Manual Inventario Fisico - 2015

Manual de Usuario Inventario Fsico
Mdulo MM
Octubre 2015
Versin 3.0
Fecha
Versin
Modificado Por
Comentario
22/10/13
2.0
Fabio Gmez
Manual de Usuario en Etapa de Elaboracin
INVENTARIO FISICO << V1 >>

MODULO: <<MM>>
Fecha primera Edicin
Actualizado 20/12/2010
22/10/2009
ELABORADO POR :<< Fabio Ivn Herrera >>
Manual de Usuario Inventario Fsico, Mdulo MM

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Contenido
1
2
3
4
OBJETIVOS...................................................................................................................... 3
PROCESOS QUE IMPACTA EL MANUAL........................................................................4
AUDIENCIAS.................................................................................................................... 5
SELECCIN DE MATERIAL A INVENTARIAR..................................................................6
4.1
MATERIA PRIMA.....................................................................................................6
4.1.1
ACCESO DIRECTO A LA TRANSACCIN......................................................6
4.2
VISULIZAR STOCKS EN ALMACEN POR MATERIAL...........................................6
5. PROCESO INVENTARIO FISICO.....................................................................................8
5.1 GENERACION PLANILLA.............................................................................................8
5.1.1 GENERACIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL......8
5.2.
IMPRESIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL.........14
5.3.
PLANILLAS EN BLANCO......................................................................................16
5.4
CONTROL DOCUMENTO DE INVENTARIO Y MANEJO PLANILLAS EN
BLANCO........................................................................................................................... 18
A) CREAR LOTES NUEVOS.....................................................................................18
B) MODIFICACIN DOCUMENTO ORIGINAL..........................................................22
5.5
REGISTRAR CONTEO.........................................................................................26
5.5.1
ENTRAR RECUENTO INVENTARIO.............................................................26
5.6
ANALISIS PRIMER CONTEO Y GENERACIN PLANILLAS SEGUNDO
CONTEO........................................................................................................................... 28
5.7
REALIZAR ANALISIS DIFERENCIAS CONTEO 1, CONTEO 2 REFERENCIA.. . .36
6. CASOS PARA STOCK ESPECIALES...............................................................................37

MODULO: <<MM>>
22/10/2009

MODULO: <<MM>>
22/10/2009

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
1 OBJETIVOS
Describir los pasos a seguir para la elaboracin del inventario fsico de materia
prima, materia prima cortada, producto semielaborado, producto terminado,
mercadera, insumos de fabricacin, repuestos y consumibles, en un centro
logstico o almacn.
Conocer la secuencia lgica definida para la generacin e impresin de planillas

para el conteo fsico, registro de conteos y contabilizacin de diferencias de
inventario.
Este manual le permitir conocer la interaccin al momento de la elaboracin de

los inventarios con los diferentes mdulos de Ventas (SD), Produccin (PP),
Mantenimiento (PM), Calidad (QM), Costos (CO), Customer Service (CS),
Proyectos (PS) y Finanzas (FI).
aprender y ejecutar las transacciones necesarias para la generacin de la

informacin, verificacin y actualizacin del kardex de los diferentes materiales
controlados en el inventario y centralizados en los diferentes almacenes de los
centros logsticos definidos dentro del Mdulo MM cuando se definan realizar
conteos o verificaciones.
Conocer herramientas que permitan la generacin de inventarios por centros

logsticos, almacenes, tipos de materiales, grupo de artculos o material.

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
2 PROCESOS QUE IMPACTA EL MANUAL

Este manual aplica para el Mdulo de Manejo de Materiales (MM)

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
3 AUDIENCIAS
Este manual aplica para los siguientes cargos:
Gerente de logstica, Coordinador de costos, Asistente de

Costos, Jefe de inventarios, Supervisor de almacn, Auxiliar de
Inventarios.

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
4 SELECCIN DE MATERIAL A INVENTARIAR

4.1
4.1.1
MATERIA PRIMA
ACCESO DIRECTO A LA TRANSACCIN
1Haga clic en
2Haga clic en
3Haga clic en
4Haga clic en
5Haga clic en
6Haga doble-clic en
.
.
.
Eterna cuenta con un centro logstico en el cual se encuentran definidos los almacenes que identifican
por su primer digito la planta a la cual corresponden.
Para el caso especfico del almacn general se tienen los siguientes almacenes:
Cdigo almacn
0101
Nombre almacn
Materia prima Plsticos
0201
Materia prima Cauchos
0501
Materia prima Ltex
0701
Materia prima Lquidos
0801
Materia prima Fibras y Paos
0901
Materia prima Infantil
Materiales almacenados
MP utilizadas para la fabricacin de SE y PT de
inyeccin Plstico 0103 y 0161
Moldeo, Caucho Extrusin y plstico Extrusin.
0211-0212-0221-0222-0223-0224-0225-02310232-0241-0242-0243
ltex 0502-0503-0504 y 0545
Lquidos. 0711 a 0720-0740 y 0747
MP utilizadas en la fabricacin de SE y PT de
Fibras y Paos. 0803 y 0848
MP utilizadas en la fabricacin de SE y PT de
Infantil. 0902 y 0949
La MB52 se generara teniendo en cuenta:

Centro logstico
Almacn
Tipo de material y
Grupo de artculos
Estos parmetros se deben tener en cuenta para facilitar la generacin de planillas por grupos de
artculos en la MI31 y as facilitar la toma fsica en cada uno de los almacenes.
Si el Almacn, tipo de material, grupo de artculos es ms de uno (1) se debe utilizar la flecha de
seleccin mltiple.

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
4.2
VISUALIZAR STOCKS EN ALMACEN POR MATERIAL
TX MB52
7Complete / revise los campos siguientes:

Nombre del Campo
Material
R/O/C
R
Centro
Almacn
Tipo de material
Grupo de artculos
Haga clic en
Descripcin
Descripcin de Material.
Ejemplo: 111101
Descripcin de Centro.
Ejemplo: 1200
Descripcin de Almacn.
Ejemplo: 0211
Descripcin del tipo de material
Ejemplo: ROH, ZROH
Descripcin de grupo de artculos.
Ejemplo: 10102 activantes
Visualizar stocks en almacn por material
10

MODULO: <<MM>>
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5. PROCESO INVENTARIO FISICO

5.1 GENERACION PLANILLA
Transacciones
MI31
Documento para inventario sin stock especial
MI01
Documento de inventario individual
MIE1
Documento para inventario pedido cliente
MIO1
Documento para inventario stock Material fcilit. al proveedor.
5.1.1 GENERACIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL

Ingrese a la transaccin MI31
Esta transaccin se utiliza para crear los documentos (planillas) para el conteo fsico
de los materiales. Se puede crear el documento por material, grupo de materiales,
almacn, grupo de almacenes, tipo de material y centro o rango de centros...
Despliegue la flechasegn stock
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Complete los siguientes campos:

Material: elija el material o materiales a inventariar.
Centro: elija el centro logstico a inventariar: 1200 Centro Eterna
Almacn: Elija el almacn a inventariar. Ejemplo Dosificacin 0211
Tipo de material: Aplica si desea realizar inventario a un tipo de material en
especfico. Materia prima, Mercadera, consumibles, mercadera. Nacional etc.
Grupo de artculos: Aplica si desea realizar inventario a un grupo especifico de
artculos; acero herramienta trabajo en frio, acero herramienta trabajo en caliente.
Materiales con peticin de borrado: Indique el flat de materiales con peticin de
borrado.
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Despliegue el matchcode en
caso de requerirlo para ampliar
la seleccin.
Genere siempre el documento

en batct imput para comparar
con TX mb52
Utilice la cantidad de
posiciones mxima (300)
Complete la seleccin de stock.
En solo materiales en stock cero

En libre utilizacin
En control calidad
En bloqueado
Incluir materiales inventariados

Incluir lotes inventariados
Complete los campos de cabecera.
Recuerde que el inventario va a ser digitado y contabilizado el 31 de diciembre de

2015
Bloquee la contabilidad para que no se efectu ningn movimiento de material.
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MODULO: <<MM>>
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Coloque una referencia de inventario: Este campo es til para llamar un grupo de
documentos de inventario, por ejemplo ETERNA primer conteo ET CONTEO 1 y se
debe colocar a todos los documentos de primer conteo. Segundo conteo ET
CONTEO 2.
Ejecute
Aparecen los tems inventariados y documentos generados.
Recuerde verificar el resultado generado en Batch-imput contra el listado generado

por la tX MB52 con los mismos parmetros. Si los tems son los mismos genere
nuevamente la TX MB 31 pero con el falg de:
Crear documentos
directamente
El resultado ser:
14

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5.2.
-
IMPRESIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL.

Ingrese a la transaccin ZMI21.
Digite los (el) nmero de documentos de inventario a imprimir.

Ejecute, aparece la pantalla de impresin.
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Imprima, en la planilla aparecern los siguientes datos.
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MODULO: <<MM>>
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Ordenados por material...
5.3.
PLANILLAS EN BLANCO
A cada documento de inventario para primer conteo se debe adjuntar una planilla en
blanco. Con las siguientes caractersticas.
5.4 CONTROL DOCUMENTO DE INVENTARIO Y MANEJO PLANILLAS EN

BLANCO.
Para manejo de documentos se recomienda por referencia generar un documento
de inventario con su planilla en blanco respectiva.
Antes de digitar el conteo la mesa de control debe revisar si se encontraron tems en
la planilla en blanco.
Estos deben ser notificados al auxiliar de inventarios quien deber:
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
A) CREAR LOTES NUEVOS
8Haga clic en
9Haga clic en
10Haga clic en
11Haga clic en
12Haga clic en
13Haga clic en
14Haga clic en
15Haga doble-clic en
.
.
.
Crear lote
Digite el cdigo del material

Digite el lote a crear
Digite el centro log.
Digite el almacn
16Haga clic en
.
Asig. autom. de nmeros de lote
18

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
17Haga clic en
Crear lote
18Haga clic en
Crear lote
19

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Tipo de Material: 19Haga clic en
20

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
20Haga clic en
2122
El sistema despliega el mensaje, "
".
a. Ha concluido esta transaccin.
B) MODIFICACIN DOCUMENTO ORIGINAL
Ingresar los lotes creados al documento de inventario de la referencia.

-
Ingrese a la transaccin MI02
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MODULO: <<MM>>
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Digite el nmero de documento de inventario generado para esta referencia.
Vaya al men tratar => posiciones nuevas.

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MODULO: <<MM>>
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Digite el cdigo del material y el lote que se cre por txt MSC1N
Estos tems aparecern en la Documento original en las ltimas posiciones.
Actualice la planilla en blanco con los datos de posicin.
El auxiliar de inventarios debe devolver a mesa de control con las posiciones que se
generaron para ser digitada la planilla con las posiciones nuevas.
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
5.5 REGISTRAR CONTEO

23Haga clic en
24Haga clic en
25Haga clic en
2627Haga clic en
28Haga doble-clic en
5.5.1
.
.
.
.
ENTRAR RECUENTO INVENTARIO
24

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Para avanzar de pgina utilice la tecla AV Pg.

Cuando el inventario fsico es cero se dejan lo campos vacios y se activa 29el flat
en .
La digitacin de un documento se puede realizar de forma parcial hasta completar la
totalidad
30Haga clic en
Si falta notificar alguna posicin vuelva a entrar al documento.

El sistema despliega el mensaje,
"
".
5.5.2. ENTRAR RECUENTO INVENTARIO PDA
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MODULO: <<MM>>
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Aplica para sucursales con desarrollo control de pisos.

Para registrar conteo de material
Ingreso a PDA
La pantalla inicial requiere un nmero de personal el cual para el inventario fsico de

Bogot Av. 68 es el de personal de materiales acompaantes.
En la siguiente pantalla ingrese a la opcin Inventario.
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MODULO: <<MM>>
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En la opcin Doc. Inventario ingrese el documento que aparece en la planilla

impresa No. Inv. y de la opcin Continuar.
Aparecer la siguiente opcin.

Empiece a leer las etiquetas con el laser de la PDA.
a) Con la tecla SCAN leer cada una de las etiquetas. Si el tem existe
fsicamente y en el sistema, aparecer un mensaje de Elemento registrado
b) Si el tem es ledo nuevamente aparcera un mensaje El material ya est
inventariado
c) Si el tem ledo no est en el documento de inventario aparecer un mensaje
El material no se encuentra en el documento de inventario En este caso se
analiza si es un tem de otra calidad almacenado incorrectamente el cual se
debe segregar. Si es de la misma calidad se registra en una planilla en blanco
con las caractersticas del material y las cantidades. Con esta informacin el
analista de Inventarios genera un nuevo lote para este material.
d) Una vez ingresado se genera un nuevo documento con los tems nuevos para
ser ledos inmediatamente con la PDA...
e) Una vez ledas todas las etiquetas de la calidad fsicamente se da terminar en
la PDA.
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MODULO: <<MM>>
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Para contabilizar el conteo ingrese a txt ZMI04
En esta transaccin debe ingresar el nmero de documento de inventario el ejercicio

y fecha en la cual debe quedar contabilizado el conteo de inventario. Dar enter.
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MODULO: <<MM>>
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En esta pantalla se muestra los tems que se contaron con la PDA. Haga una
pequea verificacin de los datos a ingresar.
De guardar al documento
Inicialmente debe dar la opcin no para que se contabilicen los tems contados. Y
luego repetir el proceso desde el inicio de la txt ZMI04 verificar que lo que quede se
lo que no se encontr. Guardar y dar Si.
5.6 ANALISIS PRIMER CONTEO Y GENERACIN PLANILLAS SEGUNDO
CONTEO.
-
Ingrese a la txt MI20
29

MODULO: <<MM>>
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Para anlisis indique el nmero de documento o documentos.

La seleccin de status indique los dos flat.
Variante de visualizacin /HTABTA.
Si desea generar analizar un grupo de referencia que haya creado en la planilla de
inventario por ejemplo referencia (BG CONTEO1) digite nicamente esta casilla.
Ejecute.
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Seleccione todos los flag. Ejecute.
Seleccione todos los flat. Ejecute.
31

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Revise que todas las posiciones estn en status contado.

Filtre por cantidad Dif. O Diferencia importe. Los que tengan diferencia.
32

MODULO: <<MM>>
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Filtrar en cant. Dif. o Importe dif. Diferente a 0
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Seleccione con flat todos los tems que aparecieron luego de filtrarlos.
Verifique que sean los que tienen diferencia.
34

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Vaya al men pasar a => Efectuar nuevo recuento doc.
Lo llevar a la txt MI11 automticamente.
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Aparecer en el documento que est revisando, bloquee la contabilidad con el flat.

Y de referencia de inventario Ejemplo BG CONTEO2. De enter.
Aparece con flat los tems que tienen diferencia.

Haga clic en guardar
Se genera documento para segundo conteo del
documento para inventario.
36

MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Se actualiza la txt MI20, los tem contado nuevamente aparecen con este estatus.
Podr contabilizar este documento desde la MI 20 en el icono

.
Seleccionando todas las posiciones. LA FECHA DE CONTABILIZACION PARA EL
INVENTARIO FISICO DEBE SER 31.10.2009.
Los que tengan estatus Contado, cont.Nuev. No generara ningn documento o
contabilizacin.
dem que el documento de inventario conteo 1 se realiza con documento de
inventario 2. No deben adjuntarse planilla en blanco para conteo 2.
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
5.7 REALIZAR ANALISIS DIFERENCIAS CONTEO 1, CONTEO 2 REFERENCIA.

-
Digite por MI20 los documentos para la referencia conteo 1 y 2.
Filtre los que tienen diferencia.
Subtotalice por lote icono
Revise que coincida una de las siguientes condiciones:

a) Stock terico con conteo 1
b) Stock terico con conteo 2
c) Conteo 1 con conteo 2.
Si no coinciden ninguna de las 3 condiciones genere nuevo documento de recuento
tercer conteo.
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MODULO: <<MM>>
22/10/2009
Al finalizar el inventario revise que todas las posiciones tienen estatus Contado,
eliminado o contado, cont. Nuev.
Para el informe del inventario solo se deben tener en cuenta las posiciones con
estatus Contado, eliminado.
En la MI20 aparecen los documentos MIGO de contabilizacin del inventario.
6. CASOS PARA STOCK ESPECIALES
Para el caso stock de material para pedido de clientes indicador (E) se generara las
planillas por txt MIE1. Se debe tomar el centro logstico y en la seleccin de
almacenes se debe excluir el almacn de producto terminado de cada sucursal. El
proceso generacin, digitacin y anlisis es dem a material sin stock especial.
As mismo el material para proyectos indicador (Q) ser realiza del misma forma.
39

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Manual de Usuario Inventario Fsico, Mdulo MM

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Conocer la secuencia lgica definida para la generacin e impresin de planillas

Este manual le permitir conocer la interaccin al momento de la elaboracin de

aprender y ejecutar las transacciones necesarias para la generacin de la

Conocer herramientas que permitan la generacin de inventarios por centros

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2 PROCESOS QUE IMPACTA EL MANUAL

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4 SELECCIN DE MATERIAL A INVENTARIAR

Materia prima Cauchos

Materia prima Ltex

Materia prima Lquidos

Materia prima Fibras y Paos

Materia prima Infantil

La MB52 se generara teniendo en cuenta:

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VISUALIZAR STOCKS EN ALMACEN POR MATERIAL

7Complete / revise los campos siguientes:

Visualizar stocks en almacn por material

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5. PROCESO INVENTARIO FISICO

Documento para inventario sin stock especial

Documento de inventario individual

Documento para inventario pedido cliente

Documento para inventario stock Material fcilit. al proveedor.

5.1.1 GENERACIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL

Despliegue la flechasegn stock

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Complete los siguientes campos:

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INVENTARIO FISICO << V1 >>

Genere siempre el documento

Complete la seleccin de stock.

En solo materiales en stock cero

Incluir materiales inventariados

Complete los campos de cabecera.

Recuerde que el inventario va a ser digitado y contabilizado el 31 de diciembre de

INVENTARIO FISICO << V1 >>

Recuerde verificar el resultado generado en Batch-imput contra el listado generado

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IMPRESIN DOCUMENTOS PARA INVENTARIO SIN STOCK ESPECIAL.

Digite los (el) nmero de documentos de inventario a imprimir.

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Imprima, en la planilla aparecern los siguientes datos.