UNIDAD IV: ADMINISTRACION DE ALMACENES

4.1. Funciones de Almacn

Recepcin e identificacin de los productos. Consiste en dar
entrada a los materiales enviados por los proveedores despus de
haber cotejado la mercanca con la informacin que figura en la nota
de recepcin, albarn o nota de entrega. Se debe comprobar tanto la
cantidad como la calidad de los productos que entran para
asegurarse que se ajustan a lo solicitado.
Almacenamiento. Ubicacin de la mercanca en la zona ms idnea,
con el fin de poder acceder a ella y localizarla fcilmente. Para estas
tareas se emplean los medios ms adecuados de transporte interno
(cintas transportadoras, carretillas, etc).
Conservacin y mantenimiento. Consiste en conservar la
mercanca en perfecto estado desde su entrada en almacn hasta su
salida. Para ello se deber aplicar la normativa vigente en lo que se
refiere a seguridad e higiene.
Preparacin de pedidos y expedicin. Se distinguen dos tareas
fundamentalmente:
Seleccin de la mercanca y del embalaje, procurando se corresponda
con las condiciones exigidas por el cliente.
Eleccin del transporte, que se hace en funcin de la mercanca
que se debe transportar y los lugares de origen y destino.
Organizacin y control de las existencias. Consiste en
determinar el nivel de stock de los productos almacenados y
establecer para cada uno la frecuencia de pedido y la cantidad que se
solicita con el fin de que se genere el menor coste de
almacenamiento. Esta es una de las tareas ms importantes. En
primer lugar porque el almacenaje representa ms del 30% del coste
total de la mercanca, y en segundo lugar, porque en las empresas
tradicionales, las operaciones de almacenamiento consumen ms del
90% del tiempo dedicado al producto que se fabrica o comercializa.
4.2. Localizacin- distribucin de almacenes
Las consideraciones siguientes, de aplicacin general, son ms importantes
en un almacn que en cualquier otro lugar:
1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones ms adversas.
2. Los almacenes requieren ser seguros, esto es, no permitir la entrada de
otro personal que no sea el del almacn.
3. La impermeabilizacin debe ser particularmente buena en un rea de
produccin un techo con goteras se detecta de inmediato, mientras que en
un almacn la gotera puede estar en una zona oculta que puede causar
dao considerable antes de que sea descubierta.
4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas
pueden estar compartidos con otros departamentos.
5. La estantera en los almacenes evitar el movimiento normal de aire con
lo que la distribucin de la temperatura se puede afectar seriamente.
6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir
la circulacin de las vagonetas y los montacargas con elevador vertical y
tambin permitir que los artculos sean retirados de los compartimientos y

estantes, pero en general no es necesario que sean tan anchos como los
pasillos del rea de produccin.
7. Los artculos de uso frecuente tienen que estar lo ms cerca de las
ventanillas de distribucin.
8. Los artculos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como
sea posible, si bien el empleo de malacates motorizados puede permitir que
los artculos pesados se almacenen hasta alturas de 20 pies y ms.
9. Los anaqueles y compartimientos no debern ser tan profundos teniendo
as un acceso fcil a la parte posterior.
10. Hay que proporcionar un rea de recepcin donde los artculos se
puedan separar y desempacar antes que distribuir.
11. Es til un rea de ensamble donde todos los componentes de un trabajo
particular se ensamblen previamente a su distribucin.
12. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se
protegern de las corrientes de aire.
13. Es esencial un sistema de localizacin que haga posible conocer la
posicin de cualquier artculo que cambie frecuentemente de lugar. Un
sistema sencillo es dar una letra de referencia a cada lnea de
compartimientos y numerar stos en forma consecutiva a partir de uno de
los extremos. Esta referencia habr de estar en la tarjeta de registro de
existencias pero adems hay que proporcionar a los almacenes un ndice de
localizacin.
14. El almacenamiento es esencialmente un problema volumtrico, esto es,
depende tanto de la altura como del rea del piso. La altura til puede
incrementarse empleando algunos de los modernos montacargas con el
elevador vertical junto con cestas especiales.
Diferencias de un Almacn vs Centro de distribucin
Almacenes gestiona y manipulacin de inventarios mientras el centro
gestiona el flujo de materiales.
El ciclo de pedido de almacenes es de meses, semanas mientras que
de los centros das, horas.
Las actividades de valor aadido
en almacenes son puntuales
mientras que en los centros son parte intrnseca del proceso.
DISEO DE UN ALMACN
Nmero de plantas
Planta del almacn
Instalaciones principales
Materiales
PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIN DE ALMACENES
Artculos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fcil
acceso.
Los artculos pesados deben estar ubicados de tal manera que
minimicen el trabajo de manipulacin en el almacn.
Los espacios en alto deben usarse para artculos ligeros y protegidos.
Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al
almacn general.
ETAPAS DE LA DISTRIBUCIN FSICA DEL ALMACN
1. Determinar la ubicacin de las existencias y establecer el sistema de
almacenamiento.
2. Establecer el sistema de manejo de materiales

3. Mantener un sistema de control de inventarios

4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.
5. Seleccionar el medio de transporte.
4.3. Seleccin de mobiliario y equipo de almacenes
Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y
la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento
mediante el uso de un equipo adecuado.
Funcin de Recepcin: La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la
compaa o de un transportador comn, es la misma.

Proceso:
Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est
en orden y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se
recibi el nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad
por el envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo,
martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier
reclamo resultante sobre envos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa
tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de
introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la
inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas
condiciones se le debe rechazar.
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza,
aprovechamiento, origen, condiciones fsicas y situacin legal:
Por su Naturaleza:
a.
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como
implementos o medios para el desarrollo de las actividades que se realizan
en el Instituto, que tienen una vida til prolongada y que puedan
inventariarse y resguardarse individualmente, por lo que deben ser
incorporados al patrimonio del Instituto.
b. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el
desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un
desgaste parcial, total que tienen un periodo de vida corto y que adems
no pueden ser inventariados en forma individual.
Por su aprovechamiento:
*Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de
las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no
requieren de algn dispositivo para su operacin.
*Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de
las actividades y que requieren de dispositivos para su operacin
(computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir,
calculadoras, etc.)
Por su Origen:
1) Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con
recursos federales o con recursos de proyectos externos, donados al
Instituto por terceros o producidos por la misma institucin.

2)
Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas
fsicas y morales) y que a travs de un contrato o convenio.
Transitoriamente estn a disposicin del Instituto para su uso y
aprovechamiento.
3) Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores
pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad
sobre ellos.
Por sus Condiciones Fsicas:
a) Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con
seguridad.
b) Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las
medidas mnimas de seguridad para su operacin.
c) Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que
su rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su
mantenimiento es muy alto.
d) Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones
fsicas prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin.
Por su situacin legal:
1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su
ubicacin por extravo, y cuya causa puede ser imputable a l.
2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o
sin violencia.
3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufri un deterioro a causa de
un accidente y que puede ser reclamada su indemnizacin a la compaa de
seguros.
4.4. Sistemas informticos de administracin de inventarios.
Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:

Determinsticos.
Abiertos.
Cerrados.

El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno

nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema
se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin
solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en
operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma
peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos
histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas
son:

Subsistema administrativo.
Subsistema operativo.
Subsistema de informacin.

stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin.