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Comercial

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P-VT-001

07 / 04 / 2010

05 / 05 / 2016
Pg.:

01 de: 12

Titulo del Documento:

PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE UNIDADES

Elaborado por:
Carlos Rahamut

Revisado por:

Gerente de Logstica Comercial

Roberto Colmenares
Director Industrial

Aprobado por:

Direccin de Operaciones JAT . MPPI

OBJETIVO:

Asignar, facturar y despachar las unidades aprobadas por el MPPI a los programas de Venezuela Productiva
y otros clientes directos, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas al precio justo y con
los tiempos de entrega acordados.

ALCANCE:
Aplica a todas aquellas solicitudes de unidades aprobadas por el MPPI hasta la entrega de las mismas por
parte de CIVETCHI, C.A.

RESPONSABLE:
Por la elaboracin: Gte. De Logstica Comercial
Por la aprobacin: Director de operaciones Ad-Hoc (MPPI)

Por la implementacin: Las personas encargadas de reas y/o procesos donde se genere la entrega de
Vehculos, sern responsables por la aplicacin y seguimiento de este procedimiento.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Factura
Certificado de Origen
Acta de entrega
Check list de entrega
Certificado de Garantia

DEFINICIONES:

PDI: Pre-delivery Inspection ( Inspeccin de pre-despacho)

F-AC-001

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Comercial
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P-VT-001

05 / 05 / 2016

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PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE UNIDADES

DISPOSICIONES GENERALES:
1.

ASIGNACION DE UNIDADES
1.1 El MPPI indicara a la Direccin de Operaciones Ad-Hoc la relacin de unidades aprobadas para
asignar a Venezuela Productiva u otro cliente directo.
1.2 La Direccin de Operaciones Ad-Hoc comunicara a las Gerencias de Comercial y Tesoreria la relacin
de unidades para asignar.
1.3 Una vez recibida la informacin en Logstica Comercial, se envan datos a Facturacin:
Si el cliente es nuevo, se debe comunicar para obtener RIF, CI y otros documentos que apliquen
para la creacin en el Sistema SAP bajo la transaccin XD01.
1.4 El rea de Facturacin elabora la factura proforma acorde a la solicitud, considerando el monto de
Matriculacin (placas y certificado de origen) de acuerdo al precio de existencia disponible en
inventario. Dicha factura proforma aplicara hasta un mximo de cinco (5) das hbiles, luego de los
cuales se comunicara al cliente la anulacin de esta en caso de no recibir respuesta de pago.
1.5 La Gerencia De Logstica Comercial debe enviar la factura proforma al cliente en conjunto con un
oficio de venta para el caso de Venezuela Productiva. La factura en fsico debe ser firmada por la
Direccin de Operaciones Ad-Hoc MPPI y archivada en los registros del rea.
1.6 Cuando sea una venta con condicin de pago de Contado (depsito previo), el Cliente debe hacer el
depsito correspondiente en la cuenta bancaria de Civetchi C.A., destinada a tal fin.
1.7 La planilla/comprobante de dicho depsito o transferencia debe ser remitida va e-mail por el cliente, al
rea de Cuentas por Cobrar y a la Gerencia de Logstica Comercial, conjuntamente con una copia de la
factura proforma de unidades que le fue enviada. Estos recaudos se deben enviar a la Gerencia de
Tesorera para revisin.

F-AC-002

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PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE UNIDADES

1.8. En caso de que el modo de pago se haya acordado por crdito, la Gerencia de Tesorera deber autorizar
(previa notificacin de condiciones por parte de la Direccin de Operaciones Ad-Hoc MPPI) la asignacin y
facturacin de unidades.
2. FACTURACION
2.1. Luego de que la Gerencia de Tesoreria haya validado los comprobantes de pago de las unidades y
enve la autorizacin via e-mail para asignar y facturar, la Gerencia de Logstica Comercial proceder a
asignar los seriales de vehculos y notificar a Facturacion.
2.2. El rea de Facturacin proceder a generar los pedidos en SAP bajo la transaccin VA01, hacer
creacin de entrega mediante la VL01N y facturar mediante la VF04 previa asignacin de placas. Luego,
debe emitir/imprimir la documentacin respectiva, la cual comprende: la Factura y Certificado de Origen.
Esta rea es la responsable de su compaginacin, as como su diligente manejo y dems actividades
propias de la funcin de facturacin.
2.3.En caso de una venta con condiciones de pago de Contado (depsito previo), el rea de Facturacin
har entrega al rea de Despacho de toda la documentacin antes descrita en el punto 2.2. El control de
dicha entrega, debe ser asentado en un formato (F-FT-001) Relacin de Entrega, que permita la
comprobacin de entrega en caso de revisin.
2.4 El rea de Facturacin tambin entregar a Despacho la cantidad de Manuales de Garanta que se
despacharn, para que sea llenado el formato Certificado de Garanta, el cual est incluido en los
mencionados manuales.
2.5 Se debe emitir una Nota de Crdito que anule la factura, cuando se detecte que la informacin cargada
en el sistema SAP es incorrecta y cuando se cometan errores en la impresin de los documentos de la venta
(Factura y/o Certificado de Origen).
2.6 Al trmino de cada mes, el rea de Facturacin entregar al rea de Tesorera y Contabilidad lo
siguiente: Copias de todas las Facturas y Notas de Crdito emitidas el mes inmediato; as como tambin el
juego completo de las Facturas anuladas.

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3. DESPACHO

3.1 El rea de Despacho localizar en el patio Comercial las unidades facturadas de acuerdo a la
documentacin que recibi del departamento de Facturacin. As mismo, proceder a colocarle las placas
que estn asignadas en las facturas a cada vehculo correspondiente.
3.2. El Supervisor de Logstica Comercial debe verificar el estatus de la unidad a ser despachada, para as
resolver cualquier detalle que pueda presentar la unidad antes de su despacho. Si requiere alguna
intervencin por falla mayor, debe ser enviada a planta para correccin.

3.3 La Gerencia de Logstica Comercial debe autorizar la elaboracin del Acta de entrega, donde se
sealan los trminos, condiciones y detalle de las unidades despachadas. Dicha acta se rige por un
correlativo y debe ser firmada por los representantes autorizados para la salida de las unidades. Adems,
debe contener soportes del cliente (RIF, personas autorizadas para el retiro, etc.).
3.4 Despacho entregar las unidades a, quienes ya han sido previamente autorizados por medio de cartas
firmadas por la Gerencia General de las empresas. As mismo, Despacho les entregar lo siguiente:
Manuales de Garanta, Kits de herramientas adicionalmente a los documentos de despacho de la unidad
(Factura los clientes y/o representantes enviados, CDO, Acta de entrega, check list de entrega).
3.5 Los clientes y/o representantes enviados deben firmar el acta de entrega y check list en seal de
conformidad.
3.6. El Inspector asignado de PCP debe verificar que el vehculo despachado coincida con las
caractersticas descritas en el Acta de Entrega de entrega (VIN, placas, modelo, color, etc.). PCP firma y
sella el check list de entrega en seal de conformidad.

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PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE UNIDADES

3.7 Despacho entregar al rea de Facturacin, las copias de las Acta de Entrega, certificados de origen,
certificados de garanta y check list firmado por el cliente y/o transportista, en seal de recepcin de los vehculos.
Facturacin mantendr estos documentos en su archivo.