CLASE 09 DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

EL COMITE ORGANIZADOR:
Es la reunin de miembros seleccionados para llevar a cabo las
diferentes funciones necesarias para lograr un fin especfico.
En los casos de eventos organizados por gremios o entidades del sector
privado, este comit puede estar conformado por miembros de la junta
directiva, con la participacin de asociados especialmente invitados.
En otros casos en los que la organizacin es compartida por entidades
del sector pblico y el privado la conformacin se efecta por
designacin de representantes por de las juntas Directivas o Directorios
de cada entidad involucrada.
-

Son sus FUNCIONES:

Formular el plan General de Organizacin del evento;
Determinar fecha, sede, programas y temario;
Elaborar y aprobar normas y reglamentos;
Elaborar y aprobar el proyecto de presupuesto de Ingresos y Egresos y
el Balance Final del Evento;
Mantener informada a la Directiva que lo nombr. Sobre los avances en
la organizacin.

Otras actividades de los requerimientos de la DIRECTIVA o de la propia

organizacin.
PRESIDENTE, encargado de:
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Hacer cumplir las disposiciones que rigen el funcionamiento del comit,

cuidando la buena marcha de sus labores.
Presidir las reuniones del comit y poner en consideracin los asuntos
que requieren de su decisin.
Ejercer la representacin del comit cuando corresponda.
Firmar la correspondencia regular.
Autorizar los egresos y firmar en forma conjunta con el tesorero toda
obligacin adquirida.
Redactar conjuntamente con los dems miembros del comit, el
informe final del evento.
Otras atribuciones y responsabilidades derivadas del cumplimiento de
sus funciones.

VICE-PRESIDENTE. Encargado de:

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Desempear las funciones del presidente en su ausencia o cuando ste

lo considere conveniente.
Cumplir con las comisiones que le confiere el comit o el presidente.
Informar regularmente al comit acerca de sus actividades.
Otras atribuciones y responsabilidades derivadas del cumplimiento de
sus funciones.
COORDINADOR GENERAL, encargado de:
Constituirse en nexo entre el presidente y dems miembros del
comit.
Coordinar la celebracin de las reuniones del comit.
Hacer seguimiento a los informes presentados por los diversos subcomit o comisiones.
Apoyar a los sub-comits o comisiones en la ejecucin de sus funciones.
Coordinar y supervisar en forma directa las labores asignadas a la
secretara general del evento.
Mantener informado al comit acerca de todas las ocurrencias en la
organizacin del evento.
Otras actividades que le sean asignadas por el comit organizador.
COMISION DE FINANZAS O ECONOMIA, encargado de:
NOTA: COMISION puede denominarse tambin SUB-COMITE
Elaborar el presupuesto de Ingresos y Egresos y las partidas necesarias
para atender todos los gastos relacionados al evento.
Colaborar en la obtencin de fondos para la financiacin del evento.
Recaudar y administrar los fondos obtenidos y aprobar en forma
conjunta con el presidente, los egresos correspondientes.
Recaudar los importes correspondientes a inscripciones y llevar control
Preparar un balance a la finalizacin del evento.
Otras actividades derivadas del cumplimiento de sus funciones.
COMISION TECNICA, encargada de:

Definir y proponer la metodologa del evento.

Elaborar el temario y someterlo a la aprobacin del comit.

En base al temario propuesto, recomendar a los expositores o

conferencistas, panelistas, ponentes, moderadores, etc. Requeridos de
acuerdo a la metodologa del evento.
Elaborar el programa preliminar del evento y someterlo a consideracin
del comit.
Elaboracin de documentos tcnicos (*documentos base, reglamentos,
temario, convocatoria, programa, etc.)
Coordinar la ubicacin distribucin y requerimientos de las salas de
trabajo.
Informar al presidente y comit sobre los avances en su gestin.

COMISION LOGISTICA, encargada de:

Determinar las necesidades generales del evento, de acuerdo a su
magnitud, nivel y metodologa (local, salas, ambientes, mobiliario,
equipos de sonido y audiovisuales, sealizacin, material de trabajo,
impresos, tiles de oficina, maquinaria, servicios de traslado,
alojamiento, alimentacin, traduccin, personal de apoyo, seguridad,
etc.) y en virtud a los requerimientos de cada comisin.
Preparar la relacin de requerimientos para la aprobacin del comit
organizador.
Presentar la relacin de requerimientos aprobados ante la comisin de
economa, para la respectiva obtencin de cotizaciones.
Coordinar y supervisar los servicios contratados a terceros.

Administrar todo elemento o equipo adquirido para la realizacin del

evento. Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

COMISION ACTIVIDADES SOCIALES, encargada de:

-

Programar y coordinar las actividades sociales, de alimentacin,

culturales yo artsticas que formaran parte del programa general del
evento y someterlas a la aprobacin del comit organizador.
Obtener el auspicio de diversas entidades para el ofrecimiento de
agasajos y otras atenciones, en coordinacin con la comisin de
economa.
Informar al comit organizador sobre el avance de sus gestiones.
Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.

Las actividades tursticas a que se hace mencin, se circunscriben al mbito

de la ciudad. Para el caso en que el nivel del evento requiera la
programacin de PRE o POST TOURS a diferentes destinos tursticos del
pas, es conveniente
conformar una COMISION DE EXCURSIONES o
COMISION TURISTICA, encargada de la coordinacin de servicios de las
diferentes empresas (aerolneas, hoteles, albergues, operadores, municipios,
entidades pblicas y privadas que pudieran resultar vinculadas) y procurar
la obtencin de mayor apoyo, las mejores tarifas y el ptimo servicio para
los visitantes.
La programacin de excursiones se hace considerando los atractivos
tursticos ms importantes, de fcil acceso y que cuenten con instalaciones
y servicios adecuados. Tambin deben considerarse las diferentes
modalidades de turismo, tratando de cubrir los gastos y expectativas de los
participantes (por ejemplo: cultural, ecolgico, de aventuras, esotrico,
deportivo, etc.) con lo que se contribuira, adems, a la promocin de
nuestro pas.
COMISION DE RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLO, encargada de:
-

Recepcionar y atender a invitados y participantes, desde su arribo al pas

yo ciudad, si se tratara de evento con la participacin de delgados de
provincias y del exterior.
Elaboracin de lista de invitados especiales, autoridades, etc. Y
seguimiento de las mismas.
Recepcin y ubicacin de personalidades, expositores y participantes en
las salas de sesiones yo en los ambientes donde se ofrezcan los
agasajos.
Otras actividades derivadas del ejercicio de sus funciones.
COMISION DE PRENSA Y PUBLICIDAD, encargada de:

Promocionar el evento, presentando

un plan de difusin para la
aprobacin del comit organizador.
Seleccionar informacin y preparar notas periodsticas para los diversos
medios de comunicacin.
Gestionar entrevistas en medios para la difusin del evento.
Coordinar la celebracin de conferencias de prensa.
Disear y coordinar la publicacin de avisos contratados.
Coordinar la acreditacin y participacin de periodistas en el evento.

Elaborar un programa especial para la prensa.

Hacer seguimiento y llevar archivo de las notas periodsticas publicadas y
grabacin de las noticias propaladas para radio y televisin.
Otras actividades derivadas de ejercicio de sus funciones.

COMISION DE RECEPCION, TRASLADOS Y ALOJAMIENTO:

Se contempla mayormente en el caso de eventos a nivel internacional o de
eventos con participantes de delegados de provincias.
Esta comisin se encarga de recibir a los participantes o invitados a su
arribo al aeropuerto, debiendo llevar un registro de llegada y salida de
vuelos (BIBLIA), procedencia y nmero de pasajeros, conexiones, itinerarios,
etc. Adems debe trabajar en coordinacin con la COMISION DE
PROTOCOLO: las facilidades en migraciones, aduana y retiro de equipaje
para evitar molestias a los participantes.
Asimismo, en base al registro de arribos (BIBLIA), presentar el requerimiento
de UNIDADES DE TRANSPORTE, recomendado las mejores opciones y
supervisando el cumplimiento de horarios, capacidad y calidad de servicio.
En cuanto a ALOJAMIENTO, facilitar el llenado de fichas de registro de hotel y
llevar un control de ingreso y salida de pasajeros, nmero de habitaciones,
asignacin en dobles o simples, etc.
SECRETARIA GENERAL, encargada de:
- Ejecutar todas las acciones encomendadas por el comit organizador y/o
el coordinador general.
- Atender requerimientos en apoyo a las diferentes comisiones.
- Actualizacin de listados.
- Elaboracin, despacho y seguimiento de correspondencia.
- Manejo de archivos.
- Atencin y seguimiento telefnico.
- Brindar informacin general.
- Toda actividad propia de la funcin secretarial y otras que le sean
asignadas.
El personal de SECRETARIA GENERAL se compone inicialmente por un
asistente de coordinacin, una secretaria ejecutiva, una mecanografa y un
mensajero , incrementndose en nmero y especialidad de acuerdo a las
necesidades y a medida que avanza la organizacin del evento.
El personal secretarial de preferencia debe tener (si no lo tuviera, lo puede
tener paulatinamente) conocimiento y experiencia en labores preparatorias

de un evento; lo que si resulta exigible son ciertas cualidades y condiciones

esenciales: disponibilidad de tiempo (no se trabaja con sujecin a un
horario), resistencia fsica, criterio e iniciativa, soportar el trabajo bajo
presin, previsin, paciencia y buen humor.
La labor que desarrolla la secretaria de un evento es sumamente
importante, porque en ella se concentra la ejecucin de todos los acuerdos
y propuestas del comit organizador. La SECRETARIA GENERAL, debe
constituirse en un slido apoyo al resto del engranaje.

DISEOS DE AUDITORIO
Los mayormente utilizados:
AUDITORIO
Mesa frontal (o mesa principal) para expositores/panelistas, ubicados sobre
plataforma donde estarn tambin colocados, de acuerdo a requerimiento, el
podio y ayudas audiovisuales; sillas dispuestas en filas, con corredores de
acceso laterales y un central.
DIRECTORIO
Disposicin de una mesa rectangular u ovalada, con sillas en el lado externo
de la mesa.
EN V
Disposicin de las sillas dando la forma de esta letra y siendo estas el centro
del saln. Tambin puede utilizarse la disposicin de sillas en E,U,T o
HERRADURA, de acuerdo a necesidades, tipo de evento o distribucin del
rea del saln.
ESCOLAR
Filas de mesas colocadas una detrs de otra, con un promedio de 06 sillas
por cada 02mesas, dispuestas mirando hacia la mesa principal.
ESCOLAR PERPENDICULAR

Filas de mesas colocadas en forma perpendicular a la mesa principal y sillas a

ambos lados de las mesas (tambin se denomina PEINE y se utiliza
habitualmente para banquetes).
TIPO SENADO
Disposicin de las sillas en semicrculos respecto a la mesa principal.