INSTITUTO DE ESTUDIOS BANCARIOS GUILLERMO SUBERCASEAUX

Excel 2010 Unidad 1 Elementos de Excel

Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Si no has trabajado
nunca con Excel aqu puedes ver con ms detalle qu es y para qu sirve una hoja de clculo

Qu es y para qu sirve Excel 2010?

Excel 2010 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el conjunto
ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word,
Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan
de forma similar en todos los programas de Office.

Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula
donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un
papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes
encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil).

Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas
al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel
no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato yautomticamente Excel vuelve a
calcularlo todo.

Esto es importante cuando los clculos son un poco ms complicados, imagina que ests haciendo la declaracin
de la renta a mano y al final descubres un error, tendras que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel slo
tienes que corregir un dato.

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Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests
calculando lo que tendrs que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo
diferentes cantidades en el importe del prstamo para que veas lo que tendras que pagar en cada caso.

Vamos a ver otro ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B, C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la
columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la cinta de opciones puedes ver la frmula que se ha utilizado
=D11*0,19 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,19.

As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.

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Tambin puedes ver en este ejemplo cmo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, incluso
podramos haber puesto un grfico con el logotipo de la ferretera.
Otra cosa buena de Excel es queno es necesario saber matemticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es
suficiente con utilizar las operaciones bsicas. Por supuesto, si sabes matemticas mucho ms partido podrs sacar
de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel tambin es capaz de dibujar grficos a partir de los datos
introducidos, del estilo de los grficos en forma de torta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar
las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.
Ahora vamos a ver cules son los elementos bsicos de Excel 2010, la pantalla, las barras, etc., para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenders cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo
obtener ayuda, por si en algn momento no sabes cmo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estars en
disposicin de empezar a crear hojas de clculo en el siguiente tema.

1.1. Iniciar Excel 2010

Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar
Excel 2010.

- Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la

esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el
cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega
un men; al colocar el cursor sobre Todos los
programas, aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu computador; coloca el
puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre
Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y
se iniciar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botn cerrar
de Excel.

, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana

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Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que
tengas activa en ese
momento.
Hacer clic sobre el

men y elegir la opcin.

1.2. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales, as
conoceremos
los
nombres de los diferentes
elementos y ser ms
fcil entender el resto del
curso. La pantalla que se
muestra a continuacin (y
en general todas las de
este curso) puede no
coincidir exactamente con
la que ves en tu
computador, ya que cada
usuario puede decidir qu
elementos quiere que se
vean en cada momento,
como veremos ms
adelante.

1.3. La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de
la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que
puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como
veremos en la Cinta de opciones.
Contiene dos tipos bsicos de elementos:
- Los que muestran un panel justo a la derecha con ms opciones, ocupando toda la
superficie de la ventana Excel. Como Informacin o Imprimir. Al situar el cursor sobre
las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde oscuro. El color
permanecer al hacer clic para que sepas qu panel est activo.
- Los que abren un cuadro de dilogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor
sobre las opciones de este tipo observars que tienen un efecto verde claro. El color
slo permanece mientras el cursor est encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro
de dilogo abierto muestra el nombre de la accin en su barra de ttulo.
Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaa.

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1.4. Las barras

La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar y cerrar .

La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar
Rehacer

, Deshacer

Esta barra puede personalizarse para

aadir todos los botones que quieras. Para
ello haz clic en una opcin y aparecer
marcada. De igual forma, si vuelves a hacer
clic sobre ella se eliminar de la barra. Si
no encuentras la opcin en la lista que te
propone, puedes seleccionar Ms
comandos....

La cinta de opciones

La cinta de opciones es uno de los elementos ms importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del
programa organizadas en pestaas. Al pulsar sobre una pestaa, accedemos a la ficha.

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Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se
encuentran los distintos botones con las opciones disponibles.
Pero adems, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de
herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un grfico, dispondremos de la ficha Herramientas de
grficos, que nos ofrecer botones especializados para realizar modificaciones en los grficos.
- Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder
a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros semitransparentes. Para salir del
modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
- Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, para disponer de ms espacio de
trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.
Tambin puedes mostrar u ocultar las cintas desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona
derecha superior

La barra de frmulas
Nos muestra el contenido
de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la
celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La barra de estado

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Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de
trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar
rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas ms adelante.

1.5. La ayuda
Tenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel.
Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:
Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que
buscar la ayuda necesaria.

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