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LIQUIDACIN
FINANCIERA
DE BECAS
Subsecretara de Fortalecimiento
del Conocimiento y
Gerencia Nacional de Becas
Unidad de Procesos, Calidad y Servicios
1. OBJETIVO:
Estandarizar el proceso de liquidacin financiera de la beca mediante
la verificacin de la coherencia y consistencia de la documentacin
presentada por el becario durante el periodo de financiamiento para
confirmar el cumplimiento de las obligaciones financieras y acadmicas
tanto del becario como del IFTH.
2. ALCANCE:
Inicio:
Desde la entrega-recepcin (becario/a-analista de becas)
documentos habilitantes para la liquidacin financiera de la beca.
de
Fin:
En caso de programa de becas internacionales y becas de complemento
a la cooperacin internacional:
Hasta que el analista de becas recepta el certificado de no adeudamiento
emitido por la Gerencia Financiera del IFTH, con el fin de que se notifique
por correo electrnico al becario/a el retiro del documento. Y el analista
de becas entrega dicho certificado al becario, mediante el cual se indica
que el becario no mantiene deudas con esta cartera de estado, ;
Hasta que la Gerencia Regional del IFTH presente ante el Comit
Institucional de Becas y Ayudas Econmicas (de aqu en adelante
CIBAE) o el comit de becas IFTH el informe tcnico de incumplimiento
de obligaciones contradas con dicha institucin por parte del becario.
En el caso de programas becas nacionales:
Hasta que la Gerencia Regional del IFTH entregue el acta de finiquito al becario.
4. PARTICIPANTES:
Becario
Analista de Becas
Gerente Regional
5. DEFINICIONES GENERALES:
Beca: Es el financiamiento total o parcial que otorga la SENESCYT,
en los porcentajes definidos por la naturaleza de la entidad
auspiciante, para la realizacin de programas de estudios de cuarto
nivel en el exterior, en instituciones de excelencia acadmica
debidamente reconocidas.1
Becario/a: Persona natural en goce de los derechos de ciudadana
ecuatoriana que, en calidad de postulante, ha superado los procesos
de postulacin, precalificacin, evaluacin y seleccin, es declarada
como adjudicataria de la beca otorgada por la SENESCYT para
realizar sus estudios de postgrado o pregrado, una vez que haya
suscrito el Contrato de Financiamiento correspondiente.2
Desembolso: Pago o entrega de una cantidad de dinero al becario
segn un presupuesto de beca.
Tasa de cambio: es un indicador que expresa cuntas unidades
6. MARCO LEGAL:
1. Contrato de Financiamiento de Beca y su presupuesto.
2. Reglamento para el otorgamiento de becas para programas
de estudios de cuarto nivel de Formacin Acadmica en el
Exterior (Acuerdo 2011-066)
3. Reglamento para el financiamiento de Ayudas Econmicas
de la Secretaria de Educacin Superior Ciencia Tecnologa e
innovacin (Acuerdo 2014-029)
4. Bases de Postulacin y Reformas
5. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Pblico y de las Personas Jurdicas de Derecho Privado
6. Resoluciones emitidas por la Mxima Autoridad de la
SENESCYT.
7. PRODUCTOS GENERADOS:
Productos
Responsable de elaboracin
Matriz de manutencin
Analista de becas
Matriz de
liquidacin financiera
Analista de becas
Memorando de solicitud
de certificado de no
adeudamiento
Gerencia Regional
Certificado de no
adeudamiento al IFTH
Direccin Financiera
Analista de becas
Direccin Jurdica o su
delegado en regionales
Analista de becas
Debe utilizar los formatos de registros pre-establecidos en el
presente documento en el acpite de anexos.
Cuando se dan observaciones por parte de Coordinador Control Previo se estipula un mximo de 1 da plazo para
rectificar el error.
Es preciso indicar que, toda la documentacin a ser recibida
por el analista debe ser receptada a travs de un acta entrega
recepcin (Ver Anexo 13) de documentos en la cual tanto el
becario como el analista asuman la responsabilidad de dicha
informacin a satisfaccin de la bases de postulacin.
Coordinador - control previo
Debe revisar las matrices de manutencin, matriz de liquidacin
financiera, informe tcnico de liquidacin y documentacin
habilitante que justifiquen los gastos incurridos, en el plazo
mximo de 1 da.
Debe verificar que se lleve a cabo el correcto cumplimiento
del procedimiento en el presente documento.
Debe tomar acciones preventivas o correctivas en conjunto
con la unidad de procesos y mejora continua por los reprocesos detectados.
Direccin Financiera
Emitir dentro del plazo de 2 das el certificado de no
adeudamiento a la Gerencia Regional de Becas, una vez que
la Regional ha entregado todos los documentos habilitantes
y se haya verificado el depsito en la cuenta bancaria del
IFTH (en el caso de existan saldos a favor de la institucin).
9. PROCEDIMIENTO:
TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIN FINANCIERA
Tiempo mximo
para que el becario
presente la
documentacin,
una vez que haya
terminado sus
estudios.
3ra notificacin
formal dada al
becario va
QUIPUX,
notificando el
valor a pagar.
15 das plazo
60 das plazo
15 das plazo
Tiempo mximo
que de la gestin
financiera dispone para
emitir el certificado de
no adeudamiento a la
gerencia regional de
becas.
Tiempo para
realizar la liquidacin
financiera en la cual
se aceptara por una
sola vez
documentacin
adicional por parte
del becario.
2da notificacin
formal dada al
becario va
QUIPUX,
notificando el
valor a pagar.
1 da laboral
45 das plazo
15 das plazo
Tiempo
mximo que la
Gestin de Asesora
Jurdica dispone para
revisar el Acta de Finiquito
elaborada por el analista
de becas previo a ser
entregado al
Becario.
1era notificacin
formal dada al becario
dada al becario por
medio de QUIPUX,
notificando el valor final
a pagar validado con los
documentos habilitantes
entregados.
2 da
laborables
Tiempo mximo
para que el becario
presente la
documentacin una
vez que alla
terminado sus
estudios.
60 das plazo
2da. Notificacin
formal dada al
becario va
QUIPUX,
notificando el
valor a pagar.
15 das plazo
45 das plazo
1ra. Notificacin
formal dada al becario
va QUIPUX notificar el
valor final a pagar
validado con los
documentos habilitantes
entregados.
15 das plazo
3ra. Notificacin
formal dada al
becario va
QUIPUX,
notificando el
valor a pagar.
10
Tiempo para
realizar la liquidacin
financiera en la cual
se aceptar por una
sola vez
documentacin
adicional por parte
del becario.
El analista de becas
dispone de 48
horas adicionales
para elaborar el
informe tcnico y
elevar el caso a
CIBAE
48 horas
Actividad 1
Esta actividad inicia:
Por cumplimiento de obligaciones acadmicas: trascurridos
60 das plazo otorgado para la entrega de documentacin que
justifican los gastos incurridos por el becario una vez que haya
culminado estudios.
Por terminacin Unilateral de Contrato mediante resolucin
otorgada por CIBAE.
El becario y el analista de becas debern revisar los documentos
justificativos de cada rubro segn estipula la base de postulacin
correspondiente y su respectivo contrato firmado de financiamiento
de beca, conforme se muestra en la siguiente matriz:
11
12
Actividad 2
El analista de becas procede a realizar la matriz de manutencin (Ver
anexo 1) con todos los documentos habilitantes. (Nota: Esta actividad
nicamente se realiza en programas de becas internacionales y
complemento a la cooperacin internacional)
debe liquidar considerando la fecha de fin de estudios (informacin
proporcionada por la Universidad o Centro de Estudios especificado
en el formato dd/mm/aaaa) ms el tiempo de gracia establecido en
el presupuesto y sujeto a las bases de postulacin del programa de
becas al que pertenece. (Ver Anexo 14)
Actividad 3
El analista de becas debe realizar la matriz de liquidacin financiera
(Ver anexo 2/ 2.1) utilizando los sistemas informticos PUSAK,
DELTA 21 y e-SIGEF: para la verificacin de los pagos realizados al
becario cotejando con la documentacin de justificacin de gastos
entregados por el becario.
(Nota. Para mayor comprensin del clculo del valor a pagar o
devolver al becario Ver anexo 8)
Actividad 4
El analista de becas procede a sacar copias de los documentos
originales que sustentan a la matriz de manutencin y liquidacin
financiera (estos son tomados del expediente): (Ver Anexo 14 y
Anexo 15 y verificar el programa de beca segn sea el caso)
Copia de ttulo o certificado de haber culminado las obligaciones
acadmicas (debidamente notariados)
13
14
Actividad 5
El analista de becas con las copias de los documentos originales
que sustentan a la matriz de manutencin y liquidacin financiera
procede a generar el informe tcnico de liquidacin financiera y
enviar al Coordinador de Control previo para la respectiva revisin
de la matriz de manutencin, matriz de liquidacin financiera e
informe tcnico de liquidacin financiera (Ver Anexo 3 y 3.1, segn
sea el caso).
Actividad 6
El Coordinador - control previo revisar la matriz de manutencin,
liquidacin financiera, las copias de los documentos habilitantes y el
informe tcnico de liquidacin financiera en la cual debe asegurar que
los clculos matemticos y la consistencia de saldos sean coherentes
versus los documentos de soporte.
Si el informe tcnico y las matrices son correctas el Coordinador
control previo sumilla los productos e ir a la actividad 7.
Si la documentacin justificativa no es correcta, se debe registrar
las observaciones de correccin en la matriz de control (Ver anexo
7), informacin que debe ser notificada al analista de becas para las
correcciones respectivas, adems debe reportar al finalizar el mes
la matriz de control consolidada a la unidad de procesos y mejora
continua. Y regresar a la actividad 2.
Actividad 7
El analista de becas debe revisar si existen saldos pendientes en la
liquidacin financiera. Si no existen valores o saldos pendientes en la
liquidacin financiera ir a actividad 9.
15
16
Actividad 8.1
Si despus de la tercera notificacin enviada y transcurridos 15 das
plazo, el becario no cumple con el depsito, el analista de becas procede
a realizar el informe tcnico de incumplimiento mediante el cual se
expone ante el CIBAE Comit de Becas del IFTH el incumplimiento de
obligaciones financieras, para realizar este informe tcnico el Analista
dispone de 48 horas, posterior a su pronunciamiento si el becario an
no paga el valor notificado finalizar el proceso e inicia el proceso de
COACTIVAS.
Actividad 9
El analista de becas archiva las copias de matriz de manutencin,
liquidacin financiera e informe tcnico de liquidacin financiera en el
expediente para tenerlo actualizado.
El analista de becas elabora el borrador de memorando, mediante el
cual se solicita la emisin del Certificado de no adeudamiento (Ver anexo
4), documento que es generado por la Gerencia Regional y dirigido a
la Gerencia Financiera, una vez que los valores de financiamiento de la
beca se encuentren liquidados.
Al memorando se debe adjuntar todas las copias de los documentos
habilitantes, como el data screen (print de pantalla) obtenidos del
sistema DELTA o PUSAK sumillado por el Coordinador de Control
Previo. El certificado se lo solicitar mediante Quipux.
Actividad 10
El gerente regional firma el memorando de forma digital dentro del
sistema Quipux, para ser enviado a Gerencia Financiera
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18
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10. Indicadores
(analistas):
11. Controles:
Diagrama de flujo
Indicadores de gestin
Reportes de monitoreo del Coordinador de Control Previo
Informes de Gerencia Financiera
12. Documentos
N Cdigo
20
Versin
Nombre
del
Documento
Responsable
del
Documento
Tipo de
documento
Disposicin
Procedimiento
de liquidacin
financiera
de becas
Gerente
Regional
Fsico
y Digital
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
13. Registros
N Cdigo
Versin
Versin
Nombre del
Registro
Formato de
matriz de
manutencin
Formato de
matriz de
liquidacin
financiera
Formato de
informe tcnico
de liquidacin
financiera
Texto de
memorando de
solicitud de
certificado de
no adeudamiento
Formato de
certificado de
no adeudamiento
Formato de
acta de finiquito
Tipo de
Registro
Retencin
Disposicin
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
Digital
Analista
de becas
Unidad de
Procesos y
Mejora Continua
del IFTH
21
14. Anexos:
(links)
1.
2.
3.
6.
7.
8.
9.
22