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Software de Aplicacin

Gua N6.2
Tema: Bases de datos en Excel.

Ejercicio: Ingresar la base de datos a la hoja de trabajo


3.2.-) Establecer autofiltros personalizados: Los filtros de los ejercicios anteriores se
basan en que un campo es igual a algo (por ejemplo, categora es igual a finanzas, Zona
es igual a Norte , etc.). Los autofiltros personalizados permiten especificar relaciones
distintas de igual a .
Si se elige Personalizar en la lista desplegable del Autofiltro, aparecer el siguiente
cuadro de dialogo.

Las siguientes opciones estn disponibles en la zona Categora del cuadro de dialogo
Autofiltro Personalizado:
a) La lista desplegable de la izquierda permite especificar el operador relacional.
b) La lista desplegable de l a derecha permite especificar el valor del campo; es
posible seleccionar un elemento de la lista o escribir un valor que pueden incluir
caracteres comodines como ? para caracteres individuales y * para una serie de
caracteres.
c) Las dos listas de abajo d e utilizan para especificar un segundo criterio de
comparacin opcional.

Profesor: Lina Castillo

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d) Las opciones Y/O se utilizan si se desea aplicar dos criterios de comparacin.


Seleccione Y para ver las filas que cumplen ambos criterios, o bien, seleccione O
para ver las filas que cumplen cualquiera de los criterios.
Ejercicio: Usando la base de datos, suponga que desea analizar las regiones Norte y
Sur. Dentro de dichas regiones , desea mostrar solo los clientes con ventas en el 2000
superiores a $15.000.000.
a) Seleccione Datos/filtro/Autofiltro del men.
b) Seleccione Personalizar de la lista desplegable Zona del Autofiltro.
c) Desde las listas desplegables Autofiltro personalizado, seleccione es igual a
Norte, O y es igual a Sur. Luego, haga clic sobre aceptar.

d) A continuacin seleccione Personalizar de la lista desplegable Ventas/2000 del


autofiltro.
e) De la lista desplegable superior, seleccione Es mayor que e introduzca
$15.000.000. y luego hacer clic sobre Aceptar.

El resultado debe ser el siguiente:

Nota: Si se desea eliminar uno o varios filtros, utilice el comando Datos/filtro/Autofiltro


para eliminarlos.
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3.3.-) Hallar los totales de los campos en una base filtrada: si desea ver los totales de
columna en una base filtrada, utilice la funcin Subtotales para calcularlos.
Ejercicio:
a) Filtre la base de datos de modo que solo muestre la zona Norte.
b) Seleccione las celdas E8:G8
c) Haga clic sobre el botn Autosuma en el men.
El resultado debe ser el siguiente:

4.-) Utilizar el formulario de datos interno: Usualmente las bases de datos se llenan y
modifican tecleando directamente en una hoja de trabajo. Cuando se necesita un modo
mas estructurado de introducir datos, el formulario de datos interno de Excel puede ser
til ya que:
??El formulario de datos muestra un registro cada vez.
??Puede utilizarse para agregar registros nuevos y editar los ya existentes.
??Permite ver registros que coinciden con determinados criterios.
Para ver un formulario de datos, seleccione una celda interior de la base de datos, y
despus seleccione Datos/formulario. Los nombres de los campos se utilizan como
ttulos dentro del formulario. Como muestra la figura.

4.1.-) Aadir, editar y borrar registros utilizando el formulario de datos:


??Para aadir un nuevo registro a la BD, muestre el formulario de datos y haga clic
sobre el botn Nuevo para vaciar el formulario. Luego rellene los valores de campos
(puede utilizar el tabulador TAB para moverse entre los campos) y despus haga clic
sobre Cerrar para salir del formulario.
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Ejercicio: Agregar a la base de datos la empresa de servicios Esvapo (nmero de


cliente 592), ubicada en la zona sur del pas, y cuyas ventas del mes ascienden a
$10.326.751, las del ao pasado a $18.256.487 y el anterior a $14.257.120.
??Para editar un registro existente de la BD utilice la barra de desplazamiento del
formulario de datos o los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para
seleccionar el registro deseado y despus edite los valores del campo.
??Para borrar un registro de la BD, utilice la barra de desplazamiento o los botones
Buscar anterior y Buscar siguiente para seleccionar el registro deseado, y despus
haga clic sobre el botn Borrar . aparecer un cuadro de dialogo que le permitir
confirmar la eliminacin del registro.
4.2.-) Mostrar datos que cumplan con determinados criterios de bsqueda: Tambin se
puede utilizar el formulario para buscar registros que cumplan con determinados
criterios:
Ejercicio:
a) abra un formul ario de datos para la BD.
b) Haga clic sobre el botn criterios (el formulario se vaciar)
c) Introduzca los criterios en el cuadro de edicin situado al lado del campo o
campos que desee filtrar:
??Introduzca el valor que desee buscar, como =Norte.
??O bien preceda al valor con un operador relacional como <>Norte.
d) Adems, que el total de ventas del mes sea <>0 y que el total de ventas del ao
pasado sea mayor a $10.000.000
e) Haga clic sobre el botn Buscar anterior y Buscar siguiente

Para elimin ar los criterios, haga clic sobre el botn criterios y despus borre
manualmente el criterio del los cuadros de texto correspondientes (o haga clic sobre el
botn borrar para eliminar todos los criterios) y haga clic sobre el botn formulario.

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