne el asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Superiores.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en abastecimiento.
Conocimiento de Computacin.

Cargo : ALMACENERO
a)

Apoyar en Actividades de recepcin, almacenamiento y distribucin de Bienes.

b)

Apoyar en el sistema de Control e Identificacin de los Bienes que ingresan a los Almacenes.

c)

Apoyar en el Control de la salida de Bienes existentes en los Almacenes.

d)

Llevar el Control de reingreso de materiales. (Saldos de Obras).

e)

Solicitar la reposicin oportuna del Stock de Bienes.

f)

Apoyar en el mantenimiento de la seguridad y conservacin de los Bienes Almacenados.

g)

Apoyar en la elaboracin de Cuadros del movimiento y Control de los Bienes en


Almacenamiento.

h)

Las dems que le asigne el jefe de almacenes.

Requisitos Mnimos

Cargo :
a)

Estudios Secundarios.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en Administracin de Almacenes.

AYUDANTE DE ALMACN
Apoyar al encargado de almacn en las labores que le encomienda.

b) Atender a las diferentes dependencias sobre sus requerimientos de materiales.


c)

Apoyar en el inventario de bienes de almacn.

d)

Supervisar y controlar las Actividades de recepcin, almacenamiento de materiales.

e) Apoyar en la distribucin de los materiales a las dependencias solicitantes, verificando la


conformidad del pedido.
f)

Llevar registro y/o Kardex de los materiales o insumos que ingresan y salen de almacn.

g)

Verificar el buen estado de los materiales que ingresan al almacn y velar por la buena conservacin
de los mismos.

h)

Otras funciones que le asigne el Jefe de almacenes o Sub Gerente.


Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria.
Experiencia en labores de almacn.

Cargo : ENCARGADO DEL GRIFO MUNICIPAL


a)

Conducir el proceso de recepcin, registro, control y distribucin de combustible, carburantes,


lubricantes, desinfectantes y materiales de limpieza.

b)

Mantener la seguridad y limpieza de las instalaciones a su cargo.

c)

Elaborar Informes diarios del movimiento de materiales a su cargo.

d)

Verificar y gestionar el mantenimiento del Stock de combustible y lubricantes que


distribuye su rea.

e)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos
Estudios Secundarios.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en Administracin de Grifos.

Cargo : AYUDANTE DEL GRIFO MUNICIPAL


a)

Apoyar en la recepcin, registro, control y distribucin de combustible, carburantes,


lubricantes, desinfectantes y otros que ingresan al grifo municipal.

b)

Mantener la seguridad y limpieza de las instalaciones a su cargo.

c)

Informar al encargado del grifo sobre la atencin de combustible que estuvo a su cargo y
sobre las ocurrencias diarias.

d)

Informar sobre el mantenimiento del Stock de combustible y lubricantes que distribuye el


grifo.

e)

Las dems que le asigne el encargo del grifo municipal.

Requisitos Mnimos
Estudios Secundarios.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en Administracin de Grifos.

Cargo : ENCARGADO DE LA IMPRENTA MUNICIPAL


a)

Dirigir, supervisar y planificar el trabajo relacionado con el rea a su cargo.

b)

Supervisar la produccin y dirigir al personal a su cargo para que tengan un ptimo


rendimiento, formulando las recomendaciones correspondientes.

c)

Programar y solicitar oportunamente los insumos necesarios que se requerirn para dar un
servicio ptimo a las diferentes reas del Gobierno Provincial.

d)

Disponer se lleve un Kardex de los insumos que se solicitan en la Imprenta.

e)

Distribuir y disponer con su visto bueno, todos los trabajos que se realizaron, solicitados por
las diferentes reas municipales.

f)

Elaborar diariamente un Programa de Produccin.

g)

Capacitar al personal a su cargo para que su desempeo sea eficiente en la produccin.

h)

Elaborar y proponer alternativas para mejorar la produccin de la imprenta.

i)

Supervisar, velar y evaluar el buen funcionamiento de la maquinaria y equipos de la


Imprenta, solicitando oportunamente su mantenimiento y /o reparacin cuando sea necesario.

j)

Gestionar oportunamente la asignacin del personal y controlar los recursos para la Ejecucin
de las actividades del rea.

k)

Solicitar personal capacitado para el manejo de los Equipos de Imprenta.

l)

Elaborar su Plan de trabajo y programacin interna.

m)

Otras Funciones que le asigne el Sub Gerente

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria Tcnica.


Experiencia en Conduccin de Personal.
Experiencia en Diseo Grfico.
Capacitacin en Computacin.

Cargo : AUXILIAR DE IMPRENTA


a)

Recepcionar, registrar, clasificar, distribuir y archivar la documentacin del rea.

b)

Tomar dictado y mecanografiar los documentos del Departamento.

c)

Revisar y preparar la documentacin para la firma del encargado de imprenta.

d)

Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones especficas.


Apoyar en la elaboracin de artes.

e)

Apoyar en el manejo de la Mquina Mimegrafo y corte de papel.

f)Llevar un Control o Registro de las especies valoradas o formatos diferentes que se imprimen.
g)

Es responsable del cuidado y mantenimiento de la mquina a cargo de la Imprenta.

h)

Tener en orden y cuidado las placas metlicas y cartoncillos usados.

i)Otras Funciones que le asigne el encargado de la imprenta


Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria.
Experiencia en labores de Imprenta.
Capacitacin en Computacin.

Cargo : OPERADOR DE IMPRENTA


a)

Realizar trabajos de impresin de especies valoradas, notificaciones, formatos, boletines y


similares que le son dadas para su reproduccin en Offset.

b) Verificar la cantidad y el numerado de las especies valoradas, notificaciones y similares, que se


imprimen, teniendo mucho cuidado, en su caso, de no duplicar la numeracin.
c) Efectuar el combinado de colores de tinta de impresin de acuerdo al pedido de las diferentes
dependencias.
d)

Efectuar los cortes de papel necesarios para la impresin, de acuerdo al tamao requerido

e) Velar y tener en optimas condiciones operativas el equipo y materiales de impresin a su cargo.


f)
f)

Dar cumplimiento a las medidas de seguridad y disposiciones establecidas en su rea.


Otras funciones que le asigne el encargado de la imprenta.

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria Tcnica.


Capacitacin en Artes Grficas.
Experiencia en labores variadas de Imprenta.

Cargo : AYUDANTE DE IMPRENTA


a)

Realizar trabajos manuales de numeracin, compaginacin y pegado de Blocks de diferentes


tipos de formatos impresos en Offset.

b)

Efectuar el numerado de las Especies Valoradas que se imprimen teniendo mucho cuidado en

no duplicar la numeracin.
c)

Apoyar en el corte de papel, en los formatos que se imprimen o en los por imprimir de
acuerdo al tamao requerido.

d)

Dar cumplimiento a las medidas de seguridad y disposiciones establecidas en su rea.

e)

Otras funciones que le asigne el encargado de la imprenta.

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria Tcnica.


Capacitacin en Artes Grficas.
Experiencia en labores variadas de Imprenta.

REA DE CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES


Cargo:

COORDINADOR

a)

Conducir el proceso de Control Patrimonial de los Activos Fijos del Gobierno Provincial de
Chiclayo.

b)

Realizar el inventario de los bienes muebles, inmuebles y equipos del Gobierno Provincial de
Chiclayo.

c)

Efectuar el registro de los inmuebles y el saneamiento fsico legal de ttulos de propiedad de


los bienes registrados.

d)

Elaborar normas para la conservacin, traslado y mantenimiento del mobiliario y equipos


utilizados en el Gobierno Provincial de Chiclayo.

e)

Participar en la Venta de Bienes Inmuebles del Gobierno Provincial de Chiclayo y de


muebles y equipos dados de baja.

f)

Supervisar la codificacin de los Bienes y el mantenimiento y Actualizacin de los Archivos


correspondientes.

g)

Participar en las Comisiones de trabajo que le asignen.

h)

Asistir al Sub Gerente en actividades de su competencia.

i)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Secundaria completa.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en Actividades de Control Patrimonial.

Cargo : CONTROL PATRIMONIAL (Inventariador )


a)

Efectuar Inventarios Fsicos de bienes muebles, maquinaria, equipos, etc., del Gobierno
Provincial de Chiclayo.

b)

Conciliar con la Sub Gerencia de Contabilidad las adquisiciones de Bienes de Activo Fijo.

c)

Efectuar la codificacin de los bienes de Activo Fijo, elaborando el cargo individual para
personal del Gobierno Provincial de Chiclayo que los utilizan.

d)

Mantener actualizados los Registros de Control de los Bienes del Gobierno Provincial de
Chiclayo.

e)

Coordinar con la Gerencia de Informtica la implementacin de un control automtico de


inventarios.

f)

Coordinar con los Sistemas de Registro de los Almacenes.

g)

Informar al Jefe del rea los resultados de los Inventarios Fsicos.

h)

Las dems que le asigne el Jefe del rea.

Requisitos Mnimos

Secundaria completa.
Capacitacin Tcnica.
Experiencia en labores de Inventario.

Cargo : TCNICO INVENTARIADOR


a)

Mantener actualizado el inventario de codificado de bienes muebles,


etc.

inmuebles, vehculos,

b)

Efectuar la reevaluacin y depreciacin de los bienes muebles, inmuebles, vehculos, etc. del
Gobierno Provincial de Chiclayo.

c)

Conciliar con la Sub Gerencia de Contabilidad las Adquisiciones, ventas y bajas de bienes.

d)

Coordinar con las Gerencia de Edificaciones y Urbanismo lo relacionado a bienes inmuebles.

e)

Realizar Acciones Tcnico legales para la inscripcin en los Registros Pblicos de todos los
terrenos y propiedades del Patrimonio Municipal.

f)

Coordinar con la Sub Gerencia de Mecnica y Mantenimiento lo relacionado a vehculos y


repuestos.

g)

Efectuar la indexacin y depreciacin de Activos Fijos para la elaboracin de la Cuenta


General de la Repblica.

h)

Depurar el Inventario de las Cuentas Contables, realizando el Inventario Fsico General.

i)

Ejecutar los inventarios fsicos de bienes.

j)

Apoyar en el registro, control y archivo de documentacin de bienes.

k)

Valorizar el Inventario Fsico General.

l)

Proporcionar informacin sobre el estado de bienes a darse de baja.

m)

Mantener actualizado el Archivo con la documentacin sustentatoria de la propiedad de


bienes muebles, inmuebles, vehculos, etc. del Gobierno Provincial de Chiclayo.

n)

Las dems que le asigne el Jefe del rea.

Requisitos Mnimos

Secundaria Completa
Capacitacin Tcnica
Experiencia en labores de Inventario.
Conocimientos a nivel usuario de computacin.

1- SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD


II- Cuadro Orgnico de Cargos
1.
2.
3.
4.

Total

Sub Gerente
Tcnico Contable
Secretaria III
Auxiliar de Contabilidad (Oficinista I)

1
3
1
3
_______
Total

III- DESCRIPCION DE FUNCIONES.


3.1- FUNCIONES Y ATRIBUCIONES.
1.

Programar, organizar, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar el funcionamiento de los procesos del
Sistema Contable del Gobierno Provincial de Chiclayo, en coordinacin con el Sistema Nacional de
Contabilidad Pblica;

2.

Elaborar la ejecucin presupuestaria cindole los calendarios de compromisos y dems normas


correspondientes, informando mensualmente a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto; asimismo
deber informar semestralmente la ejecucin presupuestaria a dicho periodo;

3.

Ejecutar, controlar y verificar el proceso de la aplicacin del Sistema de Contabilidad Integrada;

4.

Formular y presentar oportunamente el Balance General, Estado de Gestin, Estado Patrimonial,


Estado de Fondos Disponibles, con sus respectivas notas explicativas, en la periodicidad y los plazos
sealados en la ley;

5.

Efectuar el registro contable de la ejecucin presupuestal, cautelando la correcta aplicacin legal y


presupuestaria del egreso, ajustndose a la programacin de pagos establecida y a los montos
presupuestados;

6.

Proporcionar informacin y asesoramiento en asuntos de su competencia;

7.

Mantener actualizados los libros contables principales y auxiliares del Gobierno Provincial segn las
normas vigentes;

8.

Desarrollar un adecuado sistema de contabilidad de costos para un conocimiento exacto de los gastos
por unidad operativa, situacin econmica-financiera y patrimonial del Gobierno Provincial; para
sustentar el costo real de los servicios pblicos ;

9.

Coordinar con la Sub Gerencia de Logstica la toma de inventarios fsicos, de los activos fijos y de
existencias al cierre de cada ejercicio;

10.

Coordinar el control y pago de los tributos y/o retenciones que se efectan por diversos conceptos,
impuestos (SUNAT), aportes (AFPs o ESSALUD) y retenciones judiciales y/o legales;

11.

Efectuar los ajustes y reclasificaciones de las cuentas en los libros contables, manteniendo los
registros analticos de cada caso, as como ejercer control de las conciliaciones bancarias con su visto
bueno;

12.

Otras funciones que le sean asignadas de acuerdo a ley, por la Gerencia Central de Administracin y
Finanzas.

3.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.


Cargo : SUB GERENTE
a)

Desarrollar actividades de integracin contable para emitir oportunamente la informacin


financiera y presupuestaria a los rganos superiores, internos y externos.

b)

Interpretar Estados Financieros Contables, Balances e Informes Tcnicos.

c)

Revisar y firmar Balances, Anexos y otros documentos del Sistema Contable.

d)

Supervisar actividades de cuenta corriente, consolidaciones, cuadros de costos y otros


documentos similares.

e)

Elaborar y presentar los Informes requeridos para las Evaluaciones Trimestrales del
Presupuesto del Gobierno Provincial de Chiclayo.

f)

Verificar e informar sobre compromisos pendientes de pago de acreedores y remuneraciones


del personal del Gobierno Provincial de Chiclayo.

g)

Formular y presentar Proyectos de normas y procedimientos relativos al Sistema de


Contabilidad.

h)

Asesorar al Gerente General Municipal en el mbito de su competencia.

i)

Participar en Comisiones de Trabajo y en la Formulacin de documentos que se le asigne.

j)

Supervisar Arqueos de Fondos y valores, Conciliaciones Bancarias, Inventarios Fsicos de


Bienes, etc.

k)

Supervisar la actualizacin de los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad y de los


Estados Financieros y Presupuestarios.

l)

Elaborar y presentar el Balance Anual y dems Estados Financieros.

m)

Devengar los compromisos en el Sistema SIAM.

n)

Elaborar devengados a todo tipo de documento que compromete presupuesto o parte


financiera en el SIAM.

o)

Coordinar con la Sub Gerencia de Presupuesto las coberturas presupustales para la ejecucin
de devengados en SIAM,

p)

Mantener al da los catlogos como el Plan Contable y los nexos que exista con el
clasificador del gasto

q)

Elaborar a comienzos del ao la lgica contable a los diferentes documentos que utiliza el
SIAM. y toda informacin contable a travs del SIAM.

r)

Migrar la informacin del devengado y/o compromiso de los diferentes documentos


trabajados en el SIAM al SIAF.

s)

Las dems que le asigne el Gerente Central de Administracin.

Requisitos Mnimos

Titulo de Contador Pblico Colegiado.


Capacitacin especializada en el rea contable
Experiencia en la conduccin de personal.
Manejo de paquetes informticos

Cargo: SECRETARIA
a)

Recibir, registrar , revisar y archivar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un directorio disponible de autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a instrucciones generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Sub Gerente.

i)

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

j)

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al Pblico Usuario.

Cargo : TCNICO ADMINISTRATIVO.


a)

Revisar los registros efectuados en los Libros Auxiliares por Partidas Especficas y
Genricas.

b)

Formular y Comprobar los Anexos de Balances, as como los Cuadros Comparativos de


Operaciones Contables.

c)

Elaborar el Parte Diario de Almacn, Notas de Contabilidad y el Balance de Comprobacin


Mensual.

d)

Efectuar Conciliaciones Bancarias de los Pagos por Conceptos de Planillas, Bienes y


Servicios.

e)

Comprobar los documentos sustentatorios del gasto del Fondo para pagos en efectivo
conforme a disposiciones internas.

f)

Realizar controles contables de Cobranza y Abonos.

g)

Preparar los Formatos con informacin contable solicitadas por el MEF, Contralora y
Contadura Pblica de la Nacin.

h)

Preparar hojas de trabajo para la formulacin de los Estados Financieros, Presupuestales y


Consolidados.

i)

Apoyar en los Arqueos de Fondo y Especies Valoradas.

j)

Emitir Informes Tcnicos Contables.

k)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Contador Pblico Colegiado hbil.


Capacitacin Tcnica
Experiencia en labores de Contabilidad

Cargo : TCNICO CONTABLE


a)

Recibir, revisar y registrar documentos de operaciones contables.

b)

Confrontar Planillas de Pagos, Recibos, Cheques, Comprobantes y otros documentos


contables.

c)

Confeccionar el estado consolidado de la estadstica por objeto del gasto y los Ingresos por
Partidas Especficas.

d)

Efectuar el anlisis de Cuentas Especficas coordinando con los Oficinistas y proponiendo los

ajustes necesarios, elaborando las respectivas notas de Contabilidad.


e)

Emitir Informes Tcnicos Contables de su competencia.

f)

Ingresar al Terminal de Cmputo la informacin Contable a su Cargo.

g)

Apoyar en los Arqueos de Caja y Especies Valoradas.

h)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Bachiller en Contabilidad o egresado de Instituto Superior


Capacitacin Tcnica Contable
Experiencia en labores de apoyo en el rea de Contabilidad

Cargo : AUXILIAR DE CONTABILIDAD


a)

Apoyar actividades de la informacin y registro Contable.

b)

Apoyar Actividades en le rea de Control Y Ejecucin

c)

Elaborar Notas de Contabilidad para la Informacin Mensual.

d)

Apoyar en la Informacin Mensual para el Programa Vaso de Leche.

e)

Recibir e Ingresar Informacin al Sistema de Cmputo.

f)

Apoyar en Arqueos de Caja.

g)

Las dems que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria
Capacitacin Tcnica
Experiencia en labores contables

Presupuestal.

4- SUB GERENCIA DE TESORERIA


II- Cuadro Orgnico de Cargos
1. Sub Gerente
2. Asistente
3. Secretaria (Oficinista I)
4. Tcnico Administrativo I y II
5. Cajero Pagador (Cajero I)
6. Auxiliar de Oficina
7. Pagador (Cajero I)

Total
1
1
1
2
1
2
2
_______
Total

10

III- DESCRIPCION DE FUNCIONES.


3.1- FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
1.

Coordinar, ejecutar, controlar y evaluar el funcionamiento de los sistemas de las cajas mecanizadas
adicionales y Cajas chicas existentes del Gobierno Provincial de Chiclayo;

2.

Optimizar la correcta y oportuna administracin de los recursos econmicos del Gobierno Provincial
de Chiclayo;

3.

Controlar la adecuada captacin, custodia y depsito de los ingresos en forma inmediata e intacta, as
como los ttulos y Valores recepcionados en la Sub Gerencia;

4.

Programar el proceso de pagos, de acuerdo al flujo de caja proyectado diario y mensual, en


coordinacin con el Servicio de Administracin Tributaria de Chiclayo (SATCH);

5.

Llevar el control y custodia de las especies valoradas asignados para su custodia y/o venta;

6.

Administrar y controlar los Fondos por concepto de Caja Chica del Gobierno Provincial;

7.

Organizar y mantener actualizado el archivo de la documentacin relacionada con el movimiento de


Fondos, econmicos, fuentes de informacin y sustentacin, as como tener actualizados los
compromisos de pagos pendientes;

8.

Formular los partes diarios de Fondos e informar a sus superiores jerrquicos, sobre el movimiento de
fondos en efectivo, cheques, transferencias y otros, as como efectuar las conciliaciones bancarias;

9.

Controlar las cuentas corrientes independientes de las transferencias del Tesoro de los diversos
conceptos especficos (FONCOMUN, Vaso de Leche, Rentas de Aduanas, Ley del Canon, vigencia de
minas, etc.) y la correspondiente aplicacin, segn sus fines de ley;

10.

Elaborar, controlar y efectuar el seguimiento de los comprobantes de pago hasta la culminacin de la


entrega del cheque al proveedor, conforme a lo establecido en la normatividad vigente;

11.

Controlar y custodiar las cartas fianzas que hayan sido acreditadas ante el Gobierno Provincial;

12.

Coordinar la captacin de recursos propios y donaciones;

13.

Participar en la obtencin de crditos bancarios cuando las circunstancias as lo requieran, conforme a


las normas vigentes y con Acuerdo del Concejo Municipal;

14.

Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Central de Administracin y Finanzas.
3.2- FUNCIONES ESPECFICAS DEL CARGO.

Cargo :

SUB GERENTE
a)

Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de caja y pagadura, presentando la


informacin contable correspondiente.

b)

Revisar los documentos en general para su pago y disponer depsitos en las correspondientes
cuentas corrientes de Bancos a travs del SIAM.

c)

Conciliar estados de cuentas corrientes bancarias.

d)

Controlar y supervisar la utilizacin de los fondos para pagos en efectivo.

e)

Verificar los montos de las autorizaciones de giros.

f)

Elaborar y visar informes del movimiento de cuentas.

g)

Firmar conjuntamente con el Gerente Central de Administracin y Finanzas las rdenes de


Pago y Cheques.

h)

Disponer y controlar la ejecucin de arqueos de ingresos e fondos y documentos valorados.

i)

Aprobar y emitir el parte diario de fondos disponibles en caja y bancos, as como los registros
auxiliares de la Sub Gerencia.

j)

Llevar el control y custodia de documentos valorados a su cargo.

k)

Participar en comisiones de trabajo que se le asigne.

l)

Asesorar al Gerente Central de Administracin y Finanzas en actividades de su competencia.

m)

Realizar la apertura de cuentas corrientes bancarias en coordinacin con el Gerente Central


de Administracin y Finanzas.

n)

Realizar el pago de todos los documentos devengados por la Sub Gerencia de Contabilidad
mediante el SIAM. y elaborar el Comprobante de Pago.

o)

Realizar pagos por conceptos de: Retenciones, Detracciones y descuentos, los cuales fueron
consignados en la etapa del devengado (HAP).

p)

Ingresar al SIAM los ingresos y depsitos provenientes del SACH u otra entidad recaudadora
propia del GPCH.

q)

Controlar los saldos bancarios a travs del SIAM y migrar la etapa del Girado al Sistema
SIAF.

r)

Otras de su competencia y las que le asigne el Gerente Central de Administracin y Finanzas.

Requisitos Mnimos

Ttulo profesional de Contador Pblico Colegiado, Economista o carrera afn al rea


de Tesorera.
Experiencia en administracin pblica contable
Capacitacin especializada en temas del rea.
Conocimientos a nivel usuario de Procesador de textos y hojas de calculo.

Cargo: SECRETARIA
a)

Recibir, registrar y revisar la documentacin que ingresa a la Oficina.

b)

Atender las llamadas telefnicas y concertar citas.

c)

Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Pblicas y


Privadas.

d)

Revisar y preparar documentacin para la firma respectiva.

e)

Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales.

f)

Tomar dictados en reuniones y conferencias.

g)

Atender y orientar al pblico usuario sobre gestiones en la institucin.

h)

Coordinar y concertar reuniones y citas segn Agenda con el Sub Gerente.

i)

Llevar el archivo de la documentacin de la oficina y el archivo histrico de


publicaciones en los medios de comunicacin.

j)

Las dems funciones que le asigne el Sub Gerente.


Requisitos Mnimos

Ttulo de Secretaria Ejecutiva.


Experiencia en labores de oficina.
Experiencia en Computacin.
Excelente trato al pblico usuario

Cargo : TCNICO ADMINISTRATIVO


a)

Llevar el control diario de cuentas por pagar, rdenes de compra, servicio, valorizaciones,
determinando el estado de las cuentas y trmites administrativos.

b)

Controlar comprobantes de pago, verificando su conformidad con la documentacin

sustentatoria.
c)

Consolidar la informacin, elaborar y emitir los partes diarios relacionados con el


movimiento de fondos.

d)

Analizar la relacin de depsitos, efectuados con las operaciones reportadas por las entidades
financieras, actualizando los registros de control.

e)

Coordinar con el girador de cheques, el control de las cuentas corrientes para la


programacin y ejecucin de pagos.

f)

Mantener actualizado los registros auxiliares a su cargo relacionados con el movimiento


bancario.

g)

Llevar control de los partes diarios de especies valoradas.

h)

Apoyar en las actividades de pago de remuneraciones y otros.

i)

Informar oportunamente diferencias encontradas en cuanto a transferencias y pago de


cheques con los bancos.

j)

Coordinar con el pagador referente a la anulacin de cheques que no han sido cobrados
pasados los treinta das y proceder al registro de cheques anulados.

k)

Preparar los reportes diarios de fondos debiendo tener sumo cuidado en tener al da los
registros auxiliares de bancos de cada cuenta corriente.

l)

Otros de su competencia y los que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Bachiller en contabilidad.
Experiencia en labores contables.
Capacitacin en la especialidad.

Cargo : PROGRAMADOR CONTABLE


a)

Llevar el registro, control por rubros de todas las deudas por pagar..

b)

Asegurar y controlar el desarrollo de actividades de caja y pagadura.

c)

Proponer alternativas para mejorar la atencin a los usuarios.

d)

Verificar los montos de las autorizaciones del giro.

e)

Apoyar el pago de remuneraciones al personal.

f)

Ejecutar liquidaciones, retenciones a favor del Gobierno Provincial de Chiclayo.

g)

Participar en comisiones de trabajo que le asigne.

h)

Elaborar informes de movimiento de fondos.

i)

Llevar registro y control de anticipos e informar de los saldos por los que tiene que girar y
pagar.

j)

Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios secundarios o tcnicos de contabilidad.


Experiencia en labores contables.
Capacitacin en la especialidad.

Cargo : AUXILIAR DE INGRESOS Y EGRESOS


a)

Coordinar la formulacin del Plan de Trabajo de Tesorera.

b)

Recibir, registrar y archivar la documentacin relacionada a Caja.

c)

Emitir cheques autorizados por la superioridad de conformidad con las rdenes de pago.

d)

Verificar la fase del girado y pagado, teniendo en cuenta toda la documentacin sustentatoria.

e)

Organizar y mantener actualizado el archivo de documentos relacionados con el movimiento


de fondos econmicos.

f)

Apoyar el pago de remuneraciones.

g)

Emitir informes de evaluacin tcnica del sistema.

h)

Asesorar y absolver consultas sobre normas de tesorera.

i)

Ejecutar el reporte diario de saldos y autorizacin de giros.

j)

Efectuar comisiones o trmites relacionados con las actividades de Caja.

k)

Coordinar las actividades de egresos del Gobierno Provincial de Chiclayo.

l)

Establecer control eficaz y eficiente a los terminalitas encargados de la recaudacin de


tributos y ventas de especies valoradas.

m)

Informar y coordinar con el Sub Gerente sobre el desarrollo y grado de cumplimiento de las
actividades a su cargo.

n)

Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Superiores de contabilidad.

Experiencia en labores de tesorera.

Capacitacin en la especialidad.

Cargo : CAJERO
a)

Supervisar la elaboracin del parte diario de fondos as como las actividades sobre el
consolidado de descuentos de ley, ingresos propios, reintegros, pago de remuneraciones y
similares.

b)

Atender y controlar pagos por diversos conceptos.

c)

Llevar libros de caja, bancos y otros registros de fondos, realizar arqueos de caja elaborando

cuadros administrativos.
d)

Preparar y clasificar partes diarios de fondos y anexos.

e)

Proponer normas y procedimientos para el sistema de caja nica.

f)

Custodiar y llevar el control de los documentos valorados, cheques y dinero a su cargo.

g)

Recibir el dinero recaudado por los cajeros terminalitas de tributos, tasas, multas, especies
valoradas, etc.

h)

Participar en comisiones de trabajo que se le asigne.

i)

Asistir al Sub Gerente en actividades de su competencia.

j)

Operar y controlar el equipo de cmputo de acuerdo a instrucciones y aditamentos


establecidos.

k)

Verificar que los diferentes recibos de ingresos contengan los datos e informacin que se
requiera para su proceso.

l)

Verificar que el cajero haya realizado los depsitos diariamente de lo recaudado del da
anterior en las cuentas corrientes de los bancos.

m)

Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Instruccin Secundaria o tcnica.


Experiencia en labores contables.
Capacitacin en la especialidad.

Cargo : PAGADOR
a)

Efectuar los pagos de remuneraciones y otros al personal.

b)

Realizar pagos en fondos para pagos en efectivo.

c)

Archivar los comprobantes de pago correlativamente, verificando que tengan la


documentacin sustentatoria.

d)

Efectuar cobro de cheques en los bancos.

e)

Archivar por da, mes y ao los reportes que ha recibido de cada cajero con su respectivo
resumen.

f)

Hacer entrega de la papeleta de depsitos a su jefe inmediato, para que se proceda el registro
en los libros bancos.

g)

Recibir fondos por ingresos propios, reintegros y otros conceptos.

h)

Apoyar en la ejecucin de actividades de pago.

i)

Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente.

Requisitos Mnimos

Estudios Superiores en carreras afines al rea de Finanzas.


Experiencia en labores de oficina.
Capacitacin especializada en labores del rea.

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