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1 Introduo
medida que as empresas reconheceram a sua dependncia crescente nas TI para
conseguirem satisfazer os objectivos do negcio e irem de encontro s necessidades da
empresa, muitos determinaram que a maior qualidade dos servios de TI, e a sua gesto
efectiva, era necessria [11].
A verdade que , com a exploso mundial da dependncia do negcio e dos
clientes nas TI, com as infra-estruturas incrivelmente complexas que se constroem, as
empresas que reconhecem que em adio aos tcnicos especializados e tecnologia
actualizada o negcio tem de ser suportado pelos processos correctos das melhores
prticas (best practice) de forma a prosperizar. As organizaes que no perceberem
isto iro ficar para trs. [9]
aqui que entra o ITIL (Biblioteca de Infra-estruturas de TI) cujos benefcios da
implementao destes processos so muitos.
Muitas organizaes, por todo o mundo, implementaram ou encontram-se no
processo de implentao destes processos.
Este documento pretende introduzir ao leitor os conceitos base de ITIL, passando
depois para uma apresentao mais profunda da forma como se tem de lidar com esta
framework de processos, culminando em dicas que podem ajudar numa situao futura de
funcionamento com ITIL.
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2 O que o ITIL
2.1 Um pouco de histria
Information Technology Infrastructure Library (ITIL) j existe mais ou menos 20
anos, mas o interesse por parte dos Estados Unidos s cresceu nos ltimos cinco anos.
ITIL est a tornar-se um marco nas Tecnologias de Informao (TI) [6]. cada vez mais
uma palavra que est na boca das pessoas do mundo das TI, a nova certificao, a nova
conferncia e a nova ideia que pensam ser necessria para o seu negcio.
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ITIL comeou no fim da dcada de 1980 quando o British Central Computer and
Telecommunication Agency (CCTA), agora o Office of Government Commerce (OGC),
tomou a deciso de que deveria de haver uma forma melhor para as TI funcionarem. Este
grupo originou a Verso 1 do ITIL, que foi chamada a GITIM, Government Information
Technology Infrastructure Management. Esta Verso 1 bastante diferente da verso
actual. Parte desta diferena devida gradual maturidade do ITIL e s mudanas na
indstria das TI. Entre o desenvolvimento da Verso 1 e o ano 2001, o nmero de
documentos (livros) utilizados no ITIL cresceu para mais de 32. No ano 2000, a
Microsoft utilizou ITIL como a base para o desenvolvimento da sua framework
proprietria, Microsoft Operations Framework (MOF). No ano 2000 tambm se pde
presenciar CCTA passar a ser o OGC.
A Verso 2 do ITIL foi lanada em 2001. Actualmente esta contm apenas 8 livros.
Os processos do ITIL foram publicados em oito volumes principais, ou livros.
Enquanto que cada livro na biblioteca pode ser lido e implementado separadamente, a
optimizao ocorre quando cada processo considerado como parte de um todo. Os sete
ttulos nucleares so:
Service Support (Servio de Suporte)
Service Delivery (Servio de Disponibilidade)
Planning and Implemention (Planeamento e Implementao)
Applications Management (Gesto de Aplicaes)
Security Management (Gesto de Segurana)
ICT Infrastructure Management (Gesto de Infra-estruturas ICT)
Business Perpective (Perspectiva do Negcio)
Software Asset Management (Gesto de Avaliao de Software)
Destes livros, Service Support e Service Delivery, so o corao do ITIL e o foco da
forma corrente da adopo do ITIL. [6]
Devido ao ITIL ter tido o seu comeo no governo Britnico, a adopo do ITIL
comeou a. Mas rapidamente se espalhou a organizaes no-governamentais dentro do
Reino Unido. A partir da, no resto da Europa e no Canad comeou-se a observar
tambm uma densa adopo. A partir do Canad, o ITIL finalmente chegou aos Estados
Unidos. A adopo do ITIL, tanto por organizaes governamentais e nogovernamentais dentro dos EUA, est a crescer. ITIL realmente o conceito do momento
[6].
2.2 ITIL
A siglo ITIL significa Information Technology Infrastructure Library (ITIL, em
portugus, quer dizer Biblioteca de Infra-estruturas de Tecnologias de Informao). ITIL
uma compilao das melhores prticas e processos na planificao, aprovisionamento e
suporte de servios de Tecnologia de Informao (TI). medida que as empresas
reconheceram a sua dependncia crescente nas TI para conseguirem satisfazer os
objectivos do negcio e irem de encontro s necessidades da empresa, muitos
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determinaram que a maior qualidade dos servios de TI, e a sua gesto efectiva, era
necessria [11].
Para satisfazer esses requisitos crescentes de melhores servios de TI e gesto de
servios, o Office of Government Commerce (OCG) no Reino Unido, juntamente com a
ajuda de muitas organizaes globais, desenvolver um conjunto de cdigos e processos
para as melhores prticas da gesto de servios de TI, o que constitui agora o ITIL. O
objectivo do ITIL promover a eficcia no uso de TI, no negcio melhorar os servios
enquanto se reduz os custos. A gesto eficaz de servios foca-se numa aproximao
guiada pelos processos do negcio e no nas funes e componentes.
O movimento do ITIL baseado na premissa de que todos os tipos de negcios so
altamente dependentes dos servios das TI, e que os praticantes tm a responsabilidade de
fornecer a maior QoS (Quality of Service) aos seus clientes [2]
A biblioteca do ITIL uma quantidade de livros e CDs que fornecem um guia
para as melhores prticas no fornecimento de servios de TI, e na acomodao e
facilidades ambientais necessrias para suportar as TI. Em resumo, ITIL uma
framework, deixando bastante flexibilidade para o suporte de necessidades especficas.
Por exemplo, os livros no ditam que produtos de segurana se devem implementar; eles
apontam qual a framework de segurana necessria construir para que a infra-estrutura
das TI assegure uma disponibilidade elevada. [2]
Apesar do ITIL j ter sido desenvolvida bastantes anos, s agora est a chamar a
ateno dos CIOs porque est bastante relacionada com as novas e importantes
tendncias do mapeamento de servios de TI nos processos de negcio (por vezes
designada gesto de servios de negcio).
O ITIL hoje um benchmark global que mede a qualidade e a eficcia da gesto de
servios de TI [11]. uma aproximao sistemtica e profissional que descreve vrios
processos. Cada processo cobre uma parte especfica da gesto de servios das TI e os
seus relacionamentos com outros processos envolvidos na gesto da infra-estrutura das TI.
O itSMF, que uma organizao no lucrvel, a organizao oficial dos utilizadores
do ITIL. Esta dedica-se a promover e ajudar a definir os standards para as melhores
prticas na gesto de servios das TI.
A principal vantagem da aproximao do ITIL s melhores prticas que os
processos descritos so genricos aplicam-se independentemente da tecnologia,
plataforma, tipo ou tamanho do negcio envolvido. Quase todas as organizaes das TI
de qualquer tamanho tm um help desk, um mtodo de lidar com problemas ou mudanas,
alguma compreenso de gesto de configurao, nveis de servio de acordo com os
clientes, uma maneira de lidar com problemas de capacidade e disponibilidade e uma
forma de plano de contingncia. [9]
Desta forma, olhando para os processos nucleares do ITIL possvel visualizar-se
processos que todas as empresas actualmente utilizam. O ITIL encoraja uma cultura de
servios que floresa para promover a filosofia em que os eventos, problemas,
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no sabem ou percebem em que isso est relacionado com o negcio. lhes dito que
tm de manter o sistema online operacional, sem que, em certos casos, tenham sequer
visto o resultado final e o que significa para o negcio e para os clientes. Se a equipa
compreender melhor o porqu de estarem a efectuar uma tarefa especfica, e as
consequncias dessa tarefa no ser efectuada eficazmente, ento dado um grande passo
para a verdadeira qualidade.
Neste ltimo pargrafo, o leitor pode confirmar que a implementao do ITIL no
pode ser levada a cabo por apenas uma pessoa, mas sim por uma organizao inteira.
O ITIL encoraja uma apreciao end-to-end do servio de disponibilidade para
que a equipa esteja consciente das consequncias das suas aces no decorrer do
processo. Os processos de suporte Service Desk, Incident/Problem Management,
Change/Release Management e Configuration Management permite s organizaes
estabilizar os seus ambientes. Os processos de disponibilidade, gesto de SLAs,
Availability, Capacity, Financial e IT Service Continuity permite s organizaes
manterem a estabilidade e focar-se no ciclo constante de melhoria dos servios.
Se o staff est consciente do impacto das suas aces no negcio ento os
benefcios aparecem. A comunicao entre os departamentos muito melhorada; a
prioritizao do esforo alocado resoluo de incidentes e problemas claro e no
ambguo; mudanas so testadas e construdas mais eficiente e eficazmente. No geral, a
equipa de TI desde a gesto at ao nvel operacional esto todos em alerta do panorama
geral e so capazes de estabilizar o fornecimento de servios muito mais facilmente. [9]
O ITIL promove o fornecimento de procedimentos claros e concisos e instrues de
trabalho. So fornecidas listas claras e no ambguas de papeis e responsabilidades, para
que todos saibam qual o seu papel.
O ITIL tambm promove o conceito de que as empresas tm de criar uma parceria
entre os clientes com ambas as partes conscientes das limitaes a que esto sujeitos,
resultando numa atmosfera de confiana e entre o cliente e o fornecedor. O ITIL encoraja
activamente as pessoas a planearem, para no serem surpreendidas.
A verdade que, com a exploso mundial da dependncia do negcio e dos clientes
nas TI, com as infra-estruturas incrivelmente complexas que se constroem, as empresas
que reconhecem que em adio aos tcnicos especializados e tecnologia actualizada o
negcio tem de ser suportado pelos processos correctos das melhores prticas (best
practice) de forma a prosperar. As organizaes que no perceberem isto iro ficar para
trs. [9]
Os benefcios da implementao destes processos so muitos (mais frente neste
documento ir-se- discuti-los em pormenor). Mas um dos principais o seguinte [9]:
- guia a um staff que est consciente do ciclo completo de fornecimento de servio e
as suas reas especificas de responsabilidade. Os gestores sofrem de menos stress porque
podem confiar nas TI para entregar o que prometeram aos clientes e mais importante, os
clientes ficam contentes pois podem confiar no nvel consistente da qualidade de servio.
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Mas tem que se ter ateno pois no se pode pensar que ITIL consegue fornecer a
frmula mgica para o sucesso, por si s. A EMA determinou que os quatro aspectos
bsicos para o sucesso so os servios, processos, organizao e tecnologia (SPOT mais
frente voltar-se- a falar nestes aspectos de uma forma mais pormenorizada). O ITIL
apenas foca os processos, tratando os outros na maior parte das vezes de forma indirecta.
A relao entre tecnologia e processos bastante complexa, e o ITIL cuidadosa a
distinguir pontos de ligao sem ficar verdadeiramente envolvida em problemas de
tecnologia ou de arquitectura.
Isto acontece porque j foi feita a pensar nos casos mencionados atrs, onde os
fornecedores de software que afirmam ser ITIL-compliant, pode haver vrios significados.
certamente importante ler os livros do ITIL como ponto de comeo para
determinar que categorias de processos so necessrias para uma aproximao bem
sucedida da gesto de servios e, talvez at mais importante, como essas categorias se
interrelacionam. [1]
Mas o ITIL deve ser vista como ponto de sada, e no o fim. Ser mais eficaz nas
mos de uma liderana capaz de pensar criativamente acerca das suas organizaes,
culturas e necessidades do negcio, e tambm capaz de ser pr-activo e inovador na
escolha da tecnologia.
A estratgia ganhadora aquela que olha para os aspectos SPOT com uma mente
aberta, e capaz de construir todos os aspectos a partir de foras [1].
importante reter as seguintes concluses [22]:
ITIL no uma metodologia para implementar processos de Gesto de
Servios de TI uma framework flexvel que permite adaptar-se para ir ao
encontro das necessidades especificas;
ITIL no contm mapas detalhados dos processos ITIL fornece a fundao e
informao para construir e melhorar os processos;
ITIL no fornece instrues de trabalho s a organizao sabe como se
trabalha;
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Implementao
de
ITIL
baseadas
em
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a estratgia e as comunicaes na
uma linha base de Key Performance
performance) a partir dos quais se
os benefcios associados devem ser
Em termos de Processos:
Identificar e conquistar vitrias rpidas
A necessidade de atingir alguns objectivos rapidamente (conquistar umas vitrias
rapidamente) critica para o sucesso da implementao global de ITIL [18]. Isto est
relacionado com o facto de que o staff de TI, que esteve e est sujeito a esforos extra,
necessita de ver por ele prprio os benefcios da adopo da framework ITIL. Desta
forma, o staff mantm o mesmo entusiasmo, a mesma energia, o mesmo mpeto, com que
comeou a trabalhar neste projecto. [15][18]
Benefcios mximos s podem ser atingidos se o impacto que cada processo tem nos
outros processos for compreendido
A framework ITIL composta por processos de gesto de servio e uma funo de
gesto de servio. Cada processo de ITIL suporta e integra com pelo menos um outro
processo.
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Figura 2: Resultados de um inqurito acerca das intenes relacionadas com ITIL (retirado de [16])
Numa pesquisa, feita pela Forrester [14], concluiu-se que a adopo de ITIL tem
ganho bastante fora nos ltimos dois anos.
Actualmente, existem 12% empresas que implementaram ITIL, e cerca de 30% que
esto ou no processo de comearem a implementar ou pelo menos a pensar nisso.
Esta onda crescente do ITIL est relacionada com o facto de que j est a distinguir
padres nas falhas e sucessos das implementaes de ITIL, o que permite s empresas
prepararem-se de antemo.
Segundo [19], existem cinco falhas que devem ser evitadas numa implementao de
Estruturao em redor dos processos de ITL
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Alguns processos englobam mais que um departamento, o que pode causar conflitos
(especialmente em organizaes onde os limites de um departamento so rgidos). Os
departamentos envolvidos devem entender que ITIL feito em conjunto e que o sucesso
depende do trabalho em grupo.
Ignorar outras solues de Gesto de Servios
Emboro ITIL seja considerada uma melhor prtica para a Gesto de Servios de TI,
no a nica e outras prticas e estruturas podem facilitar a gesto dos servios.
No reviso da estrutura completa do ITIL
A estrutura completa deve ser observada quando se pem as tcnicas de ITIL em
funcionamento
4.3 Concluso
Apesar da implementao de ITIL poder ser difcil, o valor verdadeiro est na
adopo a longo-prazo das melhores prticas, o que j demonstrou ter um retorno (ROI)
positivo. ITIL constri uma organizao mais forte que consegue corresponder com o seu
fornecimento de servios s necessidades presentes e futuras do negcio, e f-lo de forma
eficaz em termos de custos.
Estas aces iro melhorar o posicionamento das TI de acordo com o negcio, e a
vantagem competitiva.
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Figura 3: Rank de processos de ITIL de acordo com a importncia destes (retirado de [35])
6 Vantagens/Benefcios
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6.1 Benefcios
Seguem-se em baixo uma apanhado dos benefcios expostos nas referncias
[15],[24],[25] e [30]:
Benefcios para a Organizao:
Melhor Gesto de Mudana;
Reduo dos Custos de TI;
TI alinhado com o negcio;
Preparado para usar ferramentas para gerir TI;
Framework para decises de outsourcing;
Modelo de Referncia Uniforme para comunicao mutual;
Mudanas culturais no sentido de fornecimento de servios;
Organizao de TI mais sistemtica e clara;
Procedimentos estandardizados e fceis de compreender/reconhecer;
Menor duplicao de trabalho e por isso um aumento de eficincia;
um salto inicial para uma certificao ISO-9000.
Benefcios para o cliente
Servios de TI bem documentados e detalhados;
Ambiente de TI mais estvel;
Aumento de confiana e de credibilidade sendo o objectivo final a garantia
de uma qualidade de fornecimento de servios;
Canais de comunicao claros;
Diminuio do tempo que os novos produtos (de TI) demoram a chegar ao
Mercado.
Segundo [22], ainda possvel identificar outro tipo de benefcios, de mais alto
nvel, e que no esto mencionados nas publicaes de ITIL:
Terminologia Comum
ITIL tem um conjunto standard de terminologias que permite as TI comunicarem
muito mais facilmente com os clientes. Isto especialmente til para organizao grandes
que possuem vrios sites e que os sites executam as mesmas funes de Gesto de
Servios de TI, mas que esto a usar diferentes lnguas para descrever as aces.
Adicionalmente simplificada a comunicao com as TI. A terminologia standard
permite melhorar a formao e reduzir a confuso.
Diferena entre gesto e prtica encurtada
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A gesto de alto nvel geralmente no compreende muitos dos processos que esto
ao seu controlo. Um dos benefcios de uma lojo ITIL que os gestores podem utilizar os
livros ITIL para os guiar de forma a assegurar que a Gesto de Servios feita de acordo
com as melhores prticas.
Standards Internacionais
ITIL tem o standard ingls BS15000, que est aliado ao ISO9002. Obter este nvel
de certificao uma viso interessante do ponto de vista das melhorias da Gesto de
Servios de TI.
Certificao da equipa
ITIL tem uma certificao independente para a equipa (staff) compreendida em dois
nveis principais de certificao: foundation e managers. No primeiro caso, obter este
tipo de certificao garante que se mostra um conhecimento geral dos processos e
terminologio ITIL. Para obter o segundo nvel necessrio ter um conhecimento
aprofundado de ITIL, juntamente com a capacidade de implementar e gerir ITIL no local
de trabalho.
Ainda outro cliente viu aumentar o volume de chamadas de 450 por semana
para 2000 por semana num perodo de um ano, mas foi capaz de manter o
nmero do staff do Help Desk (5 funcionrios).
So apenas alguns nmeros demonstrativos do valor financeiro da implementao
da framework ITIL.
7 Desvantagens/Fraquezas
ITIL.
Segundo [27], a falta de aceitao do ITIL por parte de algumas empresas est
ligada as estas fraquezas, que o autor considera as principais fraquezas do ITIL, que so
as seguintes:
Os standards de ITIL difceis de implementar O ITIL descreve o qu
mas no o como do fornecimento de servios. O ITIL no pode ser
implementada pelo livro na sua forma actual [27].
ITIL no define as medidas para as melhorias dos processos As empresas
so geralmente pouco claras na apresentao de resultados tangveis gerados
devido implementao dos standards ITIL.
ITIL no capaz de mapear os processos de negcio nos processos de TI
Segundo [12], a maior fraqueza que, emboro ITIL apresente um conjunto de
melhores prticas, no passam de uma lista de itens que a organizao deve seguir. As
prticas de ITIL no so implementadas mas sim usadas para criar a mudana
organizacional, ou seja, ITIL no orienta como aplicar efectivamente essas tcnicas, cada
organizao deve desenhar as suas baseando-se nas necessidades e objectivos.
Outra desvantagem apontada pelo autor a dificuldade de quebrar velhos hbitos:
h pessoas que simplesmente no se conseguem adaptar aos novos processos
implementados. Esta desvantagem j no se prende tanto com ITIL.
8 Valer a pena?
A resposta a esta pergunta nunca ser respondida directamente, pois cada caso tem
os seus pormenores especficos que podem justificar ou no a implementao de ITIL.
Observando e contrapondo os benefcios com as fraquezas seria fcil de concluir
que ITIL tem muito mais benefcios que fraquezas, mas estes benefcios s sero
atingidos se for feita uma implementao eficaz.
Se o leitor no est satisfeito com esta resposta, poder tentar aplicar os primeiros
passos da implementao na sua empresa (se for esse o seu caso) e verifica se valer a
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pena. Mas para ficar com uma ideia do que os peritos dizem, segue-se um conjunto de
quotes retirados de [29].
Tom Holmes, vice-presidente das operaes tecnolgicas da JM Family Enterprises
Inc. em Deerfield Beach, Fla., diz que as ferramentas so geralmente rgidas e difceis de
adaptar a necessidades especficas. E a capacidade de produzir relatrios de performance
ITIL-compliant " comum na maior parte das ferramentas".
Relativamente s ferramentas considerado que "estas ainda esto na sua infncia,"
diz Kevin McLaughlin, security system manager na Procter & Gamble. Ele diz que
fcil encontrar uma ferramenta que suporte um pequeno nmero de funes ITIL, mas
que o desejo das empresas em automatizar o suporte requer mltiplos produtos de
software.
McLaughlin diz que ITIL por si s fraca no tratamento da segurana.
Willa Fabian, uma IT vice president da EarthLink, concorda. "Ns tivemos que
inventar a nossa prpria implementao de gesto de segurana," diz ela.
Fabian diz que preferia ver ITIL com a incluso de mais pormenores especficos da
implementao. "Em vez de ter apenas, '
Release management bom,' no existe muito
mais acerca de como definir a forma operacional com que as pessoas interactuam," diz
ela.
E George Spaulding, um consultant do ITIL consultancy Pink Elephant, culpo ITIL
pela sua fraqueza na Gesto de Conhecimento.
Muitos componentes ITIL, tais como service desk, gesto de incidentes e de
problemas, requerem um repositrio histrico dos incidentes, diz ele. Mas ITIL no diz
como o criar, o que deve estar l dentro nem onde ir buscar a informao. " apenas
assumido que se vai ter uma base de dados de incidentes, com resolues," diz ele.
Com estes testemunhos reais, conclui-se que a prprio ITIL precisa ainda de evoluir,
o que no quer dizer que no vale a pena implementar ITIL neste momento.
10 Concluso
Como podemos constatar ao ler este documento, o ITIL uma framework que
possui inmeros benefcios e poucas fraquezas (como podemos ver nas seces
anteriores). Devido a isto, est a chamar a ateno dos CIOs, e tambm porque est
bastante relacionada com as novas e importantes tendncias do mapeamento de servios
de TI nos processos de negcio (por vezes designada gesto de servios de negcio).
tambm importante perceber que, para uma implementao eficaz de ITIL, no
basta conhecer as melhores prticas: tambm necessrio saber que prticas escolher,
quando as adoptar e como as aplicar. Para ajudar esta escolha foram apresentados vrios
conselhos e dicas que podem tornar a implementao muito mais bem conseguida.
Relativamente s dificuldades sentidas na implementao de ITIL, pode-se
constatar que o custo de implementao e a falta de tempo e problemas de comunicao e
coordenao so algumas das razes. De facto, ITIL um processo que exige muito de
uma organizao, tanto em termos de recursos (tempo e custos) como em termos
comunicao e orientao da equipa na mesma direco. Contudo, muitas empresas no
esto preparadas para dispensar estes recursos, deixando a adopo de ITIL para segundo
plano.
Apesar de tudo, o ITIL definitavamente visto por todos como uma mais valia.
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