Alfresco Content Management

Alfresco um sistema ECM (Enterprise Content Management) tambm conhecido como

GED (Gesto Eletrnica de Documentos) em nosso mercado de porte corporativo para
atender a empresas pequenas e grandes com o grau de sofisticao e detalhes que cada um
requer. Todo o software licenciado em software livre e no tem custo de licenciamento.
A plataforma tecnolgica Java permitindo que o sistema possa ser usado tanto em
Windows quanto em Linux, Unix e Macintosh (OSX). A empresa Alfresco que patrocina
o desenvolvimento do software foi formada em 2005 por um grupo de profissionais de
Documentum, Business Objects, FileNet/IBM e Hewlett-Packard.
A soluo Alfresco a soluo mais completa e profissional no segmento de ECM
(Enterprise Content Management) open source devido a variedade de necessidades de
gesto de documentos atendidas e pela experincia da equipe desenvolvedora com esta
tecnologia. A soluo oferece apoio as seguintes reas de negcio para o cliente:

reas de Negcio atendidas pelo Alfresco

A plataforma de gesto de documentos Alfresco est formada pelos seguintes mdulos:

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DM Document Management
O corao do Alfresco o repositrio de documentos que est formado pelo
banco de dados com padro SQL de marcas Oracle, MySql, SqlServer ou Postgres
para guardar os metadados e pela rea de storage onde so guardados os
documentos em formato acessvel pelo servidor Alfresco. Os documentos so
expostos aos usurios somente conforme as permisses definidas no sistema. O
repositrio de documentos pode ser acessado por uma variedade de protocolos
mas sempre exibe ao usurio somente os documentos que esto em sua alada de
permisso.

Acesso ao Alfresco pelo Alfresco Web Explorer

A facilidade do Alfresco em ser parametrizado e customizado permite que sejam

feitas adaptaes para um perfeito atendimento as necessidades do cliente. Entre as
possibilidades mais frequentes destacam-se:
Integrao de login com Active Directory y LDAP.
Login com mecanismo SSO (Single Sign On).
Notificaes automticas por email.
Converses automticas de formatos.
Versionamento automtico ou por regras.
Definio de novos tipos de documentos e meta dados.
Acessos por outros sistemas usando o padro CMIS (Content Management
Interoperability Services) definido pelo grupo OASIS do OMG (Object
Management Group) apoiado 100% pelo Alfresco e acesso por Web Services.
Definio de novas telas operacionais.
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Integrao direta com os pacotes Office e Outlook.

Integrao direta com scanners ftp.

A definio de novos meta dados nos documentos conforme requerido pelo cliente
e a possibilidade de integrao com outros sistemas facilita a entrada do sistema no
ambiente de trabalho dos usurios. O Alfresco de uso simples e intuitivo devido
as formas de acesso que apoia. Esta facilidade de uso ajuda muito a aceitao do
sistema dentro da empresa e reduz substancialmente os custos de implementao.
A inteno da equipe Alfresco de democratizar e facilitar o uso de ECM dentro
das empresas.

Acesso ao Alfresco pelo Windows File Explorer

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Existem diversos componentes que permitem o acesso ao repositrio Alfresco

desde equipamentos mobile como por exemplo usando o sistema iOS da Apple e
Android de Google.

Tela de smartphone com Android acessando o Alfresco com um documento aberto

RM Records Management
A plataforma Alfresco inclui o mdulo para administrar a validade dos
documentos, sendo tambm a primeira soluo em software livre certificada pelo
DoD (Departamento de Defesa do Estados Unidos) em atendimento a norma
5015.02. O mdulo de Records Management permite que sejam definidas regras
de validade para os documentos e as aes automticas que podem ser tomadas
pelo sistema na data de expirao. Esta funcionalidade crtica para atender as
normas de governana corporativa como por exemplo SOX (Sarbanes Oxley).

WCM Web Content Management

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O WCM permite criar e administrar sites internet, mostrando contedo que est
dentro do repositrio Alfresco com as opes de publicar o material depois de
aprovaes de workflow e versionando o site. WCM vem padro com alguns
modelos de sites que podem ser modificados pelo cliente diretamente pelo
navegador.

Site padro gerado pelo Alfresco WCM

O contedo e a edio on-line pelo navegador web so de simples operao e

intuitivos para usar, de forma totalmente similar a um processador de texto. De
acordo com o modelo de permisses definido no Alfresco possvel delegar a
administrao de pginas do site diretamente as reas responsveis da empresa.

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Edio on-line do contedo de um site corporativo baseado no Alfresco WCM

Share Aplicativo para colaborao de equipes

O componente Share apoia com grande eficcia as atividades colaborativas entre
membros de equipes de trabalho ou projetos. Apresenta um ambiente web
personalizado para cada colaborador com a possibilidade de incluir na tela diversos
portlets com informao detalhada de agenda, documentos, pginas wiki, lista de
pendncias, listas de atividades, discusses, etc. O poderoso sistema de busca do
Alfresco permite implementar um verdadeiro mecanismo de gesto de
conhecimento na procura de informao de procedimentos e soluo a problemas
em trabalhos ou projetos anteriores.
Dentro de cada rea colaborativa a equipe de trabalho inclui os documentos de
trabalhos, abre listas de discusso, documenta as decises em pginas wiki,
organiza as tarefas em listas de pendncias. As reas colaborativas podem ser de
natureza pblica com acesso moderado pelo administrador, sem moderao ou
privada. Este o mecanismo para formar equipes de trabalho que incluam a
parceiros tais como clientes e fornecedores que podem ser convidados pelo
sistema as diversas reas com senhas de acesso restritas.

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Alfresco Share mostrando a documentao de uma rea colaborativa

O Alfresco possui visualizadores de documentos que permitem a visualizao pela

web de uma variedade muito grande de formatos sem a necessidade de contar com
o aplicativo no equipamento do usurio.

Detalhe e visualizao de um documento

Activiti engine de execuo BPM

Para ser completo um sistema ECM requer possuir a possibilidade de definir e
executar processos. O motor de execuo de processos incluso dentro do servidor
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Alfresco o Activiti que outro sistema em software livre patrocinado pela

empresa Alfresco. O motor Activiti uma evoluo do jBPM desenvolvido pela
mesma equipe que desenvolveu o jBPM mas que atualmente faz parte da rea
desenvolvimento Alfresco. Os fluxos de trabalho podem ser desenhados pelo
desenhador grfico de processos usando notao BPMN (Business Process Model
and Notation).

Editor grfico de processos

O editor grfico gera definies padronizadas que so executados diretamente pelo

servidor Alfresco em fluxos de trabalho muito variados como por exemplo
aprovao de documentos, solicitaes de servios, entradas a protocolo, etc.
Uma caracterstica importante dos fluxos de trabalho que podem ser definidos a
possibilidade de automao nas etapas com integrao a outros sistemas da
empresa.
Uma caracterstica importante do mecanismo de gesto de processos o apoio
dado a processos de qualidade como por exemplo ISO 9000, devido ao registro de
todas as etapas do processo com auditoria de acesso ao processo e documentos,
mantendo o estado do processo em cada etapa. Outro uso muito importante em
requerimentos de governana corporativa segundo normas tais como SarbanesOxley, ECGI e outras.

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Tela exemplificando uma etapa de processo

Algumas vantagens da soluo:

1. Soluo licenciada em GPL (General Public License) que no representa custo
para o cliente, permitindo que seja usada em qualquer momento, na quantidade
requerida e em qualquer lugar.
2. Sistema que roda em plataforma Windows, Linux, Unix e Macintosh OSX.
3. Disponibilidade de servios profissionais de implementao, treinamento e suporte
no Brasil pela Konsultex Informatica.
4. Administrao de segurana funcional e de acesso nica, independente da forma de
acesso ao servidor seja por web, ftp, IMAP, CMIS, etc. com acesso a material
reservado somente pelas permisses do login de cada usurio.
5. Soluo de baixo TCO por ser uma soluo totalmente web.
6. Publicao de material (arquivos) diretamente pelo pacote Microsoft Office.
7. Publicao de material diretamente pelo Windows File Explorer.
8. Busca abrangente dentro do sistema tanto nos meta dados quanto no contedo dos
documentos.
9. Fluxos de trabalho integrados na soluo e definveis pelo administrador.

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10. Digitalizao de material (certides, entrada de protocolo, etc.) para aprovao,

publicao e outras necessidades diretamente desde scanners ftp.
11. Versionamento automtico, por regras ou manual dos documentos.
12. Integrao com outros sistemas pela funcionalidade web services disponvel no
sistema.
13. Definio de regras de comportamento e notificaes de alteraes do contedo,
podendo por exemplo informar assim aos usurios automaticamente sobre novas
informaes.
14. Converses automticas, por regras ou manuais de formatos de documentos.
15. Traduzido a diversos idiomas, incluindo o portugus do Brasil e podem ser feitas
outras tradues.

O sistema Alfresco est preparado para trabalhar na nuvem (cloud computing)

A Konsultex Informatica e seu grupo de parceiros ajudar a sua empresa a implementar

ECM usando o sistema Alfresco.
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