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GUIA

Como maximizar a aprovao dos


novos projetos de TI para a diretoria

Introduo
A rea de tecnologia das organizaes vem tendo um aumento de
visibilidade significativa nos ltimos anos. A TI tem impacto em todas
as reas das empresas, pois d sustentao a todos os seus sistemas. As
mdias e grandes empresas possuem, hoje, grande parte de seus
processos automatizados e isso gera diversos benefcios, sendo os
principais o aumento de produtividade e o registro de atividades.
Embora a importncia da TI seja inegvel, na maioria dos cenrios
existe uma grande dificuldade para aprovao de projetos que
necessitam de novos investimentos. O maior problema que a equipe
de TI no consegue transmitir o real valor de seus projetos e a
consequncia disso so problemas originados pela falta de
investimentos.

Reconhecendo o
verdadeiro problema
Vamos ao primeiro fato que os profissionais de TI devem reconhecer:
responsabilidade dele e de mais ningum saber vender novos projetos
da rea de tecnologia. Se o responsvel por essa rea, seja um gestor
ou um CIO, no conseguir demonstrar a importncia do projeto para o
negcio da empresa ningum o far por ele. A chave para demonstrar
valor est exatamente neste ponto: representar o ganho dos
investimentos para o negcio.

Principais barreiras
Aps o primeiro passo de reconhecer o problema, chegamos ao desafio
a ser superado: invariavelmente os desejos so muito maiores que os
recursos planejados pela diretoria das organizaes. A partir deste
cenrio, percebemos um conflito de interesses diversos entre todas as
reas. Cada setor credita maior relevncia dos seus projetos em relao
aos projetos das outras reas. Nestas discusses entram questes
sobre retorno do investimento tangvel e intangvel.
A TI possui necessidades como: atualizao software e hardware,
melhoria nos processos e servios, investimentos em segurana,
melhoria da experincia do usurio, governana de TI e monitorao da
infraestrutura tecnolgica que sustenta todos os processos das
organizaes. Os projetos que tiverem justificativas insuficientes
certamente perdem essa disputa e ficaro com a fatia menor no
planejamento de novos investimentos.
As justificativas de projetos que demonstram o retorno do
investimento e que reduzem diretamente o budget so
consideravelmente mais fceis de justificar. J os projetos que
necessitam de um aumento de despesas para a melhoria dos servios
so de difcil justificativa e aprovao. Para os casos mais difceis
criamos 7 dicas que ajudaro os profissionais de TI a vender seus
projetos internamente.

Dica 1
Alinhar a linguagem

Para iniciar um novo projeto essencial conhecer todas as mtricas


utilizadas para avaliar novos investimentos. Cada organizao possui
suas prprias mtricas e uma conversa com os decisores,
principalmente o CFO ou o gerente financeiro, crucial para alinhar as
mtricas do novo projeto com o sistema de avaliao da empresa.

Dica 2
KPIs, mtricas e o negcio

Todas as empresas possuem indicadores de performance diferentes


(key performance indicators) que servem para medir o desempenho
dos principais processos. Os projetos que contribuem para a melhoria
destes processos-chaves tem uma taxa consideravelmente mais alta de
aprovao. Outra dica importante o alinhamento do novo projeto ao
negcio da empresa. Projetos sem relao com o negcio da empresa
certamente no sero executados. Muitos dos projetos da rea de TI
no mostram esta relao e isto acabando com qualquer chance de
aprovao.

Dica 3
Estabelecer objetivos claros

Um dos principais problemas na aprovao de novos investimentos a


falta de clareza nos objetivos. Projetos sem um objetivo claro
dificilmente so levados adiante. Uma das dicas a utilizao de algum
tipo de framework para os projetos.
Um exemplo o Project Canvas, metodologia gil que facilita a
organizao das ideias para apresentar aos decisores. O uso de
linguagem acessvel e Storytelling tambm facilitam a compreenso do
papel da tecnologia nas dificuldades do dia-a-dia. O Storytelling uma
tcnica de contar fatos em formato romanceado com a criao de
personagens que podem ser, por exemplo, membros da diretoria e
outros formadores de opinio.
Tcnicas e metodologias so um grande aliado na apresentao das
ideias e podem auxili-lo no processo de simplificao da apresentao
e de deixar mais claras as ideias do projeto.

Dica 4
Buscar aliados internos

A apresentao de ideias um processo bem complicado para


profissionais que no possuem boas habilidades de convencimento e
de comunicao. Uma dica muito til para profissionais com este perfil
apresentar previamente as ideias do projeto, individualmente, para
formadores de opinio internos da organizao. Esses aliados sero
fundamentais, pois o auxiliaro no processos de aprovao. Alm disso,
essas pequenas apresentaes individuais vo receber crticas e podem
melhorar os projetos antes deles serem avaliados de forma definitiva.
Nesse processo importante tentar adquirir o comprometimento dos
formadores de opinio envolvendo eles de alguma forma no projeto.
Explicar como o projeto pode facilitar o trabalho de profissionais de
outras reas garante novos aliados e aumentam as chances de sucesso
na aprovao de novos projetos, pois diversas pessoas vo ajudar para
que as novas ideias sejam implantadas.

Dica 5
Identificar os riscos envolvidos

Todos os projetos possuem riscos como falhas de execuo, no


cumprimento de acordos por parte de fornecedores, mudanas
abruptas de prioridades das organizaes, imobilizao de recursos
oriundos de falhas, etc. Identificar todos esses riscos e possveis
cenrios adversos essencial para dar credibilidade ao seu projeto.
Esses cenrios geralmente so levantados pelos decisores, mas quando
surge da rea de projetos de tecnologia d mais fora para a ideia e
facilita a sua aprovao.

Dica 6
Criar e gerenciar um road map

A criao de um Road Map com metas e objetivos por etapa


fundamental para o sucesso. Alm de possibilitar uma viso do futuro
de cada etapa, garante entregas menores que diminuem a frustao de
expectativas e delimita um caminho claro a ser percorrido.
Os projetos de TI possuem grandes resistncias dentro das
organizaes principalmente por causa de frustaes histricas. O setor
de servios o que mais apresenta falhas de satisfao no mercado e a
visualizao clara do projeto com deveres e comprometimentos
formalizados ajudam e ultrapassar essa barreira.

Dica 7
Mostrar benchmarks

Aps superar os principais obstculos para garantir a aprovao de um


novo projeto de TI, hora de lanar mo da cartada final: mostrar onde
projetos com o escopo semelhante obtiveram sucesso. Cases de
sucesso so excelentes para garantir a tranquilidade dos decisores. No
caso da contratao de novos fornecedores que participam
decisivamente do projeto importante, alm dos cases, mostrar os
clientes que trabalham com eles. Se o fornecedor escolhido possuir
uma base slida de clientes, isso certamente ser considerado na hora
da aprovao para diminuir as inseguranas e incertezas.

Concluso
A aprovao de novos projetos que necessitam de investimento de
tempo e dinheiro so desafios que devem ser ultrapassados
diariamente pelas organizaes. Todo o profissional, goste ou no, deve
estudar um pouco sobre vendas e processos para facilitar a aprovao
de novas ideias e, consequentemente, conseguir se promover dentro
da organizao. O que todo profissional busca o aumento de sua
visibilidade e os profissionais de TI que conseguem dar visibilidade aos
seus projetos da rea so mais valorizados e disputados pelas
organizaes.
Mais do que ser efetivo os profissionais precisam encontrar meios para
que isso seja comunicado. Esse um desafio tanto para os profissionais
como para todas as reas das organizaes que, apesar de competir
por recursos, tem um nico objetivo em comum que o crescimento
da empresa. Todas as dicas so focadas nisso e esperamos ter
contribudo para que no futuro voc aumente a sua efetividade na
aprovao de novos projetos de TI.

Quem somos
A OpServices uma empresa desenvolvedora de software para
gerenciamento de TI e processos de negcios. Alm de gerenciar os
sistemas que do sustentao a todos os processos das empresas,
buscamos focar no negcio do cliente para entregar solues que
ajudem a resolver problemas e superar desafios estratgicos.

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