Norma Técnica de Control Interno

Ao I -- Quito, Lunes 14 de Diciembre del 2009 -- Nro.
87
CONTRALORA GENERAL
DEL ESTADO
AC U E R D O N r o . 0 3 9 - C G
N O R M AS D E C O N T R O L I N T E R N O P AR A L AS
E N T I D AD E S , O R G AN I S M O S D E L S E C T O R P B L I C O Y
P E R S O N AS J U R D I C AS D E D E R E C H O P R I V AD O
Q U E D I S P O N G AN D E R E C U R S O S P B L I C O S
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Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87
pag.2
Oficio No. 22784 SGEN
Quito, 2 de diciembre del 2009.

Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad
Seor Director:
Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicit a usted se sirva disponer la publicacin en el
Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de noviembre del 2009, suscrito por el doctor Carlos Plit Faggioni, Contralor General
del Estado, mediante el cual expide las "Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector pblico y personas
jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos".
En razn de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se public nicamente el Acuerdo antes indicado y no las
Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se sirva disponer la publicacin de las "Normas de Control Interno
para las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos",
para cuyo fin, acompao la versin en medio magntico e impreso del documento en referencia.
Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.

Atentamente,
Dios, Patria y Libertad
Por
oritralor General del Estado,
pag.3
INDICE
Pgs.
Pgs.
PRESENTACIN .....................................................................................7
CDIGO DESCRIPCIN DE LAS NORMAS

402-04
Control de la evaluacin en la
ejecucin del presupuesto por
resultados ................................................... 15
403
Administracin Financiera TESORERA ............................................... 15
403-01
Determinacin y recaudacin de los

ingresos ...................................................... 15
Constancia documental de la
recaudacin ................................................ 15
Especies valoradas .................................... 16
Verificacin de los ingresos ........................ 16
Medidas de proteccin de las
recaudaciones ............................................. 16
Cuentas corrientes bancarias ..................... 16
Conciliaciones bancarias ............................ 16
Control previo al pago ................................ 17
Pagos a beneficiarios ................................. 17
Cumplimiento de obligaciones .................... 17
Utilizacin del flujo de caja en la
programacin financiera .............................. 17
Control y custodia de garantas .................. 18
Transferencia de fondos por medios
electrnicos ................................................. 18
Inversiones financieras, adquisicin
y venta ........................................................ 18
Inversiones financieras, control y
verificacin fisica ......................................... 19
ACUERDO
INTRODUCCIN ............................................................... 8
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS

ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR PBLICO Y
PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS ...
9
ESTRUCTURA .................................................................. 9
403-02
403-03
403-04
403-05
403-06
403-07
403-08
403-09
403-10
403-11
100
100-01
100-02
100-03
100-04
NORMAS GENERALES ............................ 9

Control interno ........................................... 9
Objetivos del control interno ....................... 9
Responsables del control interno ............... 9
Rendicin de cuentas ................................. 9
200
AMBIENTE DE CONTROL ........................ 9
200-01
200-02
200-03
403-14
200-09
Integridad y valores ticos ........................... 10

Administracin estratgica ........................... 10
Polticas y prcticas de talento
humano ......................................................... 10
Estructura organizativa .............................. 11
Delegacin de autoridad ............................ 11
Competencia profesional ........................... 11
Coordinacin de acciones organizacionales .................................................. 11
Adhesin a las polticas institucionales ..................................................... 11
Unidad de Auditora Interna ....................... 11
300
EVALUACIN DEL RIESGO
12
404-04
300-01
300-02
300-03
300-04
Identificacin de riesgos .................................. 12

Plan de mitigacin de riesgos ......................... 12
Valoracin de los riesgos ............................. 12
Respuesta al riesgo
13
404-05
400
ACTIVIDADES DE CONTROL
404-08
401
Generales .................................................... 13
401-01
Separacin de funciones y rotacin

de labores ..................................................... 13
Autorizacin y aprobacin de
transacciones y operaciones ....................... 13
Supervisin ................................................... 13
200-04
200-05
200-06
200-07
200-08
401-02
401-03
13
402
Administracin Financiera PRESUPUESTO .......................................... 14
402-01
402-02
402-03
Responsabilidad del control ......................... 14

Control previo al compromiso ...................... 14
Control previo al devengado ........................ 14
403-12
403-13
403-15
404
Administracin Financiera DEUDA PBLICA ...................................... 19
404-01
404-02
Gestin de la deuda ................................... 19

Organizacin de la oficina de la
deuda .......................................................... 19
Polticas y manuales de procedimientos ...................................................... 19
Contratacin de crditos y lmites de
endeudamiento ........................................... 20
Evaluacin del riesgo relacionado
con operaciones de la deuda pblica
20
Contabilidad de la deuda pblica ................ 20
Registro de la deuda pblica en las
entidades ................................................... 20
Conciliacin de informacin de
desembolsos de prstamos y de
operaciones por servicio de la deuda
21
Pasivos contingentes .................................. 21
Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la
deuda pblica ............................................ 21
Control y seguimiento ................................. 21
404-03
404-06
404-07
404-09
404-10
404-11
405
Administracin Financiera CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL .................................. 22
405-01
Aplicacin de los principios y Normas

Tcnicas de Contabilidad
Gubernamental .......................................... 22
pag.4
Pgs.
Pgs.

405-02
405-03
405-04
405-05
405-06
405-07
405-08
405-09
405-10
405-11
406
406-01
406-02
406-03
406-04
406-05
406-06
406-07
406-08
406-09
406-10
406-11
406-12
406-13
Organizacin
del
sistema de
contabilidad gubernamental .......................22
Integracin contable
de
las
operaciones financieras .............................22
Documentacin de respaldo y su
archivo .......................................................22
Oportunidad en el registro de los
hechos econmicos y presentacin
de la informacin financiera .......................23
Conciliacin de los saldos de las
cuentas ......................................................23
Formularios y documentos .......................23
Anticipos de fondos ..................................24
Arqueos sorpresivos de los valores
en efectivo ..................................................25
Anlisis y confirmacin de saldos ............25
Conciliacin y constatacin ......................25
Administracin Financiera ADMINISTRACIN DE
BIENES ......................................................25
Unidad de administracin de bienes
25
Planificacin .............................................25
Contratacin .............................................26
Almacenamiento y distribucin .................27
Sistema de registro ..................................27
Identificacin y proteccin ........................27
Custodia ...................................................27
Uso de los bienes de larga duracin
27
Control de vehculos oficiales ..................28
Constatacin fsica de existencias y
bienes de larga duracin ...........................28
Baja de bienes por obsolescencia,
prdida, robo o hurto .................................29
Venta de bienes y servicios .....................29
Mantenimiento de bienes de larga
duracin .....................................................29
407
ADMINISTRACIN DEL
TALENTO HUMANO .................................29
407-01
407-02
407-03
407-04
407-05
407-06
Plan del talento humano ...........................29

Manual de clasificacin de puestos
29
Incorporacin de personal ........................30
Evaluacin del desempeo ......................30
Promociones y ascensos .........................30
Capacitacin
y
entrenamiento
continuo .....................................................30
Rotacin de personal ...............................30
Actuacin y honestidad de las
servidoras y servidores ..............................31
Asistencia y permanencia del
personal .....................................................31
Informacin actualizada del personal
31
407-07
407-08
407-09
407-10
408
ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS .............................................31
408-01
408-02
Proyecto ...................................................31
Estudios de pre inversin de los
proyectos ...................................................32

408-03
Diagnstico e idea de un proyecto ..
408-04
Perfil del proyecto .................................... 32
408-05
Estudio de prefactibilidad ......................... 33
408-06
408-07
Estudio de factibilidad .............................. 33

Evaluacin financiera y socioeconmica ................................................. 33
Diseo definitivo ...................................... 34
Planos constructivos ................................ 34
Condiciones generales y especificaciones tcnicas ...................................... 34
Presupuesto de la obra ............................ 35
Programacin de la obra ......................... 36
Modalidad de ejecucin ........................... 36
Ejecucin de la obra por administracin directa ............................................ 36
Contratacin ............................................ 36
Administracin del contrato y
administracin de la obra .......................... 37
Administrador del contrato ....................... 37
Jefe de Fiscalizacin ............................... 38
Fiscalizadores .......................................... 38
Documentos que deben permanecer
en obra ...................................................... 40
Libro de obra ............................................ 40
Control del avance fisico .......................... 40
Control de la calidad ................................ 41
Control financiero de la obra .................... 41
Incidencia de la lluvia ............................... 41
Medicin de la obra ejecutada ................. 42
Prrrogas de plazo .................................. 42
Planos de registro .................................... 43
Recepcin de las obras ........................... 43
Documentos para operacin y
mantenimiento ........................................... 44
Operacin ................................................ 44
Mantenimiento ......................................... 44
Evaluacin ex post ................................... 45
408-08
408-09
408-10
408-11
408-12
408-13
408-14
408-15
408-16
408-17
408-18
408-19
408-20
408-21
408-22
408-23
408-24
408-25
408-26
408-27
408-28
408-29
408-30
408-31
408-32
408-33
409
409-01
409-02
409-03
409-04
409-05
409-06
409-07
409-08
409-09
409-10
32
GESTIN AMBIENTAL ........................... 45

Medio ambiente ....................................... 45
Organizacin
de la
Unidad
Ambiental .................................................. 46
Gestin ambiental en proyectos de
obra pblica ............................................... 46
Gestin ambiental en proyectos de
saneamiento ambiental ............................ 46
Gestin ambiental en la preservacin
del patrimonio natural .............................. 47
Gestin ambiental en el cumplimiento de traslados internacionales para conservar el medio
ambiente .................................................. 47
Gestin ambiental en el ambiente
fsico o natural, agua ............................... 47
fsico o natural, aire ................................. 48
fisico o natural, suelo ............................... 48
fsico o natural, flora y fauna ................... 48

pag.5
Pgs.
409-11
409-12

fisico o natural, minerales ........................... 48
fisico o natural, energa .............................. 48
410
TECNOLOGA DE LA
INFORMACIN ..........................................48
410-01
410-02
410-03
Organizacin informtica ........................... 48

Segregacin de funciones ......................... 49
Plan informtico estratgico de
tecnologa ................................................... 49
Polticas y procedimientos ......................... 49
Modelo de informacin organizacional ...................................................... 50
Administracin
de
proyectos
tecnolgicos ............................................... 50
Desarrollo y adquisicin de software
aplicativo .................................................... 50
Adquisiciones de infraestructura
tecnolgica ................................................. 51
Mantenimiento y control de la
infraestructura tecnolgica ..........................51
Seguridad de tecnologa de la
informacin ................................................. 52
Plan de contingencias ............................... 52
Administracin de soporte de
tecnologa de informacin ........................... 53
Monitoreo y evaluacin de los
procesos y servicios ................................... 53
Sitio web, servicios de internet e
intranet ....................................................... 53
Capacitacin informtica ........................... 53
Comit informtico .................................... 54
Firmas electrnicas ................................... 54
410-04
410-05
410-06
410-07
410-08
410-09
410-10
410-11
410-12
410-13
410-14
410-15
410-16
410-17
500
INFORMACIN Y
COMUNICACIN .......................................55
500-01
Controles sobre sistemas de

informacin ................................................. 55
Canales de comunicacin abiertos ............ 55
500-02
600
600-01
600-02
SEGUIMIENTO ......................................... 55
Seguimiento continuo
o
en
operacin .................................................... 55
Evaluaciones peridicas ........................... 56
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necesario.
pag.6
PRESENTACIN
La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que se han producido a partir de la emisin
de la nueva Constitucin de la Repblica del Ecuador, reformas a la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras
disposiciones legales y normativas para los sectores ambiental, elctrico, administrativo, talento humano, informacin pblica,
finanzas pblicas, contratacin pblica, entre otras; y, los avances y mejores prcticas en la administracin pblica moderna
emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y divulgacin, consider necesario actualizar
las Normas de Control Interno, para proveer a las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse para
alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin del funcionamiento del sistema
de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin de las Normas de Control Interno. A partir de este marco
regulador, cada institucin del Estado dictar las normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su
gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficas relacionadas con la
administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de la informacin y administracin de proyectos y
recogen la utilizacin del marco integrado de control interno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin
Treadway (COSO), que plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajo principios administrativos,
disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuarios internos y externos
quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas de gestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo
comn. Es un documento que promueve el diseo, implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser
perfeccionado continuamente para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en
beneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que stas proveen.
Dr. Carlos Plit Fpggioni

CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO
pag.7
INTRODUCCIN
Antecedentes
En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, reemplaz a la Ley Orgnica de Hacienda y
fue concebida bajo un enfoque sistemtico de los diferentes componentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del
Ttulo VII, se sealaron los parmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del Estado deba formular las Normas
Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de contabilidad y de control que le
corresponda emitir al organismo de control.
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado expidi las primeras Normas Tcnicas de
Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad, Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del
Sector Pblico. Esta normatividad fue actualizada en abril de 1994, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.
En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo del control interno; en el ao
1990 se public el documento "Control Interno - Marco Integrado" (Interna] Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la
Comisin Nacional sobre Informacin Financiera Fraudulenta conocida como la Comisin Treadway, quienes adoptaron el nombre
de COSO.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo, definiendo al control interno como
un modelo integrado a la gestin de las organizaciones, ejecutado por el personal de las entidades en sus distintos niveles
jerrquicos; que promueve la honestidad y la responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para
conseguir los objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones, cumplir con las
normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores e irregularidades.
En el ao 1992, la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI, aprob la gua para las Normas
de Control Interno del Sector Pblico, concebida para visualizar el diseo, implantacin y evaluacin del control interno en las
entidades fiscalizadoras superiores. Esta gua fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la ltima reforma en el
ao 2004, luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI, realizado en Budapest.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes de las entidades y organismos del
sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la Contralora General del Estado emiti las Normas de Control Interno, que
constituyen lineamientos orientados al cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances y mejores prcticas en la gestin
pblica, exigen la actualizacin de las normas de control interno, cuya aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de
control interno y la administracin pblica en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos
institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS

ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR
PBLICO Y DE LAS PERSONAS JURDICAS DE
DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PBLICOS
ESTRUCTURA DEL CDIGO

El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco
caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan
el grupo y subgrupo, as
"200 AMBIENTE DE CONTROL"
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y
sealan el ttulo de la norma:
"
200-01 Integridad y valores ticos."
pag.8
Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida,

despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
100-03 Responsables del control interno
El
diseo,
establecimiento,
mantenimiento,
funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del
control interno es responsabilidad de la mxima autoridad,
de los directivos y dems servidoras y servidores de la
entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad,
pondrn especial cuidado en reas de mayor importancia por
su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de
los fines institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de
realizar las acciones y atender los requerimientos para el
diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los
componentes del control interno de manera oportuna,
sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el
apoyo de la auditora interna corno ente asesor y de consulta.
100 NORMAS GENERALES 100-01
100-04 Rendicin de cuentas
Control Interno
La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y

servidores, segn sus competencias, dispondrn y
ejecutarn un proceso peridico, forn;al y oportuno de
rendicin de cuentas sobre el cumplimiento de la misin y
de los objetivos institucionales y de los resultados
esperados.
El control interno ser responsabilidad de cada

institucin del Estado y de las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos y
tendr como finalidad crear las condiciones para el
ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la
mxima autoridad, la direccin y el personal de cada entidad,
que proporciona seguridad razonable para el logro de los
objetivos institucionales y la proteccin de los recursos
pblicos. Constituyen componentes del control interno el
ambiente de control, la evaluacin de riesgos, las actividades
de control, los sistemas de informacin y comunicacin y el
seguimiento.
El control interno est orientado a cumplir con el
ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo, promover
eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y
garantizar la confiabilidad y oportunidad de la informacin,
as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector
pblico y personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin
institucional, deber contribuir al cumplimiento de los
siguientes objetivos:
Promover la eficiencia, eficacia y economa de las
operaciones bajo principios ticos y de transparencia.
Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de
la informacin.
La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las

servidoras y servidores de responder, reportar, explicar o
justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por
los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de
las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la
planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de
responsabilidades y un sistema de informacin y comunicacin
adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos
de su gestin ante la alta direccin para la toma de decisiones,
en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo
ejecutado, la explicacin de las variaciones significativas, sus
causas y las responsabilidades por errores, irregularidades y
omisiones.
La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al
ordenamiento jurdico vigente.
200
AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente o entorno de control es el conjunto de

circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de
una entidad desde la perspectiva del control interno. Es
fundamentalmente la consecuencia de la actitud asumida
por la alta direccin y por el resto de las servidoras y
servidores, con relacin a la importancia del control
interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno
organizacional favorable al ejercicio de prcticas,
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la

entidad para otorgar bienes y servicios pblicos de
calidad.
valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los

miembros de la entidad y generar una cultura de control
interno.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las
tareas del personal con respecto al control de sus actividades.
En este contexto, el personal es la esencia de cualquier
entidad, al igual que sus atributos individuales como la
integridad y valores ticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el
sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en
que se desarrollan las operaciones y actividades, se
establecen los objetivos y determinan la probabilidad de
ocurrencia de los riesgos. Igualmente tiene relacin con el
comportamiento de los sistemas de informacin y con las
actividades de monitoreo.
La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el
sistema de control interno, deber mostrar constantemente
una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en
la institucin, mediante la divulgacin de stas y un ejemplo
continuo de apego a ellas en el desarrollo de las labores
habituales.
La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma
clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo
con las disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems
organismos, para lo cual mantendr un ambiente de confianza
basado en la seguridad, integridad y competencia de las
personas; de honestidad y de respaldo hacia el control
interno; as como, garantizar el uso eficiente de los recursos
y proteger el medio ambiente.
200-01 Integridad y valores ticos
La integridad y los valores ticos son elementos
esenciales del ambiente de control, la administracin y el
monitoreo de los otros componentes del control interno.
La mxima autoridad y los directivos establecern los
principios y valores ticos como parte de la cultura
organizacional para que perduren frente a los cambios de las
personas de libre remocin; estos valores rigen la conducta
de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia
la organizacin.
La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las
normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen
uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.
Los responsables del control interno determinarn y
fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar
el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y
establecern mecanismos que promuevan la incorporacin
del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y
seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos
rasgos y cualidades.
200-02 Administracin estratgica
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas
de derecho privado que dispongan de recursos pblicos,
implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn
pag.9
el sistema de planificacin, as como el establecimiento de

indicadores de gestin que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la
gestin institucional.
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos
requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de
planificacin que incluya la formulacin, ejecucin, control,
seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional y
planes operativos anuales, que considerarn como base la
funcin, misin y visin institucionales y que tendrn
consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del
organismo tcnico de planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan
plurianual y contendrn: objetivos, indicadores, metas,
programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el
perodo anual, documento que deber estar vinculado con el
presupuesto a fin de concretar lo planificado en funcin de las
capacidades y la disponibilidad real de los recursos.
La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse
con los procesos y polticas establecidos por el Sistema
Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica (SNIP), las directrices del
sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado
de la situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se
disearn para coadyuvar el cumplimiento de los
componentes de la administracin estratgica antes
mencionada. Como toda actividad de planificacin requiere
seguimiento y evaluacin permanente.
El anlisis de la situacin y del entorno se concretar
considerando los resultados logrados, los hechos que
implicaron desvos a las programaciones precedentes,
identificando las necesidades emergentes para satisfacer las
demandas presentes y futuras de los usuarios internos y
externos y los recursos disponibles, en un marco de calidad.
Los productos de todas las actividades mencionadas de
formulacin, cumplimiento, seguimiento y evaluacin, deben
plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos
los niveles de la organizacin y a la comunidad en general.
200-03 Polticas y prcticas de talento humano
El control interno incluir las polticas y prcticas
necesarias para asegurar una apropiada planificacin y
administracin del talento humano de la institucin, de
manera que se garantice el desarrollo profesional y
asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier
institucin, por lo que debe ser tratado y conducido de forma
tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es
responsabilidad de la direccin encaminar su satisfaccin
personal en el trabajo que realiza, procurando su
enriquecimiento humano y tcnico.
La administracin del talento humano, constituye una parte
importante del ambiente de control, cumple con el papel
esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el
profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las
prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los
procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y
seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del

desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de
justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco
legal que regulan las relaciones laborales.
pag.10
mantendrn un nivel de competencia que les permita

comprender la importancia del desarrollo, implantacin y
mantenimiento de un buen control interno y realizar sus
funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la
entidad.
200-04 Estructura organizativa

La mxima autoridad debe crear una estructura
organizativa que atienda el cumplimiento de su misin y
apoye efectivamente el logro de los objetivos
organizacionales, la realizacin de los procesos, las
labores y la aplicacin de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del
tamao y de la naturaleza de las actividades que desarrolla,
por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institucin, ni tan
complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los
directivos comprendern cules son sus responsabilidades
de control y poseern experiencia y conocimientos requeridos
en funcin de sus cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un
manual de organizacin actualizado en el cual se deben
asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que
debe establecer los niveles jerrquicos y funciones para cada
uno de sus servidoras y servidores.
200-05 Delegacin de autoridad
La asignacin de responsabilidad, la delegacin de
autoridad y el establecimiento de polticas conexas,
ofrecen una base para el seguimiento de las actividades,
objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios,
incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de
informacin y autorizaciones para efectuar cambios.
La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo
la exigencia de la responsabilidad por el cumplimiento de los
procesos y actividades correspondientes, sino tambin la
asignacin de la autoridad necesaria, a fin de que los
servidores puedan emprender las acciones ms oportunas
para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.
Las resoluciones administrativas que se adopten por
delegacin sern consideradas como dictadas por la
autoridad delegante. El delegado ser personalmente
responsable de las decisiones y omisiones con relacin al
cumplimiento de la delegacin.
200-06 Competencia profesional
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad
pblica reconocern como elemento esencial, las
competencias profesionales de las servidoras y
servidores, acordes con las funciones y responsabilidades
asignadas.
La competencia incluye el conocimiento y habilidades
necesarias para ayudar a asegurar una actuacin ordenada,
tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento
de las responsabilidades individuales relacionadas con el
control interno.
Las servidoras y servidores de los organismos, entidades,
dependencias del sector pblico y personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos,
Los directivos de la entidad, especificarn en los

requerimientos de personal, el nivel de competencias
necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse
en las reas correspondientes. As mismo, los programas de
capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles de
competencia requeridos.
200-07 Coordinacin de acciones organizacionales
La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin
con los directivos, establecer las medidas propicias, a
fin de que cada una de las servidoras y servidores
acepte la responsabilidad que les compete para el
adecuado funcionamiento del control Interno.
Las servidoras y servidores participarn activamente en la
aplicacin y el mejoramiento de las medidas ya implantadas,
as como en el diseo de controles efectivos para las reas
de la organizacin donde desempean sus labores, de
acuerdo con sus competencias y responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el
mbito de sus competencias, son responsables de la
aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as
como establecer los mecanismos de relacin entre la
administracin principal y las que operen en localizaciones
geogrficamente apartadas.
El control interno debe contemplar los mecanismos y
disposiciones requeridos a efecto que las servidoras y
servidores de las unidades participantes en la ejecucin de
los procesos, actividades y transacciones de la institucin,
desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente,
con miras a la implantacin efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.
200-08 Adhesin a las polticas institucionales
Las servidoras y servidores de las entidades,
observarn las polticas institucionales y las especficas
aplicables a sus respectivas reas de trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las
servidoras y servidores observarn las polticas generales y
las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo,
que hayan sido emitidas y divulgadas por la mxima
autoridad y directivos de la entidad, quienes adems
instaurarn medidas y mecanismos propicios para fomentar
la adhesin a las polticas por ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la
adhesin a las polticas institucionales, mediante el
establecimiento de controles y factores motivadores
adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y
objetiva de aseguramiento y asesora, concebida para
agregar valor y mejorar las operaciones de una
organizacin; evala el sistema de control interno, los
procesos
administrativos,
tcnicos,
ambientales,
financieros, legales, operativos, estratgicos y gestin de
riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad
de Auditora Interna organizada, con independencia y con los
recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y
profesional en el mbito de su competencia, agregando valor a
la gestin institucional y garanta razonable de que la gestin
de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se
realiza con apego a las normas vigentes.
La Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal
multidisciplinario. Mediante tcnicas y procedimientos de
auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno,
la administracin de riesgos institucionales, la efectividad de
las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos
institucionales. Proporcionar asesora en materia de control a
las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de
la entidad, para fomentar la mejora de sus procesos y
operaciones.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn con
criterio independiente respecto a las operaciones o actividades
auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de
los procesos financieros, administrativos, operativos y
ambientales.
300
EVALUACIN DEL RIESGO
La mxima autoridad establecer los mecanismos

necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a
los que est expuesta la organizacin para el logro de sus
objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no
deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la
entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y
todo el personal de la entidad sern responsables de efectuar
el proceso de administracin de riesgos, que implica la
metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs
de los cuales las unidades administrativas identificarn,
analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran
afectar la ejecucin de sus procesos y el logro de sus
objetivos.
300-01 Identificacin de riesgos
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que
puedan afectar el logro de los objetivos institucionales
debido a factores internos o externos, as como
emprendern las medidas pertinentes para afrontar
exitosamente tales riesgos.
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos,
tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la
infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos.
Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que
enfrenta una entidad en la bsqueda de sus objetivos.
La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y
generalmente integrado a la estrategia y planificacin. En
pag.11
este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores

internos y externos y con la especificacin de los puntos
claves de la institucin, las interacciones con terceros, la
identificacin de objetivos generales y particulares y las
amenazas que se puedan afrontar.
Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la
existencia de un proceso permanente para identificar el
cambio de condiciones gubernamentales, econmicas.
industriales, regulatorias y operativas, para tomar las
acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern
continuamente revisados para asegurar que el mapa del
riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son
apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los
controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida
en que los riesgos cambien con el tiempo.
300-02 Plan de mitigacin de riesgos
Los directivos de las entidades del sector pblico y las
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de
riesgos desarrollando y documentando una estrategia
clara, organizada e interactiva para identificar y valorar
los riesgos que puedan impactar en la entidad
impidiendo el logro de sus objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una
estrategia de gestin, que incluya su proceso e
implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando
responsabilidades para reas especficas. identificando
conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de
evaluacin de riesgos y las reas a considerar, detallando
indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el
monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las
comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de
respuesta y monitoreo de cambios, as como un programa
que prevea los recursos necesarios para definir acciones en
respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la
administracin de los riesgos, reduce la eventualidad de la
ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a
la entidad respecto de su adaptacin tiente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la
suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo
para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis
le permitir a las servidoras y servidores reflexionar
sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus
objetivos, realizando un estudio detallado de los temas
puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos
perspectivas, probabilidad e impacto, siendo la probabilidad
la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto
representa el efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos
se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos
de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer
una base objetiva en comparacin con los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque

algunos son difciles de cuantificar, mientras que otros se
prestan para un diagnstico numrico.
Se consideran factores de alto riesgo potencial los
programas o actividades complejas, el manejo de dinero en
efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el
establecimiento de nuevos servicios, sistemas de informacin
rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre
otros. La valoracin del riesgo se realiza usando el juicio
profesional y la experiencia.
pag.12
La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de

control debe ser precedido por un anlisis de costo/beneficio
para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en
relacin con el logro de los objetivos, es decir, se deber
considerar como premisa bsica que el costo de establecer
un control no supere el beneficio que pueda obtener.
401
Generales
401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores

300-04 Respuesta al riesgo
Los directivos de la entidad identificarn las opciones de
respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el
impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su
relacin costo/beneficio.
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e
implementacin de una respuesta son parte integral de la
administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al
riesgo pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los
originan. La reduccin incluye los mtodos y tcnicas
especficas para tratar con ellos, identificndolos y
proveyendo acciones para la reduccin de su probabilidad e
impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto
mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin alguna para
afectar la probabilidad o el impacto.
Como parte de la administracin de riesgos, los directivos
considerarn para cada riesgo significativo las respuestas
potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la
seleccin de una respuesta, se volver a medir el riesgo
sobre su base residual, reconociendo que siempre existir
algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre
inherente y las limitaciones propias de cada actividad.
400
ACTIVIDADES DE CONTROL
La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y

servidores responsables del control interno de acuerdo a
sus
competencias,
establecern
polticas
y
procedimientos para manejar los riesgos en la
consecucin de los objetivos institucionales, proteger y
conservar los activos y establecer los controles de
acceso a los sistemas de informacin.
Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en
todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una
diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin,
tales como:
separacin de funciones
incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin,
verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y
archivos, revisin del desempeo de operaciones,
segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin,
registro y comprobacin de transacciones, revisin de
procesos y acciones correctivas cuando se detectan
desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser
apropiadas, funcionar consistentemente de acuerdo a un
plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas
directamente con los objetivos de la entidad.
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad

tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras
y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de
manera que exista independencia, separacin de
funciones incompatibles y reduccin del riesgo de
errores o acciones irregulares.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las
actividades incorrectas y el riesgo de no detectar tales
problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para
que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de
un proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura
orgnica, en los flujogramas y en la descripcin de cargos en
todas las entidades del sector pblico.
Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la
conveniencia de rotar sistemticamente las labores entre
quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando
la naturaleza de tales labores permita efectuar tal medida.
La rotacin en el desempeo de tareas claves para la
seguridad y el control, es un mecanismo eficaz para evitar
actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u
organismo.
401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y
operaciones
La mxima autoridad, establecer por escrito o por
medio de sistemas electrnicos, procedimientos de
autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y
el control de las operaciones administrativas y
financieras, a fin de garantizar que slo se efecten
operaciones y actos administrativos vlidos.
La conformidad con los trminos y condiciones de una
autorizacin implica que las tareas que desarrollarn las
servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de
sus respectivas competencias, se adecuarn a las
disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia
con el marco legal.
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones,
sern conscientes de la responsabilidad que asumen en su
tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.
401-03 Supervisin
Los directivos de la entidad, establecern procedimientos
de supervisin de los procesos y operaciones, para
asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y
medir la eficacia y eficiencia de los objetivos
institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior

del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar
constantemente para asegurar que se desarrollen de acuerdo
con lo establecido en las polticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurdico;
comprobar la calidad de sus productos y servicios y el
cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones
existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la
finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las
operaciones y contribuir a la mejora continua de los procesos
de la entidad.
402
Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control

La mxima autoridad de una entidad, u organismo del
sector pblico, dispondr a los responsables de las
unidades inherentes a la materia, el diseo de los
controles que se aplicarn para asegurar el cumplimiento
de las fases del ciclo presupuestario en base de las
disposiciones legales, reglamentarias y polticas
gubernamentales, sectoriales e institucionales, que
regulan las actividades del presupuesto y alcanzar los
resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos
de control interno presupuestario para la programacin,
formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y
liquidacin del presupuesto institucional; se fijarn los
objetivos generales y especficos en la programacin de
ingresos y gastos para su consecucin en la ejecucin
presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de
fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y
gastos estarn debidamente presupuestados; de existir
valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la
reforma presupuestaria correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector
pblico se observarn los principios presupuestarios de:
universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad,
plurianualidad, eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y
especificacin, para que el presupuesto cuente con atributos
que vinculen los objetivos del plan con la administracin de
recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas
fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto,
consiste en seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos
para cada uno de los programas, proyectos y actividades que
sern ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el
uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin
financiera
tales
como:
Presupuesto,
Contabilidad
Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control
Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, se coordinarn
e implantarn procedimientos de control interno necesarios
para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de
acuerdo a las funciones asignadas, con la finalidad de que
generen adecuados
pag.13
registros ^ue hagan efectivos los propsitos de transparencia

y rendicin de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso
Se denomina control previo, al conjunto de
procedimientos y acciones que adoptan los niveles
directivos de las entidades, antes de tomar decisiones,
para precautelar la correcta administracin del talento
humano, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un

gasto, las personas designadas verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada
con la misin de la entidad y con los programas,
proyectos y actividades aprobados en los planes
operativos anuales y presupuestos.
2. La operacin financiera rena los requisitos legales
pertinentes y necesarios para llevarla a cabo, que no
existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad
suficiente de fondos no comprometidos a fin de evitar
desviaciones financieras y presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al
reconocimiento de un derecho, como resultado de la
recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes
o servicios u otros conceptos de ingresos, las servidoras y
servidores encargados del control verificarn:
1.
Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a

una transaccin financiera que haya reunido los
requisitos exigidos en la fase del control previo, que se
haya registrado contablemente y contenga la
autorizacin respectiva, as como mantenga su
razonabilidad y exactitud aritmtica.
2.
Que los bienes o servicios recibidos guarden

conformidad plena con la calidad y cantidad descritas o
detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a
bodega o en el acta de recepcin e informe tcnico
legalizados y que evidencien la obligacin o deuda
correspondiente.
3.
Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad,

legalidad y conformidad con el presupuesto,
establecidos al momento del control previo al
compromiso efectuado.
4.
Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y

programacin de los presupuestos de ingresos.
5.
La existencia de documentacin debidamente clasificada

y archivada que respalde los ingresos.
6.
La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos

formales y metodolgicos del ingreso.
7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a

las normas que rigen su proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del
presupuesto por resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta
importante para la gestin de las entidades del sector
pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el
anlisis y medicin de los avances fsicos y financieros
obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del
comportamiento de los ingresos y gastos, as como la
identificacin del grado de cumplimiento de las metas
programadas, a base del presupuesto aprobado y del plan
operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de
los techos establecidos en la programacin financiera y las
causas de las variaciones registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el
comportamiento de los agregados financieros de ingresos,
gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial,
con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las metas
esperadas en trminos de ahorro, resultado financiero y
estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la
ejecucin acumulada con relacin al presupuesto codificado
vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar
informacin a los niveles responsables del financiamiento,
autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y
actividades, sobre su rendimiento en comparacin con lo
planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones
en el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los
responsables de la ejecucin presupuestaria efecten el
seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los
objetivos, frente a los niveles de recaudacin ptima de los
ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria,
comprobarn que el avance de las obras ejecutadas
concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las
etapas de avance y las actividades permanezcan en los
niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos
contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en
cada fase del ciclo presupuestario, tales como:
Controles sobre la programacin vinculada al Plan
Operativo Institucional, formulacin y aprobacin.
Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos
efectivos.
Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso
y la obligacin o devengado.
Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura,
liquidacin y seguimiento.
403
pag.14
Administracin financiera - TESORERA
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos

La mxima autoridad y e! servidor encargado de la
administracin de los recursos establecidos en las
disposiciones legales para el financiamiento del
presupuesto de las entidades y organismos del sector
pblico, sern los responsables de la determinacin y
recaudacin de los ingresos, en concordancia con el
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser
tributarios y no tributarios, de autogestin, de financiamiento
y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica
en: corrientes, de capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades
y organismos del sector pblico obtienen por la venta de
bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos,
arrendamientos, rentas de inversiones, multas y otros, se
recaudarn a travs de las cuentas rotativas de ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario
oficial de los fondos pblicos o en las cuentas institucionales
disponibles en el depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de
manera directa o por medio de la red bancaria privada. En
ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas
de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras,
en efectivo, cheque certificado o cheque cruzado a nombre
de la entidad sern revisados, depositan s en forma completa
e intacta y registrados en las cuentas rotativas de ingresos
autorizadas, durante el curso del da de recaudacin o
mximo el da hbil siguiente.
403-02 Constancia documental de la recaudacin
El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del
sector pblico y persona jurdica de derecho privado que
disponga de recursos pblicos que recaude o reciba
recursos financieros, en concepto de ingresos,
consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que
el Estado sea responsable, otorgarn un comprobante de
ingreso preimpreso y prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo
del sector pblico, por cualquier concepto, se entregar al
usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y
prenumerado o una especie valorada; estos documentos
cumplirn con los requisitos establecidos por el organismo
rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones
realizadas, permitiendo el control sobre los recursos que
ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a
modo de resumen, el reporte de los valores recaudados.
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa
y/o tarifa alguna por la venta de bienes y servicios, sin que
medie la comercializacin de especies valoradas, factura,
nota de venta y otros documentos autorizados por el
organismo rector en materia tributaria.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto

y permanente del uso y destino de los formularios para
recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus
movimientos se justificarn documentadamente mediante
controles administrativos.
pag.15
plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos

de control automtico de los cobros o de la secuencia y
cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las
instalaciones, la asignacin de personal de seguridad, la
contratacin de empresas de transporte de valores o
depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias
403-03 Especies valoradas

Las especies valoradas emitidas, controladas y
custodiadas por la unidad responsable del Tesoro
Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y
custodiadas por los organismos del rgimen seccional
autnomo, entidades de seguridad social y empresas
pblicas, se entregarn al beneficiario por la recepcin
de un servicio prestado por parte de un rgano del sector
pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies
valoradas constarn obligatoriamente en los presupuestos
institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de
ingresos en los bancos corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones
de la administracin pblica que manejen especies valoradas,
llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos
documentos y su existencia ser controlada mediante
cuentas de orden.
El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo
autorizado para elaborar las especies valoradas para todo el
sector pblico del Ecuador.
403-04 Verificacin de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras,
efectuarn una verificacin diaria, con la finalidad de
comprobar que los depsitos realizados en el banco
corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin
de controlar que stos sean transferidos al depositario
oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la
encargada de efectuar las recaudaciones y su registro
contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos,
evaluar permanentemente la eficiencia y eficacia de las
recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que
correspondan.
403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el
servidor encargado de la administracin de los recursos,
adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se
recauden directamente, mientras permanezcan en poder
de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos
corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o
valores estar respaldado por una garanta razonable y
suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una
caucin suficiente al recaudador, la contratacin de
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional

ingresarn todos los recursos provenientes de cualquier
fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y
de los gobiernos seccionales, a travs de cuentas
auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas
que deban mantenerse en funcin de los convenios
internacionales que el pas mantiene con otros pases y
las que correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector
pblico en el depositario oficial ser autorizada
exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro
Nacional; ninguna institucin pblica podr aperturar cuentas
fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.
Para administracin de fondos rotativos, la apertura de
cuentas corrientes bancarias en el sistema financiero nacional
sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del
informe tcnico emitido por el ente rector de las finanzas
pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
organismo pblico y su nmero ser el estrictamente
necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control
interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas
de las servidoras y servidores autorizados. Las servidoras y
servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos
financieros, de recepcin de recursos materiales, de registro
contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y
servidores responsables de su manejo sern obligatoriamente
caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de
identificar la fuente de donde provienen los recursos, la
Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en
cuentas auxiliares: entre otras la denominada cuentas para la
provisin del pago de la deuda pblica.
Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de
los fondos pblicos para la provisin de pagos de
amortizacin e intereses de la deuda pblica interna y
externa, recibiendo los recursos que se transfieren de la
Cuenta Corriente Unica.
403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de
asegurar que tanto el saldo segn los registros contables
como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la
realiza en forma regular y peridicamente por lo menos
una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los
movimientos del libro bancos de la entidad, con los registros y
saldos de los estados bancarios a una fecha determinada,
para verificar su conformidad y determinar las operaciones
pendientes de registro en uno u otro lado. La
conciliacin de los saldos contables y bancarios, permite

verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad
Administrativa de Tesorera han sido oportunas y
adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de
conciliacin, ste ser efectuado por uno o varios servidoras
o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o
transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en
sistemas computarizados y en tiempo real, la entidad debe
velar para que las aplicaciones incorporen los controles de
carga y validacin de la informacin, el registro manual o
automtico de operaciones que permitan ajustar las
diferencias y estn respaldados por los respectivos
manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea.
403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del
sector pblico designados para ordenar un pago,
suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y
solicitar pagos va electrnica, entre otros, previamente
observarn las siguientes disposiciones:
pag.16
Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro

Nacional debitar de la cuenta correspondiente y acreditar
en las cuentas de los beneficiarios finales los valores
pertinentes, debiendo utilizar los mecanismos establecidos
por el depositario oficial de los fondos pblicos, siendo sta
la nica forma de pago prevista para el mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin
en el sistema ser posterior a los pagos efectuados.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente
exigibles, sern pagadas mediante transferencias a las
cuentas corrientes o de ahorros individuales de los
beneficiarios, aperturadas en el sistema financiero nacional o
internacional, registradas en la base de datos del sistema
previsto para la administracin de los servicios pblicos.
Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual
para los casos en que los beneficiarios no pueden aperturar
cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual
es un proceso de pagos va electrnica que define en un solo
dbito la salida de recursos a travs de la entidad bancaria,
proceso que norma el organismo rector de las finanzas
pblicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro
Nacional se originarn exclusivamente en el devengamiento
y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector
pblico, el cumplimiento de los requisitos necesarios para
respaldar una obligacin legalmente exigible, es de exclusiva
responsabilidad de la entidad solicitante.
a)
Todo pago corresponder a un compromiso

devengado, legalmente exigible, con excepcin de los
anticipos previstos en los ordenamientos legales y
contratos debidamente suscritos;
b)
Los pagos que se efecten estarn dentro de los

lmites de la programacin de caja autorizada;
Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en

efectivo, a excepcin de los gastos que se realizan a travs
de la caja chica.
c)
Los pagos estarn debidamente justificados y

comprobados con los documentos autnticos
respectivos;
403-10 Cumplimiento de obligaciones
d)
Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos

pendientes respecto al reconocimiento total o parcial de
las obligaciones a pagar; y,
e)
Que la transaccin no haya variado respecto a la

propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto.
Las obligaciones contradas por una entidad sern

autorizadas, de conformidad a las polticas establecidas
para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de
las mismas, se establecer un ndice de vencimientos que
permita que sean pagadas oportunamente para evitar
recargos, intereses y multas.
Para estos efectos, se entender por documentos

justificativos, los que determinan un compromiso
presupuestario y por documentos comprobatorios, los que
demuestren entrega de las obras, bienes o servicios
contratados.
403-09 Pagos a beneficiarios
El sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las
obligaciones de las entidades y organismos del sector
pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes
institucionales
y
los
respectivos
presupuestos
aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser
ordenado por la unidad responsable del Tesoro Nacional al
Depositario Oficial de los fondos pblicos; dichas
obligaciones se registrarn apropiadamente por las
instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa
mensual aprobado. Entre estos pagos se incluye el servicio
de la deuda pblica.
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en

el compromiso, aspecto que ser controlado mediante
conciliaciones, registros detallados y adecuados que
permitan su clasificacin, sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de
intereses o multas por mora injustificada en el pago de las
obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y
pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado. por
accin u omisin.
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin
financiera
Las entidades y organismos del sector pblico, para la
correcta utilizacin de los recursos financieros,
elaborarn la programacin de caja, en la que se
establecer la previsin calendarizada de las
disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada
utilizacin, permitiendo compatibilizar la ejecucin
presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.
La programacin comprende un conjunto de acciones

relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin
de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es
optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,
permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos
del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y
priorizar su atencin.
La programacin se podr modificar en funcin de la
evaluacin de los ingresos efectivamente recaudados, con el
fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas;
esta modificacin ser aprobada por el Comit de las
Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de
optimizar el uso de sus recursos. Este flujo de caja debe
estar acorde con el plan operativo anual y los planes
estratgicos institucionales.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de
caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un
perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto
plazo, as como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado
similar al ejercicio presupuestario; su periodicidad puede ser
anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las
necesidades.
403-12 Control y custodia de garantas
En los contratos que celebren las entidades del sector
pblico, para asegurar el cumplimiento de los mismos, se
exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de
las garantas en las condiciones y montos sealados en la
ley.
pag.17
La Tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre

los vencimientos de las garantas a fin de que se tomen las
decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o
ejecucin, segn sea el caso.
403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos,
estar sustentada en documentos que aseguren su validez
y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias
de fondos entre entidades agilita la gestin financiera
gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos
dinamizan la administracin de las transacciones financieras
por la velocidad que imprimen, no generan documentacin
inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de
cada operacin; aspectos que limitan la aplicacin de
controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma
de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el
uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido
solamente a las personas autorizadas. Nadie ms conocer
la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones
efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica
de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de
las claves respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se
obtengan reportes automticos diarios, que constituirn uno
de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin,
que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de
destino de los recursos.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del

sector pblico son de: adquisicin o arrendamiento de
bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios,
incluidos los de consultora, cuyas clusulas contractuales
contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una
garanta, en las condiciones y montos sealados en la Ley
Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin

tecnolgica es otro medio que permite contar de inmediato
con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las
operaciones, cuyo respaldo formal estar sujeto a la
obtencin de los documentos originales.
Igualmente, algunas transacciones por prestacin de

servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior,
requieren de los proveedores la presentacin de garantas de
conformidad a las estipuladas en los convenios y contratos,
no pudiendo la Tesorera efectuar ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
La Tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control

adecuado y permanente de las garantas con el fin de
conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
Las garantas presentadas deben corresponder a
cualquiera de las formas de garantas contempladas en
las disposiciones legales vigentes.
La recepcin de los documentos se efectuar previo al
pago de los anticipos y se verificar que cumplan con
los requisitos sealados en la ley.
Custodia adecuada y organizada de las garantas.
Control de vencimientos de las garantas recibidas.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos

electrnicos y/o fsicos.
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn

invertir los excedentes temporales de caja en el mercado
nacional o internacional, para lo cual se considerar la
mejor opcin para el Estado y las indicadas entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn
condicionadas a las autorizaciones de la unidad responsable
del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades
de caja que mantengan las instituciones, para lo cual
observarn lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se
obtenga una rentabilidad acorde con el mercado financiero y
que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones,
limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva
ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir
la colocacin en papeles emitidos por el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se

considerar inversin financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses
por las inversiones en papeles fiduciarios se tramitarn con
la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan
las entidades del sector pblico a excepcin de los
organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de
seguridad social sern redimidas hasta el cierre del ejercicio
fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro
Nacional y las entidades del sector pblico no requieren de
partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del
capital pero s para los gastos de comisiones y rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificacin
fsica
Se mantendrn registros adecuados que permitan
identificar a cada tipo de inversin corriente y establecer
los montos de los intereses, dividendos u otra clase de
renta que devenga cada una de ellas, el sistema de
registro contable proporcionar el control que asegure
que han sido registradas debidamente y que los
rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de
manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es
conveniente establecer un mayor auxiliar para cada una, con
lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la
informacin, estos registros sern constantemente
actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos
necesarios para la toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares,
personas independientes de la custodia y registro de las
operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores
fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la Unidad de Auditora
Interna y/o por una comisin nombrada para el efecto, la
misma que actuar bajo la responsabilidad del titular
financiero de cada entidad, pudiendo realizar dicho control
en forma trimestral o semestral.
404
Administracin
PBLICA
Financiera
DEUDA
404-01 Gestin de la deuda

Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la
deuda pblica debern establecer y mantener un
ambiente de control que fomente: los valores ticos, las
polticas de talento humano que apoyen los objetivos de
gestin de la deuda pblica, una estructura
organizacional con claras lneas de responsabilidad y
comunicacin y sistemas de informacin computarizados
que incluyan controles de seguridad adecuados.
Se establecer un ambiente de control tico que involucre a
todo el personal que interviene en la administracin de la
deuda pblica, que identifique los principios y valores en
pag.18
los que se fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de

los administradores respecto de los controles internos,
polticas de administracin del recurso humano que interviene
en este proceso, respecto de su idoneidad e independencia
en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores,
aseguradores u otros para evitar conflictos de intereses en
las operaciones de la deuda pblica.
404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica
El organismo responsable de administrar la deuda
pblica, contar con unidades operacionales encargadas
de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica
fiscal del gobierno y de gestionar las transacciones
especficas de deuda.
La estructura organizacional de la Unidad de Administracin
de la Deuda, estar conformada por tres dependencias
identificadas como: front office, middle office y back office,
con funciones y responsabilidades distintas.
Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada
de la coordinacin con el poder Ejecutivo de efectuar la
negociacin o transaccin de la deuda en los mercados
financieros, en representacin del gobierno.
Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del
anlisis de la informacin, as como de las proyecciones y
estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias
de riesgo donde deben estar claros los efectos de la
transparencia de manera de no afectar la evaluacin del
riesgo pas.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las
dependencias encargadas del registro, control, gestin y
utilizacin de la deuda, as como de la generacin de
estadsticas y reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a
la poltica fiscal del gobierno y a las disposiciones legales,
normas y reglamentacin vigente.
404-03 Polticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de
un comit de deuda y financiamiento, definir las
polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que
exista consistencia en las estrategias y en el proceso de
endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto
en la Constitucin de la Repblica del Ecuador y las
disposiciones legales relacionadas con esta materia.
Las polticas partirn de la planificacin del gobierno,
debiendo considerar los aspectos de poltica fiscal,
econmica y de desarrollo del pas. Para este efecto, las
entidades que intervienen en esta materia, deben tener un
conocimiento mutuo de sus
objetivos, dada la
interdependencia de sus diversos instrumentos para el
desarrollo de estas polticas.
El manual de procedimientos para la administracin de la
deuda incluir el flujo y la composicin de la informacin en el
ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto
incluye una descripcin de la informacin relacionada con el
financiamiento externo e interno, la forma de registrar esa
informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el
registro de los desembolsos y el
servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de

informacin desde la unidad que administra la deuda a otros
organismos del gobierno, entidades relacionadas y
organizaciones internacionales, incluida su periodicidad y una
descripcin de su contenido, entre otros aspectos.
Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y
deber actualizarse permanentemente, a fin de que todo el
proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse
en este tipo de operaciones sea aplicado en cumplimiento de
las disposiciones legales vigentes.
404-04 Contratacin de crditos y lmites de
endeudamiento
Las entidades y organismos del sector pblico para la
contratacin de crditos o la concesin de garantas de
crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador,
observarn las disposiciones, restricciones, requisitos y
procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico
vigente.
Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto
y no podrn superar el lmite de endeudamiento que seala la
ley. No se podr iniciar el trmite para contraer
endeudamiento sin cumplir con el plan de reduccin de la
deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de
endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el
trmite si no ha cumplido con la obligacin de registrar los
contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas
de amortizaciones o intereses de la deuda pblica.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en
el que consten las partidas de desembolsos y asignaciones
destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la
deuda, no podrn contratar prstamos.
Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de
bonos
presentadas
sin
tener
las
autorizaciones
correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el
aporte exigido como contraparte local se encuentre
debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las
entidades que teniendo otros no han sido utilizados y se
encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido
el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el
proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.
404-05 Evaluacin
del riesgo
relacionado con
operaciones de la deuda pblica
La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica
establecer un plan de riesgos para la identificacin de
las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que
se alcancen los objetivos de gestin de la deuda pblica y
la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.
En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda
pblica, pueden surgir riesgos operacionales en los procesos
de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma,
que pueden impedir que las autoridades a cargo de su
administracin cumplan los objetivos de la gestin de la
deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles
pag.19
internos y revisar los niveles de autorizacin de las

transacciones, la segregacin de funciones del personal que
interviene en el proceso, los accesos y seguridades del
sistema de informacin, la integridad de la informacin, la
aplicacin de los procedimientos establecidos en los
manuales, la capacidad para evaluar regularmente los
instrumentos crediticios y documentacin completa de las
transacciones de la deuda, el reperfilamiento de los pagos,
costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los
riesgos en las operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad
gubernamental que proporcione informacin gerencia) de
la deuda pblica y que permita el registro de las
operaciones
de
endeudamiento,
asegurando
la
preparacin de informacin financiera detallada, confiable
y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento
necesario para contar con informacin vlida y confiable sobre
la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de
endeudamiento pblico tendr un diseo apropiado a las
caractersticas y necesidades de estas operaciones, que
permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que
la informacin pueda incluirse en la base de datos financieros
del sistema de contabilidad gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda
interna y externa, identificando conceptos y categoras como:
emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios,
contratos de prstamos, deuda privada avalada por el Estado,
convenios de consolidacin, renegociacin y otros. As
mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se
refiere a operaciones que incrementan el pasivo del Estado y
las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con
los contratos o convenios internos respectivos antes de su
registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera
adicional que aclaren los conceptos relacionados con los
reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el
estado de la deuda pblica, e incluir la conciliacin de saldos
con los estados financieros que forman parte de la Cuenta
nica del Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que
administra e informa sobre el endeudamiento pblico a nivel
nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades
Las entidades y organismos del sector pblico para el
registro y control de las transacciones relacionadas con
la deuda pblica, observarn los principios y normas
tcnicas para el sistema de administracin financiera,
emitidas por el Ministerio de Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y
consolidar las obligaciones contradas por el pas en cada
perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original,
plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de
cada contrato, entre otros.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos,

a corto o largo plazo; el mantener controles sobre cada
obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir
informar oportunamente a las servidoras y servidores
responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada
entidad permitir conservar en forma adecuada datos
histricos de la gestin pblica, en relacin con el
endeudamiento del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de
prstamos y de operaciones por servicio de la
deuda
Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin
de los prstamos, al igual que las operaciones del servicio
de la deuda pblica sern conciliados entre los
organismos
y
entidades
involucradas
en
su
procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la
conciliacin de los desembolsos recibidos, con los acreedores
de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes
financieros y unidades ejecutoras, a fin de mantener
informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control
sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los
agentes financieros y con el Banco Central del Ecuador
permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los
prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control
sobre los desembolsos efectivamente recibidos y entregados
para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan
conocer los aportes de contrapartidas utilizadas en la
ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las
entidades acreedoras, los montos pagados por concepto del
servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de
amortizacin del principal, intereses, comisiones, moras,
entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los
prstamos y obligaciones contrados con organismos
internacionales de crdito u otras fuentes que
constituyan deuda pblica interna o externa, as como los
pasivos contingentes que podran transformarse en
pasivos reales como consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a
los principios y normas tcnicas del sistema de administracin
financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y
las posibles eventualidades que podran originar que
obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
adems de la importancia que podran tener en la situacin
financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las
autoridades tomarn en consideracin los efectos posibles
pag.20
de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno,

incluyendo su liquidez global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y
comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la
deuda pblica, disponer de un sistema computarizado
acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de
sus recursos disponibles, as como la adopcin de polticas
que definan anticipadamente los aspectos de soporte
tcnico, mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control
de la deuda pblica, posibilita el registro de la informacin de
los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados
por ellos, actualizar los desembolsos en forma automtica,
identificar los atrasos en el pago del servicio de la deuda,
calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes
para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas
computarizados facilita producir reportes sobre el servicio de
la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones,
moras, gastos derivados de la contratacin y utilizacin de
crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.
El objetivo principal de un sistema de informacin
computarizado es generar informacin til que las mximas
autoridades de las entidades relacionadas con la deuda
pblica, requieren para cumplir con la responsabilidad de su
gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el
servicio de la deuda, el estado de flujo de efectivo con el
objeto de contratar financiamientos i..cesarios para garantizar
la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de
reducir
la
deuda,
financiamientos
ms
recientes,
reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas,
aplicaciones y procedimientos documentados, controles de
accesos y seguridades, as como una segregacin de
funciones entre las reas de gestin de la deuda, para
salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y
conservacin de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el
volumen y la composicin de la deuda pblica, incluyendo la
moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de
las tasas de inters. Esta informacin deber ser actualizada
peridicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda
pblica, establecer controles peridicos de las
operaciones para evaluar la eficacia de las actividades
regulares de supervisin y monitoreo realizadas por
personal de la entidad, las auditoras internas o externas
o consultores externos contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la
evolucin del entorno externo as como de los controles
internos de la deuda pblica, para ayudar a sus
administradores a responder a los cambios de forma rpida y
eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn

orientados
bsicamente
al
seguimiento
de
las
recomendaciones de los informes de las auditoras de las
transacciones de gestin de la deuda pblica, de los
informes de avances peridicos de los acreedores, de los
informes peridicos de la administracin sobre la
contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por
pago de desembolsos (capital e intereses), de transacciones
por montos muy elevados, de los cambios de los sistemas de
contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas,
etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los
acreedores, el organismo responsable de administrar la
deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a
los proyectos que se financian con endeudamiento, a fin de
precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen
uso de los recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de
la deuda pblica y el seguimiento a la valoracin de los
bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado
internacional.
405
Administracin Financiera
GUBERNAMENTAL
CONTABILIDAD
405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas

de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basar en principios
y normas tcnicas emitidas sobre la materia, para el
registro de las operaciones y la preparacin y
presentacin de informacin financiera, para la toma de
decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misin registrar
todos los hechos econmicos que representen derechos a
percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones
a entregar recursos monetarios, y producir informacin
financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo
criterios tcnicos soportados en principios y normas que son
obligatorias para los profesionales contables.
405-02
Organizacin del
Gubernamental
Sistema
de
pag.21
La eficiencia de la organizacin contable constituye un

elemento de control interno, orientado a que:
Las operaciones se efecten de acuerdo con la
organizacin establecida en la entidad.
Las operaciones se contabilicen por el importe correcto
en las cuentas apropiadas y en el perodo
correspondiente.
Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y
de aquellos sujetos a control administrativo para su
correspondiente registro y salvaguarda.
Se conserve en forma actualizada el inventario de
existencias.
La informacin financiera se prepare de acuerdo con las
polticas y prcticas contables determinadas por la
profesin.
Se produzcan los reportes y estados financieros
requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades gerenciales.
405-03 Integracin contable de las operaciones
financieras
La contabilidad constituir una base de datos financieros
actualizada y confiable para mltiples usuarios. La
funcin de la contabilidad es proporcionar informacin
financiera vlida, confiable y oportuna, para la toma de
decisiones de las servidoras y servidores que administran
fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero,
porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las
unidades que integran el Sistema de Administracin
Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones
de los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorera, Nmina, Control Fsico de Bienes,
Deuda Pblica y Convenios, los clasifica, sistematiza y
ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que
posibilitan el registro y control de los recursos pblicos,
permitiendo la produccin de informacin financiera
actualizada y confiable, para uso interno y externo.
Contabilidad
El Sistema de Contabilidad de las entidades pblicas se

sustentar en la normativa vigente para la Contabilidad
Gubernamental
y comprende,
entre
otros,
la
planificacin y organizacin contables, objetivos,
procedimientos, registros, reportes, estados financieros y
dems informacin gerencial y los archivos de la
documentacin que sustentan las operaciones.
El ente financiero del gobierno central y las dems entidades
del sector pblico son responsables de establecer y
mantener su sistema de contabilidad dentro de los
parmetros sealados por las disposiciones legales
pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las
necesidades de informacin financiera de los distintos
niveles de administracin, as como proporcionar en forma
oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran
para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real
de sus operaciones.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin

contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del
movimiento de fondos, bienes y otros.
405-04 Documentacin de respaldo y su archivo
La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas
y procedimientos de archivo para la conservacin y
mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con
base en las disposiciones tcnicas y jurdicas vigentes.
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental
suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La
documentacin sustentatoria de transacciones financieras,
operaciones administrativas o decisiones institucionales,
estar disponible, para acciones de verificacin o auditora,
as como para informacin de otros usuarios autorizados, en
ejercicio de sus derechos.
Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con

la documentacin de soporte suficiente y pertinente que
sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir
la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su
verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos
de gestin importantes debe ser ntegra, confiable y exacta,
lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante
o despus de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad
establecer los procedimientos que aseguren la existencia de
un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la
documentacin sustentatoria, que ser archivada en orden
cronolgico y secuencial y se mantendr durante el tiempo
que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn
organizados de conformidad al sistema de archivo adoptado
por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las
necesidades institucionales. Es necesario reglamentar la
clasificacin y conservacin de los documentos de uso
permanente y eventual, el calificado como histrico y el que
ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia
legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de
aquella que no se la utiliza se har de conformidad a las
disposiciones legales, con la intervencin de una comisin
que se encargue de analizar, calificar y evaluar toda la
informacin existente y determinar los procedimientos a
seguir, los perodos de conservacin de la documentacin,
los datos relacionados con el contenido, perodo, nmero de
carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
405-05 Oportunidad en el registro de los hechos
econmicos y presentacin de informacin
financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que

ocurren, a fin de que la informacin contine siendo
relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el
control de las operaciones y la toma de decisiones. El
registro oportuno de la informacin en los libros de
entrada original, en los mayores generales y auxiliares,
es un factor esencial para asegurar la oportunidad y
confiabilidad de la informacin.
Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los

registros de los hechos econmicos, ni se contabilizarn en
cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria
para garantizar que la direccin disponga de informacin
confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y
procesar la informacin, a partir de la cual ser elaborada la
informacin financiera de la entidad.
Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar
contabilidad, presentarn oportunamente la informacin
financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas
en la normativa vigente.
pag.22
405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para
verificar la conformidad de una situacin reflejada en los
registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre
datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna
con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la
informacin financiera registrada. Permite detectar
diferencias y explicarlas efectuando ajustes o
regularizaciones cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con
los saldos de la respectiva cuenta de mayor general, con la
finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los
ajustes correspondientes.
Las servidoras y servidores encargados de realizar las
conciliaciones, sern independientes del registro, autorizacin
y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las
cuentas, dejarn constancia por escrito de los resultados y en
el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a
fin de tomar las acciones correctivas por parte de la mxima
autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado
por el ente rector de las finanzas pblicas, los ajustes de los
saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las
normas emitidas para el efecto.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades pblicas y las pers las jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos,
emitirn procedimientos que aseguren que las
operaciones y actos administrativos cuenten con la
documentacin sustentatoria totalmente legalizada que
los respalde, para su verificacin posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada
formulario, se limitar el nmero de ejemplares (original y
copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas
de aprobacin y conformidad a las imprescindibles para su
procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos
materiales o financieros y los que respalden otras
operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo
sern preimpresos y prenumerados. Si los documentos se
obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin
podr generarse automticamente a travs del computador,
siempre que el sistema impida la utilizacin del mismo
nmero en ms de un formulario. Los documentos
prenumerados sern utilizados en orden correlativo y
cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la
revisin peridica de la secuencia numrica, el uso correcto
de los formularios numerados y la investigacin de los
documentos faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos
se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario
numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y

las copias respetando su secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de
anticipos destinados a cubrir gastos especficos,
garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos
sujetos a reclamo y egresos realizados por recuperar,
sern adecuadamente controlados y debidamente
comprometidos
en
base
a
la
disponibilidad
presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y
documentada rendicin de cuentas y la devolucin de los
montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio
fiscal, los fondos sern liquidados y su diferencia
depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de
cada entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao,
excepto los anticipos a servidoras y servidores pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y
reglamentaciones emitidas para el efecto por las entidades
competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin
de estos fondos, presentarn los sustentos necesarios que
permitan validar los egresos realizados, con la documentacin
de soporte o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de
control y de informacin sobre la situacin, antigedad y
monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o
devolucin de fondos, a fin de proporcionar a los niveles
directivos, elementos de juicio que permitan corregir
desviaciones que inciden sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos
administrativos de las entidades sobre este tipo de
operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las
cuentas auxiliares que para el efecto constan en el Catlogo
General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos
Las entidades a travs de las unidades responsables de la
gestin financiera podrn conceder anticipos de las
remuneraciones mensuales unificadas u honorarios
sealados en el presupuesto institucional, debidamente
devengados, a las servidoras y servidores de la institucin
hasta por un monto equivalente al cien por ciento de la
misma. El valor as concedido ser recaudado por la Unidad
de Administracin Financiera institucional al momento de
efectuar el pago mensual de remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente
justificados por la Unidad de Administracin de Talento
Humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo
de hasta tres remuneraciones mensuales unificadas del
servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita
cubrir la obligacin contrada; el anticipo ser descontado de
sus haberes dentro del plazo de doce meses, contados desde
su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control
interno y de la verificacin de la capacidad de pago de cada
servidor, en aplicacin de la normativa vigente.
b)
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Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las

disponibilidades monetarias, entregados en calidad de
anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad, a lo
establecido en las clusulas contractuales relacionadas con la
forma de pago de los contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas
en calidad de anticipos, stos sern registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago
est condicionado a la entrega-recepcin de los bienes u
obras materia del contrato.
c)
Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern

repuestos previa liquidacin parcial y mediante la
presentacin de documentacin sustentatoria debidamente
legalizada y sern liquidados al cumplirse su objetivo. Estos
fondos son:
d)
Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones

de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin
rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda
afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerite la
emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y
renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores
y urgentes denominados caja chica.
Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn
sustentados en comprobantes prenumerados, debidamente
preparados y autorizados.
Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo
a la reglamentacin emitida por el Ministerio de Finanzas y
por la misma entidad y sern manejados por personas
independientes de quienes administran dinero o efectan
labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar
tiempo y permitir que las operaciones de valor reducido sean
realizadas oportunamente.
e)
Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin

especfico y se mantendrn depositados en una cuenta
bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para
los que fueron asignados; la cuenta bancaria ser cerrada
una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su
reposicin se realizar a base de la documentacin remitida
por el responsable del manejo del fondo para su debido
registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate

de transferencia, constituyen los nicos documentos para el
registro contable de los desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados
exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados
por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad
especfica, sern asignados al servidor autorizado para
satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y
estn sujetos a liquidacin dentro del mismo mes en que
fueron entregados, previa presentacin de la documentacin
debidamente legalizada que respalden los egresos
realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las
entidades y organismos del sector pblico, por anticipos de
viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el
exterior del pas, se contabilizarn en la cuenta "Anticipo de
viticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrar con la liquidacin definitiva, acompaando
obligatoriamente los comprobantes de hospedaje (factura),
los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de
transportacin area o terrestre y el informe de comisin;
debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos
anticipos sern contabilizados directamente como gastos de
gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se
encuentran en poder de los recaudadores de la entidad,
estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos
peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar
su existencia fsica y comprobar su igualdad con los
saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria
para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en
presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo
obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su
presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos en
su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora
Interna o por personas delegadas por la Unidad de
Administracin Financiera, que sean independientes de las
funciones de registro, autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren
irregularidades, se comunicar inmediatamente este
particular a la autoridad competente y a la Unidad de
Auditora Interna, para que adopten las medidas correctivas
necesarias.
De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar
constancia escrita y firmada por las personas que
intervinieron en el arqueo.
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Los valores pendientes de cobro sern analizados

mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal, por parte
del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la
Unidad de Administracin Financiera para determinar la
morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y
la antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de
manera inmediata, para impedir la prescripcin o
incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la
recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste
ser investigado y analizado para efectuar las acciones
correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la Unidad de Administracin Financiera,
por lo menos una vez al ao, enviar a los deudores los
estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de
confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo
justifique.
405-11 Conciliacin y constatacin
Una persona independiente del registro y manejo del
mayor auxiliar o general de anticipos de fondos y cuentas
por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre
estos registros, verificando que los saldos de los
auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor
general, para identificar si los saldos responden a
operaciones realizadas y oportunamente registradas en
la contabilidad.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los
valores a cobrar por lo menos trimestralmente y al finalizar
cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del
control, registro o manejo de efectivo, comprobando la
legalidad de los documentos de respaldo, que garanticen la
integridad y existencia fisica.
406 Administracin financiera - ADMINISTRACIN DE
BIENES
406-01 Unidad de Administracin de Bienes
Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el
caso lo amerite, estructurar una unidad encargada de la
administracin de bienes.
La mxima autoridad a travs de la Unidad de Administracin
de Bienes, instrumentar los procesos a seguir en la
planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso,
prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento,
medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada
entidad u organismo del sector pblico y de implantar un
adecuado sistema de control interno para su correcta
administracin.
406-02 Planificacin
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos

El anlisis permitir comprobar que los anticipos y
cuentas por cobrar estn debidamente registrados y que
los saldos correspondan a transacciones efectivamente
realizadas.
Las entidades y organismos del sector pblico, para el

cumplimiento de
los objetivos y
necesidades
institucionales, formularn
el
Plan Anual de
Contratacin con el presupuesto correspondiente.
El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras,

los bienes y los servicios incluidos los de consultora a
contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la
planificacin de la institucin asociada al Plan Nacional de
Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a
realizarse tanto por el rgimen general como por el rgimen
especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la
mxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal
de compras pblicas www.comoraspblicas.gov.ec; incluir
al menos la siguiente informacin: los procesos de
contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a
contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de
implementacin del plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de
existencias, de tal forma que las compras se realicen
nicamente cuando sean necesarias y en cantidades
apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o
jurdica, nacional o extranjera que desee participar en los
procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada
en el Registro Unico de Proveedores, RUP, cuya
informacin ser publicada en el portal de compras
pblicas. De igual modo, las entidades contratantes se
registrarn en el portal para acceder al uso de las
herramientas del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
El arrendamiento de bienes se har considerando el

beneficio institucional frente a la alternativa de
adquisicin.
La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as
como la existencia presente o futura de recursos
suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la
contratacin.
a)
La mxima autoridad establecer los controles que

aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado,
a la vez que determinar los lineamientos que servirn de
base para una adecuada administracin de las compras de
bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y
ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las
cantidades apropiadas.
La ejecucin de las compras programadas para el ao
se realizar tomando en consideracin el consumo real,
la capacidad de almacenamiento, la conveniencia
financiera y el tiempo que regularmente toma el
trmite.
La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como
medicinas y otros, se la efectuar en cantidades que
cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad
del principio activo.
Se mantendrn las unidades de abastecimiento o
bodegas necesarias para garantizar una adecuada y
oportuna provisin.
Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y

servicios, incluidos los de consultora, las entidades se
sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de
conformidad a la naturaleza y cuanta de la contratacin, a
los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica
del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, su
reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional
de Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada
procedimiento de contratacin. En el caso de compras de
bienes y servicios normalizados se observarn los
procedimientos dinmicos, es decir: compras por catlogo y
compras por subasta inversa.
Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y
para la ejecucin de obras, sern aplicables los
procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta,
ferias inclusivas, nfima cuanta, a ms de los
procedimientos especiales del rgimen especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el
caso de contratacin de servicios de consultora son:
contratacin directa, contratacin mediante lista corta y
mediante concurso pblico.
b)
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn

las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de
bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios
incluidos los de consultora, a travs del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica.
pag.25
Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad

contratante elaborar los pliegos pertinentes, utilizando de
manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto
Nacional de Contratacin Pblica que apliquen segn el
procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad
contratante podr modificar o completar los modelos
obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de ajustarlos a
las necesidades particulares de cada proceso de
contratacin, siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan
alcanzar la combinacin ms ventajosa entre todos los
beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el
servicio por contratar y todos sus costos asociados,
presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad
de la entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de
austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad,
economa y responsabilidad ambiental y social, debiendo
priorizarse los productos y servicios nacionales.
c)
Comisin Tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda

efectuar procedimientos de lista corta, concurso pblico,
subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con
lo dispuesto por la ley, conformar y nombrar para cada
procedimiento la pertinente Comisin Tcnica que estar
integrada de la siguiente manera:
1.
Un profesional designado por la mxima autoridad,

quien lo presidir.
2.
El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3.
Un profesional afn al objeto de la contratacin

designado por la mxima autoridad o su delegado.
Los miembros de la Comisin Tcnica sern servidoras o

servidores de la entidad contratante y no podrn tener
conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser
causa de excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn
fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de ser
utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos
requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia
que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control
eficiente de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los
almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados,
contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio
fsico necesario.
El Guardalmacn o Bodeguero tiene la responsabilidad de
acreditar con documentos, su conformidad con los bienes
que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por
las dependencias de la institucin, as como de los bienes
que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se
recibirn los bienes y se comunicar inmediatamente a la
mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto;
dichos bienes no sern recibidos hasta que cumplan con los
requerimientos institucionales.
Los directivos establecern un sistema apropiado para la
conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes
almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema
adecuado de registro permanente, debiendo incluirse
registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes
de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en
el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales,
deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados
directamente a los encargados de su utilizacin. En estos
casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin
directa
y
la
tramitacin
de
la
documentacin
correspondiente.
406-05 Sistema de registro
El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico,
contendr los conceptos contables que permitan el
control, identificacin, destino y ubicacin de las
existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable
tanto de las existencias como de los bienes de larga
duracin, mediante registros detallados con valores que
pag.26
permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes,

a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los
auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la
verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su
registro y control oportuno y servir para la toma de
decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser
registrados como activos fijos, se registrarn directamente en
las cuentas de gastos o costos segn corresponda y
simultneamente se registrarn en una cuenta de orden,
conforme lo establece la normativa de contabilidad
gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita
una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las
existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo
correspondiente en una parte visible, permitiendo su fcil
identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin,
mantendr
registros
actualizados,
individualizados,
numerados, debidamente organizados y archivados, para que
sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de
los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de
sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor
pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas
de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes
riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a
fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite
salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad,
fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin
facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron
adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se
encuentran en riesgo de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la
unidad respectiva, ser responsable de designar a los
custodios de los bienes y de establecer los procedimientos
que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento
de las existencias y bienes de larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica,
implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia
fisica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes
del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se
utilizarn nicamente en las labores institucionales y por
ningn motivo para fines personales, polticos,

electorales, religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los
bienes de la institucin, debiendo asumir la responsabilidad
por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia
y conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan
sido entregados para el desempeo de sus funciones,
dejando constancia escrita de su recepcin; y por ningn
motivo sern utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por
varias personas, es responsabilidad del Jefe de la Unidad
Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso,
custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados
correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia
comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de
las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a
su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y
naturaleza de los bienes, sern reportados a la direccin
correspondiente, por el personal responsable del uso y
custodia de los mismos, para que se adopten los correctivos
que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales
Los vehculos del sector pblico y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos pblicos,
estn destinados exclusivamente para uso oficial, es
decir, para el desempeo de funciones pblicas, en los
das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para
fines personales, ni familiares, ajenos al servicio pblico,
ni en actividades electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades
que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico.
Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante
de la administracin, siendo necesario que se establezcan
los controles internos que garanticen el buen uso de tales
unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la
administracin de los vehculos, llevarn un registro diario de
la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la
fecha, motivo de la movilizacin, hora de salida, hora de
regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad
cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos
terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas, camiones,
maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda,
lanchas, barcos, veleros, aviones, avionetas, helicpteros,
etc..) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados
durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la
autorizacin expresa del nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los
vehculos sean utilizados en actividades distintas a los fines
que corresponde, obligatoriamente contarn con la
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respectiva orden de movilizacin, la misma que tendr una

vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn
concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que
tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde
habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios,
podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de
cada semana, exceptundose, por motivos de seguridad, el
Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras
servidoras y servidores con rango a nivel de ministros de
Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de
ambulancia, de las siguientes entidades: de las unidades del
Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana,
igualmente los vehculos que pertenecen a los cuerpos de
bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional,
sistemas de redes elctricas, telefnicas, agua potable,
alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para
atender casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos
oficiales, tendrn la obligacin del cuidado y conservacin del
mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo
que identifique la institucin a la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se
observe, en todas sus partes, los procedimientos
administrativos para el control de los vehculos de la entidad,
que constan en el Reglamento General Sustitutivo para el
Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y
dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la
Contralora General del Estado.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de
larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los
procedimientos
necesarios
a
fin
de
realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y
bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y
bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El
personal que interviene en la toma fsica, ser independiente
de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los
conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fisica de los bienes, se
emitirn por escrito y sern formulados claramente de manera
que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que
participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que
se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y
conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y
luego se registrarn los ajustes respectivos, previa
autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn
los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la
baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las
disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para

llevar a cabo la toma fisica de las existencias y bienes de
larga duracin, el informe final presentado as como la base
de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma
previa a la cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente
cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la
entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para efectuar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para
evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos
establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora
interna, el titular designar a un servidor que cumpla esta
funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o
hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad
para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o
hurto, sern dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias
y procesos administrativos que sealen las disposiciones
legales vigentes, dejando evidencia clara de las
justificaciones, autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de
conservacin, obsolescencia, prdida, robo o hurto, se
observarn las disposiciones del Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del
Sector Pblico, del Manual General de Administracin y
Control de los Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa
de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y dems
reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada,
es declarada por el Juez competente como hurto o robo en
sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja
correspondiente y se proceder a la exclusin de los registros
contables disminuyendo del inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como
activos, por no reunir las condiciones para considerarse como
tales, bastar que se cuente con la autorizacin del
responsable de la Unidad de Administracin Financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin
injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin
administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite,
se le exigir adems la restitucin del bien con otro de igual
naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo
con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos
sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la
junta de remates y dems procedimientos previos para
autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y
pag.28
adjudicar los bienes, cumplirn sus funciones resguardando

los intereses institucionales y en concordancia con las
disposiciones reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente
mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia
reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus
costos
actualizados,
el
cobro
de
los
importes
correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios
prestados, la documentacin de los movimientos y la
facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los
procedimientos que permitan implantar los programas de
mantenimiento de los bienes de larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin, a fin
de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar
su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo
y correctivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la
entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles
necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de
tales programas, as como que se cumplan sus objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender
necesidades de mantenimiento, estar debidamente
justificada y fundamentada por el responsable de la
dependencia que solicita el servicio.
407
ADMINISTRACIN
HUMANO
407-01 Plan de talento humano
DEL
TALENTO
Los planes de talento humano se sustentarn en el

anlisis de la capacidad operativa de las diferentes
unidades administrativas, en el diagnstico del personal
existente y en las necesidades de operacin
institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico
del personal, efectuado con la informacin estadstica que
mantendr la unidad responsable de la administracin del
talento humano; considerando adems, la normativa vigente
relacionada con esta rea, el plan estratgico institucional,
los planes operativos anuales, programas y proyectos.
El plan de talento humano formar parte de la documentacin
del sistema de planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de
acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente y las
necesidades de la institucin, formularn y revisarn
peridicamente la clasificacin de puestos, definiendo los
requisitos para su desempeo y los niveles de
remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la

descripcin de las tareas, responsabilidades, el anlisis de
las competencias y requisitos de todos los puestos de su
estructura y organizativa. El documento ser revisado y
actualizado peridicamente y servir de base para la
aplicacin de los procesos de reclutamiento, seleccin y
evaluacin del personal.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer
tomando en consideracin la misin, objetivos y servicios que
presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades
y procesos organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano
seleccionarn al personal, tomando en cuenta los
requisitos exigidos en el Manual de Clasificacin de
Puestos y considerando los impedimentos legales y ticos
para su desempeo.
El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la
convocatoria, evaluacin y seleccin que permitan identificar
a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su
idoneidad y competencia y ofrecen mayores posibilidades
para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la Unidad de Administracin
de Talento Humano seleccionar al aspirante que por su
conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el
ms idneo y cumpla con los requisitos establecidos para el
desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y
oposicin.
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones
legales, reglamentos y otras normas que existan sobre la
materia.
En la Unidad de Administracin de Talento Humano, para
efectos de revisin y control posterior, se conservar la
informacin del proceso de seleccin realizado, as como de
los documentos exigidos al aspirante, en funcin de los
requisitos legales establecidos.
407-04 Evaluacin del desempeo
La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con
la Unidad de Administracin de Talento Humano, emitirn
y difundirn las polticas y procedimientos para la
evaluacin del desempeo, en funcin de los cuales se
evaluar peridicamente al personal de la institucin.
Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del
proceso de evaluacin de desempeo, se formularn
tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano
rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado
permanentemente, su rendimiento y productividad sern
iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente
establecidos para cada funcin, actividad o tarea.
La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios
tcnicos (cantidad, calidad, complejidad y herramientas de
trabajo) en funcin de las actividades establecidas para cada
puesto de trabajo y de las asignadas en los planes operativos
de la entidad.
pag.29
Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de

base para la identificacin de las necesidades de
capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y
reubicacin, para mejorar su rendimiento y productividad.
407-05 Promociones y ascensos
Las unidades de administracin de talento humano
propondrn un plan de promociones y ascensos para las
servidoras y servidores de la entidad, observando el
El ascenso del servidor en la carrera administrativa se
produce mediante promocin al nivel inmediato superior de
su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de
mritos y oposicin.
El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y
servidores para que ocupen puestos vacantes o de reciente
creacin, considerando la experiencia, el grado acadmico, la
eficiencia y el rendimiento en su desempeo, observando lo
previsto en la reglamentacin interna y externa vigente.
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo
Los directivos de la entidad promovern en forma
constante y progresiva la capacitacin, entrenamiento y
desarrollo profesional de las servidoras y servidores en
todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus
conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la
calidad de su trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinacin con la Unidad de
Administracin de Talento Humano y el rea encargada de la
capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de
manera tcnica y objetiva las necesidades de capacitacin
del personal, las que estarn relacionadas directamente con
el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los
conocimientos y habilidades de las servidoras y servidores,
as como al desarrollo de la entidad.
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de
talento humano y aprobado por la mxima autoridad de la
entidad. La capacitacin responder a las necesidades de las
servidoras y servidores y estar directamente relacionada con
el puesto que desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los
programas de estudio ya sea en el pas o en el exterior,
mediante
becas
otorgadas
por
las
instituciones
patrocinadoras y/o financiadas parcial o totalmente por el
Estado, suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual
se obliga a laborar en la entidad por el tiempo establecido en
las normas legales pertinentes. Los conocimientos adquiridos
tendrn un efecto multiplicador en el resto del personal y
sern utilizados adecuadamente en beneficio de la gestin
institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los
directivos de la entidad, establecern acciones orientadas
a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar
sus conocimientos y experiencias, fortalecer la gestin
institucional, disminuir errores y evitar la existencia de
personal indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de

perodos preestablecidos, en base a criterios tcnicos y en
reas similares para no afectar la operatividad interna de la
entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y
servidores con funciones similares de administracin,
custodia y registro de recursos materiales o financieros, les
permite estar capacitados para cumplir diferentes funciones
en forma eficiente y elimina personal indispensable.
La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo
de errores, deficiencias administrativas y utilizacin
indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y
servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de
la entidad, cumplirn y harn cumplir las disposiciones
legales que rijan las actividades institucionales,
observando los cdigos de tica, normas y
procedimientos relacionados con su profesin y puesto
de trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el
cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y
servidores, sino que estn en la obligacin de dar muestras
de la observancia de stos en el desempeo de sus
funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que
ocupen en la institucin, estn obligados a actuar bajo
principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y
ampliar la confianza de la ciudadana en los servicios
prestados, observando las disposiciones legales que rijan
su actuacin tcnica. No podrn recibir ningn beneficio
directo o indirecto y se excusarn de intervenir en asuntos
en los que tengan conflictos de inters personal o de su
cnyuge o conviviente, hijos y parientes hasta el segundo
grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal
La administracin de personal de la entidad establecer
procedimientos y mecanismos apropiados que permitan
controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras
y srvidores en el lugar de trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia
estar en funcin de las necesidades y naturaleza de la
entidad, teniendo presente que el costo de la
implementacin de los mismos, no debe exceder los
beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a
cargo de los jefes inmediatos, quienes deben cautelar la
presencia fsica del personal de su unidad, durante la
jornada laboral y el cumplimiento de las funciones del
puesto asignado.
407-10 Informacin actualizada del personal
La Unidad de Administracin de Talento Humano ser
responsable del control de los expedientes de las
pag.30
servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin

y actualizacin.
Los expedientes del personal deben contener la
documentacin general, laboral y profesional de cada una de
las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su
ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.
Solo el personal encargado de la administracin de talento
humano y las servidoras y servidores que por la naturaleza
de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn
acceso a los expedientes de las servidoras y servidores, los
cuales sern protegidos apropiadamente.
Los expedientes donde se consigne la informacin del
personal con nombramiento o contrato, permitirn a la
administracin de la entidad, contar con informacin veraz y
oportuna para la toma de decisiones.
408
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 408-
01 Proyecto
Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes,

estudios y evaluaciones financieras y socioeconmicas
que permiten tomar la decisin de realizar o no una
inversin para la produccin de obras, bienes o servicios
destinados a satisfacer una determinada necesidad
colectiva. El proyecto se considera como tal hasta tanto
se lo concluya y pase a formar parte de la economa del
pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases:
preinversin e inversin, es decir, estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios
necesarios para determinar la factibilidad de ejecutar el
proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e
ideas muy generales sobre lo que se pretende hacer para
satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se
profundizarn, lo cual mejora la calidad de la informacin,
disminuye la incertidumbre y proporciona mayores elementos
para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe
abandonarlo antes de incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el
diagnstico, el perfil, el estudio de prefactibilidad, de
factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas,
comprendern los clculos de costos y beneficios del
proyecto y cada una de ellas incluir la correspondiente
evaluacin financiera o social del proyecto.
En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la
obra, a calcular el presupuesto y a planificar y programar
todas las labores necesarias para su ejecucin y operacin.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y
si la evaluacin econmica o financiera avala su continuacin
se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del
proyecto ya sea por contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de
acuerdo con lo planeado y programado previamente, al
pag.31
tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el

programa de mantenimiento. Al finalizar el proyecto se
efectuar, adems, una evaluacin que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos
en la realidad, para contar con la informacin necesaria que
permita mejorarlos estudios de nuevos proyectos.
408-04 Perfil del proyecto
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes,

las condiciones econmicas, polticas, geogrficas y sociales
de la zona de influencia en la cual se enmarca; adems, las
polticas y objetivos de la institucin, los aspectos legales y
las polticas gubernamentales que afectan el sector al que
pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la
conveniencia de llevarlo a cabo.
Todos los proyectos de obra pblica deben estar

respaldados por los estudios de preinversin, el
procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado
de profundidad y los criterios de evaluacin que se
utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern
de la naturaleza, complejidad y monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes
evaluaciones permitirn determinar su viabilidad y buscar el
financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a
los mayores beneficios financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los
proyectos estn bien fundamentados y permitan obtener la
ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar
los elementos necesarios para decidir si se profundizan los
estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia
adquirida, definirn en guas o manuales las metodologas y
criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los
proyectos, as como el grado de profundidad, el alcance de
cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear
para seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los
profesionales con la preparacin, la especializacin o los
conocimientos suficientes para definir las variables ms
significativas que inciden en el proyecto, a fin de determinar,
de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y
beneficios asociados a ste, as como su impacto sobre el
medio ambiente.
408-03 Diagnstico e idea de un proyecto
Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe
elaborar un diagnstico, donde se defina claramente el
problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los
bienes y servicios a ofrecer, quines se ven afectados, el
impacto en el medio ambiente, y las alternativas de
solucin que se vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad
colectiva que debe ser satisfecha, ligada a los objetivos de la
institucin, como consecuencia de planes de desarrollo, de
polticas generales o para complementar otros proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo
que al efectuar el anlisis se pueda determinar si desde el
punto de vista tcnico, la idea inicial a de continuarse y en
consecuencia, profundizar los estudios, o si a de modificarse,
postergarse o abandonarse.
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto

prepararn un perfil, identificando los beneficios y
costos, as como los aspectos legales, institucionales o de
cualquier otra ndole que lo puedan afectar, sin incurrir
en mayores costos financieros y de personal.
El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos

tcnicos de las distintas opciones propuestas, de manera que
se puedan descartar aquellas que no sean factibles; tambin
incluir un anlisis del posible mercado actual y futuro del
proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y costos
asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en
el perodo considerado para hacer la evaluacin, si el
proyecto no se ejecutara.
En los casos de proyectos que requieren pequeas
inversiones o al tratarse de necesidades colectivas evidentes,
para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de
certidumbre, la conveniencia de llevarlos a cabo, se debe
avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar
por las otras fases de estudio.
408-05 Estudio de prefactibilidad
Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo
objetivo principal es profundizar en los aspectos crticos
y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos
identificados en el perfil.
En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del
proyecto: su marco legal; la tecnologa por emplear y sus
implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su
impacto socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse
un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente.
En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los
aspectos sealados como crticos, con el fin de determinar
con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores
alternativas viables identificadas en la fase anterior.
Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las
condiciones existentes, en primera instancia, se efectuar el
anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un
anlisis o evaluacin econmica-financiera.
La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se
efectuar mediante un estudio de mercado, que ayude a
determinar la probable demanda que el proyecto podra
satisfacer. En el estudio se determinarn la demanda y la
oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara con
el proyecto.,
En - la determinacin de los costos se considerarn los
aspectos tcnicos como son el tamao del proyecto, su
naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e
instalaciones requeridos, los insumos necesarios para su

operacin o funcionamiento, personal, materia prima,
servicios, los efectos del proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al
proyecto, pues el optar por determinado tipo de tecnologa
condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo.
Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativolegales del proyecto: la estructura organizacional que se
definir para administrar el proyecto y las caractersticas
jurdicas de la unidad de gestin que lo manejar.
Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los
momos de inversin, los costos de operacin y los ingresos
que generara el proyecto durante su vida til, para cada una
de las alternativas seleccionadas en la fase de determinacin
del perfil de ste, pues los factores analizados se
interrelacionan. Con esta informacin se realizar la
evaluacin ex-ante del proyecto, tanto de la rentabilidad
social y econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de
cada alternativa, la cual servir de base para decidir cules
merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede
referirse a la variacin de las condiciones de financiamiento,
costos o ingresos, para las alternativas que resultaron ms
favorables al hacer la evaluacin, para de esta manera
determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se ejecuta,
se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad
de los estudios realizados, en cuyo caso se sealarn los
aspectos por considerar en la siguiente fase.
pag.32
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo

preliminar, as como la ingeniera preliminar del proyecto
necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se
definirn, para la alternativa seleccionada, el flujo financiero y
la programacin de las actividades por ejecutar; adems, se
optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms
precisa posible los beneficios y costos de la alternativa que
en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos
proyectos que han demostrado tener una rentabilidad
positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables
ms crticas, afinando los datos empleados para calcularlas.
Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto
conocido como anteproyecto, el que servir de base para la
elaboracin del diseo definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al
considerar todos los factores como tamao, localizacin, etc.;
lo mismo se har con el programa de desembolsos, para el
cual se tendrn que considerar las condiciones financieras y
de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el
efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del
personal de operacin y de mantenimiento. Tambin se
optimizar la organizacin: qu se va a hacer, quines lo
harn y cmo, para llevar a cabo la construccin o ejecucin
y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de
conformidad con el tamao de la obra y la capacidad
administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
El estudio comprender una descripcin e identificacin de

los beneficios no cuantificables o no medibles, denominados
intangibles, para que tambin sean tomados en cuenta en el
momento de decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales
son respaldados por polticas gubernamentales, como
proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos
beneficios son difciles de medir y valorar, se emplear el
criterio costo-efectividad para establecer cul es la mejor
alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las
alternativas proporcionan beneficios similares y se escoger
aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es
decir, costos en que se incurre en un ao, o utilice la menor
cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto
sobre el ambiente, con el fin de que se tomen las previsiones
necesarias para preservar o restaurar las condiciones
ambientales cuando stas puedan deteriorarse. Este estudio
deber ser sometido a las instancias competentes en la
materia.
408-06 Estudio de factibilidad
Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han
demostrado que su rentabilidad es positiva, se har un
examen detallado de la alternativa considerada como la
ms viable o ms rentable, con el fin de determinar en
forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el
anlisis de las variables que la afectan.
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad

y diseo, se debe realizar la evaluacin financiera y
socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un
elemento esencial para tomar la decisin de seguir
adelante con las siguientes etapas o de suspender el
estudio o rechazar un. proyecto individual, as como para
establecer el orden de prelacin cuando se dispone de
una cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados
y sociales tales como el VAN o Valor Actual Neto; la TIR o
Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo (B/C), el
Perodo de Retorno de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del
proyecto y constituye un elemento fundamental para tomar
decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un
proyecto. Sobre la base del clculo de costos y beneficios,
tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de
proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el
proyecto. La evaluacin determinar la rentabilidad como si
la institucin fuese una empresa privada interesada en
obtener los mayores beneficios con el menor costo posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para
decidir si se invierte en determinado proyecto, pero su
enfoque est dirigido a determinar los beneficios que genera
para la sociedad. En este tipo de anlisis interesa la
contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas,
pues se trata de invertir en las opciones ms rentables desde
el punto de vista econmico-social, que al mismo tiempo
estn acordes con las polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen

del aumento en el ingreso nacional provocado por el proyecto,
mediante la cuantificacin monetaria de la contratacin de los
bienes, obras o servicios y los costos que corresponden al
ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en lugar de otro;
aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en
la evaluacin financiera como los indicadores, los costos y
beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra",
es decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios
de mercado, tales como las cargas sociales, los impuestos y
las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems
un criterio para ordenar o establecer el grado de prioridad de
los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos,
a la vez que ayudan a establecer con mayor exactitud el precio
o la tarifa de los bienes o servicios que se producirn.
La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas
instituciones cuya razn de ser es de carcter social y por
ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales
resultan poco atractivos para los inversionistas privados y
tambin, para aquellos que proporcionan bienes o servicios por
los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un
proyecto para disminuir la contaminacin ambiental, la
instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin
de las aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los
documentos y planos constructivos necesarios para llevar
a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin
del proyecto, de conformidad con lo establecido en el
anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio
de factibilidad.
Los documentos producidos era esta fase, deben elaborarse
con la participacin de aquellos profesionales con
conocimientos suficientes para efectuarlos de manera
ptima. Una vez terminados, conviene que sean revisados
por aquellas unidades de la entidad ejecutora que
posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden
considerarse a tiempo sus observaciones y hacer las
modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y
opere sin inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las
regulaciones y normas tcnicas aplicables al rea que le
corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los
distintos componentes de la obra en el sitio donde se
llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios
para determinar sus dimensiones y dems caractersticas
fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones
elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias
para el funcionamiento de la obra o proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser
realizado por profesionales en el rea correspondiente, y su
trabajo debe consignarse, de la forma ms completa
posible, en una memoria de clculo y en una memoria
descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los
criterios de diseo utilizados y de las decisiones tomadas
por el diseador respecto al objeto de su trabajo.
pag.33
Esta prctica permite que otro profesional, distinto del

diseador, pueda revisar los clculos y las decisiones
efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda
corregirse oportunamente para no afectar las etapas
posteriores.
408-09 Planos constructivos
Los planos de construccin deben contener la
informacin grfica y escrita necesaria para la correcta
ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de
conformidad con las disposiciones reglamentarias y
normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por
ejecutar.
Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la
construccin de la obra, los planos constructivos debern
tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo.
Los planos constituyen la base para planificar la construccin
de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn
existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen
problemas tcnicos y econmicos, como atrasos en la
ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no
contemplados que encarecen el proyecto; demolicin de
partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a
dudas, identificar las caractersticas fisicas de los elementos
por construir, las propiedades mecnicas de los materiales
considerados, as como los parmetros utilizados en el diseo.
408-10 Condiciones
tcnicas
generales
especificaciones
Estos documentos son un complemento de los planos

constructivos, en ellos se proporciona informacin
indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por
tanto, su grado de detalle deber permitir el clculo de
costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se
fijarn atribuciones y procedimientos para la administracin o
fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades.
En las especificaciones tcnicas se tratarn todos los
aspectos tcnicos de la obra.
La elaboracin de las
condiciones
generales
y
especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un proyecto,
tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos
documentos constituyen la base para que la administracin y
el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con
las condiciones estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto
particular deben estar acordes con las condiciones de su
entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se
pueden basar en especificaciones de obras similares, siempre
y cuando stas se adapten a las condiciones de la que se va a
construir.
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza
similar elaborarn especificaciones generales aplicables a
todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales
de acuerdo a sus particulares condiciones y requerimientos.
Las especificaciones han de ser claras, completas e

inequvocas, lo cual significa que no deben presentar
ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que
propicien diferentes interpretaciones de una misma
disposicin, ni indicaciones parciales sobre determinado
tpico, as como tampoco errores, ya que estos factores
complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin
generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den
margen a equivocaciones, para lo cual las prestaciones
deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e
inconfundible, para presentar, si el caso lo amerita, diagramas
y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas
de la prestacin.
Bsicamente cada especificacin debe contar con las
siguientes secciones:
Descripcin del rubro anotando sus caractersticas
relevantes.
Los materiales necesarios para la ejecucin de la
prestacin (podrn mencionarse las cantidades
aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad
que deben cumplir).
El equipo mnimo para su ejecucin, con sus
caractersticas.
Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de
elaboracin y su secuencia.
Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias
que se aceptarn, dentro de mrgenes fijos o
aproximados, al tener en cuenta las necesidades de
servicio.
La medicin o cuantificacin del rubro. . La
forma de pago.
Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones

basadas en rendimientos y no tanto en caractersticas
descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es
decir, definir valores mnimos, rangos o mrgenes dentro de
los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las
caractersticas propias de determinados fabricantes,
sealando las tolerancias que se admitirn.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros
factores adicionales que precisar el pliego, tales como el
suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa,
cursos de adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.
Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como
su descripcin; los procedimientos administrativos por utilizar,
tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daos
y perjuicios o demora; la formulacin, presentacin y
tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las
retenciones, el pago de los reajustes de precios, la
responsabilidad por la obtencin de los permisos o licencias
para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del
programa de trabajo, de los planos, de la cantidad de obra;
los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las
liquidaciones; los derechos y obligaciones de las partes, los
informes sobre la obra, las
pag.34
prrrogas de plazo y cualquier tipo de instruccin sobre

aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la
administracin contractual.
408-11 Presupuesto de la obra
Una vez que se disponga de los planos y las
especificaciones tcnicas, la Administracin calcular el
presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por
unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para cada
una de las partes que componen el proceso de
construccin, bajo la siguiente estructura: cada precio
unitario se subdividir en costos directos, costos
indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos
mencionados se desglosarn en sus componentes, se
indicarn los porcentajes de la utilidad y de los
imprevistos considerados con respecto al monto total del
presupuesto de la obra.
El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su
costo, a partir de los componentes del precio de cada uno de
los rubros o de las unidades de obra que conforman el
proceso de construccin.
El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar
esa unidad de obra y que se los puede imputar a un rubro
determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta,
estos son: materiales, mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que
incurre el contratista, tanto en sus oficinas como en el sitio de
la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero
necesarios para efectuar los trabajos en general, por su
naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro
determinado y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene:
salarios y prestaciones legales del personal directivo, tcnico
y administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento,
alquileres y seguros de edificios, bodegas, predios, etc.;
alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de
apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de
oficina, garantas y financiamiento; trabajos previos y
auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos
de acceso, instalacin y desmantelamiento de equipos y
limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la
organizacin que una empresa constructora requerir para
llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa
condicin, determinar los posibles costos indirectos
asociados.
Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista
por la ejecucin de una obra. Para efectos del clculo del
presupuesto de la Administracin, debe determinarse un
porcentaje real, como es, el promedio de los porcentajes de
la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la
construccin.
Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para
cubrir cualquier error en la estimacin del presupuesto o
cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y
pueda afectar al proceso constructivo, tales como atrasos en
el suministro de materiales, mano de obra y equipos,
accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano
de obra o equipos.
El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y

caractersticas de los materiales, mano de obra, maquinaria y
herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de
manera que, en forma bastante aproximada, se pueden
prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.
Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el
presupuesto, junto con el programa de trabajo, se utilizarn
para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de
construccin. Si por el contrario, sta va a realizarse por
contrato, el presupuesto detallado de la obra permitir a la
administracin, investigar y conocer los diversos parmetros
de comparacin para determinar lo adecuado de las
propuestas presentadas.
408-12 Programacin de la obra
La Administracin preparar un programa del avance
fsico de la obra, desglosndola en las actividades por
realizar e indicando su respectiva duracin y
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra,
herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar en
cuenta las caractersticas ambientales, climticas y
geogrficas de la zona donde va a realizarse.
Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de
programacin por redes de actividades, que seale la ruta
crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras
y diagrama de Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los
tiempos tempranos y tardos (de inicio y trmino) y las
holguras de cada actividad.
pag.35
Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la

entidad efectuar una comparacin entre los recursos
requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que
tiene disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la
entidad podr optar por alguna de las siguientes modalidades
para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la
misma institucin construye la obra con su propio talento
humano y materiales independientemente del origen del
financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un
precio y plazo de entrega determinados y de conformidad
con las especificaciones preparadas, delega en un contratista
su administracin y construccin; y, finalmente, por
concesin, opcin en la que la Administracin delega a una
empresa privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y
le permite explotarlo por un perodo determinado, durante el
cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que
opere en condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y
reglamentos que explican el procedimiento para llevarlas a
cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades
de las partes involucradas, etc.
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa
Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios
recursos materiales y humanos, tendr que hacerlo de
conformidad con las especificaciones, el programa de
trabajo, el presupuesto y flujo de caja, preparados en la
fase anterior.
Si la obra se efecta por administracin directa, el programa

de avance fsico elaborado por la Administracin constituye
una gua para programar el abastecimiento oportuno y
suficiente de los materiales, mano de obra, maquinaria y
equipos por utilizar, adems de proporcionar el plazo de
construccin; esta informacin resultar til para verificar la
propiedad del presupuesto elaborado, as como para prever
los fondos necesarios para la ejecucin de la obra.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin

directa, tendr que revisar los documentos elaborados en la
fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con
la capacidad tcnica necesaria, si los recursos disponibles
son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de
acuerdo con la disponibilidad real, habra que modificar los
planes y programas originales.
Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por

la Administracin servir como parmetro de comparacin
para examinar lo adecuado del programa de trabajo
propuesto por el adjudicatario.
La administracin directa opera si la administracin tiene la

suficiente capacidad tcnica en conocimientos y experiencia
para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y
equipos que sean necesarios.
El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser

cualquier sistema de redes: CPM, PERT, diagrama de
bloques, que ponga en relieve las actividades crticas.
Adems, con base en la red establecida, se elaborar el
diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt,
indicando para cada actividad, su duracin, los tiempos
tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra,
maquinaria y equipos.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr

ser dividida en mltiples contratos incluso la obra civil. Se
entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente,
para aquellos trabajos especializados tal como ocurre en el
sector privado,. Como ninguna entidad dispone de todo el
personal de obreros necesario para una obra, los mismos
sern contratados en forma individual.
408-13 Modalidad de ejecucin
Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad

debe cerciorarse de contar con toda la documentacin
requerida y actualizada, para que los interesados tengan
claro el objeto de la contratacin y puedan participar
sobre las mismas bases.
Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin

de seleccionar la modalidad de ejecucin de los trabajos,
se deben comparar los requerimientos de recursos para
la ejecucin de la obra con los que tiene disponibles la
entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por
administracin directa, por contrato y por concesin.
Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida,
deber actuarse conforme con las disposiciones legales
y reglamentarias que las rigen.
408-15 Contratacin
El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo

con el presupuesto referencal elaborado por la institucin
promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa
vigente.
pag.36
El concurso se difundir para propiciar una amplia

participacin,
adicionalmente,
habr
de
seguirse
rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y
Reglamento del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
asume las funciones de administrador del contrato o

administrador de la obra. En otras entidades, con muchos
proyectos, el administrador del contrato puede asumir la
supervisin o manejo de varias obras.
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato,

verificar que el proyecto haya concluido su etapa de diseo
y que cuenta con todos los documentos requeridos para que
el objeto de la contratacin resulte claro y los interesados
puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los
participantes. Bajo ningn concepto se iniciarn los procesos
de contratacin si la entidad no cuenta con planos
constructivos de detalle o si las especificaciones estn
incompletas.
408-17 Administrador del contrato
Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms

documentos necesarios pues las condiciones supuestas al
efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo
si la construccin de la obra se lleva a cabo algunos aos
despus de la concepcin del proyecto.
408-16 Administracin del contrato y administracin de la
obra
Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la
importancia del mismo, se organizar la administracin
del contrato o administracin de la obra segn se trate de
la ejecucin mediante contrato o una ejecucin directa de
la entidad.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o
contratarla con una empresa consultora que se encargar de
administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores,
la entidad mantendr una supervisin rigurosa y estricta
sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de
fiscalizacin.
En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y
equipamiento o la ejecucin de varias obras de la misma
naturaleza se designar un administrador del contrato cuyas
funciones, en trminos generales, consisten en velar por la
calidad de la obra, el costo y el plazo.
La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las
disposiciones legales, reglamentarias y tcnicas dictadas por
los rganos rectores en el campo de la preservacin
ambiental, la construccin, la salud, las relaciones laborales,
el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de los
recursos naturales y energticos, la normativa tributaria y el
ejercicio profesional.
Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o
administracin de una obra tiene el deber de conocer las
disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a
los requisitos que dicha obra debe cumplir y los controles por
ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de
los trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se
ejecuta, proteccin de los trabajadores contra riesgos
profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas
normas que se dicten posteriormente a las mencionadas, ya
sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos
nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto
se lleva a cabo.
El administrador del contrato velar porque la obra se

ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin
tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las
tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe
lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas
tareas, la comunicacin constante con el personal
encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su
autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que
no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al
personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr
el xito del proyecto.
Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema
que evale el logro de los objetivos, mediante el cual pueda
obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin de tomar
oportunamente acciones correctivas o para informar a las
autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la
estructura organizacional necesaria para que el proyecto se
ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del
proyecto, se organizar una estructura de varios niveles, con
un Jefe de Fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica:
calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno
de los cuales tendra su propio personal de apoyo y la
formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la
obra ms bien requiere de profesionales con formacin en
reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos,
electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar
tanto la calidad como el avance fsico y financiero de las obras
y rindan cuentas al Jefe de Fiscalizacin del proyecto. Adems,
para la estructura que establezca debe definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los que la conforman y
finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de
medicin, requeridos para que la obra se ejecute conforme con
los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a)
Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra

se realice de acuerdo a lo programado;
b)
Coordinar con las dependencias estatales o privadas

que, en razn de sus programas o campos de accin,
tengan inters en particioar en la etapa de construccin
del proyecto;
c)
Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos

definidos, de manera que oportunamente se obtenga
informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los
resultados a las autoridades institucionales competentes;
d)
Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del

proyecto;
e)
Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no

contemplado en los planos originales, que deba cargarse
a los fondos destinados al proyecto;
En las organizaciones donde se cuenta con un Director de

Obras Pblicas o un Jefe de la unidad, ste generalmente
0 Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto

que se encarga de la administracin cotidicna del
proyecto;
pag.37
autoridad de los que la conforman, de modo que las

labores de construccin o de inspeccin se realicen
dentro del marco legal y reglamentario vigente;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la

ejecucin de . la obra, considerando todos los aspectos
que intervienen en ella financieros, legales, de
suministros, etc. aunque stos no sean constructivos y
definir las funciones, responsabilidades y autoridad de
los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo
logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada
por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar
una supervisin responsable sobre todas las labores; y,
b)
Planear, programar y aplicar los controles, de calidad,

financiero y de avance fsico, que aseguren la correcta
ejecucin de la obra;
c)
Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la

obra se realice de acuerdo con los diseos definitivos,
las especificaciones tcnicas, programas de trabajo,
recomendaciones de los diseadores y normas tcnicas
aplicables;
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional,

parcial, total y definitiva.
d)
Identificar la posible existencia de errores u omisiones o

ambos en forma oportuna, que puedan presentarse en
los planos constructivos o especificaciones, as como
imprevisiones tcnicas, de modo que de inmediato se
corrija la situacin;
e)
Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se

presenten durante la ejecucin de las obras;
f)
Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las

modificaciones que se tengan que realizar durante la
ejecucin de las obras e informar al administrador del
contrato para adoptar las decisiones que correspondan;
g)
Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el

rendimiento del personal, materiales, equipos y
maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones
climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro
aspecto til para la preparacin de futuros proyectos;
h)
Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y

maquinaria empleados en la ejecucin de la obra, sean
adecuados y suministrados en forma oportuna y
suficiente, y correspondan a lo estipulado en las
especificaciones o en la oferta del contratista;
i)
Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por

mes, para determinar su estado, documentar los
resultados obtenidos y mantener informados a los
mandos superiores, sobre el avance de la obra, los
problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas
aplicadas;
j)
Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que

afecten las condiciones pactadas en cuanto a plazos,
calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del
contrato para que resuelva;
k)
Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las

comunidades donde se ejecuten los proyectos, en los
asuntos inherentes a stos; y,
408-18 Jefe de Fiscalizacin

El Jefe de Fiscalizacin establecer un sistema para
asegurar la correcta ejecucin de la obra, mediante el
control de la calidad, el avance fsico y el avance
financiero de la obra. Dichos controles conllevan una
evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la
comunicacin de resultados a los mandos superiores,
incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando
afectan las condiciones pactadas en relacin al plazo,
presupuesto y calidad de la obra.
Corresponde al Jefe de Fiscalizacin obtener informacin
estadstica sobre los rendimientos de materiales, mano de
obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la
incidencia de la lluvia en la paralizacin de labores en la obra.
La informacin resultante es muy til para preparar futuros
proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la
influencia de la precipitacin sobre stos, la cantidad de
materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios
para llevar a cabo una obra, as como los posibles problemas
que se podran suscitar.
El Jefe de Fiscalizacin, se asegurar de que la obra se
ejecute de conformidad con las bases establecidas en los
estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo
definitivo, las especificaciones y dems normas tcnicas
aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios
esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe
revisar los pliegos con el fin de detectar oportunamente
cualquier error u omisin, as como cualquier imprevisin
tcnica que luego pueda afectar en forma negativa el
desarrollo del proceso constructivo.
Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalizacin
resolver en forma oportuna los problemas tcnicos que se
presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar
que el contratista disponga del personal tcnico con la
suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y
maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos
y especificaciones.
1) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega

de las obras para su entrada en operacin.
408-19 Fiscalizadores
Son funciones del Jefe de Fiscalizacin, entre otras:

a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e
infraestructura
necesaria,
para
administrar
o
inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se
construir; definir las funciones, responsabilidades y
En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la

complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de
Fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores
con la formacin profesional necesaria, para que se
encarguen de inspeccionar la- obra o un rea especfica
de sta.
La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la

magnitud o complejidad del proyecto; as, puede haber un
fiscalizador de calidad, uno de avance fisico de la obra y otro
que controle el flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador
para cada rea especializada, como por ejemplo, para el
sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y
otro para acabados, cada uno de los cuales debe controlar
los tres aspectos mencionados, calidad, avance fisico, flujo de
caja, correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la
importancia de la obra justifica, cada fiscalizador podra
contar con el personal que sea menester para el desempeo
de su cargo.
Cuando los documentos de licitacin especifiquen

determinados requisitos para el profesional responsable de la
obra por parte del contratista, el Fiscalizador deber reunir al
menos esos mismos requisitos, con el fin de que pueda
desempear una adecuada labor de control. La paridad de
conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional
responsable de la obra por parte del contratista, es muy
importante, pues de ello depende, en gran medida, que el
primero pueda ejercer sobre el segundo un eficiente trabajo y
efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados.
h)
Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin

del proceso de construccin de las obras a su cargo, las
observaciones, instrucciones o comentarios que a su
criterio deben ser considerados por el contratista para el
mejor desarrollo de la obra;
i)
Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar

modificaciones o trabajos extraordinarios en las obras
bajo su supervisin;
j)
Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea

necesario efectuar modificaciones de los planos
originales o haya que realizar obras adicionales;
k)
Realizar los clculos pertinentes para determinar los

costos de las modificaciones u obras extraordinarias por
realizar;
1)
Registrar en los planos constructivos todas las

modificaciones realizadas durante el proceso de
construccin, con el fin de obtener los planos finales de la
obra ejecutada;
m)
Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos

por el contratista, tomando como gua las
especificaciones;
n)
Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar

el reemplazo de aqul que no satisfaga los requisitos
necesarios;
o)
Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se

encuentren en buenas condiciones y en el caso de que
la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p)
Verificar que el contratista disponga de todos los

diseos, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y dems documentos contractuales;
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su

competencia, son las siguientes:
a)
b)
Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalizacin, los

documentos contractuales con el fin de verificar la
existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica,
que pueda afectar la construccin de la obra y de
presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas
correctivas o soluciones tcnicas, oportunamente;
Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del
programa de trabajo en el rea bajo su cargo y en caso
de constatar desviaciones, identificar las causas y
proponer soluciones para corregir la situacin;
pag.38
c)
Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la

correcta ejecucin de la obra;
q)
Coordinar con el contratista las actividades ms

importantes del proceso constructivo;
d)
Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las

planillas presentadas por el contratista; adems, calcular
los reajustes correspondientes a esas planillas,
comparando la obra realizada, con la que deba ser
ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo
autorizado;
r)
Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos

por el contratista y en caso necesario, sugerir las
modificaciones que estime pertinentes;
s)
Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el

rendimiento del personal, materiales, equipos y
maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones
climticas en el tiempo laborado, o sobre cualquier otro
aspecto til para la preparacin de futuros proyectos;
Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de

proteccin ambiental, laborales, se seguridad social y de
seguridad industrial;
t)
En proyectos de importancia, preparar memorias

tcnicas sobre los procedimientos y mtodos empleados
en la construccin de las obras, para que sean utilizados
como fuentes de informacin en proyectos futuros;
Verificar la calidad de los materiales, as como la de los

elementos construidos, mediante ensayos de laboratorio
o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo
rigurosamente las especificaciones tcnicas;
u)
e)
f)
g)
Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que

contengan como mnimo la siguiente informacin:
Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de

los planos, especificaciones, detalles constructivos y
cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra;
Un anlisis del estado del proyecto desde el punto

de vista econmico y del avance fisico, respaldado
por los clculos correspondientes.
-
Los resultados de los ensayos de laboratorio, con

comentarios al respecto.
pag.39
Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y

maquinaria
dispuestos
en
obra,
con
recomendaciones al respecto, si es necesario.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una

anotacin en el libro de obra, deber iniciarla con la fecha y
terminarla con su firma.
Estadsticas sobre las condiciones climticas del

sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente de
la precipitacin pluvial) y su incidencia en el
desarrollo de los trabajos.
De presentarse algn problema con la calidad de los

materiales suministrados, los trabajos realizados, los
resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los
mtodos constructivos, o con cualquier otro aspecto, deber
constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para
corregirlo y los resultados de dichas acciones.
Referencia sobre la correspondencia intercambiada

con el contratista.
Anlisis del personal tcnico del contratista;
v)
Entregar la informacin producida para las recepciones;

y,
w)
Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras

a su cargo.
408-20 Documentos que deben permanecer en obra

En todos los proyectos u obras que se efecten con
fondos pblicos, deben permanecer en el sitio de la
construccin los siguientes documentos:
Copia del contrato de construccin.
Los planos constructivos.
Ai concluir el proyecto, el Fiscalizador anotar en el libro de

obra la fecha de finalizacin e indicar las caractersticas
principales de la construccin; adems, har constar que los
equipos y sistemas electromecnicos incorporados a la obra
funcionan correctamente.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la
ejecucin de la obra y facilitar su supervisin; tambin es
contar con un documento oficial donde conste la gestin de la
unidad de fiscalizacin de la construccin y la de todos
aquellos profesionales que estn vinculados con ella en razn
de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos
especficos. Dicho documento se utilizar como respaldo de la
actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los
problemas que se presentaren durante la construccin, las
soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos,
etc.
408-22 Control del avance fsico
Las especificaciones tcnicas, generales y especficas.

El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de
los recursos requeridos por actividad.
El libro de obra.
Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista.
Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas
tramitadas por avance de obra, reajustes, obras
extraordinarias, etc.
Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de
ejecucin del proyecto, dado que contienen informacin sin la
cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de
control que aseguren el cumplimiento del contrato ni las de
control externo que atae a la Contralora General del
Estado.
El Jefe de Fiscalizacin velar por el cumplimiento del

programa de ejecucin establecido. De presentarse
atrasos con respecto al programa, tomar las acciones
necesarias para ajustar las actividades, de manera que,
tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de
acuerdo con lo programado. Sin embargo, cuando los
atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de
inmediato al administrador del contrato, para que ste
resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el
programa de ejecucin definitivo, aprobado por la
administracin, sin embargo, cuando por razones imputables
a l, alguna actividad que no sea crtica muestre un atraso
que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el
hecho en el libro de obra e instar al contratista a presentarle,
en un lapso determinado o plazo definido en las condiciones
generales, un nuevo programa de asignacin de recursos,
que asegure la finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador
aplicar las sanciones respectivas, las cuales estarn
estipuladas en el contrato.
408-21 Libro de obra

El libro de obra es una memoria de la construccin, que
debe contener una resea cronolgica y descriptiva de la
marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus
pormenores: sirve para controlar la ejecucin de la obra
y para facilitar la supervisin de sta.
Al iniciar la construccin el Jefe de Fiscalizacin o fiscalizador
encargado de tal responsabilidad, escribir la fecha de inicio,
el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que
participarn en la obra. Si durante el proceso hay algn
cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello
deber constar en el libro.
El control del avance fisico de la obra es responsabilidad del

Jefe de Fiscalizacin como representante de la entidad. Es su
deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar
peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo
programado. Deber tomar previsiones para poder evaluar
ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalizacin efectuar el control del avance fisico
por semana, pues de esta manera, al efectuar la medicin en
conjunto con el contratista, cotejar los datos
obtenidos, que servirn para la revisin de las planillas de

avance de obra y de los documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalizacin establecer las acciones a tomar
cuando detecte atrasos con respecto al programa, pues de su
oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el
plazo programado. Si el atraso es imputable al contratista y
sobrepasa el lmite establecido, holgura total, deber
advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita
para que dentro de un plazo determinado, presente las
medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto
en el plazo convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el
Jefe de Fiscalizacin aplicar las sanciones del caso, de
acuerdo con lo estipulado en el contrato.
408-23 Control de calidad
El Jefe de Fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal
comprometido en estas labores velarn por el estricto
cumplimiento
de
las
especificaciones
tcnicas
respectivas. De presentarse desviaciones que sobrepasen
los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones
necesarias para corregirlas de manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el
rea a su cargo, deber sealarlo en el libro de obra, para
que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma
inmediata y si no lo es, para que ste someta a su
consideracin la solucin propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la
obra, de conformidad con las especificaciones y dentro del
rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera
aceptarn rubros no acordes a las especificaciones que
puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de diseo.
Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es
la misin ms importante de fiscalizacin, especialmente en
aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que
tienen que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores
tomarn las acciones necesarias para corregir el problema
tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no
sea posible corregir el trabajo, la nica opcin es el
derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a
costa del contratista. Si la obra se ejecuta por administracin
directa, personal de la entidad a cargo de estas labores,
tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin,
actuando dentro de sus potestades y guindose por los
principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se
ejecuta por contrato, deber advertirlo inmediatamente al
contratista por medio del libro de obra y comunicacin escrita,
lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el
contratista no atiende las instrucciones, el Fiscalizador
aplicar las sanciones indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra
El Jefe de Fiscalizacin evaluar en forma mensual, el
avance financiero de la obra en relacin con lo
programado. De existir discrepancias, analizar su origen
y tomar las acciones necesarias para corregir la
situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto
asignado a la obra, de manera que en cualquier
momento, pueda conocer con certeza el saldo de la
asignacin presupuestaria disponible.
pag.40
El Jefe de Fiscalizacin controlar el avance financiero,

realizando como mnimo una evaluacin mensual para verificar
si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para
determinar el avance fsico se efectan tambin mensualmente
y dado que el avance financiero debe corresponder a un
determinado avance fisico, se har coincidir las fechas de
corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el
monto acumulado de los gastos, corresponde al avance fsico
que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se
estudiarn las causas y se tomarn las acciones correctivas
necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el Jefe de
Fiscalizacin deber conocer el monto disponible conforme se
van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo
dependen las acciones que pueda tomar cuando requiera
acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el
control de la asignacin presupuestaria permitir iniciar
oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual
asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de
vista financiero.
El Jefe de Fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos
para los pagos de planillas, de encontrar demoras injustificadas
comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las caractersticas climticas de la zona o la
estacin durante la cual se efecte la construccin y la
etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo
ameriten, la entidad ejecutora de la obra deber tomar las
previsiones del caso para llevar un registro detallado de la
incidencia de la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el
sitio, conforme se presente esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har
constar en el libro de obra o en un registro la fecha en la cual
se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a
qu hora y por cunto tiempo, en qu medida fueron afectados
y se expondrn las razones por las cuales no se pudo
continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del
Fiscalizador encargado de llevar este control, as como por la
del profesional representante del contratista. Los datos as
recabados se emplearn, en conjunto con el programa de
ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que se
autorizar por este concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la
precipitacin pluvial de estaciones meteorolgicas cercanas al
sitio de construccin o notas de prensa no podr ser
considerada como respaldo para solicitar prrrogas por atrasos
a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio suficiente
sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no
la prrroga solicitada, pues no necesariamente reflejan la
situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el
tiempo de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu
medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a

este tema, pues conjuga los aspectos que normalmente
influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De
este modo se da mayor importancia a los efectos de la lluvia
sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a
las partes que eventualmente podran tener desavenencias,
hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de
la informacin consignada en el registro de control. En
algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la
marcada estacin invernal, en tales casos, no cabe la
ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia.
408-26 Medicin de la obra ejecutada
La administracin cancelar las planillas por avance de
obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta con los
respectivos documentos de respaldo, aprobados por las
servidoras y servidores autorizados. Para tal efecto, el
ltimo da del mes en revisin, se concluirn las
mediciones y clculos de la obra ejecutada durante ese
perodo.
El formato y contenido de los documentos de respaldo sern
definidos por la administracin en forma reglamentaria, en las
condiciones generales, las especificaciones o bien en la
reunin de preconstruccin, en conjunto con el contratista o el
fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo deber incluirse
en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o
actividades y sub actividades del programa de ejecucin,
donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante el
mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las
mediciones y clculos que dieron origen a los datos
suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus
propias mediciones, cuyos resultados se cotejarn al verificar
en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista
deber entregar su estimacin al Fiscalizador hasta la fecha
de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales o
en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin
y adjuntar los documentos de respaldo correspondientes; el
Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo
convenido o estipulado. Cuando la obra se ejecute por
administracin directa, se proceder de manera similar a la
citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la
presentacin de las solicitudes de desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se
tenga la seguridad de que se est pagando realmente lo
construido luego de haber efectuado la medicin de la
cantidad de obra ejecutada.
pag.41
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o

procedimientos para construir las obras, tanto ms fcil ser
efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar
el control del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no
imputables al contratista se produzcan atrasos en
actividades crticas o en actividades cuya holgura total
sea sobrepasada, tornndolas crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de
conformidad con las disposiciones contractuales despus de
conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga
la informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria
necesaria para que la administracin pueda resolver el
reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al
servidor que cuenta con las atribuciones para ampliar los
plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administracin, tendr el plazo previsto
contractualmente o reglamentariamente para resolver el
reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o
investigaciones necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se
presentan atrasos por caso fortuito o fuerza mayor que afecte
el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser
causado en situaciones, como: robos del equipo utilizado,
destruccin vandlica de las obras, cierres de carreteras o
cualquier acto realizado por personas o animales que causen
daos a la obra o afecten su desarrollo normal. En el caso de
fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones,
terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.
Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes
causas, comprobadas:
Falta de materiales de construccin o equipos a
incorporar en el mercado nacional o internacional.
Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las
obras conforme lo sealado en la Norma de Control
Interno 600-25.
Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la
obra que requieran aumento de plazo.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
Los planos de diseo indispensables para iniciar o
continuar la construccin.
Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se

incluyan en las planillas por avance de obra que consignen las
mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para
determinar las cantidades de obra que no se pueden obtener
por simple medicin.
Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que

dificulten la realizacin de los trabajos.
Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el
ritmo de avance de la obra.
Estos documentos son de utilidad para la administracin,

controles internos o externos, pues se facilita cotejar los datos
de planillas con la realidad de la obra.
Incumplimiento de la administracin en el pago de

acuerdo con las clusulas del contrato.
.

pag.42
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las

causas mencionadas anteriormente, el Jefe de Fiscalizacin o
Fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta
crtica; as, nicamente se otorgar prrroga por el nmero de
das que aumente el plazo original, a raz dl atraso. Tambin
puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de
una actividad que, por su posicin dentro del programa, se
torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo original;
en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado
el plazo.
El contratista comunicar oportunamente al Jefe de
Fiscalizacin, los hechos que van a provocar demoras en la
construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas
partes tomar las previsiones para controlar y cuantificar el
atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser
fundamentada, de conformidad con las disposiciones
reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga,
deber reunir las siguientes caractersticas: ser pertinente, es
decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, l
cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos
suministrados correspondan a la realidad de la obra y luego, ser
clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de
diferente manera una misma informacin y facilitar la re\ isin
de los documentos, gracias a la brevedad y precisin de su
contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben
incorporarse en los planos finales de construccin, con el
fin de reflejar fielmente cmo se construy y su
localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista,
deben elaborar los planos de registro que incorporen las
modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de
que reflejen las caractersticas de las obras realmente
construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica
redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues
facilitar las tareas de mantenimiento y reparaciones, as como
el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones,
rehabilitaciones, reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que
disear remodelaciones o ampliaciones de las obras, pues los
elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos
deben readecuarse para soportar las cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras
Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional
que se efectuar 15 das despus de que el contratista de
la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las
obras de construccin y otra definitiva que no podr
realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la
fecha de la recepcin provisional.
las causas de ello, para que el constructor proceda a corregir

los problemas. Las actas sealarn como mnimo lo siguiente:
-
Los antecedentes contractuales de la obra.

Condiciones generales de ejecucin, condiciones
operativas.
La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y
el que falta por cancelar por concepto de avance de obra,
reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro
rubro contemplado, si la recepcin es provisional. Si sta
es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se
admite reclamos pendientes de las partes.
Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la
ejecucin, incluyendo prrrogas. Se establecern las
sanciones a las que hubiere lugar.
Si las obras se reciben a satisfaccin o con
observaciones, y en este ltimo caso, las razones para
que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las

recepciones provisional y definitiva sern realizadas por una
comisin de representantes de los futuros usuarios, en
presencia del administrador de la obra y su equipo; cuando se
ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el contratista y
los integrantes de la comisin designada por la mxima
autoridad de la entidad contratista, integrada por el
administrador del contrato y un tcnico que no haya
intervenido en el proceso de ejecucin del mismo.
El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto
de recepcin oficial, no exime al constructor de su
responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los
diez aos posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.
El constructor o contratista deber comunicar por escrito, al
Jefe de Fiscalizacin, la finalizacin de las obras a su cargo,
para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin
formaliza la fecha de trmino de las obras y constituye una
constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administracin. En forma previa a la
recepcin del proyecto se efectuar una revisin de las obras
a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin,
especialmente si se detecta algn problema, en cuyo caso,
ste deber sealarse al constructor para su correccin
inmediata, o para que asuma las responsabilidades
correspondientes.
Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea
provisional o definitiva y hasta la suscripcin del acta
correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas
en el proceso. Si la ejecucin se realiz por administracin
directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la
obra de parte del administrador de la obra previa revisin de
sta, y al finalizar, los participantes suscribirn el acta
elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si
la obra se ejecut por contrato, el Jefe de Fiscalizacin y
fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin
necesaria a la comisin de recepcin integrada por
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se

indicar cmo se desarroll el proceso constructivo y la
condicin en que se recibe la obra; para la recepcin
provisional se indicar al menos, si sta se recibe a satisfaccin
o con observaciones, en cuyo caso se sealarn
Documento con errores digitalizado de la publicacin original. Favor
verificar con imagen.
No imprima este documento a menos que sea absolutamente
necesario.
profesionales designados por la mxima autoridad. Los

resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir,
haciendo las salvedades que estimen pertinentes.
pag.43
considerarse para ajustar los planes, programas y

presupuestos elaborados.
408-31 Operacin
La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en

condiciones de servicio de manera que la entidad verifique
su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar
oportunidad al constructor de corregir, en los seis meses
comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva,
los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se
considera suficiente, pues si el constructor comunic
formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider
que haba cumplido con lo especificado y con la totalidad de
los trabajos. La recepcin definitiva por su parte, constituye el
cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del
contrato, de manera que no deben quedar reclamos
pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho
constar en el acta de recepcin provisional, en ese momento
debe estar terminada.
Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de
mantenimiento que deber efectuar el constructor durante el
perodo comprendido entre la recepcin provisional y la
definitiva, tema que, deber constar en las especificaciones
tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en
la cual ser pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la
obra a satisfaccin, si durante los diez primeros aos de
funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no
pudieron detectarse durante o inmediatamente despus de la
construccin, el Constructor debe responder por ello, segn
las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por
vicios ocultos.
408-30 Documentos para operacin y mantenimiento
El diseo definitivo ser remitido a las unidades de
operacin y mantenimiento para que conozcan el
proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del
caso. Cuando finalice la construccin de la obra, se
enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn
servicio de mantenimiento, los planos finales con todas
las modificaciones efectuadas al diseo original para que
planifiquen y programen su trabajo y preparen el
presupuesto requerido para llevarlo a cabo.
Ser tarea de los departamentos de operacin y
mantenimiento adems, elaborar los respectivos manuales.
En caso de que los usuarios no tengan experiencia o
capacitacin para elaborar tales manuales, los encargados
del diseo sern los responsables de producirlos.
Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el
mantenimiento de las obras construidas, deben elaborar sus
respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de
modo que aseguren el logro de los objetivos concebidos
durante la etapa de preinversin. Para que esto sea posible,
se considerarn los estudios del diseo definitivo que les
permitan disponer de la necesaria informacin para que la
operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para
producir los beneficios esperados.
Tambin se requerirn los planos finales que muestren las
modificaciones incorporadas a la obra, pues stas debern
Los planes y programas de operacin deben elaborarse

para que la obra funcione de manera ptima, partiendo de
la certificacin de que se tienen todos los recursos e
insumos necesarios para ello. La administracin debe
asegurar al menos un funcionamiento adecuado o
aceptable de la obra.
Para efectuar la programacin de la operacin de una obra
deben considerarse:
El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea
brindar.
El comportamiento del mercado en que se colocar el
bien o servicio.
Las caractersticas de las obras mediante las cuales se
presta el servicio o se produce el bien.
La experiencia de la institucin o de otras instituciones
en obras similares: este aspecto ayudar mucho cuando
es la primera vez que la entidad realiza una obra
semejante, porque proporciona informacin prctica
sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se
va a poner en operacin.
Los recursos necesarios: con base en los aspectos
anteriores se definir la cantidad de equipos, maquinaria,
personal e insumos necesarios para la operacin de la
obra, as como las caractersticas que stos deben
reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a
los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto
comience a funcionar, de manera que no se afecte el
rendimiento.
Los factores externos que inciden en la operacin de la
obra, como: las labores de mantenimiento programadas,
las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto
dispuesto por la entidad para la operacin de la obra,
etc.
408-32 Mantenimiento
Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los
bienes y obras pblicas a su cargo, con el fin de que stas
operen en forma ptima durante su vida til y puedan
obtenerse los beneficios esperados, de acuerdo con los
estudios de preinversin. Cuando existan restricciones
presupuestarias,
se
efectuarn
los
ajustes
correspondientes para que la obra opere en un nivel
aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades
de la entidad, para que tomen las medidas correctivas
pertinentes.
Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya
funcin es evitar o prever los daos que interrumpan el servicio
o la produccin de bienes, disminuyan el rendimiento esperado
o su calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o
dao, cuando ya se haya presentado.
El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las
obras pblicas es esencial para asegurar su durabilidad y
la obtencin de los beneficios esperados durante la vida til

de stas.
El mantenimiento preventivo y el correctivo son
complementarios, deben existir juntos y aplicarse en el
momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo,
cada vez que surja una emergencia.
Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el
funcionamiento ptimo de la obra, se asignar un
presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al
preventivo; si esto no es posible por razones
presupuestarias, se informar sobre esta situacin a las
autoridades de la entidad para que tomen las medidas
correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan
pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el
presupuesto del mantenimiento preventivo, se considerarn
los siguientes aspectos:
-
Caractersticas de los elementos que componen la obra.
pag.44
los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra,

debern coincidir con los perodos escogidos en los
estudios para medir los beneficios del proyecto. Las
evaluaciones posteriores cierran el ciclo del proyecto,
pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
informacin necesaria para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar
presente durante todo el ciclo de vida del proyecto, en la etapa
de operacin es an ms importante, pues permite saber si se
estn obteniendo los beneficios esperados y cules factores
han influido en el xito alcanzado o en caso de no ser as,
analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las
medidas correctivas que coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las
variables empleadas en los estudios eran acertadas, si deben
ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y
fundamentalmente, ayudar a no cometer los mismos errores;
en este sentido, constituye una verdadera fuente de
retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se
identificarn los diversos factores de xito y se explicar su
influencia en los resultados.
Experiencia con proyectos similares.
Determinacin de los recursos necesarios que debe

apoyarse en la informacin recabada en los puntos
anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del
personal, como de los materiales, equipos, maquinaria y
herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de
personal requerido; los materiales, repuestos, equipos,
maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para
movilizarlos, etc.
Factores externos a la unidad de mantenimiento como
el presupuesto disponible de la institucin; el sistema de
suministros empleado, el tiempo promedio para la
compra de los materiales o repuestos, la disponibilidad
de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y
herramientas adecuados en el mercado; etc.
Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se
establecern las posibles emergencias y las acciones
inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as
como asegurar el suministro de los recursos para poder
atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta
de la unidad de servicio de mantenimiento debe ser
proporcional a la importancia de la falla, en trminos de
la incidencia que sta tenga en la prestacin del
servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo
esta labor, el personal a cargo de la planificacin
deber conocer la obra y sus partes, as como la forma
en que opera, adems de tener vasta experiencia en su
mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para
atender daos imprevisibles o emergencias, debe
planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de
posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado

para corregir los problemas suscitados, mejorar los
rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms
eficiente el servicio.
409
GESTIN AMBIENTAL 409-
01 Medio Ambiente
Es el sistema global constituido por elementos naturales y

artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos, socioculturales
y sus interacciones, en permanente modificacin por la
naturaleza o la accin humana, que rige la existencia y
desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.
Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias,
entre la sociedad (elementos sociales, recursos humanos)
y la naturaleza (elementos o recursos naturales).
A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente
fsico o natural y el ambiente humano. El primero constituido
por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua,
flora (vegetacin forestal, pastos naturales, especies vegetales
silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados y
especies silvestres en general), minerales (metlicos y no
metlicos), energa (renovable y no renovable) y residuos.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus
actividades, los cuales tienen como punto de partida el
aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se
consideran a la ejecucin de todo tipo de infraestructura
(edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria y
equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera
de la humanidad (ciencia y tecnologa). Comprende tambin el
comportamiento de los seres humanos para con sus
semejantes y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos
(creatividad, preservacin del ambiente) y negativos
(destruccin contaminacin ambiental).
Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones

peridicas del funcionamiento de la obra, esto es,
comparar los ingresos y costos reales con los ingresos
y costos previstos en los estudios de preinversin. Para
ello
pag.45
409-06 Organizacin de la Unidad Ambiental

Las entidades y organismos del sector pblico que
manejen proyectos de inversin deben contar con una
Unidad de Gestin Ambiental conformada con
especialistas en varias disciplinas, con conocimientos
ambientales en el rea de su respectiva competencia, que
aseguren la prevencin de daos, afectaciones y riesgos
ambientales y el control ambiental en todas las fases de
los proyectos, programas y actividades. Debiendo
encargarse de regular y estandarizar aspectos
ambientales a nivel institucional; as como la debida
coordinacin en los procesos de participacin ciudadana
en proyectos y/o programas que planee ejecutar la
entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental se ubicar dentro de la
estructura orgnica de la entidad en un nivel de direccin,
con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos,
debiendo apoyar a la alta direccin en la toma de decisiones,
relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y
ejecucin de proyectos y obras que necesariamente
ocasionan impactos ambientales en la construccin.
Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos
y la observancia del marco jurdico ambiental vigente.
La mxima autoridad de la entidad aprobar los
procedimientos que permita organizar la Unidad de Gestin
Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y
necesarios.
Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental
cumplirn las funciones, deberes y obligaciones especficas,
propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el
orgnico funcional de la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental manejar los estudios
ambientales que se realizarn previas a la ejecucin, durante
la ejecucin y en el abandono de un proyecto.
De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son
exigibles en el desarrollo de un proyecto son: los Estudios de
Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de
un proyecto; la Auditora Ambiental, AA, que se realiza
durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo
Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del
proyecto.
409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica
Los responsables de la Unidad de Gestin Ambiental
debern aplicar las normas contenidas en el Texto
Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al
amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento
a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental. La unidad llevar adelante la
gestin ambiental en todas las fases de un proyecto.
El Director de la unidad participar en las reuniones tcnicas
y legales, a fin de emitir sus puntos de vista y evaluar la
sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos,
cuyas opiniones sern determinantes para la toma de
decisiones.
Participar en forma paralela en los estudios y diseos

definitivos del proyecto, para definir variantes en proyectos
lineales cuando stas sean necesarias para evitar
afectaciones a ecosistemas o zonas frgiles; o, para posibilitar
el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra
de edificacin o de otra naturaleza; para la elaboracin de
especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y
mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte
del contrato.
Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin
ciudadana, esto es, en las consultas y audiencias pblicas, en
lo relacionado al impacto ambiental que generar el proyecto
en su ejecucin y cuando entre en operacin.
Tambin participar en los procesos de contratacin de
consultora, para la realizacin de los trminos de referencia
para la ejecucin de los estudios de impacto ambiental y
planes de manejo ambiental, los cuales despus de su
revisin y no objecin, sern puestos en. conocimiento de la
autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se
responsabilizar del proceso de licenciamiento ambiental,
cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de
construccin del proyecto. Si fuere del caso y de contar con el
personal adecuado, podr la misma unidad preparar los
trminos de referencia, previo el trmite correspondiente.
En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental
mediante la medicin de las emisiones, el control de los
efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en
concentraciones y permanencia superiores o inferiores a las
establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de
daos ambientales, considerados como la prdida,
disminucin, detrimento o menoscabo significativo de las
condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus
componentes; admisin de daos sociales ocasionados a la
salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o privados;
as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo
ambiental y de las especificaciones tcnicas ambientales.
Debiendo presentar informes peridicos a la mxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos
necesarios inmediatos.
409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento
ambiental
Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar
la entidad, debern ser vigilados y tomar partida la
Unidad de Gestin en todo el proceso, esto es, en las
fases
de
planeacin,
factibilidad, licenciamiento
ambiental, aprobacin, contratacin, ejecucin, operacin
y mantenimiento; debiendo exigir las disposiciones y
prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental
para el Manejo y Disposicin Final de Desechos Slidos
no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos
Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental,
aplicables dependiendo del proyecto, comprendidas en el
Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del
Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la
Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se
ejecutan para sanear las condiciones de vida de los
habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente,
comprendidos, entre otros, sistemas de alcantarillado; agua
potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de

desechos slidos; recoleccin, transporte y operacin de
desechos peligrosos.
Aseo urbano, es.la limpieza de la ciudad, libre de desechos
slidos producidos por sus habitantes.
pag.46
a mejorar las condiciones de vida de los habitantes;

aplicando, en lo pertinente, las normas tcnicas y
disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin
Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas,

elementos del barrido de calles, desechos industriales, de
establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de
mercado, ferias populares, playas, escombros, entre otros.
Tratados internacionales, son aquellos convenios que se

comprometen a cumplir 2 o ms pases, a fin de conservar el
medio ambiente.
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus

caractersticas corrosivas, txicas, venenosas, reactivas,
explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de
patogenicidad, carcinognicas representan un peligro para
los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.
409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural,

agua
409-05 Gestin ambiental en la preservacin del

patrimonio natural
En el mbito de competencia de la entidad pblica, la
Unidad de Gestin Ambiental, velar por prevenir daos
ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el
patrimonio natural, comprendido en: ecosistemas
frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas,
refugios de vida silvestre, reservas biolgicas, reservas
de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin,
turismo de reas naturales, a fin de preservar los
recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las
normas comprendidas en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de
Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en el mbito de las
facultades de la entidad, dentro de su alcance deber
propender al mantenimiento de la diversidad biolgica
mediante un desarrollo y una gestin sostenibles de hbitats
naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del
consumo y comercio de especies silvestres.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio
y conjunto de estos tres grupos que signifiquen valores
universales en cuanto a la proteccin y conservacin de
especies animales y vegetales en peligro de desaparicin o
paisajes integrales en peligro de destruccin o
transformacin.
Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas,
biolgicas y geolgicas excepcionales, hbitat de especies y
animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico,
de conservacin o esttico.
409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de
tratados internacionales para conservar el
medio ambiente
En el mbito de competencia, las entidades pblicas
responsables, a travs de las unidades de gestin,
emprendern las acciones que sean necesarias a fin de
dar cumplimiento con los objetivos y compromisos
establecidos en los tratados internacionales.
La gestin debe contribuir a la conservacin y uso
sostenible de los recursos naturales y culturales del pas; y,
La Unidad de Gestin deber precautelar, prevenir,

proteger la contaminacin del recurso agua, controlando
los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de
Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo
de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley
de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras
inconsultas, inapropiadas, por efluentes industriales, por
obras municipales de alcantarillado que no cuentan con
plantas de tratamiento y en general por acciones humanas,
aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e implica un
grave problema ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en su mbito de accin,

deber impedir la sobreexplotacin permanente de los
recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la
demanda de agua y su disponibilidad; integrar los criterios de
conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la
ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener
una alta calidad ecolgica del agua, en la que la diversidad
biolgica corresponda, en lo posible. a un estado no
perturbado de un agua determinada; reducir los vertidos de
todas las substancias que por su persistencia txica o
bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo
en las aguas superficiales, marinas o subterrneas.
Agua, es la fuente misma de la vida.
Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.
Agua marina, es la de los mares y se distingue por su
elevada salinidad.
Aguas residuales, son las de composicin variada
provenientes de las descargas de usos municipales,
industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios,
domsticos y de cualquier otro uso que hayan sufrido
degradacin en su calidad original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias,
nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos
de ros que se hallan bajo la influencia de las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra
en la zona de saturacin (Se sita debajo del nivel fretico).
pag.47
Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se

almacenan en la superficie del terreno.
409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o

natural, flora y fauna

natural, aire
La Unidad de Gestin deber evitar la tala de

bosques, proceso de deforestacin que ocasiona:
degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios
climticos,
aplicando
las
Normas
Tcnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin
Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin
Ambiental.
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito

de su competencia, propender a preservar la salud
de las personas, la calidad del aire ambiente, el
bienestar de los ecosistemas y del ambiente en
general, controlando los lmites mximos permisibles
de contaminantes en el aire, como las emisiones al
aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las
disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica
de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de
Emisiones al Aire desde Fuentes Fijas de
Combustin, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental.
Las entidades y organismos del sector pblico, de
acuerdo a sus facultades, por medio de las unidades de
gestin, en relacin al clima, debern propender a que
los seres humanos no contaminen el aire con gases
txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los
problemas ambientales y de salud humana ms tpicos
de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero
de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del
calentamiento de la tierra y de la modificacin del clima.
La actividad industrial genera la lluvia cida, y se
engloba dentro de las amenazas del medio areo.
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no
confinada de la atmsfera y se define como mezcla
gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos
20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y proporciones
variables de gases inertes y vapor de agua en relacin
volumtrica.
natural, suelo
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito
de su competencia, propender a controlar las
prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de
riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de
rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con
pendientes pronunciadas o en los taludes de los ros.
La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de
procesos erosivos, que complementado con el uso
inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o
desertificacin; controlar los lmites mximos permisibles
de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo
la generacin de residuos slidos municipales,
industriales, comerciales y de servicios, incorporando
tcnicas apropiadas y procedimientos para su
minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de
sistemas de agricultura que no degraden ni generen
contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el
uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias
txicas; exigir el cumplimiento de las disposiciones y
prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del
Recurso Suelo, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental.
Suelo, se le concibe como el medio natural donde se
desarrollan las plantas.
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que

se desarrollan en la biosfera.
natural, minerales
La Unidad de Gestin en el mbito de su
competencia, controlar el manejo, la explotacin, el
uso irracional y la eliminacin de los residuos de las
minas, al amparo de las Normas Tcnicas contenidas
en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y
del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la
Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y
constituyen los cuerpos inorgnicos naturales de
composicin qumica y estructura cristalina definidas.
natural, energa
En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestin
analizar las dificultades que genera su eliminacin
que
necesariamente
produce
contaminacin;
controlar, entre otros, la disposicin final de los
residuos txicos y peligrosos y los vertidos
incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la
vegetacin y al hombre; aplicando las Normas
Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley
de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
Energa, es el recurso que se encuentra asociado al
movimiento, conjuntamente con la materia, forma el
cosmos.
La Unidad de Gestin Ambiental, evaluar las
manifestaciones de la energa, pues se la define
nicamente en funcin de sus efectos, como la
capacidad de efectuar un trabajo.
En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de
cmo la luz se relaciona con el conjunto de seres vivos y
de cmo la energa es transformada dentro de esos
seres.
410
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN 410-
01 Organizacin informtica
Las entidades y organismos del sector pblico deben

estar acopladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnologa de informacin que aseguren
la transparencia
y el control, as como el involucramiento de la alta

direccin, por lo que las actividades y procesos de tecnologa
de informacin de la organizacin deben estar bajo la
responsabilidad de una unidad que se encargue de regular
y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional.
La Unidad de Tecnologa de Informacin, estar posicionada
dentro de la estructura organizacional de la entidad en un
nivel que le permita efectuar las actividades de asesora y
apoyo a la alta direccin y unidades usuarias; as como
participar en la toma de decisiones de la organizacin y
generar cambios de mejora tecnolgica. Adems debe
garantizar su independencia respecto de las reas usuarias y
asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la
entidad u organismo.
Las entidades u organismos del sector pblico, establecern
una estructura organizacional de tecnologa de informacin
que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser
revisada de forma peridica para ajustar las estrategias
internas que permitan satisfacer los objetivos planteados y
soporten los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se
dispondr como mnimo de reas que cubran proyectos
tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno y
externo de ser el caso, considerando el tamao de la entidad
y de la unidad de tecnologa.
410-02 Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de
tecnologa de informacin y de los usuarios de los
sistemas de informacin sern claramente definidas y
formalmente comunicadas para permitir que los roles y
responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente
autoridad y respaldo.
La
asignacin
de
funciones
y
sus
respectivas
responsabilidades garantizarn una adecuada segregacin,
evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de
la Unidad de Tecnologa de Informacin la supervisin de
roles y funciones del personal dentro de cada unas de las
reas, para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las
posibilidades de reubicacin e incorporacin de nuevo
personal.
La descripcin documentada y aprobada de los puestos de
trabajo que conforman la Unidad de Tecnologa de
Informacin, contemplar los deberes y responsabilidades, as
como las habilidades y experiencia necesarias en cada
posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del
desempeo. Dicha descripcin considerar procedimientos
que eliminen la dependencia de personal clave.
410-03 Plan informtico estratgico de tecnologa
La Unidad de Tecnologa de la Informacin elaborar e
implementar un plan informtico estratgico para
administrar y dirigir todos los recursos tecnolgicos, el
mismo que estar alineado con el plan estratgico
institucional y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y
las polticas pblicas de gobierno.
El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle
suficiente para permitir la definicin de planes operativos de
tecnologa de Informacin y especificar como sta
contribuir a los objetivos estratgicos de la organizacin;
pag.48
incluir un anlisis de la situacin actual y las propuestas de

mejora con la participacin de todas las unidades de la
organizacin, se considerar la estructura interna, procesos,
infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a
brindar, as como la definicin de estrategias, riesgos,
cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes
de financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios
de ser necesario.
La Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar planes
operativos de tecnologa de la informacin alineados con el
plan estratgico informtico y los objetivos estratgicos de la
institucin, estos planes incluirn los portafolios de proyectos y
de servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas, las
estrategias de migracin, los aspectos de contingencia de los
componentes de la infraestructura y consideraciones
relacionadas con la incorporacin de nuevas tecnologas de
informacin vigentes a fin de evitar la obsolescencia. Dichos
planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de
la funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de
lo establecido en su plan estratgico.
El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de
informacin, as como el presupuesto asociado a stos sern
analizados y aprobados por la mxima autoridad de la
organizacin e incorporados al presupuesto anual de la
organizacin; se actualizarn de manera permanente, adems
de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para
determinar su grado de ejecucin y tomar las medidas
necesarias en caso de desviaciones.
410-04 Polticas y procedimientos
La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y
procedimientos que permitan organizar apropiadamente el
rea de tecnologa de informacin y asignar el talento
humano calificado e infraestructura tecnolgica necesaria.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir,
documentar y difundir las polticas, estndares y
procedimientos que regulen las actividades relacionadas con
tecnologa de informacin y comunicaciones en la
organizacin, estos se actualizarn permanentemente e
incluirn las tareas, los responsables de su ejecucin, los
procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el
control de los procesos que estn normando, as como, las
sanciones administrativas a que hubiere lugar si no se
cumplieran.
Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles
internos, propiedad intelectual, firmas electrnicas y
mensajera de datos, legalidad del software, entre otros, sern
considerados dentro de las polticas y procedimientos a definir,
los cuales adems, estarn alineados con las leyes conexas
emitidas por los organismos competentes y estndares de
tecnologa de informacin.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin,
difusin y coordinacin entre las funciones de tecnologa de
informacin y las funciones propias de la organizacin.
Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la
calidad y de gestin de riesgos, al igual que directrices y
estndares tecnolgicos.
Se implantarn procedimientos de supervisin de las

funciones de tecnologa de informacin, ayudados de la
revisin de indicadores de desempeo y se medir el
cumplimiento de las regulaciones y estndares definidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin deber promover y
establecer convenios con otras organizaciones o terceros a fin
de promover y viabilizar el intercambio de informacin
interinstitucional, as como de programas de aplicacin
desarrollados al interior de las instituciones o prestacin de
servicios relacionados con la tecnologa de informacin.
410-05 Modelo de informacin organizacional
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir el
modelo de informacin de la organizacin a fin de que se
facilite la creacin, uso y comparticin de la misma; y se
garantice su disponibilidad, integridad, exactitud y
seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de
los procesos y procedimientos correspondientes.
El diseo del modelo de informacin que se defina deber
constar en un diccionario de datos corporativo que ser
actualizado y documentado de forma permanente, incluir las
reglas de validacin y los controles de integridad y
consistencia, con la identificacin de los sistemas o mdulos
que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a
los que apoyan a fin de facilitar la incorporacin de las
aplicaciones y procesos institucionales de manera
transparente.
pag.49
administradores o lderes funcionales y tecnolgicos con

la descripcin de sus funciones y responsabilidades.
5.
Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio,

planeacin, ejecucin, control, monitoreo y cierre de
proyectos, as como los entregables, aprobaciones y
compromisos formales mediante el uso de actas o
documentos electrnicos legalizados.
6.
El inicio de las etapas importantes del proyecto ser

aprobado de manera formal y comunicado a todos los
interesados.
7.
Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos

identificados sern permanentemente evaluados para
retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser
registrados y considerados para la planificacin de
proyectos futuros.
8.
Se deber monitorear y ejercer el control permanente

de los avances del proyecto.
9.
Se establecer un plan de control de cambios y un plan

de aseguramiento de calidad que ser aprobado por las
partes interesadas.
10.
El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y

pruebas que certifiquen la calidad y el cumplimiento de los
objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo

Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos
para especificar y aplicar niveles de seguridad y propiedad.
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos

La Unidad de Tecnologa de Informacin definir
mecanismos que faciliten la administracin de todos los
proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas
que conformen dicha unidad. Los aspectos a considerar
son:
1.
Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del

proyecto, su relacin con otros proyectos institucionales,
sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin
de los usuarios interesados.
2.
Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y

monitoreo del proyecto que incluir el talento humano
(responsables), tecnolgicos y financieros adems de los
planes de pruebas y de capacitacin correspondientes.
3.
La formulacin de los proyectos considerar el Costo

Total de Propiedad CTP; que incluya no slo el costo de
la compra, sino los costos directos e indirectos, los
beneficios relacionados con la compra de equipos o
programas
informticos,
aspectos
del
uso
y
mantenimiento, formacin para el personal de soporte y
usuarios, as como el costo de operacin y de los
equipos o trabajos de consultora necesarios.
4.
Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una

estructura en la que se nombre un servidor responsable
con capacidad de decisin y autoridad y
La Unidad de Tecnologa de Informacin regular los

procesos de desarrollo y adquisicin de software
aplicativo
con
lineamientos,
metodologas
y
procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se
realizarn sobre la base del portafolio de proyectos y
servicios priorizados en los planes estratgico y operativo
previamente aprobados considerando las polticas
pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern
autorizadas por la mxima autoridad previa justificacin
tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas
pblicas y estndares internacionales para: codificacin
de software, nomenclaturas, interfaz de usuario,
interoperabilidad, eficiencia de desempeo de sistemas,
escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de
pruebas unitarias y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de
los requerimientos funcionales y tcnicos institucionales
con la participacin y aprobacin formal de las unidades
usuarias. Esto incluye, tipos de usuarios, requerimientos
de: entrada, definicin de interfaces, archivo,
procesamiento, salida, control, seguridad, plan de pruebas
y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en
donde aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los
requerimientos que cubrirn la definicin de las
necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica,
el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la estrategia

de desarrollo o compra del software de aplicacin, as
como el tratamiento que se dar a aquellos procesos
de emergencia que pudieran presentarse.
S. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o
adquisicin de software aplicativo se considerarn:
estndares de desarrollo, de documentacin y de
calidad, el diseo lgico y fsico de las aplicaciones, la
inclusin apropiada de controles de aplicacin
diseados para prevenir, detectar y corregir errores e
irregularidades de procesamiento, de modo que ste,
sea exacto, completo, oportuno, aprobado y auditable.
Se considerarn mecanismos de autorizacin,
integridad de la informacin, control de acceso,
respaldos, diseo e implementacin de pistas de
auditora y requerimientos de seguridad. La
especificacin del diseo considerar las arquitecturas
tecnolgicas y de informacin definidas dentro de la
organizacin.
6.
7.
8.
9.
En caso de adquisicin de programas de computacin

(paquetes de software) se prevern tanto en el proceso
de compra como en los contratos respectivos,
mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio
de los requerimientos de la entidad. Los contratos
tendrn el suficiente nivel de detalle en los aspectos
tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las
licencias de uso y/o servicios, definir los
procedimientos para la recepcin de productos y
documentacin en general, adems de puntualizar la
garanta formal de soporte, mantenimiento y
actualizacin ofrecida por el proveedor.
En los contratos realizados con terceros para
desarrollo de software deber constar que los
derechos de autor ser de la entidad contratante y el
contratista entregar el cdigo fuente. En la definicin
de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones
de la Ley de Propiedad Intelectual. Las excepciones
sern tcnicamente documentadas y aprobadas por la
mxima autoridad o su delegado.
La implementacin de software aplicativo adquirido
incluir
los
procedimientos
de
configuracin,
aceptacin y prueba personalizados e implantados.
Los aspectos a considerar incluyen la validacin contra
los trminos contractuales, la arquitectura de
informacin de la organizacin, las aplicaciones
existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones
existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeo del sistema, la
documentacin y los manuales de usuario, integracin
y planes de prueba del sistema.
Los derechos de autor del software desarrollado a la
medida pertenecern a la entidad y sern registrados
en el organismo competente. Para el caso de software
adquirido se obtendr las respectivas licencias de uso.
difundidos, publicados y actualizados de forma

permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de informacin definir,
justificar, implantar y actualizar la infraestructura
tecnolgica de la organizacin para lo cual se
considerarn los siguientes aspectos:
1.
Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los

objetivos de la organizacin, principios de calidad de
servicio, portafolios de proyectos y servicios, y
constarn en el plan anual de contrataciones aprobado
de la institucin, caso contrario sern autorizadas por, la
mxima
autoridad
previa
justificacin
tcnica
documentada.
2.
La Unidad de Tecnologa de Informacin planificar el

incremento de capacidades, evaluar los riesgos
tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin
para futuras actualizaciones, considerando los
requerimientos
de
carga
de
trabajo,
de
almacenamiento, contingencias y ciclos de vida de los
recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio
para el uso compartido de Data Center con otras
entidades del sector pblico, podr ser considerado
para optimizar los recursos invertidos.
3.
En la adquisicin de hardware, los contratos

respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita
establecer las caractersticas tcnicas de los
principales componentes tales como: marca, modelo,
nmero de serie, capacidades, unidades de
entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por
el proveedor, a fin de determinar la correspondencia
entre los equipos adquiridos y las especificaciones
tcnicas y requerimientos establecidos en las fases
precontractual y contractual, lo que ser confirmado en
las respectivas actas de entrega/recepcin.
4.
Los contratos con proveedores de servicio incluirn las

especificaciones formales sobre acuerdos de nivel de
servicio, puntualizando explcitamente los aspectos
relacionados con la seguridad y confidencialidad de la
informacin, adems de los requisitos legales que sean
aplicables. Se aclarar expresamente que la propiedad
de los datos corresponde a la organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura

tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de Informacin de cada
organizacin definir y regular los procedimientos que
garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la
infraestructura tecnolgica de las entidades. Los temas a
considerar son:
1.
Definicin de procedimientos para mantenimiento y

liberacin de software de aplicacin por planeacin, por
cambios a las disposiciones legales y normativas, por
correccin y mejoramiento de los mismos o por
requerimientos de los usuarios.
2.
Los cambios que se realicen en procedimientos,

procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los

usuarios, del paso de los sistemas probados y
aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de
produccin y su revisin en la post-implantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y
configuracin; as como de usuario, los cuales sern
pag.50
su implantacin a fin de disminuir los riesgos de

integridad del ambiente de produccin. El detalle e
informacin de estas modificaciones sern registrados
en su correspondiente bitcora e informados a todos los
actores y usuarios finales relacionados, adjuntando las
respectivas evidencias.
3.
Control y registro de las versiones del software que

ingresa a produccin.
4.
Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por

cada cambio o mantenimiento que se realice, los
mismos que estarn en constante difusin y
publicacin.
5.
6.
Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de

produccin independientes; se implementarn medidas
y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para
proteger los recursos y garantizar su integridad y
disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura
de tecnologa de informacin confiable y segura.
Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o
correctivo de la infraestructura tecnolgica sustentado
en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las
necesidades organizacionales (principalmente en las
aplicaciones crticas de la organizacin), estrategias de
actualizacin de hardware y software, riesgos,
evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de
seguridad.
7.
Se mantendr el control de los bienes informticos a

travs de un inventario actualizado con el detalle de las
caractersticas y responsables a cargo, conciliado con
los registros contables.
8.
El mantenimiento de los bienes que se encuentren en

garanta ser proporcionado por el proveedor, sin costo
adicional para la entidad.
pag.51
correctivas sobre las vulnerabilidades o incidentes de

seguridad identificados.
6.
Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan

mecanismos, dispositivos y equipo especializado 4141:A
monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con
temperatura y humedad relativa del aire controlado,
disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada
y polarizada, entre otros;
7.
Consideracin y disposicin de sitios de

procesamiento alternativos.
8.
Definicin de procedimientos de seguridad a

observarse por parte del personal que trabaja en turnos
por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias

Corresponde a la Unidad de Tecnologa de Informacin la
definicin, aprobacin e implementacin de un plan de
contingencias que describa las acciones a tomar en caso
de una emergencia o suspensin en el procesamiento de
la informacin por problemas en los equipos, programas
o personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1.
Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin

y asignacin de roles crticos para administrar los
riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de
contingencias, la responsabilidad especfica de la
seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su
cumplimiento.
2.
Definicin y ejecucin de procedimientos de control de

cambios, para asegurar que el plan de continuidad de
tecnologa de informacin se mantenga actualizado y
refleje de manera permanente los requerimientos
actuales de la organizacin.
3.
Plan de continuidad de las operaciones que contemplar

la puesta en marcha de un centro de cmputo alterno
propio o de uso compartido en un Data Center Estatal,
mientras dure la contingencia con el restablecimiento de
las comunicaciones y recuperacin de la informacin de
los respaldos.
4.
Plan de recuperacin de desastres que comprender:
410-10 Seguridad de tecnologa de informacin

La Unidad de Tecnologa de Informacin, establecer
mecanismos que protejan y salvaguarden contra
prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que
se procesa mediante sistemas informticos, para ello se
aplicarn al menos as siguientes medidas:
1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la
Unidad de Tecnologa de Informacin y en especial a
las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de

respaldos en funcin a un cronograma definido y
aprobado.
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte
se migrar la informacin a los medios fsicos
adecuados y con estndares abiertos para garantizar la
perpetuidad de los datos y su recuperacin.
Actividades durante el desastre (plan de

emergencias, entrenamiento).
Actividades despus del desastre.
0.
Es indispensable designar un comit con roles

especficos y nombre de los encargados de ejecutar las
funciones de contingencia en caso de suscitarse una
emergencia.
1.
El plan de contingencias ser un documento de carcter

confidencial que describa los procedimientos a seguir en
caso de una emergencia o fallo computacional que
interrumpa la operatividad de los sistemas de
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica

y/o sensible en lugares externos a la organizacin.
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel
de software y hardware, que se realizar con
monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones
Actividades previas al desastre (bitcora de

operaciones).
informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la

operacin de los sistemas en un nivel aceptable, adems
de salvaguardar la integridad y seguridad de la
informacin.
7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el
personal responsable de su ejecucin y deber ser
sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones
peridicas, o cuando se haya efectuado algn cambio en
la configuracin de los equipos o el esquema de
procesamiento.
pag.52
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y

configuraciones de hardware y software actualizado que
garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una
rpida resolucin de los problemas de produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de
software, respaldos y recuperacin de datos.
11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a
la recepcin, procesamiento, almacenamiento fsico y
entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as
como la proteccin y conservacin de informacin
utilizada para encriptacin y autenticacin.
410-12 Administracin de soporte de tecnologa de

informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir,
aprobar y difundir procedimientos de operacin que
faciliten una adecuada administracin del soporte
tecnolgico y garanticen la seguridad, integridad,
confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos,
tanto como la oportunidad de los servicios tecnolgicos
que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y
desempeo actual y futuro de los recursos tecnolgicos
son suficientes para cubrir los niveles de servicio
acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una
identificacin nica a todos los usuarios internos,
externos y temporales que interacten con los sistemas y
servicios de tecnologa de informacin de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y
autorizacin de los usuarios, as como la administracin
de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y
los privilegios asociados a cargo de los dueos de los
procesos y administradores de los sistemas de
tecnologa de informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que
protejan a los sistemas de informacin y a la tecnologa
de la organizacin de software malicioso y virus
informticos.
410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y

servicios
Es necesario establecer un marco de trabajo de
monitoreo y definir el alcance, la metodologa y el
proceso a seguir para monitorear la contribucin y el
impacto de tecnologa de informacin en la entidad.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir sobre la
base de las operaciones de la entidad, indicadores de
desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin
y tomar los correctivos que se requieran.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir y ejecutar
procedimientos, mecanismos y la periodicidad para la
medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin de los
clientes internos y externos por los servicios recibidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin presentar informes
peridicos de gestin a la alta direccin, para que sta
supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se
identifiquen e implanten acciones correctivas y de
mejoramiento del desempeo.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la Unidad de Tecnologa de
Informacin elaborar las normas, procedimientos e
instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de
los servicios de internet, intranet, correo electrnico y
sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales
y normativas y los requerimientos de los usuarios
externos e internos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin

para todos los procesos crticos de tecnologa de
informacin sobre la base de los requerimientos de los
usuarios o clientes internos y externos de la entidad y a
las capacidades tecnolgicas.
La Unidad de Tecnologa de Informacin considerar el

desarrollo de aplicaciones web y/o mviles que automaticen
los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y
ciudadanos en general.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de

informacin con los requerimientos y las prioridades de la
organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y
notificacin de la efectividad y cumplimiento de dichos
acuerdos.
410-15 Capacitacin informtica
8. Administracin
de
los
incidentes
reportados,
requerimientos de servicio y solicitudes de informacin y
de cambios que demandan los usuarios, a travs de
mecanismos efectivos y oportunos como mesas de
ayuda o de servicios, entre otros.
Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto

para el personal de tecnologa de informacin como para los
usuarios que utilizan los servicios de informacin, las cuales
constarn en un plan de capacitacin informtico, formulado
conjuntamente con la Unidad de Talento Humano. El plan
estar orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades
de conocimiento especficas determinadas en la evaluacin
de desempeo e institucionales.
410-16 Comit informtico

Para la creacin de un comit informtico institucional, se
considerarn los siguientes aspectos:
El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin
con entidades adscritas.
La definicin clara de los objetivos que persigue la
creacin de un Comit de Informtica, como un rgano de
decisin, consultivo y de gestin que tiene como propsito
fundamental definir, conducir y evaluar las polticas
internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la
tecnologa de la informacin y la calidad de los servicios
informticos, as como apoyar en esta materia a las
unidades administrativas que conforman la entidad.
La conformacin y funciones del comit, su
reglamentacin, la creacin de grupos de trabajo, la
definicin de las atribuciones y responsabilidades de los
miembros del comit, entre otros aspectos.
410-17 Firmas electrnicas
Las entidades, organismos y dependencias del sector
pblico, as como las personas jurdicas que acten en
virtud de una potestad estatal,
ajustarn
sus
procedimientos y operaciones e incorporarn los medios
tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma
electrnica de conformidad con la Ley de Comercio
Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su reglamento.
El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se
sujetar a las garantas, reconocimiento, efectos y validez
sealados en estas disposiciones legales y su normativa
secundaria de aplicacin.
Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares

tecnolgicos para firmas electrnicas que las entidades
oficiales promulguen, conforme a sus competencias y mbitos
de accin.
c)
Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de

mecanismos y reportes que faciliten una auditora de los
mensajes de datos firmados electrnicamente.
a)
d)
Actualizacin de datos de los certificados de firmas

electrnicas
Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y

dependencias del sector pblico titulares de un certificado
notificarn a la entidad de certificacin de informacin sobre
cualquier cambio, modificacin o variacin de los datos que
constan en la informacin proporcionada para la emisin del
certificado.
Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios
temporal o definitivamente y cuente con un certificado de firma
electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a la entidad
de certificacin de informacin, la revocacin del mismo,
adems, el superior jerrquico ordenar su cancelacin
inmediata.
El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la
entidad o dependencia pblica y por tanto, a la cesacin del
servidor, ser devuelto con la correspondiente acta de entrega
recepcin.
Seguridad de los certificados y dispositivos
portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos

portables seguros sern responsables de su buen uso y
proteccin. Las respectivas claves de acceso no sern
divulgadas ni compartidas en ningn momento. El servidor
solicitar la revocacin de su certificado de firma electrnica
cuando se presentare cualquier circunstancia que pueda
comprometer su utilizacin.
Verificacin de autenticidad de la firma electrnica
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las

entidades o dependencias del sector pblico verificar
mediante procesos automatizados de validacin, que el
certificado de la firma electrnica recibida sea emitido por una
entidad de certificacin de informacin acreditada y que el
mismo se encuentre vigente.
b)
Conservacin de archivos electrnicos
Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados

electrnicamente se conservarn en su estado original en
medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del
usuario y de la entidad que los gener. Para ello se
establecern polticas internas de manejo y archivo de
informacin digital.
e)
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones
del sector pblico podrn utilizar la firma electrnica contenida
en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de
las funciones inherentes al cargo pblico que ocupan.
pag.53
Coordinacin interinstitucional de formatos para uso

de la firma electrnica
Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad

en el uso de la firma electrnica, las entidades del sector
pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn y definirn
los formatos y tipos de archivo digitales que sern aplicables
para facilitar su utilizacin.
f)
Renovacin del certificado de firma electrnica
El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma

electrnica con la debida anticipacin, para asegurar la
vigencia y validez del certificado y de las actuaciones
relacionadas con su uso.
g)
Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas
La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a

los solicitantes y usuarios de los servicios de certificacin de
informacin y servicios relacionados con la firma electrnica,
respecto de las medidas de seguridad, condiciones, alcances,
limitaciones y responsabilidades que deben observar en el uso
de los servicios contratados. Esta capacitacin facilitar la
comprensin y utilizacin de las firmas electrnicas, en los
trminos que establecen las disposiciones legales vigentes.
500
INFORMACIN Y COMUNICACIN
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben

identificar, capturar y comunicar informacin pertinente y
con la oportunidad que facilite a las servidoras y
servidores cumplir sus responsabilidades.
El sistema de informacin y comunicacin, est constituido
por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir
e informar sobre las operaciones tcnicas, administrativas y
financieras de una entidad. La calidad de la informacin que
brinda el sistema facilita a la mxima autoridad adoptar
decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades
de la entidad y preparar informacin confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad
evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los
objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin
sobre su nivel de desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando
que las servidoras y servidores puedan cumplir sus
responsabilidades de operacin, informacin financiera y de
cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen
e implanten debern concordar con los planes estratgicos y
operativos, debiendo ajustarse a sus caractersticas y
necesidades y al ordenamiento jurdico vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta
direccin preparar los informes necesarios en relacin con los
objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle
suficiente y en el momento preciso, permitir cumplir con sus
responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
500-01 Controles sobre sistemas de informacin
Los sistemas de informacin contarn con controles
adecuados para garantizar confiabilidad, seguridad y una
clara administracin de los niveles de acceso a la
informacin y datos sensibles.
En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los
sistemas de informacin sern manuales o automatizados,
estarn constituidos por los mtodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones
administrativas y financieras de una entidad y mantendrn
controles apropiados que garanticen la integridad y
confiabilidad de la informacin.
La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la
informacin implica varios riesgos que necesitan ser
considerados por la administracin de la entidad. Estos
riesgos estn asociados especialmente con los cambios
tecnolgicos por lo que se deben establecer controles
generales, de aplicacin y de operacin que garanticen la
proteccin de la informacin segn su grado de sensibilidad y
confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y
oportunidad.
Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la
administracin de los sistemas de informacin, establecern
los
controles
pertinentes
para
que
garanticen
pag.54
razonablemente la calidad de la informacin y de la

comunicacin,
500-02 Canales de comunicacin abiertos
Se establecern canales de comunicacin abiertos, que
permitan trasladar la informacin de manera segura,
correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de
la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las
diferentes interacciones entre las servidoras y servidores,
cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las
distintas unidades administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin
que permita a los usuarios aportar informacin de gran valor
sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios
brindados, para que responda a los cambios en las exigencias
y preferencias de los usuarios, proyectando una imagen
positiva.
600
SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad,

establecern procedimientos de seguimiento continuo,
evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas
para asegurar la eficacia del sistema de control interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del
funcionamiento del control interno en el tiempo y permite al
sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Se orientar a la identificacin
de controles dbiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto
de los hallazgos de auditora y los resultados de otras
revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efecta en forma continua durante la
realizacin de las actividades diarias en los distintos niveles
de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para
enfocar directamente la efectividad de los controles en un
tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la
combinacin de las dos modalidades.
600-01 Seguimiento continuo o en operacin
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura
de la entidad, efectuarn un seguimiento constante del
ambiente interno y externo que les permita conocer y
aplicar medidas oportunas sobre condiciones reales o
potenciales que afecten el desarrollo de las actividades
institucionales, la ejecucin de los planes y el
cumplimiento de los objetivos previstos.
El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal
de las operaciones, en las actividades habituales de gestin y
supervisin, as como en otras acciones que efecta el
personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los
resultados del sistema de control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de
sus actividades normales, obtiene evidencia de que el control
interno sigue funcionando adecuadamente.
Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos

controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del
control interno y emprender las modificaciones que sean
pertinentes para mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias
para el manejo de riesgos, actualizar las existentes,
asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa
aplicable a las operaciones propias de la entidad.
pag.55
eficacia de sus componentes, asignar la responsabilidad

sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin,
establecer el grado de cumplimiento de los objetivos
institucionales y evala la manera de administrar los
recursos necesarios para alcanzarlos.
Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser
ejecutadas por la Unidad de Auditora Interna de la entidad,
la Contralora General del Estado y las firmas privadas de
auditora.
600-02 Evaluaciones peridicas

La mxima autoridad y las servidoras y servidores que
participan en la conduccin de las labores de la
institucin,
promovern
y
establecern
una
autoevaluacin peridica de la gestin y el control
interno de la entidad, sobre la base de los planes
organizacionales y las disposiciones normativas
vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual
desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de
identificar las fortalezas y debilidades de la entidad respecto
al sistema de control interno, propiciar una mayor
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y

observaciones emitidas por los rganos de control, la unidad
a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva
las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos,
considerando que stas son de cumplimiento obligatorio.
La mxima autoridad y los directivos de la entidad,
determinarn las acciones preventivas o correctivas que
conduzcan a solucionar los problemas detectados e
implantarn las recomendaciones de las revisiones y
acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de
control interno, de conformidad con los objetivos y recursos
institucionales.

Norma Técnica de Control Interno

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Ao I -- Quito, Lunes 14 de Diciembre del 2009 -- Nro.

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

Oficio No. 22784 SGEN

Quito, 2 de diciembre del 2009.

Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.

Dios, Patria y Libertad

oritralor General del Estado,

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

CDIGO DESCRIPCIN DE LAS NORMAS

Administracin Financiera TESORERA ............................................... 15

Determinacin y recaudacin de los

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS

NORMAS GENERALES ............................ 9

AMBIENTE DE CONTROL ........................ 9

Integridad y valores ticos ........................... 10

EVALUACIN DEL RIESGO

Identificacin de riesgos .................................. 12

Separacin de funciones y rotacin

Administracin Financiera PRESUPUESTO .......................................... 14

Responsabilidad del control ......................... 14

Administracin Financiera DEUDA PBLICA ...................................... 19

Gestin de la deuda ................................... 19

Administracin Financiera CONTABILIDAD

Aplicacin de los principios y Normas

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

CDIGO DESCRIPCIN DE LAS NORMAS

Plan del talento humano ...........................29

CDIGO DESCRIPCIN DE LAS NORMAS

Diagnstico e idea de un proyecto ..

Perfil del proyecto .................................... 32

Estudio de prefactibilidad ......................... 33

Estudio de factibilidad .............................. 33

GESTIN AMBIENTAL ........................... 45

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

Gestin ambiental en el ambiente

Organizacin informtica ........................... 48

Controles sobre sistemas de

Documento con errores digitalizado de la publicacin original.

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

Dr. Carlos Plit Fpggioni

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS

ESTRUCTURA DEL CDIGO

200-01 Integridad y valores ticos."

Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida,

100 NORMAS GENERALES 100-01

100-04 Rendicin de cuentas

La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y

El control interno ser responsabilidad de cada

La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las

El ambiente o entorno de control es el conjunto de

- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los

el sistema de planificacin, as como el establecimiento de

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del

mantendrn un nivel de competencia que les permita

200-04 Estructura organizativa

Los directivos de la entidad, especificarn en los

Lunes 14 de Diciembre del 2009 Suplemento Nro. 87

EVALUACIN DEL RIESGO

La mxima autoridad establecer los mecanismos