Postgrado | Especializacin en Gerencia de Servicios

DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACIN Y CLASIFICACIN

Durante los ltimos aos los sistemas de informacin constituyen uno de los
principales mbitos de estudio en el rea de organizacin de empresas.

El

entorno donde las compaas desarrollan sus actividades se vuelve cada vez ms
complejo. La creciente globalizacin, el proceso de internacionalizacin de la
empresa, el incremento de la competencia en los mercados de bienes y servicios,
la rapidez en el desarrollo de las tecnologas de informacin, el aumento de la
incertidumbre en el entorno y la reduccin de los ciclos de vida de los
productos originan que la informacin se convierta en un elemento clave para
la gestin, as como para la supervivencia y crecimiento de la organizacin
empresarial.

Si los recursos bsicos analizados hasta ahora eran tierra,

trabajo y capital, ahora la informacin aparece como otro insumo fundamental

a valorar en las empresas.

A la hora de definir un sistema de informacin existe un amplio abanico de

definiciones. Tal vez la ms precisa sea la propuesta por

Andreu, Ricart y

Valor (1991), en la cual un sistema de informacin queda definido como: conjunto

formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada
de acuerdo a las necesidades
distribuyen

de

la empresa,

recopila,

elabora

selectivamente la informacin necesaria para la operacin de

dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondientes,

apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios
para desempear funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia.

Todo sistema de informacin utiliza como materia prima los datos, los cuales
almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final informacin, la
cual ser suministrada a los diferentes usuarios del sistema, existiendo adems un
proceso de retroalimentacin o feedback, en la cual se ha de valorar si la

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informacin obtenida se adecua a lo esperado (Ver figura 1).

Otra definicin de sistema de informacin seran las propuestas por K y J

Laudon (1996), para los cuales un sistema de informacin es aquel conjunto
de

componentes

interrelacionados

que

capturan,

almacenan, procesan y

distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, anlisis y

visin de una organizacin.

Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un
sistema de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en
general cualquier agente de la organizacin empresarial que utilice la informacin
en su puesto de
hardware

trabajo)

tecnologas

los

equipos

(informticos,

software,

de almacenamiento de la informacin y de las

telecomunicaciones).

En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas de

informacin se piensa en un primer
en

los

programas

informticos.

momento tanto los ordenadores como

Una

empresa

puede

adquirir

nuevos

ordenadores, instalar nuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una

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pgina web, realizar comercio electrnico, pero ello no implica que exista
en su organizacin un sistema de informacin.

Un sistema de informacin

abarca ms que el aspecto meramente computacional, pues no slo hemos de

tener en cuenta estas herramientas, sino tambin el modo de organizar dichas
herramientas y de obtener la informacin necesaria para el correcto funcionamiento
de la empresa.

Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseer

conocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que
pueden utilizarse en la empresa,

como del modo de organizarlas. Para ello

en primer lugar tendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el

tipo de organizacin para posteriormente establecer las necesidades de
informacin y adquirir las herramientas necesarias para el desarrollo del sistema
de informacin.

Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cuales se

resumen a continuacin:

- apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacin

ha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para su
correcto

funcionamiento.

La

informacin

manejada

abarcar

desde

la

actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso de

planificacin a largo plazo de la empresa.

proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de

la empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por la

organizacin.

Los

sistemas

de informacin

abarcan

a todos

los

departamentos de la empresa y a la gestin global de la organizacin.

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adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la

empresa: conforme
surgen

la

empresa

va

creciendo

desarrollndose,

nuevas necesidades de informacin que han de ser satisfechas por

el sistema de informacin,

evolucionando

este

ltimo

adecundose

a las nuevas circunstancias del entorno.

interactuar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo

que estos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades

de un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas de
informacin constituyen un punto clave en el xito o fracaso.

Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de informacin ha

de ser capaz recibir y procesar los datos del modo ms eficaz y sin errores,
suministrar los datos en el momento preciso, evaluar la calidad

de los datos

de entrada, eliminar la informacin poco til evitando redundancias, almacenar

los datos de modo que estn disponibles cuando el usuario lo crea
conveniente, proporcionar seguridad evitando la perdida de informacin o la
intrusin de personal no autorizado o agentes externo a la compaa y generar
informacin de salida til para los usuarios de sistemas de informacin,
ayudando en el proceso de toma de decisiones.

A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una gran variedad

de criterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologas de
sistemas de Informacin que nos podemos encontrar:

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Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996). En

ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentes
niveles de la organizacin empresarial.

La organizacin consta de 4 niveles

bsicos: un nivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin,

un nivel del conocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo
de

la

informacin

(generalmente el departamento de informtica), un nivel

administrativo (abarcara a los gerentes intermedios de la organizacin) y un

nivel estratgico (la alta direccin de la empresa).

Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin

de sistemas de informacin:

a)

Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO):

sistemas

informticos encargados de la administracin de aquellas operaciones diarias

de rutina necesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas,
seguimiento de pedidos, auditora, registro y datos de empleados).
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Estos

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sistemas generan informacin que ser utilizada por el resto de sistemas

de informacin de la compaa siendo empleados por el personal de los niveles
inferiores de la organizacin (Nivel Operativo)

b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC):

aquellos sistemas

de informacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin en

la

creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa

(estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel de

conocimiento.

c)

Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO):

sistemas

informticos empleados para incrementar la productividad de los empleados que

manejan la informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador
de textos, agendas electrnicas, hojas de clculo, correo electrnico,...); se
encuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que los
Sistemas de Trabajo del Conocimiento

d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA):

sistemas

de informacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin,

control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividades
ordinarias (control de inventarios, presupuestacin anual, anlisis de las
decisiones de inversin y financiacin).

Son empleados por la gerencia y

directivos de los niveles intermedios de la organizacin.

e)

Sistemas para el soporte de decisiones (SSD):

sistemas

informticos interactivos que ayudan a los distintos usuarios en el proceso de

toma de decisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la
resolucin de problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de

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precios y beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados

por la gerencia intermedia de la organizacin.

f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG):

nivel

estratgico

de

la

organizacin

sistemas de informacin a

diseados

para

tomar

decisiones

estratgicas mediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son

utilizados por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la
estrategia general de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos,
plan de operaciones, planificacin de la mano de obra).

Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn

las diferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y
produccin, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Para cada una de

estas reas existe un conjunto especifico de aplicaciones informticas y

equipos, los cuales han de estar coordinados entre s. Si ello no se realizara,
una empresa tendr problemas de intercambio de datos entre las diferentes
reas, aparecer la existencia de redundancia de datos y la existencia de
ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Por ello resulta clave la
correcta planificacin y desarrollo de los sistemas de informacin tal como veremos
en los apartados posteriores.

REFERENCIA

HERNANDEZ, Alejandro. LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: EVOLUCIN Y

DESARROLLO. Departamento de Economa y Direccin de Empresas
Universidad de Zaragoza. Espaa.

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