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ADMINISTRACIN

DE
PROYECTOS
Volkswagen de Mxico
Administracin de Proyectos / Sistemas de Calidad / Fernando Fernndez M.
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1

Objetivo General del Curso

Proporcionar a los participantes los


conocimientos y habilidades necesarias para
Planear, Coordinar y Controlar cualquier
Proyecto que tengan bajo su cargo.

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Indice
Unidad 1. Introduccin
Objetivo
Conceptos Bsicos
Ejercicio 1
Fases en la Administracin de un Proyecto
Dimensionamiento de un Proyecto
Establecimiento del Objetivo
Ejercicio 2
Personas Relacionadas con el Proyecto
Anlisis de Avance
Unidad 2. Definicin
Objetivo
Definicin del Proyecto
Portada de Proyecto
Ejercicio 3
Anlisis de Avance
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Indice

Unidad 3. Planeacin
Objetivo
Planeacin del Proyecto
Estructura de la Divisin del Trabajo EDT
Ejercicio 4
Matriz de Asignacin de Responsabilidades
Matriz de Planeacin de Recursos
Ejercicio 5
Orden de las Actividades
Ejercicio 6
Diagrama de Red
Ruta Crtica
Ejercicio 7
Anlisis de Avance

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Indice
Unidad 4. Ejecucin y Control
Objetivo
Ejecucin y Control del Proyecto
Cronograma
Ejercicio 8
Control de Avance
Presentacin de Informes
Control de Cambios
Anlisis de Avance
Unidad 5. Cierre
Objetivo
Cierre del Proyecto
Evaluacin con el Cliente
Evaluacin con el Equipo
Anlisis de Avance
Anlisis Final
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UNIDAD 1
INTRODUCCIN
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Objetivo

Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos.


Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto.
Determinar la dimensin de un proyecto.
Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto.
Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.

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Conceptos Bsicos
Proyecto
Conjunto de Actividades interrelacionadas
para lograr un Objetivo especfico mediante
la utilizacin ptima de los recursos.

Atributos o Caractersticas de un Proyecto


Siempre tiene un Objetivo
Tiene un Marco de Tiempo especfico
Llevado a cabo mediante una serie de Tareas
Interrelacionadas.
Utiliza recursos (Fsicos y Humanos)
Tiene un Cliente
Incluye un grado de Incertidumbre
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Conceptos Bsicos
Finalidad de todo Proyecto

Es aquel que recibe un producto:

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En el tiempo
Al costo
Y con las especificaciones
acordadas en el convenio

Ejercicio 1
En colaboracin con su compaero, realice lo siguiente:
Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compaero
estn participando (en caso de no estar colaborando en ninguno,
enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que se
este desarrollando actualmente en su empresa).
Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descrbalos
brevemente.
De los proyectos, seleccionen el que consideren ms importante y
enlisten al menos 3 problemas que estn experimentando en dicho
proyecto.
Fin del ejercicio.

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Conceptos Bsicos
Qu es administrar un proyecto?
Es algo ms que simplemente dividir las asignaciones de trabajo entre las
personas y confiar en vano que lograrn un resultado deseado.

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Conceptos Bsicos
Administracin de Proyectos
Arte / Ciencia de Dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo
de la vida de un proyecto usando Tcnicas Administrativas para lograr
obtener el Costo, Tiempo y Calidad predeterminada.
Establecer
Establecerun
unplan
plande
delas
lasactividades
actividadesaarealizar.
realizar.
Poner
Poneren
enprctica
prcticaelelplan
plantrazado.
trazado.
Supervisar
Supervisarelelprogreso
progresocontra
contraelelPlan
Plan
Medir
Medirelelprogreso
progresoreal
realen
enforma
formaoportuna
oportunayy
peridicamente.
peridicamente.
Aplicar
Aplicaracciones
accionescorrectivas
correctivassisies
esnecesario.
necesario.
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Conceptos Bsicos
Elementos Fundamentales
CALIDAD

TIEMPO

COSTO

Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn
de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios
de aceptacin acordados con el cliente.

Plazo acordado entre el cliente y la persona u organizacin


encargada de su desarrollo en el cual se debe completar el
alcance del proyecto

Cantidad que esta dispuesta el cliente a pagar por las entregas


aceptables del proyecto.

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Fases en la Administracin de un Proyecto

Esfuerzo
Definicin

Planeacin

Ejecucin y
Control

Cierre

1.- Definicin
2.- Planeacin
3.- Ejecucin y Control
4.-Cierre

Tiempo

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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini
cin

Planeaci
n

Ejecucin y
Control

1. Fase de Definicin

Cierre

Tiempo

Tambien llamada Fase de Viabilidad.


En esta fase de Administracin de Proyectos
se contesta a las preguntas bsicas:
Cul es el propsito del Proyecto?
Cul es su objetivo y alcance?
Quin es su lder?
Qu entregables deben lograrse?
Qu recursos se necesitan?

Esfuerzo y Tiempo Menores


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini
cin

Planeaci
n

Ejecucin y
Control

2. Fase de Planeacin

Cierre

Tiempo

El propsito de esta fase es:


Organizar
tareas
del
proyecto,
asignar
responsables y recursos as como establecer
marcos de tiempo y fechas de entrega logrables
identificando riesgos y acciones necesarias para
lograr el xito.
Qu se necesita hacer?
Quin lo har?
Cunto tiempo necesitar?
Cunto costar?

Esfuerzo y Tiempo Crecientes


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini
cin

Planeaci
n

Ejecucin y
Control

3. Fase de Ejecucin y Control

Cierre

Tiempo

El propsito de esta fase es:


Supervisar el avance
Comparar lo planeado contra lo
programado
Reportar peridicamente
Tomar acciones correctivas en caso
necesario

Esfuerzo y Tiempo Mayores


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini
cin

Planeaci
n

Ejecucin y
Control

4. Fase de Cierre

Cierre

Evaluar el xito del proyecto y nuevos


aprendizajes para proyectos futuros.
Tiempo

E
V
A
L
U
A
R
Esfuerzo y Tiempo Decrecientes
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nivel de satisfaccin
CLIENTE

cumplimiento de
espectativas

Anlisis de situaciones:

EQUIPO

agradables
desagradables

Dimensionamiento de un Proyecto
Clasificacin
TAMAO

HRS. DE
TRABAJO
EMPLEADAS

NO. PERSONAS

TIEMPO PARA
DESARROLLAR
EL PLAN

Micro

80 300

23

1 reunin
30 60 minutos

Pequeo

301 1000

46

23
reuniones
10 25 horas

Mediano

1001 15000

7 12

Varias reuniones
1 4 semanas

+ de 15000

10- 12 en
equipo central +
equipo ampliado

Varias reuniones
1 3 meses

Grande

Nota: Clasificacin coincidente en varios autores


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Establecimiento del Objetivo

Que camino debo tomar ahora?

-Pregunta Alicia

Eso depende de donde quieres ir

-Contesta el gato

No s a donde debo llegar

-Comenta Alicia

Entonces no importa el camino

-Comenta el gato

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Establecimiento del Objetivo


El primer paso en la Administracin de un Proyecto consiste en clarificar el
propsito del proyecto, esto ayudar a centrar el enfoque de los miembros
del equipo adems de definir las tres principales dimensiones dentro de las
cuales se basar el resto del trabajo (Calidad, Tiempo y Costo).

Estructura
(verbo infinitivo + entrega principal)
para el (da / mes / ao) con un costo no
superior a (horas o pesos).

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Establecimiento del Objetivo


Ejemplo Histrico
El hombre llegar a la luna y regresar a
finales de esta dcada con un costo no
superior a los 22 mil millones de dolares

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Establecimiento del Objetivo


Quin y Cundo?

John F. Kenedy
Ao: 1961
Fecha de la llegada del hombre a la luna:
22 de julio de 1969
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Establecimiento del Objetivo


Punto Clave

Es el nmero ptimo de palabras que la mente humana puede:

PROCESAR
ANALIZAR
Y
RETENER
Con un mnimo esfuerzo

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Establecimiento del Objetivo


Ejemplos:
Certificar a la empresa en el Sistema Ambiental ISO 14001 para
Diciembre de 2005 con una inversin no mayor de $50,000 USD.

Poner en servicio la nueva lnea de produccin de empaque para el 20


de noviembre del 2001 con un costo no mayor de $250,000.00 pesos

Instalar el nuevo sistema Contra Incendio en Planta Montaje para el 31 de


diciembre del 2003 con un costo no superior a 2 millones de pesos.

Construr una casa habitacin para el 30 de diciembre del 2001 con un


costo no superior a los $175,000.00

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Establecimiento del Objetivo


Contraejemplos:
Reducir las No-conformidades en Auditora.
Optimizar en un 50% el consumo de material a granel
con un costo no superior a los $200, 000.00.
Reducir los tiempos de ciclo.
Desarrollar el programa de capacitacin ambiental para
el 30 de abril del 2003 sin costo adicional
Implementar el nuevo sistema anti-derrames para fin de ao.

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Ejercicio 2
Junto con su compaero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada
realicen lo siguiente:
Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos.
Calcule la dimensin de los mismos.
En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregntese:
Estn los objetivos en trminos de Calidad, Tiempo y Costo?.
Estn en menos de 25 palabras?
En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos.
Fin del Ejercicio.
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Anexo 1
Lista de Proyectos
Yo
No.

Proyecto

Objetivo

Problemas

Fase

Dimensin

Objetivo Revisado

Objetivo

Problemas

Fase

Dimensin

Objetivo Revisado

Mi Compaero
No.

Proyecto

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Formato de Trabajo para Ejercicios 1 y 2

Personas Relacionadas con el Proyecto


Afecta

Participa

Catalizador

Union

Sinergia
Necesario Identificar:
Actitudes
Comportamientos
Pensamientos
Roles
Responsabilidades

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Personas Relacionadas con el Proyecto


Lder de Proyecto
COMUNICADOR

Fuente de informacin.
Facilidad de palabra.
Orientado a la accin.

ORGANIZADOR

Formador de equipos.
Negociador.
Optimiza recursos.

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PLANIFICADOR

Vision a corto, mediano y largo plazo.


Alineacin del proyecto a las metas de la
compaa.
Mantiene enfoque del equipo en objetivos.

CATALIZADOR

Dedicado a la calidad y a los clientes.


Ajuste en el plan para cumplir con los objetivos
pactados.
Activo, optimista y de rpida respuesta a los
problemas.

Personas Relacionadas con el Proyecto


Miembro del Equipo
COMUNICADOR

ESPECIALISTA

Representante de su organizacin.
Conocimientos
y
habilidades
especiales requeridos por el equipo.

EJECUTOR

Revisar las tareas asignadas.


Ajustan el alcance, costo
programa.
Completar tareas.

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Informar en todo momento al gerente


funcional y lider del proyecto.
Comunica un problema y sugiere
alternativas de solucin.

REPRESENTANTE (DEL CLIENTE


/ PROVEEDOR.)

Representan el punto de vista


correspondiente.
Pueden tomar responsabilidad o
contribuir

Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 1
Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos.
Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto.
Determinar la dimensin de un proyecto.
Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto.
Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.

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UNIDAD 2
DEFINICIN
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto


Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y
claro de la Portada de Proyecto estableciendo:

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Nombre
Lder
Equipo de Proyecto
Introduccin
Objetivo
Alcance

Definicin del Proyecto


Primera fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada a establecer y/o
clarificar:
El Nombre del Proyecto
El Objetivo del Proyecto
El equipo y lder encargados del Proyecto
El alcance que tendr el Proyecto
Esta fase es clave para la orientacin adecuada de los esfuerzos y recursos
sobre un camino nico para llegar a la meta establecida.

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Portada de Proyecto
Formato estndar que plasma las generalidades del proyecto.
Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto.
Es

uno

de

los

documentos

ms

importantes

(herramienta)

Administracin de Proyectos porque:


Explica el proyecto por s mismo.

Mantiene la orientacin del equipo hacia el mismo objetivo.

Ayuda a la negociacin cliente-equipo de proyecto.

Vende
Vende el
el proyecto
proyecto
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en

la

Portada de Proyecto
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:

Curso de Administracin de Proyectos


Portada de Proyecto
Lder del Proyecto:

Introduccin:

Objetivo del Proyecto:

Alcance:

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Equipo de Proyecto:

Pgina ___ de ____

Portada de Proyecto
Fecha:
Colocar la fecha de la ltima modificacin de
la Portada.
Se sugiere colocar Revisin y Fecha de la
primera elaboracin.

Pgina ____ de ____:


Nmero y Cantidad de Pginas que componen
la Portada de Proyecto.
Se sugiere que no sea mayor a 2.

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Portada de Proyecto
Nombre del Proyecto:
Enunciado representativo del Proyecto
Identificador

dentro

de

la

misma

empresa

respecto de otros proyectos.


No debe ser una transcripcin del objetivo.

Equipo de Proyecto:

Lder del Proyecto:


Nombre

completo

del

Lder

del

proyecto.
Se sugiere anexar datos generales
(rea, telfono, e-mail, etc.)

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Nombre completo de los Miembros del


Equipo.
En caso de ser un numero elevado de
integrantes
colocar
al
core
team
nicamente.

Portada de Proyecto

Introduccin:
Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto.
Especie de justificacin que sustente el objetivo.
Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e inters siempre
relacionadas con los beneficios que se obtendrn al conclur el proyecto.

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Portada de Proyecto

Objetivo:
Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura:
(verbo infinitivo + entrega principal)
para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).

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Portada de Proyecto
Alcance:
Trabajo que se tiene que realizar para que las
entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con
los requisitos o los criterios de aceptacin
acordados con el cliente.

Se sugiere dividir el alcance en tres partes:


ENTREGAS (Sustantivos)
Dadas durante y al final del
proyecto.
Tangibles, verificables
Principales (componentes,
funciones, procesos).
Auxiliares (manuales,
cursos, procedimientos,
dibujos)

MEDIDAS (numeros, porcentajes)


Normas, calificadores.
Aplicadas a una entrega o al
resultado general del proyecto.
Miden el desempeo (calidad)
no el costo o el tiempo del
proyecto.
Criterios cuantificables para la
aceptacin.

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EXCLUSIONES
Elementos que no se
entregarn.
Transferibles a un
proyecto posterior

Portada de Proyecto
25/05/03
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:

Proyeto Sierra. Optimizacin de


la programacin del taller.

Curso de Administracin de Proyectos


Portada de Proyecto
Lder del Proyecto:

Ricardo Rodrguez Rojas

Logstica / 2341 / rojasr@asrf.com

1 de ____
2
Pgina ___

Equipo de Proyecto:
Francisco Fernndez Franco Calidad / 7334 / franf@asrf.com
Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / alvara@asrf.com
Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / cazoc@asrf.com

Introduccin:

Debido a la creciente demanda en el servicio de reparacin de los componentes de maquinaria pesada que
Astilleros de Mxico y su red de sucursales han presentado en los ltimos meses, el taller mecnico El Titanic
ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programacin carente de flexibilidad;
originando el aumento en la mala distribucin de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de
ejecucin y calidad; adems de haber perdido varias rdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.
Objetivo del Proyecto:

Desarrollar y entregar un software para la programacin de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo
no superior a 2000 horas.
Alcance:

ENTREGAS

Programacin diaria, semanal, mensual y trimestral.


Programacin espontnea del trabajo.
Capacidad de reprogramacin.
Documentacin de apoyo.
Curso de capacitacin (gua del instructor, cuaderno del estudiante, acetatos).
Gua de referencia del usuario.
Procedimientos operativos

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Portada de Proyecto
25/05/03
Fecha:_____________________

Curso de Administracin de Proyectos


Portada de Proyecto

Alcance:

MEDIDAS

EXCLUSIONES

Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos.


Tiempo de ejecucin de la produccin por lotes de no mas de 1
hora.
Costos de produccin de no ms de 10,000 pesos por mes.
El curso de formacin de cuatro horas se debe poder impartir en
segmentos de una hora.

No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX.


Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.

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2 de ____
2
Pgina ___

Portada de Proyecto
Alcance (Contraejemplos)
ENTREGAS
Optimizar la Programacin
Conseguir informacin de proveedores de softwares.
Coordinar la implementacin del Sistema
MEDIDAS
Tiempo de ciclo reducido.
Proyecto realizado en tiempo y dentro del presupuesto.
EXCLUSIONES
El equipo de proyecto no incluye a nadie de produccin
debido a su falta de tiempo o inters.
El proyecto podra detenerse debido a la disponibilidad de
los programadores.

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Ejercicio 3

Seleccione un proyecto. Establezca el nombre. Puede ser un proyecto de la


compaa ya iniciado o a punto de empezar. En caso de que sea ficticio
seleccione uno en el que la mayora de los integrantes tenga informacin
(suficiente o el mismo nivel).

Seleccione un Lder del proyecto. El verdadero si est en el grupo. Enliste


tambin los miembros del equipo.

Desarrolle introduccin, objetivo y alcance. La definicion mnima del alcance


comprende 8 entregas, 6 medidas, 1 exclusin.

Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que


aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5
minutos, documentelo y contine.

Fin del Ejercicio

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Anexo 2
Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:

Pgina ___ de ____

Portada de Proyecto
Lder del Proyecto:

Equipo de Proyecto:

Introduccin:

Objetivo del Proyecto:

Alcance:

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Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Anexo 2
Fecha:_____________________

Portada de Proyecto

Alcance:

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Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Pgina ___ de ____

Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 2
Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto
Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y
claro de la Portada de Proyecto estableciendo:
-

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Nombre
Lder
Equipo de Proyecto
Introduccin
Objetivo
Alcance

UNIDAD 3
PLANEACIN
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del


Proyecto
Definir las actividades especficas necesarias para el
desarrollo del proyecto.
Asignar responsables a cada una de ellas.
Pronosticar los recursos a utilizar
Determinar el orden en que se llevarn a cabo.
Identificar la ruta crtica del proyecto

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Planeacin del Proyecto


Segunda fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada:
Organizar tareas
Definir responsables
Contabilizar Recursos necesarios
Establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables
Identificar riesgos y acciones necesarias para lograr el xito.
Contestanto las siguientes preguntas:
Qu se necesita hacer?
Quin lo har?
Cunto tiempo necesitar?
Cunto costar?

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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Despus de definir la Portada de Proyecto se procede a dividir el trabajo a
realizar en partes o paquetes de trabajo con la finalidad de identificar con mayor
facilidad las actividades necesarias para ir cumpliendo con el Alcance.
Esta accin se le conoce como divisin de paquetes de trabajo (Work
Breakdown Structure) o EDT.

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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Arbl jerrquico que divide el trabajo en piezas o partidas manejables.
Determina que elementos o actividades de trabajo son necesarias para lograr el
objetivo.
Esto es: hacer una relacin de todas las actividades contestando:

qu se har?
Para proyectos pequeos

Lluvia de Ideas

Para proyectos grandes

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E.D.T.

Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Nivel 1:
Proyecto

Colocar el Nombre del Proyecto

Nivel 2:

Bloques
principales
de
actividad

Nivel 3:
Tareas

Nivel 4:

En la mayora de los casos se


puede utilizar las entregas para
este nivel.
No se pongan nombres de
departamentos o personas.
Para la construccin, las fases
son una posibilidad.
Cuando haya pocas entregas se
toma la ms grande y se define
el siguiente nivel. Estas se
convertirn en entregas (la
entrega original era demasiado
grande).
Cuanto mas horizontal mejor.

Subtareas

Nivel 5:

Paquetes de
trabajo
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Colocar verbo + sustantivo

Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Puntos Clave
No existe una estructura nica para dividir un proyecto, depende del tipo de
proyecto, el entorno, la empresa, el equipo de proyecto, etc.
Criterios para decidir cuanto detalle o niveles:
El nivel al cual a una persona u organizacin se le puede asignar la
responsabilidad de realizar el paquete de trabajo.
El nivel al cual la persona responsable del control de proyecto desea manejar el
presupuesto,supervisar y recopilar informacin de costos durante el proyecto,
tiempos, etc.

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Ejercicio 4

Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su rea de anlisis.

Ponga el nombre del proyecto en la primera nota adhesiva en el nivel 1.

La transferencia de las entregas del alcance sern una parte del nivel 2.
Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el
trabajo de proyecto se puede desempear entre los bloques de este nivel que
tiene hasta este momento.

Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las
tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin
hablar entre s. Para cada bloque identifique de 3 a 15 tareas.

Cuando todos los bloques tengan tareas subyacentes, revselas. La persona


que creo las tareas las leer. El resto del equipo ayudar identificando las
tareas que faltan, asegurndose de que se utiliza verbo + sustantivo,
aclarando palabras, etc.

Fin del ejercicio

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Matriz de Asignacin de Responsabilidades


La Matriz de Asignacin de Responsabilidades identifica quin(es) ser(n) el(los)
encargado(s) de terminar cada elemento de la Estructura de la Divisin del Trabajo.
Tambin es utilizada para identificar:

Responsable: Es la persona que esta a cargo de la


actividad en cuestin y har todo lo posible (y
hasta lo imposible) para llevarla a cabo y
terminarla dentro de las restricciones de Calidad,
Tiempo y Costo.
Participa: Es la persona que contribuye/colabora
junto con el responsable y los dems participantes
para llevar a cabo la actividad y terminarla dentro
de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.
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INICIO
1 Recibir Contrato
2 Recibir orden de Proceder
3

Mantener reunn Inicial

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto


B

DISEO DEL SISTEMA


5 Terminar Fase I Ingeniera
6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa

Terminar Fase II Ingeniera

Preparar y Aprobar Documentacin


MATERIALES

9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

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TBD 25/06/03
Ingeniera

TBD 25/06/03
Taller

TBD 25/06/03
Produccin

Esteban Enrquez Estevez


Abastecimientos

Ines Iiguez Iturbide


Ventas

Benito Baez Blanco


Finanzas

Karina Kuri Kamazaki


Proveedores

Jose Jmenez Jaramillo


Proveedores

Carlos Cazo Contreras


Produccin

David Domnguez Duran


Produccin

Ana Alvarado Aguilar


Mantenimiento

Gustavo Garca Guerra


Ingeniera

Hctor Herrera Hernndez


Ingeniera

Francisco Fdez. Franco


Calidad

ACTIVIDADES

Ricardo Rodrguez Rojas


Lder de Proyecto

MATRIZ DE ASIGNACION DE
RESPONSABILIDADES

RESPONSABLES

Matriz de Asignacin de Responsabilidades

Matriz de Asignacin de Responsabilidades


Consejos
Para
Paracolocar
colocarun
unsmbolo
smbolo
es
esindispensable
indispensable
que
quecontribuya
contribuya
activamente
activamenteyyeste
estede
de
acuerdo.
acuerdo.

En
Enlnea
lneahorizontal
horizontalno
no
puede
puedehaber
haberdos
dos

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60

Cuando
Cuandono
nohaya
hayaun
un
miembro
miembrodel
delequipo
equipo
definido
definidose
sepone
pone(TBD)
(TBD)
yyse
especifica
la
fecha
se especifica la fecha
ltima
ltimapara
paraser
serdefinido.
definido.

Cuando
Cuandohay
hayuna
una
persona
personaque
quesolo
solotiene
tiene
una
tarea
asignada,
una tarea asignada,lolo
mejor
mejores
esque
quese
sepase
paselala
tarea
tareaalalgerente
gerentedel
del
proyecto.
proyecto.

Matriz de Planeacin de Recursos


Basada en las opiniones de los responsables asignados en la Matriz de Asignacin
de Responsabilidades, la Matriz de Planeacin de Recursos se elabora para
pronosticar, de acuerdo a su consumo, los recursos necesarios para llevar a cabo
el proyecto. Identifica entre otros:
RECURSOS HUMANOS
Conocimiento tcnico y aptitudes
requeridos
Horas (das) hombre requeridas
en promedio.
Costo estimado de recursos
involucrados.
INSTALACIONES
Tipos de edificios o reas de
trabajo necesarios.
Espacio y horas o das requeridos
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EQUIPO
Tipos de equipo
Horas o das de utilizacin
Costo estimado del equipo
involucrado
MATERIALES / SUMINISTROS
Cantidades de cada uno
Costo estimado
REQUERIMIENTOS ESPECIALES
Cantidades de cada uno
Costo estimado

MATRIZ DE PLANEACION DE
RECURSOS
ACTIVIDADES

TIPO DE
RECURSO

Matriz de Planeacin de Recursos

1 Recibir Contrato

2 das

2 Recibir orden de Proceder

2 das

3 das

3 Meseros $ 300

1 da

1Capturista $ 500

Mantener reunn Inicial

Hotel INN

$2,500

Renta Equipo
$1,500
Audiovusual
Papelera

$1,000

$4.300
$1,500

DISEO DEL SISTEMA


5 Terminar Fase I Ingeniera

3 das 2 Pasantes $6,000

Lab. Informatica
$6,000
Mvil

$12,000

6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa

1 da

Satelite/Telefono $3,500

$3,500

Terminar Fase II Ingeniera

2 das 2 Pasantes $6,000

Preparar y Aprobar Documentacin

2 das 1Capturista $ 500

Lab. Pruebas
Houston

$9,500

Consumilbes
$6,700
Prototipo

$22,200

Papelera

$3,000

$3,500

Consumibles
e Instalacin

$9,000

$9,000

MATERIALES
9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

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TOTALES

INICIO

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto

EQUIPOS E
TIEMPO HUMANOS COSTO
COSTO MATERIALES COSTO
INSTALACIONES
MEDIO
(M)

3 das

Ejercicio 5

Identifique con letras los Bloques Principales de Actividad (Nivel 2 de la


EDT) y numere progresivamente todas las Tareas (Nivel 3 de la EDT),
Subtareas (Nivel 4 de la EDT) y Paquetes de Trabajo (Nivel 5 de la EDT).

Transfiera la informacin de la EDT a la Matriz de Asignacin de


Responsabilidades y Matriz de Asignacin de Recursos en las columnas
correspondientes (Formato Anexo 3)

Identifique las organizaciones y miembros del equipo.

En conjunto con todo el equipo asigne responsables, participantes y


recursos a utilizar.

Fin del ejercicio

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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES Y
PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

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Formato de Trabajo para Ejercicio 5

Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES Y
PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

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Formato de Trabajo para Ejercicio 5

Orden de las Actividades


Existen 2 procedimientos para conocer el orden de las actividades

Por antecedentes

Por secuencias

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Orden de las Actividades


Matriz de Antecedentes
Hacer lista general de actividades.
Preguntar: qu actividad(es) debe(n)
quedar terminada(s) para ejecutar cada
una de las que aparecen en la lista?.
Cules actividades se pueden hacer
concurrentemente con esta?
Cuidar que todas y cada una de las
actividades

tengan

al

menos

un

antecedente.
En las actividades iniciales la actividad
antecedente sera cero.
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Columna en donde el programador hace


las indicaciones que le ayuden a aclarar
situaciones
de
precedencias
y
presentacin de la red.

Orden de las Actividades


Matriz de Secuencias
Hacer lista general de actividades.
La actividad cero indica solamente el
punto de partida.
Preguntar:

qu

actividades

se

pueden iniciar hasta que se termine


esta?
Qu actividades se tienen que
hacer concurrentemente con esta?.
Columna en donde el programador hace
las indicaciones que le ayuden a aclarar
situaciones de secuencias y presentacin
de la red.
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Orden de las Actividades


Matriz de Secuencias

Columna de antecedente pasa en orden


nmerico como actividad

Columna de actividad pasa a la derecha


como secuencias.

Matriz de antecedentes
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Matriz de secuencias

Orden de las Actividades


Matriz de Tiempos

Tiempo
Optimo (o):
Tiempo Optimo (o):
Tiempo
Tiempomnimo
mnimo
disponible
disponiblesin
sinimportar
importar
elelcosto
o
cuanta
costo o cuantade
de
los
losrecursos
recursoshumanos
humanos
oomateriales
materialesque
quese
se
requierean.
requierean.

Punto a recordar:
La unidad de tiempo
puede ser minutos,
horas, das, semanas,
meses o aos; con la
condicin de que se
tenga
la
misma
medida para todo el
proyecto.

Tiempo
TiempoMedio
Medio(M):
(M):
Tiempo
normal
Tiempo normal
necesario
necesariopara
paralala
ejecucin
ejecucinde
delala
actividad,
basado
actividad, basadoen
enlala
experiencia
experienciapersonal
personal
del
informante.
del informante.

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Tiempo
TiempoEstndar
Estndar(t):
(t):
Con
Conlos
losdatos
datosanteriores
anterioresse
se
calcula
el
tiempo
estandar
(el
calcula el tiempo estandar (el
cual
cualrecibe
recibelalainfluencia
influenciadel
del
psimo
psimoyydel
delptimo
ptimoaalalavez)
vez)

t=

oo++4M
4M++pp
66

Tiempo
TiempoPsimo
Psimo(p):
(p):
Tiempo
Tiempoexcepcionalmente
excepcionalmentegrande
grande
debido
a
imprevistos.
Debe
debido a imprevistos. Debe
contarse
contarsesolamente
solamenteeleltiempo
tiempoen
enelel
que
quese
seponga
pongaremedio
remedioalalproblema,
problema,
no
el
tiempo
ocioso
no el tiempo ocioso

Orden de las Actividades


Matriz de Informacin
Resumen de los datos obtenidos de las matrices de secuencias y tiempos.
Matriz utilizada para construr la red.
Matriz de Secuencias

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Matriz de Tiempos

Ejercicio 6

De acuerdo a la numeracin que le asign a las tareas (Nivel 3 de la EDT)


realice:
Matriz de Antecedentes (Formato Anexo 4)
Matriz de Secuencias (Formato Anexo 5)
Matriz de Tiempos (Formato Anexo 6)
Matriz de Informacin (Formato Anexo 7)

Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida


que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante
3-5 minutos, documentelo y contine.

Fin del Ejercicio

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Anexo 4
Matriz de Antecedentes

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 5
Matriz de Secuencias

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 6
Matriz de Tiempos

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 7
Matriz de Informacin

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Diagrama de Red
El plan es un mapa que muestra cmo ir desde donde uno se encuentra en la
actualidad hasta donde se quiere estar.
La esencia de la planeacin es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un
proyecto con el fin de estudiar cmo se puede hacer mejor.

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Diagrama de Red
Definicin
Grfico que define la secuencia de actividades y la interrelacin entre stas
para el logro de un objetivo

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10

15

Diagrama de Red
Construccin de la Red
Se debe evitar:
actividad
liga
Continuacin o
Tiempo de espera

Varias actividades
pueden terminar
o partir en un mismo
evento

Iniciar una actividad en la parte intermedia


de otra actividad.

Incorrecto
Correcto
Dejar eventos sueltos.Todos los eventos
deben relacionarse con un evento incial o
con un evento final

Incorrecto
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Correcto

Diagrama de Red
Representacin de Situaciones
1. La actividad B no puede ser iniciada
sin haber terminado la actividad A.
A

ACTIVIDADES SECUENCIALES

2. La actividad A se puede hacer


simultaneamente con la actividad B y
ambas deben terminarse para hacer la
actividad C.
A

B
ACTIVIDADES SIMULTANEAS

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3. Terminada la actividad A pueden ser


efectuadas simultaneamente las actividades
B y C.
ACTIVIDADES SIMULTANEAS

A
C
4. Terminada la actividad A no puede inciar
la actividad C sin antes haber terminado
la actividad B
ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )

A
B

Diagrama de Red
Representacin de Situaciones
5. Una actividad A tiene escasa duracin la cual es despreciable y no justifica que
se considere una unidad de tiempo.
Ejemplo: La unidad con la cual se trabaja es una semana y la actividad A tiene
una duracin de 1 2 horas.
ACTIVIDAD CON TIEMPO CERO

B
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81

Diagrama de Red
Ejemplo de Construccin de la Red
Suponga que hecho el anlisis de las actividades para la realizacin del
proyecto Sierra y, aplicadas las herramientas previas para la definicin de la
secuencia(Matriz de antecedentes y Matriz de secuencias ); se lleg a la
siguiente Matriz de informacin.
1.

Construya la red de vencimientos sucesivos.

2.

Determine la duracin del proyecto.

Nota. Se consideraron solamente las primeras 9 tareas (como si


fuera la totalidad del proyecto)con la finalidad de tratar a
manera de ejemplo prctico la construccin de la Red y
Cronograma.

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Diagrama de Red

Duracin del Proyecto:


13 Unidades

83

10 11 12

9
2

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13

14

15

Ruta Crtica
Definicin
Serie de actividades que define la duracin del proyecto.
Es la secuencia de actividades que sin interrupcin inician con el proyecto
y terminan cuando este concluye.
De tal forma que cualquier retraso de alguna
retraso en todo el proyecto.

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de ellas; provocara un

Ruta Crtica

La
secuencia
de
las
La
secuencia
de
las
actividades
3,
6,
8,
y
actividades 3, 6, 8, y 77
definen
definen lala duracin
duracin del
del
proyecto:
proyecto: Con
Con un
un tiempo
tiempo
total
totalde
de13
13unidades.
unidades.
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85

10 11 12

9
2

13

14

15

Ejercicio 7

Estructure el Diagrama de Red del Proyecto basado en la Matriz de


Informacin que realiz en el Ejercicio Anterior.

Identifique la Ruta Crtica.

Determine la Duracin del Proyecto

Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida


que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante
3-5 minutos, documentelo y contine.

Fin del Ejercicio

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Anexo 8

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Formato de Trabajo para Ejercicio 7

Anexo 8

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88

Formato de Trabajo para Ejercicio 7

Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 3
Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del
Proyecto.
Definir las actividades especficas necesarias para el
desarrollo del proyecto.
Asignar responsables a cada una de ellas.
Pronosticar los recursos a utilizar.
Determinar el orden en que se llevarn a cabo.
Identificar la ruta crtica del proyecto.
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89

UNIDAD 4
EJECUCIN Y CONTROL
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90

Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del


Proyecto.
Identificar el uso del Cronograma como herramienta de
Planeacin / Control.
Definir el contenido de los informes relacionados con el
avance.
Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.

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Ejecucin y Control del Proyecto


Tercera fase en el Ciclo de Vida de un proyecto enfocada a:
Supervisar el avance
Comparar lo planeado contra lo programado
Reportar peridicamente
Tomar acciones correctivas en caso necesario
La clave para un control efectivo del proyecto es medir el progreso real y
compararlo con el planeado sobre una base peridica y oportuna; y llevar a cabo la
accin correctiva de inmediato en caso necesario.

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Cronograma
Concepto
Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el
mapa que los participantes convierten en accin. Inicia el trabajo e indica el punto
final de cada tarea.
Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el
cronograma.
Contiene una lgica que puede ser trazable en cualquier momento.
Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas
demoradas.

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Cronograma
El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el
proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan
instantneas del mismo.
Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial
para mantener la atencin, responder a los problemas y hacer que el proyecto
avance.

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Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

13
9

PROYECTO SIERRA
A

INICIO

1 Recibir Contrato

R. Rodrguez

2 Recibir orden de Proceder

I. Iiguez

3 Mantener reunn Inicial

R. Rodrguez

4 Preparar y Publicar el Manual del


Proyecto

H. Herrera

G. Garca

8,9

E. Enrquez

7 Terminar Fase II Ingeniera

----

H. Herrera

8 Prep. y Aprobar Documentacin

F. Fernndez

6 Mantener Conferencia Sobre


Prov, Previa

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3
4

5
6
7
8

MATERIALES

9 Ident. Y Acelerar Mats. Escasos

DISEO DEL SISTEMA

5 Terminar Fase I Ingeniera

----

E, Enrquez

Ejercicio 8

Estructure el Cronograma del Proyecto basado en la Matriz de Asignacin


de Responsabilidades y la Matriz de Informacin realizadas en los
Ejercicios Anteriores.

Defina su codificacin

Incluya el Nombre del Proyecto (Nivel 1 de la EDT) y los Bloques de


Actividad (Nivel 2 de la EDT)

Identifique la Ruta Crtica

Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida


que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante
3-5 minutos, documentelo y contine.

Fin del Ejercicio

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Anexo 9

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97

Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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98

Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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99

Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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100

Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Control de Avance
Consiste en recopilar peridicamente informacin sobre el desempeo del
proyecto comparando el progreso real con el planeado.
Calculo de
Porcentaje de Avance
y
Recursos Utilizados

Planeado y Presupuestado

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101

Control de Avance
Es importante considerar que:

Las actividades que definen la ruta crtica de un proyecto


son aquellas sobre las cuales se deber tener un mayor
control sobre su avance.

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102

Presentacin de Informes
El Periodo de presentacin de informes depende de la complejidad o duracin
global del proyecto
Para proyectos con duracin de:
5 aos el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 mes
Para proyectos con duracin de:
1 mes el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 da
En general........
mientras ms corto sea el periodo de tiempo que
transcurre entre informes, mayor ser el control del
proyecto
Se aconseja reducir el periodo, durante la duracin de
una accin correctiva

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103

Presentacin de Informes
Contenido del Informe de Avances
LOGROS

Lo alcanzado y no
alcanzado

ALCANCE

Planeado vs.
Realizado

PROBLEMAS

Resultado de
Acciones correctivas
Acciones correctivas
Planeadas

LOGROS

Que se planean
alcanzar

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Control de Cambios
Origen de Cambios en el Proyecto:
Cliente.
Equipo.
Suceso imprevisto.
Todo cambio significativo generar una modificacin al plan,...... en
trminos de

Calidad, Tiempo y Costo


Mientras ms tarde se generan los cambios, mayor es su efecto sobre el logro del
objetivo del proyecto

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Control de Cambios
Procedimiento
1.

Analizar el programa para determinar que reas necesitan accin correctiva.

2.

Decidir que acciones correctivas especficas se deben llevar a cabo.

3.

Revisar el plan para incorporar la (s) accion (es) correctivas seleccionadas.

4.

Dar seguimiento a la (s) accion (es) correctivas aplicada (s).

5.

Actualizar el programa ante posibles alteraciones al mismo.

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Anlisis de Avance
Objetivo Unidad 4
Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del
Proyecto.
Identificar el uso del Cronograma como herramienta de
Planeacin / Control.
Definir el contenido de los informes relacionados con el
avance.
Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.

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UNIDAD 5
CIERRE
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto

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Cierre del Proyecto


Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.

E
V
A
L
U
A
R

nivel de satisfaccin
CLIENTE

Anlisis de situaciones:

EQUIPO

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cumplimiento de
expectativas

agradables
desagradables

Evaluacin con el Cliente


Como parte fundamental del xito del proyecto es importante sostener una reunin
con el(los) cliente(s) con la finalidad de determinar:

Si el proyecto cubri las espectativas que ste tena.

Su nivel de satisfaccin respecto a los resultados.

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Evaluacin con el Equipo


Inicia cuando se completa la realizacin del proyecto y el cliente acepta el resultado.
Es el momento de hacer una evaluacin:
Del objetivo del proyecto.
De la situacin financiera.
Del desempeo del equipo humano.
Con la finalidad de obtener informacin respecto al desempeo general para:
Repetir situaciones agradables.
Eliminar situaciones desagradables.
en proyectos futuros.
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Evaluacin con el Equipo


Respecto al objetivo del proyecto
Verificar que:
Las partidas de trabajo acordadas con el
cliente han sido cubiertas y entregadas.
La informacin relevante sea conservada
adecuadamente.

Respecto al desempeo del proyecto.


Realizar reuniones de evaluacin con los
miembros del equipo que particip en el
proyecto:
En forma individual
Con el grupo completo
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Respecto a la situacin financiera


Verificar que:
El pago del costo del proyecto ha
sido cubierto.
Hayan sido cubiertos los pagos a
la gente ( interna y externa ), que
particip en el proyecto.
Preparar un anlisis financiero para
comparar los costos reales con el
presupuesto del proyecto.

Anlisis de Avance

Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto

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Anlisis Final

Proporcionar a los participantes los


conocimientos y habilidades necesarias para
Planear, Coordinar y Controlar cualquier
Proyecto que tengan bajo su cargo.

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FIN DEL CURSO


GRACIAS
FERNANDO FERNNDEZ MOLINA
fernanf3@vw.com.mx
(222) 2 30 64 24
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