SAP BUSINESS ONE

Escriturao Contbil Digital

Manual do Usurio

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Contedo
1.

ECD Livros ................................................................................................................................... 3

2.

Plano de contas Referencial .......................................................................................................... 3

3.

Sugestes e recomendaes para a gerao da ECD ...................................................................... 4

4.

Conferindo o Balano e o Demonstrativo de Resultados (DRE) ...................................................... 5

5.

Registros Opcionais ....................................................................................................................... 6

6.

Natureza das contas ...................................................................................................................... 6

6.1

7.

Contas de Resultado e Encerramento ......................................................................................... 8

Gerao e Validao do SPED Contbil ........................................................................................ 10

7.1

Gerar balano Anual ................................................................................................................. 11

7.2

Cadastrar responsveis ............................................................................................................. 12

7.3 Cadastrar Participantes .................................................................................................................... 13

7.3.1 Validando Cadastro do participante ............................................................................................. 14
7.4 Cadastrar as naturezas das contas contbeis .................................................................................. 15
7.5

Ateno nos Totais de Dbito e Crdito .................................................................................... 15

7.6
Encerrar ano anterior antes da gerao ................................................................................... 15
7.6.1 Contas de Resultado ano 2008: ............................................................................................ 15
7.6.2 Os totais devem ser iguais: ...................................................................................................... 15
7.6.3 As contas de Receitas e Despesas: .................................................................................... 15
7.6.4 Lanamentos de Encerramento:........................................................................................... 15
8.

Processo de Validao de Arquivos ............................................................................................. 16

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1. ECD Livros
A ECD compreender a verso digital dos seguintes livros:
I - livro Dirio (Completo sem escriturao auxiliar);
II - livro Balancetes Dirios e Balanos.

2. Plano de contas Referencial

A equipe tcnica do Sistema Pblico de Escriturao Digital - SPED Contbil elaborou o projeto
do Plano de Contas Referencial. O objetivo uniformizar as informaes contbeis tanto das
empresas obrigadas quanto das que aderirem voluntariamente a Escriturao Contbil Digital ECD.
As empresas que optarem por permanecer com o plano atual podero reclassificar suas
contas para o Plano de Contas Referencial do SPED Contbil, por meio de um remanejamento
especfico. Foi criado um DE/PARA para associar o plano atual da empresa e para o plano de
contas referencial.

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Clicando duas vezes na conta desejada do plano Referencial, o usurio poder incluir as contas
contbeis do plano de contas da empresa:

Para inserir uma nova linha, basta clicar CTRL+I ou clicando com o boto direito do mouse no
ttulo da coluna.
Nota: Para as contas analticas obrigatrio associar a uma conta do Plano de Contas
Referencial para que aparea no arquivo.

3. Sugestes e recomendaes para a gerao da ECD

Cadastrar o contador e o administrador responsvel.

O perodo contbil deve ter o seu fechamento contbil encerrado.
Os totais devem ser iguais: Ativo = Passivo Exigvel + Patrimnio Lquido.
Devem ser iguais os totais de dbitos e crditos do perodo.
Utilizar 2 casas decimais para evitar problemas de arredondamento nos lanamentos
contbeis.
No utilizar valores negativos nos lanamentos contbeis.

Segue abaixo algumas recomendaes para conferir e validar o SPED Contbil obtendo
informaes diretamente do SAP BUSINESS ONE.

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4. Conferindo o Balano e o Demonstrativo de Resultados (DRE)

muito importante se certificar que:

a) O tipo de data selecionado para gerar o ECD deve ser o mesmo tipo de data
selecionado para conferir o Balano e o DRE;
b) O intervalo de datas deve ser o mesmo;
c) O modelo de relatrio financeiro selecionado deve considerar TODAS as contas
contbeis. Independente do modelo de relatrio financeiro configurado, por
determinao do SPED Contbil, TODAS as contas devem ser consideradas. No caso do
DRE, gerado no ECD com base nas contas marcadas como contas de resultado;
d) No balano, considere ATIVO o flag para Inserir Saldos Finais;
e) No DRE, considere ATIVO o flag para Acrescentar os Pr-Lanamentos Contbeis;

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5. Registros Opcionais
Existe a opo que propicia o usurio marcar os registros opcionais que sero gerados no
arquivo da ECD. Segue abaixo, layout da tela com a nova descrio inclusa:

Importante:
- Ao passar o mouse em cima de cada registro, a descrio dele aparece.
- Por padro, ao iniciar a tela, todas as opes j viro marcadas.
Observaes: O registro I300 traz os balancetes dirios. Este registro ser utilizado apenas
quando o tipo de escriturao B (Livro de Balancetes Dirios e Balanos).

6. Natureza das contas

A natureza das contas ser selecionada das seguintes gavetas do plano de contas:
Contas de Ativo
Gaveta 1
Contas de Passivo
Gaveta 2
Contas de Resultado
Gavetas 3, 4 e 5
Contas de Compensao Gaveta 6

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Caso haja necessidade de mudana, poder ser feita a classificao da natureza conta por
conta atravs do campo de usurio Natureza das Contas.

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6.1 Contas de Resultado e Encerramento
Todas as contas de resultado devero ter como saldo final zero, ou seja, somando-se os
lanamentos normais e os lanamentos de encerramento, dever totalizar zero. Caso essas
contas tenham saldo final diferente de zero, no impedir o envio do arquivo, aparecer
seguinte advertncia no PVA:

Para que essa advertncia no aparea, necessrio fazer os lanamentos de encerramento

para as contas de resultado, que poder ser feita de duas maneiras, pelo BUSINESS ONE:

Ou marcar cada lanamento contbil manual atravs do campo de usurio Tipo de

Lanamento:

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Ateno
Caso existam lanamentos de encerramento, mas somando-se aos lanamentos normais tenha
saldo, aparecer o seguinte erro no PVA:

Para corrigir, efetue os lanamentos de encerramento restantes para zerar a conta.

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7. Gerao e Validao do SPED Contbil

Selecionar o perodo desejado, a dimenso utilizada para os centros de custos e o tipo da
escriturao contbil.

Nota: Certifique-se que o tipo da data selecionado seja coerente com as informaes a serem
validadas, pois no Add-On TRIPLE ONE possvel resgatar informaes contbeis no SAP
BUSINESS ONE por data de lanamento ou data de documento.
NIRE:
Nmero de Identificao do Registro de Empresas da Junta Comercial.
Arquivamento:

Data do arquivamento dos atos constitutivos.

Arquivos Converso:

Data de arquivamento do ato de converso de sociedade simples em

sociedade empresria.

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7.1 Gerar balano Anual
Nesta opo geramos apenas uma estrutura do bloco J(Balano e DRE) para perodos maiores
que um ms de seleo. No marcando a opo, o arquivo ser gerado com um Bloco J para
cada ms separadamente, conforme abaixo:

Para gerar o Balano e a Demonstrao do resultado, possvel escolher um modelo de

relatrio financeiro criado no Business One, bem como o nvel das contas que queira mostrar.
Caso queira manter a estrutura de gerao como est, em Modelo do Balano e Modelo da
DRE aparecer a opo Balano Padro e DRE Padro. Isso far com que seja gerado com
a estrutura padro.
Ao desmarcar o check J100 e J150, essas opes de modelo ficaro desabilitadas.

Para a correta gerao dos arquivos do ECD, obrigatrio que as configuraes e os dados
abaixo descritos estejam gravados corretamente no SAP BUSINESS ONE.

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7.2 Cadastrar responsveis
obrigatrio cadastrar o responsvel pela empresa e o contador responsvel no mdulo de
Recursos Humanos.
Para atribuir uma Qualificao do Assinante diferente do padro abaixo:
Responsvel pela Empresa:
222 - Administrador Judicial Pessoa Jurdica - Profissional Responsvel
Contador:
900 - Contabilista
Dentro do Business One em Recursos Humanos escolha no ComboBox do campo de usurio
Tipo de Qualificao, conforme abaixo:

Por serem campos obrigatrios para gerao do ECD, caso nenhuma qualificao seja marcada
para o Contador Responsvel e Representante Legal, sero consideradas as qualificaes
padres informadas acima. Alm desses assinantes que so obrigatrios possvel configurar
quantos assinantes for necessrio, basta atribuir uma Qualificao para eles.

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7.3 Cadastrar Participantes
Esse registro utilizado para informaes cadastrais das pessoas fsicas ou jurdicas envolvidas
nas transaes comerciais com o estabelecimento, no perodo. O cdigo a ser utilizado Cd.
Do Relacionamento de livre atribuio pelo contribuinte. Participantes sem movimentao
no perodo no sero gerados.
Na tela de gerao do ECD marque o registro abaixo:

Em Parceiro de Negcio escolha o Cdigo de Relacionamento no ComboBox do campo de

usurio Cd. do relacionamento, conforme abaixo:

Tambm possvel informar os campos abaixo para o registro de participante:

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O Parceiro de Negcio dever estar relacionado a um Lanamento Contbil Manual, conforme
abaixo:

7.3.1 Validando Cadastro do participante

Ao validar o arquivo ECD no Programa Validador a Advertncia abaixo pode ocorrer:

No detalhe do erro pegue o Cdigo do Parceiro de Negcio conforme abaixo:

Essa advertncia apareceu por que no foi gerado o registro de participante para esse
parceiro. No cadastro desse parceiro atribua um cdigo de relacionamento para que o registro
correspondente a ele seja gerado.
NOTA: Ao marcar no formulrio o registro 0150/0180, todos os lanamentos contbeis que
fazerem referencia a um Parceiro de Negcio, devero ser atribudos um Cdigo de
Relacionamento, caso contrrio a advertncia acima ser mostrada.

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7.4 Cadastrar as naturezas das contas contbeis
A natureza das contas ser selecionada das seguintes gavetas do plano de contas:
a) Contas de Ativo Gaveta 1
b) Contas de Passivo Gaveta 2
c) Contas de Resultado Gavetas 3, 4 e 5
d) Contas de Compensao Gaveta 6
Se houver necessidade de mudana, poder ser feita a classificao da natureza, conta por
conta, por meio do campo de usurio Natureza das Contas, conforme j mencionado no
manual no item Natureza das contas.

7.5 Ateno nos Totais de Dbito e Crdito

Total de dbitos e crditos no saldo final das contas deve ser igual.

7.6 Encerrar ano anterior antes da gerao

Por exemplo, para gerar o arquivo ECD do ano de 2009, a contabilidade do ano de 2008 deve
ter o seu encerramento efetuado no SAP BUSINESS ONE. Para isso:
7.6.1 Contas de Resultado ano 2008:

Devem ser zeradas e seus valores escriturados em Patrimnio.

7.6.2 Os totais devem ser iguais:

Ativo = Passivo Exigvel + Patrimnio Lquido.

7.6.3 As contas de Receitas e Despesas:

No novo perodo (2009), devem iniciar o ano com saldo zero.

7.6.4 Lanamentos de Encerramento:

Se forem feitos por meio de Lanamento Contbil Manual: utilizar o campo de usurio para
indicar que esse lanamento de encerramento. Se for utilizada a funo padro do SAP
BUSINESS ONE, no h necessidade de classific-los.

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8. Processo de Validao de Arquivos

Para a validao do arquivo do SPED Contbil no programa validador, torna-se necessrio que
sejam seguidas importantes recomendaes, tais como:
Recomendaes:
1. Configurar a Conta Contbil no plano de contas referencial na tela de gerao do
arquivo ECD, marcando todas as contas contbeis analticas do SAP Business One que
devem ser configuradas na opo de plano de contas referencial;
O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

2. Preencher datas para escriturao, com Perodo mensal.

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O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

3. Deve-se configurar as Contas Contbeis com a natureza de Contas de Resultado.

Na tela de Plano de contas do SAP Business One, existe um campo chamado "Natureza
das Contas" onde existem todas as opes aceitas pelo SPED Contbil. Veja abaixo o
campo de usurio em destaque.

O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja

seguida:

Caso em uma das gavetas do plano de contas do SAP Business One exista pelo menos uma
conta contbil com a natureza diferente das demais, o SPED Contbil adverte corretamente
que as contas de nvel acima devem ser da mesma natureza. responsabilidade da empresa a
alterao da natureza de cada uma das contas contbeis em cada uma das gavetas.
Repare abaixo, a mensagem de alerta exibida pelo PVA.

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4. Utilizar apenas duas (2) casas decimais nos valores das obrigaes fiscais para os
lanamentos contbeis.
O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

5. Sempre cadastrar a parametrizao de um contador e representante legal para a

empresa no cadastro de recursos humanos do SAP Business One.
Veja abaixo os campos em destaque e que devem ser considerados nos parmetros de
cadastro para gerar e validar o SPED Contbil.

O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja

seguida:

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6. Sempre encerrar as contas de resultado no SAP Business One. Para isso, executar o
procedimento de encerramento de perodo contbil no SAP Business One.
O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

7. Registro duplicado;
Ocorre quando existe uma conta contbil com o mesmo cdigo de outra conta
contbil. Exemplo:
400000000 Despesas
4 Despesas com comunicao
4.1- Despesas com refeio
Analisando o exemplo acima, lembramos que no SPED Contbil a conta contbil
400000000 Despesas considerada com o cdigo 4. Portanto a conta contbil 4
Despesas com comunicao no pode possuir o cdigo 4.
Ao se deparar com essa situao, o usurio dever seguir a seqncia na estrutura

do plano de contas (4.1, 4.2, 4.3...).

O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

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8. Conflito de Validade nas Contas Contbeis;
O plano de contas referencial da Receita Federal possui um perodo de validade para
cada uma das contas contbeis. Se o arquivo gerado estiver fora da validade das
contas contbeis do plano referencial da Receita, ento o usurio deve escolher outra
conta contbil para ser configurada no plano referencial.

O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja

seguida:

9. Gerar o arquivo do SPED Contbil apenas para o perodo como movimentaes

contbeis.
O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

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10. Nas gavetas de Plano de Contas existem contas que no esto no mesmo nvel que as
demais contas. Exemplo:

A conta nmero 111.01.01 est no nvel diferente das demais, j que nesse nvel s possuem
contas sintticas.
Nesse caso, mudar o nvel da conta para o mesmo das demais, ou criar uma conta sinttica e
incluir essa conta dentro.
O PVA (Programa Validador) exibe a mensagem abaixo caso a recomendao no seja
seguida:

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