Вы находитесь на странице: 1из 20

La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en

informacin til en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para conocer


y medir el grado de eficacia en las diferentes reas o responsables de una
organizacin para que tomen las decisiones ms adecuadas.

Sisconges & Estrategia


c/ Roselln, 297 08037 Barcelona
info@sistemacontrolgestion.com

www.sistemacontrolgestion.com
info@sistemacontrolgestion.com

Tabla de contenido

S
I
S
C

Contenido
1.

Presentacin ____________________________________________________________ 1

2.

Introduccin _____________________________________________________________ 2

3.

Prlogo ________________________________________________________________ 9

4.

ndice _________________________________________________________________ 12

O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Tabla de contenido

S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 01

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

1. Presentacin

I
ste es el tercer libro sobre tablas dinmicas que escribo; despus de
S

implementar ms de cincuenta sistemas de reporting y de realizar ms de

cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este


nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva

versin de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho ms

orientado an hacia la gestin empresarial.

Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todava ms a la gestin del

E
S
&
E
S
T
R
A
T

business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que el


libro permite a usuarios de diferentes reas de la empresa aprender, a la par
que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el
funcionamiento y las ventajas de las tablas dinmicas en esta nueva versin,
que nos trae tambin nuevas herramientas que le otorgan as una potencia sin
igual. El libro est perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar
todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la prctica.
Utiliza ejemplos, explica toda la teora y abarca casi todo el potencial de las
tablas dinmicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que este
manual sea indispensable para que las tablas dinmicas nos ayuden en el
trabajo de cada da mejorando as nuestra gestin.
Luis Muiz

Socio-Director de Sisconges & Estrategia


l.muniz@sistemacontrolgestion.com
Ms informacin en www.sistemacontrolgestion.com apartado de Publicaciones

y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinmicas sistemas de informacin

I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 02
S

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

2. Introduccin

I
S

Excel como hoja de clculo es una de las herramientas de software de gestin


ms conocidas. En su versin 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto

a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, por

supuesto, su potencial como sistema de informacin para todo tipo de usuarios.

Este nuevo libro, Tablas dinmicas con Excel aplicadas a la

gestin

empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013, nos acerca mucho ms
G

a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue

profundizar en su funcionamiento y prctica a la vez. Todo ello exige por parte


del lector un conocimiento de la herramienta pero tambin un conocimiento de

lo que quiere hacer previamente y, lo ms importante, qu tipo de informacin

&

quiere obtener al final del proceso.

La esencia de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente,

T
R
A
T
E

con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes


formas, ms ampliados o ms resumidos segn se precise. Si todava no ha
descubierto el potencial de las tablas dinmicas, este libro muestra paso a paso
cmo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prcticos le
darn una visin mucho ms amplia de su utilidad y funcionamiento), y podr
comprobar as lo fcil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas
dinmicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentes
formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Esta

base de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemos

trabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Las


tablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 03

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinmicas nos ayudarn a

analizarlos de una forma sencilla, resumida y rpida. Si tenemos diferentes

tablas de datos, para analizar la informacin contenida en ellas, se pueden

S
C
O
N
G
E
S
&
E
S
T

utilizar diferentes opciones de Excel para ordenarlos, agruparlos e incluso crear


funciones, pero las tablas dinmicas son mucho ms prcticas de utilizar y nos
permiten crear, a partir de la informacin inicial, muchos y variados tipos de
informes que respondern a las diferentes necesidades de informacin que
tengamos en cada momento. Una de las principales caractersticas que poseen
las tablas dinmicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una
forma resumida a una ms amplia y desde diferentes ngulos o perspectivas.
As, las tablas dinmicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarn la
informacin de distinta forma y nos sorprender gratamente la capacidad que
tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la
informacin que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que
necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organizacin interna
son cambiantes. El secreto de las tablas dinmicas curiosamente no est tanto
en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las
caractersticas de los datos que se utilicen. Los datos de origen deben tener
siempre formato de tabla y podrn ser datos numricos, valores calculados o
categoras que describen el significado de los datos (mes, ao, zona, pas,

etctera). Y otra caracterstica importante a tener en cuenta es conocer, antes

de confeccionar las tablas dinmicas, qu informacin necesitamos. Para


obtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntas

adecuadas.

E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 04
S

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
Cmo nos pueden ayudar las tablas dinmicas a mejorar la
gestin

I
Para mejorar la gestin de una empresa, es necesario tener informacin al
S

alcance de una forma rpida y completa. Antes de empezar a leer el libro,

repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organizacin


actual. Las tablas dinmicas le ayudarn a mejorar, sin duda, la gestin de su

empresa y, dependiendo de cmo se analice la informacin, sern una

herramienta de gran ayuda.

G
E
S
&
E
S
T
R
A
T
E
G
I
A

Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la informacin de


gestin al resto de usuarios?
Necesita un sistema de informacin para resolver los problemas de
inconsistencia y calidad de los datos?
Necesita reducir la dependencia de tcnicos para que le faciliten
informacin?
Le interesa facilitar el acceso a la informacin a la alta direccin de
forma rpida y directa?
Necesita mejorar la eficiencia en la elaboracin y el anlisis de la
informacin?
Requiere facilitar la elaboracin y entrega de informes a usuarios finales
de forma rpida y eficaz?
Requiere mejorar la capacidad de anlisis y toma de decisiones en la
empresa?
Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribucin fsica
actuales?
Pasa ms tiempo recolectando y preparando informacin que
analizndola?
Quiere saber qu productos o servicios fueron los ms rentables
durante un perodo determinado?
Sabe cules son los patrones de compra de sus clientes dependiendo
de las zonas de ventas?
Ha perdido oportunidades de negocio por recibir informacin retrasada?
Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus
productos?
Dispone de un sistema de informacin que le permita el control de los
factores clave del negocio?

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 05

S
I
S
C
O
N
G
E
S
&
E
S

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
Su sistema de informacin integra actualmente de forma eficiente todas
las reas de su empresa?
Controla en tiempo y contenido la evolucin de sus ingresos y gastos?
Controla la evolucin de las desviaciones presupuestarias?
Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envo de
informacin?
Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de
productos o servicios?
Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o
servicios?
Conoce el impacto que tendra una reduccin de ventas en los
productos o servicios que ms contribuyen en el margen de explotacin?
Conoce la relacin entre los productos que ms vende y el margen que
aportan?
Conoce la relacin entre los clientes que ms ventas aportan y el
margen que aportan?
Conoce los diferentes indicadores de gestin por responsables o reas?
Conoce la evolucin de cules fueron las ventas por categora,
productos, familias y por da, mes o ao?
Conoce cules fueron los resultados de cada vendedor o
representante?
Conoce cules han sido los clientes ms importantes a nivel de ventas
y rentabilidad?
Conoce qu productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad,
regin o pas?

T
R
A
T
E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 06

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
Resumen del contenido de este libro

Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas

I
1. La esencia de las tablas

El primer captulo introduce al

dinmicas como sistema de

lector en la gestin de la

informacin

informacin como soporte de la

2. Funcionamiento y contenido
de las tablas dinmicas

inteligencia del negocio. Los


captulos 2, 3 y 4 nos explican
el

funcionamiento

de

la

3. Contenido y funcionamiento

herramienta

del men de Analizar de una

exhaustiva siguiendo los mens

tabla dinmica

y proporcionando informacin

4. Contenido y funcionamiento

de

forma

de otras versiones.

del men Diseo de las tablas


&

dinmicas

E
S
T
R
A
T
E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

muy

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

Pg. 07

Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con


S
I
S
C
O

tablas dinmicas
5.

La

indicadores

creacin
mediante

de Estos captulos

tratan

temas muy

el concretos para que el lector pueda

formato condicional
6. Crear relaciones entre
diferentes tablas dinmicas

profundizar en ellos, le ayudan a crear


indicadores, segmentaciones, grficos
dinmicos y, por ltimo, la gran novedad
de Excel 2013, que es poder relacionar

tablas

7. Utilizar la segmentacin obtener nuevos datos, opcin similar al


para filtrar datos en las complemento de Powerpivot que ya

tablas dinmicas

8. La creacin de grficos

&

dinmicas

entre

viene de serie en Excel 2013.

con tablas dinmicas

E
S
T
R
A
T
E
G
I
A

www.sistemacontrolgestion.com

ellas

info@sistemacontrolgetion.com

para

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

Pg. 08

Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas


9.

Caso

prctico

global Estos dos captulos contienen casos

sobre el funcionamiento de prcticos de gestin empresarial en los


las tablas dinmicas
10.

Ejemplos

que el lector descubrir la parte ms


casos

prcticos para utilizar las


tablas dinmicas

prctica de las tablas dinmicas y cmo


se pueden aplicar para mejorar la
gestin de los diferentes departamentos
o reas de una organizacin.

Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 09

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

3. Prlogo
Conoc a Luis Muiz en el ao 2008, cuando acababa de publicar el primer libro
de tablas dinmicas, versin 2007; un grupo de asesoras de Catalua y otras
autonomas espaolas tenamos una reunin de benchmarking en Barcelona y
uno de los asesores nos lo present como un profesional que poda ayudarnos
a mejorar nuestro sistema de informacin.
Luis era entonces un consultor reconocido en Catalua por sus publicaciones
y sus trabajos; fue el primer autor que en Espaa publicaba un libro sobre las
tablas dinmicas como herramienta de gestin empresarial. Compartimos con
l una reunin de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como
sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los
trabajos del da a da que luego desglosar.
Ese fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relacin
profesional con la asesora que presido y con el resto de las asesoras. Por el
intenso trato que hemos tenido desde esa poca quiero destacar aspectos
personales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportar
esta visin en el prlogo ya que los aspectos tcnicos estn muy bien
desarrollados en la introduccin y yo prefiero centrarme en los beneficios que
nos ha aportado a nuestra asesora.
Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesin, dedicado, entregado,
entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias econmicas

tanto

espaolas como internacionales; si le buscas siempre le encuentras dispuesto


a ayudarte, como me ha demostrado en diferentes ocasiones; adems es un
buen conversador, familiar, de trato cercano, con enormes ganas de aprender;
gran fuerza de voluntad, constante, metdico, gran capacidad de retencin y

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 10

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
comprensin;

adems aportando soluciones prcticas a los problemas

empresariales.
Con la ayuda de Luis, nuestra asesora est aplicando las tablas dinmicas en
trabajos como en el anlisis de costos, control de las tareas de los tcnicos y su
seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno

nuestros clientes,

planificacin de trabajo y aplicacin de recursos, cuadro de mando, plan de


gestin integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; anlisis
y diagnsticos financieros, etctera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido
seguridad e informacin gil, transcendente y necesaria, de forma automtica
y fcil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablas
dinmicas cuyo resultado es disponer en el personal tcnico y administrativo
una mentalidad de trabajo mucho ms prctica y centrada en resultados.
Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptacin que
tiene Luis Muiz como escritor

de libros

de gestin empresarial quiero

comentar algunas ancdotas vividas en primera persona. En una librera de


Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondi que
dispona en aquel momento de 6 ttulos o cuando siendo alumno a un curso de
cuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones con
copias de su libro, recomendando el texto por su fcil lectura y facilidad de
comprensin y fcil aplicacin.
En este libro Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin empresarial, el
tercero que publica, relacionado con tablas dinmicas, versin 2013; podremos
aprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas en la gestin diaria de la
empresa, que el lector observar son evidentes, siendo nuestra asesora uno
ejemplo real de ello, pero no el nico, muchas otras empresas tambin lo han
podido comprobar, gracias a la ayuda de Luis y su equipo.

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 11

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
No es extrao que Luis sea uno de los autores ms ledos en temas de gestin
empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantacin
de sistemas de reporting utilizando las tablas dinmicas.
JOS LOBETE CARDEOSO
Licenciado en Derecho y Master MBA Deusto
Presidente de Pyramide Asesores- Pamplona

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 12

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

4. ndice
Nota del autor
Prlogo
Introduccin
Parte 1: Introduccin prctica a las tablas dinmicas
1. La esencia de las tablas dinmicas como sistema de informacin
1.1 Las necesidades de informacin en la empresa
1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de informacin
1.3 Ejemplo prctico: anlisis comparativo entre datos en Excel y datos con
tablas dinmica
1.4 Cmo clasificar y analizar los datos
2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinmicas
2.1 Cmo crear una tabla dinmica segn el origen de datos
2.2 Principales apartados de una tabla dinmica
2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinmica
2.4 Diferentes vistas segn los campos de la tabla dinmica
3. Contenido y funcionamiento del men de Analizar de una tabla dinmica

3.1 Men Nombre y Opciones de la tabla dinmica


3.1.1 Nombre de la tabla dinmica

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 13

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
3.1.2 Opciones de la tabla dinmica
3.1.3 Men Opciones de la tabla dinmica
3.1.4 Men Opciones: Diseo y formato
3.1.5 Men Opciones: Totales y filtros
3.1.6 Men Opciones: Mostrar
3.1.7 Men Opciones: Impresin
3.1.8 Men Opciones: Datos
3.1.9 Men Opciones: Texto alternativo
3.1.10 Men Opciones: mostrar pginas de filtros de informe
3.1.11 Men Opciones: Generar GetPivotData
3.2 Campo activo
3.2.1 Descripcin del campo activo
3.2.2 Funcionamiento del campo activo de tipo valor
3.2.3 Configuracin de campos de filas, columnas y filtros
3.3 Agrupar seleccin
3.4 Filtrar
3.4.1 Segmentacin de datos
3.4.2 Insertar escala de tiempo
3.5 Datos
3.5.1 Actualizar

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 14

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
3.5.2 Cambiar origen de datos
3.6 Acciones
3.6.1 Borrar
3.6.2 Seleccionar
3.6.3 Mover tabla dinmica
3.7 Clculos
3.7.1 Campos, elementos y conjuntos
3.8 Herramientas
3.9 Mostrar
3.10 Las opciones de men directas en una tabla dinmica
3.10.1 Ordenar
3.10.2 Resto de opciones del men desplegable
4. Contenido y funcionamiento del men Diseo de las tablas dinmicas
4.1 Mens de Diseo
4.1.1 Subtotales
4.1.2 Totales generales
4.1.3 Diseo de informe
4.1.4 Filas en blanco
4.2 Opciones de estilo de tabla dinmica
4.3 Estilos de tabla dinmica

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 15

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas
dinmicas
5. La creacin de indicadores mediante el formato condicional
5.1 Introduccin al formato condicional
5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores
5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos
5.4 Introduccin al formato condicional
5.5 Borrar reglas
5.6 Administrar reglas
6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinmicas
6.1 Ejemplo prctico sobre cmo crear una relacin entre tablas
6.2 Introduccin a PowerPivot: complemento de Excel para importar y
relacionar varias tablas
7. Utilizar la segmentacin para filtrar datos en las tablas dinmicas
7.1 Crear una segmentacin de datos para filtrar datos de tablas dinmicas
7.2 Opciones de la segmentacin de datos
7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinmicas
7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinmicas
8. La creacin de grficos con tablas dinmicas
8.1 Diferentes formas de crear un grfico dinmico
8.2 Resumen de las caractersticas de los mens de los grficos

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial

Pg. 16

8.3 Ejemplos de diferentes tipos de grficos


Parte 3: Ejemplos y casos prcticos con tablas dinmicas
9. Caso prctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinmicas
9.1 Enunciado del caso prctico
9.2 Desarrollo del caso prctico
9.2.1 Anlisis de las ventas por pases
9.2.2 Anlisis de las ventas por ciudades
9.2.3 Anlisis de las ventas por vendedores
9.2.4 Anlisis de situaciones especiales
10. Ejemplos y casos prcticos para utilizar las tablas dinmicas
10.1 Anlisis de la informacin de una TPV: terminal punto de venta en una
tienda
10.2 Anlisis de la gestin de productividad de una fbrica mediante
indicadores
10.3 Seguimiento del planning de un proyecto
10.4 Anlisis de las bases de datos de un club de socios
10.5 Anlisis de inversiones en inmovilizado
10.6 Control de la gestin comercial de vendedores, clientes y productos
10.7 Anlisis de la rentabilidad y de las ventas por productos
10.8 Anlisis de ingresos y gastos
10.9 Anlisis de una cuenta de explotacin

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com

Pg. 17

Tablas Dinmicas con Excel aplicadas a la gestin


empresarial
10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores
Anexo: Diferencias y novedades entre los mens de Excel 2007-2010-2013

www.sistemacontrolgestion.com

info@sistemacontrolgetion.com