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la EPSA Boliviana
No. 41
Adquisicin de
Bienes y Servicios
Mayo, 2004
La Paz - Bolivia
s i s t e m a
m o d u l a r
d e
c a p a c i t a c i n
Administracin
Financiera
PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y giles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidacin, especialmente, de las pequeas y medianas
empresas de servicio en el pas. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitacin, el SAS quiere dar a conocer guas
prcticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestin de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo, pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mnimas que deberan
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reduccin de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es, uno de los textos didcticos de la serie de mdulos de
capacitacin del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentacin representa una innovacin didctica en el sector saneamiento bsico
en el pas; todos los mdulos correspondern a un mismo concepto didctico y a un
estilo uniforme de diagramacin.
Deseamos que, ste como todos los textos didcticos por publicar enriquezcan a
capacitados y docentes, sea en la situacin del curso como en el estudio individual.
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SISTEMA MODULAR
NDICE GENERAL
Pg.
PREFACIO
INTRODUCCION
1. GENERALIDADES
1.1 Objetivos generales de la funcin compras
9
10
17
17
17
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19
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21
21
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4.7
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84
84
86
89
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92
93
94
6. ADQUISICIN DE BIENES
6.1 Aspectos de la adquisicin de bienes de capital o inversin
6.2 Compra de equipo nuevo
6.3 Consideraciones especiales en la compra de equipo
6.4 Obtencin de equipo usado
6.5 Alquiler del equipo
6.6 Ventajas y desventajas del arrendamiento
6.7 Tipos de arrendamiento
97
98
99
100
102
104
105
106
7. CONTRATACIN DE SERVICIOS
7.1 Criterios para analizar los servicios
7.2 El proceso de contratacin de servicios
7.3 Reconocimiento y especificacin de la necesidad
7.4 Anlisis de las alternativas de abastecimiento
7.4.1 Fuente
7.4.2 Precios
7.5 Acuerdo de compra
7.6 Administracin del contrato de servicio
7.6.1 Seguimiento
7.6.2 Pago
7.6.3 Registro y Otros Aspectos de la Administracin de Contrato
108
109
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112
113
113
113
115
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8. COMPRAS EN EL EXTRANJERO
8.1 Razones para comprar en el extranjero
8.2 Precio
8.3 Calidad
8.4 No existencia en el mercado local
8.5 Mejor servicio tcnico
8.6 Tecnologa
8.7 Problemas potenciales de las importaciones
119
121
121
122
122
122
122
123
ANEXOS
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
Anexo 4:
Anexo 5:
Anexo 6:
125
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SB
SIIF
SIRESE
SISAB
SISPLAN
TGN
UNASBVI
VSB
vs.
dlar(es) americano(s)
alcantarillado sanitario
Asociacin Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado
agua potable
editor(es), editado por, edicin
editorial
ejemplo
Entidad Prestadora de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
(antiguamente EPS)
Figura
Formato de Planificacin de Mdulos
Fuerza de Tarea
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
(Cooperacin tcnica alemana)
metro(s) cbico(s)
Ministerio
Programa de Operaciones Anual, coloquialmente Plan Operativo Anual
Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeas y
Medianas Ciudades (con financiamiento de la GTZ)
Direccin de Servicios de Capacitacin y Asistencia Tcnica de ANESAPA
(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Bsico)
saneamiento bsico
Sistema Integrado de Informacin Financiera
Sistema de Regulacin Sectorial
Superintendencia Sectorial de Saneamiento Bsico
Sistema Nacional de Planificacin
Tesoro General de la Nacin
Unidad de Saneamiento Bsico y Vivienda (ex UNASBA)
Viceministerio de Servicios Bsicos (La Paz)
versus
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AP
ed.
Ed.
ej.
EPSA
Fig.
FPM
FT
GTZ
m3
Min
POA
PROAPAC
SAS
SISTEMA MODULAR
INTRODUCCION
Producto del proceso de globalizacin y la apertura de mercados que experimenta la
economa a nivel mundial, origina una tendencia ms intensa y agresiva a optimizar las
funciones y la eficiencia en las distintas organizaciones. En ese contexto, en las ltimas
dcadas, el tema de compras ha tomado mayor relevancia por su implicancia y
efectos en la administracin de recursos de las empresas.
Las Entidades Prestadoras de los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
en Bolivia, lgicamente, no escapan a esta tendencia, ms an, si consideramos que
nuestra realidad se ve agravada por la limitacin frecuente de recursos que
experimenta la prestacin de los citados servicios en nuestro pas.
Asume entonces, mayor relevancia la funcin compras y la administracin de estas
en una EPSA, en la bsqueda continua y permanente de lograr las mejores
condiciones para el conjunto de adquisiciones de bienes y contratacin de servicios
que efectu cada EPSA.
Estas razones, han orientado para que este texto sea elaborado considerando el actual
contexto en que se desarrolla las actividades de una EPSA en nuestro pas,
proporcionando al lector un conjunto de elementos y conocimientos debidamente
articulados, que permitan entender la forma de organizar la funcin compras, as
como la importancia que tiene el tema en una EPSA. Aspectos que son
complementados con varias consideraciones y condiciones especficas relativas al
accionar de dicha funcin, tanto al interior y exterior de la EPSA.
Tomando en cuenta las diferentes formas de organizacin jurdica, que puede adoptar
una EPSA, el presente texto pretende llegar a un conjunto de lectores que
desempeen distintas labores al interior de cualquier EPSA, proporcionando un
conjunto de conceptos y herramientas que le permitan aumentar sus conocimientos,
destrezas y habilidades para comprender o desenvolverse en la funcin compras.
Aspectos que en un caso, permitirn mejorar el accionar administrativo considerando
las permanentes y mltiples vinculaciones de la funcin compras con todas las reas
de la EPSA y por otra, consolidar, orientar y apoyar el desempeo de aquellas
personas responsables especficamente de desempear la labor de compras en la
organizacin.
El texto desarrolla distintos aspectos relativos a compras que son abordados desde
una perspectiva general de forma que puedan ser considerados en cualquier tipo de
organizacin y de manera ms especfica, en una EPSA en Bolivia. En ese sentido, el
presente texto no esta elaborado, para capacitar y formar a personal de la EPSA para
el cumplimiento y aplicacin de las distintas normas a las cuales estn sujetas las
EPSAs del sector pblico en el tema de compras. Esto implicara, un enfoque
totalmente diferente y sesgado, que requerira detalles y metodologas reflejadas en
normas y bibliografas existentes, abundantemente desarrolladas para el mbito de la
administracin pblica, por lo tanto, las mismas escapan al propsito del texto.
Un argumento que refuerza lo sealado, es que ya existen en nuestro medio
interesantes y consolidadas ofertas de capacitacin en el tema de compras del sector
pblico y el conjunto de normas relativas a la misma, con estructuras programticas
y material totalmente adecuadas para ese propsito.
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En virtud de ello, el texto se limita a explicitar para el caso de las EPSAs del sector, el
conjunto de normas y consideraciones que habr que tomar en cuenta. Este
aspecto, en forma alguna, restringe o limita, a que el contenido del texto no constituya
un aporte para las EPSAs pblicas preocupadas en optimizar la funcin compras, ya
que, proporciona una perspectiva que se complementa con el espritu de la
normatividad vigente.
La temtica desarrollada, as como las distintas propuestas sealadas en el texto,
rescata las particularidades y el contexto en el que se desenvuelven las distintas
EPSAs en nuestro pas, de esta manera, se pretende contribuir al fortalecimiento de
las EPSAs reconociendo nuestra realidad, pero a la vez, cuestionndola a travs de la
forma en que es posible optimizar sus funciones y procesos, para alcanzar
adecuadas formas de gestin y lograr los objetivos que responda de mejor manera a
los fines para los cuales han sido creadas.
No queremos terminar esta introduccin sin expresar nuestro agradecimiento a los
integrantes de la FT4 quienes han aportado algunas bases curriculares, el enfoque
sistmico del rea administrativa-financiera y la recopilacin de normas legales
pertinentes, y al Ing. Denis Angulo Velarde, quien realiz una profunda y amplia
revisin del texto. Finalmente cabe agradecer a la Lic. Janett Ferrel Daz por su prolija
labor de edicin tcnica del texto.
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SISTEMA MODULAR
LA ADQUISICIN DE BIENES Y
SERVICIOS PARA LA EPSA
1.
GENERALIDADES
(1)
Todo tipo de entidad responsable de la prestacin de los
servicios de agua potable y alcantarillado sanitario, ya sea del
sector pblico como del sector privado, pequea, mediana o
grande; o con un considerable manejo de recursos monetarios o
limitadas sumas de dinero; de una forma u otra efectan un
conjunto de adquisiciones de bienes, as como la contratacin de
una variedad de servicios ofrecidos por distintos proveedores en el
mercado.
(2)
Ese conjunto de adquisiciones de bienes y contratacin
de servicios, son reflejados en el concepto que se denomina la
funcin compras, la misma que constituye una de las
funciones bsicas de administracin de cualquier tipo de
organizacin. Por tanto, deber entenderse la funcin compras,
como la funcin a travs de la cual, la EPSA canaliza todo
requerimiento tanto de bienes como de servicios necesarios
para la prestacin de sus servicios.
Tipos de EPSAs
Definicin Funcin
Compras
(3)
Cuando nos referimos a la adquisicin de bienes,
entendemos como todos aquellos bienes tangibles, como ser
accesorios, insumos, materiales, computadoras, activos fijos,
etc., necesarios para que las EPSAs desarrollen sus actividades.
(4)
La contratacin de servicios, est referida a todo
esfuerzo intangible realizado por personas ajenas a las
EPSAs, contratadas con un objetivo especfico.
(5)
Utilizaremos la funcin compras, para referirnos a la
adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, de forma
indistinta excepto, cuando se desarrolle aspectos especficos
relacionados a alguno de ellos.
(6)
A travs de esta funcin, se apoya a todas las unidades
organizativas de la EPSA, atendiendo sus requerimientos de
bienes y servicios, con el objetivo que puedan desarrollar sus
distintas actividades en forma continua. La funcin compras opera
como parte del proceso administrativo fundamentado en
conceptos, actividades y procedimientos tcnicos y jurdicos.
(7)
La funcin compras, es un proceso que abarca
desde el instante en que se origina un requerimiento de
bienes o
servicios, la seleccin de proveedores,
adjudicacin de la solicitud al proveedor elegido, la
recepcin y entrega del pedido al solicitante y finalmente,
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Pasos de la
funcin compras
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Cap. 1. GENERALIDADES
con
la
correspondiente
1.1
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Cap. 1. GENERALIDADES
Continuidad
Almacenamiento
Control de calidad
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Proveedores
Estandarizacin
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Cap. 1. GENERALIDADES
de
la
entidad
Informacin
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Economas
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Cap. 1. GENERALIDADES
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?
Existen ofertas de paquetes ofrecidos por las firmas: Alpha Systems S.R.L.
SERCOM
(sercomlp@ceibo.entelnet.bo);
ATI
(alpha.systems@alphasys.com.bo);
(ati@caoba.enetelnet.bo), entre otros.
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2.
2.1
2.2
Niveles de
planificacin
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2.3
Contribucin a la
estrategia
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2.4
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Especificacin de
objetivos
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Definicin de la
estrategia
2.5
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Financiamiento con
los proveedores
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2.6
2.7
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Relacin de cambios
con unidades de la
EPSA
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!
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4. Los objetivos que persigue la funcin compras, deben estar de acuerdo con la
estrategia que se encuentre definida por la EPSA.
5. Los cambios en los procedimientos de las compras, afectan a todas las unidades
de la EPSA
5. Cules son los retos que tiene que superar el departamento de compras, en
una estrategia de subsistencia de la EPSA?
6. De qu manera la planificacin financiera con los proveedores proporciona
ventajas a la estrategia de la EPSA?
7. Cmo puede afectar la planificacin estratgica corporativa en la adquisicin de
bienes y en la contratacin de servicios?
1. Imagnese una EPSA pequea, donde se presente la oportunidad de expansin
a travs de financiamiento internacional, especifique de qu manera el
departamento de compras contribuye en la estrategia de la EPSA.
2. Proporcione un ejemplo de adquisicin de bienes o contratacin de servicios,
que se aplica en cada una de las estrategias organizacionales.
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3.
Relacin
estrategias con la
organizacin
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3.1
Compras de obras
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Razones para
descentralizar las
compras
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Justificativo para
centralizar
Beneficios
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3.2
Justificativo para
descentralizacin
3.3
inspeccin,
almacenaje y,
transporte.
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SISTEMA MODULAR
EPSA GRANDE
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPARTAMENTOS
TECNICOS
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES
Funciones:
Cotizacin y seleccin de
proyectos
Recepcin
Inspeccin
Transporte
Almacenaje
Funciones:
Recepcin
Inspeccin
Funciones:
Recepcin
Almacenaje
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
Funciones:
Cotizacin y seleccin
del proveedor
3.4
SISTEMA MODULAR
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Solicitudes de Compra
Departamento de
Produccin
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
Formularios
Pedidos de Compra
Formularios
Informacin de
Caractersticas de los
Requerimientos
Departamento de
Almacenes
Informacin
Otros departamentos
3.5
Actividades que
vinculan almacenes y
compras
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SISTEMA MODULAR
La
coordinacin
entre
el
actividades, a los efectos de calcular la departamento del almacenes y
cantidad de comprar y, de esta forma compras, permitir ingresos oportunos
mantener un estricto control sobre el nivel de los materiales en almacn.
de las existencias. Si el departamento de
almacenes informa al de compras acerca de la frecuencia con que
se utiliza cada material, ste podr efectuar las adquisiciones en
forma ms oportuna. Tambin, el departamento de compras
mantendr informado al de almacenes sobre las cantidades que
convenga pedir para obtener los precios ms bajos de compra, lo
que implica que el departamento de almacenes logre trabajar
con el nivel mnimo de existencias sin que entorpezca la
actividad de la empresa.
(74) Otro factor a analizar entre los departamentos de compras y
almacenes, es el relativo a las adquisiciones por una cantidad
mayor. El departamento de compras establecer el ahorro
financiero que se obtiene adquiriendo para perodos futuros. A tal
efecto, deber estudiar las tendencias del mercado. Con los datos
suministrados por el departamento de compras, almacenes
cotejar las economas por adquisiciones mayores con el
incremento de costos por almacenamiento.
Implicaciones
financieras de
ahorros en
compras
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Coordinacin
Almacenes y
Compras
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3.6
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Funciones
Departamento de
Produccin
SISTEMA MODULAR
Responsabilidad
Depto. de
Compras frente a
Produccin
3.7
Relacin
del
departamentos
departamento
compras
con
otros
SISTEMA MODULAR
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Funciones del
Depto. Comercial
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Relacin Depto.
Compras con
Finanzas y
Administracin
Funciones Depto.
Administrativo
Financiero
3.8
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SISTEMA MODULAR
3.9
Jefe de compras
(92) El jefe de compras es el responsable de la funcin
compras, tiene una serie de actividades, algunas de las cuales
delega al personal de su sector. Entre las funciones esenciales
que cumple estn:
Funciones
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Caractersticas
personales jefe de
compras
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Formas de
organizacin de
compradores
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Cantidad de
cotizadores
Pg. 37 de 183
las remisiones,
las facturas,
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Importancia del
archivo
SISTEMA MODULAR
Incorporacin de
compras con el
crecimiento de la
EPSA
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!
?
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4.
Las consecuencias
insatisfactorio.
severas
de
un
Justificacin del
Manual de
Procedimientos
desempeo
4.1
Procedimiento de
compras
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j)
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4.2
4.2.1 Formularios
(112) Es preciso proponer normas generales de control
interno, para la utilizacin de los formularios por las
diferentes unidades al interior de la EPSA. Las normas no se
pueden tomar con una rigidez absoluta, ya que como se ver al
encarar el proceso completo y detallado de una compra, se
pueden presentar modificaciones. Las normas de control
interno mnimo que debern considerarse para el uso de
formularios en una EPSA son:
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Requerimiento
para el uso de
formularios
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Numeracin.
Encabezamiento.
Datos complementarios.
Requisitos
mnimos incluidos
en los formularios
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SISTEMA MODULAR
4.3
Documentacin a utilizar
(116) Los documentos que respaldan las operaciones en el
Departamento de Compras son los formularios utilizados en el
preciso momento de efectuar dicha operacin. Se puede decir que
los formularios representan el registro de mayor trascendencia,
pues la eficacia del control interno depender en gran medida de la
informacin de sustento que se refleja en esos impresos.
Respaldo en los
formularios
Archivo
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
compras
PROVEEDORES
Archivo
Solicitud de
compra
Solicitud de
Cotizaciones
Archivo
Cotizacin
Cuadro
Comparativo
Archivo
Orden de
Compra
Entrega al Proveedor
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Razones para
emitir una solicitud
de compra
Quien emite la
solicitud
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Cargos se imputan
a unidad solicitante
Destino formulario
i)
El duplicado de la solicitud de compra, queda como
constancia, en poder del sector que la origino. Esos
ejemplares se archivan en general, por orden numrico y
tomando en cuenta la fecha de emisin; servirn para consultar
al departamento de compras sobre las negociaciones para la
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Solucin
solicitudes
duplicadas
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Eleccin modalidad
de compra
Importancia
solicitud
cotizaciones
Compras sin
cotizaciones
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Comparacin
cotizaciones
Establecer el
proveedor
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Administracin de
cotizaciones
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Casos especiales
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Concretar la
compra
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Distribucin de
copias del pedido
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Plazo de recepcin
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Incumplimiento de
pedidos
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SISTEMA MODULAR
PROVEEDOR 1
Cualquier
Departamento de la
EPSA
Entrega de
Bienes
Solicitados
SI
Prestacin de
Servicios
Solicitud de Solicitud
Compra de de
Bienes
Compras
del
Servicio
Almacenes
Existe
PROVEEDOR 2
PROVEEDOR
SELECCIONADO
Entrega de
Bienes o
antecedentes
del servicio
Pedido de
compra
PROVEEDOR 3
M
M PROVEEDOR n
M
M
Solicitud de
Cotizacin de
los Bienes o
Servicios
Cotizacin de
los Bienes
Servicios
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
NO
Entrega de Bienes
!
?
#
SISTEMA MODULAR
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4.4
Importancia de los
Pedidos
4.5
Reduccin pedidos
urgentes
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Justificacin manual
de procedimientos
SISTEMA MODULAR
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Discrepancias en la facturacin
Ordenes de cambio
Requisitos de un
manual
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4.6
Flujos de informacin
(177) Dada la dinmica que posee la funcin compras y las
mltiples interrelaciones susceptibles de establecer con actores
internos y externos a la EPSA, a continuacin se sintetizan los
flujos de informacin.
C
IFI
AN
CO
N
RE TRO
CE L
PC INV
I
.
N
PL
N
I
AC
VE
NT
AS
DIC
JUR
COMPRAS
FIN
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SISTEMA MODULAR
6. Informacin tcnica
La responsabilidad bsica de las reas tcnicas en relacin al
departamento de compras en una EPSA, es informar sobre
las especificaciones y atributos que deben tener los
distintos
tipos
de
materiales
requeridos.
Las
especificaciones debern ser muy precisas, para garantizar la
calidad de los materiales a ser adquiridos. El conocimiento
correcto del departamento de compras para precisar las
especificaciones, generalmente, promueve una operacin
ms efectiva de esta actividad en beneficio de la EPSA.
7. Informacin de produccin y control de produccin
El departamento encargado de la produccin y tratamiento
del
agua,
proporciona
informacin
sobre
los
requerimientos de calidad de los insumos. Si la EPSA
cuenta con un control de produccin mediante su laboratorio,
facilita informacin sobre las cantidades de los insumos que
se necesitan para cubrir un ciclo de produccin. Est
informacin constituye una herramienta til para la
planificacin de las operaciones de compras.
8. Control de inventarios
Este departamento proporciona la informacin bsica
sobre las necesidades existentes. Las cantidades
ptimas a requerirse puede ser asignadas por la poltica de
inventarios adoptada o, bien aplicando tcnicas de
minimizacin de inventarios, aspecto que determina la
inversin en inventarios en un perodo determinado. Una
poltica de inventarios puede ser influida por la magnitud de
los recursos financieros de la EPSA, planes a futuro,
condiciones actuales del mercado y, tiempo invertido en la
compra de materiales.
9. Control de calidad y recepcin
Ambas funciones facilitan informacin que determina si los
proveedores han proporcionado materiales en
cantidad y calidad especificada. Esta informacin es
esencial para el seguimiento adecuado por el departamento
de compras, porque permite hacer los ajustes con los
proveedores oportunamente.
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condiciones
de
trabajo
de
los
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4.6.3 Investigacin
proveedor
del
departamento
de
compras
del
Personal
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encargadas de la investigacin
de compras, determinar el xito
o fracaso de esta actividad.
SISTEMA MODULAR
Conformacin de
comit
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Consideraciones
para la eleccin
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SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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4.7
Modalidades y cuantas
(202) Cada
EPSA
debe
definir
las
polticas
y
procedimientos para la funcin compras; para
Los requerimientos tcnicos,
esto se tiene que establecer las distintas administrativos, deben estar
modalidades, bajo las cuales se ejercer la especificados para cada una de
compra. Estas modalidades pueden ser:
las modalidades de compra.
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SISTEMA MODULAR
!
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SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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5.
5.1
Naturaleza de la compra
Variables que
afectan la
seleccin de
proveedores
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SISTEMA MODULAR
5.2
Importancia del
registro de
informacin
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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5.2.1 Catlogos
(214) Ser importante contar con los catlogos de
productos de las fuentes de abastecimiento, que cubren la
mayor parte de los materiales, que son considerados
indispensables para la prestacin de los servicios de la EPSA. El
valor de estos catlogos, depende principalmente, de la
forma en la cual se presentan y de la facilidad con la cual
se pueda disponer del material que contienen, as como
del uso que se haga de esa informacin.
(215) Los catlogos de intermediarios, contienen muchos
artculos de una diversidad de fuentes de produccin y
ofrecen en cierto grado, los artculos disponibles
por el intermediario. Los catlogos de Los catlogos son una
herramienta de consulta rpida,
maquinaria y equipo proporcionan informacin para las solicitudes de compras.
relacionada a las especificaciones tcnicas de
rendimiento, localizacin de la fuente de abastecimiento, consulta
de manejo, informacin para el reemplazo de partes o equipos
nuevos. Tal el caso, de equipos sofisticados y complejos en su
tecnologa, utilizados para la EPSA en telemetra, deteccin de
roturas o soldaduras de las tuberas de alta presin encargadas
del transporte de agua potable.
(216) Normalmente
los
catlogos
proporcionan
informacin sobre los precios. Muchos artculos y
materiales, se venden a partir de las listas de precios estndar
y, las cotizaciones se realizan calculando los descuentos. Los
catlogos tambin se constituyen en libros de referencia
para la alta gerencia y los ingenieros.
(217) La disponibilidad de la informacin que existe en los
catlogos, es distinta y dispareja en su contenido, en gran parte
dependen de la forma y tamao de estos; por ello, la forma de
archivarlos y clasificarlos no resulta una tarea fcil de efectuar.
Los catlogos son producidos en toda clase de tamaos
y con sujetadores que los hacen difciles de manejar. En
algunos casos, todos los catlogos, sin importar su tamao,
grosor o especificacin, se archivan juntos. En otras ocasiones,
los catlogos se agrupan y se archivan en tamaos
comparables. La identificacin de los catlogos se logra
mediante la numeracin que se le asigna en forma
progresiva; con frecuencia, el nmero est puesto en la tapa
posterior del catlogo.
(218) Es indispensable realizar una numeracin adecuada
de los catlogos; algunas empresas usan libros de hojas
separables, especialmente para el archivo de catlogos en
hojas; otras, usan una forma de ndice en tarjetas.
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Localizacin de
catlogos
SISTEMA MODULAR
Informacin escrita
de proveedores
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5.3
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41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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5.4
Conducta del
Comprador
Archivo de vendedores
(234) Toda informacin de cualquier fuente, si tiene
valor, debe ser registrada bajo una tcnica que permita
acceder fcilmente a su ubicacin. Una de las formas de
registro son los ndices que acompaan al archivo de los
catlogos.
(235) Otro registro comn es el archivo de vendedores,
que se compone de tarjetas pequeas o de un sencillo archivo
de computadora, que contiene informacin til para la EPSA y
se encuentra clasificada por:
direccin;
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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5.5
de la
5.6
Muestras
(240) Adems de la informacin respecto al proveedor
potencial y la visita a sus instalaciones, se pueden solicitar,
para analizar, muestras de los productos que se
pretenden comprar. Normalmente, se puede solicitar como
parte de la convocatoria o invitacin directa a los proveedores,
la presentacin de muestras de los materiales o productos
requeridos, con el propsito de apreciar fsicamente las
propiedades y caractersticas; esto se realiza con personal
de la unidad solicitante, para contar con una opinin de la
Pg. 82 de 183
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
5.7
Depurar la lista
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5.8
5.9
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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Evaluacin
producto o servicio
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41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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b) Buena clasificacin:
c) Regular clasificacin:
d) Insatisfactoria
Evaluacin de
precios
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Determinar
proveedores claves
El resultado de la evaluacin
3
Autor que pertenece a la escuela clsica de la economa, que prioriza los eventos
econmicos conforme al grado de significado de los mismos en relacin a su
sumatoria total.
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Seriedad de los
proveedores
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Justificativo
centralizacin
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j)
Justificativo
diversificacin
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A quin hacer la
compra
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Justificativo
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18. Las fuentes de informacin sobre los proveedores, se constituye en uno de los
elementos ms importantes, para definir la seleccin de los proveedores, cuanto
ms informacin relevante se posea, se tendr menores posibilidades de error.
19. La conducta de los personeros de compras, cuando se relacionan con los
proveedores, permiten establecer relaciones permanentes de negocios, siempre
se tiene que ser justo, honesto y tener moral para reclamar cuando corresponda.
20. La evaluacin formar e informal de los proveedores, es el mecanismo para la
seleccin de los mismos, en la medida de lo posible se tiene que ser objetivo en
la evaluacin y, no permitir que los criterios subjetivos afecten la eleccin de los
proveedores.
21. Las decisiones de compra, en la seleccin de los canales de distribucin, tienen
que ser considerando las mejores alternativas para la EPSA, no se debe permitir
que las presiones, sociales y polticas afecten la objetividad, adems es
importante tomar en cuenta las implicaciones ambientales al momento de
realizar las adquisiciones.
18. Por qu es necesario recabar informacin sobre los proveedores?
19. Qu ventaja considera como las ms importantes, para elegir a los
proveedores que son mayoristas de varios fabricantes?
20. Explique de qu manera puede afectar a la EPSA, el inters social, en la
eleccin de los proveedores?
7. Defina los medios de informacin que existen para la eleccin de los
proveedores.
8. Defina cuales seran los criterios para una evaluacin informal, de los servicios
de lectura de medidores.
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SISTEMA MODULAR
6.
ADQUISICIN DE BIENES
(294) Para el caso de la adquisicin de bienes, considerando
su naturaleza material, la EPSA establecer un conjunto de
condiciones, en forma previa, reflejadas en un documento
denominado pliego de condiciones, el cual incluir lo
siguiente:
a) Condiciones Legales y Administrativas: Se refieren a los
documentos exigidos para acreditar la legalidad y la
capacidad financiera del oferente, as como de las garantas
requeridas.
Componentes del
pliego
Compras de
Activos Reales
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Decisiones con
relacin a compras
6.1
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41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Procedimiento
contable
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Planificacin y
financiamiento
compra de activos
6.2
Ejemplo de equipos
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Equipos de comunicacin
Equipo de filmacin, fotografa y proyeccin
Equipo para diseo topogrfico y cartografa
Equipo de imprenta y reproduccin
Equipo contra incendios, seguridad industrial y ambiental
Equipo de ingeniera
Equipo e instrumental mdico
Equipo de computacin
Equipo de laboratorio
Equipo de oficina
e) Vehculos automotores
(307) Estos equipos que podrn ser utilizados para
diferentes propsitos, como es el caso de las
retroexcavadoras, gras de horquilla y tornos estndar,
para citar algunos. Tambin existen equipos destinados para
la utilizacin exclusiva en una cierta unidad, como es el caso
de los equipos de floculacin y dosificacin de qumicos.
Objetivos de la
compra de equipos
equipos, la
Es importante que se
detallen
las
caractersticas
tcnicas de los equipos, para
que la EPSA, pueda buscar los
proveedores ms adecuados.
6.3
Reposicin de
equipos
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SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
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6.4
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Beneficios compra
equipo usado
SISTEMA MODULAR
Desventajas compra
equipo usado
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Justificacin compra
equipos usados
6.5
Opciones la
compra de equipos
Razones que
justifican alquilar
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SISTEMA MODULAR
6.6
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Riesgos de alquilar
equipos
6.7
Tipos de arrendamiento
(328) Las alternativas de alquiler anteriormente mencionadas,
constituyen en la prctica dos tipos principales de alquiler,
cuales son: el alquiler financiero y el alquiler operacional.
(329) El alquiler financiero implica calcular una cuota de
alquiler, que cubra una tasa de inters, mantenimiento
de los equipos, cargos por seguros y una porcin destinada a
la utilidad de la empresa dedicada a esta actividad, as como
de otros conceptos, que determinen el plazo e importe de los
pagos a ser efectuados. Existen variaciones en la forma de
calcular la cuota de alquiler, se realiza en funcin a la
incorporacin del valor residual del bien al final del
periodo de arrendamiento.
Financiero
Operacional
D.S. N 24051 Reglamento del Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas.
En el marco de la Ley N 2066 se establece las atribuciones de la Superintendencia
de Saneamiento Bsico para otorgar Concesiones, Licencias y Registros a las EPSA
que presten los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario en nuestro pas.
5
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SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
7.
CONTRATACIN DE SERVICIOS
(332) Un significativo volumen de recursos que salen de la EPSA
en forma rutinaria es a travs de la contratacin de servicios,
cuyas caractersticas y especialidades hacen que existan ciertas
diferencias en su tratamiento, en comparacin a la adquisicin
de bienes materiales; por ello es que, se ha considerado
desarrollar un conjunto de consideraciones al respecto.
(333) Entendamos como servicio, todo acto o funcin
esencialmente intangible proporcionada por una persona
natural o jurdica, donde se crea y cesa simultneamente,
donde el consumidor no puede retirar el servicio despus
que se produce, pero si puede retener el efecto del mismo.
Definicin
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
Variedad de servicios
7.1
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Evaluacin servicios
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SISTEMA MODULAR
7.2
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Componentes del
proceso
7.3
Especificaciones
del servicio
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
7.4
7.4.1 Fuente
(348) Para buscar la fuente que prestar el servicio, la cual
puede ser persona natural o jurdica, ser preciso
reconocer las caractersticas y condiciones mnimas que
deben reunir en funcin a la naturaleza del servicio
requerido por la EPSA. Este anlisis, permitir definir entre los
siguientes aspectos:
Dimensin del
proveedor
(349) Para este efecto, pueden ser muy tiles los anlisis de las
referencias de otras EPSAs, que hayan tenido la oportunidad de
trabajar con ciertas empresas de servicios, que permitan
seleccionar las posibles fuentes a ser consideradas.
7.4.2 Precios
(350) El precio constituye generalmente una de las variables
fundamentales para la decisin de contratacin en una EPSA.
Pueden existir variaciones en la presentacin del precio,
en funcin al tipo de servicio que sea demandado por la
EPSA; as por ejemplo, si el propsito es contar con un
determinado producto, como resultado del servicio se
establecer un precio fijo; si se trata de una asesora
especializada en el tema legal o informtico ser un precio
variable por el trabajo realizado medido en horas, das o
semanas.
SISTEMA MODULAR
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Determinacin del
precio
agua
potable
Quien realiza el
servicio
Apertura de mercados.
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Justificacin
subcontratar servicios
SISTEMA MODULAR
7.5
Acuerdo de compra
(358) El acuerdo de compra de servicios normalmente se
denomina contrato de servicios. El mismo reflejar las
distintas condiciones que sean establecidas por mutuo
acuerdo de la EPSA y de terceras personas responsables
del servicio o bien, por la adhesin a un contrato con
condiciones preestablecidas.
Definicin
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
7.6
7.6.1 Seguimiento
(362) El seguimiento de los servicios puede requerir
comprobacin tanto de la EPSA como del proveedor. Por
consiguiente, la responsabilidad del seguimiento por la
EPSA, puede ubicarse apropiadamente en el departamento o
unidad solicitante del servicio para asegurarse que se
cumplan los compromisos y lmites previamente establecidos.
Responsabilidad
de seguimiento
Evaluacin de la
calidad del servicio
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
7.6.2 Pago
(369) El pago por servicios se establece en los convenios
con los proveedores; algunos servicios requieren de un
pago previo o anticipo, mientras en otros, el pago puede ser
diferido. En el caso de contar con proveedores pequeos, se
encuentra difcil ofrecer trminos amplios para el pago; esta
urgencia puede inducir a disminuir el precio y otras concesiones
ofrecidas para la EPSA. Los pagos progresivos son tambin muy
usuales en contratos a largo plazo, mientras que los pagos
regulares o peridicos son los apropiados para el mantenimiento de
edificios,
servicio
de
alimentos,
limpieza,
electricidad,
comunicaciones, etc.
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
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25. Las caractersticas de los servicios, hacen que su evaluacin y seguimiento est
sujeto a consideraciones subjetivas.
26. El anlisis de las alternativas a la prestacin de los servicios, tiene que ser de
acuerdo a la capacidad de la EPSA y principalmente estableciendo la evaluacin
de las ventajas frente a los costos, que representa.
27. El seguimiento o administracin de los contratos, es muy importante, sobre todo
para que el servicio se ajuste a los requerimientos pactados.
24. Establezca cules son las desventajas principales, para llevar a cabo el servicio
con el personal de la EPSA?
25. Cules son pasos que intervienen en el proceso de contratacin de servicios?
26. Defina cuales son los criterios para realizar un anlisis de los servicios.
10. Enumere por lo menos 10 servicios, que pueden ser contratados, e indique cual
sera la modalidad de contratacin.
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
8.
COMPRAS EN EL EXTRANJERO
(373) Considerando el desarrollo
de
las
economas
latinoamericanas y sobre todo de nuestro pas, por mucho
tiempo probablemente existir la necesidad de efectuar un
conjunto de compras en el exterior, mediante
importaciones de insumos qumicos, tuberas de alta presin,
materiales para obras, equipos, vehculos, etc. Para ello se
tendr que recurrir a mercados del extranjero, ya sea por
razones de precio, calidad, falta de existencia en
mercados locales, complejidad de los productos y
tecnologa, etc. Por ello, resulta relevante proporcionar
algunos elementos a considerar cuando la EPSA proceda a
importar, independientemente de la existencia de motivos que
influenciaron esta decisin de importar un determinado bien.
Justificativo
Consideraciones
en importaciones
que
se
efecten
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Servicios de
importacin
Pliza de Importacin
Factura Comercial
Certificado de origen
Certificado de seguro
Aviso de conformidad
Certificado de calidad
Parte de recepcin
Factura de transporte.
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
Documentos para
importaciones
SISTEMA MODULAR
8.1
8.2
Precio
(383) Aunque puede parecer sorprendente que un proveedor
extranjero pueda producir y embarcar un artculo a miles de
kilmetros de distancia de nuestro pas y a un costo menor,
existen diversas razones del por qu de este caso:
Ventajas
proveedores del
exterior
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
8.3
Calidad
(385) Aunque el nivel de calidad de los productos producidos
en el extranjero generalmente es superior a los productos
nacionales, debido principalmente a equipos modernos, mejor
sistema de control de calidad, servicios complementarios,
tecnologa desarrollada que optimiza rendimientos, etc., en
algunas compras puede presentarse el caso inverso.
(386) Pueden existir necesidades con especificaciones
tcnicas muy exigentes para ciertas obras en la EPSA, que solo
podrn ser cubiertas con la garanta corporativa que ofrecen
los grandes proveedores en el extranjero, como es el caso de
las tuberas de aduccin, que soportan altos ndices de presin;
un ejemplo de ello, son las tuberas utilizadas en la aduccin de la
Planta de Tratamiento de Pampahasi a Ovejuyo en la ciudad de La
Paz, que soportan 60 metros de columna de agua como presin.
8.4
Especificaciones
nicas
8.5
8.6
Tecnologa
(389) Es indudable que, en funcin a las caractersticas de la
economa de los pases, de la magnitud e importancia
corporativa de los proveedores extranjeros, de su
volumen de ventas en distintas partes del mundo, etc., el
grado de especializacin que llega a ser alcanzado en la
produccin, concede ventajas competitivas difcilmente de ser
alcanzadas por cualquier proveedor, aspecto que le proporciona
una mayor ventaja en trminos de precio y calidad de sus
productos.
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
8.7
Informacin de los
proveedores
Visitas proveedor
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
!
?
#
28. Existen muchas ventajas para realizar las compras en el extranjero, sobre todo
por el precio, calidad, tecnologa, etc., antes de proceder con esta alternativa, se
tiene que realizar de acuerdo con el manual de procedimientos, sobre todo en
las EPSA del sector pblico.
29. Para los trmites de importacin, es necesario que el personal se encuentre
capacitado, es decir al momento de establecer las condiciones con el proveedor,
realizar el requerimiento de los documentos que acompaan a la importacin.
27. Cules son las principales ventajas para que la EPSA, realice las compras en
el extranjero?
28. Cul es el papel de las Agencias Aduaneras en la importacin?
4. Cuando se realiza procedimiento de importaciones, es importante que se
encuentre perfectamente definido las caractersticas de los productos, adems
de que se solicite al proveedor los documentos necesarios para la importacin,
no debemos olvidarnos, que para algunos insumos se necesita autorizaciones
especiales.
***
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
ANEXOS
ANEXOS
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 1
Administrativa Financiera
Cdigo:
Mdulo:
ADQUISICIN DE BIENES Y
CONTRATACIN DE SERVICIOS
Objetivo
terminal
del Md.:
4.3.1
Tiempo total
[hr:min reloj]:
16:50
4.3.1.1
Cd.
UNIDADES TEMTICAS
Objetivo parcial
Tema y contenidos
Los/las participantes
Se familiarizan con
la importancia de la
funcin compras as
como de los
propsitos que
persigue.
Generalidades
1. Objetivos generales de la funcin
compras
Prerrequisitos
Bibliografa
recomendada
Tiempo
[hr:min
reloj]
01:00
4.3.1.2
Toman conocimiento
de la importancia de
la planeacin de las
distintas actividades
de compras y su
interrelacin con la
estrategia de la
EPSA.
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
03:50
4.3.1.4
4.3.1.3
Cd.
UNIDADES TEMTICAS
Objetivo parcial
Tema y contenidos
Los/las participantes
Se familiarizan con
los elementos a
considerar para
organizacin del
rea responsable de
las compras, as
como su
interrelacin con el
resto de la EPSA.
Adquieren
conocimientos para
implementar el
proceso para la
adquisicin de
bienes y contratacin
de servicios, as
como su control
Prerrequisitos
Bibliografa
recomendada
Tiempo
[hr:min
reloj]
02:50
03:00
4.3.1.5
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.
Toman conocimiento
de criterios para
apoyar la toma de
decisiones en
relacin de a sus
proveedores.
SISTEMA MODULAR
03:00
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 1
4.3.1.6
Cd.
UNIDADES TEMTICAS
Objetivo parcial
Tema y contenidos
Los/las participantes
Analizan alternativas
a considerar en la
adquisicin de
bienes que implican
el uso intensivo de
recursos monetarios.
Prerrequisitos
Bibliografa
recomendada
Tiempo
[hr:min
reloj]
Adquisicin de bienes
UT 4.3.1.5 Michiel Leenders, Harold
1. Aspectos de la adquisicin de bienes de
Fearon, Wilbur B. England.
capital o inversin
Administracin de Compras
2. Compra de equipo usado
y Materiales.
3. Consideraciones especiales en la compra
Miguel Jorge Klein. La Funde equipo
cin Compras en la Empresa
4. obtencin de equipo usado
5. Alquiler del equipo
Joseph R. Cater, Addision
6. Ventajas y desventajas del
Wesley. Mejoramiento del
arrendamiento
Proceso de Compras
7. Tipos de arrendamiento
Lorne C. Plunkett. Administracin Proactiva, Tcnicas y
Modelos para el Ejecutivo
01:00
4.3.1.7
Adalberto Chiavenato.
Administracin de Materiales
Iniciacin a la Administracin
de Materiales.
Toman conocimiento
de las
especificidades del
proceso de
contratacin de
servicios.
Contratacin de servicios
1. Criterios para analizar los servicios
2. El proceso de contratacin de servicios.
3. Reconocimiento y especificacin de la
necesidad
4. Anlisis de las alternativas de
abastecimiento
5. Acuerdo de compra
6. Administracin del contrato de servicio
01:50
4.3.1.8
Toman conocimiento
de las herramientas
y criterios que les
permita
interrelacionarse con
el contexto
internacional.
Compras en el extranjero
1. Razones para comprar en el extranjero.
2. Precio
3. Calidad
4. No existencia en el mercado local.
5. Mejor servicio tcnico
6. Tecnologa
7. Problemas potenciales de las
importaciones.
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
01:00
Cantidad
solicitada
Unidad
Descripcin
Cargo a cuenta
Firma
Formulada por:
Aclaracin de firma
SISTEMA MODULAR
Firma
Autorizada por:
Aclaracin de firma
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 3
Proveedor:
Domicilio:
No ...
Fecha: ./ . /
Solicitamos nos coticen precio y dems condiciones para los materiales mencionados a entregar en nuestra fbrica.
Un ejemplar de esta solicitud de cotizacin - el original - deber ser devuelto antes del ...../...../...... El duplicado quedar en sus archivos.
Las cotizaciones debern efectuarse en forma exclusiva mediante este formulario. En caso de ser aceptado se les remitir a Uds. el pedido de compra de
acuerdo con las condiciones indicadas en el reverso de este formulario.
Cdigo
Cantidad
Unidad
Descripcin
Bruto
Precio Unitario
Descuento
Total
Neto
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
Solicitud de compra No
de fecha
Solicitud de cotizacin No
de fecha
No ...
Fecha: ./ . /
El anterior nmero de pedido de compra debe aparecer en todos los documentos y bultos.
Srvase Us. Suministrar lo siguiente:
Cdigo del
almacn
Cuenta
nmero
Cantidad
Descripcin
Unidad
Costo Unitario
Costo Total
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 5
Domicilio
Remito N
Pedido de Compra N
Fecha:
Solicitud de compra N
Fecha: .
Cdigo
Cantidad
recibida
Peso: ...
./ . /
Fecha:
Unidad
./ . /
Descripcin
Nmero de paquetes:
..
Observaciones
Recibidor
Departamento de
Inspeccin
Departamento
de Almacn
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
Anexo 6: Ejemplo
de
un
manual
de
procedimientos
administrativos en la contratacin de bienes y
servicios en una EPSA
El presente Manual de Procedimientos Administrativos en la Contratacin de bienes y servicios
de una EPSA, corresponde a uno de los productos elaborados por el Programa de
Fortalecimiento Institucional de ANESAPA para la Cooperativa de Servicios de Agua Potable
Trinidad Limitada COATRI, en el marco del apoyo financiero del Gobierno de la Repblica
Federal de Alemania a travs del Kreditanstalf fr Wiederaufbau (KFW) para el Proyecto de
Agua Potable y Alcantarillado Sanitario.
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 6
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
KfW
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
135
KfW
Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
Ciudad de Trinidad
SUB SISTEMA
CONTRATACION DE
BIENES Y SERVICIOS
136
KfW
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
INDICE GENERAL
CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS..............................................................................................................................135
1. OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................................141
2. DEFINICION..........................................................................................................................................................................141
3. CONCEPTOS GENERALES.................................................................................................................................................141
3.2 PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................................141
3.3 PROGRAMA DE CONTRATACION.............................................................................................................................141
3.4 MODALIDADES DE CONTRATACION........................................................................................................................141
3.5 COMISION CALIFICADORA........................................................................................................................................142
3.6 COMISION DE RECEPCION .......................................................................................................................................142
3.7 PLIEGO DE CONDICIONES........................................................................................................................................143
3.8 CONVOCATORIA ........................................................................................................................................................143
3.9 PRESENTACION Y RECEPCION DE PROPUESTAS................................................................................................143
3.10 APERTURA DE PROPUESTAS ..................................................................................................................................144
3.11 CALIFICACION Y PRESELECCION............................................................................................................................144
3.12 ADJUDICACION...........................................................................................................................................................144
3.13 IMPUGNACION............................................................................................................................................................144
3.14 CONTRATO .................................................................................................................................................................145
3.15 CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y PAGO ................................................................................................................145
4. INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION: PASOS PREVIOS........................................................................145
4.1 Paso 1 ..........................................................................................................................................................................145
4.2 Paso 2 ..........................................................................................................................................................................146
4.3 Paso 3 ..........................................................................................................................................................................146
4.4 Paso 4 ..........................................................................................................................................................................146
4.5 Paso 5 ..........................................................................................................................................................................146
4.6 Paso 6 ..........................................................................................................................................................................146
5- DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
LICITACION PBLICA E INVITACION DIRECTA. ...............................................................................................................146
5.1 Paso 7 ..........................................................................................................................................................................146
5.2 Paso 8 ..........................................................................................................................................................................146
5.3 Paso 9 ..........................................................................................................................................................................146
5.4 Paso 10 ........................................................................................................................................................................146
5.5 Paso 11 ........................................................................................................................................................................147
5.6 Paso 12 ........................................................................................................................................................................147
5.7 Paso 13 ........................................................................................................................................................................147
5.8 Paso 14 ........................................................................................................................................................................147
5.9 Paso 15 ........................................................................................................................................................................147
5.10 Paso 16 ........................................................................................................................................................................147
5.11 Paso 17 ........................................................................................................................................................................148
5.12 Paso 18 ........................................................................................................................................................................148
5.13 Paso 19 ........................................................................................................................................................................148
5.14 Paso 20 ........................................................................................................................................................................148
6. DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
COMPRAS MENORES. (DE BS. 101.- A BS. 20.000.-) .......................................................................................................148
6.1 Paso 7 ..........................................................................................................................................................................148
6.2 Paso 8 ..........................................................................................................................................................................148
6.3 Paso 9 ..........................................................................................................................................................................148
137
KfW
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
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Kreditanstalt fr Wiederaufbau
139
6.
7.
8.
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Kreditanstalt fr Wiederaufbau
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KfW
Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
Ciudad de Trinidad
DE
PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO GENERAL
Proporcionar a los servidores pblicos de la Cooperativa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario Trinidad
Limitada, COATRI, (ejecutivos, empleados y trabajadores) conocimientos bsicos para llevar a cabo los procesos de
contratacin en las modalidades de Licitacin Pblica, Invitacin Directa, Contratacin por Excepcin y Compras Menores.
2. DEFINICION
El SABS es el subsistema encargado de atender los requerimientos de bienes, servicios y obras en base a la programacin
de Operaciones en COATRI.
Opera como un proceso administrativo basado en conceptos, actividades y procedimientos aplicados para perfeccionar un
contrato de adquisicin de bienes, obtener la prestacin de un servicio y/o la ejecucin de una obra.
3. CONCEPTOS GENERALES
Algunos de los trminos o conceptos que se vern y manejaran en el SABS son los siguientes:
3.1 BIEN O SERVICIO
COATRI para el cumplimiento de los objetivos, metas y actividades programadas en su Plan Operativo Anual POA, necesita
adquirir bienes de uso como por ejemplo: escritorios, sillas, gaveteros, etc., bienes de consumo como papelera, bolgrafos
tiles de escritorio en general o contratar los servicios de Cooperativas para la elaboracin y/o ejecucin de proyectos,
obras, refaccin de instalaciones, etc.
3.2 PROCEDIMIENTO
Para los fines del sistema de administracin de bienes y servicios, un procedimiento es la descripcin de los pasos que se deben seguir
para contratar, administrar (manejar) y disponer un bien o servicio. Est elaborado en base a los lineamientos especficos en la Norma
Bsica del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y la Norma Bsica de Control Interno. En cada paso se realizan acciones,
se toman decisiones, se aprueba estampando firmas, se llenan formularios y se archivan copias. Por esta razn el procedimiento debe
estar acompaado de una descripcin de los formularios que se utilizan en cada paso.
Los elementos que intervienen en el procedimiento son:
Unidades o funcionarios que participan en el proceso. Por ejemplo, quien solicita, quien autoriza, quien decide la
compra, quien recepciona, quien ordena el pago, quien registra y quien entrega.
Documentacin empleada para llevar a cabo el procedimiento. Son utilizados por ej.; las notas, recibos, formularios internos, etc.
Flujogramas. Explican a travs de figuras grficas la trayectoria de todos los DOCUMENTOS y de las ACCIONES que realizan
sobre cada uno de sus correspondientes ejemplares (original y copias) y las unidades que participan en la operacin.
3.3 PROGRAMA DE CONTRATACION
Se desprende del Plan Operativo Anual, donde estn identificados los diferentes requerimientos, su costo estimado y fecha de su
provisin; por tanto el Programa de Contrataciones es el Plan de una entidad para comprar bienes y contratar servicios en forma anual.
La informacin bsica que debe contener y proporcionar es la siguiente:
Denominacin del bien, obra o servicio
Unidad de medida
Costo estimado
Cronograma identificando las fechas del requerimiento
Toda informacin adicional que considere necesaria la administracin de la Cooperativa
Despus de aprobado el presupuesto, la Unidad Administrativa que puede ser por ejemplo la administracin debe publicar la
programacin de contrataciones en peridicos de circulacin nacional, sin sealar los costos estimados.
3.4 MODALIDADES DE CONTRATACION
Se denomina Modalidades de Contratacin a los procedimientos, a seguir para la Contratacin de Bienes y Servicios, cada
uno de los cuales se relaciona con una determinada cuanta o monto establecida en las Normas Bsicas del SABS.
141
KfW
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DEFINICION
Permite la participacin de un nmero indeterminado
LICITACION
de proponentes a travs de la publicacin de una
PUBLICA
convocatoria.
Se enva invitaciones a denominados proponentes y
INVITACION DIRECTA
simultneamente se publica una convocatoria.
Es una modalidad de contratacin que puede ser
CONTRATACION POR EXCEPCION utilizada excepcionalmente en los casos previstos
en las Normas Bsicas del SABS.
Permite la adquisicin de bienes y servicios
COMPRAS MENORES
rutinarios para la entidad. De acuerdo a
procedimientos establecidos por cada entidad.
CUANTIA
De Bs. 600.001.- en adelante
De Bs. 20.001.- a Bs. 600.000
Sin lmite de monto
De Bs. 101 a Bs. 20.000
142
KfW
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La Comisin de Recepcin tiene la atribucin de verificar que el bien, servicio u obra cumpla con el contrato y las
especificaciones tcnicas del Pliego de Condiciones.
3.7 PLIEGO DE CONDICIONES
Todas las contrataciones que se realizan bajo la modalidad de Licitacin Pblica e Invitacin Directa deben contar con un
Pliego de Condiciones, que es el documento que tiene como propsito lograr que los proponentes conozcan el objeto del
requerimiento y las condiciones exigidas, para que puedan presentar sus propuestas (ofertas) en igualdad de condiciones.
Son responsables por el contenido del pliego el Gerente General, el Jefe de la Unidad Solicitante y los Asesores Tcnicos,
cuando se requieran sus servicios.
El Pliego de Condiciones debe contener como mnimo:
Condiciones Legales Administrativas
Condiciones Tcnicas
Condiciones Econmicas
Modelo de Contrato
Adems, incluir el sistema de evaluacin de las propuestas, con porcentajes asignados a cada factor sujeto a evaluacin.
Indicar la calificacin mnima que debe obtener la propuesta tcnica y capacidad financiera del proponente, como
consideracin previa para la propuesta econmica.
Para la CONTRATACIN DE SERVICIOS las condiciones tcnicas se denominan Trminos de Referencia.
IMPORTANTE:
La Comisin de Contratacin deber solicitar al proponente que acompae, como parte de las condiciones legales y
administrativas, una garanta de seriedad de propuesta cuyo monto y plazos fijos deben previamente ser determinados. El
vencimiento mnimo de esta garanta es de 30 das adicionales a la fecha prevista para la adjudicacin.
Una vez que el Pliego de Condiciones ha sido adquirido por los proponentes o posibles proveedores, uno o varios de ellos
pueden presentar un Recurso de Oposicin para la modificacin del pliego cuando, a juicio de ellos, este documento
contenga errores insalvables, exclusiones anticipadas o preferencias ilegtimas que resulten discriminatorias.
El o los posibles proponentes presentarn a la Comisin el Recurso de Oposicin, dentro de los diez (10) das hbiles desde
la fecha de la iniciacin de la venta del Pliego de Condiciones, acompaado de una Boleta de Garanta.
Esta Boleta Bancaria de Garanta de Oposicin con validez de 30 das hbiles, ser por el equivalente al 50% del monto de
la Garanta de Seriedad de Propuesta.
Si la oposicin resultar probada, se corregir los errores o discriminaciones, se notificar a los proponentes a travs de
enmiendas o notas aclaratorias, se sealar la nueva fecha de presentacin de propuestas y se devolver la Boleta de
Garanta de oposicin correspondiente. En caso que no resultar probada la oposicin, se ejecuta la Boleta de Garanta
presentada por el proponente a favor de la Cooperativa continuando con el proceso de contratacin.
3.8 CONVOCATORIA
Es la invitacin que se publica y que est dirigida a todos los posibles oferentes a presentar sus propuestas.
El contenido mnimo de la Convocatoria es el siguiente:
Nombre de la Cooperativa y objeto del llamado
Cdigo y nmero de la Convocatoria
Primera o Segunda Convocatoria, indicando fecha de la publicacin de la primera.
Lugar y plazo, (da, mes, ao y hora) para la presentacin de propuestas
Lugar, fecha y hora para la apertura de propuestas
Precio de venta del pliego de Condiciones
Lugar, fecha y nmero de la publicacin que se efecta
La Convocatoria debe ser publicada en por lo menos dos peridicos de mayor circulacin durante tres das continuos.
3.9 PRESENTACION Y RECEPCION DE PROPUESTAS
Es el acto en que el proponente (proveedor de bienes o servicios) manifiesta su voluntad de participar en la provisin de un bien o
prestacin de un servicio solicitado por COATRI, sometindose a los requisitos sealados por la Unidad Administrativa en el Pliego de
Condiciones (para el caso de los bienes) y en los Trminos de Referencia (para el caso de los servicios).
Toda propuesta debe ser presentada en dos Sobres A y B debidamente rotulados segn lo indicado en el Pliego de Condiciones.
143
KfW
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144
KfW
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La autoridad superior en grado, dentro de los 10 das hbiles de la recepcin de documentos, fallar en nica instancia, sin recurso
administrativo posterior alguno, mediante Resolucin expresa y motivada declarando probada o improbada la Impugnacin.
a) Si la impugnacin se declara probada se devuelve la garanta y se anulan obrados hasta el vicio ms antiguo.
b) Si la impugnacin se declara improbada (no aceptada), se consolidar la garanta a favor de la Cooperativa continuando
con el proceso de contratacin.
3.14
CONTRATO
Es el documento que contiene el acuerdo de voluntades entre las partes que se comprometen a cumplir con un determinado objeto.
En este documento se establecen derechos y obligaciones de la Cooperativa (contratante) y del adjudicado (contratista).
Comunicada la adjudicacin y transcurrido el trmino de cinco (5) das hbiles sin que se hubiera interpuesto impugnacin alguna,
el Presidente, como autoridad con representacin legal del Consejo de Administracin, y el asesor legal, acordarn los trminos del
contrato que debe contener los trminos de los borradores de contratos entregados a los oferentes a tiempo de presentar su oferta
(para Invitacin Directa y Licitacin Pblica) u orden de compra (para Compras menores), con el proponente adjudicado.
Los contratos se regulan por el Pliego de Condiciones, las Normas Bsicas del SABS, las disposiciones del Cdigo Civil,
Cdigo de Comercio y otras leyes. Por lo tanto, se deben consultar estos documentos y en este orden, en casos de
discrepancia por alguna de las partes.
Para garantizar la ejecucin de un contrato se establecieron las garantas que tendrn carcter de irrevocables, renovables
de ejecucin inmediata y sern:
De Cumplimiento de Contrato
De correcta Inversin de Anticipo
De Buena Ejecucin
GARANTIA
GARANTIA DE CUMPLIMIENTO
DE CONTRATO
GARANTIA DE CORRECTA
INVERSION DE ANTICIPO
PORCENTAJE
10% DEL VALOR DEL
CONTRATO
10% DEL ANTICIPO
OTORGADO
GARANTIA DE BUENA
EJECUCION
OBSERVACION
TANTO PARA BIENES COMO PARA SERVICIOS.
CONFORME SE AMORTIZA EL MONTO DEL ANTICIPO, SE
REDUCE EN EL MISMO PORCENTAJE LA GARANTIA.
APLICABLE EN EL CASO DE CONSTRUCCION DE OBRAS.
TIENE VIGENCIA DESDE LA RECEPCION DEFINITIVA DE LA
OBRA HASTA UN AO DESPUES DE ESTA RECEPCION.
3.15
CUMPLIMIENTO DE CONTRATO Y PAGO
Se entiende por Cumplido el Contrato cuando la Cooperativa recepciona a satisfaccin el bien, servicio u obra objeto del
contrato en las condiciones, lugar y fechas establecidas.
La recepcin puede ser realizada en dos etapas, dependiendo de las caractersticas de los bienes o servicios:
Provisional
Definitivo
Las obras se recibirn inicialmente en forma provisional para proceder en un tiempo indicado en el pliego de Condiciones a
la recepcin definitiva.
4. INICIO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION: PASOS PREVIOS
Toda contratacin de bienes o servicios, cualquiera sea la modalidad a seguir, debe iniciarse de la siguiente manera:
4.1 Paso 1
La Unidad solicitante, consultar la existencia del bien que requiere en la Unidad de Almacenes. Si existe llenar el
formulario de PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES y seguir el procedimiento correspondiente, explicando en el
Captulo referido al manejo de Bienes y Servicios de este documento Ver Anexo 1.
Si no existe, la Unidad de Almacenes llenar el formulario de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE
SERVICIOS ( en un original y tres copias), de acuerdo al tipo de bien o servicio requerido, en donde el responsable de esta
unidad una vez que anote los datos sealados en el formulario, debe sellar NO existe en Almacenes.
El formulario SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS tiene el formato que se muestra en el Anexo 2
145
KfW
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4.2 Paso 2
El formulario SOLICITUD DE COMPRA O LA NOTA DE SOLICITUD DE CONTRATACION DE SERVICIOS ser llevado por el
responsable de Almacenes o de la Unidad Solicitante ante el encargado de Presupuesto/Contabilidad, quien verificar la existencia de la
partida presupuestaria especfica y la disponibilidad de recursos para la adquisicin del bien o material solicitado. EL REGISTRO EN EL
FORMULARIO DE LOS DATOS DEL RESPONSABLE DE ESTA UNIDAD (NOMBRE, FIRMA Y FECHA) SIGNIFICARA LA
EXISTENCIA DE LA PARTIDA Y DE LOS RECURSOS PARA DAR CURSO A LA SOLICITUD DE COMPRA DEL BIEN O A LA
CONTRATACION DE UN SERVICIO.
Si se trata de una Contratacin de Servicios, el proceso de contratacin se inicia en este paso.
4.3 Paso 3
El Formulario SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACIN DE SERVICIOS que haya cumplido los requisitos anteriores ser llevado
por la Unidad solicitante ante la Unidad Administrativa (Gerente Administrativo Financiero) quien, de acuerdo al monto de la compra:
1. Firmar el formulario autorizando la compra si el monto es menor a Bs. 100.00 si la considera conveniente. En este
caso, no es ya necesario que el formulario pase al Gerente General.
2. Verificar que la solicitud este contemplada en el programa de Contratacin si el monto es mayor a Bs. 100.- Si la solicitud esta
contemplada en el programa de Contrataciones de la Cooperativa anotar los datos sealados en el formulario correspondiente
a la Unidad Administrativa y llevar la SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS, ante el gerente
general, quien se pronunciar sobre la autorizacin para INICIAR el proceso de contratacin.
4.4 Paso 4
Si el Gerente General NO AUTORIZA el proceso, se informar tal decisin al Gerente Adm. Financiero para que este
devuelva el formulario a la Unidad solicitante y corrija errores o archive la documentacin.
4.5 Paso 5
Si el Gerente General AUTORIZA el inicio del proceso firmando en el formulario SOLICITUD DE COMPRA O LA NOTA DE
SOLICITUD DE CONTRATACIN DE SERVICIOS, devolver al Gerente Adm. Financiero.
4.6 Paso 6
La Unidad Administrativa (Gerente Ad. Financiero), una vez autorizado el proceso de contratacin, NUMERARA el formulario
de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS, hacindose quedar el original y dos copias de este.
Siempre que sea posible la Unidad Solicitante proporcionar a la Unidad Administrativa el costo referencial del requerimiento
para que este decida la modalidad de contratacin a seguir.
DE ACUERDO AL ART. 16 DE LA R.S. 216145, EL GERENTE GENERAL PUEDE DELEGAR LA DIRECCION DEL PROCESO DE
CONTRATACION EN FORMA PERMANENTE, O PARA CADA CONTRATACION, EMITIENDO UNA RESOLUCION ADMINISTRATIVA,
EN ESTE CASO PODRIA DELEGAR AL GERENTE DE RECURSOS PARA QUE AUTORICE LAS COMPRAS POR CAJA CHICA.
Asimismo entregar una copia del formulario y NOTA de SOLICITUD DE COMPRA O CONTRATACION DE SERVICIOS
respectivamente, debidamente autorizado a la Unidad Solicitante para su control respectivo.
5- DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
LICITACION PBLICA E INVITACION DIRECTA.
Si la modalidad elegida por la Unidad Administrativa corresponde a Licitacin Pblica o Invitacin Directa, se continan con
los siguientes pasos:
5.1 Paso 7
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) pide a la Unidad Solicitante el Pliego de Condiciones.
Son responsables de su contenido el Gerente General y la Unidad Solicitante. En caso de que el Pliego de Condiciones sea
elaborado por Asesores Tcnicos especializados en contrataciones, ellos tambin sern responsables del Pliego.
5.2 Paso 8
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) elabora y pblica la convocatoria.
Para la Invitacin Directa, se remiten las invitaciones a los posibles proponentes simultneamente a la publicacin de la
Convocatoria. (ver ejemplo de Convocatoria).
5.3 Paso 9
La Unidad Administrativa pone a la venta el Pliego de Condiciones dando un recibo de pago del valor del Pliego al comprador.
Adems debe registrar informacin importante relacionada con este, como por ejemplo: Cooperativa, direccin y telfono/fax.
5.4 Paso 10
Se conforman las Comisiones Calificadoras y de Recepcin.
146
KfW
Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
Ciudad de Trinidad
5.5 Paso 11
La Unidad Administrativa (Gerente Adm. Financiero) recibe las propuestas utilizando para ello el cuadro contenido en el Anexo 3.
Es recomendable que el Asesor Legal haga constar en un Libro de Actas el detalle de los proponentes que presentaron sus
propuestas en lugar, fecha y hora establecida, pudiendo adjuntar como constancia de este acto el cuadro de recepcin. En
este Libro de Actas tambin se debe sealar a los proponentes que se presentaron fuera del plazo establecido, pero el
Gerente Administrativo Financiero no debe recibir estas propuestas.
5.6 Paso 12
La Comisin Calificadora ABRIRA EN ACTO PUBLICO a las propuestas en el lugar y hora indicados, haciendo una relacin de los
documentos presentados. Fijar la fecha de lectura del informe de calificacin del Sobre A y la apertura del Sobre B.
5.7 Paso 13
La Comisin Calificadora evaluar y calificar el Sobre A de las propuestas y proceder a la lectura del informe de dicho
sobre en Acto Pblico.
5.8 Paso 14
La Comisin Calificadora en Acto Pblico proceder a la Apertura del Sobre B de las propuestas cuya calificacin del Sobre
A alcanzaron o superaron el puntaje mnimo establecido en el Pliego de Condiciones y realizar la calificacin de las
propuestas de dicho sobre.
5.9 Paso 15
La Comisin Calificadora emitir su Informe de Calificacin Final, siempre con carcter de recomendacin para que el
Gerente General decida la adjudicacin.
Cooperativa de Servicios de Agua Potable
y Alcantarillado Sanitario Trinidad Limitada
COATRI Ltda
INVITACION PUBLICA No. 001/00
PRIMERA CONVOCATORIA
(PRIMERA PUBLICACION)
La Cooperativa de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario, COATRI Ltda, invita a las entidades especializadas en
equipos de computacin, a presentar ofertas para la adquisicin de:
-
Las entidades interesadas podrn adquirir el Pliego de Condiciones de la Gerencia Administrativa Financiera, a partir de fecha
17 de octubre de 2000.
El costo del Pliego de Condiciones es de Bs. 100.Las ofertas para esta invitacin sern recibidas en sobre cerrado y lacrado en la Gerencia Administrativa Financiera (calle
Ejrcito esq La Paz) hasta horas 16:00 p.m. del da 25 de noviembre de 2000. La apertura de sobres ser realizada a horas
17:00 p.m. en el mismo lugar y el mismo da.
Trinidad, 10 de octubre de 2000
5.10
Paso 16
El Gerente General podr aceptar la recomendacin de la Comisin Calificadora u objetarla.
Si rechaza la recomendacin:
147
KfW
Kreditanstalt fr Wiederaufbau
a) Devolver antecedentes a la Comisin Calificadora con el detalle de sus objeciones, para su revisin.
b) Podr adjudicar a una propuesta distinta a la recomendada justificando su decisin.
Si acepta la recomendacin de la Comisin Calificadora, adjudicar a favor de la propuesta recomendada.
5.11
Paso 17
Se emitir una Resolucin Administrativa de Adjudicacin, con la que se notificar la decisin del Gerente a todos los
proponentes cuyo Sobre B, haya sido calificado, esperando durante cinco das hbiles y laborables a su notificacin. Una
copia de esta Resolucin, la Unidad Administrativa debe archivarla en el legajo de documentos (trmite correspondiente).
5.12
Paso 18
Si se presenta un Recurso de Impugnacin que cumpla con la presentacin de la Boleta de Garanta, la Impugnacin se
llevar ante el Gerente General para que en un plazo improrrogable de 5 das hbiles eleve a consideracin de la autoridad
superior en grado (Presidencia) acompaando los antecedentes e informes pertinentes de la Adjudicacin.
La autoridad superior en grado, dentro de los 10 das hbiles de la recepcin de documentos, fallar en nica instancia, sin
recurso administrativo, posterior alguno, mediante Resolucin expresa y motivada declarando probada o improbada.
a) Si la impugnacin se declara probada se devuelve la garanta y se anulan obrados hasta el vicio ms antiguo.
b) Si la impugnacin se declara improbada, se consolidar la garanta a favor de la Cooperativa, continuando con el
proceso de contratacin.
5.13
Paso 19
Si no se presenta Recurso de Impugnacin alguno o si presentado el Recurso acontece lo descrito en el inciso b) del paso anterior.
La Unidad Administrativa (Gerente General) RATIFICARA la adjudicacin, haciendo referencia al nmero de Resolucin
Administrativa del paso 16 D, con copia a las Unidades de Contabilidad y Presupuesto, Almacenes y a la Unidad
Administrativa para su archivo en el Legajo de documentos (Trmite).
5.14
Paso 20
El abogado o Asesor Legal de la Cooperativa, acordar los trminos del Contrato con el proponente adjudicatario.
6. DESCRIPCION DE LOS PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CONTRATACION BAJO LA MODALIDAD DE
COMPRAS MENORES. (DE BS. 101.- A BS. 20.000.-)
Si la modalidad elegida corresponde a Compras Menores, se continan con los siguientes pasos:
6.1 Paso 7
Si el monto de la compra es menor o igual a Bs. 20.000.- la Unidad Administrativa (el Gerente Adm. Financiero) instruir el llenado
del Formulario de Cotizaciones, adjuntando si es necesario especificaciones tcnicas o requisitos que debe cumplir el bien y/o
servicio. En lo referente a obras, servicios y consultoras, deber proporcionarse toda la informacin que posibilite la propuesta.
El Formulario de Cotizaciones, que debe ser prenumerado, puede tener el formato contenido en el Anexo 4
6.2 Paso 8
Una vez llenado el formulario de cotizaciones, el Jefe de la Divisin Administrativa Financiera har llegar a por lo menos tres
posibles proveedores.
6.3 Paso 9
En el plazo establecido por la Cooperativa, los proveedores harn conocer sus propuestas, las cuales sern recepcionadas
(o recogidas) por el Gerente Adm. Financiero a travs del Encargado de Adquisiciones (Cotizaciones).
6.4 Paso 10
Una vez que se ha recepcionado o reunido por lo menos 3 proponentes se elaborar en base a la informacin proporcionada
en el Formulario de Solicitud de Cotizaciones el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. El cuadro Comparativo de
Cotizaciones podra tener el formato del Anexo 5
El Cuadro Comparativo de Cotizaciones ms documentacin Administrativa, procesada son enviados por la Unidad
Administrativa (Gerente Adm. Financiero) a Gerencia General para que este tome la decisin de adjudicar.
6.5 Paso 11
Si el Gerente General DECIDE NO ADJUDICAR, se devolver al Gerente Adm. Financiero el Cuadro Comparativo para su
revisin y correccin o de lo contrario se da como finalizado el proceso.
6.5 Paso 12
Si el Gerente General DECIDE ADJUDICAR, colocar su decisin de adjudicacin Visto Bueno (firmado) en el Cuadro
Comparativo de Cotizaciones, que lleva la recomendacin del caso.
6.6 Paso 13
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El Gerente Adm. Financiero, comunicar esta decisin al proveedor adjudicado mediante FORMULARIO ORDEN DE COMPRA, Nota
de adjudicacin (original). Una copia de esta NOTA DE ADJUDICACION debe ser enviada a la Unidad de Almacenes, otra a la Unidad
de Contabilidad y Presupuestos y la tercera copia quedar para el legajo de documentos (Trmite) de la Unidad Administrativa.
El contenido mnimo de la ORDEN DE COMPRA O NOTA DE ADJUDICACION es la siguiente:
Hacer referencia a la numeracin del formulario de solicitud de Compra o Contratacin de Servicios correspondiente.
Mencionar el nmero del Formulario de Solicitud de Cotizaciones (o nota proforma) llenado por el proveedor adjudicado,
con las especificaciones tcnicas contenidas en su oferta.
Se solicitar al proveedor la factura y fotocopia del RUC.
Es probable que los proveedores en vez de utilizar el Formulario de Solicitud de Cotizacin, proporcionen al Gerente
Administrativo y Financiero una Nota Proforma con la cotizacin requerida. En estos casos tambin se debe vaciar la
informacin de estas notas en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones.
Se sealar cuando se llevar a cabo la recepcin de los bienes (informacin til para la Unidad de Almacenes).
Se sealar cuando se llevar a cabo el pago correspondiente (informacin til para la Unidad de Contabilidad y presupuestos).
El proveedor, en base a esta Nota Recibida, decidir si acepta o no hacer efectiva la entrega del bien o material.. Ver Anexo 6
6.7 Paso 14
En caso de que el proveedor ACEPTARA entregar el bien o material al Gerente, realizar la misma bajo las condiciones
determinadas. Si se trata de obra y/o consultora, informar sobre el inicio de estas.
6.8 Paso 15
En caso de que el proveedor NO ACEPTARA entregar el bien o material a la Cooperativa, deber comunicar tal decisin. En
este caso, el Gerente podr optar por adjudicar al segundo proveedor ms conveniente.
7. PASOS PREVIOS PARA LA CANCELACIN O PAGO DE LAS COMPRAS O CONTRATACIONES REALIZADAS BAJO
LAS MODALIDADES DE LICITACION PBLICA, INVITACION DIRECTA Y COMPRAS MENORES.
7.1 Paso 1
Una vez dada la conformidad de recepcin por el responsable de la Unidad de Almacenes, en caso de bienes y/o materiales,
o levantada el Acta de Recepcin en caso de obras, la Unidad Administrativa reunir los siguientes documentos para ser
remitidos a la Unidad de Contabilidad y presupuestos para su cancelacin o pago:
7.1.1
En compras o contrataciones mayores a Bs 20.000.- (licitacin publica o invitacin directa)
7.1.1.1 Original y dos copias del formulario de Solicitud de compra y Contratacin de Servicios
7.1.1.2 Documentacin relacionado con la Invitacin Directa o Convocatoria Pblica.
a) Copia de las Invitaciones
b) Publicaciones de los peridicos
c) Pliego de Condiciones y/o Trminos de Referencia
d) Copia del Cuadro de Recepcin de Propuestas
e) Informe de la Comisin Calificadora
f) Copia de la propuesta econmica de la Cooperativa adjudicada
g) Resolucin Administrativa de Adjudicacin
h) Copia del Contrato
i) Nota de Ratificacin
j) Formulario de Ingreso a Almacenes y/o Acta de recepcin de servicios.
7.1.2
En compras o contrataciones menores o iguales a Bs. 20.000.- (compras menores)
a) Original y dos copias del formulario de Solicitud de Compra y Contratacin de Servicios.
b) Tres Cotizaciones
c) Cuadro Comparativo de Cotizaciones
d) Nota de Adjudicacin
e) Nota fiscal del proveedor (Factura)
f) Formulario de ingreso a Almacenes y/o Acta de Recepcin de Servicios
7.2 Paso 2
Toda la documentacin mencionada, de acuerdo al tipo de modalidad a seguir, es proporcionada por la Unidad
Administrativa a la Unidad de Contabilidad y Presupuestos para su correspondiente cancelacin, donde la ORDEN DE
COMPRA O NOTA DE ADJUDICACION para el caso de Compras Menores y la Resolucin Administrativa de Adjudicacin
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Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
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Ciudad de Trinidad
para el caso de Licitacin Pblica e Invitacin Directa, servir como documento necesario y suficiente para autorizar por el
Gerente Administrativo Financiero, la cancelacin de Contabilidad y Presupuestos implantado.
7.3 Paso 3
Los documentos que respaldarn y se adjuntarn al Comprobante o formulario a utilizar por la Unidad de Contabilidad y
presupuestos son los citados en los pasos 1F y 2F.
Copia de formulario de solicitud de compra o contratacin de servicios
Copia de la Nota de Adjudicacin o Resolucin Administrativa de Adjudicacin.
Copia del formulario de Recepcin de bienes y/o Acta de Recepcin de servicios
Facturas
La Unidad de Contabilidad y Presupuestos deber devolver a la Unidad de Administracin todos los documentos restantes
para archivo y control correspondiente.
En resumen, la distribucin final de los siguientes documentos es como se muestra:
PARA EL FORMULARIO SOLICITUD DE COMPRA
(COPIA)
(COPIA)
(COPIA)
(ORIGINAL)
SOLICITUD DE COMPRA
O CONT. DE SERVICIOS
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Medidas complementarias
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Ciudad de Trinidad
Unidad Almacenes
Adm. Trmite (Legajo de Documentos)
Unidad Contabilidad y Presupuestos
Proponente Ganador
Unidad Almacenes
Adm. Trmite (Legajo de Documentos)
Unidad Contabilidad y Presupuestos
Proponente Ganador
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8.4 Paso 4
La Unidad Administrativa una vez verificados los aspectos sealados en el anterior paso, debe anotar al final del espacio
Descripcin del formulario Nota de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios, la frase Compra por Excepcin y
formar en el espacio correspondiente a su Unidad.
8.5 Paso 5
La Unidad Administrativa pondr en conocimiento del Gerente General el formulario de Solicitud de Compra o Nota de
Contratacin de Servicios para que autorice o no la ejecucin de esta modalidad.
8.6 Paso 6
El Presidente o el Gerente General en su caso, si AUTORIZA la solicitud de compra por excepcin, debe emitir una
RESOLUCION ADMINISTRATIVA y firmar el formulario Solicitud de Compra o Nota de Contratacin de Servicios en el lugar
correspondiente. Este formulario ser devuelto a la Divisin Administrativa.
8.7 Paso 7
La Divisin Administrativa proceder a numerar el formulario de Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios,
hacindose quedar el original y dos copias de este.
8.8 Paso 8
La Divisin Administrativa pedir a la Unidad Solicitante el Pliego de Condiciones y sern responsables de su elaboracin y
contenido el Gerente General y la Unidad Solicitante.
8.9 Paso 9
La Divisin Administrativa debe enviar o hacer llegar el Pliego de Condiciones al proveedor identificado para la realizacin de
la compra por excepcin.
8.10
Paso 10
En un sobre cerrado, el proveedor debe hacer llegar o entregar al Gerente Administrativo Financiero, los documentos legales
y administrativos, la propuesta tcnica y la propuesta econmica, en lugar y plazo especificados.
8.11
Paso 11
La Unidad Administrativa recepciona la propuesta del proveedor, la evala con la participacin de la Unidad Solicitante y la
pone a consideracin del Gerente General a travs de un informe donde se detalla los resultados de la evaluacin
realizada y la recomendacin o no de compra del bien o contratacin del servicio.
8.12
Paso 12
El Gerente General, en base al informe de evaluacin, podr aceptar o rechazar la propuesta del proveedor. En caso de
ACEPTAR , debe emitir una Resolucin Administrativa de Adjudicacin para notificar al proveedor la decisin del Gerente,
con copia a la Unidad de Contabilidad y presupuesto, Almacenes y a la Unidad Administrativa para su archivo en el legajo de
documentos (trmite) correspondiente.
8.13
Paso 13
El Asesor Legal de la Cooperativa deber elaborar los trminos del contrato con el proveedor adjudicado, en base a lo
especificado en el Pliego de Condiciones.
8.14
Paso 14
La Divisin Administrativa (Gerencia Adm. Financiera) debe enviar al Consejo de Vigilancia una copia de toda la
documentacin relacionada con esta modalidad de contratacin.
9 RESUMEN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA COMPRAS MENORES HASTA BS. 20.000.-
CONSIDERACIONES
Caja Chica hasta Bs. 1.000.- s/g Reglamentacin Interna de manejo Caja Chica
Desde Bs. 1.001.- hasta Bs. 20.000.- autoriza Gerencia General
Paso 1. La Unidad solicitante (origen) determina la necesidad del bien o servicio, emite formulario PEDIDO DE MATERIALES
AL ALMACEN.
Paso 2. Jefe de Unidad y/o Gerencia de Area autoriza el pedido
Paso 3. Almacenes verifica la existencia o no del material, (si es un servicio el solicitado se obvia este paso).
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Paso 4. Si existe se entrega el material previa autorizacin del jefe Administrativo y/o Gerencia Adm. Financiera.
Paso 5. Si no existe certifica y llena el formulario SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES y ser presentado por esta
unidad a Gerencia Adm. Financiera; (para CONTRATACION DE SERVICIOS en este paso comienza el trmite).
Paso 6. El Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo por medio de la Unidad de Presupuestos verifica si existe la partida
presupuestaria correspondiente.
Paso 7. Si no existe presupuesto devuelve el pedido a la unidad solicitante (archivo)
Paso 8. Si existe presupuesto, el Gerente Adm. Financiero o jefe Administrativo autoriza la prosecucin del trmite, instruye al
Enc. de Adquisiciones el llenado de los formularios Solicitud de Cotizaciones.
Paso 9. Unidad de Adquisiciones hace llegar las cotizaciones a por lo menos tres proveedores. (proceso de cotizacin)
Paso 10. El Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo y la Unidad Solicitante, revisan, califican y recomiendan a Gerencia General
la adjudicacin sobre la base del CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES preparado por la Unidad de Adquisiciones.
Paso 11. Adquisiciones procesa el formulario ORDEN DE COMPRA en Gerencia Adm. Financiera y Gerencia General.
Paso 12. El Gerente General autoriza la compra e instruye el pago a Gerencia Adm. Financiera.
Paso 13. Gerencia Adm. Financiera mediante el formulario ORDEN DE COMPRA comunica esta decisin al proveedor
adjudicado.
Paso 14. Almacenes y el representante de la Unidad Solicitante verifican y reciben la adquisicin y suscriben la documentacin
de conformidad o emiten sus observaciones.
Paso 15. Almacenes entrega los materiales a la Unidad Solicitante
Paso 16. La Unidad solicitante recoge el bien o material de Almacenes firmando la recepcin del mismo.
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A N E X O S
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Medidas complementarias
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SUB SISTEMA
MANEJO DE BIENES
Y SERVICIOS
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Medidas complementarias
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Ciudad de Trinidad
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es el que muestra la autorizacin para efectuar la compra, para verificar la cantidad y calidad de los bienes o del material
adquirido y para registrar su posterior ingreso en Almacenes.
b) Si es mayor a Bs. 20.000 convocar a la Comisin de Recepcin, que esta integrada por el Jefe de la Unidad
Administrativa y un representante tcnico de la Unidad Solicitante, y les proporcionar la copia de la Nota de
Adjudicacin (para el caso de Licitacin Pblica o Invitacin Directa para que en base a las especificaciones detalladas
en esta Nota realicen la recepcin de los bienes o materiales adquiridos.
Esta Comisin realizar los ensayos, anlisis, peritajes y otras pruebas que considere pertinentes.
El Encargado de Almacn o la Comisin de recepcin, en esta etapa, tiene la tarea de verificar que los bienes comprados sean
los requeridos en cantidad, en propiedades tcnicas, fsicas, funcionales o de volumen, que cumplan el pliego de condiciones.
Solamente si los bienes adquiridos cumplen con las especificaciones detalladas en las Notas o Formularios Administrativos
procesados, se deber permitir el ingreso definitivo al almacn. Pero, si los bienes no cumplen con las especificaciones,
entonces se recibirn provisionalmente estos bienes HASTA poner en orden cualquier irregularidad
4.1.2
Paso 2
Si el material est de acuerdo con lo estipulado, se deber llenar el formulario de INGRESO A ALMACEN con un original y dos copias,
firmando solamente el Encargado de Almacenes si se trata de montos iguales o menores a Bs. 20.000.- Si el monto es mayor a esta
cifra, firmarn el formulario los integrantes de la Comisin Calificadora, incluido el responsable de la Unidad de Almacn.
El formulario INGRESO A ALMACEN tiene el siguiente formato del Anexo 7
No debe olvidarse que despus que la Comisin de recepcin realice los ensayos, anlisis, peritajes y otras pruebas
necesarias, debe elaborar una Acta de Recepcin definitiva.
La distribucin de las copias del formulario INGRESO A ALMACEN es como sigue:
(COPIA)
(COPIA)
ALMACN
Papel de escritorio
Paquete de 500 hojas bond tam. carta
(8.5 X 11), de 75 gr.
4.2.2
Paso 4
Los bienes o materiales identificados deben ser clasificados, ordenados y acomodados en el Almacn.
De acuerdo a su volumen, peso, aspecto, composicin qumica, frecuencia de rotacin y grado de peligrosidad en grupos de
caractersticas iguales, similares o que sean complementarios.
Esta clasificacin permitir una mejor organizacin en el almacenamiento facilitando de esta manera su identificacin y ubicacin.
Por ejemplo, vamos a suponer que el Almacn de la Cooperativa tiene la siguiente clasificacin de materiales:
En el grupo papel de escritorio tenemos a: hojas bond tamao oficio y carta, papel continuo de computacin tamao
carta, papel sbana tamao carta.
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PE /02/75
Donde con:
PE
02
75
Papel de Escritorio
Nmero asignado para identificar a las hojas bond tamao carta
75 gr/m2
4.2.4
Paso 6
El encargado del Almacn, como siguiente paso, deber realizar la catalogacin que consiste en la elaboracin de listas de
bienes codificados y clasificados segn un orden lgico que facilite la consulta de los materiales existentes en Almacenes.
El propsito de la catalogacin de los bienes es facilitar la funcin de control, teniendo como objetivo principal la implantacin
integral y uniforme de un sistema de identificacin de bienes rpido y sencillo.
La catalogacin debe realizarse de acuerdo a los siguientes criterios o formas:
a) Segn la denominacin bsica de los bienes, basndose en la clasificacin por grupos de bienes.
Siguiendo los ejemplos mencionados en el anterior paso (paso 4), veamos el siguiente ejemplo que muestra la
elaboracin de una lista considerando el criterio de orden mencionado:
1.
CATALOGACION DE MATERIALES
UTILES DE OFICINA
*Engrapadoras
*Lpices
*Bolgrafos
2.
PAPEL DE ESCRITORIO
*Hojas bond tamao oficio
*Hojas bond tamao carta
*Papel continuo de computacin t/carta
3.
PRODUCTOS DE CEMENTO
*Tejas
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CATALOGACIN DE MATERIALES
PE 01
Hojas bond tamao oficio
PE 02
Hojas bond tamao carta
PE 03
Papel continuo de comp. T/carta
PE 04
Papel sbana tamao carta
UO 01
Engrapadoras
UO 02
Lpices
UO 03
Bolgrafos
PC 01
Tejas
1
2
3
4
5
6
7
8
c) De acuerdo a la marca comercial, ya que permitir identificar las caractersticas comerciales de los bienes.
1.
2.
3.
CATALOGACIN DE MATERIALES
XEROX
*Hojas bond tamao oficio
*Hojas bond tamao carta
WINNER
*Papel continuo de computacin t/carta
DURALIT
*Tejas
Es decisin del Encargado de Almacenes definir la forma o criterio a utilizar para catalogar los materiales de la Cooperativa:
Recuerde que para catalogar un bien, la lista que elabora le debe permitir la identificacin rpida y
sencilla de los bienes.
4.2.5
Paso 7
El procedimiento realizado en la identificacin, clasificacin y codificacin, ms el criterio a utilizar para la catalogacin de los
bienes, dar como producto un documento denominado LISTA DE MATERIALES que mostrar toda esta informacin.
Por ejemplo, si el criterio utilizado fue la denominacin bsica de los bienes, se tiene:
No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
LISTA DE MATERIALES
CLASIFICACION
DESCRIPCION BASICA
Utiles de oficina
Bolgrafos
Utiles de oficina
Engrapadoras
Utiles de oficina
Lpices
Papel de escritorio
Hojas bond oficio
Papel de escritorio
Hojas bond carta
Papel de escritorio
Papel continuo tam.
Papel de escritorio
Papel sbana carta
CODIGO
UO-03
UO-01
UO-02
PE-01
PE-02
PE-03
PE-04
CODIGO
PE-01
PE-02
PE-03
PE-04
UO-01
UO-02
UO-03
LISTA DE MATERIALES
DESCRIPCION BASICA
Hojas bond oficio
Hojas bond carta
Papel contnuo tam.
Papel sbana carta
Engrapadoras
Lpices
Bolgrafo
CLASIFICACION
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Utiles de oficina
Utiles de oficina
Utiles de oficina
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MARCA COMERC.
XEROX
XEROX
WINNER
PILOT
PILOT
NOVUS
LISTA DE MATERIALES
DESCRIPCION BASICA
Hojas bond carta
Hojas bond oficio
Papel cont. Tam.
Bolgrafos
Lpices
Engrapadoras
CODIGO
PE-02
PE-01
PE-03
UO-03
UO-02
UO-01
CLASIFICACION
Papel de escritorio
Papel de escritorio
Papel de escritorio
tiles de oficina
tiles de oficina
tiles de oficina
4.2.6
Paso 8
Una vez que el Encargado de Almacenes ha recepcionado, identificado, codificado, clasificado y catalogado el bien,
proceder a efectuar su registro en la Tarjeta de Control Fsico de Materiales (BIN CARD).
Registrar, para nuestros fines, es anotar en una hoja o formulario pre impreso, toda la informacin relacionada con el
movimiento Fsico (Entradas, Salidas y saldos en cantidades) de la clase del material al que se hace referencia.
Es por tal razn, que el formato o estructura de la Tarjeta de Control Fsico de Materiales es el que se presenta en el Anexo 8:
El propsito de realizar el registro del material en la Tarjeta de Control Fsico de Materiales, es el de facilitar el control del
movimiento de existencias y proporcionar informacin para tomar decisiones sobre las adquisiciones o compras a efectuar.
Veamos un ejemplo de los datos a registrar en la Tarjeta de Control Fsico de materiales.Anexo 9
4.2.7
Paso 9
Cuando el bien ha sido registrado, se procede a su almacenamiento.
El almacenamiento es depositar o guardar el bien o material en una habitacin o ambiente fsico.
Se debe realizar el almacenamiento de los bienes facilitando el control en su manipulacin, salvaguarda (conservacin y
proteccin) y posterior entrega al usuario o destinatario final.
Para almacenar los bienes es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos:
La asignacin de espacios a los bienes deber realizarse de acuerdo a la clase del bien, a la velocidad de su rotacin, es
decir a la frecuencia con que este es solicitado y comprado, y/o segn su peso y volumen.
El encargado del Almacn deber proceder a la ubicacin de los bienes basndose en la clasificacin efectuada, por
similitud, tamao y peso.
El Almacn de la Cooperativa, de acuerdo a la clase del bien que se quiera almacenar, deber contar con estantes,
soportes, tarimas, plataformas y otros medios o instrumentos que faciliten el manipuleo, y la preservacin de dicho bien.
4.3 DISTRIBUCION O ENTREGA FINAL
4.3.1
Paso 10
Para la salida de materiales del Almacn de la Cooperativa, la Unidad Solicitante pedir al responsable de la Unidad de
Almacenes el formulario PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES, para luego llenarlo solicitando el suministro de
materiales.
Este formulario tiene el formato que se presenta a en el Anexo 10
Es importante recordar que solamente debe ser proporcionado y llenado el formulario, una vez que el responsable de la
Unidad de Almacenes compruebe la existencia del bien o bienes solicitados.
4.3.2
Paso 11
La Unidad Solicitante llevar el formulario de PEDIDO DE MATERIALES A ALMACENES al Gerente Adm. Financiero, para
su autorizacin.
4.3.3
Paso 12
Una vez verificada la autorizacin de la solicitud, a travs de la firma del Gerente Adm. Financiero, el encargado del Almacn, si
fuese necesario en funcin de su destino deber utilizar tcnicas de empaque y rtulo de los bienes. Luego entregar el material a
la Unidad Solicitante debiendo firmar tambin en el formulario tanto el que entrega el bien como el que recibe.
Empaquetar es colocar o acomodar los bienes en cajas, cajones u otros accesorios, para facilitar el traslado o transporte del
bien, hasta que llegue a su destino final, en ptimas condiciones.
El formulario tendr un original y dos copias, los cuales se destinarn a:
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(COPIA)
(COPIA)
S. ALMACN
Unidad Solicitante
Unidad Contabilidad y Presupuest
Unidad Almacenes
RECUERDE QUE TODO BIEN O MATERIAL DEBE PASAR Y SER REGISTRADO EN ALMACEN ANTES
DE SER ENTREGADO PARA SU CONSUMO O USO FINAL
4.4 CONTROL DE BIENES
Es responsabilidad del funcionario de la Cooperativa que este a cargo del manejo de Almacenes, prever que los registros
estn siempre actualizados con el propsito de facilitar el control de los bienes y guiar las decisiones relacionadas con la
adquisicin de los mismos.
4.4.1
Paso 11
El Encargado del Almacn peridicamente deber prever el continuo suministro de bienes a los usuarios de la Cooperativa. Es
importante comprender que el suministro oportuno de bienes significa que la Unidad de Almacenes pueda responder casi
inmediatamente a la solicitud de estos bienes, con el propsito de evitar la interrupcin de las tareas para las cuales son necesarios.
4.4.2
Paso 12
La responsabilidad de efectuar un control fsico de los materiales recae en el encargado del Almacn; sin embargo es
recomendable que peridicamente este control tambin lo realice el Gerente Adm. Financiero o Jefe Administrativo. El
documento de registro que sirve para efectuar el control fsico de los bienes es la Tarjeta de Control Fsico de materiales.
El control valorado de bienes es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad y es realizado a travs de un documento de
registro denominado Kardex Valorado.
POR CONTROL INTERNO, SE RECOMIENDA QUE EN LAS OPERACIONES RELACIONADAS CON EL
ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES, POR LO MENOS DEBEN INTERVENIR DOS PERSONAS:
UNA ENCARGADA DE LA MANIPULACION Y CUSTODIA Y OTRA ENCARGADA DEL REGISTRO DE
ENTRADAS, SALIDAS Y SALDOS DE MATERIALES.
4.5 PROHIBICIONES
El Encargado del Almacn DEBE tomar en cuenta que en el desarrollo de sus actividades es importante considerar las
siguientes prohibiciones:
a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso;
b) Entregar bienes sin la autorizacin de la Unidad Administrativa
5 ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
Estn relacionadas con la administracin de activos fijos muebles aquellas actividades relacionadas con la asignacin,
salvaguardia, mantenimiento y control de los bienes institucionales.
5.1.1
Paso 1
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, realizar la recepcin de los bienes (muebles) para su incorporacin al Activo Fijo de
la Cooperativa, utilizando para ello el formulario Ingreso a Almacn y de acuerdo a procedimiento anteriormente descrito.
5.1.2
Paso 2
El responsable de la Unidad Activo Fijo, identificar el activo ingresado, dndole a este una denominacin bsica asignada y la
descripcin de acuerdo a sus caracterstica, de dimensin y funcionamiento y otras que permita diferenciarlo de otros similares o de
otras marcas.
Por ejemplo, si el bien es un escritorio:
Nombre o Denominacin Bsica
Descripcin
Escritorio de Madera
Madera mara, cuatro cajones (uno central y tres laterales),
cuyas dimensiones son 1.70 X 0.70 mts.
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5.1.3
Paso 3
Cuando el responsable de la Unidad de Activos Fijos haya codificado el activo, para una mejor organizacin, lo clasificar de
acuerdo a su volumen, peso, aspecto, composicin, frecuencia de rotacin y grado de peligrosidad, en grupos de
caractersticas iguales, similares o que sean complementarios. Facilitando de esa manera su identificacin y ubicacin.
5.1.4
Paso 4
Una vez que el responsable de la Unidad de Activos Fijos haya identificado al activo, lo codificar asignndole un cdigo,
clave o smbolo, el cual permitir;
EM - 01
Donde con:
EM
01
Escritorio de madera
Nmero asignado para identificar a los escritorios de madera, cuatro cajones
(uno central y tres laterales); cuyas dimensiones son 1,70 X 0.70 mt.
5.1.5
Paso 5
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, como paso previo al registro de incorporaciones al activo fijo de la Cooperativa
deber realizar la catalogacin, que consiste en la elaboracin de listas de activos fijos codificaciones y clasificados segn
una ordenacin lgica que facilita la consulta. Teniendo como objetivo principal la implantacin integral y uniforme de un
sistema de identificacin de activos fijos para facilitar la funcin de control fsico de inventarios.
La catalogacin puede realizarse, tal como vimos anteriormente, en las siguientes formas:
a) Segn los grupos de clasificacin de Activos Fijos, que utilizan la denominacin bsica de los activos como criterio de orden:
b) Segn el cdigo que utilizan como criterio de orden correlativo el cdigo de los activos; y
c) Cuando el caso as lo requiera, segn la marca comercial, que permite identificar caractersticas comerciales de los activos.
5.1.6 Paso 6
El responsable de la Unidad de Activos Fijos realizar el registro de incorporaciones al Activo Fijo de la Cooperativa, a travs
del cual se verifique:
* La existencia fsica debidamente identificada, codificada y clasificada
* La documentacin que determina su propiedad; y
* La identificacin del usuario y la dependencia al que esta asignado.
Para el registro de los Activos Fijos muebles de la Cooperativa se sugiere el siguiente cuadro o formulario denominado Hoja
de Vida del Activo Fijo. Ver Anexo 11
Este cuadro tambin nos permitir registrar el mantenimiento y las reparaciones que se realicen en el Activo Fijo mueble, con
el propsito de que permanezcan en condiciones de uso.
5.1.7 Paso 7
Una vez que el responsable de la Unidad de Activos Fijos a: recepcionado, identificado, codificado, clasificado, catalogado e
incorporado al registro de activos el o los activos fijos, podr asignar o entregar el o los activos fijos a los funcionarios de la
Cooperativa, de acuerdo a la solicitud expresada en el formulario SALIDA DE ALMACENES, debidamente autorizado por la Unidad
Administrativa, generando en estos servidores la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento.
Esta entrega de los Activos Fijos tambin debe ser reflejada en la Hoja de Vida del Activo Fijo, con el objeto de facilitar el
control del movimiento y ubicacin de los activos fijos.
Solamente para el caso de traspaso de muebles, la Unidad Administrativa deber utilizar una Orden Administrativa (o
Memorndum) para autorizarlo, indicando e identificando al servidor que recibe el Activos Fijos y al que est entregando,
debiendo ambos firmar esta orden.
5.1.8 Paso 8
El responsable de la Unidad de Activos Fijos, deber efectuar recuentos peridicos, planificados o sorpresivos a toda rea o
dependencia donde la Cooperativa posea activos, con la finalidad de:
a) Establecer con exactitud la existencia de activos en operacin, trnsito, arrendamiento, depsito o mantenimiento,
desuso, inservibles, sustrados o siniestrados;
b) Proporcionar informacin sobre la condicin y estado fsico de los activos;
c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia,
descuido y sustraccin;
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d) Verificar las incorporaciones y retiros de activos que por razones tcnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controladas.
e) Generar informacin bsica para la disposicin de bienes;
f) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de
los activos;
g) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de los activos
5.2 PROHIBICIONES
El responsable de la Unidad de Activos Fijos esta prohibido de:
a) Entregar o distribuir bienes sin documento de autorizacin
b) Aceptar documentos de solicitud con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos relacionados al activo solicitado.
Los funcionarios de la Cooperativa quedan prohibidos de:
a) Usar los activos para beneficio particular o privado;
b) Permitir el uso para beneficio particular o privado
c) Prestar o transferir el activo sin conocimiento del responsable de la Unidad de Activos Fijos.
d) Enajenar (vender o donar) el activo por cuenta propia;
e) Daar o alterar sus caractersticas fsicas o tcnicas
f) Poner en riesgo el activo;
g) Ingresar activos particulares sin autorizacin del responsable de la Unidad de Activos Fijos;
h) Sacar activos de la Cooperativa sin autorizacin del responsable de la Unidad de Activos Fijos
6. ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
La administracin de inmuebles comprende las diferentes funciones y actividades relacionadas con el uso correcto, el
mantenimiento y la conservacin de los inmuebles y terrenos de propiedad de la Cooperativa.
6.1 ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
La Gerencia Administrativa y Financiera se har cargo del control de acuerdo a la magnitud y cantidad de sus inmuebles,
pudiendo delegar las tareas operativas inherentes a la administracin de inmuebles al encargado de Activos Fijos.
6.2 PROCESO PARA LA ADMINISTRACION DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
6.2.1
Paso 1 RECEPCION DE INMUEBLES
La Recepcin de Inmuebles para su incorporacin al Activo Fijo se realizar a travs de una comisin presidida por el
Gerente General, la misma que verificar que el inmueble cumpla con todos los trminos establecidos en el contrato.
Podrn integrar esta comisin el Supervisor de obra o fiscal designado por la Gerencia General y tambin aquellos
funcionarios que la Cooperativa determine.
6.2.2
RECEPCION PROVISIONAL
Todos los inmuebles de la Cooperativa debern ser recibidos inicialmente en forma provisional, para que la Gerencia
General pueda ejercer las garantas de eviccin y vicios contemplados en el Cdigo Civil.
6.2.3
RECEPCION DEFINITIVA
Para que la recepcin sea definitiva deber levantarse un acta en la que los personeros legales de la Cooperativa expresen
su conformidad.
El acta opera como constancia de recibo del inmueble, debiendo firmar quienes participaron en la Recepcin.
6.2.4
Paso 2 REGISTRO
El Registro es la anotacin documentada que la Administracin deber llevar del derecho propietario del inmueble, identificando su localizacin,
ttulos, registro legal, as como la historia de sus modificaciones ampliaciones y reducciones. Todos y cada uno de los inmuebles y terrenos de
propiedad de la Cooperativa requieren de un registro en el que se indiquen sus antecedentes y principales caractersticas.
Las caractersticas de este registro deben ser compatibles con el sistema contable, adems de llevar adjuntos los
documentos que explican su origen o adquisicin como respaldo.
6.2.5
Paso 3 ASIGNACION DE INSTALACIONES Y USO DE AMBIENTES
La distribucin de ambientes se refiere a la funcin que realiza la Gerencia Adm. Financiera al asignar ambientes y espacios a las
diferentes unidades internas de la Cooperativa, para facilitarles el cumplimiento de sus labores en apoyo a los objetivos de sta.
Se realiza teniendo en cuenta la estructura organizacional de la Cooperativa, las relaciones funcionales y de dependencia y
las actividades que desarrollan las diferentes unidades. La administracin procurar brindar ambientes adecuados para que
sus servidores pblicos cumplan con las funciones que les han sido asignadas, evitando la sub utilizacin del espacio, el
hacinamiento, riesgos por deterioro y riesgos de accidentes.
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Los ambientes asignados por la Cooperativa a sus funcionarios los utilizarn para el cumplimiento de sus funciones, el jefe
de la unidad a la que asign el ambiente es el responsable principal por su debido uso y preservacin.
Cuando la disponibilidad de inmuebles de propiedad de la Cooperativa exceda sus necesidades, estos podrn ser utilizados
temporalmente por otra institucin, pero siempre bajo la forma de arrendamiento tomando las previsiones necesarias para
proteger el bien y su derecho propietario.
6.2.6
Paso 4 MANTENIMIENTO
El mantenimiento es una funcin especializada para garantizar el adecuado funcionamiento de los inmuebles y terrenos de la
Cooperativa.
El mantenimiento de los bienes de propiedad y uso estar a cargo de la Gerencia Adm. Financiera en coordinacin con los
Jefes de las Unidades que tengan asignados espacios o ambientes, o los encargados de las edificaciones o terrenos,
tomando las previsiones para elaborar programas de mantenimiento de inmuebles y terrenos e incluirlos en el programa
anual operativo de la Cooperativa, con el fin de contar con recursos para el mantenimiento y preservacin del inmueble o
terreno en buenas condiciones.
6.2.7
Paso 5 SALVAGUARDA
Salvaguarda es una funcin especializada que busca proteger los inmuebles y terrenos de propiedad y uso de la
Cooperativa, contra posibles riesgos, prdida del derecho propietario, daos imprevistos, etc. esta funcin estar a cargo del
Gerente Adm. Financiero y del Encargado de Activos Fijos o de quien cumpla esas funciones.
Por lo indicado anteriormente, la Cooperativa para proteger sus inmuebles y terrenos deber:
a) Programar y contratar seguros
b) Establecer controles de seguridad fsica y vigilancia
c) Establecer medidas de seguridad industrial
Para poder contar con recursos que permitan atender las actividades de salvaguardar, la Gerencia Adm. Financiera estimar
los costos y los incluir en el programa de operaciones de la Cooperativa.
6.2.8
Paso 6 INVENTARIOS E INSPECCIONES
El inventario es una verificacin entre la existencia fsica, las condiciones que presente y los registros que se llevan de los inmuebles
y terrenos de propiedad y uso de la Cooperativa.
Corresponde a la Gerencia Adm. Financiera realizar inspecciones peridicas sobre el estado y conservacin de los inmuebles y
terrenos, verificando los documentos que respaldan sus existencias e inclusin en el Patrimonio de la Cooperativa. Al respecto, en
forma peridica o por lo menos una vez al ao, personal diferente de la custodia y registro contable deber verificar
fsicamente los activos fijos Muebles e Inmuebles.
Se debe realizar inventarios de los activos fijos de la Cooperativa por lo menos una vez al ao.
6.2.9
Paso 7 PROHIBICIONES EN LA ADMINISTRACION DE INMUEBLES
Al administrar inmuebles y terrenos debemos recordar que estos son Bienes de los socios y que por lo tanto existen
controles, prohibiciones y delitos contenidos en la Constitucin Poltica del Estado, en las leyes, en los cdigos y Normas
Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios. Estas ltimas en su Art. 64 indican que:
En la Administracin de inmuebles esta prohibido:
a) Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento.
b) Usar los inmuebles para beneficio particular o privado
c) Permitir el uso gratuito del inmueble por terceros
d) Mantener inmuebles sin darles un uso, por tiempo indefinido,
6.3 ADMINISTRACION DE LOS SERVICIOS
La Administracin de Servicios comprende las actividades que realiza la Cooperativa desde su contratacin, seguimiento y
control del cumplimiento de los trminos de referencia hasta la recepcin a satisfaccin del servicio.
6.3.1
RESPONSABILIDAD Y ORGANIZACIN PARA LA ADMINISTRACION DE SERVICIOS
El jefe de la Unidad Solicitante y el Jefe de la Unidad Administrativa son responsables del seguimiento y control de los
servicios debiendo coordinar en los trmites relativos a la contratacin y control de la prestacin de servicios.
6.3.2
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS SERVICIOS
El control del Seguimiento de los servicios se realizar sobre la base de los documentos y antecedentes que originaron su
contratacin y teniendo en cuenta indicadores previamente establecidos por la administracin para facilitar el control del
cumplimiento gradual.
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Para evaluar el desarrollo de los servicios mediante el seguimiento, la Cooperativa podr contratar a otra empresa, cuando
por la complejidad y especializacin de las obras, se considera necesaria tal contratacin, a fin de garantizar la idoneidad
tcnica del control realizado.
6.3.3
INFORME DE SEGUIMIENTO
El Gerente General designar al funcionario que realizar los informes de supervisin y control, registrando este hecho en el
Contrato, estableciendo tambin la frecuencia de los informes y sus caractersticas de forma y contenido.
Los pagos parciales de los servicios contratados estn relacionados con los informes de avance del servicio prestado.
6.4 PASOS A SEGUIR PARA LA RECEPCION DE OBRAS
6.4.1
Paso 1
Una vez concluidas las obras objeto del contrato, el Supervisor o Fiscal de la obra comunicar mediante nota para proceder
a la recepcin provisional.
6.4.2
Paso 2
La recepcin provisional constar en Actas suscritas por el Gerente General, el Supervisor o Fiscal designado por la Cooperativa y
la Unidad Administrativa por una parte, el Director de Obra y los Representantes Legales del Contratista, por la otra parte.
6.4.3
Paso 3
La empresa contratista deber salvar las observaciones realizadas en la entrega provisional sobre los trabajos realizados en
un plazo mximo de 90 das hbiles.
6.4.4
Paso 4
Finalizado este plazo, la empresa contratista deber entregar la garanta de buena ejecucin de obra, que tendr validez de
un ao a partir de la recepcin definitiva.
6.4.5
Paso 5
Se proceder a la recepcin definitiva, la misma que constar en un acta firmada por las mismas personas mencionada en el
paso 2.
6.5 CONCLUSION DEL SERVICIO
Durante la prestacin del servicio y su seguimiento y control se generan registros documentarios de la prestacin del mismo
tales como: registros de seguimiento y control, informes, planos, manuales, resultados de mediciones, etc. Esta informacin
se debe tener en cuenta en el momento de evaluar los resultados concretos y tangibles de los servicios prestados, es decir
al elaborar el informe final.
6.6 INFORME DE CONCLUSION DEL SERVICIO
Cuando el servicio sea realizado satisfactoriamente en tiempo y calidad, la Cooperativa emitir un certificado de Buena
Ejecucin, que oficializar la conclusin del servicio, dando por terminado el contrato.
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Medidas complementarias
Proyecto de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario
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Ciudad de Trinidad
SUB SISTEMA
DISPOSICIN
DE BIENES
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Por ejemplo: En el caso de un vehculo, que de acuerdo al tiempo transcurrido desde su adquisicin se haya
deteriorado por el uso, afectando esta situacin sus condiciones de funcionamiento, por tal razn la Cooperativa
decidir su disposicin oportuna.
5.2 Paso No. 2 CONFORMACION EN LOTES DE BIENES
La Divisin Administrativa conformar en Lotes los bienes seleccionados para disponer.
Por ejemplo: Se agruparn todos aquellos bienes con caractersticas similares, en el caso de muebles de oficina, se
agruparn; sillas, escritorios, gaveteros, estantes, etc.
RECUERDE: Que un Lote, es un conjunto o grupo de bienes de similares caractersticas.
5.3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD Y CONVENIENCIA
El anlisis de factibilidad tcnica y administrativa consiste en la verificacin de las condiciones de funcionamiento de los
bienes, determinando las condiciones de funcionamiento. En este anlisis los tcnicos encargados debern definir si el
bien contribuye a los objetivos por los cuales fue adquirido o si ya no conviene que permanezca en la Cooperativa.
El anlisis de factibilidad legal, es la verificacin de la documentacin respaldatoria de su adquisicin, propiedad del
bien, pago de impuestos, etc.
5.4 Paso No. 3 ANALISIS DE FACTIBILIDAD
El Gerente General delegar como responsable a un funcionario o a una Comisin, el anlisis de la factibilidad legal y la
conveniencia tcnica y administrativa para que tome las decisiones sobre los bienes identificados y seleccionados.
El funcionario o Comisin designada por el Gerente General, llevar a cabo el anlisis de factibilidad en base a una
slida informacin y la documentacin pertinente facilitada por las diferentes unidades consultadas de la Cooperativa.
5.5 Paso No. 4 INFORME DE ANALISIS DE FACTIBILIDAD
El funcionario o Comisin designada, emitir un Informe de Anlisis de Factibilidad, para determinar la modalidad de
disposicin que deber elegir el Gerente General, con el siguiente contenido mnimo.
a) Identificacin y ubicacin del bien
b) Condicin Actual
c) Antecedentes de su adquisicin
d) Situacin Legal, documentos de propiedad
e) Gravmenes y obligaciones financieras pertinentes
f) Recomendaciones para su disposicin
5.6 Paso No. 5 CONSULTA INTERNA
El Gerente General har conocer el informe de anlisis a todos los encargados de las diferentes unidades de la
Cooperativa, con el propsito de detectar objeciones, si las hubiera.
5.7 Paso No. 6 VALORACION TECNICA DE LOS BIENES
Basndose en el informe de anlisis y la consulta interna, Gerencia General adoptar la decisin de efectuar el avalo o determinacin del
valor del bien. Para el efecto, delegar al responsable de la Unidad Administrativa o a una comisin evaluadora nombrada por ste.
Esta Comisin podr recomendar la contratacin de consultores especializados.
El resultado de la valoracin deber ser presentado en un informe, elaborado por la Unidad Administrativa o Comisin
Evaluadora designada para respaldar la decisin de Gerencia General en la modalidad de disposicin a elegir.
R E C U E R D E: Que la valoracin tcnica de los bienes, es la asignacin de un valor monetario al
bien basndose en su precio de mercado, siendo que ste constituir en el precio base.
E S I M P O R T AN T E:
Que el Asesor Legal de la Cooperativa, participe permanentemente en el proceso de disposicin de
los bienes, asesorando en las diligencias requeridas para la ejecucin de la modalidad elegida
(arrendamiento o alquiler, enajenacin o baja) para la disposicin.
EN CASOS ESPECIALES:
GERENCIA GENERAL PODRA CONTRATAR ASESORES LEGALES, CUANDO LA COOPERATIVA NO
CUENTE CON ESTOS, A TRAVES DEL PROCESO SEALADO TANTO PARA LA INVITACIN DIRECTA
COMO PARA LA LICITACION PUBLICA.
5.8 Paso No. 7 DECISION DE LA MODALIDAD DE DISPOSICION
La Presidencia o la Gerencia General en su caso, al ser la mxima autoridad de la Cooperativa, decidir la modalidad a
seguir en cada proceso de disposicin de bienes, asumiendo la responsabilidad del caso.
5.9 Paso No. 8 EMISION DE LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA
Una vez elegida por la Presidencia o la Gerencia General en su caso, la modalidad a seguir para la disposicin de los
bienes, esta autoridad emitir una Resolucin Administrativa conteniendo el mximo detalle sobre los antecedentes, los
propsitos y las condiciones relativas al bien o bienes dispuestos.
5.10
Paso No. 9 REGISTRO SOBRE LA DISPOSICION
Sobre la base de los informes de anlisis y de evaluacin del bien o bienes, la Unidad Administrativa crear un registro
documentado que permitir conocer, en cualquier momento, el curso de los acontecimientos hasta la consolidacin de la decisin.
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6. PROCEDIMIENTO DE ARRENDAMIENTO
6.1 CONVOCATORIA PUBLICA
E S I M PO R T A N T E R E C O R D A R:
QUE SI GERENCIA GENERAL DECIDIERA LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO O ALQUILER,
DEBERA ESTAR ENMARCADA Y JUSTIFICADA DENTRO DE LAS SIGUIENTES CAUSALES:
a) Cuando se prevea que el bien no ser utilizado por la Cooperativa, por un perodo determinado o por tiempo
indefinido.
b) Cuando se arriende el bien a un programa o proyecto en las cuales la Cooperativa participa.
Los pasos a seguir para el Arrendamiento son los siguientes:
6.1.1
Paso No. 1
La Cooperativa a travs de una Convocatoria Pblica en un perodo de circulacin nacional y local invitar a presentar
propuestas, haciendo conocer la disponibilidad del respectivo bien para su alquiler. En esta convocatoria se establecer
el monto de dinero y las condiciones en las cuales la Cooperativa desea arrendar.
E S I M P O R T A N T E RECORDAR QUE:
TODA CONVOCATORIA DEBE SER PUBLICADA, PARA CUALQUIERA DE LAS MODALIDADES DE
DISPOSICION.
6.1.2
Paso No. 2
La Cooperativa recepcionar las propuestas, las cuales debern ser presentadas en sobre cerrado y registradas en la
unidad administrativa.
6.2 APERTURA, ADJUDICACION Y FIRMA DEL CONTRATO
6.2.1
Paso No. 3
La Cooperativa realizar un acto pblico de Apertura de Propuestas, presidido por el Gerente General, el Asesor Legal,
el responsable de la Unidad Administrativa y otras personas que se consideren necesarias.
Las propuestas presentadas sern analizadas de acuerdo a la convocatoria realizada por la Cooperativa, siendo que en
el mismo acto pblico el Gerente General elegir y adjudicar a la propuesta ms conveniente para la Cooperativa.
6.2.2
Paso No. 4
Posterior al acto pblico, la Cooperativa firmar un contrato (Art. 190) con el adjudicado, en el cual se estipule el tiempo
del arrendamiento, las condiciones de pago, las obligaciones tributarias relacionadas con el uso del bien, las
condiciones de su conservacin y otras que se consideren necesarias.
R E C U E R D E:
Que el Gerente General como representante y responsable de la Cooperativa, firmar el contrato de
arrendamiento o alquiler con el o los adjudicatarios.
6.3 ENTREGA DEL BIEN Y REGISTRO (Art. 191 y 192)
6.3.1
Paso No. 5
La entrega del bien ser realizada mediante acta que certifique la relacin fsica del bien o bienes, la cantidad, estado y valor.
Este documento ser firmado por los representantes de la entidad o persona adjudicada y por el Gerente General.
6.3.2
Paso No. 6
La Unidad Administrativa de la Cooperativa registrar a efectos de control y seguimiento los bienes arrendados.
7. PROCEDIMIENTO DE ENAJENACION
7.1 ENAJENACION A TITULO GRATUITO
El Gerente General determinar la transferencia gratuita de los bienes, cuando la venta de estos no fuere necesaria o
conveniente a la Cooperativa, siempre que su destino contribuya a una obra social o cultural.
R E C U E R D E:
Que las donaciones se producirn cuando la Cooperativa no tenga necesidad del bien objeto de la
donacin ni obtenga mayor beneficio con su enajenacin.
Las donaciones estarn destinadas siempre a entidades estatales legalmente constituidas, como ser; escuelas, museos,
bibliotecas, otras entidades, etc.
En el caso de inmuebles, el documento de transferencia deber considerar la reversin de la donacin, cuando la
entidad beneficiaria no la utilice para los fines previstos, o cuando se disolviera.
ES IMPORTANTE ACLARAR:
Que la reversin de la donacin, debe entenderse, como la devolucin del bien a la Cooperativa
cuando la entidad beneficiada no los utilice para los objetivos previstos.
7.2 ENAJENACION A TITULO ONEROSO
R E CU E R D E:
Que la enajenacin a ttulo oneroso, es la venta de los bienes de propiedad de la Cooperativa, que
ya no son utilizados por este y que pueden recuperar total o parcialmente la inversin.
En la enajenacin a ttulo oneroso se consideran dos (2) opciones, que podr adoptar el Gerente General:
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7.2.1
REMATE
El remate podr efectuarse a travs de dos modalidades:
a)
Puja Abierta
b)
Concurso de propuestas
EN AMBOS CASOS DE REMATE, PARTICIPARA UN NOTARIO DE FE PUBLICA PARA LEVANTAR EL
ACTA CORRESPONDIENTE.
7.2.1
REMATE
a) PROCEDIMIENTO DE PUJA ABIERTA
b) CONVOCATORIA, ACTO PUBLICO DE PUJA ABIERTA Y ADJUDICACION
7.2.1.1 Paso No. 1
Una vez determinado el precio base, que consiste en la asignacin de un valor monetario (avalo) al bien a disponer, la
Cooperativa a travs de la unidad administrativa, publicar avisos en un peridico de circulacin nacional y local con
anticipacin no menor a diez (10) das, haciendo conocer los bienes a ser rematados, la fecha, hora, lugar y condiciones
de la Puja Abierta).
Los interesados en participar en un remate sea por Puja Abierta o por Concurso de Propuesta, efectuarn un depsito
cuyo monto y lugar de pago sern definidos por la Cooperativa.
7.2.1.2 Paso No. 2
La Cooperativa llevar a cabo el acto pblico de remate en la fecha, hora y lugar sealados en la publicacin del peridico, en
el cual los interesados ofrecern, pujarn y se comprometern a pagar el precio al cual haya llegado el bien.
R E C U E R D E:
Que el acto pblico de remate ser presidido por Gerencia General o un representante designado
expresamente por esta autoridad y el Asesor Legal de la Cooperativa.
El remate ser declarado desierto cuando no hubieran al menos dos interesados en el bien. Variando el precio base
para una siguiente convocatoria de acuerdo a:
Para el caso, del escritorio ejecutivo, suponiendo que se obtuvo como precio base para el remate el valor de Bs. 150. El precio base tendr una rebaja del 10% respecto al precio del avalo, cuando el remate de un bien haya sido declarado
desierto y se convoque a remate por segunda vez.
Para el ejemplo: el escritorio bajar de precio a Bs. 135. El precio base tendr una rebaja del 20% respecto al precio del avalo inicial, cuando el segundo remate de un bien haya
sido declarado desierto y se convoque a remate por tercera vez.
Para el ejemplo: el escritorio bajar de precio a Bs. 120.7.2.1.3 Paso No. 3
En el acto pblico, el participante que se adjudicar el bien rematado, ser aquel cuya propuesta sea la ms alta en la
puja abierta o si esta fuera igual al precio base, en caso que no se manifestaran otras propuestas.
7.2.2
SUSCRIPCION DEL ACTA DE REMATE Y ENTREGA
7.2.2.1 Paso No. 5
Una vez realizada la adjudicacin la Cooperativa entregar a quien se haya adjudicado el bien, una certificacin de su
derecho de adjudicacin, con las condiciones de pago total del precio en el plazo que haya sido predeterminado.
7.2.2.2 Paso No. 6
Concluido el remate, el Asesor Legal de la Cooperativa suscribir el Acta de Remate respectiva dando fe sus
resultados, con la nmina del o los adjudicatarios.
7.2.2.3 Paso No. 7
La unidad administrativa de la Cooperativa con autorizacin de Gerencia General proceder a la devolucin de los
Depsitos de seriedad dentro de los tres das hbiles siguientes al remate, con excepcin del depsito del adjudicado,
hasta que este haya concluido el pago total del precio del bien.
7.2.2.4 Paso No. 8
Una vez entregado el bien al adjudicado, este ser dado de BAJA de los registros contables y fsicos de la Cooperativa.
7.2.3
PROCEDIMIENTO PARA CONCURSO DE PROPUESTAS
EL CONCURSO DE PROPUESTAS: Es una modalidad de remate, en la cual los proponentes interesados en adquirir
un bien, presentan sus propuestas econmicas, con la finalidad de que el proponente que ofrezca el precio mas alto y
conveniente a la Cooperativa sea el adjudicado.
Le Cooperativa podr optar por el Concurso de propuestas en el caso de bienes muebles y vehculos. Bajo el siguiente
procedimiento:
7.2.3.1 CONVOCATORIA PBLICA Y PRESENTACION DE PROPUESTAS
7.2.3.1.1 Paso No. 1
Una vez determinado el precio base, que consiste en la asignacin de un valor monetario (avalo) al bien a disponer, la
Cooperativa a travs de la unidad administrativa, publicar avisos en un peridico de circulacin nacional y local con
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anticipacin no menor a diez (10) das, haciendo conocer los bienes a ser rematados, la fecha, hora, lugar y condiciones
del Concurso de Propuestas.
7.2.3.1.2 Paso No. 2
La Cooperativa recepcionar las propuestas en sobres cerrados, en el lugar y fecha fijados para el efecto, entregando al
proponente una constancia de su presentacin.
7.2.3.2 ACTO DE APERTURA DE SOBRES Y ADJUDICACION
7.3.2.1 Paso No. 3
Con la participacin de Gerencia General o un representante designado expresamente por esta autoridad, y un Notario
de Fe Pblica quien levantar el acta de la sesin, se efectuar la apertura de sobres en la fecha y hora indicada.
7.3.2.2 Paso No. 4
Una vez realizado el acto de apertura, se adjudicar el bien bajo la responsabilidad del Gerente General a aquel
proponente cuya propuesta sea la ms conveniente para la Cooperativa.
El adjudicatario deber efectuar el pago total del bien, dentro de las 24 horas de su notificacin. Caso contrario, perder
el derecho de adjudicacin.
7.2.2.3 Paso No. 5
Una vez realizado el pago total del bien la Cooperativa perfeccionar la adjudicacin firmando los documentos de
transferencia definitiva. La Cooperativa no ofrecer garanta alguna sobre los bienes entregados al adjudicado.
R E C U E R D E:
Que el Presidente firmar el Documento de Transferencia Definitiva, como responsable y
representante mximo de la Cooperativa
7.2.2.4 Paso No. 6
Una vez entregado el bien al proponente adjudicado, este ser dado de BAJA de los registros contables y fsicos de la
Cooperativa.
7.3 VENTA DIRECTA
Ser procedente una venta directa cuando:
a) El interesado en la adjudicacin sea una entidad del sector pblico, que se encuentre dispuesta a pagar el precio
base.
b) Las entidades pblicas, proponentes y demandantes se encuentren interesadas en efectuar permuta de bienes de
inters recproco.
RECUERDE: Que la venta directa ser procedente cuando:
IMPORTANTE
El interesado en la adjudicacin sea una entidad del sector pblico, que se encuentre dispuesta a pagar el
precio base.
La Cooperativa y una entidad pblica se encuentren interesadas en permutar bienes de inters recproco.
8. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES
8.1 Paso No. 1
Una vez que los bienes de la Cooperativa hayan sido dispuestos como resultado de la enajenacin a ttulo gratuito u
oneroso y respaldndose en la documentacin pertinente, sern excluidos en forma fsica y de los registros contables
de la Cooperativa.
ACLARACION:
La documentacin sugerida, que ser la base para la baja de los bienes ser por ejemplo el Informe de Anlisis Tcnico
y Legal, los otros informes presentados por el Asesor Legal, etc.
RECUERDE
QUE ADEMAS DE LA ENAJENACION, LOS BIENES PUEDEN SER DADOS DE BAJA POR: HURTO,
ROBO O PERDIDAS FORTUITAS CERTIFICADAS POR AUTORIDAD COMPETENTE; MERMAS;
VENCIMIENTO; DESCOMPOSICIONES; ALTERACIONES, DETERIOROS; INUTILIZACIN U
OBSOLESCENCIA; DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES, EXCEPTUANDO
NATURALMENTE EL TERRENO QUE NO SERA DADO DE BAJA; Y SINIESTROS.
*
****
171
ANEXO 7
OBRAS
CAPITULO I:
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO II:
CAPITULO III:
CAPITULO IV:
CAPITULO V:
CAPITULO VI:
CAPITULO VII:
CAPITULO VIII:
DE LA ELABORACIN DE CONGTRATOS
CAPITULO IX:
CAPITULO X:
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
SISTEMA MODULAR
TITULO I:
OBRAS
CAPITULO I : DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1.1.- Se entiende por contratacin de obra, a la ejecucin de toda obra de ingeniera y/o arquitectura realizada por
SAGUAPAC a travs de terceros, destinada al uso pblico o interno de la institucin.
Artculo 1.2.- La responsabilidad de la buena construccin de la obra recae sobre ka Gerencia de Ingeniera, salvo el caso de las
instalaciones domiciliarias de agua potable y alcantarillado cuya responsabilidad de supervisin de la Gerencia Comercial.
Artculo 1.3.- Todos los sectores deben hacer llegar oportunamente sus requerimientos de obras a la Gerencia de Ingeniera, a
fin de que est los incluye en su presupuesto de la gestin.
Artculo 1.4.- Se define los siguientes rasgos de contratacin de obras, en Dlares Americanos o su equivalente en Bolivianos,
de acuerdo a la Tabla de Equivalencias presentada en el Anexo 1.
Contrataciones Mayores: Mayor a $us. 10.000
Contrataciones Medias : Mayor a $us. 1.000 hasta $us. 10.000
Contrataciones Menores: Hasta $us. 1.000.
Artculo 1.5.- El valor en Bolivianos, de todos los niveles y rangos de contrataciones de obras, se reajustarla automticamente
cuando se haya registrado un incremento mayor o igual al 10% en el tipo de cambio del Dlar oficial, respecto al considerado en
la ltima fecha de clculo. La Gerencia Administrativa Financiera ser responsable de elaborar y dar a conocer la nueva Tabla de
Equivalencias.
Artculo 1.6.- El Comit Ejecutivo de Contratacin ser responsable por la aprobacin del Pliego de Especificaciones, apertura,
calificacin y adjudicacin de propuestas para las contrataciones medias: estar conformado por:
Artculo 2.1.- Toda solicitud de ejecucin de una obra, deber partir de la Gerencia de Ingeniera o ser canalizada a travs de
ella. La solicitud deber contener la justificacin tcnica y el costo estimado de la obra.
Artculo 2.2.- Toda solicitud de ejecucin de obra, deber tener la verificacin presupuestaria por parte de la Gerencia
Administrativa Financiera.
Artculo 2.3. La Gerencia General es la nica instancia de autorizacin de extralimitacin presupuestaria para obras que no
tengan o excedan su presupuesto para contrataciones menores y medias. Para adquisiciones mayores se requiere de
autorizacin del Consejo de Administracin.
Artculo 2.4.- La autorizacin a la solicitud de ejecucin de la obra, deber partir de los siguientes niveles jerrquicos:
a)
Mayores
: Consejo de Administracin
b)
Medias
: Gerencia General
c)
Menores
: Gerencia de Ingeniera.
CAPITULO III:
Artculo 3.1.- Una vez autorizada la solicitud de ejecucin de obra, Gerencia de Ingeniera proceder a cotizar de acuerdo al
siguiente procedimiento:
Contrataciones Mayores:
Licitacin Pblica
Contrataciones Medias:
Contrataciones Menores:
SISTEMA MODULAR
41-Adquisicion_de_Bienes_y_Servicios-V1
ANEXO 7
Articulo 3.2.- Licitacin Pblica: Concurso de proponentes convocados pblicamente a cotizar precios para la construccin de
una obra, de acuerdo al Pliego de Especificaciones. La convocatoria se publicar con tres das consecutivos en un rgano de
prensa de circulacin nacional, se encargar de ello la Secretara General.
Artculo 3.3.- Concurso por invitacin directa.- Invitacin directa a un nmero no menor de tres firmas constructora legalmente
establecidas, a presentar propuestas para la construccin de una obra, de cuerdo al pliego de Especificaciones. La Gerencia de
Ingeniera se encargar de elaborar la lista y cursar la invitacin.
Artculo 3.4.- La presentacin de las propuestas se har en el lugar, fecha y hora que indique la convocatoria en sobre sellado y
lacrado.
Artculo 3.5.- Se exigir a los proponentes la presentacin de los siguientes documentos, de acuerdo al rango de contratacin:
Contrataciones Mayores
Constitucin de Sociedad
Certificado de inscripcin en el Registro Nacional de firmas constructoras del Ministerio de Transporte y Comunicaciones.
Contrataciones Medias
Articulo 4.1.- El Pliego de Especificaciones es el documento oficial que contiene todas las normas legales, tcnicas
administrativas y financieras y todo aquello que la entidad juzgue necesario, en relacin con la presentacin de propuestas y su
adjudicacin, considerndose como parte fundamental del contrato. Forman parte integrante de este documento las
Especificaciones Administrativas, las Especificaciones Tcnicas, el Formulario de Propuesta, las Instrucciones a los Proponentes
y otros de ser necesarios.
Articulo 4.2.- Se requerir Pliego de Especificaciones para las contrataciones de obras mayores y medias.
Articulo 4.3.- Las Especificaciones Tcnicas sern desarrolladas por la Gerencia de Ingeniera y/o Asesora Tcnica, las
Especificaciones Administrativas sern generales dentro de cada categora de contratacin y sern desarrolladas por la Gerencia
Administrativa Financiera y/o Asesora Financiera. El Departamento Legal deber revisar los aspectos legales y administrativos
contenidos en los Pliegos.
Articulo 4.4.- Las Especificaciones Tcnicas para la contratacin de obras mayores, debern ser aprobadas por el Consejo de
Administracin y para contrataciones medias por el Comit Ejecutivo de Contratacin.
Articulo 4.5.- Para cada contratacin de obra. Se elaborar una tabla de evaluacin de ofertas que servir para efectuar la
posterior adjudicacin. Esta tabla ser sometida a consideracin y aprobacin, conforme a los mismos niveles del artculo
precedente.
Articulo 4.6.- El valor del Pliego de Especificaciones de acuerdo al rango ser el siguiente:
Contrataciones Mayores
Contrataciones Medias
Artculo 5.1.- Sern responsables de la apertura y calificacin de propuestas, de cuerdo al rango de contratacin los siguientes
rganos:
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Contrataciones Mayores
Consejo de Administracin
Contrataciones Medias
Articulo 5.2.- La reunin de apertura para las contrataciones mayores, ser efectuada en la primera reunin que tenga el
Consejo de Administracin luego del cierre de presentacin de propuestas. Para las contrataciones medias esta no exceder las
48 horas despus de haber vendido el plazo de presentacin de ofertas.
Articulo 5.3.- En la reunin de apertura primero se verificar la presentacin de los documentos legales exigidos.
CAPITULO VI :
DE LA ADJUDICACIN DE OBRAS
Articulo 6.1.- La adjudicacin de obras, ser hecha de acuerdo a los siguientes niveles:
Contrataciones Mayores
: Consejo de Administracin
Contrataciones Medias
Contrataciones Menores
Articulo 6.2.- Despus de adjudicada una obra, por ningn motivo podrn ser ampliados sus alcances y costos ms all del 30%
del importe global de contrato.
CAPITULO VII:
Articulo 7.1.- Las adjudicaciones directas, son aquellas que apartndose de la reglamentacin vigente, confieren a una persona
natural o jurdica, directamente la adjudicacin de un contrato de ejecucin de obra.
Articulo 7.2.- Se podr adjudicar directamente, en casos de emergencia que pongan en riesgo material y/o econmico a
SAGUAPAC o a la comunidad.
Articulo 7.3.- La autorizacin de adquisicin directa de acuerdo al rango, ser hecha por los siguientes niveles jerrquicos:
Adquisiciones Mayores
: Consejo de Administracin
DE LA ELABORACIN DE CONTRATOS
Articulo 8.1.- Una vez adjudicada una contratacin por los niveles correspondientes se proceder a formalizarla mediante los
siguientes documentos:
Contrataciones Mayores:
Contrataciones Medias:
Contrataciones Menores:
Articulo 9.1.- La Gerencia de Ingeniera a travs del departamento que corresponda, ser la encargada de verificar que la
construccin de la obra se ajuste a las especificaciones tcnicas contractuales.
Artculo 9.2.- Para cada obra que se contrate, SAGUAPAC asignar un fiscal que ser el encargado de l seguimiento y control
de la obra. El fiscal deber revisar las planillas de avance y/o de reajuste que presente el contratista y elaborar el informe del
avance fsico de la obra y su comparacin con los trminos del contrato, informe que ser elevado al Jefe del Departamento
correspondiente a al Gerente de Ingeniera.
Artculo 9.3.- Una vez concluida la obra se emitir un Acta de Recepcin Provisional que deber ser firmada por el Gerente de
Ingeniera, el Jefe de Departamento fiscalizador y el Contratista.
Articulo 9.4,- La recepcin definitiva se har cuando concluya el perodo de prueba y una vez haya conformidad respecto a la
ejecucin de la obra.
Articulo 9.5.- La entrega definitiva se documentar mediante un Acta de Recepcin Final Copia de dicha Acta ser enviada al
Departamento de Contabilidad para la transferencia de la obra al Activo Fijo.
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ANEXO 7
CAPITULO X;
Resolucin de Adjudicacin.
Contrato
Factura valorada.
Contrataciones Medias:
Certificacin Presupuestaria
Resolucin de Adjudicacin.
Contrato
Factura valorada.
Contrataciones Menores:
Cuadro Comparativo
Orden de trabajo
Informe de recepcin.
Artculo 10.3.- Los pagos se efectuarn previa revisin por parte del Departamento de Contabilidad de la documentacin de
soporte. El comprobante de egreso deber llevar la firma de:
Jefe de Tesorera
Gerente General
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Anexo 8: Glosario
adjudicacin
administracin
anlisis de
inventarios
anlisis
financiero
anticipos a
proveedores
bien
bienes de capital Denominacin que reciben los bienes que intervienen en el proceso
productivo y que generalmente no se transforman (como maquinaria y
equipo). Se aplica al Activo Fijo, que abarca -algunas veces- gastos que
contribuyen a la produccin. Es sinnimo de capital (o bienes) de
produccin. Son los activos destinados para producir los servicios.
comercializacin Proceso necesario para mover los bienes, en el espacio y el tiempo del
productor al consumidor.
competencia
comprobante
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ANEXO 8
costo de
mercado
deuda
Cantidad de dinero o bienes que una persona o EPSA debe a otra empresa y
que constituyen obligaciones que se deben saldar en un plazo determinado.
economa de
escala
estrategia
estructura
administrativa
existencias
factura
Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece
la fecha de la operacin, los nombres del comprador y vendedor, las
condiciones convenidas, la cantidad, descripcin, precio e importe total de
lo vendido. Se hace constar tambin el nmero de la factura, el nombre del
comisionista o agente vendedor, la forma del embarque y otros datos
adicionales relativos a cada operacin.
garanta
importaciones
insumos
Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las EPSAs
y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo de las
mquinas, son transformados en servicios con un valor agregado mayor.
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SISTEMA MODULAR
inventario
licitacin pblica Acto de subastar o someter a concurso pblico los contratos de obras o
servicios, compras, adquisiciones etc. de una EPSA con el propsito de
obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores.
Las licitaciones pblicas pueden ser nacionales o internacionales, segn
participen solo proveedores nacionales, o cuando puedan concursar
proveedores tanto de nacionalidad mexicana o extranjera.
liquidez
manual
manual de
adquisiciones
manual de
organizacin
materiales y
suministros
Agrupacin de partidas del Clasificador por Objeto del Gasto que agrupa
las asignaciones destinadas a la adquisicin de toda clase de insumos
requeridos para el desempeo de las actividades administrativas y
productivas. Incluye materiales de administracin, productos para
alimentacin; materias primas y materiales para la produccin y la
construccin; productos qumicos, farmacuticos y de laboratorio;
combustibles; y en general todo tipo de suministros para la realizacin de
las actividades en la EPSA.
mercado
SISTEMA MODULAR
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ANEXO 8
norma
objetivo
oferta
organigrama
precio
procedimiento
procedimiento
de adquisicin
proceso
administrativo
produccin
Proceso por medio del cual se generan los servicios en una EPSA. Es la
actividad principal de cualquier EPSA que est organizada precisamente
para producir, distribuir los servicios necesarios para la satisfaccin de las
necesidades humanas.
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SISTEMA MODULAR
programacin
financiera
recursos
programa
operativo anual
(POA)
valor de
mercado
Costo de reposicin, bien sea por compra directa o produccin segn sea
el caso. Este puede obtenerse de las cotizaciones que aparecen en
publicaciones especializadas, si se trata de artculos o mercancas
cotizadas en el mercado, o de cotizaciones y precios de facturas de los
proveedores, entre otros.
El valor de los ttulos o valores prevaleciente en el mercado en un
momento determinado, dependiendo de su plazo y los das transcurridos
desde su emisin. Para su clculo se considera la tasa de rendimiento de
cada emisin por el tiempo transcurrido desde su emisin hasta el
momento que se quiera calcular, en otras palabras, es el valor de
colocacin ajustado por los intereses que se van generando diariamente de
cada una de las emisiones en circulacin.
venta
venta de
servicios
Ingresos generados por las operaciones de las EPSAs, cuyo giro principal
o complementario es la prestacin de servicios.
visin
SISTEMA MODULAR
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ANEXO 9
Anexo 9: Bibliografa
1 Literatura consultada:
CATER
Joseph
WESLEY Addision.
CHIAVENATO Adalberto
DRUCKER, Peter F.
LEENDERS
Michiel, Administracin de Compras y Materiales. Compaa Editorial
FEARON
Harold, Continental. SA. de CV. Mxico. Cuarta edicin 1999.
ENGLAND Wilbur B.
LORNE C. Plunkett.
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