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Ordem
Caso contrrio o caos...
Esta desordem que aqui se v a minha ordem. Frases como esta,
embora atribuda ao grande Rui Barbosa, no tem mais vez em nossos
dias, onde a poca individualista dos grandes heris, dos super-homens,
dos self made man no mundo e nas empresas, passado.
Mais do que nunca poca do trabalho interativo em grupo e entre
eles, seja pela alta competitividade do mercado, seja pela velocidade com
a qual os cenrios, nos quais estamos imersos, se modificam.
A desorganizao pessoal, portanto, influencia cada vez mais na
organizao alheia e no grupo com o qual interage.
preciso estar consciente de que uma reunio remarcada por
desordem de agenda de qualquer participante, implicar na
desorganizao em cadeia de vrias outras pessoas em suas vrias outras
atividades, implicadas em efeito cascata. E, at nas atividades de pessoas
que talvez no tenham qualquer ligao com o primeiro causador.
O caos tem o seu preo. um grande fator de gerao de stress nas
pessoas e na organizao. Ele tambm gera o desperdcio dos meios de
produo e eleva os custos das operaes empresariais.
Ele requer maior tempo de pessoal para realizao das tarefas e
maior emprego de insumos. Ele fomenta e encobre o cio e o desperdcio.
A ordem tem por vantagem a reduo no nmero de aes falhas,
inteis ou de baixa eficcia praticadas, alm de ser o grande fator
economizador de tempo.
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Gesto do tempo
Tempo dinheiro.
Prefiro dizer que tempo no s dinheiro, tempo Vida. Dinheiro,
ganhamos e trocamos. Vida, nascemos com tempo determinado.
Portanto, tempo o nosso recurso mais precioso. No um recurso
de prateleira.
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Perda do foco;
Busca de coisas, informaes ou pessoas;
Ligaes telefnicas e mensagens inteis;
Interrupes por terceiros;
Tarefas indesejveis ou no cabveis;
Refazimentos;
Rudos de comunicaes, dentre tantos.
Elenque voc, alguns outros...
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Priorizaes
Estabelecer prioridades uma das excelentes ferramentas para a
gesto tempo. Para isso precisamos definir seus critrios.
Muito conhecido o critrio de separar as tarefas em: Importantes
(I) ou Urgentes (U).
Pelo critrio de importncia devemos classificar as tarefas de
grande relevncia para a organizao, s quais se executadas, traro
grandes benefcios.
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Planejando o dia
As esferas pessoais e profissionais nos impem atividades que, a
meu ver, so mutuamente interferentes, conforme j conversamos a
respeito.
Minha proposta sempre estender esse mtodo de priorizaes das
atividades, s da vida pessoal tambm, de forma integrada, conjunta com
as atividades profissionais. De maneira a se ter conciliadas as duas esferas:
a pessoal e a profissional.
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Pequeno diagnstico
At quanto a distribuio de tempo gasto com assuntos I/N/U pode ser
indicativo de desorganizao?
A gesto do tempo, alm de permitir o seu uso mais inteligente, o hbito
de automaticamente fazermos essa classificao para as nossas tarefas,
pode fornecer um rpido diagnstico do correto funcionamento dos nveis
hierrquicos da empresa, atravs do tratamento que for dispensado aos
assuntos importantes (I).
Seja l como for estruturada uma organizao, como regra geral, ela
sempre ter cargos e funes que atendam ou se estratifiquem em: cargos
estratgicos; cargos tticos e operacionais.
Na categoria estratgica esto os diretores; na ttica esto os
encarregados ou gerentes e os demais, so do nvel operacional.
Assuntos importantes (I) devem estar sendo tratados com uma grande
participao do alto nvel da empesa, o estratgico.
O que vale dizer que, a agenda e o tempo dedicado nesse nvel funcional,
deve estar tomado por atividades com essa classificao.
comum vermos assuntos importantes da organizao no estarem no
foco da diretoria, o que constitui uma disfuno.
Outra classificao que nos permite um rpido diagnstico sobre a sade
dos processos da organizao so as tarefas urgentes (U).
As atividades urgentes podem ocorrer indistintamente em qualquer nvel
da hierarquia da empresa. O que denotaria uma disfuno organizacional
para esse tipo de atividade a sua quantidade excessiva e constante.
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Reunies
Acho que a essa altura da leitura, j devo ter conquistado a sua
confiana razovel para poder fazer uma declarao bombstica sem que
voc abandone o texto: Eu..., pessoalmente, adoro reunies!
A meu ver, um sistema organizado de reunies a melhor e
insubstituvel ferramenta j inventada at a atualidade, para se conduzir
uma organizao.
Calma leitor, continue lendo, ao menos at o final dessa explicao
e relaxe. Se j estivermos conseguindo falar a mesma lngua, eu consigo
consertar esse rudo e convence-lo do que digo.
Reunies exigem ordem. Exigem que as mentes participantes
estejam presentes e ativas.
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