Unidad 12.

Los informes (I)

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se
puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su
diseo una vez creado.

Introduccin.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la
pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele
utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o
utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el
informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el
diseo de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del informe.

Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del
cuadro Tablas/Consultas este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias
tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del
informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botn

o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn

campos seleccionados.

y el campo se quita de la lista de

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la

siguiente pgina...

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una
cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
sobre el campo).

(o directamente hacer doble clic

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro
informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en
nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los

botones , la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha
abajo baja el grupo un nivel.

hacia

Con el botn
podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en
ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de
agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor
completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus
de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y
pasamos a la siguiente ventana

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn
en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir
una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a
ser Descendente.
Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente
ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una
distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa
distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una
pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la
impresin

o bien

Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la

ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo
debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que
veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con
el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn

Nos aparece la ventana diseo:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio del informe.
La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al
principio de cada pgina.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o
uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una
pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina.
La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de
pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del rea de diseo.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las
opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas
opciones.

La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las
siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos
describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un
hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalemente la Vista
Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin
antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer

el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.
El botn

permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina
de cdigo haciendo clic sobre el botn

Con el botn
hacemos aparecer y desaparecer el cuadro
Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de
un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

La seccin Controles y campos.

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar
los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para
formularios como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el
control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de
ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de
hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre
el botn
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del
control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo tenemos el botn

Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se
suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo
contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo
contiene el valor S, el botn tendr este aspecto
, sino, este otro .
Casilla de verificacin

, se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el

campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto

, sino, este otro

Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un
campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es
un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de
ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.
Cuadro combinado

, Cuadro de lista

comando
y Control pestaa
repasar la unidad de formularios.

Control imagen
de registro.

, Grupo de opciones

, Botn de

. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle

para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar

Marco de objeto independiente

para insertar controles como un documento Word, un
grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente
registro a otro.

para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un

Salto de pgina
, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya
llegado al final de la pgina.

Tambin podemos agregar un subinforme

. Un subinforme es un informe que se inserta
en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se
denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe
jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica
a los subformularios que vimos en el tema anterior.
Lnea

para aadir una lnea en el informe.

Rectngulo

para aadir un rectngulo al informe.

Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un

formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo,
cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la
unidad anterior.

Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro
de Access.

Imprimir directamente

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de
Exploracin para seleccionarlo.
Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al
comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de
impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas
en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que
queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el
informe o bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del
intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la
opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la
opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras
que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del
disco en vez de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta
ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de
impresin por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que
utilizamos, etc...
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a
varias columnas, etc...
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin
aceptar no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del
informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes dos opciones:

Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn en la

flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable.

Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y

seleccionar la opcin

en el men contextual.

si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora.

Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera
pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con
iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

El botn

reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,

permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.

enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.

podemos elegir

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de
agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una
cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin
para los registros que aparecern en el informe.
Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los
niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos enVista
Diseo y hacemos clic sobre el botn
de la pestaa Diseo.
seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin:

Se

abrir

la

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo.

Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese
grupo.
Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un
grupo.
Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin.
Con las flechas

puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.