Sistema de Gestion Documental

Mdulo 1: Qu es la gestin documental?
1.1. Qu es la gestin documental?

En la norma ISO 15489-1 Gestin documental. Directrices se da una
definicin de gestin documental:
Campo de la gestin responsable del control eficiente y sistemtico de
la creacin, recepcin, mantenimiento, uso y conservacin o eliminacin de
los documentos, que incluye los procesos para capturar y mantener la
evidencia y la informacin sobre las actividades empresariales y las
transacciones en forma de documentos
En esta norma tambin se describe la misin de la gestin documental:
La normalizacin de la poltica y los procedimientos de gestin
documental asegura que se d la atencin y la proteccin apropiadas a
todos los documentos, y que las evidencias y la informacin que contienen
puedan ser recuperadas de forma ms eficiente y ms efectiva, utilizando
prcticas y procedimientos normalizados.
As, podemos considerar que la gestin documental engloba un conjunto
de actividades y procedimientos destinados a conseguir una mayor eficacia
y economa en la produccin, mantenimiento, uso y destino final de los
documentos.
Hemos de tener en cuenta que la gestin documental no es una actividad
aislada dentro de la asesora sino que afecta a los procesos de realizacin o
procesos principales, aquellos que intervienen directamente en la
prestacin de servicios a los clientes. No hay que olvidar que la gestin
documental es un proceso de soporte necesario para llevar a cabo los
procesos principales -igual que la informtica, por ejemplo-, que abarca
todas las reas de la asesora y que implica a todo el personal.
Qu es un documento?
Es evidente que la gestin documental tiene como cometido organizar y
controlar los documentos de una organizacin. Por eso, es conveniente
definir qu es un documento. La norma ISO 9001:2000 Sistemas de gestin
de la calidad. Requisitos nos proporciona una definicin significativa y
concisa:Informacin y su medio de soporte. Esta definicin nos indica que
un documento se compone de:
La informacin o contenido.
El soporte material en que est registrada la informacin.
Desde el punto de vista del contenido un documento es resultado de una

actividad y constituye una prueba o evidencia de esta actividad. La norma
ISO 15489 define documento (record) en un sentido administrativo y
archivstico:
Informacin creada, recibida y mantenida como evidencia e informacin
por una organizacin o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o
en las transacciones empresariales
El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, disco ptico... o
una combinacin de stos. En la actualidad una gran cantidad de
documentos se conservan en un soporte electrnico y, a diferencia de lo que
ocurre con los documentos en papel, no es posible leerlos sin la ayuda de
una herramienta especfica, generalmente un ordenador. Desde un punto de
vista informtico, un documento es un fichero generado por una aplicacin
ofimtica o un programa de gestin que se almacena en una unidad de disco,
ya sea en un soporte magntico (disco duro, disquete, cinta de backup) o en
un soporte ptico (disco compacto, DVD).
Hay que insistir en que la gestin documental incluye tanto los
documentos en papel como los documentos electrnicos. En este sentido, la
red local no deja de ser un sistema de archivo -junto al sistema de archivo
tradicional- en el que se plantean los mismos problemas de gestin: cmo
crear, almacenar, recuperar, usar y preservar los documentos.
Tanto el archivo (documentos en papel) como la red local (documentos
electrnicos) han de facilitar a los profesionales y empleados de la asesora
la informacin que necesitan para su trabajo. El hecho de compartir los
documentos, estableciendo procedimientos comunes para gestionar los
documentos, permitir agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global
de la organizacin.
Tipos de documentacin
No todos los documentos son iguales ni requieren el mismo tratamiento,
en la medida en que responden a diferentes necesidades. En trminos
generales, cualquier organizacin o empresa maneja tres tipos de
documentacin:
Documentacin interna
Documentacin externa
Documentacin corporativa
La documentacin interna es producto de las actividades propias de la

asesora en tanto que empresa. Los documentos de gestin se reciben o
producen como resultado del trabajo diario y son imprescindibles para
prestar servicios a los clientes y para llevar a cabo los procesos de gestin
interna.
Habitualmente esta documentacin se asocia al archivo.
La documentacin externa proviene de fuera de la asesora y sirve para
realizar consultas, tomar decisiones o conocer el entorno. Los documentos
de apoyo informativo se utilizan como fuentes de informacin y contienen
informacin de tipo legal, financiera, comercial, etc. Estas fuentes externas
(boletines oficiales, repertorios de normativa legal y jurisprudencia, bases
de datos, peridicos, revistas especializadas, pginas web...) constituyen el
material que se deposita en la biblioteca. Hoy en da, internet es un recurso
cada vez ms utilizado como fuente de informacin.
La documentacin corporativa es la que la asesora pone a disposicin
del pblico o de sus clientes para dar a conocer sus servicios o con fines
promocionales. Los documentos que reflejan la imagen corporativa de la
asesora incluyen desde un folleto informativo o un anuncio en las Pginas
Amarillas hasta la pgina web de la asesora.
Es muy importante distinguir la documentacin interna y la
documentacin externa cuando se planifica la gestin documental. Es
habitual en algunas asesoras archivar juntos los documentos de gestin y
los documentos de apoyo informativo. Sin embargo, los documentos de
consulta no deben formar parte del sistema de archivo: la documentacin
de apoyo informativo debe recibir un tratamiento diferenciado y no se ha
de transferir al archivo corporativo. Su lugar no es el archivo sino la
biblioteca.
Esta gua prctica se centra en la gestin de la documentacin interna,
es decir, en los documentos producidos como resultado de las actividades
de la asesora. La funcin bsica del sistema de gestin documental en una
asesora es controlar los documentos de archivo, independientemente del
soporte en que se encuentren.
Documentos de archivo
Son ejemplares nicos (originales), resultado
de los procesos de negocio y las actividades
de la asesora. Tienen un valor administrativo,
fiscal o legal.
Documentos de apoyo informativo

Se trata de ejemplares mltiples (impresos, fotocopias...)
de origen y caractersticas diversos. Su utilidad reside en la
informacin que contienen.
Ejemplos: Expedientes Correspondencia

Documentos contables y financieros...
Ejemplos: Boletines oficiales Revistas Folletos y catlogos

comerciales Fotocopias de documentos de archivo que
sirven de informacin para otra actuacin En general, toda
aquella informacin impresa y publicada.
A cada tipo de documento le corresponde un tratamiento y una ubicacin distintos. Su organizacin y

gestin corresponde a diferentes servicios: Archivo y Biblioteca.
1.2. Documentos en papel y documentos

electrnicos
En las asesoras, documentos que hasta hace poco se guardaban y
utilizaban en papel han dejado de ser una realidad fsica para convertirse
en una realidad virtual. En esta situacin ha influido el uso extendido de las
aplicaciones ofimticas y los programas de gestin, la aceptacin del correo
electrnico como canal de comunicacin y las facilidades de algunas
administraciones como la Agencia Tributaria o la Tesorera de la Seguridad
Social.
Esta realidad se ir imponiendo a medida que se implante la
administracin electrnica y se extienda el uso de las firmas digitales. De
todas formas, se ha de tener en cuenta la realidad mixta (documentos en
papel/documentos electrnicos) en que todava nos encontraremos durante
bastante tiempo.
La oficina sin papeles

Entre la oficina basada en documentos en soporte papel y la basada en
documentos en soporte electrnico, existen varios estadios:
Oficina tradicional basada en documentos en papel.
Oficina mixta con ambos tipos de documentos (papel y electrnicos).
Conversin de documentos en soporte papel a formato electrnico mediante escaneado

(digitalizacin).
Oficina completamente digitalizada: todos los documentos que se producen, reciben o

distribuyen son electrnicos.
Las etapas 2 y 3 son las corresponden a la situacin actual. La etapa 4 es

una tendencia a largo plazo, ya que no se ha llegado an a la tantas veces
anunciada oficina sin papeles. Aunque nos encontramos con una oficina
mixta en la que documentos en papel y documentos electrnicos

continuarn coexistiendo probablemente durante aos, la tendencia es ir
hacia una oficina digital en que nicamente se manejen documentos
electrnicos.
Archivos y redes
En el da a da muchas asesoras tienen que hacer frente a problemas
derivados de una gestin de los documentos que no sabido adaptarse a los
nuevos soportes digitales y medios de transmisin electrnicos y que, al
mismo tiempo, ha descuidado el manejo de los documentos en papel.
Esta situacin se agrava porque hay una falta de integracin de los
documentos en papel y los documentos electrnicos. Hay dos circuitos
paralelos, sin una interrelacin definida: por un lado, se maneja la
documentacin que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se
procesan los ficheros informticos generados por los programas de gestin y
las aplicaciones ofimticas. Esto provoca la existencia de dos
compartimentos estancos para almacenar la informacin: el depsito de
archivo y el servidor de la red local.
La gestin documental, ya sean documentos en soporte papel o
documentos electrnicos, ha de partir de procedimientos que se puedan
aplicar en todas las fases del ciclo de vida documental y que permitan
mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos.
Una idea bsica que se debe tener muy clara es que trabajar en red es
mucho ms que compartir la impresora y el mdem. La red local ha de
funcionar tambin como un sistema de archivo de los documentos
electrnicos que se producen diariamente en la asesora.
En la gestin documental cada vez tiene menos importancia la gestin de
los soportes en que se recoge la informacin, pasando a primer plano el
hecho de facilitar al usuario la informacin que ste necesita para su
trabajo. No importa dnde est fsicamente un documento (en el servidor
local? en un PC de la red? en el archivo departamental?); lo que se requiere
es que sea fcilmente accesible en el momento en que se necesite.
Aplicando unos procedimientos de archivo comunes conseguiremos
almacenar eficazmente la documentacin (cada persona sabe qu
documentos ha de guardar, cmo y dnde) y recuperarla con rapidez (cada
persona sabe cmo encontrar en poco tiempo los documentos que necesita)
sin importar el soporte en que se encuentre.
Integracin de los documentos en papel, los

documentos electrnicos y los programas de gestin
Hay un tipo de informacin en las asesoras que est estrechamente
ligada a la gestin de los documentos: se trata de los programas de gestin
(programas de contabilidad, de sociedades y cuentas anuales, de rentas y
patrimonio, de nminas, de facturacin, etc.) y de las bases de datos.
A la hora de planificar el sistema de archivo y la gestin de los
documentos es fundamental partir de una visin global que englobe los
documentos en papel, los documentos electrnicos y los programas de
gestin.
Tanto los documentos electrnicos como los programas de gestin son
ficheros informticos pero desde el punto de vista documental presentan
una diferencia sustancial:
Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su puesta al da genera

un nuevo documento).
Un programa de gestin o base de datos se actualiza regularmente.
Por eso, su mantenimiento y conservacin plantea diferentes requerimientos, teniendo

en cuenta que a menudo existe una estrecha relacin entre un programa de gestin y
varios documentos. Por ejemplo, una actualizacin de los datos en el programa de
contabilidad generar un nuevo balance de situacin, es decir, un nuevo documento.
Documentos en papel
En muchas asesoras la gestin de los documentos en papel supone un
grave problema por la facilidad con que se producen copias y duplicados de
los mismos. El papel no es una realidad aislada de los sistemas informticos:
el uso de aplicaciones ofimticas y las facilidades de impresin causan a
menudo un incremento sustancial de los documentos en papel y una
saturacin del archivo.
En realidad, una gran cantidad de los documentos que se generan en las
asesoras (casi el 100%) se crean en formato electrnico mediante una
aplicacin ofimtica (tratamiento de textos, hoja de clculo) o un programa
de gestin. Habitualmente el documento electrnico es nicamente un paso
intermedio para elaborar el documento definitivo en papel.
Una poltica de gestin documental debe establecer:
Los documentos que deben conservarse en papel por razones administrativas o legales,
eliminando toda la documentacin expurgable: fotocopias, duplicados, notas
desechables, borradores, documentacin de apoyo informativo, etc.
Los procedimientos de organizacin del archivo para que los documentos sean fcilmente
accesibles.
La eliminacin sistemtica de los documentos cuando han perdido su valor de uso o ha

finalizado su perodo de validez legal.
Documentos electrnicos
La acumulacin de documentos electrnicos en el servidor local o en los
distintos puestos de trabajo es un problema que hasta hace poco no se haba
tenido en cuenta. Hay que empezar a entender, como dice Richard S.
Wurman en su libro Angustia informativa, que
Encontrar, seleccionar, reducir, organizar e imprimir la informacin tiene
prioridad sobre crearla. Despus de todo, la Biblioteca del Congreso no
tendra demasiado valor si todos los libros estuvieran apilados de cualquier
manera sobre el suelo. La forma en que la informacin es presentada y
organizada se vuelve tan importante como el contenido.
Una mecnica de trabajo basada ms en la aplicacin informtica que en
el propio documento dificulta el acceso a los documentos electrnicos
cuando los necesitamos. El problema se acenta cuando intervienen dos
factores: el tiempo transcurrido desde la elaboracin del documento y la
dependencia de la persona que lo elabor. Si combinamos ambos factores
vemos que resulta tarea casi imposible que alguien encuentre un documento
creado hace un ao por otra persona distinta.
Adems hay que tener en cuenta otros factores que tambin influyen
decisivamente en el caos en que se han convertido muchos servidores:
La facilidad con la que se producen copias de los documentos electrnicos.
La existencia de diferentes versiones de un mismo documento
La reutilizacin de documentos electrnicos que sirven de plantilla para elaborar

nuevos documentos similares.
La gestin de los documentos electrnicos requiere:

1. Determinar el modelo de archivo de los documentos electrnicos (centralizado,
departamental o mixto); es decir, si los documentos se guardan y localizan en el servidor
local o/y en las diferentes estaciones de trabajo.
2. Organizar de forma lgica los directorios informticos (rbol de carpetas y subcarpetas) y

el acceso a los mismos.
3. Establecer normas para la creacin y el almacenamiento de los documentos.
4. Crear plantillas para los documentos tipo ms utilizados.
5. Eliminar copias y versiones de un mismo documento.
6. Establecer procedimientos para salvaguardar la integridad de los documentos (niveles de
acceso, proteccin de documentos, copias de seguridad...).
Dentro de los documentos electrnicos nos encontramos con un caso

particular: los mensajes de correo electrnico. El correo electrnico se ha
convertido en una herramienta de comunicacin bsica debido a su facilidad
de uso, su velocidad y su reducido coste. Ha supuesto un gran avance para
las asesoras pero, al mismo tiempo, se ha convertido en un problema.
En la mayor parte de las asesoras todava no se utilizan unos
procedimientos de gestin bien definidos que permitan manejar el correo
electrnico con rapidez y comodidad. A menudo se gestiona la
correspondencia con criterios documentales pero se dejan de lado los
mensajes electrnicos.
El tratamiento documental del correo electrnico implica definir unas
directrices de uso del correo electrnico que establezcan unas reglas de
creacin de los mensajes (asuntos significativos y concisos, estructura del
mensaje, archivos adjuntos, firmas...), unos criterios para su expurgo o
eliminacin, unos procedimientos para almacenarlos, etc.
Programas de gestin
La frontera entre datos y documentos es cada vez ms difusa y cualquier
sistema de gestin documental ha de contemplar ambos aspectos (datos y
documentos) de forma interrelacionada.
Es habitual utilizar programas de gestin de despachos profesionales
(contabilidad e IVA, sociedades y cuentas anuales, renta y patrimonio,
nminas...) que a veces sustituyen a los documentos como soporte de
informacin. En cierta medida, los documentos se desmaterializan y se
generan dinmicamente a partir de los datos introducidos en los programas
de gestin. Esto implica que, si el programa de gestin no dispone de un
fichero histrico, la modificacin o la eliminacin de los datos hace
imposible recuperar o volver a crear un documento.
Se deben considerar una serie de cuestiones relacionadas con los
programas de gestin si se quiere asegurar la integridad, autenticidad y
exactitud de los documentos durante el tiempo en que sea necesario

preservarlos:
1. Trabajar con aplicaciones informticas que utilicen formatos estndares con preferencia a
los formatos propietarios.
2. Adquirir programas de gestin que dispongan de herramientas de conversin (exportacin
de datos) de forma que se pueda realizar la migracin de datos a otras aplicaciones
informticas.
3. Prever, en la etapa de diseo del sistema de gestin documental, la conservacin de la
estructura lgica y de los datos de los programas de gestin (o de los registros de una
base de datos) como parte del calendario de conservacin y eliminacin de los
documento.
4. Utilizar programas visualizadores que nos permiten leer los documentos generados con
otras aplicaciones. Estas aplicaciones tienen importantes implicaciones en la autenticidad
de los documentos pues es posible controlar las modificaciones posteriores o impedirlas
congelando el documento. El formato ms extendido es el PDF (Portable Document
File).
1.3. El porqu de la gestin documental

Las funciones bsicas del sistema de archivo son:
Almacenar la documentacin.
Recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Sin duda, la ms importante es recuperar los documentos. A menudo, nos

preocupamos ms de almacenar documentos -ir guardndolos a medida que
los producimos- que de pensar cmo vamos a encontrarlos despus. El
problema se complica cuando son varias las personas que elaboran y
necesitan consultar los documentos.
Muchas veces el trabajo en red, ms que facilitar el trabajo, provoca
todava ms desorganizacin. Esto se debe en la mayora de los casos a que
cada persona crea y almacena sus papeles o sus ficheros informticos a
su manera. No hay que olvidar nunca que los documentos no pertenecen
a un departamento o persona determinados -son documentos de toda la
organizacin- y que se deben establecer procedimientos comunes de gestin
de los documentos. No tiene ninguna utilidad que una persona tenga muy
bien ordenada la documentacin que maneja si los dems desconocen los
criterios que ha empleado y, por tanto, son incapaces de localizar con

facilidad un documento cuando lo necesitan.
Riesgos de una inadecuada gestin documental

Una cuestin fundamental es conocer los riesgos que corre la asesora a
causa de una deficiente gestin documental. Para ello, es preciso identificar
las funciones y actividades de asesora, las necesidades de uso y los
requisitos legales de los documentos y, en consecuencia, valorar la
capacidad del sistema de archivo para satisfacer los requisitos de los
documentos y gestionarlos eficazmente.
Los riesgos e ineficiencias ms comunes derivados de una gestin
documental deficiente son:
La prdida de documentos.
La falta de evidencias o pruebas documentales en caso de conflicto o litigio.
El tiempo excesivo empleado en la bsqueda de documentos.
La demora en la tramitacin de los asuntos de los clientes.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la proteccin de

datos personales.
La congestin de papeles en los despachos.
La repeticin de tareas ya efectuadas.
Los sobresaltos y un mal ambiente de trabajo.
Los gastos incontrolados en artculos consumibles (tner de fotocopiadoras e impresoras,

papel...).
Es muy importante valorar qu riesgos se corren y en qu medida afectan

a la asesora y, a partir de aqu, establecer prioridades en la poltica de
gestin de los documentos. Es un error creer, como sucede a menudo, que
la organizacin y gestin de los documentos es una actividad administrativa
sin ms. El sistema de gestin documental debe tener siempre un enfoque
corporativo: la gestin documental debe entenderse como un proceso de
soporte que abarca todas las reas del despacho y que requiere una poltica
y unos objetivos a medio y largo plazo.
Habitualmente se ha venido considerando la gestin de los documentos

como una actividad secundaria, un asunto menor que no requiere
planificacin; esta concepcin conduce a una situacin de progresivo
deterioro del funcionamiento de la asesora, provocando respuestas lentas
e ineficaces y afectando, en definitiva, a la toma de decisiones y a la calidad
del servicio.
Dependiendo del tamao de la asesora esta poltica de gestin
documental deber estar ms o menos formalizada, pero siempre hay que
tener unas reglas para la buena gestin de los documentos. Un aspecto
importante a tomar en consideracin es que una poltica siempre es ms
fcil de implantar cuanto antes se ponga en marcha.
Cuando no existe una poltica de gestin documental, tarde o temprano,
llega un momento en el que se alcanza tal nivel de desorden que se produce
un colapso documental o se pierden documentos vitales. En general, es
entonces cuando se aborda la organizacin del archivo con precipitacin y
sin ningn plan establecido. Pocas veces se planifica el sistema de archivo,
como sera aconsejable, ante la puesta en marcha de un nuevo servicio, la
apertura de una nueva oficina o la implantacin de un nuevo programa de
gestin.
Es conveniente prestar atencin a una serie de sntomas caractersticos
que nos indican que la gestin documental es deficiente:
1. Se conserva una gran cantidad de copias y duplicados, documentos en papel y documentos
electrnicos que ya no se necesitan y que fueron utilizados temporalmente para facilitar
el trabajo.
2. Se mantienen documentos que han agotado su perodo de vigencia, lo cual repercute en
la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el archivo ya en el disco
duro del servidor local.
3. Se pierde mucho tiempo en la localizacin y recuperacin de documentos, tarea que
puede llegar a representar una parte significativa del tiempo de trabajo del personal
administrativo y que provoca adems la dilacin de los trmites administrativos y una
sensacin de estancamiento.
4. Se buscan sin resultado o se pierden documentos, lo cual ocasiona trastornos importantes
y obliga muchas veces a repetir trabajos ya realizados.
5. La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la proteccin de
datos personales.
6. Se almacenan copias en papel de documentos que tambin estn almacenados en el disco

duro del ordenador y se establecen dos circuitos paralelos, uno tradicional en papel y otro
informtico, prcticamente sin relacin entre s.
Causas de una gestin documental ineficaz

Una gestin documental deficiente puede estar originada por diversos
factores, si bien en el sector de las asesoras y los despachos profesionales
es frecuente encontrar las siguientes carencias:
Coordinacin poco efectiva entre las diferentes reas de trabajo. La documentacin se

encuentra muy dispersa por la asesora, de forma que no hay una circulacin fluida de la
documentacin que facilite su consulta y evite duplicaciones innecesarias de la
informacin. Cuando esto sucede se puede hablar de un escenario de territorialismo
informacional: se debe potenciar una mayor disposicin al trabajo en equipo y la
desaparicin de nichos informativos, tanto personales como de las diferentes reas de
trabajo.
No se han definido explcitamente normas y procedimientos de archivo. Cada rea de

trabajo sigue sus propias pautas de archivo, razn por la cual se generan copias de
documentos sin ningn control. Es una prioridad aplicar procedimientos e instrucciones
de trabajo a la gestin de los documentos. Esto comporta:
o
Elaborar un plan o calendario de conservacin de los documentos, con el fin de

expurgar la documentacin aplicando criterios objetivos claramente definidos.
Establecer un sistema de transferencias documentales (circuito de los

documentos) que regule el traslado de la documentacin desde los despachos de
las diversas reas a la sala de archivo.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la

proteccin de datos personales.
Falta de directrices para la gestin de los documentos electrnicos. A menudo la

funcin de organizar y archivar documentos electrnicos no va asociada a la funcin de
crear documentos, como si fuesen dos procesos separados. La consecuencia es la creacin
de almacenes electrnicos con deficiencias similares a los almacenes de papel difcilmente pueden llamarse archivos- que han generado algunas asesoras.
Hoy en da la produccin y consulta de documentos en las asesoras se realiza en entornos
ofimticos. Ha de pensarse, pues, en una red local donde se trabaja con documentos, es
decir, en una mquina electrnica de archivo que sirve para leer, escribir, consultar y
archivar documentos. Se trata de compartir la informacin y aprovecharla como un
recurso corporativo y, para ello, es imprescindible definir procedimientos para guardar
los documentos y hacerlos fcilmente accesibles, evitar que se dupliquen los ficheros
informticos y crear una estructura (rbol de carpetas y subcarpetas) que permita
organizarlos. Por otra parte, tambin se deben establecer directrices o normas de uso del
correo electrnico que indiquen como gestionar los mensajes electrnicos.
No se han designado responsables de la gestin documental. El hecho de que no haya

un responsable directo de la gestin documental, una situacin habitual en las asesoras,
hace que la toma de decisiones sobre esta cuestin sea difusa. Para evitar que haya
diferentes planteamientos con respecto a la gestin de los documentos y una situacin de
falta de control y seguimiento del archivo, es necesario designar responsables con las
atribuciones y los medios necesarios.
Sin embargo, cada uno a su nivel es responsable de la gestin de los documentos. No hay
que olvidar que la gestin documental es un proceso de soporte imprescindible para la
ejecucin de los procesos de realizacin (servicios prestados a los clientes) que abarca
todas las reas de la asesora y en la que estn todos implicados.
Falta de formacin especfica de los recursos humanos. Aunque el personal est

altamente capacitado, en ocasiones no tiene una visin global de las actividades de la
asesora ni participa de una cultura corporativa comn. Adems, suele carecer de una
formacin especfica en tcnicas de archivo. Como resultado existen diferentes
planteamientos respecto a la gestin de los documentos: se hace necesario entonces
proporcionar al personal de todas las reas una formacin suficiente para que pueda
desarrollar eficazmente los procesos de gestin documental.
Utilizacin inadecuada de las instalaciones de archivo. A veces se da una mala gestin

del espacio y el material de archivo (elementos auxiliares, contenedores y mobiliarios)
destinados a la instalacin fsica de los documentos. Por una parte, el archivo de oficina
se encuentra muy disperso por las diferentes reas de trabajo, que estn saturadas de
documentos: una queja constante del personal es que el espacio es insuficiente. Por otra
parte, se dispone de una sala de archivo infrautilizada. Se hace necesario liberar espacio
de los despachos de las diversas reas, implantando un sistema de transferencias
documentales, y reorganizar el sistema de instalacin de los documentos en la sala de
archivo.
1.4. Beneficios de la gestin documental
A pesar de que cada da se le presta ms atencin, la gestin documental

todava no se percibe con suficiente claridad como un proceso que repercute
significativamente en los resultados de la asesora. Por lo general, se tiene
una visin bastante limitada del provecho que se obtiene con una gestin
adecuada de los documentos. Se suelen percibir ms los efectos negativos
de una deficiente gestin documental que las ventajas que aporta una
correcta gestin documental.
Los resultados de tener un sistema de archivo que funciona son siempre
positivos y continuados. No hace falta esperar a que el manejo de la
documentacin se haya convertido en un caos para planificar una poltica de
gestin documental. Bsicamente por dos motivos:
Los documentos contienen informacin que es un recurso valioso y un importante activo

empresarial que hay que gestionar.
Mejorar la eficacia y la eficiencia en la gestin de los documentos contribuye a la mejora

continua de todos los procesos de negocio de una organizacin.
Por eso, un despacho que pretenda ofrecer servicios de calidad a sus

clientes constatar en seguida la utilidad de incorporar los principios y
mtodos de la gestin documental a todas las vertientes de sus estrategias
y procesos empresariales.
Mejora de la eficacia
La norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos
y vocabulario define eficacia como:
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados
Una poltica de gestin documental puede aportar numerosos beneficios
estratgicos a una organizacin ya que va a favorecer un aumento de la
eficacia de sus actividades.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos
comunes para su gestin, permite agilizar el trabajo y mejorar el
rendimiento global de la asesora. Se trata de beneficios que no se pueden
medir con facilidad -estn relacionados con activos intangibles- pero de
una gran importancia puesto que afectan al conjunto de la asesora en sus
actividades cotidianas.
Una gestin documental eficaz permite puede contribuir de manera

significativa a mejorar los procesos de direccin, la seguridad jurdica, la
calidad de la documentacin, la imagen interna de la empresa y la cultura
corporativa, ya que permite:
Procesos de direccin
Dirigir el proceso de negocio de una manera ordenada, eficiente y responsable.
Apoyar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones en la gestin.
Proporcionar coherencia y continuidad a la gestin y la administracin.
Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la organizacin.
Conseguir que el despacho d respuestas ms giles y eficaces.
Seguridad jurdica
Satisfacer requisitos normativos y legales relacionados con actividades de archivo,

auditoria y control y sistemas de gestin de la calidad (plazos de conservacin de los
documentos, control de los documentos...).
Proporcionar proteccin y apoyo en caso de litigio reduciendo los riesgos asociados a la

existencia o a la falta de evidencias de las actividades de la organizacin.
Calidad de la documentacin
Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel como en soporte
electrnico.
Proporcionar una mayor seguridad y control en la circulacin de los documentos.
Evitar las inconsistencias entre documentos facilitando su actualizacin y el control de

versiones de un mismo documento.
Reducir la documentacin de archivo por el conocimiento de su vigencia y por el nmero

de documentos innecesarios de los que se prescinde.
Imagen interna de la asesora
Conocer mejor los procesos de negocio.
Aumentar la confianza del personal en la documentacin manejada por la empresa.
Conseguir una mayor satisfaccin del personal al disminuir el agobio que genera el
colapso de documentos.
Cultura corporativa
Mantener la memoria colectiva, salvaguardar la experiencia acumulada y transmitir el

conocimiento generado en la organizacin.
Actuar como motor del cambio organizativo ya que se fomenta la creacin de redes de
trabajo, el uso compartido de la informacin y el aprovechamiento de sinergias entre
personas y departamentos.
Asentar les bases para definir una poltica de gestin del conocimiento.
Mejora de la eficiencia
En la norma ISO 9000:2000 se da la siguiente definicin de eficiencia:
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
La gestin documental tambin aporta beneficios econmicos al
aumentar la eficiencia de los procesos de realizacin (son los que
intervienen directamente en la prestacin del servicio) y de los procesos de
apoyo (son los que no crean directamente un valor aadido perceptible por
el cliente, pero que son necesarios para la eficacia del funcionamiento de
la organizacin).
Una deficiente gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados
que no son fciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las
deficiencias producidas por una inadecuada gestin de los documentos
suelen aceptarse como irremediables.
La gestin documental repercute en los costes ocultos de la asesora y,
por tanto, hay que tenerla en cuenta a la hora de proporcionar un mejor
servicio a menor coste.
La reduccin de costes que se obtiene con la puesta en marcha de un
sistema de archivo es resultado de:
Conseguir una mayor fluidez en la elaboracin de nuevos documentos y reducir el tiempo

de tramitacin de los asuntos, ya que se limita la creacin de documentos que no son
imprescindibles para el funcionamiento de la asesora y se eliminan los no tienen validez
a medida que se generan otros nuevos.
Disminuir el tiempo dedicado por el personal a la localizacin y recuperacin de los

documentos mediante sistemas de clasificacin y ordenacin adecuados.
Dar un uso ms racional a las instalaciones de las oficinas y la sala de archivo, al

reducirse el espacio de almacenamiento de los documentos.
Rentabilizar la implantacin de nuevas tecnologas de la informacin orientndolas a la

gestin de los documentos e integrndolas en la planificacin del sistema de archivo (un
uso coordinado de los recursos informticos de la asesora, muchas veces infrautilizados,
puede dar excelentes resultados con una inversin mnima en equipamientos
informticos).
Disminuir los gastos derivados del uso indiscriminado del papel (ahorro en papel,
cartuchos de fotocopiadoras e impresoras, material de archivo...).
Mdulo 2: El enfoque basado en procesos y la gestin documental
2.1. Qu es el enfoque basado en procesos?

El enfoque basado en procesos parte de una idea central:
Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las
actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso
La razn de ser de una organizacin es transformar, mediante actividades
coordinadas, elementos de entrada en elementos de salida, aportando un
valor aadido. Ejemplos tpicos de entradas y de salidas en una asesora son
los datos y los documentos. Para realizar las actividades dentro del proceso
tienen que asignarse los recursos apropiados (equipos, recursos humanos,
recursos financieros...), que pueden considerarse elementos de entrada.
El enfoque basado en procesos se caracteriza por una mejora en los
servicios que proporciona una empresa, mediante una comprensin clara y
sinttica de las actividades que han de realizarse y de los flujos de
informacin necesarios.
Nocin de proceso
La norma ISO 9000:2000 define un proceso como:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados
En una nota se indica que:
Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos
en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor
Para implantar un sistema de gestin basado en procesos, es necesario

tener una visin global de la empresa, tanto respecto a las actividades, como
a los medios (humanos, tecnolgicos, financieros...) y a la organizacin.
Un proceso parte de una necesidad que se pretende satisfacer mediante
la realizacin de un producto o la prestacin de un servicio. Se trata de una
sucesin de tareas en las que se emplean recursos y con las que se pretenden
satisfacer unos requisitos o necesidades implcitas u obligatorias, dando
como resultado un producto o servicio esperado por el cliente del proceso.
Por eso, el anlisis de los procesos, para ser eficaz, debe hacerse colocando
al cliente en el centro de las preocupaciones de la asesora, es decir,
teniendo en cuenta las necesidades y las expectativas del cliente.
Sin embargo, tener en cuenta nicamente las necesidades de los clientes
-de cara a un objetivo de satisfaccin, por ejemplo- no es suficiente.
Tambin es muy importante que el conjunto de la empresa entienda el
significado y la finalidad de los procesos, de forma que se garantice la
eficacia de su puesta en prctica, buscando al mismo tiempo la optimizacin
de los resultados y de los recursos necesarios para su realizacin (eficiencia).
Los procesos raramente ocurren de forma aislada. Frecuentemente el
resultado (salida) de un proceso constituye directamente el elemento de
entrada del siguiente proceso. Las interacciones entre los procesos de una
organizacin suelen ser complejas, formando una red de procesos
interrelacionados. La salida de estos procesos siempre est relacionada con
un cliente, que es la organizacin o persona que recibe un producto, servicio
o informacin. Un cliente puede ser externo (usuario final) o interno
(empleados o reas de trabajo de la organizacin).
Tipos de procesos
Para simplificar la identificacin de los procesos, las normas actuales
distinguen tres grandes categoras de procesos:
Procesos de direccin (o estratgicos):
Determinan la poltica y los objetivos que deben alcanzarse y se sitan bajo la

responsabilidad directa de los gerentes o titulares; interactan con todos los dems
procesos de la empresa. Ejemplos: gestin de la calidad, comunicacin interna,
control de costes.
Procesos de realizacin (o principales):
Intervienen directamente en la prestacin del servicio creando un valor aadido

perceptible por el cliente; como tales, integran todas las actividades que permiten llevar
a cabo ese servicio, desde la recogida de la necesidad del cliente hasta su satisfaccin.
Ejemplos: asesoramiento contable y llevanza de contabilidades, asesoramiento y
planificacin fiscal, asesoramiento y planificacin laboral, asesoramiento jurdico y
mercantil, gestiones administrativas, comercial, atencin al cliente.
Procesos de soporte (o de apoyo):
Proporcionan los medios necesarios para la puesta en prctica de los procesos de

realizacin; aunque no tienen una repercusin directa en el servicio prestado al cliente,
son imprescindibles para el funcionamiento de la asesora. Ejemplos: recursos
humanos, recursos de informacin, sistemas informticos, mantenimiento de las
instalaciones.
El ciclo PHVA
La metodologa Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), desarrollada
en la dcada de 1920 por Walter Shewhart, tambin es conocida como ciclo
de Deming.
El concepto de PHVA est presente en todas las reas de nuestra vida
profesional y personal y se utiliza continuamente, tanto formalmente como
de manera informal, en todo lo que hacemos. Un proceso, no importa lo

simple o complejo que sea, sigue siempre este ciclo:
Es un ciclo dinmico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de

la organizacin y que est estrechamente relacionado con la planificacin,
implementacin, control y mejora continua de los sistemas de gestin.
El ciclo PHVA puede describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados
conformes con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.
Hacer: poner en prctica los procesos.
Verificar: controlar y medir los procesos y el producto (servicio) con relacin a las
polticas, a los objetivos y a los requisitos del producto (servicio), e informar de los
resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos.
Esta metodologa basada en el principio de mejora continua de los

procesos puede representarse de la siguiente manera:
2.2. La gestin documental como proceso
En el marco de este enfoque basado en procesos la gestin documental

se caracteriza por ser:
1. Un proceso de soporte fundamental para la ejecucin de los
procesos de realizacin (servicios prestados a los clientes).
Estos procesos de realizacin requieren la entrada de datos y documentos
de los clientes que se transforman en datos y documentos con valor aadido.
Por ejemplo, un cliente nos proporciona documentacin "en bruto"
(facturas, extractos bancarios, nminas...) que ser empleada para
confeccionar la contabilidad y que dar como resultado otros documentos
(balances, cuentas anuales, cuentas de prdidas y ganancias...).
La gestin de los documentos en los despachos profesionales ha de
entenderse como un proceso de soporte, relacionado tanto con los procesos
de realizacin como con el resto de los procesos de soporte. El
establecimiento de la poltica y los procedimientos del sistema de archivo
asegura que se d a los documentos la atencin y la proteccin apropiadas,
incrementando la eficacia (capacidad para alcanzar los resultados deseados)
y la eficiencia (aprovechamiento de los recursos utilizados) de los procesos
principales.
2. Un proceso transversal que implica diferentes personas y reas de
negocio de las asesoras.
Se trata de un proceso global en que cada persona o rea ha de saber con
precisin los datos y los documentos que debe producir (elementos de
salida) a partir de los datos y los documentos que le proporcionan
(elementos de entrada). Es muy importante conocer quin interviene para
realizar una tarea especfica (quin hace que) y cmo se encadenan las
diversas tareas.
Por eso, no tiene sentido que cada profesional o rea de negocio gestione
su documentacin de forma aislada: si no hay una comunicacin horizontal
eficaz entre las diversas reas de trabajo se producirn disfunciones en los
flujos de informacin y los circuitos documentales internos.
3. Un proceso orientado a los clientes internos
Dado que el proceso de gestin documental es un proceso de soporte y,
por consiguiente, tiene un pblico interno (socios-titulares, profesionales,
empleados administrativos). Es decir, los resultados de este proceso han de
satisfacer los requisitos de las personas que manejan documentos, a todos
los niveles de la asesora, a fin de que puedan tramitar y resolver con
agilidad los asuntos de los clientes externos.
Al tratarse de un proceso transversal, muchas veces los empleados de la

asesora son a la vez "proveedores" -personas que proporcionan una
informacin o un documento- y "clientes" -personas que reciben una
informacin o documento-, dentro de las actividades que se encadenan en
el proceso de gestin documental.
En un sistema de gestin basado en procesos la orientacin al cliente es
un factor clave. En el caso del proceso de gestin documental, este tiene
como finalidad satisfacer los requisitos -necesidades o expectativas
manifestadas (requisitos especificados) o no (requisitos implcitos)- de las
personas que trabajan en la asesora, principalmente facilitar el acceso a la
documentacin relativa a un cliente o asunto determinado.
2.3. Gestin de la calidad y gestin

documental
El sistema de gestin de la calidad y el sistema de gestin documental
presentan caractersticas comunes:
Ambos pretenden aumentar la eficacia y la eficiencia de las actividades de una

organizacin.
Definen procesos que afectan a la empresa en su conjunto y que carecen de sentido si se

plantean nicamente a nivel departamental.
Los procesos de la calidad y de gestin documental son complementarios

e interactan recprocamente:
a. Por un lado, en la gestin de la calidad la documentacin constituye la base para
entender el sistema, comunicar los procesos y sus requisitos dentro de la organizacin y
determinar la eficacia de su implantacin.
b. Por otro lado, la gestin documental es un proceso de soporte imprescindible para la
ejecucin de los procesos de realizacin de una asesora y, por tanto, debe definirse en el
sistema de gestin de la calidad.
Es muy conveniente alinear el sistema de gestin documental con el

sistema de gestin de la calidad y aprovechar las sinergias que puede
generar la implantacin en paralelo de la norma ISO 9001:2000 y del sistema
de archivo. Una asesora deber adaptar su sistema de gestin documental
con la finalidad de establecer un sistema de gestin de la calidad que cumpla
con los requisitos de la norma ISO 9001:2000. Al contrario, el sistema de

gestin de la calidad deber incluir los requisitos especficos de la gestin
documental e integrar las polticas y los procedimientos que aseguren que
se da la atencin y la proteccin adecuadas a todos los documentos y que la
informacin que contienen pueda ser recuperada de una forma ms eficaz y
eficiente.
Las normas internacionales de la familia ISO 9000, que definen los
requisitos para la implantacin de un sistema de gestin de la calidad,
promueven la adopcin de un enfoque basado en procesos. Un sistema de
gestin de la calidad establece los objetivos y los procesos necesarios para
conseguir resultados de acuerdo con los requerimientos de los clientes y las
polticas de la organizacin. Tiene como finalidad crear una cultura
corporativa orientada al cliente, estimular la participacin del personal y
alinear todos los procesos y actividades de la organizacin hacia la mejora
continua.
La norma ISO 9001:2000 requiere que el sistema de gestin de la calidad
est debidamente documentado y establece los requisitos de la
documentacin. Cada empresa deber desarrollar la documentacin que
necesite para demostrar la eficacia de la planificacin, control y mejora
continua de su sistema de gestin de la calidad y de sus procesos. La
documentacin permite aportar evidencias tangibles y evaluar la eficacia y
la adecuacin continua del sistema.
La implantacin de un sistema de gestin de la calidad es incompleta si
no tiene en cuenta como un elemento esencial de los procesos de negocio
la gestin de los documentos. La eficacia de un sistema de gestin depende
en gran parte de la eficacia del sistema documental correspondiente.
La documentacin constituye un elemento necesario de cualquier
sistema de gestin puesto que:
Proporciona las informaciones necesarias para llevar a cabo las actividades.
Especifica los requisitos de los clientes y de las dems partes interesadas.
Garantiza la trazabilidad de las actividades realizadas y la posibilidad de repetir las

operaciones.
Demuestra la conformidad entre lo que se ha hecho y lo que se ha previsto.
Proporciona datos que permiten evaluar los resultados y la eficacia del sistema.
El diseo y la implementacin del sistema documental debe basarse en

el principio de mejora continua y en un enfoque basado en procesos, con el
propsito de que armonice con la gestin de la calidad. La idea de definir

una poltica de gestin de los documentos en el marco de la poltica de la
calidad la desarrolla la norma ISO 15489 Gestin documental. Esta norma,
aunque no tiene la intencin de que sea utilizada con fines de certificacin,
se recomienda como una gua para aquellas organizaciones que persiguen la
mejora de su sistema de archivo.
Mdulo 3: Requisitos de la gestin documental
3. Requisitos de la gestin documental

Los documentos se crean, se reciben y se utilizan en el desempeo de las
actividades de la asesora. Para respaldar la gestin, cumplir con el entorno
normativo y legal y agilizar la prestacin de servicios se deben crear
documentos autnticos, fidedignos y utilizales y proteger la integridad de
estos documentos mientras sean necesarios.
Un documento debe hacer patente el hecho que ha sido comunicado o
decidido o la actividad que se ha llevado a cabo. Por eso, la poltica y los
procedimientos de gestin documental han de encaminarse a producir
documentos que tengan las siguientes caractersticas:
Autenticidad. Un documento autntico es aquel que permite acreditar: su cualidad de

autntico (es el documento que representa ser), la persona que lo ha creado o enviado,
la fecha en que ha sido creado o enviado.
Exactitud. Un documento fidedigno es aquel cuyo contenido representa de forma

completa y precisa las transacciones, actividades o hechos de los que debe dejar
constancia.
Integridad. La integridad de un documento se refiere al hecho de que est completo e

inalterado.
Usabilidad. Un documento utilizable es quel que puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado.
Principios de los programas de gestin documental

Las asesoras deberan establecer y llevar a cabo un programa de gestin
documental global que, segn especifica la norma ISO 15489 Gestin
documental, incluye:
1. Determinar qu documentos deben crearse en cada proceso de negocio y qu informacin
han de contener dichos documentos.
2. Decidir en qu soporte y en qu formato electrnico (tipo de archivo informtico) deben

crearse y capturarse los documentos y qu tecnologas se utilizarn.
3. Determinar qu metadatos deben crearse con el documento.
4. Determinar los requisitos para recuperar, utilizar y distribuir documentos entre los
diferentes procesos de negocio y cunto tiempo deben conservarse para satisfacer dichos
requisitos.
5. Decidir cmo organizar los documentos de forma que se facilite su utilizacin.
6. Valorar los riesgos que supondra no disponer de documentos que evidencien o justifiquen
una actividad.
7. Preservar los documentos y hacerlos accesibles a medio o largo plazo para cumplir los
requisitos del negocio.
8. Cumplir con los requisitos normativos y legales, las normas de calidad aplicables y la
poltica de la organizacin.
9. Asegurar que los documentos se conservan en buen estado y en un entorno seguro.
10. Asegurar que los documentos se conservan nicamente durante el tiempo en que se
necesitan o son requeridos.
11. Identificar y evaluar oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia y la calidad de
los procesos como resultado de una mejor creacin o gestin de los documento.
Los documentos electrnicos y los metadatos

Un documento electrnico, a diferencia de un documento en papel, est
integrado por tres elementos:
1. El contenido del documento, que puede incluir texto (pginas,prrafos, palabras), datos
numricos, grficos e imgenes.
2. La estructura del documento, esto es, el formato electrnico y las relaciones entre los
elementos que componen el documento. Esta estructura lgica puede estar incluida en el
documento o existir como entidad separada, en cuyo caso una misma estructura puede
ser compartida por varios documentos (es el caso de los documentos generados a partir de
una plantilla).
3. El contexto en el que el documento ha sido creado, recibido y utilizado. Por ejemplo, en
un mensaje de correo electrnico deben constar la fecha y hora del envo, las personas
que lo han enviado y lo han recibido y el asunto.
Los metadatos forman parte del contexto del documento electrnico y

nos indican el programa utilizado, el autor del documento, la fecha de
creacin y/o modificacin, etc. Son elementos (etiquetas o propiedades) de
descripcin del documento.
En el contexto de la gestin documental, los Model requirements for the
management of electronic records (MoReq) dan la siguiente definicin de
metadatos:
Informacin estructurada o semiestructurada que permite la creacin,
gestin y uso de los documentos a lo largo del tiempo y dentro y a travs
de los mbitos en los cuales son creados.
Por lo general, los datos esenciales para la descripcin de un documento
(ttulo, fecha, etc.) son parte de los metadatos.
Los metadatos son datos sobre los datos y tienen como funcin crear
una ficha del documento que proporcione la informacin necesaria para
hacer posible la identificacin, descripcin y localizacin de documentos
electrnicos accesibles a travs de una red informtica.
Todos los documentos electrnicos (documentos Word, documentos
Excel, documentos en formato PDF, mensajes de correo electrnico, pginas
web...) contienen unas campos de metadatos (propiedades o etiquetas) que
permiten manejar estos documentos y estructurar la informacin
electrnica.
Los sistemas basados en el papel contienen metadatos sobre los
documentos que a menudo estn implcitos y puede deducirlos cualquier
persona que maneje los documentos: esta informacin es evidente de
inmediato. En cambio, en los sistemas electrnicos los metadatos no son
directamente visibles, de forma que los mtodos para crear y capturar los
documentos necesitan hacer explcitos estos metadatos.
Ejemplo de metadatos en documentos en papel es la informacin que figura
en la carpeta de un expediente
El contenido del expediente lo constituyen los documentos que se van
produciendo y se agregan al expediente. Sin embargo, es muy til hacer constar
en la carpeta del expediente una serie de informaciones que lo identifican y
facilitan su bsqueda: nmero de expediente, rea de negocio que lo tramita,
cliente, asunto, fecha de inicio, fecha de finalizacin, etc.
Estos datos que aparecen en la carpeta exterior del expediente son el
equivalente a los metadatos de un documento electrnico. Los metadatos son
un elemento esencial para poder manejar eficazmente una gran cantidad de
documentos electrnicos.
[Figura: Cuadro de dilogo: Propiedades. Resumen]
Mdulo 4: Herramientas para la gestin documental
4.1. Herramientas informticas

En la actualidad, es difcil imaginar la gestin de los documentos sin la
utilizacin de tecnologas de la informacin y la comunicacin. La
produccin y la consulta de documentos se realiza sobre todo en entornos
ofimticos. Prcticamente en cualquier despacho profesional la plataforma
bsica de trabajo es la red local, que permite compartir perifricos
(impresoras, equipos de transmisin de datos...) y aplicaciones
informticas.
Las herramientas informticas no pueden sustituir una poltica y unos
procedimientos de gestin documental. Acuciados por los problemas que
provoca una deficiente gestin de los documentos, los titulares y los
gerentes de las asesoras tienden a aceptar simplificaciones peligrosas,
creyendo que todo se reduce a instalar un programa informtico o a
escanear documentos. Se aborda la implantacin de soluciones
informticas como si fuesen una varita mgica, sin plantearse que la gestin
de los documentos requiere principalmente soluciones documentales.
Difcilmente puede una asesora manejar eficazmente su documentacin,
por ms aplicaciones informticas que implante, si antes no se han
establecido unos criterios para organizar y gestionar los documentos.
Una aplicacin informtica ser til y eficaz siempre que se hayan
establecido unos procedimientos de trabajo acordes a las necesidades
especficas de cada asesora. Muchas veces el problema radica en que las
asesoras no tienen claros los requisitos de la gestin documental y acaban
supeditndose a las funciones que les permite efectuar un programa
determinado. Es decir, sus necesidades se adaptan a las herramientas
informticas, y no al revs. Analizar los requisitos de la gestin documental
ha de ser siempre el punto de partida para implementar cualquier solucin
informtica que tenga alguna relacin con el sistema de archivo o la gestin
de los documentos.
Sistemas de gestin documental

Es habitual hablar de sistemas de gestin documental para referirse a
determinadas aplicaciones informticas orientadas a la gestin de los
documentos. Estas soluciones informticas suelen integrar diversas
tecnologas: bases de datos, agenda y correo interno, digitalizacin de
documentos (imaging), reconocimiento ptico de caracteres (OCR), trabajo
en grupo (groupware), gestin de flujos de trabajo (workflow), gestin de
contenidos (content management), etc.
Sin embargo, las aplicaciones informticas solamente son uno de los
elementos que componen un sistema de gestin documental. La tendencia
a considerar la gestin documental nicamente en trminos informticos
hace que, en muchos casos, no se preste atencin a la estructura
organizativa y conceptual necesaria para conseguir una eficaz gestin de los
documentos.
Un sistema de gestin documental se articula en torno a tres aspectos:
1. Una arquitectura documental lgica y consistente que debe satisfacer los requisitos
de los documentos y mejorar la forma en que se organizan y recuperan los documentos
(son importantes su clasificacin, su conservacin o eliminacin y la gestin de su ciclo de
vida).
2. Unos procedimientos que definan las responsabilidades y las actividades de todas las
personas implicadas en la creacin y uso de los documentos.
3. Unos programas informticos que permitan aumentar la eficacia y la eficiencia de los

procesos documentales.
Por eso, disear e implementar un programa de gestin documental

requiere una metodologa de trabajo que es previa a la eleccin de las
herramientas informticas, aunque esta no sea una prctica extendida. La
adquisicin del software debera adaptarse siempre a unos procesos
documentales previamente establecidos.
En trminos generales, las herramientas informticas para la gestin de
los documentos se orientan principalmente a grandes empresas con
estructuras organizativas complejas y con redes de usuarios amplias. Con
todo, una asesora pequea o mediana puede implantar un sistema de
gestin documental eficaz con un uso coordinado de los recursos
informticos existentes (red local, agenda y correo interno, discos y archivos
informticos compartidos...), a menudo infrautilizados. Se pueden lograr
excelentes resultados con una inversin mnima en equipos y programas
informticos, siempre que se cree una estructura documental coherente y
se apliquen unos procedimientos adecuados.
Sistemas de gestin electrnica de documentos

Los sistemas de gestin electrnica de documentos (GED) tambin son
conocidos por el trmino ingls EDMS (Electronic Document Management
Systems). En estos sistemas los documentos en papel se digitalizan y reciben
un tratamiento electrnico: los documentos impresos se capturan
digitalmente con un escner y se convierten en ficheros informticos.
Hay dos soluciones principales:
La digitalizacin grfica: consiste en escanear el documento para obtener de l una

imagen (habitualmente se utiliza el formato TIFF).
La digitalizacin del texto: consiste en escanear el documento y despus codificarlo en

un formato electrnico mediante un programa de reconocimiento ptico de caracteres
(OCR)..
Los sistemas GED permiten la integracin de documentos electrnicos

creados con programas ofimticos estndar (procesador de texto, hoja de
clculo, correo electrnico...).
Por otra parte, los sistemas GED suelen incorporar sistemas de flujo de
trabajo (workflow) para gestionar y controlar los procesos en que es
necesario manejar documentos. La gestin de flujos de trabajo permite

automatizar procesos de trabajo: siguiendo el orden adecuado para llevar a
cabo una actividad, el sistema indica a cada paso la tarea que corresponde
efectuar, quin debe desempearla y qu reglas debe aplicar.
Intranets documentales
Una intranet es una plataforma de comunicacin en red basada en la
tecnologa web. Facilita la publicacin, bsqueda y visualizacin de la
informacin en entornos organizativos distribuidos gestionando los
documentos en un lugar comn donde puedan ser consultados de forma
colectiva. Se distingue de internet en que est dirigida a usuarios internos.
Las intranets documentales se caracterizan por:
Utilizar los navegadores, que tienen un manejo sencillo y estn instalados en los puestos
de trabajo de los usuarios, como interfaz de las aplicaciones.
Capturar una amplia variedad de documentos y publicarlos en el sitio web: los

documentos se transforman en formatos electrnicos ms accesibles y que se pueden
distribuir fcilmente (por lo general, se convierten en documentos HTML o XML o bien al
formato PDF).
Disponer de un motor de bsqueda para recuperar los documentos mediante palabras

clave que describen los documentos o a travs de su contenido.
Cuando una intranet documental contiene grandes cantidades de

documentos, se hace necesario un mayor control de los documentos que se
publican. Para satisfacer esta necesidad se han desarrollado los sistemas de
gestin de contenidos (CMS, Content Management Systems).
Los sistemas de gestin de contenidos estn pensados para gestionar y
controlar el ciclo de vida de los documentos, permitiendo a mltiples
usuarios incorporar toda la informacin no estructurada de la empresa
(documentos de texto, hojas de clculo, mensajes electrnicos, grficos...)
a una base de datos corporativa. El sistema controla la vigencia de los
documentos y asegura la publicacin en toda la intranet de las versiones ms
recientes, creando un esquema de metadatos y etiquetas que facilitan una
bsqueda ms rpida y eficiente. Tambin gestiona la publicacin de
contenidos a travs de mltiples canales: un contenido determinado puede,
de forma simultnea, ser publicado en el sitio web, enviarse por fax e
imprimirse en un documento.
Electronic Records Management Systems

En un sistema GED o EDMS los documentos en papel se digitalizan y
reciben un tratamiento informtico. La tendencia actual, no obstante, es
que los documentos se generen y se tramiten en soporte electrnico y que
en este soporte transcurra todo su ciclo de vida. Para dar respuesta a la
necesidad de gestionar documentos electrnicos con valor normativo o legal
surgen los ERMS (Electronic Records Management Systems).
Estos sistemas se enfocan a una gestin controlada y segura de los
documentos creados y recibidos en soporte electrnico. Mientras un EDMS
est pensado para mantener un uso diario de los documentos necesarios para
el funcionamiento continuo de la empresa, un ERMS puede mantener el
trabajo diario, pero est pensado para proporcionar un repositorio seguro
para los documentos significativos de la empresa. Su funcin est ms
prxima al sistema de archivo en papel. Se utiliza en empresas que tienen
la necesidad de controlar y distribuir documentos de una manera sistemtica
y en que es imperativo que los documentos electrnicos estn controlados
cuidadosamente para cumplir la normativa legal o los estndares de calidad.
Aunque muchas de las funcionalidades de los EDMS se solapan con las de
los ERMS, se pueden establecer unas diferencias bsicas. Los ERMS presentan
las siguientes caractersticas:
Evitan que los documentos sean modificados.
Evitan que los documentos sean eliminados excepto en ciertas circunstancias

estrictamente controladas.
Incluyen controles rigurosos de conservacin de los documentos.
Incluyen un esquema de clasificacin que es mantenido por el administrador del

sistema.
Mdulo 4: Herramientas para la gestin documental
4.2. Herramientas documentales

El diseo y la implementacin de un sistema de gestin documental
tienen que ajustarse a las necesidades especficas de cada asesora o
despacho profesional, es decir, a los documentos que se manejan y a los
procesos que se realizan en cada caso. No existen panaceas universales, pero
s se puede hacer uso de un conjunto de herramientas documentales que
han demostrado sobradamente su eficacia, adaptndolas a cada situacin

concreta.
El sistema de archivo debe ser el centro activo de la documentacin, de
forma que nos permita desarrollar nuestro trabajo ms eficazmente y
asegurar la adecuada conservacin de los documentos significativos de la
asesora. De igual manera, el sistema informtico no deja de ser un sistema
de archivo electrnico en el que se plantean problemas similares de
gestin documental y que requiere el uso de las mismas herramientas.
Los problemas de gestin de los documentos electrnicos (red local) no
son muy diferentes a las dificultades que presenta el manejo de los
documentos en papel (archivo). Habitualmente no se han definido los
instrumentos de gestin documental necesarios y, por tanto, no se trabaja
con criterios compartidos que faciliten la tarea de manejar -leer, escribir,
buscar y archivar- los documentos electrnicos producidos por la asesora.
Las herramientas empleadas en un archivo son perfectamente vlidas
para organizar los documentos electrnicos. Bsicamente, una asesora ha
de establecer los siguientes instrumentos de gestin documental:
Plan de clasificacin (cuadro de clasificacin).
Plan de conservacin (calendario de conservacin y eliminacin).
Sistema de transferencias documentales.
Plan de clasificacin
La organizacin de un sistema de gestin documental responde a una
doble necesidad:
1. Proporcionar una estructura lgica a la documentacin de la asesora.
2. Facilitar la rpida localizacin de los documentos.
El cuadro de clasificacin es un esquema que clasifica y estructura en

grupos los distintos tipos de documentos existentes en la asesora. Esta
herramienta constituye la base del sistema de archivo ya que permite la
planificacin sistemtica del resto de las operaciones de gestin y control
de los documentos. Para establecer un sistema de archivo homogneo es
preciso utilizar un sistema de clasificacin que refleje las actividades de la
asesora, es decir, los servicios que presta a sus clientes y que son el motivo
de la creacin y la recepcin de documentos.
En la red local, el plan de clasificacin debe tener su reflejo en un rbol

de directorios informticos (sistema de carpetas y subcarpetas) bien
sistematizado. Se trata de pensar que el ordenador es una mquina
electrnica de archivo y que lo que verdaderamente importa es que nos
ayude a guardar y recuperar los documentos con rapidez y facilidad. Siempre
es ms sencillo localizar un documento si sabemos desde el principio dnde
se encuentra gracias al plan de clasificacin, que empezar a hacer
bsquedas por ms rpidas que estas sean.
La estructura del plan de clasificacin es jerrquica y debe reflejar las
funciones y actividades de la asesora. La norma ISO 15489 propone una serie
de requisitos a tener en cuenta al elaborar este plan de clasificacin:
1. Los planes de clasificacin derivan su terminologa (los nombres que designan los grupos
de documentos o las carpetas informticas) de las funciones y actividades de la asesora,
no de los nombres de las personas o departamentos de la organizacin.
2. Son especficos para cada organizacin y proporcionan un modo de comunicacin
consistente y estndar para que las diferentes personas o unidades de la organizacin
compartan la misma informacin.
3. Son jerrquicos y van del concepto ms general al ms especfico, esto es, de la funcin
principal a la transaccin especfica; por ejemplo, Fiscal-contable / Impuestos / IVA..
4. Se componen de trminos no ambiguos que reflejan los usos de la organizacin.
5. Se componen de suficientes clases y subclases (carpetas y subcarpetas) para incluir todas
las funciones y actividades de la empresa.
6. Se componen de clases discretas, es decir, excluyentes: un tipo de documento no puede
pertenecer a dos clases.
7. Se crean consultando a los productores de los documentos.
8. Se actualizan para reflejar cambios en las necesidades de la empresa y para asegurar que
el esquema de clasificacin refleja las funciones y las actividades de la organizacin.
Plan de conservacin
Unos de los aspectos ms importantes de la gestin documental es la
identificacin de los documentos que deben eliminarse. Es necesario
destruir los documentos cuando estos ya no poseen ninguna utilidad o han
perdido vigencia. El correcto funcionamiento de una asesora est
supeditado a la solucin de un problema bsico: adecuar el volumen de la
documentacin a los recursos disponibles (personal, espacio, mobiliario y

sistemas de archivo, equipos informticos...).
Llega un momento en que es necesario eliminar parte de la
documentacin ya que no es posible ni til conservarla en su integridad. La
eliminacin de documentos es una tarea ineludible y si no se efecta
siguiendo unos criterios definidos acaba hacindose de manera incontrolada,
con el riesgo de destruir documentos significativos.
El calendario de conservacin y eliminacin especifica el destino que se
va a dar a cada tipo de documento y, si su conservacin no es permanente,
en qu plazo de tiempo se ha de proceder a su eliminacin. La necesidad de
conservar durante un cierto perodo de tiempo los documentos est ligada a
valores administrativos, fiscales y legales o a estndares de calidad.
El anlisis de estos valores es una tarea imprescindible para elaborar un
calendario de conservacin y eliminacin de los documentos. Esta
herramienta permitir eliminar con seguridad y rapidez toda la
documentacin que no tenga ningn valor y conservar nicamente la
documentacin imprescindible. Buena parte de la documentacin se
conserva muchas veces por si acaso, sin evaluar antes su utilidad. Con el
inconveniente aadido de que cunto ms tiempo haya pasado, ms difcil
ser decidir sobre su posible eliminacin.
La duplicacin de los documentos (copias, borradores, versiones...) y la
conservacin de documentos superfluos cuyo valor ha prescrito, no es tanto
un problema del papel como el resultado de una gestin documental
inapropiada. La digitalizacin de los documentos puede solucionar los
problemas de espacio fsico pero, tanto en papel como en soporte
informtico, las copias innecesarias complican innecesariamente los
procesos de trabajo y dificultan la correcta organizacin de los documentos.
Intentar solucionar mediante un sistema GED el problema del espacio fsico
no ha de hacernos olvidar que existe un fondo documental que va a seguir
creciendo de forma imparable si no planificamos, con criterios ms
archivsticos que informticos, la eliminacin de la documentacin obsoleta
e innecesaria.
Es conveniente definir unas lneas directrices sobre el expurgo de
documentos, teniendo en cuenta tres posibilidades:
Documentos con valor indefinido o a largo plazo: se conservarn permanentemente.
Documentos con vigencia temporal: se deben eliminar transcurrido un plazo de tiempo

(el perodo de conservacin suele venir determinado por su valor fiscal o legal)..
Documentos efmeros, rutinarios o duplicados (notas y clculos utilizados nicamente

para preparar otros documentos, documentacin preliminar, copias de documentos
conservados en otro lugar de la asesora): se deben eliminar una vez concluido el asunto
que los ha originado y no han de archivarse.
Sistema de transferencias documentales

Un documento atraviesa diversas fases desde su creacin o recepcin. Es
lo que se conoce como ciclo de vida de los documentos: durante un cierto
perodo de tiempo son objeto de un uso intensivo con el fin de resolver los
asuntos que han motivado su creacin; con el transcurso del tiempo van
perdiendo utilidad y cada vez son menos utilizados; finalmente se plantea o
bien su eliminacin o bien su conservacin permanente.
Para llevar a cabo una adecuada gestin documental es imprescindible
definir las fases del ciclo de vida de los documentos, esto es, hay que
establecer el circuito documental que van a seguir los documentos desde su
creacin o recepcin hasta su conservacin definitiva o eliminacin.
En trminos generales, en la asesoras es posible definir un circuito
documental que se compone de tres fases de archivo:
Archivo del puesto de trabajo. Es el archivo que contiene la documentacin viva, que
est en trmite; de uso muy frecuente, tiene que estar al alcance de la mano.
Generalmente los documentos se encuentran en el rea de trabajo o departamento que
los produce. De aqu, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y
ordenados, pasan al archivo departamental.
Archivo departamental.. En este archivo se conservan los documentos que todava son
utilizados con cierta frecuencia ya que la revisin de un asunto o una consulta pueden
hacer necesaria la recuperacin de un documento. Por ejemplo, en las asesoras es muy
comn mantener la documentacin fiscal y contable del ejercicio anterior: estos
documentos deberan localizarse en el archivo departamental del rea fiscal-contable.
Archivo corporativo. En este archivo se conservan por un perodo determinado aquellos

documentos que tienen un valor fiscal o legal (habitualmente 4 6 aos) y aquellos que
se conservan por necesidades internas de la asesora. Esta documentacin suele
almacenarse en un depsito de archivo con estanteras o archivos compactos y su
consulta es espordica.
Muchos de los problemas que ocasiona una deficiente organizacin del

sistema de archivo se producen por no tener en cuenta que la
documentacin sigue una serie de etapas y que cada etapa requiere un

tratamiento especfico. El sistema de transferencias documentales permitir
controlar el traslado de los documentos de un archivo a otro. Por eso, las
transferencias son un instrumento bsico para realizar el seguimiento y
control del circuito que sigue cada documento.
La utilidad de las transferencias documentales se pone de manifiesto en
las siguientes ventajas para los usuarios:
1. Se descongestionan los despachos, evitando la acumulacin de documentos de consulta
poco frecuente y ganando espacio para los documentos nuevos que se van produciendo.
2. Se agiliza la tramitacin de los asuntos y se facilita la consulta de los documentos en las
reas productoras.
3. Se garantiza la conservacin de los documentos en condiciones adecuadas.
Mdulo 5: Estrategias para la gestin documental
5.1. Principios que deben guiar la gestin de

los documentos
La norma ISO 15489 identifica seis principios o estrategias que deben
guiar la gestin de los documentos en una organizacin.
a) Sealar polticas y modelos

Las asesoras tienen que definir una poltica con respecto a la gestin de
los documentos que proporcione al personal un marco de actuacin que le
permita saber cmo actuar. Una poltica no es otra cosa que un conjunto de
lneas de actuacin que indican al personal cmo se quiere tratar un
determinado aspecto de la gestin, en este caso el sistema de archivo y la
gestin de los documentos, y a dnde se quiere llegar.
Esta representacin global (estratgica) de la gestin documental y de
los objetivos que se pretenden alcanzar permitir organizar de forma
sistemtica las actividades relacionadas con la creacin y uso de los
documentos y el modo en que deben llevarse a cabo.
Es importante:
Definir y poner por escrito la poltica y los objetivos de la asesora en materia de gestin
documental.
Dar a conocer los principales riesgos que implica una deficiente gestin de los
documentos.
Comunicar esta poltica, en todos los niveles, para que se entienda y se ponga en
prctica.
b) Asignar responsabilidades y atribuciones

Es preciso contar con una persona o grupo de trabajo que se encargue de
efectuar el control de los procesos documentales (clasificacin, ordenacin,
descripcin, instalacin y almacenamiento, expurgo, transferencia). El
hecho de nombrar responsables indica que la asesora asume un compromiso
en materia de gestin documental.
Aunque haya un responsable principal del sistema de archivo, se deben
distribuir las funciones y tareas relacionadas con la gestin de los
documentos entre todo el personal. Conviene establecer responsabilidades
y atribuciones tanto a nivel de organizacin como a nivel departamental
(reas de trabajo). Todos los empleados de la asesora deben conocer sus
actividades y sus responsabilidades respecto a la gestin de los documentos
(qu se debe hacer y quin debe hacerlo).
Para delegar atribuciones sobre la gestin documental hay que prever un
programa de formacin y capacitacin.
c) Establecer y promulgar procedimientos y

directrices
Los procedimientos de organizacin del sistema de archivo concretan la
poltica previamente establecida por la direccin. A partir de la poltica y
los objetivos en materia de gestin documental se debe definir quin hace
qu.
Los procedimientos y las directrices de trabajo describen no slo las
acciones que realizarn las distintas personas implicadas, sino tambin las
informaciones que deben intercambiar, as como los medios principales
(herramientas) que deben utilizar.
Los documentos que formalizan los procedimientos como el manual de
gestin documental, deben estar bien escritos, ser breves pero no ambiguos,
incluir ejemplos prcticos y ser de fcil consulta. La adecuada comunicacin
de los procedimientos es esencial para el cumplimiento de los mismos, ya
que tiene como finalidad hacer lo que se ha escrito. Adems, la
formalizacin de los procedimientos permite hacer una evaluacin de su
puesta en prctica y mejorarlos, adaptndolos a unas prcticas ms

eficaces.
d) Proporcionar una lnea de servicios relacionados

con la gestin y uso de los documentos
La gestin de los documentos es un proceso de soporte y, por tanto, tiene
un
pblico
interno
(socios-titulares,
profesionales,
empleados
administrativos), es decir, el sistema de archivo debe proporcionar unos
servicios que satisfagan las necesidades de las personas que utilizan
documentos, en todos los niveles de la organizacin. Por eso, conocer los
hbitos y las expectativas de los usuarios internos que acceden a los
documentos es un elemento clave para el diseo de los procedimientos y las
directrices de la gestin documental.
Es importante definir claramente los servicios que debera prestar el
sistema de archivo (no presuponer cules son sus funciones) y evaluar el
nivel de satisfaccin sobre su funcionamiento. Bsicamente, estos servicios
se articulan alrededor de tres aspectos de la gestin documental:
Creacin y control de los documentos: diseo normalizado de los documentos

(formularios, modelos, plantillas...), control de la creacin o recepcin de documentos
innecesarios, control de las versiones adecuadas, seguimiento de los expedientes,
inventario de los documentos, etc.
Uso y mantenimiento: organizacin de los expedientes y los documentos de gestin,

mantenimiento del plan de clasificacin, descripcin e indizacin de los documentos,
reprografa, proteccin de documentos significativos, rgimen de acceso, etc.
Conservacin y eliminacin: valoracin y seleccin de los documentos, mantenimiento

del plan de conservacin, eliminacin, transferencias al archivo corporativo, gestin del
depsito de archivo, etc.
e) Disear, implementar y administrar sistemas

especializados para gestionar documentos
Un sistema de gestin documental puede requerir la utilizacin de
sistemas especializados: programa de gestin de despachos profesionales,
programa de gestin de expedientes, sistemas GED, bases de datos de
clientes...
Estas herramientas informticas deben ajustarse a los requisitos de la

gestin documental y a la poltica definida por la asesora. Es preciso
integrar el sistema de archivo, que gestiona y proporciona acceso a los
documentos en papel, con el sistema informtico de la asesora, que
gestiona y proporciona acceso a los datos sobre los procesos de negocio,
puesto que una cantidad significativa de los documentos manejados en las
asesoras se generan a partir de los datos introducidos en las aplicaciones de
gestin.
Los sistemas especializados para gestionar datos o documentos han de
ser flexibles y poder adecuarse a los cambios organizativos y tecnolgicos
que en un futuro pueda experimentar la asesora.
f) Integrar la gestin documental en los sistemas y

procesos empresariales
La poltica y los procedimientos de la gestin documental no pueden ser
algo aislado. Es preciso conjuntarlos con otras polticas, como la poltica de
gestin de la calidad o la poltica de desarrollo de los recursos humanos. La
poltica de gestin documental debe, interactuando con otros procesos,
fomentar el uso compartido de la informacin, estimular la participacin del
personal y alinear todos los procesos y actividades de la asesora hacia la
mejora continua.
En este sentido, es fundamental que el sistema de gestin documental y
el sistema de gestin de la calidad avancen en paralelo, a fin de integrar la
organizacin y gestin de los documentos en las actividades diarias.
FIN DE LA PRIMERA PARTE DE LA GUA.
Mdulo 6: La asignacin de recursos
6. La asignacin de recursos
En el captulo El enfoque basado en procesos se ha presentado un
grfico que representa el principio del enfoque de un sistema de gestin
basado en la mejora continua y que puede aplicarse perfectamente a un
programa de gestin documental.
El primer paso, antes de fijar una poltica, consiste en el anlisis inicial
de las necesidades. Saber qu necesita una asesora respecto de la gestin
de los documentos, es decir, qu requisitos y expectativas debe satisfacer
el sistema de archivo, supone efectuar primero un anlisis de la actividad

empresarial y una valoracin de los sistemas existentes.
Hay que preguntarse:
Qu tipos de documentos se gestionan?.
Por qu se gestionan?.
Quin los gestiona?.
Cmo se gestionan?.
Qu se entiende como satisfactorio?.
Es muy importante reflexionar no slo sobre la situacin de los

documentos sino tambin sobre las funciones y actividades de la asesora,
es decir, sobre los procedimientos y tareas de un trabajo, incluyendo el
movimiento de los documentos.
Adems, hay que identificar los riesgos que se corren y en qu medida
afectan a la asesora, a fin de establecer prioridades, y valorar la capacidad
del sistema de archivo para gestionar eficazmente los documentos.
Revisin de conceptos: como identificar los riesgos de una
inadecuada gestin documental?
Riesgos de una inadecuada gestin documental

Una cuestin fundamental es conocer los riesgos que corre la asesora a causa
de una deficiente gestin documental. Para ello, es preciso identificar las
funciones y actividades de asesora, las necesidades de uso y los requisitos
legales de los documentos y, en consecuencia, valorar la capacidad del sistema
de archivo para satisfacer los requisitos de los documentos y gestionarlos
eficazmente.
Los riesgos e ineficiencias ms comunes derivados de una gestin documental
deficiente son:
La prdida de documentos.
La falta de evidencias o pruebas documentales en caso de
conflicto o litigio.
El tiempo excesivo empleado en la bsqueda de documentos.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o
sujetos a la proteccin de datos personales.
La congestin de papeles en los despachos.
Los sobresaltos y un mal ambiente de trabajo.
Los gastos incontrolados en artculos consumibles (tner de
fotocopiadoras e impresoras, papel...).

Es muy importante valorar qu riesgos se corren y en qu medida afectan a la
asesora y, a partir de aqu, establecer prioridades en la poltica de gestin de
los documentos. Es un error creer, como sucede a menudo, que la organizacin
y gestin de los documentos es una actividad administrativa sin ms. El sistema
de gestin documental debe tener siempre un enfoque corporativo: la gestin
documental debe entenderse como un proceso de soporte que abarca todas las
reas del despacho y que requiere una poltica y unos objetivos a medio y largo
plazo.
Habitualmente se ha venido considerando la gestin de los documentos como
una actividad secundaria, un asunto menor que no requiere planificacin; esta
concepcin conduce a una situacin de progresivo deterioro del funcionamiento
de la asesora, provocando respuestas lentas e ineficaces y afectando, en
definitiva, a la toma de decisiones y a la calidad del servicio.
Dependiendo del tamao de la asesora esta poltica de gestin documental
deber estar ms o menos formalizada, pero siempre hay que tener unas reglas
para la buena gestin de los documentos. Un aspecto importante a tomar en
consideracin es que una poltica siempre es ms fcil de implantar cuanto antes
se ponga en marcha.
Cuando no existe una poltica de gestin documental, tarde o temprano, llega
un momento en el que se alcanza tal nivel de desorden que se produce un
colapso documental o se pierden documentos vitales. En general, es entonces
cuando se aborda la organizacin del archivo con precipitacin y sin ningn plan
establecido. Pocas veces se planifica el sistema de archivo, como sera
aconsejable, ante la puesta en marcha de un nuevo servicio, la apertura de una
nueva oficina o la implantacin de un nuevo programa de gestin.
Es conveniente prestar atencin a una serie de sntomas caractersticos que nos
indican que la gestin documental es deficiente:
1.
Se conserva una gran cantidad de copias y duplicados,
documentos en papel y documentos electrnicos que ya no se necesitan

y que fueron utilizados temporalmente para facilitar el trabajo.
2.
Se mantienen documentos que han agotado su perodo de
vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un mayor espacio de

almacenamiento, ya sea en el archivo ya en el disco duro del servidor
local.
3.
Se pierde mucho tiempo en la localizacin y recuperacin de
documentos, tarea que puede llegar a representar una parte significativa

del tiempo de trabajo del personal administrativo y que provoca adems
la dilacin de los trmites administrativos y una sensacin de
estancamiento.
4.
Se buscan sin resultado o se pierden documentos, lo cual ocasiona
trastornos importantes y obliga muchas veces a repetir trabajos ya

realizados.
5.
La falta de control de acceso a documentos confidenciales o
sujetos a la proteccin de datos personales.

6.
Se almacenan copias en papel de documentos que tambin estn
almacenados en el disco duro del ordenador y se establecen dos circuitos

paralelos, uno tradicional en papel y otro informtico, prcticamente sin
relacin entre s.
Por otra parte, tambin es conveniente identificar los beneficios que va

a reportar a la asesora la implantacin de un programa de gestin
documental.
Revisin de conceptos: mejora de la eficacia y de la eficiencia
Mejora de la eficacia
La norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y
vocabulario define eficacia como:
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados
Una poltica de gestin documental puede aportar numerosos beneficios
estratgicos a una organizacin ya que va a favorecer un aumento de la eficacia
de sus actividades.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes
para su gestin, permite agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la
asesora. Se trata de beneficios que no se pueden medir con facilidad -estn
relacionados con activos intangibles- pero de una gran importancia puesto que
afectan al conjunto de la asesora en sus actividades cotidianas.
Una gestin documental eficaz permite puede contribuir de manera significativa
a mejorar los procesos de direccin, la seguridad jurdica, la calidad de la
documentacin, la imagen interna de la empresa y la cultura corporativa, ya que
permite:
Procesos de direccin
Dirigir el proceso de negocio de una manera ordenada, eficiente y
responsable.
Apoyar y documentar la creacin de polticas y la toma de
decisiones en la gestin.
Proporcionar coherencia y continuidad a la gestin y la
administracin.
Facilitar el cumplimiento efectivo de las actividades en toda la
organizacin.
Conseguir que el despacho d respuestas ms giles y eficaces.
Seguridad jurdica
Satisfacer requisitos normativos y legales relacionados con
actividades de archivo, auditoria y control y sistemas de gestin de la

calidad (plazos de conservacin de los documentos, control de los
documentos...).
Proporcionar proteccin y apoyo en caso de litigio reduciendo los
riesgos asociados a la existencia o a la falta de evidencias de las

actividades de la organizacin.
organizacin.
Calidad de la documentacin
Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte
papel como en soporte electrnico.
Proporcionar una mayor seguridad y control en la circulacin de
los documentos.
Evitar las inconsistencias entre documentos facilitando su
actualizacin y el control de versiones de un mismo documento.
organizacin.
Reducir la documentacin de archivo por el conocimiento de su
vigencia y por el nmero de documentos innecesarios de los que se

prescinde.
Imagen interna de la asesora
Conocer mejor los procesos de negocio.
Aumentar la confianza del personal en la documentacin
manejada por la empresa.
Conseguir una mayor satisfaccin del personal al disminuir el
agobio que genera el colapso de documentos.

Cultura corporativa
Mantener la memoria colectiva, salvaguardar la experiencia
acumulada y transmitir el conocimiento generado en la organizacin.
Actuar como motor del cambio organizativo ya que se fomenta la
creacin de redes de trabajo, el uso compartido de la informacin y el

aprovechamiento de sinergias entre personas y departamentos.
Asentar les bases para definir una poltica de gestin del
conocimiento.
Mejora de la eficiencia
En la norma ISO 9000:2000 se da la siguiente definicin de eficiencia:
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
La gestin documental tambin aporta beneficios econmicos al aumentar la
eficiencia de los procesos de realizacin (son los que intervienen directamente
en la prestacin del servicio) y de los procesos de apoyo (son los que no crean
directamente un valor aadido perceptible por el cliente, pero que son necesarios
para la eficacia del funcionamiento de la organizacin).
Una deficiente gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no
son fciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las deficiencias
producidas por una inadecuada gestin de los documentos suelen aceptarse
como irremediables.
La gestin documental repercute en los costes ocultos de la asesora y, por tanto,

hay que tenerla en cuenta a la hora de proporcionar un mejor servicio a menor
coste.
La reduccin de costes que se obtiene con la puesta en marcha de un sistema
de archivo es resultado de:
Conseguir una mayor fluidez en la elaboracin de nuevos
documentos y reducir el tiempo de tramitacin de los asuntos, ya que se

limita la creacin de documentos que no son imprescindibles para el
funcionamiento de la asesora y se eliminan los no tienen validez a
medida que se generan otros nuevos.
Disminuir el tiempo dedicado por el personal a la localizacin y
recuperacin de los documentos mediante sistemas de clasificacin y

ordenacin adecuados.
Dar un uso ms racional a las instalaciones de las oficinas y la sala
de archivo, al reducirse el espacio de almacenamiento de los

documentos.
Rentabilizar la implantacin de nuevas tecnologas de la
informacin orientndolas a la gestin de los documentos e

integrndolas en la planificacin del sistema de archivo (un uso
coordinado de los recursos informticos de la asesora, muchas veces
infrautilizados, puede dar excelentes resultados con una inversin
mnima en equipamientos informticos).
Disminuir los gastos derivados del uso indiscriminado del papel
(ahorro en papel, cartuchos de fotocopiadoras e impresoras, material de

archivo...).
Tendencias generales
En los procesos de gestin actuales la gestin de la informacin, la
documentacin y el conocimiento se perfila como un elemento estratgico
de gran importancia. Este cambio afecta especialmente a aquellos sectores
intensivos en informacin, y el sector de las asesoras y los despachos
profesionales lo es plenamente.
Una asesora es una empresa que utiliza como materias primas
documentos de los clientes, transformando estos, como resultado de su
actividad, en documentos con valor aadido. Estamos, pues, ante la gestin

documental y la gestin del conocimiento como medios de produccin.
Dentro de este panorama, hay que destacar unas tendencias o lneas
principales:
a. Hacia la gestin de los documentos electrnicos.
Muchos documentos que, hasta hace poco, se guardaban y utilizaban en papel ya no
existen fsicamente en el archivo. En este hecho ha influido la implantacin de las
aplicaciones ofimticas, la aceptacin del correo electrnico como medio de
comunicacin y las facilidades de algunas administraciones como la Agencia Tributaria o
la Tesorera General de la Seguridad Social. Esta realidad se ir imponiendo a medida que
se vaya implantando lo que se denomina administracin electrnica (e-government) y se
extienda el uso de las firmas digitales. Esto supondr una simplificacin de los trmites,
la aparicin de los puntos de acceso nicos (ventanillas nicas) y la disminucin de los
documentos en papel. No obstante, se ha de tener en cuenta la realidad mixta
(documentos en papel/documentos electrnicos) en que todava nos encontraremos
bastante tiempo.
b. Hacia la necesidad de procesar informacin no estructurada.
En muchas asesoras la gestin de la informacin se ha limitado a la gestin de los datos
(programas de contabilidad, de sociedades, de rentas y patrimonio, de nminas, de
facturacin, etc.) y las inversiones se han centrado casi exclusivamente en este apartado.
Sin embargo, con el incremento de los documentos electrnicos la frontera entre datos y
documentos es cada vez ms difusa y cualquier sistema que pretenda desarrollar una
gestin integral de la informacin ha de incluir ambos aspectos de forma
interrelacionada. En el sector de las asesoras y los despachos profesionales es evidente la
necesidad de gestionar tambin la informacin no estructurada que contienen los
documentos.
c. Hacia el reconocimiento de la tecnologa como una herramienta.
Las tecnologas de la informacin ofrecen numerosas soluciones que permiten gestionar
los documentos de una forma ms eficiente pero no proporcionan por s mismas una
gestin documental eficaz. Difcilmente puede una asesora manejar bien sus
documentos, por muchas aplicaciones informticas que tenga instaladas, si previamente
nadie se ha preocupado de establecer unos criterios de organizacin y gestin de los
documentos. Hay que evitar, pues, la implementacin de soluciones informticas como si
fuesen una varita mgica.
d. Hacia la mxima accesibilidad.

En la gestin documental cada vez tiene menos importancia la gestin de los soportes o
los medios en que se recoge la informacin, pasando a un primer plano el hecho de
facilitar al usuario la informacin que este necesita para realizar su trabajo. No importa
tanto donde est almacenado fsicamente un documento (en el servidor local?, en algn
PC de la red?, en el archivo departamental?); lo que se requiere es que sea fcilmente
localizable en el momento en que se necesita. Aplicando unos procedimientos de archivo
comunes conseguiremos almacenar eficazmente la documentacin (cada persona sabe qu
documentos ha de guardar, cmo y dnde) y recuperarla con rapidez (cada persona sabe
cmo encontrar en poco tiempo los documentos que necesita).
e. Hacia planteamientos a medio y largo plazo.
La gestin documental ha de prever el ciclo de vida de los documentos y, especialmente,
definir una poltica de conservacin y eliminacin (tiene un tipo de documento un valor a
largo plazo?, contiene informacin vital?, puede tener efectos legales?). Esto
comporta la necesidad de definir una poltica de gestin de los documentos en la
asesora. Para facilitar la explotacin de los documentos es til estructurar el sistema
documental en forma de pirmide (pirmide documental): se definen unos objetivos y
una poltica a largo plazo (nivel estratgico: por qu?, hacia dnde?) de la cual se
derivarn unos procedimientos (nivel organizativo: qu se hace? quin lo hace?) que se
concretarn en instrucciones de trabajo o protocolos (nivel del terreno: cmo?).
f.
Hacia el reconocimiento de la importancia de la gestin documental.

Los despachos profesionales cada vez son ms conscientes de que su xito depende de su
capacidad para gestionar adecuadamente la documentacin que se genera como resultado
de su actividad -un activo de gran valor que est imbricado con el conocimiento y el
capital intelectual de la organizacin. Por esta razn, la gestin de la documentacin
comienza a verse como un elemento que hay que tener en cuenta en el diseo de la
estrategia de las asesoras, y no nicamente como una herramienta destinada a facilitar
la gestin administrativa o a resolver problemas puntuales. En este sentido, la tendencia
a implantar sistemas de gestin de la calidad y a obtener la certificacin ISO 9001:2000
ayuda mucho a entender la necesidad de planificar y controlar la gestin de los
documentos de la empresa.
Diagnstico del entorno organizativo
Adems, hay que valorar el entorno organizativo y efectuar un

diagnstico interno de la situacin. Este diagnstico debe identificar los
puntos fuertes y los puntos dbiles del sistema de archivo y la gestin de los
documentos, a fin de conocer los recursos disponibles y orientarlos
estratgicamente mediante las propuestas de mejora ms adecuadas.
Cuando se analice la gestin documental de la asesora es muy
importante detectar las posibles ineficacias o debilidades, puesto que
dificultan una correcta gestin documental. A continuacin se apuntan
algunas de las deficiencias ms comunes en el sector:
Material complementario: check list de diagnstico
Ejemplo de lista de comprobacin

PREGUNTA
El personal est concienciado por transmitir al

cliente lo especial y nico que es para el
despacho?
La poltica del despacho es escuchar

detalladamente al cliente todo lo que tiene por
decirnos, en lugar de reemplazar su juicio por
el nuestro?
Siempre se dan explicaciones sobre lo que se

est haciendo y por qu?
Se explica al cliente con suficiente antelacin

lo que se va hacer?
Siempre se ayuda al cliente a entender lo que

est ocurriendo con su asunto y se le ayuda a
llegar a su propia conclusin, en lugar de
decirle a qu conclusin hemos llegado
nosotros?
No
N/S
Se mantiene al cliente suficientemente

informado de los progresos?
Se documentan debidamente las actividades

laborales realizadas para el cliente?
Se evita el lenguaje confuso o excesivamente

tcnico?
Procuramos ser accesibles y estar disponibles

cuando el cliente lo necesita?
Notificamos pronto los cambios posibles o

probables? Se busca la aprobacin del cliente?
Mantenemos las promesas sobre plazos de

entrega?
El cliente interviene en los puntos principales

del encargo?
El cliente siente que es importante para

nosotros?
Se muestra inters por el cliente ms all de

los detalles de las tareas encargadas?
Tratamos de servirle de ayuda ms all de los

detalles del encargo realizado?
No
N/S
Se maneja en su asesora un gran volumen de

documentos de los clientes?
Se sienten los profesionales y los empleados

de la asesora desbordados al manejar este tipo
de documentos?
Se producen retrasos en la tramitacin de los

asuntos debido a carencias o deficiencias en la
gestin de los documentos?
Se ha definido en su asesora una poltica de

gestin documental?
Se han establecido normas y procedimientos

de uso de los documentos?
Cada departamento o persona utiliza sus

propios criterios para organizar la
documentacin que le compete gestionar?
Cada profesional o empleado de la asesora

reproduce (fotocopia, imprime) los
documentos que le interesan sin ningn tipo de
control?
Se ha designado una persona responsable del

archivo que supervise las tareas de gestin y
organizacin de la documentacin?
Se han definido funciones y tareas especficas

relacionadas con la gestin de los documentos?
Se utiliza un plan o cuadro de clasificacin de

los documentos?
Se han definido criterios de ordenacin

precisos para archivar cada tipo de
documento?
Se siguen plazos de tiempo estipulados para

eliminar los documentos que ya no tienen
validez fiscal o legal o que ya no son
necesarios?
Se mantiene un registro de entrada y salida de

la correspondencia?
Se mantiene un inventario o registro de los

documentos que pasan a formar parte del
archivo corporativo?
Siguen los documentos algn circuito

previamente definido?
Se efecta algn tipo de seguimiento de los

asuntos tramitados?
Es suficiente el espacio destinado al archivo?
Son adecuadas las instalaciones del archivo

(mobiliario, iluminacin...)?
Son adecuados los contenedores de los

documentos y su sealizacin (carpetas, cajas
archivadoras, etiquetas...)?
Se mantiene el archivo debidamente

ordenado?
Se han definido normas y procedimientos

comunes para almacenar los ficheros
informticos en los diversos puestos de trabajo
o en el servidor de la red local?
Hay abundante informacin que se conserva

duplicada, por un lado en papel y por otro en
soporte informtico?
Falta de una coordinacin efectiva entre las

diferentes reas de trabajo.
Los documentos internos se encuentran muy diseminados por la asesora,
de forma que no hay una circulacin fluida de la documentacin que facilite
su accesibilidad y evite duplicaciones innecesarias de documentos. Se puede
hablar de un escenario de feudalismo documental en el que cada persona
o departamento gestiona sus documentos a su manera: hay que
potenciar una mayor disposicin al trabajo en equipo y tratar de que
desaparezcan los nichos informativos, tanto personales como de las
diferentes reas de trabajo.
Falta de integracin de los documentos en papel y

los documentos electrnicos.
Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelacin definida: por un lado,
se maneja la documentacin que se genera y se recibe en papel y, por otro
lado, se procesan los archivos informticos generados por los programas de
gestin y las aplicaciones ofimticas. Esta situacin provoca la existencia de
dos compartimentos estancos para almacenar la informacin, la sala de
archivo y el servidor de la red local, cada uno con criterios diferentes para
organizar los documentos. En este sentido, un programa de gestin de
expedientes puede resultar muy til, siempre que se acompae de las
apropiadas herramientas documentales (plan de clasificacin, plan de
conservacin...), para integrar toda la documentacin con la que se trabaja
en la asesora.
Inadecuada gestin de los documentos

electrnicos.
Una gran cantidad de los documentos que se generan en las asesoras se
crean en formato electrnico mediante aplicaciones ofimticas y programas
de gestin. Sin embargo, normalmente no se han definido directrices para
guardarlos y hacerlos accesibles. Esto provoca que la acumulacin de
documentos electrnicos en los ordenadores de las asesoras se plantee
como un problema: la dificultad para encontrar los documentos que se
necesitan en un momento dado comienza a ser considerada como un
problema importante de gestin. Adems, la facilidad con que se generan
copias y versiones de los documentos electrnicos y el uso del correo
electrnico agrava an ms la situacin y produce, en muchos casos, una
sensacin de desbarajuste.
Responsabilidades poco definidas.

El hecho de que no haya un responsable directo del sistema de archivo al
cual dirigirse en caso de duda hace que el personal tenga una imagen confusa
de los procesos documentales. Adems, la toma de decisiones sobre
cuestiones que afectan a la gestin de los documentos es difusa: cada
persona o rea de negocio establece sus propios criterios, que muchas veces
son incompatibles. Es recomendable designar un encargado de la creacin,
mantenimiento y seguimiento del sistema de archivo.
Falta de formacin especfica del personal.

A menudo, el personal es competente y est altamente cualificado, pero
no tiene una visin global de las actividades de la asesora ni participa de
una cultura corporativa comn. Por otra parte, suele carecer de formacin
especfica en tcnicas de archivo y no sabe como tratar adecuadamente la
documentacin electrnica. Como resultado, existen diferentes
planteamientos respecto de la gestin de los documentos: es preciso
coordinar las tareas de archivo de las diferentes reas de trabajo con
criterios homogneos y proporcionar a todo el personal una formacin
suficiente para que pueda desarrollar con eficacia esta funcin.
Inadecuacin o insuficiencia de las instalaciones

de archivo.
En ocasiones, el archivo de oficina (documentos activos correspondientes
a asuntos en trmite) se encuentra muy disperso por las diferentes reas de
trabajo, que estn saturadas de documentos: una queja constante del
personal es que el espacio es insuficiente. Se hace necesario entonces
liberar espacio de los despachos de las diversas reas, implantando un

sistema de transferencias documentales y reorganizando el sistema de
instalacin de los documentos en la sala de archivo.
No se han definido explcitamente normas y

procedimientos de archivo.
Es habitual que cada rea de trabajo siga sus propias pautas de archivo,
razn por la cual se generan y almacenan copias de documentos sin ningn
control. En este caso, es una prioridad establecer procedimientos para la
gestin documental. Esto comporta:
a. Elaborar un plan o esquema de clasificacin para que todas las reas de trabajo utilicen
los mismos criterios de clasificacin y ordenacin de los documentos.
b. Elaborar un plan de conservacin o calendario de conservacin y eliminacin de los
documentos, a fin de destruir la documentacin inservible con plena seguridad y
aplicando criterios objetivos claramente definidos.
c. Establecer un sistema de transferencias documentales (circuito de los documentos) de los
despachos de las diversas reas a la sala de archivo, de forma que el traslado de los
documentos se efecte con criterios sistemticos.
No hay conciencia de los costes ocultos que

genera una gestin documental deficiente.
En muchas ocasiones, no se tiene la percepcin de que un buen
funcionamiento del sistema de archivo permite reducir costes ocultos:
tiempo que emplea el personal buscando documentos, gastos en
consumibles y material de oficina (papel, carpetas, cajas de archivo,
cartuchos de tinta para las impresoras y la fotocopiadora, etc.), espacio
destinado al almacenamiento de documentos intiles...
Mdulo 7: Identificacin de las estrategias a seguir
7.1. Poltica de gestin documental

Las estrategias de la gestin documental deben basarse, por una parte,
en el desarrollo y la adopcin de polticas, procedimientos y prcticas y, por
otra, en el diseo y la implementacin de sistemas de archivo que satisfagan
las necesidades operativas de la organizacin y que estn de acuerdo con el
entorno normativo y legal.
Estas estrategias deberan determinar qu documentos hacen falta y
cundo, cmo y dnde han de entrar a formar parte del sistema documental.
La puesta en prctica de estrategias para el sistema de archivo incluye:

1. Disear el sistema de gestin documental: hay que definir las fases de archivo de los
documentos, es decir, establecer el circuito documental que va a seguir cada tipo de
documento desde que es creado o recibido hasta que se decide su disposicin final
(eliminacin o conservacin definitiva).
2. Documentar el sistema de gestin documental: es muy recomendable elaborar un
manual de archivo o manual de la gestin documental que precise la poltica y los
responsables del sistema de archivo y que establezca los procedimientos para su gestin.
3. Dar formacin a los responsables y al resto del personal: se deben prever acciones
formativas que capaciten a todos los empleados y que les proporcionen los conocimientos
y las habilidades necesarias para desempear una gestin eficaz de los documentos.
4. Definir las directrices para tratar adecuadamente y con criterios archivsticos los
documentos electrnicos (sistema de carpetas y subcarpetas, asignacin de nombres a
los archivos informticos, uso de los metadatos, estructura de plantillas, gestin del
correo electrnico, etc.).
5. Fijar normas y procedimientos, comprobando su aplicacin: se deben establecer
mecanismos apropiados para el seguimiento de los procesos del sistema de gestin
documental definidos en el manual de archivo; determinar los perodos de conservacin y
tomar decisiones sobre los documentos que tienen un valor permanente, de acuerdo a la
normativa legal.
Las estrategias de la gestin documental deberan estar documentadas

en el plan de actuacin o programa de gestin documental.
Poltica de gestin documental

Los despachos profesionales deben definir y poner por escrito su poltica
de gestin documental. El objetivo de esta poltica ha de ser la creacin de
documentos autnticos, fidedignos y fcilmente utilizables, capaces de dar
soporte a las funciones y actividades de la asesora durante el tiempo en que
se necesiten. Hay que asegurarse de que esta poltica es comunicada y
puesta en prctica a todos los niveles de la organizacin.
Una poltica es un conjunto de directrices que establecen en una empresa
cmo han de tratar los empleados un determinado asunto. Su propsito es
dar a conocer los principales riesgos que se corren en dicha cuestin y
reducir las probabilidades de que se produzcan.
Ahora bien, qu pasos hay que dar para establecer una poltica de
gestin documental?:
Designar un responsable de la creacin y el mantenimiento de la poltica.
Identificar los riesgos y los beneficios y centrar en ellos la poltica.
Crear la poltica de gestin documental: redaccin de un borrador de la poltica que sea

breve, relevante y conciso.
Revisar la poltica: examen desde diferentes puntos de vista (personal, requisitos legales
de los documentos, herramientas informticas, gestin de la calidad, etc.) de los riesgos
que debe reducir y de las ventajas que debe aportar la poltica. Puede resultar
aconsejable contratar a un asesor externo.
Elaborar el manual de gestin documental: este documento define los procedimientos

escritos y los documentos operativos (instrucciones de trabajo, formularios...)
relacionados con el sistema de archivo.
Comunicar la poltica: se debe hacer pblica la poltica mediante un documento impreso

o un documento electrnico accesible a travs de la red local, recordando
peridicamente a todos los profesionales y empleados su existencia. Si es necesario,
organizar cursos de formacin.
Seguir de cerca la poltica: comprobacin regular de que la poltica sigue siendo eficaz.
La revisin y actualizacin de la poltica, cuando sea preciso, tiene que reflejar cambios
en los sistemas informticos, la legislacin o los procedimientos de la asesora.
Responsabilidades de la gestin documental

Las responsabilidades y las atribuciones de la gestin documental
deberan ser definidas y asignadas en todo el despacho de forma que, cuando
se haya identificado una necesidad especfica para crear o tratar
documentos, debera estar claro quin es el responsable de llevar a cabo la
correspondiente accin. Estas responsabilidades ataen a todos los
empleados que crean documentos como parte de su trabajo y deberan estar
reflejadas en la descripcin de los puestos de trabajo.
La definicin de las responsabilidades debe asentarse en prcticas
normalizadas que:
1. Requieran a los empleados crear documentos, conforme a las necesidades y los procesos
empresariales, que documenten adecuadamente las actividades en las que intervienen.
2. Aseguren que los sistemas de informacin que dan soporte a las actividades de la asesora
crean documentos apropiados (es fundamental considerar este punto si se utiliza un
sistema de gestin electrnica de documentos en que se digitalizan documentos originales
en papel).
3. Aseguren la transparencia de los procesos documentales y la suficiencia de los sistemas
documentales durante la vida activa de los documentos (los documentos que se necesitan
para desempear operaciones corrientes y que tienen un uso frecuente estn
habitualmente situados cerca del usuario, si es un documento fsico, o en lnea a travs
del sistema informtico).
4. Aseguren que los documentos se mantienen, almacenan y preservan durante el perodo en
que son tiles para la asesora.
5. Aseguren que los documentos son eliminados nicamente con arreglo a un proceso de
aprobacin definido.
A la hora de designar a los responsables de la gestin documental en una

asesora, por lo general, es conveniente hacerlo a todos los niveles de la
empresa, distribuyendo las funciones y tareas relacionadas con el sistema
de archivo y la gestin de los documentos entre todo el personal que trabaja
en el despacho. Hay que definir las responsabilidades a cuatro niveles:
1. Personal directivo:
o
Respaldar e incentivar la aplicacin de la poltica de gestin documental en toda

la asesora.
2. Responsable directo de los procesos de gestin documental:

o
Planificar y ejecutar aspectos relacionados con el diseo, implementacin y

mantenimiento del sistema de archivo.
Comunicar los procedimientos de organizacin del archivo.
3. Responsables de los archivos de gestin departamentales:

o
Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de organizacin y de las

instrucciones de trabajo.
Garantizar el mantenimiento y conservacin de la documentacin a su cargo.
Facilitar el acceso a la misma cuando sea requerida.
4. Todos los empleados:
Custodiar y preservar adecuadamente la documentacin que manejan en sus

actividades.
Aplicar las instrucciones de trabajo definidas.
Mdulo 7: Identificacin de las estrategias a seguir
7.2. Aspectos legales

Todas las organizaciones necesitan identificar el entorno legal y
normativo que afecta a sus actividades y a los requisitos para documentar
sus actividades. Por eso, los aspectos legales son relevantes en toda
estrategia para la gestin documental. La poltica y los procedimientos de
las asesoras deberan reflejar la aplicacin del entorno legal en sus
procesos.
El entorno normativo consta de normas que gobiernan el sector y la
actividad empresarial en general, incluyendo leyes y regulaciones
relacionados especficamente con los documentos, los archivos, la
privacidad, el comercio electrnico y la proteccin de los datos.
Legislacin general sobre documentos contables

Aunque no hay una legislacin especfica que regule los documentos que
las empresas han de guardar, la modificacin del Cdigo de Comercio indica
lo siguiente:
"Cdigo de Comercio (1885). Tit.3, art.30 (art. II ley 19/1989 De reforma
parcial y adaptacin de la legislacin mercantil a la Directiva de la CEE en
materia de Sociedades) "De la contabilidad de los empresarios". Los
empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante
seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se
establezca por disposiciones generales o especiales."
Por otra parte, la normativa fiscal vigente obliga a conservar durante un
plazo mnimo de cuatro aos los documentos de carcter fiscal y contable.
Estos perodos de conservacin y/o eliminacin han de tenerse en cuenta
al elaborar el plan de conservacin, que define por cunto tiempo ha de
guardarse cada tipo de documento y cundo debe eliminarse.
Proteccin de datos personales
Se recomienda realizar una auditoria de seguridad informtica que

defina, adems de la seguridad fsica del sistema (antivirus, cortafuegos,
control de accesos externos no autorizados...), una poltica de proteccin
de datos personales. La Ley 15/1999 de Proteccin de Datos de Carcter
Personal establece una serie de obligaciones para las empresas y despachos
profesionales que tengan a su disposicin datos personales de clientes.
El cumplimiento de esta ley supone la legitimacin y legalizacin de
ficheros informticos, su inscripcin en el Registro General de la Agencia de
Proteccin de Datos, la creacin del documento de seguridad y la auditoria
en proteccin de datos.
El manejo de datos de nivel medio (comisin de infracciones
administrativas, informacin de la Hacienda Pblica, informacin de
servicios financieros, etc.) requiere unas medidas de seguridad obligatorias:
Documento de seguridad.
Rgimen de funciones y obligaciones del personal.
Registro de incidencias.
Identificacin y autenticacin de usuarios.
Control de acceso.
Gestin de soportes.
Copias de seguridad y recuperacin.
Responsable de seguridad.
Auditoria bianual.
Control de acceso fsico.
Correo electrnico.
La Ley 34/2002, de la Sociedad de la Informacin y Comercio Electrnico

obliga a las empresas que envan comunicaciones electrnicas con fines
promocionales o comerciales a sus clientes a obtener su aceptacin para
poder enviarles informacin referente a sus servicios.
Los destinatarios del correo electrnico tienen derecho a ejercitar los
derechos de acceso, rectificacin, cancelacin u oposicin sobre el fichero
de datos (libreta de direcciones o base de datos) manejado por el despacho
siempre que lo crean conveniente. Adems, se ha de obtener y gestionar
est informacin con el permiso del usuario, que puede exigir que no se le
enve informacin no solicitada.
Las comunicaciones comerciales deben ser claramente identificables
como tales y deben permitir identificar la persona en nombre de la cual se
hacen dichas comunicaciones comerciales. Se prohibe el envo de
comunicaciones publicitarias por correo electrnico que previamente no
hubiesen sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios
de las mismas, es decir, lo que se conoce habitualmente como spam. Cuando
se remita una comunicacin comercial se debe incluir la posibilidad de que
el destinatario revoque en cualquier momento el consentimiento prestado
para la recepcin de comunicaciones comerciales. En este sentido, se debe
habilitar un procedimiento sencillo para que los destinatarios puedan
realizar dicha revocacin.
Esta ley tambin regula la contratacin por va electrnica. Las
condiciones generales de los contratos facilitadas al destinatario deben de
estar disponibles de tal manera que ste pueda almacenarlas y
reproducirlas. Se reconoce la validez y eficacia de los contratos celebrados
por va electrnica y se establece la equivalencia jurdica entre los
documentos en soporte papel y los documentos electrnicos.
Los documentos electrnicos, para tener la misma consideracin y
validez que los documentos en papel, han de cumplir los requisitos de
legibilidad, inalterabilidad y reconocimiento. La eficacia jurdica de un
documento electrnico est vinculada a la integridad del contenido del
mismo, es decir, que no haya sido modificado o alterado.
Mdulo 8: Diseo del sistema de gestin documental
8.1. Aspectos bsicos

El diseo del sistema de gestin documental implica convertir las
estrategias definidas previamente en un plan de actuacin encaminado a
remediar las deficiencias observadas en la gestin de los documentos y
planificar los cambios en los sistemas, los procesos y las prcticas actuales.
Esta fase debe abarcar el personal y los procesos documentales, as como
las herramientas y la tecnologa que se van a utilizar.
Puede ser conveniente incorporar en esta fase a profesionales o expertos
de la gestin documental que trabajen junto con los usuarios para elaborar
las especificaciones que mejor satisfagan los requisitos de los documentos.
Esto asegurar que los usuarios consideren como propio el sistema de gestin
documental, entiendan el sistema y lo usen tal como se pretende.
Las decisiones sobre el diseo del sistema de archivo y los procesos
documentales han de tener relacin con los sistemas organizativos
existentes. Es importante valorar especialmente los siguientes aspectos:
Documentacin de las transacciones documentales: el sistema de archivo debera

contener registros completos y precisos de todas las transacciones que acontecen en
relacin con un documento en particular; por ejemplo: apertura de un expediente,
finalizacin de un expediente, entrega de la documentacin original al cliente,
transferencia al archivo corporativo, eliminacin, etc.
Medio de almacenamiento fsico y proteccin: los medios y las condiciones de

almacenamiento apropiados, los sistemas preventivos, los procedimientos de manejo y
los sistemas de instalacin de los documentos deberan ser tenidos en cuenta cuando se
disea el sistema de archivo. Saber durante cunto tiempo los documentos necesitan ser
guardados y mantenidos afectar a las decisiones sobre los medios de almacenamiento.
Se deben identificar los riesgos de desastre y tratar de mitigarlos.
Gestin distribuida: este aspecto es relevante sobre todo en el caso de los documentos
electrnicos en sistemas distribuidos y cuando la asesora dispone de varias oficinas
dispersas geogrficamente; es fundamental disear opciones alternativas para la
localizacin de los documentos y, respecto a las atribuciones sobre los documentos,
distinguir entre almacenamiento, propiedad y responsabilidad de los documentos.
Conversin y migracin: el sistema de gestin documental debe garantizar la

autenticidad, la exactitud y la usabilidad de los documentos electrnicos
independientemente de cualquier tipo de cambio de sistema -incluyendo la conversin de
formatos, la migracin a otros sistemas operativos o a otras aplicaciones de software
especficas...- durante todo el perodo de su conservacin.
Acceso, recuperacin y uso: el sistema de archivo debe proporcionar un acceso oportuno

y eficiente a los documentos que se necesitan en el funcionamiento diario de la asesora.
Adems de facilitar una recuperacin gil de los documentos, si es preciso, se deben
incluir y aplicar controles de acceso para asegurar que no se pone en peligro la integridad
de los documentos y la privacidad de los datos.
Conservacin y disposicin: el sistema de archivo debe facilitar la toma de decisiones

sobre los perodos de conservacin y la disposicin final (eliminacin/conservacin
permanente) de los documentos. Es muy importante hacer un seguimiento regular de las
transferencias documentales y los expurgos de documentos que se han efectuado.
8.2. Procesos y controles de la gestin

documental
Hay una serie de operaciones en la gestin documental que deben ser
tenidos en cuenta con independencia del soporte de los documentos
(papel/electrnico).
No obstante, los sistemas basados en papel contienen metadatos (autor,
fecha, ttulo...) sobre los documentos que, frecuentemente, estn
implcitos y pueden ser deducidos por cualquiera que utilice los documentos.
En los documentos en papel la estructura del documento no necesita ser
especificada ya que de inmediato es evidente para el usuario. Adems, el
contexto en que se ha producido el documento puede suponerse por su
localizacin fsica y su colocacin junto a otros documentos.
Los documentos electrnicos no contienen estos metadatos de forma
implcita, de forma que los mtodos para capturar los documentos necesitan
hacer explcitos estos elementos. Por eso, en los sistemas documentales
electrnicos, las operaciones de captura, clasificacin, acceso y disposicin
final de los documentos normalmente se efectan en el momento en que se
crea el documento.
Los procesos documentales que se deben tomar en consideracin al
disear el sistema de archivo y la gestin de los documentos son los
siguientes:
Determinar los documentos que se integran en el sistema documental.
Captura de los documentos.
Registro.
Clasificacin.
Almacenamiento y manejo.
Acceso.
Trazabilidad.
Aplicar la disposicin final.
Documentar los procesos de gestin documental.
A. Determinar los documentos que se integran en el

sistema documental
En primer lugar, hay que establecer qu documentos han de formar parte

del sistema de archivo, basndose en la identificacin de las funciones y
actividades de la asesora, las necesidades y expectativas de la gestin
documental y el anlisis de los requisitos legales.
Es muy importante que los responsables de las actividades que generan
documentos indiquen los diferentes tipos de documentos que manejan. Se
trata de definir los diferentes tipos de documentos o expedientes que
gestiona una asesora y, para esto, hay que enumerar y analizar las
transacciones que se efectan y que tipo de documentacin genera cada
una.
Una caracterstica bsica que dificulta la identificacin en el caso de los
documentos electrnicos es su naturaleza dinmica: pueden ser creados por
diferentes usuarios, existir en mltiples versiones y estar vinculados a otros
documentos.
Cada tipo de documento debe:
Estar producido por una actividad concreta.
Ser el resultado de un mismo procedimiento.
Tener un formato, un contenido informativo y un soporte homogneos.
Identificarse claramente con un nombre breve pero completo.
Determinar cunto tiempo se conservan los documentos.
Una vez que hemos identificado los diversos tipos de documentos hay que
proceder a su valoracin y decidir el perodo en que ha de conservarse cada
uno de ellos. La valoracin es una operacin bsica en el diseo del sistema
de archivo y tiene una doble finalidad:
1. Conservar la informacin que evidencia las actividades y las decisiones pasadas y
presentes de la asesora, cumpliendo los requisitos legales.
2. Eliminar, tan pronto como sea posible y de una manera segura y sistemtica, los
documentos que ya han perdido su utilidad y carecen de valor legal y fiscal.
La valoracin de la documentacin es una parte esencial del proceso de

expurgo ya que las decisiones adoptadas determinarn el contenido de la
documentacin que se conserve. A partir de los valores identificados, se
deciden y establecen los plazos de tiempo lmites de conservacin de cada
tipo de documento.
Se pueden establecer diversos plazos y modalidades de conservacin y

eliminacin, partiendo de varias posibilidades:
Documentos con valor perenne que se deben conservar permanentemente.
Documentos que se guardan indefinidamente hasta que un nuevo documento sustituye al

anterior.
Documentos cuyo valor es consistente, pero que caducan en plazos de tiempo

predefinidos: bsicamente se trata de documentos que se archivan mientras mantengan
su valor fiscal o legal.
Documentos compuestos en los que basta con guardar los documentos principales o
documentos resumen, pudiendo eliminarse los secundarios (borradores, notas...)..
El resultado final del trabajo de valoracin se plasma en el calendario de

conservacin y eliminacin, tambin denominado cuadro de expurgo. En l
se especifica el destino que se va a dar a cada tipo de documento y, si ha
de destruirse al cabo del tiempo, en qu plazo se ha de proceder a su
eliminacin. A la hora de establecer los perodos de conservacin hay que
tener en cuenta lo estipulado por las disposiciones legales, consultando a
expertos si existen dudas acerca de los valores administrativos y legales de
los documentos.
B. Captura de los documentos

La captura es el proceso por el que se determina si un documento, tanto
si es creado como recibido, debe ser elaborado y conservado. El propsito
de la captura es establecer una relacin entre el documento, la persona o
unidad que lo ha creado y el contexto en que se ha producido, situando el
documento en relacin con otros documentos dentro del sistema de archivo.
En un sistema documental en papel, la captura se realiza habitualmente
al colocar fsicamente un documento, siguiendo una secuencia cronolgica,
dentro de un clasificador o carpeta que contiene un ttulo. Este
agrupamiento permite conectar un documento especfico con otros
documentos de una manera particular. De modo implcito se vincula a otros
documentos por el tiempo, por el propietario de la carpeta o por el ttulo
de la carpeta (tema o asunto). Aadir papeles a una carpeta (capturar el
documento) supone un proceso en que se sita deliberadamente un
documento en particular dentro de una secuencia de documentos
predefinida y conocida.
Un sistema documental en papel formalizado debera imponer controles

sobre las carpetas que se crean y sobre su denominacin. Adems, los
papeles que se van aadiendo a un clasificador o carpeta pueden ser
fechados o numerados secuencialmente para proporcionar una seguridad
adicional al definir la secuencia de los documentos.
En cambio, en los sistemas documentales electrnicos los documentos se
capturan en un proceso ms deliberado, similar al registro. Al capturar un
documento se han de capturar tambin los metadatos asociados a ese
documento de forma que se describa el contexto en que se ha producido, su
contenido y su estructura (formato electrnico).
Este proceso de captura implica la asignacin de metadatos explcitos al
documento. Por eso, debera establecerse un procedimiento para guardar
los documentos electrnicos que tenga en cuenta:
1. Conservar la informacin que evidencia las actividades y las decisiones pasadas y
presentes de la asesora, cumpliendo los requisitos legales.
2. Eliminar, tan pronto como sea posible y de una manera segura y sistemtica, los
documentos que ya han perdido su utilidad y carecen de valor legal y fiscal.
C. Registro
La finalidad del registro es evidenciar que un documento ha sido creado
o recibido, adems de facilitar su posterior recuperacin. El proceso de
registro formaliza la captura de un documento. Ejemplos bastante
habituales son el registro de la correspondencia o el registro de las facturas.
En un sistema de archivo en que se emplean procesos de registro, un
documento se registra en el momento de su captura, es decir, cuando entra
a formar parte del sistema. Hasta que el registro no sido realizado no puede
tener lugar ningn otro proceso documental que afecte al documento. El
proceso de registro puede comportar la existencia de un documento aparte:
el libro de registro.
Al registrar un documento hay que asignarle un identificador exclusivo y
realizar una breve descripcin. El proceso de registro ha de especificar como
mnimo la siguiente informacin:
Un identificador nico.
La fecha del registro.
Un ttulo o una descripcin abreviada.
El autor (persona o entidad) y, en el caso de la correspondencia, el remitente y el

destinatario.
D. Clasificacin
La clasificacin es el proceso mediante el cual se identifican y se dividen
en categoras las actividades de la empresa y los documentos que generan.
Permitir agrupar en carpetas y cajas de archivo los documentos, facilitando
el control, el acceso y la disposicin final de los documentos.
La organizacin de un archivo responde a una doble necesidad: por un
lado, proporcionar una estructura lgica al fondo documental de modo que
refleje las actividades que desarrolla la asesora y, por otro lado, facilitar la
consulta de los documentos. Debe hacer posible una rpida localizacin de
los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicacin y no otra, de forma que su bsqueda sea gil y siempre encuentre
la respuesta justa.
Este instrumento es la clave para la implantacin de un sistema de
gestin documental y la base sobre la que se apoyan los dems elementos
del sistema (calendario de conservacin y eliminacin, sistema de
transferencias, inventario).
Una vez que se han determinado los distintos tipos de documentos que
se integran en el sistema de gestin documental, se elabora un esquema que
los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo. El plan de clasificacin refleja las actividades de
la asesora y, por eso, debe proporcionar una visin general de todos los
procesos de negocio. Se ha de utilizar el mismo plan de clasificacin para
toda la documentacin del archivo.
Normalmente los esquemas de clasificacin se codifican mediante
nmeros o cdigos. Un cdigo de clasificacin indica la direccin de un
tipo de documento, de forma que facilita la recuperacin de los documentos
al especificar su ubicacin en el sistema de archivo.
E. Almacenamiento y manejo
La decisin de capturar un documento implica la intencin de
almacenarlo. Un almacenamiento apropiado debe asegurar la usabilidad,
exactitud, autenticidad y preservacin de los documentos durante todo el
tiempo en que vayan a necesitarse.
Es importante concretar los soportes de almacenamiento, su manejo y

un sistema de instalacin eficiente antes de la creacin de los documentos.
La seleccin de las opciones de almacenamiento debera tener presente el
acceso, los requisitos de seguridad y las condiciones fsicas de
almacenamiento, a fin de proteger los documentos de accesos no
autorizados, prdidas, destruccin, robos o desastres. Los documentos que
son particularmente crticos pueden requerir mtodos adicionales de
proteccin, como la duplicacin, para salvaguardar la informacin
imprescindible para continuar las actividades de la asesora en caso de
desastre.
Hay una serie de factores que se deben considerar al seleccionar las
opciones de almacenamiento y manejo de los documentos:
Volumen y ritmo de crecimiento de los documentos.
Uso de los documentos.
Seguridad de los documentos y limitaciones de acceso.
Caractersticas fsicas de los documentos (peso, espacio requerido, controles de humedad

y temperatura, requisitos de preservacin fsica particulares de cada soporte...).
Frecuencia con que se recuperan los documentos (los documentos a los que se prev
acceder ms a menudo requerirn un acceso ms sencillo y una mayor facilidad de
almacenamiento).
Coste relativo de las opciones de almacenamiento de los documentos.
Necesidades de acceso.
El almacenamiento de documentos en soporte electrnico precisa planes

y estrategias adicionales para prevenir su prdida:
1. Establecer un sistema de copias de seguridad (backup) que debe incluir copias de
seguridad regulares, mltiples copias en una variedad de soportes, localizaciones de
almacenamiento dispersas para las copias de seguridad y rutinas de recuperacin rpida
de la informacin contenida en las copias de seguridad.
2. Definir procesos de mantenimiento para prevenir el deterioro de los soportes: puede ser
necesario copiar los documentos a versiones ms recientes para evitar la erosin de los
datos.
3. Definir procesos de migracin o conversin de los datos, ya que la obsolescencia del
hardware y el software puede afectar a la legibilidad de los documentos electrnicos
almacenados con sistemas operativos o programas anteriores.
F. Acceso
En ciertos casos, puede ser necesario establecer directrices formales que
regulen a quin est permitido acceder a los documentos y en qu
circunstancias, especialmente si existen documentos que contienen
informacin personal o comercial sensible y existe, al respecto, una
legislacin especfica que contemple la privacidad de los datos.
El acceso restringido a los documentos, por necesidades de la propia
asesora o porque as lo estipula la normativa vigente, debe asegurar que
nicamente aquellas personas con las atribuciones pertinentes pueden
consultar, modificar, capturar o eliminar determinados documentos.
Asignar derechos y restricciones de acceso es un proceso similar a la
clasificacin. Se deben categorizar los documentos conforme a los niveles
de acceso permitidos y delimitar las personas que estn autorizadas para
ello. Es conveniente elaborar un instrumento formal, el esquema de
clasificacin de seguridad y acceso a los documentos, que identifique los
derechos de los usuarios y el rgimen de limitaciones aplicable a los
documentos.
G. Trazabilidad
El trazado o recorrido que sigue el movimiento y uso de los documentos
en un sistema de gestin documental es necesario para:
1. Identificar tareas no resueltas o pendientes.
2. Hacer posible la recuperacin de los documentos.
3. Prevenir el extravo de los documentos.
4. Mantener un control de las operaciones documentales (captura, registro, clasificacin,
almacenamiento, acceso, transferencia, conservacin y eliminacin).
5. Identificar el origen de los documentos cuando ha habido una transferencia de
documentos en papel o una migracin de documentos electrnicos..
El circuito de los documentos debera estar documentado para asegurar

que pueden ser localizados cuando resulten necesarios. Los mecanismos de
seguimiento y control de los documentos pueden registrar el identificador
(cdigo) del documento, el ttulo, la persona o unidad que posee el
documento y la fecha de la operacin.
En una asesora es importante trazar o rastrear la salida de los

documentos del archivo corporativo y la documentacin original entregada
por los clientes.
H. Aplicar la disposicin final

El calendario de conservacin y eliminacin fija la disposicin final de
cada tipo de documento. La aplicacin de esta disposicin final debera
realizarse mediante una rutina sistemtica en el transcurso de las
actividades normales de la asesora.
La disposicin final puede consistir en:
La destruccin fsica inmediata, incluyendo la sobreescritura o la supresin de

La conservacin durante un perodo suplementario en la unidad o rea de trabajo.
La transferencia al archivo corporativo.
La migracin de los ficheros informticos a otro soporte: por ejemplo, del servidor local a
una unidad de almacenamiento secundario (CD-R, CD-RW. DVD-R).
No hay que llevar a cabo la destruccin de ningn documento sin

asegurarse de que el documento ha perdido su utilidad, de que no hay
pendiente un trabajo y de que no hay ningn requerimiento, proceso o
investigacin en curso.
Por otra parte, la destruccin de los documentos debera efectuarse de
manera que se preserve la confidencialidad de los datos personales o
financieros que puedan contener. Adems, todas las copias y duplicados de
los documentos que se ha autorizado eliminar deberan tambin destruirse.
I. Documentar los procesos de gestin documental

Documentar significa poner por escrito qu se debe hacer y cmo se va a
hacer. La documentacin que describe los procesos de la gestin documental
debe orientarse a las necesidades legales, organizativas y tcnicas del
despacho. Las responsabilidades y las atribuciones sobre los procesos
documentales deberan detallarse claramente.
Este proceso implica elaborar el manual de gestin documental, un
documento que define los procedimientos escritos y los documentos
operativos (instrucciones de trabajo, formularios...) relacionados con el

sistema de archivo. Este manual tiene la finalidad de concretar la
organizacin de los documentos y la formacin de los expedientes, el plan
de clasificacin, el calendario de conservacin y eliminacin de los
documentos y las normas de transferencia de los documentos al archivo
corporativo.
La formalizacin por escrito de las prcticas de archivo permite asegurar
que todo el personal acte con criterios homogneos y sin incertidumbres,
y que un empleado nuevo o que cambia de puesto de trabajo sea operativo
ms rpidamente.
8.3. Plan de clasificacin

El plan o esquema de clasificacin es un instrumento bsico del sistema
de archivo y ofrece una visin de conjunto de los diferentes tipos de
documentos que se manejan en la asesora y de sus relaciones jerrquicas.
En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de concretar los
distintos tipos de documentos y su denominacin y de las relaciones que se
pueden establecer entre ellos, a fin de articular una estructura que
categorice y sistematice los grupos de documentos.
En un despacho profesional, es conveniente utilizar un criterio funcional
para definir el plan de clasificacin, es decir, hay que partir de las
actividades bsicas de la asesora. Los servicios que se prestan a los clientes
son los elementos que se han de tomar en consideracin para clasificar los
documentos, ya que son la causa que motiva la creacin y la recepcin de
documentos. Adems, el criterio funcional encaja perfectamente en un
entorno en que se produce una cierta atomizacin en la toma de decisiones
y en que es habitual trabajar en equipo.
El plan o esquema de clasificacin es una herramienta completamente
vlida para organizar los documentos electrnicos. Esto implica definir un
sistema de archivo -documentos, carpetas, unidades de disco- con cierto
nivel de abstraccin.
Se pueden establecer unos criterios bsicos para definir el plan de
clasificacin del archivo y de la red local:
1. Establecer unas categoras principales -no tienen que ser muchas- que permitan agrupar
los documentos de la asesora a partir de un criterio inequvoco (clientes, reas de
negocio, aos). Estas categoras deben reflejar el contenido de los de los documentos
agrupados.
2. Definir unos trminos comunes que permitan a los empleados prever el contenido de cada
tipo de documento y dar nombres precisos a los archivos informticos (cierre contable y
fiscal, aplazamiento de IVA, recurso mercantil). Utilizar siempre los mismos trminos
para designar los documentos facilita su localizacin y asegura la consistencia de la
documentacin almacenada.
3. Asignar cada tipo de documento a una de estas categoras. Es fundamental tener claro
qu documentos pertenecen a cada categora. Conviene pensar, por ejemplo, en la
arquitectura de la informacin que encontramos en las secciones de un peridico: si
alguien busca noticias sobre la bolsa ir a la seccin de economa y negocios.
4. Identificar si existen subdivisiones de las categoras principales y cmo se relacionan con
stas. Esto permitir obtener un esquema ms detallado y afinar el plan de clasificacin.
6. Fijar un conjunto de procedimientos aceptados y conocidos por todos para la creacin de
nuevas categoras o subdivisiones del plan de clasificacin.
La estructura del plan de clasificacin -en un sistema de documentos

electrnicos, el sistema de carpetas y subcarpetas- es jerrquica y debe
reflejar las funciones y actividades de la asesora. Es importante cumplir una
serie de requisitos:
1. Los planes de clasificacin derivan su terminologa, esto es, los nombres que designan las
clases o categoras (carpetas), de las funciones y actividades de la asesora, no de los
nombres de las personas o departamentos de la organizacin.
2. Son especficos para cada organizacin y proporcionan un modo de comunicacin
consistente y estndar para que las diferentes personas o unidades de la organizacin
compartan la misma informacin.
3. Son jerrquicos y van del concepto ms general al ms especfico, esto es, de la funcin
principal a la transaccin especfica; por ejemplo, Fiscal-contable / Impuestos / IVA.
4. Se componen de trminos no ambiguos que reflejan los usos de la organizacin.
6. Se componen de clases discretas, es decir, excluyentes: un tipo de documento no puede

pertenecer a dos clases.
7. Se crean consultando a los productores de los documentos.
8. Se actualizan para reflejar cambios en las necesidades de la empresa y para asegurar que
el esquema de clasificacin refleja las funciones y las actividades de la organizacin.
Material complementario: deteccin de puntos fuertes, dbiles y de

mejora
ASPECTOS
ANALIZADOS
Funcin del
archivo en la
organizacin
Recursos
humanos
PUNTOS
FUERTES
PUNTOS
DBILES
PROPUESTAS DE
MEJORA
Hay una disposicin

clara por parte de la
direccin y de los
responsables de rea
para la mejora de la
gestin documental.
No se custodian
habitualmente
documentos
originales de los
clientes.
Aunque se considera
la gestin
documental como un
proceso de soporte
esencial para las
actividades de la
gestora, no se han
definido
procedimientos de
archivo.
Establecer metas y
objetivos a medio
plazo para la gestin
documental. Definir
procedimientos de
archivo comunes
(manual de archivo).
Gran variedad de
tareas a realizar.
Diferentes
planteamientos
respecto a la gestin
de los documentos.
Dedicar una mayor

atencin a las tareas
de archivo,
integrndolas en las
tareas corrientes
(gestiones y trmites,
atencin al cliente,
etc.). Establecer un
equipo de trabajo
que defina criterios
de archivo
homogneos para
toda la asesora y
coordine las tareas
Personal muy
capacitado
profesionalmente y
con iniciativa.
de archivo con
directrices comunes.
Sistemas
informticos
Instalaciones y
mobiliario
Se asume la
necesidad de llevar a
cabo una gestin
integrada de la
informacin.
Programas de
gestin adaptados a
las necesidades
concretas de la
asesora. Su uso est
asentado entre el
personal
administrativo.
Falta de integracin
de los programas de
gestin. Se trata de
programas
cerrados, poco
flexibles y
modificables. No
existe un sistema
nico de
codificacin de los
clientes para todas
las aplicaciones. Su
utilizacin no facilita
el uso compartido de
la informacin, lo
que provoca la
aparicin de nichos
documentales y la
duplicacin
innecesaria de datos
e informacin.
Establecer cdigos
uniformes para los
clientes. No
reutilizar nunca para
clientes nuevos
cdigos anteriores de
clientes dados de
baja. Crear una base
de datos compartida
con datos bsicos de
los clientes. Realizar
copias de seguridad
peridicas de los
archivos
informticos de
gestin almacenados
en los puestos de
trabajo de las
diversas reas.
Existe una sala

debidamente
acondicionada para
ubicar el depsito de
archivo central.
Espacio insuficiente.
Distribucin
inadecuada del
espacio. El archivo
de oficina se halla
muy disperso por las
diferentes
dependencias. En la
sala de archivo hay
mucho espacio no
utilizado,
especialmente los
estantes superiores.
Habilitar espacios
con funciones
claramente
definidas.
Reorganizar el
espacio de la sala de
archivo. Liberar
espacio de los
despachos de las
diversas reas
implantando un
sistema de
transferencias
No se han habilitado
espacios claramente
diferenciados para
cada funcin
(archivo, biblioteca,
almacn de material
de oficina.
Clasificacin y
ordenacin de
los documentos
El personal
administrativo es
riguroso en la
ordenacin de los
documentos. En los
departamentos de
fiscal-contable y
laboral se emplean
carpetas de
diferentes colores
para distinguir el
contenido de las
mismas.
Descripcin y
recuperacin de
los documentos
Los programas de
gestin mantienen
un fichero histrico
de la documentacin
generada. En el
departamento de
mercantil se adjunta
a los expedientes una
tabla de contenidos
documentales.
Utilizar guas o
seales que dividan
las carpetas por
bloques alfabticos o
cronolgicos.
No existe un plan o
cuadro de
clasificacin. Cada
rea de negocio
emplea sistemas de
ordenacin
diferentes.
Definir un plan de
clasificacin a partir
de las secciones
establecidas
actualmente,
especificando los
correspondientes
cdigos de
clasificacin. Crear
una carpeta con los
documentos bsicos
de cada cliente
(documentos de uso
comn para todos los
departamentos de la
asesora: certificados
y escrituras,
declaraciones
censales, registros,
etc.).
Departamentos
fiscal-contable y
laboral: no se
describe el contenido
de las subcarpetas.
Departamentos
fiscal-contable y
laboral: identificar el
contenido de las
subcarpetas.
Implementar un
registro para
controlar las
transferencias de
en que constan los

diferentes trmites
efectuados.
Conservacin y
eliminacin de
los documentos
Normas y
procedimientos
de archivo
Principalmente se
conservan copias de
documentos, no
documentos
originales. Se tiene
clara la necesidad de
eliminar documentos
duplicados e
innecesarios.
documentos de los
archivos de oficina
(documentacin
activa) al archivo
central
(documentacin
semiactiva).
No existe un
calendario de
conservacin y
eliminacin de los
documentos (cuadro
de expurgo). En
ocasiones, se elimina
documentacin sin
aplicar criterios
predefinidos. No se
ha definido un
sistema de
transferencias
documentales
(circuito de los
documentos). En
algunas reas no se
ha asumido la
necesidad de evitar
copias en papel de
documentos
almacenados en el
servidor local.
Elaborar un
calendario de
conservacin y
eliminacin de los
documentos a partir
del plan de
clasificacin. Evitar
el archivo de copias
en papel de
documentos
almacenados en el
servidor local.
Cada rea de
negocio sigue sus
propias pautas de
archivo. Se generan
copias de
documentos sin
Definir unos
procedimientos
normalizados de
archivo de uso
comn. Coordinar
las tareas de archivo,
Gestin de los
documentos
electrnicos
Todos los
documentos
generados con
aplicaciones
ofimticas (Word,
Excel) se almacenan
en el servidor local.
Se han elaborado
algunos modelos de
documentos fiscales,
laborales,
mercantiles, etc.
ningn control. No
se siguen normas y
procedimientos bien
definidos en la
creacin de los
expedientes.
asignando un
responsable por cada
rea, que formar
parte del equipo de
trabajo encargado de
la gestin
documental. Aplicar
procedimientos
normalizados a la
gestin del archivo
de oficina y del
archivo central.
No se siguen
procedimientos de
archivo uniformes
para los documentos
electrnicos. Se
carece de un plan de
clasificacin (rbol
de carpetas y
subcarpetas) bien
estructurado que
sirva para clasificar
los archivos
informticos en el
servidor local. No se
describen las
propiedades de los
archivos
informticos
(propiedades) como
ayuda para organizar
los archivos o
localizarlos
fcilmente ms
tarde. No se generan
Definir
procedimientos de
archivo uniformes
para los documentos
electrnicos
(asignacin de
nombres a los
archivos
informticos, uso de
la misma aplicacin
para un tipo de
documento
determinado, etc.).
Establecer en el
servidor local un
sistema de carpetas y
subcarpetas comn
para toda la asesora.
Describir los
archivos
informticos
(propiedades de los
documentos) con la
finalidad de realizar
plantillas de
documentos para los
modelos fiscales,
laborales,
mercantiles, etc. sino
documentos simples.
Gestin del
correo
electrnico
Una gran cantidad de

comunicaciones con
los clientes se
efecta mediante el
correo electrnico.
Cada persona
gestiona a su modo
los mensajes de
correo electrnico
que recibe y que
enva. Existe la
prctica de imprimir
los mensajes de
correo electrnico
para documentar las
comunicaciones.
bsquedas por autor,

ttulo, asunto,
palabras clave, etc.
Crear un sistema de
plantillas de
documentos (dot,
xlt) para los modelos
fiscales, laborales,
mercantiles, etc.
Establecer
directrices o normas
de uso del correo
electrnico que
definan cmo
gestionar los
mensajes
electrnicos (archivo
y mantenimiento,
conservacin y
eliminacin)
teniendo en cuenta
requerimientos de
acceso y de
seguridad. Crear una
libreta de
direcciones de los
clientes de uso
compartido.
8.4. Calendario de conservacin y eliminacin

Una vez que se han identificado los documentos que deben formar parte
del sistema de gestin documental, hay que proceder a su valoracin. Los
documentos se evalan en funcin de los diversos valores que pueden poseer
y que permiten determinar de forma precisa durante cunto tiempo es
preciso conservarlos:
El valor administrativo va estrechamente unido al origen del documento y se mantiene

mientras el documento o expediente es necesario para realizar el trmite o transaccin
que ha motivado su creacin. Este valor administrativo disminuye con el tiempo y
habitualmente existe slo durante la fase activa del documento, es decir, en el
transcurso de la tramitacin del asunto.
El valor fiscal reside en la justificacin de la procedencia de los ingresos y el destino de

los gastos de una empresa; es el caso de los documentos contables que justifican las
cantidades recibidas, cmo han sido obtenidas, controladas y gastadas. El valor fiscal de
los documentos acaba con el cumplimiento de la transaccin o la necesidad de probarla
ante la hacienda pblica.
El valor legal se asocia a los documentos que pueden probar derechos de las personas
fsicas o jurdicas y de las administraciones y que son efectivos ante un tribunal de
justicia. Generalmente, el valor legal es independiente del valor administrativo y
prescribe de acuerdo con los plazos establecidos por las leyes. Forman parte de esta
categora escrituras y certificados, ttulos de propiedad, arrendamientos, etc.
El valor informativo hace referencia a los documentos que pueden ser objeto de consulta
posterior ya que pueden servir para saber cmo se efectu en su momento una gestin o
qu pasos se siguieron para resolver un asunto. El grueso de los documentos
administrativos no tienen o tendrn un valor informativo; por eso, tras la prdida de su
valor administrativo y concluidas las prescripciones legales y fiscales, estos documentos
sern eliminados.
El valor histrico existe cuando un documento aporta informacin sobre aspectos, como
las polticas, de una determinada empresa que reflejan su evolucin temporal. Aunque la
utilidad administrativa de los documentos termina por agotarse, algunos sirven para
reconstruir las actividades anteriores de una empresa y pueden proporcionar
informaciones tiles para la planificacin actual o futura: estos documentos constituyen
la memoria de la empresa pues contienen informacin sobre la historia, la organizacin
y las funciones de la asesora.
Todo procedimiento de expurgo debe ir precedido por la valoracin de

los documentos, que va a permitir establecer el calendario de conservacin
y eliminacin. Si la eliminacin de documentos no se efecta siguiendo unos
criterios tcnicos, acaba hacindose de manera incontrolada con el riesgo
de destruir informacin valiosa.
No se ha de conservar la documentacin por el mero hecho de
conservarla, es decir, no se trata de acumular documentos por si acaso
sino de que sean tiles y estn organizados. Por eso, al realizar la valoracin
documental ha de considerarse la exclusividad de la informacin: que la

informacin que contiene un documento no se encuentre repetida o de
forma ms completa en otros documentos.
El posible plazo para la eliminacin de un tipo documental vendr
determinado por los valores asignados al mismo. As, la escritura de
constitucin de una empresa tiene un valor legal permanente, por lo que no
puede eliminarse nunca; en cambio, las facturas recibidas se guardarn al
menos durante los cuatro aos en que la Agencia Tributaria puede reclamar
irregularidades. Cuando los documentos poseen valor informativo, su
posibilidad de eliminacin depender de la vigencia de su contenido.
La eliminacin de los documentos puede realizarse en dos operaciones
sucesivas:
1. Una primera seleccin al concluir el proceso de trmite administrativo, antes de
incorporar los expedientes al archivo departamental, en la que se eliminarn duplicados y
otros documentos secundarios (borradores, notas...).
2. Una segunda seleccin transcurrido el plazo de conservacin fijado para cada tipo de
documento, tras la cual slo quedarn aquellos documentos que se van a conservar de
modo permanente.
El cuadro de expurgo reproduce la estructura del esquema de

clasificacin e indica para cada tipo de documento las diferentes fases de
archivo:
Impuesto de sociedades
Activa (1)
Semiactiva
Inactiva (2)
Soporte (3)
2 aos
2 aos
Eliminacin
Papel
(1) Pueden utilizarse cdigos temporales: 800 = en el archivo del rea de trabajo hasta el cierre del asunto,
900 = en el archivo del rea de negocio hasta ser sustituido por un nuevo documento.
(2) Disposicin final: conservacin o eliminacin.
(3) Soportes: papel, soporte magntico, soporte ptico.
8.5. Sistema de transferencias documentales

Un documento atraviesa diversas fases desde su creacin o recepcin. Es
lo que se conoce como ciclo vital de los documentos: durante un perodo de
tiempo ms o menos breve es objeto de un uso intensivo con el fin de
resolver los asuntos para los cuales fue creado; con el transcurso del tiempo
va perdiendo utilidad y cada vez es menos utilizado; finalmente se plantea
o bien su eliminacin o bien su conservacin permanente.
Para disear un adecuado sistema de gestin documental es

imprescindible definir las fases por las que transcurre la vida de un
documento, es decir, establecer el circuito documental que va a seguir un
tipo de documento desde su creacin hasta su eliminacin/conservacin.
Hay que tener en cuenta las caractersticas propias de cada fase:
Fase activa: los documentos se estn tramitando y su uso es muy frecuente.
Fase semiactiva: los documentos ya han sido tramitados pero se siguen consultando con
cierta frecuencia.
Fase inactiva: los documentos que no han sido eliminados en las dos fases anteriores se
conservan por razones fiscales, legales, contractuales, etc.
A partir de estas fases, que definen el ciclo vital de los documentos,

pueden establecerse tres archivos: archivo del puesto de trabajo, archivo
departamental y archivo corporativo. A cada fase del ciclo vital de los
documentos le corresponde un tipo de archivo:
Archivo del puesto de trabajo. Es el archivo que contiene la documentacin que est
viva, en trmite; de uso muy frecuente, tiene que estar al alcance de la mano.
Generalmente los documentos se encuentran en el rea de trabajo o departamento que
los produce. De aqu, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y
ordenados, pasan al archivo departamental.
Archivo departamental. En este archivo se conservan los documentos que todava son
utilizados con cierta frecuencia ya que la revisin de un asunto o una consulta pueden
hacer necesaria la recuperacin de un documento. En las asesoras es muy comn
mantener la documentacin fiscal y contable del ejercicio anterior: estos documentos
deberan localizarse en el archivo departamental del rea fiscal-contable. Este archivo ha
de ser fcilmente accesible y tener capacidad para albergar una gran cantidad de
documentos.
Archivo corporativo. En este archivo se conservan por un perodo determinado aquellos

documentos que mantienen un valor fiscal o legal y aquellos que se conservan por
necesidades internas de la asesora. Esta documentacin suele almacenarse en un
depsito de archivo con estanteras o archivos compactos y su consulta es espordica. Se
han de tener en cuenta las condiciones fsicas que garanticen la integridad de los
documentos.
Ciclo de vida de los documentos y sistema de

transferencias
Existe
una
tendencia
generalizada
a
conservarlo
todo
indiscriminadamente, a guardar documentos por si acaso. Este
planteamiento lo nico que consigue es aumentar el desorden del sistema
de archivo. Para una correcta gestin documental, es imprescindible que en
las transferencias de documentos -indicadas en el grfico con flechas- se
elimine toda la documentacin expurgable: fotocopias, duplicados, notas
desechables, borradores, documentacin de apoyo informativo, etc.
En las transferencias documentales es preciso diferenciar dos aspectos:
La transferencia fsica o traslado de los documentos.
La transferencia de la responsabilidad sobre los documentos.
As, un traslado fsico puede implicar o no un cambio en la persona o

unidad responsable de la custodia de los documentos. Las responsabilidades
deben de estar claramente definidas tanto en el rea de trabajo que
suministra la documentacin como en la receptora. En cada transferencia
debe comprobarse siempre la documentacin que se traspasa.
Mdulo 9: Implementacin del sistema de gestin documental
9. Implementacin del sistema de gestin

documental
La implementacin o puesta en funcionamiento del sistema de archivo
debe acometerse de manera sistemtica, utilizando un mtodo apropiado
para la situacin y que tenga en cuenta la integracin del sistema
documental con los procesos de la asesora y los sistemas relacionados
(sistema informtico, sistema de gestin de la calidad...).
El proceso de puesta en marcha del sistema de gestin documental puede
realizarse de dos formas:
1. Fijar un da de partida (da 0) para el funcionamiento del nuevo sistema.
2. Establecer un perodo en que los dos sistemas funcionarn en paralelo.
Esta decisin depender bsicamente de la complejidad de los cambios.

Si el sistema de gestin documental que se pretende implementar
representa un gran salto es preferible elegir la segunda opcin.
Es preciso definir unas fases de implantacin del sistema:
Fase de prueba. El sistema de gestin documental se pone en marcha de forma

experimental en un rea de trabajo de la asesora aplicando los nuevos procedimientos.
Esto permitir comprobar el funcionamiento del sistema y corregir posibles deficiencias.
Fecha de puesta en funcionamiento. A partir de un da determinado todo el personal

comenzar a trabajar con el nuevo sistema de archivo.
Perodo de adaptacin. Durante un cierto tiempo puede ser conveniente mantener los
dos sistemas con determinadas funciones o en algunas reas de trabajo de manera que la
adaptacin sea gradual.
Perodo de evaluacin. Transcurrido un plazo de tiempo previamente definido a partir

de la fecha de puesta en funcionamiento, se analizan los resultados obtenidos, se
realizan los ajustes necesarios en el sistema de gestin documental pertinentes y se da
por concluido el proceso de implementacin.
En general, la implantacin escalonada del sistema crea menos

disfunciones y permite correr menos riesgos.
Calendario de implementacin
Una correcta distribucin en el tiempo de las fases consecutivas de

implantacin del sistema es un factor que condicionar el xito del nuevo
sistema.
Al elaborar el calendario de implementacin se debera:
a. Determinar los plazos necesarios para llevar a cabo las operaciones y actividades
previstas. Se han de utilizar criterios prcticos y no forzar los cambios que va a producir
la puesta en marcha del sistema. Es importante hacer una previsin realista del tiempo y
del esfuerzo que va a suponer para el personal.
b. Identificar las operaciones y las actividades que estn relacionadas entre s, de manera
que hasta que no se acabe una no es posible comenzar la siguiente.
c. Asignar responsables para cada una de estas operaciones o actividades. Se debe
comprobar si se han asignado demasiadas tareas a una persona o unidad o si, por el
contrario, hay empleados que pasan perodos de tiempo inactivos sin desempear ninguna
funcin.
En la creacin de un sistema de archivo se debern seguir unos pasos

determinados:
Procedimientos organizativos
El sistema de gestin documental ha de estar dotado de diversos
procedimientos que especifiquen las actividades que se deben llevar acabo
en un determinado proceso documental y las personas o unidades
responsables. Estos procedimientos pueden ser elaborados por separado o
ser incorporados al manual de la gestin documental. El plan de clasificacin
de los documentos, el calendario de conservacin y eliminacin y los
sistemas de transferencia deben estar documentados en estos
procedimientos.
Los procedimientos de organizacin del sistema de archivo concretan la
poltica establecida. Por su parte, las instrucciones de trabajo detallan paso
a paso cada una de las tareas establecidas en un procedimiento.
Una forma de estructurar el sistema de gestin documental es lo que se
denomina la pirmide documental. Esta pirmide permite descomponer
los elementos y las cuestiones que se han de tener en cuenta a la hora de

poner en prctica el sistema de gestin documental.
El vrtice de la pirmide representa los principios generales de la poltica

de gestin documental. El nivel intermedio contiene los procedimientos que
se implantan para alcanzar los principios generales. En la base de la
pirmide se encuentran las instrucciones de trabajo o modos operativos que
indican de forma detallada la manera de realizar una tarea concreta.
Para definir un procedimiento especfico -por ejemplo, iniciar un
expediente, guardar un documento electrnico en el servidor local, archivar
la documentacin fiscal y contable del ejercicio anterior, transferir
documentos al archivo corporativo, etc.- se debe responder a una serie de
interrogantes:
Quin desempea la operacin (persona o departamento).
Qu se hace: determinar con exactitud la naturaleza de la operacin.
De quin: definir qu persona o departamento proporciona la informacin o los

documentos necesarios para realizar esa operacin.
Cmo se realiza esta operacin: esta cuestin se concreta en las instrucciones de

trabajo o modos operativos.
Con qu se efecta la operacin: su realizacin puede requerir herramientas

(informticas, documentales...) que es preciso indicar.
Hacia quin: definir qu persona o departamento es el destinatario de la informacin o

los documentos que resultan de la operacin.
Qu obligacin: qu requisitos debe cumplir esa operacin en trminos de tiempo,

costes, control de calidad... Esta cuestin es opcional.
Mdulo 10: Seguimiento del sistema
10.1. Control y seguimiento del sistema de

gestin documental
Despus de la implementacin del sistema de gestin documental hay
que recoger informacin sobre su funcionamiento como un proceso integral
y continuo. Esta revisin y valoracin del sistema tiene por objeto iniciar
acciones correctivas y establecer un rgimen de control continuo y
evaluacin regular de los procesos y los procedimientos.
La revisin tras la implementacin puede efectuarse de diferentes
formas:
Entrevistas con empleados clave.
Observacin de cmo opera el sistema.
Examen del manual y los procedimientos de la gestin documental.
Comprobaciones aleatorias sobre la calidad de los procesos.
Indicadores de control.
La evaluacin de un sistema o proceso es un examen que sirve para

determinar si los requisitos planteados han sido satisfechos. Adems
permitir anticipar cambios significativos en los requisitos de los
documentos y en las necesidades de la asesora que impliquen un nuevo ciclo
de anlisis y desarrollo del sistema de gestin documental.
El proceso de evaluacin slo tiene sentido si se repite en el tiempo. Es
un ciclo continuo en que regularmente hay que plantearse:
Cmo se pueden mejorar los procesos documentales?
Qu acciones correctivas son necesarias?
Se han implementado estas acciones?
Son eficaces?
La evaluacin como mejora continua
La evaluacin de los procesos documentales ha de entenderse como una

oportunidad para la mejora continua del sistema de archivo y la gestin de
los documentos.
Por eso es recomendable fijar unos estndares y unos indicadores del
control del sistema de gestin documental que hagan posible realizar un
seguimiento permanente.
Material complementario: indicadores de control del sistema de
gestin documental
Ejemplos de indicadores de gestin documental
Indicadores de captura de documentos
Nmero de documentos capturados por perodo de tiempo desde
cada puesto o rea de trabajo;
Indicadores de la calidad del sistema de gestin documental
Nmero de fallos constatados en la apertura de nuevos
expedientes.
Nmero de documentos considerados de calidad insuficiente por
los usuarios.
Retraso con respecto a la necesidad de disponer de un
documento.
Tiempo empleado en la recuperacin de los documentos
archivados.
Nmero de fotocopias e impresiones por perodo de tiempo desde
cada puesto o rea de trabajo.
Ganancia de espacio en los archivos departamentales.
Ganancia de espacio en el archivo corportativo.
Indicadores de la integridad de los documentos
Control de determinados metadatos (campos de las propiedades
de los documentos) que se deben referenciar.
Nmero de documentos que se quieren consultar no disponibles.
Nmero de inconsistencias o datos no actualizados encontrados.
Nmero de documentos perdidos o mal colocados.
Indicadores de utilizacin de las aplicaciones informticas
Nmero de accesos al programa de gestin de expedientes por
perodo de tiempo desde cada puesto o rea de trabajo.
Nmero de consultas por perodo de tiempo.
Indicadores de la seguridad del sistema
Realizacin de copias de seguridad peridicas.
Estos estndares se irn modificando a partir de las evaluaciones del

sistema de archivo dentro del proceso de mejora continua.
Para pensar en la mejora continua del sistema de gestin documental es
necesario:
Pensar en el usuario: hay que intentar ver los procesos y los procedimientos tal como los
perciben las personas que los desempean.
Potenciar el trabajo en equipo eliminando las barreras entre las diferentes categoras
del personal.
Involucrar a todo el personal en el proceso de evaluacin, control y seguimiento.
Entender y tratar los fallos y las quejas como una oportunidad de mejora.
Adoptar medidas y controles de evaluacin continua.
Actividad transversal
Antecedentes
Ferer Gestin y Servicios es un despacho profesional que se encuentra en
un proceso de reestructuracin y mejora. Su situacin actual en cuanto a la
gestin documental es que hay un archivo desorganizado, para los
documentos en papel, y un sistema informtico con numerosos "cajones de
sastre" que impiden localizar los archivos cuando son necesarios. Ante todo
ello, el despacho se propone mejorar la gestin documental de la asesora,
analizando cul es la situacin en la que se encuentran y diseando un
sistema de gestin documental que les ayude a trabajar con una mayor
fluidez.
Su caso, el cual seguiremos en esta actividad transversal, nos servir de
modelo para ir desarrollando afianzando los conocimientos adquiridos en los
distintos mdulos de esta gua. Antes de empezar a trabajar, es muy
importante sealar que estos ejercicios y actividades NUNCA deben
realizarse sin una lectura a fondo de los mdulos de la gua. Son los mdulos
los que nos reorientarn a los ejercicios y no a la inversa.
A continuacin les presentamos este ejemplo prctico en el que el autor
va desarrollando progresivamente la metodologa empleada para planificar,
definir y realizar un seguimiento del programa de gestin de los documentos.
CORRESPONDENCIA
CON:
Preliminar
Presentacin de Ferrer Gestin y Servicios: descripcin del sistema de

archivo y de la gestin de los documentos
Actividad 1
Anlisis y diagnstico de la situacin
mdulo 6
Actividad 2
Identificacin de las estrategias
mdulo 6
Actividad 3
Diseo del sistema de gestin documental de Ferrer Gestin y Servicios
mdulo 7
Actividad 4
Implementacin del sistema de gestin documental
mdulo 8
Actividad 5
Control y seguimiento del sistema documental implantado
mdulo 9
Nota: el caso planteado es totalmente ficticio, ideado por el autor de

esta gua para ejemplificar como se realiza el proceso de anlisis, desarrollo
e implementacin de un sistema de archivo.
Presentacin de Ferrer Gestin y Servicios:

descripcin del sistema de archivo y de la
gestin de los documentos
Ferrer Gestin y Servicios es un despacho profesional situado en una
ciudad de 115.000 habitantes, dedicado a la asesora contable, fiscal y
laboral.
Luis Ferrer, economista y asesor fiscal, es el titular del despacho y realiza

las funciones de gerente, responsabilizndose de los procesos de gestin y
de las cuestiones organizativas (gestin econmica y financiera, recursos
humanos, infraestructura tecnolgica, etc.). Con una dilatada trayectoria
en su campo profesional, tambin se encarga del asesoramiento fiscal y
financiero de empresas.
Adems, trabajan en el despacho ocho personas ms. Al frente del rea
fiscal-contable se encuentra M Dolores Cuesta, tcnico contable, que
coordina la actividad de cuatro administrativos. Del rea laboral se encarga
Pedro Vega, graduado social. La abogada Mercedes Blanco es responsable
del asesoramiento jurdico -no lleva casos en los tribunales- y se ocupa
principalmente de las gestiones de carcter mercantil y societario y de la
tramitacin de herencias.
Por ltimo, hay una persona adscrita al rea de administracin, Pilar
Juncosa, que realiza bsicamente actividades de soporte y de atencin a los
clientes aunque, en pocas de aumento de la carga de trabajo, tambin
refuerza las reas fiscal-contable y laboral.
Se puede hablar de unos recursos humanos capaces y profesionales que

desarrollan una gran variedad de tareas. No hay una rotacin frecuente del
personal, razn por la cual los profesionales y los empleados administrativos
han acumulado una larga experiencia en su mbito de trabajo.
Hay conciencia de la importancia de la capacitacin del personal y
habitualmente tanto el titular como el resto de los empleados asisten a
cursos de formacin organizados por las asociaciones y los colegios

profesionales del sector (Colegio Oficial de Economistas, Colegio de
Abogados, Colegio Oficial de Graduados Sociales, etc.).
La cartera de clientes fijos la componen alrededor de 80 sociedades y
100 profesionales autnomos. Aparte, hay una media de 150 clientes anuales
que solicitan gestiones puntuales, sobre todo la elaboracin de
declaraciones de renta y patrimonio.
La plataforma bsica de trabajo es la red local, que permite compartir
perifricos (impresoras, equipos de transmisin de datos...) y aplicaciones
ofimticas. Como herramientas informticas se utilizan aplicaciones
ofimticas estndar (procesador de textos, hoja de clculo y correo
electrnico principalmente) y programas de gestin especficos de cada rea
de trabajo (contabilidad, impuesto de sociedades, rentas y patrimonio,
nminas).
No se custodian documentos originales de los clientes. Estos se utilizan
mientras el asunto est en trmite y se retornan al cliente una vez que ha
concluido la gestin, de forma que generalmente slo se archivan copias y
duplicados de los documentos.
Cada profesional o rea de trabajo dispone de un despacho propio. La
documentacin se encuentra dispersa por las diferentes dependencias: se
utilizan diversos sistemas de instalacin de documentos (bloques de cajones,
mdulos auxiliares, archivadores, estanteras), ubicados en los lugares de
trabajo de cada rea.
Descripcin del sistema de archivo y de la gestin de

los documentos
Aunque el rea de administracin es la encargada del archivo, en realidad
la responsabilidad de la organizacin y gestin de los documentos est
desperdigada por toda la asesora ya que no estn claramente definidas
las funciones y tareas de archivo.
Cada rea de trabajo o profesional guarda temporalmente los
documentos que corresponden a los asuntos que estn en trmite. Cuando
est documentacin deja de utilizarse frecuentemente, se traslada sin
ningn procedimiento sistematizado a la sala de archivo. No hay una persona
responsable del archivo que supervise la organizacin y la gestin de los
documentos que se han de conservar por razones fiscales o legales: en la
sala de archivo cada rea de trabajo o persona ocupa un sector para
almacenar, utilizando sus propios criterios, los documentos que ha

producido o recibido.
Este funcionamiento basado en la estructura departamental de la
asesora provoca que no haya un control efectivo de los documentos. Como
resultado, se acumulan numerosas copias y duplicados de documentos que
no tienen ninguna utilidad y que ocupan espacio innecesariamente. Tambin
se conserva una gran cantidad de documentos que han agotado su perodo
de vigencia. Por esta razn, se pierde mucho tiempo en la localizacin y
recuperacin de los documentos, tarea que representa una parte
significativa del tiempo de trabajo del personal administrativo.
La sala de archivo est equipada con estanteras y se almacenan los
documentos en cajas de archivo. Es fcil comprobar que hay una saturacin
del espacio disponible. Los metros lineales seran suficientes si se llevar
cabo una seleccin y eliminacin adecuada de los documentos.
El personal no tiene una formacin especfica sobre tcnicas de archivo
y gestin documental. Se acta con rutinas de trabajo poco sistematizadas
y que dificultan una correcta gestin documental (existe una tendencia a
funcionar con el criterio de que yo ya me aclaro y a guardar los
documentos por si acaso). Este funcionamiento comporta a menudo
retrasos en la gestin de los asuntos de los clientes.
Por otra parte, aunque la red local debera facilitar el uso compartido de
la informacin, cada rea crea y almacena sus documentos a su manera,
de forma que no resultan fcilmente accesibles a los dems miembros de la
asesora. Se utiliza poco para la transmisin interna y la distribucin de
documentos de trabajo.
El Sr. Ferrer cree que es fundamental tener en cuenta la realidad mixta
(documentos en papel y documentos electrnicos) que afecta a la gestin
documental de la asesora y es partidario de adaptarse con celeridad a un
entorno en que muchos documentos se tramitan electrnicamente (Agencia
Tributaria, Tesorera General de la Seguridad Social...). Sin embargo, le
preocupa la siguiente paradoja: por un lado, la gestin del archivo y de los
documentos en papel se ha ido descuidando progresivamente, resultando
ineficaz y generando no pocos problemas; por otro lado, no se sigue ningn
procedimiento organizativo para gestionar los documentos electrnicos, de
manera que no es fcil localizar los documentos cuando se necesitan. El
problema se acenta cuando ha transcurrido un cierto tiempo desde la
elaboracin de un documento y, en ese momento, no se encuentra en el
despacho la persona que lo cre y lo almacen.
As pues, la situacin actual a la que se enfrenta Ferrer Gestin y

Servicios es que hay un archivo desorganizado, para los documentos en
papel, y un sistema informtico con numerosos cajones de sastre carpetas o directorios electrnicos- repletos de documentos sin ningn
criterio de ordenacin.
Anlisis y diagnstico de la situacin

El Sr. Ferrer no tiene claro cmo abordar la gestin documental en la
asesora y decide asistir a unas jornadas profesionales sobre Gestin
documental en las asesoras: tcnicas de archivo y documentacin,
organizadas por el Colegio Oficial de Economistas. All puede comprobar,
conversando con otros titulares, que la situacin en que se encuentra su
despacho es bastante frecuente en el sector.
En estas jornadas el ponente hace hincapi en que los documentos son el
resultado de un proceso que se ha de gestionar teniendo en cuenta estos
principios bsicos:
Concretar las necesidades de los usuarios.
Definir de forma clara y precisa los procedimientos de creacin, almacenamiento y uso de

los documentos.
Gestionar el ciclo de vida de los documentos (fases por las que atraviesa la gestin de los
documentos).
Designar responsables para la gestin documental.
Analizando la cuestin, el Sr. Jimnez no tiene ms remedio que aceptar

que en la asesora que dirige no se cumple ninguno de estos principios.
Planteando algunas cuestiones a los dems miembros del despacho puede
comprobar que los criterios de archivo se basan en dos argumentos
bsicos: yo ya me aclaro con mis documentos y los guardo por si acaso.
Tambin constata que la gestin de los documentos provoca cierto malestar
entre el personal ya que nadie sabe cmo actuar a ciencia cierta. Por otra
parte, es fcil ver que la responsabilidad de la organizacin y gestin de los
documentos est desparramada por toda la organizacin, ya que nadie ha
fijado unas pautas de trabajo inequvocas y explcitas.
El Sr. Ferrer decide entonces poner manos a la obra y convoca una
reunin de trabajo. En ella participan adems M Dolores Cuesta,
responsable del rea fiscal-contable, Pedro Vega, encargado de los asuntos

laborales, Mercedes Blanco, que lleva los asuntos jurdicos, y Pilar Juncosa,
que realiza tareas administrativas de soporte. En esta reunin se pretende:
Analizar los problemas de la gestin documental.
Fijar unos objetivos de trabajo.
Establecer un consenso sobre el modelo de archivo.
Al estudiar cules son los problemas que presenta el archivo de la

asesora, todos los presentes estn de acuerdo en que los problemas que
ms les afectan son:
La acumulacin de documentos por el incremento de los asuntos gestionados.
La indefinicin de las tareas de archivo encomendadas a cada puesto de trabajo.
Los diferentes criterios de archivo entre el personal de la asesora.
La inexistencia de un responsable directo del depsito de archivo, lo que impide una

transferencia de documentos sistematizada.
Fijar unos objetivos de trabajo.
Una inadecuada utilizacin del sistema informtico en relacin con los documentos en
soporte electrnico.
Del anlisis del problema efectuado en la reunin, el Sr. Ferrer extrae

una serie de conclusiones. El archivo de oficina (fase de la documentacin
activa, en la que los documentos se estn tramitando y, por tanto, su uso es
muy frecuente) se encuentra desperdigado por los diversos despachos y
reas de trabajo: cada profesional o rea de trabajo guarda temporalmente
los documentos que maneja en la resolucin de los asuntos pendientes.
Cuando esta documentacin deja de ser utilizada, se traslada sin ningn
procedimiento sistematizado a la sala de archivo.
Este funcionamiento basado en la estructura departamental de la
asesora provoca que no haya un control efectivo del fondo de archivo. Como
resultado, se acumulan numerosas copias y duplicados de documentos que
no tienen ninguna utilidad y que ocupan espacio innecesariamente. Tambin
se conservan bastantes documentos que han agotado su perodo de vigencia
fiscal o legal.
Por otra parte, al no estar organizado adecuadamente el archivo, se
pierde mucho tiempo en la localizacin y consulta de los documentos, tarea
que representa una parte significativa del tiempo de trabajo del personal; a
menudo se produce la dilacin de los asuntos de los clientes.
Los problemas de gestin de los documentos electrnicos no son muy
diferentes a las dificultades que hay para manejar los documentos de papel.
No se trabaja con unos criterios compartidos que faciliten la tarea de
manejar -leer, escribir, buscar y archivar- los documentos producidos
electrnicos por la asesora.
A la hora de proponerse unos objetivos, tras el intercambio de los
diversos puntos de vista, los miembros de la asesora presentes en la reunin
consideran que el programa de gestin documental que el Sr. Ferrer est
decidido a poner en marcha debera marcarse unos objetivos a conseguir:
a. Facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel como en soporte electrnico,
utilizando los mismos criterios de clasificacin y archivo. El personal de las distintas reas
de trabajo ha de poder localizar con rapidez todos los documentos de los clientes que
necesiten para tramitar un asunto.
b. Asegurar la preservacin y conservacin, a medio y largo plazo, de los documentos (en
papel y electrnicos) que registren las actividades y las decisiones tomadas.
c. Evitar el uso de copias y duplicados de los documentos, las inconsistencias entre
documentos y la duplicacin de tareas. Esto permitir liberar espacio y racionalizar el uso
de la sala de archivo.
d. Establecer un procedimiento sistemtico de conservacin y eliminacin de los documentos
que garantice una eliminacin peridica, sistemtica y segura de los documentos que no
tienen valor para la asesora o que han agotado su perodo de conservacin por razones
fiscales o legales.
e. Realizar transferencias peridicas de los documentos de uso poco frecuente a la sala de
archivo, a fin de descongestionar los despachos.
f.
Salvaguardar y preservar la experiencia y el conocimiento adquirido por los profesionales

y los empleados de la asesora.
g. Establecer mecanismos que faciliten la transferencia al resto de la organizacin de las

buenas prcticas de gestin documental que un rea de trabajo pueda desarrollar y que
supongan una mejora de los procedimientos de trabajo.
A continuacin, el Sr. Ferrer expresa su confianza en que todo el personal

de la asesora entienda la necesidad de mejorar la gestin documental de la
asesora y expone la necesidad de consensuar un modelo de organizacin del
archivo. Propone que se discuta qu tipo de archivo es el ms adecuado para
la asesora, tanto para los documentos en papel como para los documentos
en soporte electrnico: a) archivo centralizado, b) departamental o c)
mixto.
Dependiendo dnde se guardan y localizan los documentos, se pueden
definir tres tipos de archivo:
a. Archivo centralizado
Todos los documentos de la organizacin se almacenan en un nico repositorio (depsito
de archivo y servidor de la red local), de modo que la informacin (con los niveles de
acceso que se establezcan) puede ser consultada por todo el personal. Permite
economizar recursos y evita la duplicacin de documentos. Por otra parte, exige un
responsable directo que gestiona y controla su utilizacin.
b. Archivo departamental
Cada departamento (o persona) dispone de su propia documentacin en su oficina o su
estacin de trabajo. Se trabaja con mayor rapidez cuando se consultan documentos
creados por el mismo departamento pero, en cambio, resulta ms difcil localizar los
documentos elaborados por otros departamentos. Con el modelo descentralizado se
duplica la informacin con mucha facilidad y se producen inconsistencias (versiones
diferentes de un mismo documento).
c. Archivo mixto
La documentacin activa (documentos usados frecuentemente porque se refieren a
asuntos en tramitacin) y la documentacin semiactiva (documentos de asuntos
concluidos, utilizados ocasionalmente, pero que han de estar disponibles) se almacena en
las distintas oficinas y estaciones de trabajo; la documentacin inactiva (documentos de
asuntos pasados, utilizados raramente) se centraliza en el depsito de archivo y el
servidor de la red local.
Para una mejor comprensin: Ventajas e inconvenientes de los diferentes

tipos de archivo
Ventajas e inconvenientes de los diferentes tipos de archivo
ARCHIVO
CENTRALIZADO
Ventajas
Mayor orden y control
Accesible a toda la
organizacin Evita la
duplicacin de documentos
Economiza espacio de
Inconvenientes
Es ms esttico: su
reorganizacin es ms
compleja Requiere personal
dedicado Se han de establecer
criterios de acceso controlado
DEPARTAMENTAL
O
DESCENTRALIZADO
MIXTO
Descentralizado con
control central para
documentos
semiactivos e inactivos
almacenamiento El
procedimiento de archivo es
uniforme.
para los usuarios (consulta,

prstamo de documentos,
etc.).
Mayor autonoma Posibilidad

de ajuste permanente Rapidez
de acceso No requiere
personal dedicado Normas
estrictas en cuanto al nmero
de copias y versiones que
deben mantenerse de cada
documento.
Puede faltar informacin a

otros usuarios Necesidad de
formacin del personal para
organizar de forma eficaz la
gestin documental
Incremento de las tareas
diarias del personal
administrativo para mantener
el sistema de archivo Si no
hay normas claras y explcitas,
las bsquedas y el control de
los documentos puede resultar
difcil.
Mayor elasticidad del sistema

de archivo Combina las
ventajas del modelo
centralizado y departamental.
Exige una coordinacin

efectiva entre los diferentes
departamentos y el
responsable del sistema de
archivo (transferencias de
documentos al archivo
corporativo) El responsable
del archivo debe establecer
normas que se adapten a las
necesidades de cada
departamento y controlar su
aplicacin.
Cuadro elaborado a partir de: Parera Pascual, Cristina, Tcnicas de archivo y

documentacin en la empresa, 2000.
Despus de un tira y afloja sobre la conveniencia de implantar un sistema

departamental o uno mixto, se decide adoptar un modelo mixto de archivo.
Los archivos de gestin de las diferentes reas de trabajo sern archivos
departamentales mientras que el archivo corporativo estar centralizado.
Se opta por este modelo ya que, combinando las ventajas de los modelos
centralizado y departamental, permite una mayor autonoma y flexibilidad

en la gestin de los documentos. El Sr. Ferrer hace notar que para un
funcionamiento adecuado de este sistema de archivo ser imprescindible
que haya una coordinacin efectiva de todas las reas con la persona
responsable del archivo corporativo y que se definan unos procedimientos
comunes.
Antes de dar por acabada la reunin, el titular comunica que en breve
propondr unas lneas estratgicas de actuacin y decidir que persona se
har cargo del archivo corporativo.
Actividad a realizar
Siguiendo el ejemplo que acabamos de examinar, se propone
realizar las siguientes actividades:
Analizar los problemas respecto a la gestin documental que

presenta el despacho. Seguir la metodologa propuesta en el
captulo 6 de la gua desarrollada tambin en el ejemplo
prctico.
Fijar los objetivos de trabajo.
Establecer las lneas del modelo de archivo del despacho.
Identificacin de las estrategias

El Sr. Ferrer tiene claro que la mejor manera de mejorar el sistema de
archivo y la gestin de los documentos es definir una estrategia global y
coherente desde el principio que debe ser desarrollada mediante la
implicacin de todo el personal de la asesora.
Siguiendo este planteamiento, en primer lugar debe establecer unas
lneas estratgicas de actuacin a medio y largo plazo para la gestin
documental. Igualmente ha de designar un responsable principal del sistema
de archivo.
La misin del sistema de archivo en una asesora ha de ser la de gestionar
la documentacin de forma que permita incrementar la eficacia y la
eficiencia de la gestin administrativa y reducir los costes de
almacenamiento de los documentos. El plan de accin que elabora el Sr.
Ferrer pretende que la documentacin interna y de los clientes del despacho
sea rpidamente accesible, eficiente en cuanto a coste y totalmente segura.
Es importante que la gestin documental se base en normas y

procedimientos que se puedan aplicar en todas las fases del ciclo de vida de
los documentos (ya sean documentos en soporte papel o documentos
electrnicos) y que permitan mantener unos criterios lgicos, rigurosos y
sencillos en el tratamiento de los documentos.
Tanto el archivo (documentos en papel) como la red local (documentos
electrnicos) han de facilitar a los profesionales y empleados de la asesora
la informacin que necesitan para su trabajo. El Sr. Ferrer est convencido
de que el hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos
comunes para gestionar los documentos, permitir agilizar el trabajo y
mejorar el rendimiento global del despacho. El sistema de archivo de Ferrer
Gestin y Servicios ha de convertirse en la memoria colectiva de la
organizacin, integrando la gestin de los documentos con las tareas diarias.
A partir de estas ideas bsicas, y teniendo en cuenta todo lo que se
coment en la reunin celebrada para analizar la situacin, el Sr. Ferrer
define unas lneas de actuacin:
Establecer una poltica de gestin documental a largo plazo. Es imprescindible fijar

metas y objetivos desde una visin global que integre los documentos en papel, los
documentos electrnicos y los programas de gestin. Se ha de definir una poltica de
conservacin de los documentos con valor fiscal o legal, una cuestin crtica en una
asesora ya que puede tener efectos jurdicos. El titular del despacho tambin considera
conveniente adquirir un programa de gestin de expedientes que facilite la organizacin
de los documentos por asuntos y que sirva como base de datos de la documentacin
depositada en el archivo.
Designar responsables de la gestin documental. Es necesario que alguien -en este

caso, el Sr. Ferrer considera que la persona idnea es la responsable del rea de
administracin, Pilar Juncosa- aplique las directrices marcadas por la gerencia y coordine
a los responsables del resto de las reas. Adems, regularmente se efectuarn reuniones
de trabajo para revisar y actualizar los objetivos y los procesos de gestin documental,
adems de controlar y hacer un seguimiento de la aplicacin de los procedimientos que
se establezcan.
Elaborar un manual de la gestin documental. Como resultado de los objetivos y la

poltica en materia de gestin documental se ha de confeccionar un manual de archivo,
de aplicacin general para todas las reas de trabajo, en el cual se definirn los
procedimientos de organizacin y gestin de los documentos. Este manual ha de describir
la organizacin de los documentos y la formacin de los expedientes, el plan de
clasificacin, el calendario de conservacin y eliminacin de los documentos y las normas

de transferencia de los documentos al archivo corporativo.
Definir directrices para la gestin de los documentos electrnicos. Es fundamental

definir los procedimientos de gestin de los documentos en soporte informtico, con el
fin de gestionar el ciclo de vida de los documentos en formato electrnico: esto supone
detallar en el manual de la gestin documental unas instrucciones de trabajo que
indiquen como se deben almacenar, distribuir y hacer accesibles, tanto en el servidor
local como en las estaciones de trabajo (PC) los documentos en formato digital. Tambin
se han de establecer directrices o normas de uso del correo electrnico que indiquen
como gestionar los mensajes teniendo en cuenta requerimientos de acceso y seguridad.
Elaborar un plan de formacin del personal. La formacin de los usuarios es esencial

para la implantacin y mantenimiento del sistema de gestin documental. Esta formacin
debe introducir al personal en el manejo de las herramientas de archivo y, por tanto,
debe estar orientada, al conocimiento del plan de clasificacin, de las tcnicas de
archivo y ordenacin de los documentos y de la organizacin de los archivos de oficina y
el depsito de archivo. El Sr. Ferrer cree que unas actividades formativas bien
planificadas fomentar la existencia de unos criterios homogneos y coherentes de
archivo en toda la asesora y mejorar la eficacia de los mtodos de trabajo.
Tras haber elaborado un breve documento que expone las estrategias

para desarrollar el sistema de gestin documental, el Sr. Ferrer decide
convocar una nueva reunin para darlas a conocer y examinarlas con los
responsables de las distintas reas de trabajo.
Respecto de las responsabilidades y atribuciones de la gestin
documental, hay un acuerdo general en que Pilar Juncosa, del rea de
administracin, sea la persona encargada del archivo corporativo: sus
cometidos principales sern:
El control de las transferencias documentales, es decir, el traslado de los documentos

de los archivos de las diversas reas de negocio al archivo corporativo y la aplicacin del
procedimiento de transferencia de los documentos.
La gestin del depsito de archivo, cuya finalidad es organizar los documentos

almacenados en el archivo corporativo de forma homognea y con criterios lgicos,
asegurar la conservacin de los documentos necesarios para los procesos de negocio o con
efectos jurdicos y facilitar la eliminacin sistemtica y sin riesgos de los documentos que
no tienen valor para la empresa..
Por otro lado, cada rea de trabajo se har responsable de garantizar el

mantenimiento y conservacin de la documentacin a su cargo, de facilitar
el acceso a la documentacin cuando le sea requerida y de aplicar los
procedimientos de archivo que se establezcan. Adems, coordinar las
transferencias documentales al archivo corporativo con Pilar Juncosa. En el
caso del rea fiscal-contable, M Dolores Cuesta trasladar a los cuatro
administrativos a su cargo las decisiones que se tomen y de controlar el
cumplimiento de las instrucciones de trabajo adoptadas.
Tambin se acuerda que regularmente se efectuarn reuniones de
trabajo para revisar y actualizar los objetivos y los procesos de gestin
documental, adems de controlar y hacer un seguimiento de la aplicacin
de los procedimientos documentales que se establezcan.
Sobre la necesidad de poner en prctica un plan formacin del personal
en materia de gestin documental apenas hay discusiones. Pilar Juncosa
insiste en que debe tratarse de una formacin especficamente orientada
hacia la puesta en prctica de los procedimientos del sistema de archivo:
organizacin de los archivos de gestin y del depsito de archivo, plan de
clasificacin, calendario de conservacin y eliminacin, procedimiento de
transferencia de los documentos y que debe tener muy en cuenta los
aspectos prcticos (formacin de expedientes, tcnicas de ordenacin de los
documentos, gestin de la correspondencia, gestin del correo
electrnico...).
Respecto a la formacin, Mercedes Blanco, del rea jurdica, sugiere que
se encargue a una empresa que presta servicios especializados a las asesoras
y los despachos profesionales que presente una propuesta de formacin a la
carta (in company). De esta manera, las actividades formativas podrn
adaptarse y ajustarse a las necesidades especficas de Ferrer Gestin y
Servicios.
Finalmente, el Sr. Ferrer asume la tarea de buscar un programa de
gestin de expedientes adecuado para ser implantado en la asesora.
Definir unas lneas estratgicas de actuacin. Apoyarse en

los contenidos didcticos del mdulo 7.
Decidir quines sern los responsables del sistema de archivo

a nivel departamental y a nivel corporativo.
Analizar si es preciso implementar alguna aplicacin

informtica.
Diseo del sistema de gestin documental de

Ferrer Gestin y Servicios
El Sr. Ferrer, con la colaboracin de Pilar Juncosa, emprende el diseo
del sistema de archivo de su despacho. Lo que pretende es disear un
sistema que incorpore las estrategias definidas para la gestin documental
y que facilite los procesos de negocio.
Tras realizar diversas consultas a los responsables de las diferentes reas
de trabajo, se realiza la identificacin de los tipos documentales que se
manejan en el despacho. En Ferrer Gestin y Servicios se trabaja con
asuntos, razn por la cual se decide basar el sistema de archivo en los
expedientes.
Para cada tipo de documento se elabora una ficha que recoge la siguiente
informacin:
Una manera de sistematizar la gestin de los expedientes consiste en

asignar a cada cliente un cdigo identificador, independientemente de que
se trate de una persona fsica o jurdica. Por ello, se opta por no mezclar la
documentacin de los grupos de empresas o la personal de un administrador
con la de la empresa de la que es responsable; lejos de facilitar el acceso a
la documentacin tiende a generar cajones de sastre y series de expedientes
desordenadas. A cada cdigo de cliente le corresponder un nico NIF. La
lista de clientes se crear con una hoja de clculo.
Cdigo
Nombre o razn social
...
...
012
Promociones Itaca, SA
013
Gras y Automontantes Gavn, SL
014
Transportes Hermanos Herrera, SA
015
Grficas vila, SL
016
M & J Asociados, SL
017
Mateo de la Fuente, Ramn
018
DELMAR, SCL
019
Zaragoza Torres, Antonio
...
...
A partir de la identificacin de los tipos de documentos, se elabora un

esquema de clasificacin, de forma que cada actividad concreta genera un
tipo especfico de expediente, que puede ir desde una declaracin hasta un
expediente de asesoramiento y planificacin fiscal.
rea
Cdigo Tipo de documento
200
FISCAL
201
Asesoramiento y planificacin
fiscal
202
Renta y patrimonio
203
Impuesto de Sociedades
204
Impuesto sobre el Valor Aadido
205
IRPF (mod. 110, 115, 130, 180,

190)
206
Operaciones intracomunitarias y
operaciones con terceros
207
Impuesto sobre las Actividades

Econmicas
208
Transmisiones patrimoniales,
sucesiones y donaciones
209
Requerimientos e inspecciones
fiscales
210
Recursos fiscales
Plan de clasificacin (rea fiscal)

El propsito del Sr. Ferrer es confeccionar un plan de clasificacin basado
en los clientes y que adems refleje los servicios prestados por la asesora.
La documentacin se organizar conforme a esta secuencia:
Cdigo
del
cliente
rea
Tipo
de
documento/expediente
Ejercicio
Este sistema mixto combina los cdigos de los clientes y el plan de
clasificacin. A cada cliente se le asigna un cdigo correlativo que va a servir
para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de stas, se
van a clasificar siguiendo el cuadro de clasificacin. De este modo, para un
cliente determinado nicamente se emplearn las entradas del plan de
clasificacin correspondientes a los servicios que se le prestan. La consulta
de expedientes relacionados (por ejemplo, expedientes del rea fiscal y
laboral necesarios para confeccionar un balance de situacin) no exige,
pues, demasiado tiempo.
Este mtodo permitir realizar un expurgo continuado del archivo
corporativo bastante sencillo. Como la documentacin se produce casi
siempre en perodos fijos, sobre todo ejercicios anuales, y se han asignado
unos valores fiscales y legales predefinidos, al aadir un expediente a la caja
de archivo del cliente se puede eliminar el ms antiguo. Por ejemplo, en el
caso de la documentacin fiscal, al guardar el expediente del impuesto de
sociedades del ejercicio 2004 se puede eliminar, siempre que no posea valor
informativo, el del ejercicio 1999, que ya ha perdido su valor fiscal.
Adems, este sistema de ubicacin fsica de los documentos en el archivo
tendr su reflejo en el servidor de la red local para almacenar los
Ejemplo
Respecto del plan de conservacin de los documentos, el Sr. Ferrer a

partir de la identificacin de los tipos documentales elabora un calendario
de conservacin y eliminacin que fija el tiempo durante el cual se debe
mantener un documento en cada fase de archivo (archivo del puesto de
trabajo, archivo departamental, archivo corporativo).
Todas las reas sern responsables de la documentacin que reciben y
crean durante su tramitacin y mientras permanezca en archivo
departamental. El rea responsable del archivo corporativo ser la de
administracin. Las dems reas transferirn regularmente la
documentacin semiactiva que deba trasladarse al archivo corporativo.
Se decide:
Una primera depuracin de los expedientes al concluir el proceso de trmite y antes de

incorporar los expedientes al archivo departamental: se eliminarn duplicados y otros
documentos secundarios (borradores, notas...).
Definir un sistema topogrfico, basado en el plan de clasificacin, que facilite la rpida

localizacin de las cajas de archivo.
Eliminar la documentacin de soporte informativo y los documentos secundarios antes

de su transferencia al depsito de archivo.
Designar responsables para la gestin documental.
De esta manera, la seleccin de la documentacin se realizar en dos

operaciones sucesivas:
Elaborar una normativa de transferencias documentales al depsito de archivo
Una segunda seleccin transcurrido el plazo de conservacin fijado para cada tipo de
documento, tras la cual slo quedarn aquellos documentos que se van a conservar de
modo permanente.
En ambos casos el responsable de efectuar el expurgo ser el rea de

negocio productora de los documentos.
Finalmente, el Sr. Ferrer piensa adquirir el programa de gestin de
expedientes Gexp, con el fin de elaborar un inventario que contenga
informacin sobre todos los expedientes archivados.
El inventario permitir realizar el seguimiento y control de los
expedientes, de modo que se pueda conocer su contenido y su ubicacin
fsica en el sistema de archivo. Este instrumento servir para llevar un
registro de los asuntos de la asesora.

Identificar los tipos documentales manejados en el

despacho.
Elaborar un plan (o esquema) de clasificacin.
Elaborar un plan de conservacin (o calendario de

conservacin y eliminacin de los documentos).
Definir el sistema de transferencias de los documentos de

archivo.
Implementacin del sistema de gestin

documental
Concluida la fase de diseo, el Sr. Ferrer toma la decisin de comenzar

la organizacin del sistema de archivo en el mes de setiembre.
Inicialmente la puesta en marcha de los nuevos procedimientos de
gestin documental se realizar en el rea fiscal-contable y despus se
aplicarn a las dems reas de trabajo.
Este proceso se llevar a cabo sobre los documentos creados o recibidos
en el ao en curso. Los documentos que todava se localizan en los puestos
de trabajo y en los archivos del rea de trabajo y que ya no tienen valor
administrativo ni informativo se transferirn al archivo corporativo.
En cuanto al archivo corporativo, la revisin de las carpetas y las cajas
de archivo se limitar a los dos ltimos aos, dejando el resto tal y como se
archiv en su momento. Se considera que una reorganizacin retrospectiva
del fondo completo del archivo corporativo implicara demasiado tiempo.
Esta revisin pretende:
Separar y eliminar la documentacin de apoyo informativo (en general, documentos y

fotocopias que sirven de informacin para una actuacin, etc.).
Eliminar copias y duplicados de documentos.
Adems, el Sr. Ferrer elabora un calendario de trabajo para la fase de

puesta en funcionamiento del nuevo sistema de archivo.
ACTIVIDAD
Aprobacin de los
procedimientos
Redaccin del manual de la
gestin documental
Formacin del personal
Implementacin del programa
Gexp
Compra del material de archivo
Mes
1
Mes
2
Mes
3
Mes
4
Mes
5
Mes
6
Mes
7
Mes
8
Mes
9
Organizacin de los archivos del

puesto de trabajo (rea fiscal-
contable)
Organizacin del archivo del
rea fiscal-contable
Revisin del manual de la
gestin documental
Organizacin de los archivos del
puesto de trabajo (otras reas)
Organizacin de los archivos
departamentales (otras reas)
Reorganizacin del archivo
corporativo
Implantacin del nuevo sistema

de directorios electrnicos en el
servidor local
Puesta en marcha de las
directrices para la gestin del
correo electrnico
Tras realizar mltiples consultas a los responsables de las diferentes

reas de trabajo, se decide establecer el siguiente sistema de archivo (se
comienza en la fase activa del documento en el rea de negocio que tramita
un asunto, hasta llegar a la conservacin permanente o eliminacin del
documento).
Sobre las mesas de trabajo debe haber nicamente los expedientes en
los cuales se est trabajando en ese momento. Cada expediente ha de
individualizarse mediante una carpeta que se guarda en un bloque de
cajones dotado de una gaveta extraible para carpetas suspendidas. Cuando
ha finalizado un asunto, el expediente correspondiente debe ser incorporado
al archivo departamental.
Un expediente correctamente formado estar compuesto por los

siguientes elementos:
Los documentos que se van produciendo se agregan (se capturan) de forma consecutiva
en el transcurso de la tramitacin siguiendo una relacin de causa-efecto.
La carpeta exterior que agrupa los documentos y les da unidad debe contener una serie
de informaciones que identifican al expediente:
o
Cdigo del expediente: se compone de un nmero consecutivo seguido de las dos

ultimas cifras del ejercicio en curso.
rea de negocio que lo gestiona.
Tipo de documento o expediente (segn el plan de clasificacin).
Cliente para el que se realiza la gestin.
Fecha de inicio y fecha de finalizacin del expediente.
Si se considera necesario, descripcin significativa y sucinta el asunto al que hace

referencia.
En expedientes complejos, la relacin o tabla de contenido -con la fecha del documento,

el nmero de orden que le corresponde dentro del expediente y el ttulo de cada
documento- sirve para hacer un seguimiento del asunto y localizar rpidamente los
documentos principales.
El Sr. Ferrer elabora unas directrices bsicas para la gestin de los

expedientes:
Todos los expedientes deben ir numerados: el nmero o cdigo de expediente

sirve para identificarlo y ha de expresar el orden sucesivo de apertura de los
expedientes. La numeracin consta de dos partes: la que expresa el orden de
apertura y la que indica el ejercicio en que se ha abierto, ambas separadas por
una barra.
El expediente debe ordenarse siguiendo el curso de la tramitacin: en primer

lugar debe estar el documento que da origen al expediente y posteriormente se
van incorporando al expediente los dems documentos, tan pronto como se
reciben o elaboran, siguiendo un orden cronolgico.
Es conveniente numerar los documentos que integran el expediente y

elaborar una relacin de los mismos a medida que pasan a formar parte del
expediente. Se describir cada documento en la tabla de contenido del
expediente que se encuentra en el anverso anterior de la carpeta indicando el
nmero de orden, la fecha y el ttulo.
Tambin los documentos del expediente han de ir numerados (si constan de

diversas hojas, irn unidos con grapa): la numeracin debe ser sucesiva y se
efecta cuando el documento se incorpore al expediente. Se consignar el
nmero de documento en la parte superior derecha del anverso del documento.
Al iniciar un expediente, se le dar de alta en el programa Gexp. Hay que

comprobar siempre que no exista un expediente abierto para el asunto.
Se utilizarn carpetas de diferentes colores para distinguir los expedientes

generados por cada rea de trabajo, lo cual permitir archivar y localizar ms
fcilmente los expedientes: amarillo (documentos societarios y mercantiles),
azul claro (rea fiscal-contable), verde (rea laboral), rojo (rea jurdica),
tabaco (administracin).
No dejar documentos sueltos: todos los documentos deben formar parte de un

expediente desde el mismo momento de su creacin o recepcin.
No extraer documentos originales de los expedientes en

tramitacin: fotocopiar los documentos que interese consultar y devolverlos
enseguida a su lugar. No extraer tampoco documentos originales de expedientes
que ya han concluido para iniciar nuevos expedientes: utilizar igualmente
fotocopias.
En el supuesto de que por alguna razn hubiera que desglosar un documento de

su expediente, se dejar constancia de ello insertando en su lugar una ficha en la
que conste el nombre de la persona que lo est utilizando y la fecha en que fue
extrado.
No se retirarn cajas de archivo que contengan diversos expedientes, a menos

que sea preciso para efectuar una consulta extensa o compleja: se recomienda
extraer nicamente los expedientes concretos para resolver un determinado
asunto.
Siempre que se trate de documentacin vital, como es el caso de escrituras,

certificados o contratos, o cuando por su frecuencia de uso o la negligencia de
los usuarios, el riesgo de prdida o deterioro sea elevado, se utilizarn siempre
fotocopias.
Por otra parte, todos los miembros de la asesora que generen documentacin
que haya de archivarse o que tengan acceso a la misma, deberan disponer en su
mesa de trabajo de una bandeja donde depositarn, slo el tiempo necesario
para su tramitacin o consulta, los documentos y expedientes que han de
incorporarse o reponerse al archivo.
Respecto de los documentos electrnicos se establece tambin un

procedimiento para crearlos y almacenarlos en el servidor de la red local a
partir de unas directrices bsicas:
Organizar de forma lgica, siguiendo el plan de clasificacin, las carpetas informticas.
Eliminar copias y versiones de un mismo documento.
Crear un sistema de plantillas para los documentos tipo.
Establecer mecanismos para salvaguardar la integridad de los documentos (niveles de

acceso, proteccin de documentos...).
Establecer un sistema para buscar y recuperar documentos eficazmente utilizando los

metadatos (propiedades de los documentos).
Adems, est previsto implantar unas normas especficas para el uso del
correo electrnico.
Material complementario: Normas de archivo de los documentos
electrnicos
Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se crear la carpeta

correspondiente, que contendr todos los ficheros de trabajo que genere la
tramitacin del asunto.
Para ello se seguirn los siguientes pasos:
Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestin en la unidad de
disco del servidor local: unidad H:, carpeta "Clientes"
Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta
correspondiente al rea de trabajo:
o Fiscal.
o Contable.
o Mercantil.
o Laboral.
o Gestiones administrativas.
Dentro de la carpeta de rea de trabajo, abrir otra que se denominar con el

cdigo de expediente. El cdigo de expediente se confecciona del siguiente
modo:
1. Las cuatro cifras del ao en que se inicia el expediente seguido del
nmero correlativo del expediente dentro del perodo anual (p. ej.,
2004-238).
2. Cdigo de tipo de servicio (p. ej., 209 para requerimientos e
inspecciones fiscales).
As, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de requerimiento fiscal de
Grficas vila, S.L., al que corresponde el nmero de expediente 238/04,
estarn ubicados en la ruta de acceso
H:015_Grficas vila2004-0238-209
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estn
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
El cliente para el que se est trabajando.
El rea de trabajo al que pertenece ese expediente.
El nmero de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan
a las reas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
Cada expediente tendr su correspondiente registro en la base de datos
Inventario, en la cual se vincular mediante un campo de hiperenlace dicho
registro con la ruta de la carpeta especfica que le corresponda en la unidad de
disco del servidor local.
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc -Word- o tipo .xls -Excel-)
recibirn un nombre que represente sin ambigedad su contenido:
Dictamen
Recurso
Liquidacin
Estudio
Informe
Se aadir, si es preciso, su grado de elaboracin:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de
posteriores documentos se archivarn en la carpeta Plantillas, en la subcarpeta
correspondiente al rea de trabajo, indicando el tipo de trabajo genrico del que
se trata.
Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot)
y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).
Material complementario: Recomendaciones para la gestin del correo
electrnico
Recomendaciones para la gestin del correo electrnico

El correo electrnico se ha convertido en una herramienta de comunicacin
bsica en el mundo digital en que vivimos. Sin embargo, todava utilizamos el
correo sin unos procedimientos de trabajo bien definidos que nos permitan
manejarlo con rapidez y comodidad. Es habitual encontrarse con que:
Se busca infructuosamente un mensaje de correo electrnico del
que se sabe que est en algn lado.
La bandeja de entrada est repleta de mensajes antiguos, la
mayor parte de ellos obsoletos e intiles.
Aumenta la impresin en papel de forma descontrolada (algunos
estudios norteamericanos estiman que introducir el correo

electrnico en una empresa puede acarrear un incremento de la
impresin en papel de un 40%).
Recomendaciones para enviar mensajes por correo electrnico

1. Utilice la lnea de Asunto para describir con claridad y concisin
el tema de su mensaje. Esto ayuda al destinatario a identificar el
contenido del mensaje y al remitente a recuperar posteriormente un
mensaje que ha enviado.
2. Enve un solo mensaje por asunto. Este mtodo simplifica el

archivo y la recuperacin de los mensajes.
3. Cuando tenga que enviar un mensaje extenso o complejo, cree el
cuerpo del mensaje en su procesador de texto y luego copelo al
mensaje. Si se produce una interrupcin durante el proceso de envo,
podr recuperar con facilidad el texto del mensaje.
4. Cuando responda a un mensaje, agregue suficiente texto del
anterior mensaje para que el destinatario recuerde el contenido del
mensaje original. Elimine, sin embargo, informacin innecesaria o
duplicada.
5. Evite adjuntar documentos siempre que sea posible: procure
incluir el texto del documento en el cuerpo del mensaje a menos que
sea un documento voluminoso o el destinatario lo necesite en un
formato determinado. Los usuarios del correo electrnico se estn
volviendo cada vez ms reacios a abrir ficheros adjuntos debido a la
creciente presencia de virus que se transmiten por esta va.
6. Si ha de enviar varios ficheros adjuntos voluminosos, comprmalos
y fragmente el envo en varios mensajes. Si se produce una
interrupcin durante el proceso de envo o de recepcin, no se
perder tanto tiempo esperando que acabe la transmisin.
7. Evite enviar copias de material de referencia, como artculos o
documentos largos, que han sido publicados en otra parte y puedan
ser fcilmente citados y localizados. Si se trata de una pgina web o
un recurso de internet coloque su enlace (direccin URL).
8. Utilice la libreta de direcciones para rellenar el contenido del
campo Para en los mensajes que vaya a enviar. De esta forma,
aparecer automticamente el nombre del destinatario en la bandeja
de elementos enviados del programa de correo electrnico y podr
localizar con mayor facilidad los mensajes.
Recomendaciones para gestionar los mensajes recibidos

1. Organice los mensajes de la bandeja de entrada en diferentes
carpetas siguiendo un criterio coherente. Creando subcarpetas
evitar tener una bandeja de entrada rebosante de mensajes
referidos a los ms diversos temas: por ejemplo, se pueden tener
carpetas para cada una de las reas de negocio principales, para
cada proyecto, para cada uno de los grupos de trabajo en que

participa, y para asuntos de su inters particular (mensajes
personales).
2. Si no est seguro de necesitar un mensaje que le ha llegado, trelo
directamente. Siempre podr recuperarlo de la basura electrnica
rescatndolo de la bandeja de elementos suprimidos.
3. Si un mensaje nicamente contiene una informacin puntual
(convocatoria para una reunin, cita personal, datos de contacto de
una persona o empresa), anote dicha informacin en su agenda y
elimine el mensaje.
4. Si de un mensaje le interesa slo el documento adjunto que lleva,
guarde dicho documento en la carpeta que le corresponda de su
ordenador personal o del servidor local y elimine el mensaje. Los
ficheros adjuntos necesitan ser archivados de acuerdo con su funcin
o contenido: su lugar no es el programa de correo electrnico.
5. Si puede responder en ese momento, hgalo en seguida. Le
costar ms tiempo archivar y recuperar de nuevo el mensaje que
contestar inmediatamente. Si un mensaje requiere ms tiempo para
ser contestado, djelo en la bandeja de entrada (preferiblemente
como marcado) o gurdelo en una carpeta apropiada (por ejemplo:
Correo pendiente).
6. Si quiere conservar un mensaje en formato electrnico, arrstrelo
a la carpeta apropiada de la bandeja de entrada o a otra carpeta del
ordenador.
7. Cuando ya no necesite una subcarpeta de la bandeja de entrada
(porque un proyecto especfico ha concluido, por ejemplo), almacene
dicha subcarpeta en un disquete u otro soporte de almacenamiento
(CD-R) si preve que puede necesitarlo ms adelante.
8. No utilice el sistema de archivo en papel como un vertedero de los
mensajes electrnicos. Conserve nicamente aquellos mensajes
importantes que haya enviado o recibido y que estn relacionados
con una tarea o actividad de la organizacin. Evite imprimir y guardar
mensajes utilizados para enviar comunicaciones informales o
informaciones transitorias.
9. Si necesita una copia en papel de un mensaje electrnico como

futura referencia, imprmalo y archvelo de acuerdo a su sistema de
archivo en papel; as podr encontrarlo rpidamente. Un buen
modelo a seguir es el mtodo empleado en su empresa para archivar
la correspondencia.

Elaborar un programa o calendario de trabajo para la puesta

en funcionamiento del sistema de archivo. Este programa
tiene que incluir actividades a realizar, plazos, responsables,
etc.
Establecer como mnimo tres procedimientos bsicos del

Sistema de archivo.
Control y seguimiento del sistema documental

implantado
La forma ms adecuada para llevar a cabo la evaluacin de la eficacia y
la eficiencia del sistema de archivo, segn considera el Sr. Ferrer, es la
revisin por la direccin. Para ello, define unos puntos bsicos sobre el
mecanismo de control y seguimiento:
Qu se examina y evala?: la adecuacin, la eficacia y la eficiencia del
sistema de gestin documental.
1. Para qu?: para mejorar el sistema de gestin documental.
2. Quin decide?: el gerente de la asesora.
3. Quin realiza?: el gerente junto con los responsables de la gestin documental (todos
los responsables de las reas de trabajo).
4. De qu forma?: reunin de trabajo peridica en que se efecta un examen metdico de
los procesos y los procedimientos de la gestin documental.
5. Cmo se presenta el resultado?: informe con lista de decisiones, objetivos y plazos a
partir de la situacin comentada o valorada en la reunin.
6. Qu consecuencias tiene?: actualizacin de los objetivos, los estndares y los

indicadores de control; revisin de los procesos y los procedimientos documentales;
puesta al da del manual de la gestin documental.
La primera revisin tras la implementacin del sistema de archivo se

realiza tras la fase de prueba en el rea fiscal-contable. Durante este
tiempo, el Sr. Ferrer mantiene frecuentes reuniones de trabajo con M
Dolores Cuesta, la responsable del departamento. Esta le traslada las
dificultades con que se encuentran los empleados administrativos para
desarrollar los procedimientos aprobados.
Una vez que se da por concluida esta fase se celebra una reunin con
todos los responsables de las diferentes reas de trabajo. En esta reunin se
debaten los procedimientos y las instrucciones de trabajo relacionadas con
los diversos procesos documentales y se proponen modificaciones en el
manual de la gestin documental.
Luis Ferrer, junto a Pilar Juncosa, valoran las sugerencias de las reas
fiscal-contable, laboral y jurdica y actualizan el manual de la gestin
documental. La versin definitiva se distribuye a todos los miembros de la
asesora a travs de un documento en formato PDF que se coloca en la red
local.
A partir de este momento, los responsables de las reas de
administracin, laboral y jurdica, Pilar Juncosa, Pedro Vega y Mercedes
Blanco, emprenden la implantacin del nuevo sistema de archivo en sus
respectivos puestos de trabajo.
El Sr. Ferrer pide a todos los responsables de rea que cada mes le enven
un informe en que se especifique la evolucin de los indicadores siguientes:
Nmero de documentos electrnicos capturados.
Nmero de expedientes iniciados.
Nmero de expedientes concluidos.
Nnmero de fotocopias de documentos de archivo.
Ganancia de espacio en los archivos departamentales (metros lineales).
Tiempo medio empleado en la recuperacin de los documentos archivados.
Nmero de documentos de otras reas de trabajo que se quieren consultar y no estn

disponibles.
Nmero de documentos considerados de calidad insuficiente.
Por su parte, Pilar Juncosa, como responsable del archivo corporativo

tiene que presentar un informe en que se detallen los siguientes aspectos:
Control de los metadatos que se deben referenciar en los documentos electrnicos.
Nmero de fallos constatados en la apertura de nuevos expedientes.
Nmero de accesos y consultas a la documentacin depositada en el archivo corporativo

por ejercicios.
Nmero de accesos al programa de gestin de control y seguimiento de expedientes Gexp

desde cada puesto de trabajo.
Nmero de expedientes destruidos en cada expurgo peridico.
Nmero de expedientes transferidos al archivo corporativo desde cada rea de trabajo.
Ganancia de espacio en el archivo corporativo (metros lineales).
Comprobacin de la realizacin de copias de seguridad del sistema informtico.

Decidir cada cuanto tiempo (con qu periodicidad) y de qu

forma (con qu criterios) se va a proceder a la revisin del
sistema.
1 parte: Principios y requisitos de la gestin

documental
OBJETIVOS
CONTENIDOS
Conocer los principios que rigen la gestin documental
Mdulo 1: Qu es la
como disciplina
gestin documental?
Comprender la importante relacin que existe entre la
Mdulo 2: El enfoque
sistemtica de gestin por procesos (y sistemas de calidad)
basado en procesos y
y la gestin de los documentos
la gestin documental
TIEMPO A
DEDICAR
PROGRESO
DEL TOTAL
DEL CURSO
4h T
1 semana
2h T
2 semana
Conocer los requisitos que debe cumplir cualquier sistema
de gestin documental, incidiendo especialmente en la
comprensin de los distintos tipos de documentos,
formatos y sistemas de captura
Mdulo 3: Requisitos
de la gestin
2h T
documental
Conocer las principales herramientas para implementar un
Mdulo 4:
sistema de gestin documental, tanto electrnicas como
Herramientas para la
conceptuales
gestin documental
4h T
3 semana
2h T + CR
4 semana
Desarrollo de una metodologa para la implementacin de

un sistema de gestin documental. Esta parte conceptual
Mdulo 5: Estrategias
debera complementarse con consultas o preguntas de
para la gestin
repaso de los contenidos estudiados hasta el momento para
documental
dar por finalizada esta parte terica de la gua
T = Horas de trabajo individual; CR = Consultas recapitulativas al tutor
1er mes
completado
2 Parte. Diseo y puesta en funcionamiento de un

sistema de archivo
OBJETIVOS
CONTENIDOS
TIEMPO A
DEDICAR
PROGRESO
DEL TOTAL
DEL CURSO
Aprender a analizar los problemas de la gestin

documental en un despacho y establecer un diagnstico de
18h T
situacin, unos objetivos de trabajo y un prediseo del

modelo de archivo
5 semana
Adquirir los conocimientos necesarios que nos permitan

definir las lneas estratgicas de actuacin que debemos
seguir, decidiendo quines deben ser los responsables ms
adecuados para las tareas de archivo y si es preciso
implementar alguna herramienta informtica de soporte al
Mdulo 7:
Identificacin de las
3h T
estrategias a seguir
sistema
Aprender a identificar los tipos documentales manejados

en el despacho. Elaborar las herramientas del sistema
Conocer las pautas bsicas que deben tenerse en cuenta al

elaborar un calendario de implementacin de un sistema
de archivo
Mdulo 8: Diseo del

sistema de gestin
6h T
documental
6 y 7
semanas
Mdulo 9:
Implementacin del
sistema de gestin
2h T
documental
8 semana
Adquirir los conocimientos necesarios establecer un plan

de revisin del sistema (auditorias y controles)
Mdulo 10:
Seguimiento del
2h T + CR
sistema
T = Horas de trabajo individual; CR = Consultas recapitulativas al tutor
2 mes
completado
OBJETIVOS
CONTENIDOS
Poner en prctica, a travs del estudio de
Estudio de caso prctico dividido
caso, la metodologa desarrollada en la
en 5 actividades que se
parte 1 y 2 de la gua.
corresponden con los mdulos de

la 2 parte de la Gua.
Ser capaces de disear y documentar
TIEMPO DE
DEDICACIN
4 semanas
(20h aprox. +
nuestro sistema de gestin de archivos;
Cada unidad del caso prctico
crear las herramientas de gestin
incluye actividades que debe
documental ms adecuadas a las
desarrollar teniendo como
necesidades del despacho.
escenario su propio despacho.
PROGRESO DEL
TOTAL DEL
CURSO
Consultas)
3er mes completad

Sistema de Gestion Documental

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Mdulo 1: Qu es la gestin documental?

1.1. Qu es la gestin documental?

El soporte material en que est registrada la informacin.

Desde el punto de vista del contenido un documento es resultado de una

La documentacin interna es producto de las actividades propias de la

Documentos de apoyo informativo

Ejemplos: Expedientes Correspondencia

Ejemplos: Boletines oficiales Revistas Folletos y catlogos

A cada tipo de documento le corresponde un tratamiento y una ubicacin distintos. Su organizacin y

Mdulo 1: Qu es la gestin documental?

1.2. Documentos en papel y documentos

La oficina sin papeles

Oficina tradicional basada en documentos en papel.

Oficina mixta con ambos tipos de documentos (papel y electrnicos).

Conversin de documentos en soporte papel a formato electrnico mediante escaneado

Oficina completamente digitalizada: todos los documentos que se producen, reciben o

Las etapas 2 y 3 son las corresponden a la situacin actual. La etapa 4 es

mixta en la que documentos en papel y documentos electrnicos

Integracin de los documentos en papel, los

Un documento generalmente debe ser consistente e inalterable (su puesta al da genera

Un programa de gestin o base de datos se actualiza regularmente.

Por eso, su mantenimiento y conservacin plantea diferentes requerimientos, teniendo

La eliminacin sistemtica de los documentos cuando han perdido su valor de uso o ha

La facilidad con la que se producen copias de los documentos electrnicos.

La existencia de diferentes versiones de un mismo documento

La reutilizacin de documentos electrnicos que sirven de plantilla para elaborar

La gestin de los documentos electrnicos requiere:

2. Organizar de forma lgica los directorios informticos (rbol de carpetas y subcarpetas) y

Dentro de los documentos electrnicos nos encontramos con un caso

exactitud de los documentos durante el tiempo en que sea necesario

Mdulo 1: Qu es la gestin documental?

1.3. El porqu de la gestin documental

Recuperar de inmediato los documentos almacenados.

Sin duda, la ms importante es recuperar los documentos. A menudo, nos

criterios que ha empleado y, por tanto, son incapaces de localizar con

Riesgos de una inadecuada gestin documental

La falta de evidencias o pruebas documentales en caso de conflicto o litigio.

El tiempo excesivo empleado en la bsqueda de documentos.

La demora en la tramitacin de los asuntos de los clientes.

La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la proteccin de

La congestin de papeles en los despachos.

La repeticin de tareas ya efectuadas.

La repeticin de tareas ya efectuadas.

Los sobresaltos y un mal ambiente de trabajo.

Los gastos incontrolados en artculos consumibles (tner de fotocopiadoras e impresoras,

Es muy importante valorar qu riesgos se corren y en qu medida afectan

Habitualmente se ha venido considerando la gestin de los documentos

6. Se almacenan copias en papel de documentos que tambin estn almacenados en el disco

Causas de una gestin documental ineficaz

Coordinacin poco efectiva entre las diferentes reas de trabajo. La documentacin se

No se han definido explcitamente normas y procedimientos de archivo. Cada rea de

Elaborar un plan o calendario de conservacin de los documentos, con el fin de

Establecer un sistema de transferencias documentales (circuito de los

La demora en la tramitacin de los asuntos de los clientes.

La falta de control de acceso a documentos confidenciales o sujetos a la

Falta de directrices para la gestin de los documentos electrnicos. A menudo la

No se han designado responsables de la gestin documental. El hecho de que no haya

Falta de formacin especfica de los recursos humanos. Aunque el personal est

Utilizacin inadecuada de las instalaciones de archivo. A veces se da una mala gestin

Mdulo 1: Qu es la gestin documental?

1.4. Beneficios de la gestin documental

A pesar de que cada da se le presta ms atencin, la gestin documental

Los documentos contienen informacin que es un recurso valioso y un importante activo

Mejorar la eficacia y la eficiencia en la gestin de los documentos contribuye a la mejora