DEFINICION

El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las

funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de
la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud,
naturaleza y campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le
competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades, autoridad y requisitos
mnimos de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores pblicos sobre sus
funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como
sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa proporcionando
informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los
procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus
funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados as como
aplicar programas de capacitacin.
El MOF no ser empleado para crear nuevas unidades orgnicas distintas a las
contenidas en el ROF. Tampoco se utilizar para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El Manual de Organizacin y Funciones se elaborar independientemente en cada
unidad orgnica de segundo nivel organizacional llmese Direccin Nacional,
Direccin General, Direccin Tcnica, Oficina u rgano de nivel equivalente.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un
instrumento que puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

 Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.

Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1. PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:

Propsitos del Manual

Usuarios del Manual
Designacin del personal responsable de su elaboracin
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el mtodo a utilizarse en la recoleccin de datos y anlisis de la misma.

2. RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento.
Puede ser la investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes
para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin
directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con
cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.
3.

ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se
encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones
generales como especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula
bsica del rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el
logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la
dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada
una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
conjunto constituye el cargo.

4. REDACCIN DEL PROYECTO

Una vez analizada la informacin y delimitados los campos de accin de las unidades
orgnicas que integrar la dependencia, se proceder a la redaccin del Manual, de
acuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las
funciones, se debern emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada prrafo. Ej.
Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
5.

REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el
visado al documento.

Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de

Racionalizacin, se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la
norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de
desconcentracin de atribuciones.
6. PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin
alterar todo el documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardar en flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7. DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y
el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8. ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el
objetivo; qu puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.