Partie 1 : De la comprhension de SAP lutilisation dans

le contrle de gestion
A Prsentation gnrale de SAP(Software Application Product)
1 Philosophie dun ERP
Un Erp (enterprise requirement planning) est ce que lon appelle plus communment un
systme intgr de gestion.
Il permet une entreprise de canaliser, scuriser, et unifier les flux financiers des diffrents
services qui la compose.
L o avant il y avait un systme pour la gestion des achats, un autre pour la comptabilit,
un troisime pour le contrle de gestion, il ny a plus quun seul progiciel.

Systme A
ACHATS

Transmission
dinformation
par interface
ou manuelle

Transmission
dinformation
par interface
ou manuelle

Systme C
Contrle
de gestion

Systme B
Comptabilit

Transmission
dinformation
par interface
ou manuelle

Dans lexemple ci-dessus, on voit un mode de fonctionnement o lentreprise utilise trois

systmes diffrents.
Linformation financire est donc la charge de chacun de ses services, avec ses mthodes
et conceptualisation du systme.
Le risque davoir une information peu fiable est lev. Chaque systme transmet lautre par
le biais dune interface ou manuellement les informations
La signification dun chiffre pour les achats peut tre interprt diffremment par la
comptabilit.
Enfin le fait de transmettre, vrifier et rassembler cette information est gnrateur perte de
temps.

Canaliser, scuriser et unifier

ACHATS

Comptabilit

Contrle
de gestion

Ces flux se retrouvent au sein dun mme produit, capable de restituer une information
scurise en temps rel, utilisable par tous en fonction de sa tche dans lentreprise.

2 Prsentation globale
SAP suit la logique de lERP voque au chapitre prcdent.
Il permet de rassembler au sein dun mme produit les diffrents flux financiers dune
entreprise.
Gnralement une entreprise lambda est alimente en flux financier par :
-

Un service achats
Un service des ventes
Un service de production (au sens cration de valeur ajoute)
Un service comptabilit
Un service contrle de gestion
Autres services : Ressources humaines ou juridique par exemple

Logique de flux financier dans une entreprise

PRODUCTION

Flux
entrant

ACHATS

COMPTABILITE

CONTRLE DE GESTION

VENTES

Flux
sortant

Les uns sont plus ou moins relis aux autres, et salimentent par un systme de vase
communicant.
Dans lexemple prcdent, on a :
Achats

Production

Achats

Production
Comptabilit

Relance
fournisseur

Vente
Contrle
gestion

Comptabilit

Vente

Contrle de
gestion
Cots
Entre et sortie Prix dachat Engagement de
matires
de stock
pour
dpense
premires
revente
avec marge
Valorisation
Prix
de Calcul du cot
des stocks
revient
de revient
Etat valoris
Relance
Cots
des stocks
client
analytiquement
imputs
Etats
des
Chiffres
stocks
daffaires

de
RECOIT LES INFORMATIONS ET LES TRANSFORME

Ce traitement de linformation financire soriente vers le bilan et le compte de rsultat.

Il reste une composante de gestion de trsorerie.
Dans SAP le schma prcdent se traduit de cette faon :

PRODUCTION
Module PP
ACHATS
Gestion
de trsorerie
TR

Module
MM

COMPTABILITE
Module FI

CONTRLE DE GESTION
Module CO

Ressources humaines
Module HR

VENTES

Module
SD

Chaque entit de lentreprise se dcompose en modules dfinis qui interagissent et

dialoguent en temps rel.

3 La logique de flux dans SAP

Nous avons brivement aperu les interactions des diffrents modules les uns sur les autres.
La logique de flux dans SAP rpond un ensemble dactions et de rponses lies un
processus.
Plutt que dessayer de comprendre la circulation des flux dans son ensemble, nous allons
nous focaliser sur un exemple : Processus dachat dune matire premire.
Dans notre cas le service achat dune entreprise commande une quantit de matire
premire afin de reconstituer son stock.
Voici ce qui se passe en terme de flux financier dans lentreprise et sa correspondance dans
SAP :

SERVICE ACHAT (module MM)

Contrle de
gestion
(module MM)

X tat du stock Bas

Y Lancement dune commande

Validation

Z Rception de la commande
SERVICE COMPTABILITE (module FI)

Y Avis
dengagement
de dpense
Z Annulation
engagement
de dpense

[ Mise jour des stocks

\ Constatation de la charge

INFORMATION ANALYTIQUE

] Mise jour donnes fournisseurs et paiement

SERVICE TRESORERIE (module TR)

\ Constatation
de la charge

Achats MM
X

Le responsable du
service constate un
niveau de stock
faible
Il
gnre
une
commande
de
matires premires
dans le systme

Z[\ Le

responsable
des achats reoit la
commande.
Il
enregistre
la
rception dans le
systme.
Les
stocks sont mis
jours

Contrle CO

Comptabilit FI

Trsorerie TR

Le contrle de
gestion valide cette
commande.
Le
systme enregistre
un engagement de
dpense dans CO
et
lance
la
commande
Lengagement de La provision est La prvision de
dpense
est comptabilise en dcaissement est
annule et une face du fournisseur constate
provision
du
montant
rceptionn
est
enregistre
La
comptabilit
reoit la facture et
fait
le
rapprochement
avec la commande

Le prestataire est
rgl. Les tats de
cash management
sont mis jour.

4 Positionnement du module de contrle de gestion dans SAP

La premire tentation serait de croire que le module de contrle de gestion est le centre du
systme car rceptacle de tous les cots.
Le centre du systme SAP se dplace en fonction de son utilisation et de son utilisateur.
Plutt que de situer le module CO sur une carte SAP, nous pouvons dire que ce dernier
possde un lien avec quasiment tout les autres modules, ce qui le diffrencie des autres.
Quoiquil en soit, le contrle de gestion se situe gnralement en tant que rceptacle de
linformation financire de lentreprise. Cest une entit part entire qui est au centre des
dcisions stratgiques au mme niveau que la communication et le marketing par exemple.
En rassemblant des donnes aussi htroclites que celles du marketing, de la finance, de la
communication, des ressources humaines, nous pouvons produire des indicateurs de
performance qui ne sont pas intgralement financiers. Nous entrons dans le domaine de la
Business Intelligence.

SAP ERP

Business Intelligence

PP
MM
HR
FI
SD

AM
TR

Donnes Marketing
Donnes Communication

CO
Entrept
de
donnes

Indicateur
de
gestion
et
de
performance

B Dcomposition et finalit du module de contrle de gestion

1 Fonctionnement simplifi
Le module de contrle de gestion CO, permet danalyser les flux financiers de
lentreprise, de les comparer un budget et de les mettre en forme pour communiquer sur
ces derniers.
Il analyse les charges et produits indpendamment et les rconcilie, et ce de faon plus ou
moins dtaille, en fonction des besoins de lentreprise.
Lanalyse part dune phase de budgtisation et met en face de cette dernire les cots rels ;
ce qui permet une analyse des carts et un rajustement de la politique financire de
lentreprise.
Le contrle de gestion dans SAP peut se dcliner en 5 grandes composantes :
-

Lanalyse des produits, voire du compte de rsultat

Le contrle des frais gnraux
Le contrle des cots par produit
Une composante de liaison entre le contrle de gestion et le reste des modules
La profitabilit des diffrentes entits de lentreprise

Analyse des produits

Rpartition des ventes, analyse du compte de rsultat

Contrle des cots gnraux

Contrle des cots par produit

Cette composante permet le contrle

Cette composante permet le contrle
des cots des fonctions supports :
des cots de la valeur cre
- Finance
par lentreprise :
- Marketing
Affectation des cots
- Fabrication dun objet
- Communication
- Service vendu
- Moyens gnraux

Composante de transfert

Natures comptables

Comptabilit
Ressources humaines

Achats

Transfert dinformation financire

Immobilisations

Ventes

Analyse
de
profitabilit

Dans les faits le module de contrle de gestion est aliment par la comptabilit. Le premier
vecteur commun entre ces deux univers est les comptes comptables, que nous nommons
natures comptables.
Lors du transfert des comptes comptables vers le contrle de gestion, ces derniers sont
regroups au sein de comptes analytiques. Ainsi les frais de rception et les transports de
personne sont intgrs une seule rubrique : Note de frais.
Nous avons ici des cots par nature comptable qui vont nous indiquer la dfinition de ce
cot. Ces natures comptables sont organis, comme le reste des lments que nous allons
tudier par la suite, en hirarchie.
Exemple de hirarchie de Natures comptables
Compte d'exploitation

personnel

Services extrieurs

64XXXX
Salaires et traitement

612XXX
Eau et lectricit

64YYYY
Charges patronnales

613XXX
Location

Nature comptable
Nud hirarchique

A cette dfinition du cots nous allons ajouter une information analytique, cest la
destination : Services marketing par exemple.
Le croisement de la destination et de la dfinition nous permet une analyse des cots
dtaille.
Toute la force du module de contrle de gestion repose sur cette double vision un niveau
plus ou moins dtaill.
Le vritable problme nest donc pas de produire linformation mais de savoir quelle
information produire.
Linformation produite permet dalimenter les frais gnraux, lanalyse du chiffre daffaires et
le contrle des cots par produits. Il existe en plus entre ces trois modules des passerelles
permettant de rpartir des cots sur dautre pour pouvoir analyser conomiquement la
rentabilit de lentreprise.
Les cots de marketing seront affects, en fonction de cls de rpartition, telle ou telle
production dans le but davoir un cot du produit englobant toutes les composantes de
lentreprise.

2 Analyse des produits

Lanalyse des produits dans SAP se fait gnralement par le biais du module des ventes. Ce
dernier, comme nous lavons vu antrieurement, alimente les produits en fonction de la
nature et de la destination.
Linformation analytique dcoule de :
-

ce que nous vendons

comment nous le vendons
o nous le vendons
a qui nous le vendons

La vente dans SAP se fera au travers dun article qui portera lors de la transaction ces
informations de nature et de destination et nous permettra d tablir notre reporting.
Ces informations ou axe danalyse sont multiples et peuvent aller jusqu une trentaine.
Lanalyse est de ce fait mallable dans plusieurs sens donc multidimensionnelle. Le
rceptacle de cette information se nomme objet de rsultat.
Les rgles de gestion des produits sont rgies par un primtre de rsultat.

Comment nous vendons

Correspondance
Ce que nous vendons

Magasin
O nous vendons

ARTICLE A
ARTICLE B

Dpartement
Pays
A qui nous vendons

Particulier
Professionnel

Analyse
Multidimensionnelle
de
linformation
sur
les
ventes

3 Analyses des charges

Lanalyse des charges dans SAP se fait au travers de deux composantes : lanalyse des frais
gnraux et lanalyse du cot des produits. Ces deux lments sont regroups et rgis au
sein dun primtre analytique.
Une entreprise peut avoir un ou plusieurs primtres analytiques, en fonction de ses
besoins.
La premire analyse dtermine le cot des fonctions support de lentreprise : cots
marketing, juridique, moyens gnraux, loyers. Elle peut se rpartir sur la seconde :
Imputation de m de loyers dans les services producteurs et donc dans le cot de revient du
produit.

3.1 Contrle des frais gnraux

Le contrle des frais gnraux seffectue par domaine de responsabilit au sein de ce que
SAP appelle des centres de cots.
Les centres de cots sont organiss au sein dune hirarchie analytique qui est univoque et
obligatoire. Cette hirarchie permet de fournir des donnes agrges.
Un centre de cot reprsente une entit organisationnelle de lentreprise de plus bas niveau
dans lentreprise.
Ces centres de cots peuvent se rpartir les uns par rapport aux autres en fonction de cls
(M par exemple) et peuvent tre configurs en fonction de la stratgie de lentreprise et
aussi de sa vision analytique.
Cest aussi et surtout llment de base du contrle des cots. Elle reflte lorganisation de
lentreprise.
Exemple de hirarchie de centres de cots
Socit A

Marketing

Technique

Finance et Administration

Centre Communication interne

Centre Atelier A

Centre Contrle de gestion

Centre Communication externe

Centre Atelier B

Centre Ressources Humaines

Centre campagne publicitaire

Centre de cot
Nud hirarchique

Centre Comptabilit

Les centres de cots sont donc un service ou une subdivision dun service. Ils restent trs
globaux et ne prsentent pas un niveau de dtail suffisant pour certains contrles des cots.
Afin de pallier ce manque de dtail et davoir un outil de contrle de gestion plus souple,
nous allons utiliser une autre sous-composante du module CO : les ordres internes.
Ces ordres permettent une budgtisation, un suivi, un contrle et une imputation des cots.
On distingue quatre familles dordres internes :
Les ordres de frais gnraux servent contrler les frais gnraux induits dans un
but particulier : campagne marketing ou encore pour suivre les cots de maintenance
et de rparation
Les ordres dinvestissement : servent au suivi des immobilisations
Les ordres avec produits : servent si le module de facturation SD nest pas mis en
place ou contrler des produits naffectant pas lactivit principale de lentreprise
(facturation de loyer par une holding par exemple)
Les ordres dabonnement : servent compenser les imputations analytiques et
permettent la constatations de charges calcules automatiquement (loyers par
exemple)

Ces ordres ne sont pas imputs indpendamment, mais sont lis dautres objets
analytiques pour pouvoir agrger les cots.
Lordre ou le centre de cots est renseign lors de lcriture comptable, dune commande de
matriels, de ldition dun bulletin de paie.
En rgle gnrale, les ordres se dversent en fin de priode sur les centres de cots ou les
objets de rsultat.
Tout comme les natures comptables ou les centres de cots, les ordres sont organiss en
hirarchie.
Exemple de hirarchie d'ordres
Socit A

Marketing

campagne publicitaire

Technique

Atelier B

Finance et Administration

Contrle de gestion

Campagne Asie

Maintenance

Fonctionnement

Campagne France

Remise aux normes

Projets SAP

Campagne USA

Ordre
Nud hirarchique

Nature

destination

Le contrle des frais gnraux en rsum

ABC

Une entit
organisationnelle

Un dtail dactivit :
- Une campagne marketing
- Un suivi de cots techniques

Compte comptable :
-Frais de rception
-Taxis

Un centre de cot :
- Imput directement
- Aliment par des ordres
- Organis en hirarchie
Un ordre interne :
- Imput directement
- Alimente les centres de cots
ou objet de rsultat
- Organis en hirarchie

Une nature comptable :

- accompagne obligatoirement
un ordre ou un centre
- Organise en hirarchie

3.2 Contrle des cots par produit

Le contrle des cots par produit traite des diffrents aspects de la budgtisation et des
cots rels induits par la fabrication des produits vendus et / ou services.
Ce contrle des cots par produit se divise en trois catgories :
-

Le calcul du cot de revient par produit

Le calcul analytique des supports de cots qui utilise un nouveau type dordre : les
ordres de fabrication
Le calcul du cot de revient rel

Le calcul du cot de revient par produit :

Le calcul du cot de revient par produit permet une approche plutt externe au module de
contrle de gestion. Si le module de production (PP) est mis en place, les donnes peuvent
tre directement recueillies via les nomenclatures par exemple, dans le cas contraire un
fichier dalimentation externe ou une saisie manuelle peut lalimenter.

n
ti o e
a
u
t
en atiq ier
m
i
Al tom fich
au ar
p

Al
im
M en
an ta
ue tio
lle n

Calcul du cot
de
revient
par produit

Alimentation
via
Module PP

Cette mthode de calcul permet de savoir combien cotera la fabrication dun produit ou dun
service en fonction de donnes propre lentreprise (donnes objectives) mais aussi laide
de donnes subjectives (saisie manuelle). Le but est de pouvoir avoir un point de
comparaison avec dautres calculs de cot de revient peut-tre plus proches de la ralit ou
plus ralistes, voir mme rels.
Le calcul du cot de revient par produit permet dapporter des rponses des questions du
type : peut-on produire ce niveau de prix ? Qui influence le plus le cot ?
Cest un vritable sous module de rflexion autour de la notion de prix de revient.

Le calcul analytique des supports de cots :

Le calcul analytique des supports de cot suit une logique de budgtisation. En effet les
cots sont collects au sein de supports de cots qui peuvent tre par exemple des ordres
de fabrication, ou de commandes client
Ces supports de cots collectent linformation au niveau du prvisionnel (budget), sont
rvalus (actualiss) et en clture de priode permettent une comparaison entre les cots
raliss et les cots prvus, ou encore un calcul des en-cours de fabrication.

BUDGET

REEL

Ordre de fabrication

Actualis

Collecte les cots induits

au fur et mesure
de la production

Clture

Prvisionnel

Cots directs :
- Matires premires
- Salaires

Imputations des cots

additionnels

alimente
alimente
Cots additionnels :
- Frais gnraux
- Fonctions supports

La diffrence permet de calculer les carts et de les analyser

Les oprations de clture permettent aussi un transfert dinformations au centre de cots et
lanalyse du compte de rsultat.
Le calcul du cot de revient rel
Le calcul du cot de revient rel est directement li aux articles du module de vente et
permet une mise jour des donnes relles. La valorisation relle vue prcdemment sert
alors de base pour un rajustement de prix en fonction des mouvements de stock sur la
priode.
On utilise en fait tout ou partie du calcul analytique des supports de cots pour avoir un prix
de nos articles au plus juste.

3.3 Mthode de contrle des cots

Dans SAP, le contrle des cots peut seffectuer de faon automatique grce aux ordres.
Ces derniers sont chargs dun budget en dbut danne.
Lorsque lon veut passer une commande sur un ordre via le module MM, on peut paramtrer
diffrentes ractions du systme la demande de dpenses en fonction dun domaine de
responsabilit, dun montant ou dun pourcentage du budget.
Le domaine de responsabilit inclus un circuit de validation de la dpense. Les montants et
les pourcentages sont eux des dclencheurs de circuit de validation.
Exemple :

Domaine de responsabilit
Monsieur A responsable
entre 0 et 2000 euros
Monsieur B responsable
entre 2000 et 10000 euros
Monsieur C responsable
suprieur 10000 euros
Et 80% du budget dpass

lments dclencheurs
montant
entre 0 et 2000 euros
montant
entre 2000 et 10000 euros
montant
suprieur 10000 euros
80% du budget dpass

Achats

Budget

% restant budget

1) Produit A
2) Produit B
3) Produit C
4) Produit D
5) Produit E

100000
98500
38500
28500
19500

100%
98.5%
38.5%
28.5%
19.5

Montant

1500
60000
10000
9000
1000

Validation

Monsieur A
Monsieur C
Monsieur B
Monsieur C
Monsieur C