NDICE

1. RESUMEN
EJECUTIVO
..
3
2. INTRODUCCIN
.......
5
3. OBJETIVOS

6
4. ALCANCE

6
5. ANLISIS
DEL
PROCESO
7
5.1
Nombre
del
proceso
7
5.2
Objetivo
del
proceso
7
5.3
Clientes
Internos
/
Clientes
Externos..
7
5.4
Indicadores
de
Gestin
. 8
5.5
Normativa
.
8
5.6
Costos
Involucrados

8
5.7
Resumen
de
actividades
del
proceso
actual
de
Facturacin.. 9
5.8
Anlisis
para
el
mejoramiento
del
proceso
11
5.9
Uso
creativo
de
TI
. 12
5.10
Resumen
de
actividades
de
proceso
mejorado. 13
5.11
Diagrama
de
flujo
del
proceso
mejorado. 14
5.12
Comparacin
del
proceso
actual
versus
el
proceso
mejorado
15
1

6. CONCLUSIONES
. 16
7. RECOMENDACIONES
. 16
ANEXO
. 17

1. RESUMEN EJECUTIVO
La empresa Mercutech S.A. es una empresa que se dedica al traslado de
valorados a nivel nacional y cuenta con 15 sedes en el pas. Estas sedes deben
validar la informacin de la zona de entrega de los documentos para asegurarse
que la tarifa que se aplicar sea la correcta, ya que estas estn catalogadas por
zonas. Esta informacin es enviada por el rea de operaciones en un reporte (prefacturacin) l rea de facturacin para que esta emita las facturas respectivas.
El proceso de facturacin de la empresa Mercutech S.A. tiene muchos procesos
manuales actualmente que dificultan su ejecucin, teniendo como consecuencias
demoras y errores ala ingresar la informacin.
El 82% de los reclamos del rea de facturacin proviene de quejas por la demora
en la facturacin.

En el proceso actual se detect que el tiempo de actividad es de 441 minutos

(7.35 horas), mientras que el tiempo de ciclo es de 3,933 minutos (65.55 horas),
teniendo 3,492 minutos (58.20 horas) que no generan valor agregado a la
empresa.
Del anlisis del grafico de control, se obtuvo que el proceso est fuera de control
y que los indicadores cp y cpk (cp = 0.13 y cpk =0.10), indican que hay grave
problema de variabilidad, a pesar de que si existe una buena centralidad.

La propuesta de mejora se basa principalmente en modificaciones en el software

para evitar realizar labores manuales, lo que significara reducir el tiempo de
actividad a 122 minutos (2.03 horas) y el tiempo de ciclo total del proceso a 1,690
minutos (28.16 horas), todava emitirn demoras equivalentes a 1,568 minutos
(26.13 horas) pero que representan un 43% menos con relacin al proceso actual.
El ahorro que se podra lograr mejorando el proceso asciende a S/. 7,692
mensuales si se siguen las recomendaciones de la mejora de proceso, lo que al
ao representacin S/, 92, 304; adicionalmente a que la productividad del
personal mejorara ya que podran realizar tareas que le generen mayor valor
agregado a la empresa en ese tiempo disponible.

2. INTRODUCCIN:
El presente trabajo, se basa en el anlisis de procesos, para lo cual se emplearon las
diversas herramientas de calidad aprendidas a lo largo del curso.
En este caso, se analizar el proceso de facturacin de la Empresa Mercutech S.A. el
cual ha presentado constantes quejas de sus clientes por la demora en la emisin de
las facturas.
Mercutech S.A. es una empresa que se dedica al traslado de valorados a nivel
nacional y cuenta con 15 sedes en el pas. Estas sedes deben validar la informacin
de la zona de entrega de los documentos para asegurarse que la tarifa que se
aplicar sea la correcta, ya que estas estn catalogadas por zonas. Esta informacin
es enviada por el rea de operaciones en un reporte (pre-facturacin) l rea de
facturacin para que esta emita las facturas respectivas.
La decisin del anlisis se bas en los problemas presentados en el rea de
facturacin, determinndose a travs de un anlisis de Pareto, que el principal
problema era la demora en la entrega de las facturas a los clientes.
Despus de realizado el anlisis se presenta una propuesta de solucin para eliminar
o mitigar las quejas de los clientes, acompaadas de las respectivas conclusiones
recomendaciones.

3. OBJETIVOS:
Analizar el proceso de facturacin de Mercutech S.A. e identificar el o los cuello de
botella que hacen que el proceso no funcione como debiera.
Proposicin de Flujo mejorado para minimizar los tiempos que no generan valor.
4. ALCANCE
El presente anlisis est dirigido al rea de facturacin de Mercutech S.A., Sede
Central y sucursales que intervienen en el proceso de facturacin.

5. ANLISIS DEL PROCESO

5.1

Nombre del proceso:

El nombre del proceso es: Facturacin
Para definir este proceso, se realiz un anlisis de Pareto sobre los
principales problemas encontrados en el rea:

5.2

Objetivo del proceso:

El objetivo del proceso es emitir las facturas para los clientes en un plazo
determinado, el cual se fij en 10 horas.

5.3

Clientes Internos / Clientes Externos:

Clientes Internos: Personal de Operaciones
Operaciones Sucursales y Facturacin.

Central,

Personal

de

Clientes Externos: Clientes que reciben las facturas.

5.4

Indicadores de Gestin:

Los indicadores de gestin que se utilizan en el rea son:

Eficiencia de emisin:
7

Nmero de das en emitir factura

Nmero de das establecidos para emitir factura
Errores en emisin de factura:

Nmero de errores en facturas

5.5

Normativa:

Las normativas que se aplican al actual proceso de facturacin son:

Procedimiento de facturacin
Res. N 300-2014-SUNAT, nueva norma
electrnicas y otros comprobantes de pago.

5.6

sobre

emisin

de

facturas

Costos Involucrados:

El principal costo involucrado en este proceso es el costo de mano de obra del

personal administrativo que realiza las labores. Se asume que todos tienen el
mismo sueldo.

5.7
Resumen de actividades del Proceso Actual de Facturacin:
En base a las actividades que se realizan en el proceso actual de
facturacin, se calcul el tiempo de ciclo de cada actividad:

Se puede visualizar que el tiempo de actividad total del proceso de

facturacin es de 441 minutos equivalentes a 7.35 horas, el tiempo de ciclo
total del proceso es de 3,933 minutos que equivalen a 65.55 horas,
teniendo un tiempo perdido de 3,492 minutos que dan un total de 58.20
horas que no generan valor a la empresa.
Se realiz el anlisis del proceso actual a travs de una grfica de control y
los indicadores de capacidad. Se tomaron 10 muestras de las 15 sucursales
que realizan el proceso para 1 solo cliente (Los datos se encuentran en el
anexo 1)

De la grfica y los indicadores se puede ver que el proceso actual est fuera de
control, por lo que es necesario revisar e proceso y mejorarlo.

5.8

Anlisis para el mejoramiento del proceso:

Proceso de Facturacin Actual:

10

 Actividades que no generan valor:

11

Las siguientes actividades que no generaban valor fueron identificadas en el

proceso y se procedi a eliminarlas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
5.9

Bajar data de Software a archivo Excel

Separar informacin por Sucursal
Enviar informacin a cada Sucursal va email
Enviar informacin completa a Operaciones Central va email
Consolidar informacin
Enviar archivo excel al rea de Facturacin
Recibir y fijar tarifas en archivo excel
Ingresar montos a Software de Facturacin

Uso creativo de TI

Actualmente Mercutech S.A. emplea dos softwares de gestin (Software de

operaciones y Software de facturacin) y Microsoft excel para realizar el proceso.
En base al anlisis realizado, se sugiere automatizar el proceso de facturacin
realizando mejoras en los mismos softwares que actualmente se utilizan.
Con respecto al software de operaciones, este debe modificarse para que las
sucursales puedan realizar los cambios en el mismo software y no bajar la
informacin a un archivo excel, ya que la informacin se encuentra en la base de
datos y todas las sucursales estn interconectadas a nivel nacional.
Tambin se deber generar un archivo excel con el consolidado de la informacin
de operaciones (pre-facturacin) para que sea bajado y cargado en el software de
facturacin.
Finalmente el software de facturacin deber ser modificado para que acepte la
carga del archivo excel del software de operaciones y tambin deber colocar las
tarifas automticamente para que se emitan las facturas

5.10

Resumen de actividades de proceso mejorado

Se detallan las actividades del proceso mejorado:

12

Se puede visualizar que en el proceso mejorado de Facturacin, tenemos un

tiempo de actividad total de 122 minutos equivalente a 2.03 horas, el Ciclo total
del proceso es de 1,690 minutos que equivalen a 28.16 horas, teniendo un tiempo
perdido de 1,568 minutos que dan un total de 26.13 horas que no generan valor a
la Empresa.
Al realizar estos cambios, tambin genera un ahorro para la empresa que se pude
cuantificar por las horas hombres que se utilizaban y que no generaban valor:

El ahorro total cuantificado en soles es el siguiente:

5.11

Diagrama de Flujo del proceso mejorado

13

14

5.12

Comparacin del proceso actual versus el proceso mejorado

Proceso de Facturacin Actual

1. Bajar data de Software a archivo
Excel
2. Separar informacin por Sucursal
3. Enviar
informacin
a
cada
Sucursal va email
4. Validar y completar informacin
5. Enviar informacin completa a
Operaciones Central
6. Es conforme la informacin? Si la
informacin es conforme pasar a
la actividad 7, de lo contrario
regresar a la actividad 5.
7. Esperar informacin de todas las
sucursales
8. Consolidar informacin de todas
las Sucursales
9. Enviar archivo consolidado en
excel al rea de Facturacin
10.Recibir y fijar tarifas en archivo
Excel
11.Ingresar
montos
e
imprimir
facturas
en
Software
de
Facturacin
12.Enviar facturas a Cliente
13.Recepcionar facturas e Software a
archivo excel
Separacin y envo de informacin a
todas las sucursales de forma manual
para la validacin de la misma.
Fijacin de tarifas en excel e ingreso
de montos en Software de Facturacin
manualmente para impresin de
facturas.

Proceso de Facturacin Mejorado

1. Dar orden para inicio de prefacturacin
2. Validar y completar informacin
3. Esperar informacin de todas las
sucursales
4. Bajar y enviar archivo de texto al
rea de Facturacin
5. Cargar archivo
a Software de
Facturacin
6. Imprimir facturas
7. Enviar Factura a Cliente
8. Recepcionar Factura

Utilizacin
de
Software
de
operaciones para la validacin de la
informacin.
Impresin directa de facturas pues el
Software de Facturacin incluye las
tarifas y calcula los montos a facturar.

15

6. CONCLUSIONES
El proceso de facturacin esta fuera de control.
Existe mucho trabajo manual y demoras al momento de realizar la facturacin.
Los registros manuales pueden ocasionar errores graves al momento de facturar.
No existe un control sobre el tiempo para realizar el proceso de facturacin.

7. RECOMENDACIONES
Se recomienda que se realicen mejoras en los softwares de operaciones y facturacin
para optimizar los tiempos del proceso y eliminar tiempo ocioso.
Lo recomendable es en una segunda etapa utilizar un ERP que tenga integradas todas
las reas de la empresa.
Se sugiere establecer plazo para la ejecucin del proceso de facturacin a las sucursales
y llevar un control del mismo.

16

ANEXO
DATOS DE GRFICA DE CONTROL

17