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1.
OBJETIVO.
2.
3.
DEFINICIONES.
4.
5.
FORMATO DE PREEVALUACION.
6.
DISCIPLINA OPERATIVA.
7.
10
10
11
13
7.1 Disponibilidad
13
13
7.2 Calidad
18
18
7.3 Comunicacin
22
22
23
7.4 Cumplimiento
27
33
ANEXOS
34
1. OBJETIVO.
La lnea de mando conocer que la Disciplina Operativa, es una herramienta que permite tener
disponibles, elaborados con calidad, comunicados, entendidos y que se ejecuten y cumplan de
manera rigurosa los procedimientos e instructivos de trabajo con la finalidad de mejorar los
estndares de desempeo y evitar los accidentes en el rea de trabajo.
PAGINA DE INTRANET
CONSULTA
DE
PROCEDIMIENTOS
DEBERAS COLOCAR
TU FICHA
OPRIME EN BUSCAR
COLOCA LA CLAVE
O
3. DEFINICIONES
La Disciplina Operativa (D.O.): Es el cumplimiento riguroso en forma continua y
consistente de los procedimientos e instructivos de trabajo en todos los centros
de trabajo.
Ciclo de trabajo: Es la ejecucin paso a paso del desarrollo de un procedimiento
en el rea de trabajo, en presencia del supervisor del rea.
Procedimiento: Documento normativo cronolgico que incluye un conjunto de
actividades ordenadas en secuencia para precisar la forma sistemtica de
realizar un trabajo.
ndice de disponibilidad: Parmetro de medicin para evaluar la disponibilidad
de procedimientos e instructivos de trabajo en las reas de los centros de
trabajo.
ndice de calidad: Parmetro de medicin para conocer el grado de efectividad
de los procedimientos e instructivos de trabajo.
ndice de comunicacin: Parmetro de medicin para conocer si los
mecanismos de capacitacin en los procedimientos e instructivos de trabajo son
efectivos.
ndice de cumplimiento: Parmetro de medicin para conocer el grado de
efectividad de los mecanismos de disponibilidad, calidad, comunicacin,
supervisin y auditoria en los procedimientos e instructivos de trabajo.
Instructivo: Descripcin especifica de cmo realizar una actividad, tcnica o
administrativa.
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.
Eficaz: que tiene eficacia.
Estndar: Que sirve como tipo, modelo, norma, patrn o referencia.
Disciplina Operativa
DI
SC
IP
LI
NA
FORTALECER:
la prevenci
prevencin de
incidentes y accidentes.
OP
ER
AT
IV
A
REVERTIR:
niveles de
accidentalidad e
incidentes
catastr
catastrficos.
CENTRAR:
la responsabilidad
de SSPA en la
lnea de mando.
ASEGURAR:
MEJORAR:
el desempe
desempeo en SSPA a trav
travs
de un cambio de cultura hacia la
prevenci
prevencin permanente.
5. FORMATO DE PREEVALUACIN.
la continuidad de
las operaciones
para cumplir con
el Plan de Negocio
PEP de manera
sustentable.
6. DISCIPLINA OPERATIVA
1. DISPONIBILIDAD
2. CALIDAD
3. COMUNICACIN
4. CUMPLIMIENTO
Disponibles
Calidad
Cumplimiento
Comunicacin
Es la tecnologa que nos permite desarrollar nuestras operaciones y/o actividades correctas, consistentes
y seguras bajo el enfoque de Calidad y de la Mejora Continua.
Reportar
peridicamente
a
supervisor
(MAI)
los
ndices
disponibilidad,
comunicacin
cumplimiento.
su
de
y
11
X 100
98 - 100 %
95 - 97 %
92 - 94 %
88 - 91 %
Menor a 88 %
12
Aplicar el
cuestionario
para determinar
en que actividades
se requieren
procedimientos o
instructivos de
trabajo
formato DO-DI-2
Elaborar y revisar
anualmente el inventario
de todas las actividades
que se realicen
Formato DO-DI-1
Elaborar el inventario
de los procedimientos
o instructivo de
trabajos requeridos
Formato DO-DI-3
Etapa 1
Disponibilidad
Verificar si existen
documentos
equivalentes en
otras instalaciones
Autorizar el
programa anual
para elaborar
Procedimientos
formato DO-DI-5
Elaborar programa
anual para el
desarrollo de los
Procedimientos
faltantes, vencidos
y por vencer formato
DO-DI-5
Realizar el
inventario de los
Procedimientos e
Instructivos de t.
existentes de
acuerdo
al formato DO-DI-3
5
Jerarquizar los
procedimientos
Faltantes
Formato DO-DI-4
DO-DI-4A
13
Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en la operacin realizada. En caso de que
se evite cualquiera de los peligros se debe considerar (1).
Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuencia que se tendra en caso de
que ocurriera alguna desviacin al procedimiento, los daos potenciales al personal, al medio ambiente,
las instalaciones, la comunidad, la imagen de la empresa.
Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con que frecuencia podra ocurrir algn incidente
ocasionado o derivado de una desviacin en el cumplimiento del procedimiento. El tiempo en que podra
ocurrir.
Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas, el medio ambiente y en el
negocio en caso de perder la continuidad de las operaciones parte o la instalacin completa para.
14
15
ndice de Disponibilidad
No. Procedimiento e
instructivos disponibles
ndice de disponibilidad =
(I D)
X 100
Procedimiento e instructivos
requeridos
16
10
Adecuar
procedimientos
e instructivos de
trabajo de
acuerdo
a la actividad
especfica
Desarrollar
Procedimientos
o instructivos
faltantes
Dar seguimiento
al desarrollo de
programas para la
elaboracin y/o
revisin de
procedimientos e
instructivos
Etapa 2
Calidad
11
Adecuar
procedimientos
e instructivos de
trabajo vencidos
y por vencer conforme
a los criterios DO-CA-1
12
Evaluar la calidad
de cada proyecto
de procedimiento
e instructivo de
trabajo en base a
DO-CA-2 y 2A
14
Elaborar un informe
sobre el desarrollo
de los procedimientos
e instructivos faltantes
y/o en revisin a
travs del reporte
mensual DO-CA-3
13
CLARIDAD
CONGRUENCIA
ESPECIFICOS
ACTUALIZADOS
17
CLARIDAD: Se refiere a que los Procedimientos deben estar escritos de tal manera que
puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Se debe evitar tecnicismos.
El auditor elaborar un reporte final de resultados que incluir Calificaciones finales, las
oportunidades de mejora, recomendaciones y conclusiones, mismo que ser enviado a la
Gerencia del rea y al Lder del Equipo de Disciplina Operativa.
18
15
21
Obtener el ndice de
efectividad de la
comunicacin de acuerdo
a la formula
correspondiente
Identificar los
procedimientos e
instructivos que aplican
para cada trabajador
en la instalacin DO-CO-1
Etapa 3
20
Comunicacin
Evaluar el entendimiento
de la capacitacin
considerando
el cuestionario
de evaluacin de
la comunicacin que
se deber incluir en cada
procedimiento (ejemplo)
19
Mantener disponibles
los procedimientos e
instructivos de trabajo
autorizados en medios
impresos.
Programar y realizar la
capacitacin de procedimientos
e instructivos de trabajo
existentes, con base en la
matriz de correlacin
trabajador procedimiento
DO-CO-2
18
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos generales de los diferentes procesos
que involucra la etapa de comunicacin de los procedimientos.
ALCANCE:
La presente gua cubre los lineamientos que deben de
considerarse para:
La
definicin
mecanismos de
de
Seleccionar los
medios escritos y/o
electrnicos que
sean convenientes
para difundir los
procedimientos
e instructivos de
trabajo
17
16
procedimientos
por
reas,
los
19
Lo establecido en esta gua no es limitativo, pero debe ser considerado como base para
implantarla.
REQUISITOS:
Esta gua est desarrollada para todo aquel personal involucrado en el proceso de difusin de
procedimientos.
Es responsabilidad de cada direccin / gerencia / planta o funcin implantarla sobre la base de
sus recursos y necesidades.
INFORMACIN Y REFERENCIA:
Comunicar informacin es uno de los procesos ms difciles y delicados, ya que involucra varios
elementos que deben conjugarse para lograr una comunicacin efectiva. Con un mensaje
definido, los elementos a utilizar son: el transmisor, el receptor el medio o modo de
comunicacin. En virtud de lo anterior, es muy importante contar con mecanismos de difusin
de procedimientos que nos aseguren al mximo la efectividad de dichos elementos y controles
que nos permitan evaluar los resultados alcanzados, despus de haber aplicado estos
mecanismos.
DEFINICIONES:
Es muy importante definir algunos trminos para la clara comprensin de esta gua.
Alcance de la difusin: es importante establecer la audiencia o receptores a los que se les
quiere hacer llegar la informacin por medio de la difusin.
Intensidad de la difusin: define el grado de recepcin, entendimiento o aprendizaje que se
requiere alcancen los receptores de la informacin
ndice de Comunicacin
No. Personas capacitadas
ndice de comunicacin =
(ICom)
X 100
No. Total de personas a
capacitar
20
EJEMPLO DE CUESTIONARIO
rea: Mantenimiento: Taller Mecnico.
Procedimiento No. : PS-001
Ttulo: Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba.
1. Mencione cuales tipos de riesgos que se pueden controlar por este procedimiento.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________
2. Describa que significa el concepto de la Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
______________________________________________________
3. Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
______________________________________________________
Contest:
Nombre trabajador
Fecha
Firma
Nombre Supervisor
Fecha
Firma
Revis:
21
23
Elaborar programa
anual de verificacin
del cumplimiento en la
aplicacin de
procedimientos
e instructivos de trabajo
(ciclo de trabajo)
DO-CU-1
Explicar al personal
cual es el objetivo
del programa y la
importancia de su
participacin
22
Calcular el ndice de
cumplimiento en la
aplicacin de
procedimientos e
Instructivos de
27
trabajo
Etapa 4
Cumplimiento
24
Verificar en sitio
el cumplimiento de las
actividades que realizan
normalmente los
trabajadores contra
lo documentado en
el procedimiento
DO-CU-2
26
25
La actividad se
realiza con desviaciones
al procedimiento o
instructivo de trabajo
25
SI detener la actividad
y dialogar con el
trabajador.
NO se contina
al siguiente punto
22
Actualizacin: Debido a que con frecuencia se emiten nuevos procedimientos, stos debern
ser incluidos en la matriz correspondiente, e informar al personal que labora en el rea, la nueva
inclusin para su conocimiento y difusin.
Auditorias: Auditorias peridicas deben ser realizadas para verificar que las matrices se
encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas auditorias sean realizadas por los
integrantes del equipo de D.O. en caso de no contar con dicho equipo, se tendr que llevar a
cabo auditorias cruzadas, pueden ser una alternativa para asegurar el tener matrices de calidad
y actualizadas.
Evaluacin de conocimientos.
Se debe contar con controles que permitan evaluar los conocimientos que tiene el personal
acerca de los procedimientos. Para ello, existen diversas formas para verificar este proceso
entre las que se encuentran: encuestas, cuestionarios, entrevistas directas al personal.
Dichos controles debern ser registrados para poder comprobar que fueron realizados y para
los casos en que se requiera certificar si una persona fue entrenada en determinados
procedimientos.
Para un control general sobre qu personas han sido certificadas con relacin a los
procedimientos que debe conocer, se debe contar con la MATRIZ DE CONOCIMIENTOS. La
matriz de conocimientos se elaborar relacionando al personal que labora en el rea y los
procedimientos que se aplican.
Sistemas de computacin pueden ser utilizados para elaborar dichas matrices, pero se deben
establecer controles para su actualizacin y resguardo. Se deben realizar Auditorias peridicas
para confirmar que las matrices se encuentren actualizadas. Es mejor que las auditorias sean
realizadas por integrantes del equipo de D.O, o en su defecto, llevarse acabo auditorias
cruzadas para asegurar que las matrices son de calidad.
ndice de Cumplimiento
ndice de
Cumplimiento=
(Icum)
23
X 100
24
ANEXOS:
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR REA
Formato DO-DI-1
Subdireccin:
Gerencia/Activo/Divisin:
Instalacin:
rea:
Fecha:
Elaborado por:
Inventario de actividades por rea o instalacin
No. Nombre de
la actividad
Cuenta con
procedimiento?
25
Formato DO-DI-2
CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR
ACTIVIDADES / OPERACIONES
Regin / Divisin
Activo/U. O.
Actividad no. ___ de ___
Instalacin.
rea/ funcin:
Fecha:
Operacin/actividad (describir)
Cuestionamiento:
1.- Es frecuente la operacin o actividad y se sigue siempre la misma
Si No
secuencia de eventos? (mas de 1 p/semana)
2.- Requiere que para su desarrollo se apliquen normas.
3.- Su realizacin implica riesgos y se requieren recomendaciones
especficas al personal que las realiza?
4.- El desarrollo de la actividad/operacin implica riesgo potencial de
contaminacin, fuego, explosin, etc.?
5.- Su control impacta administrativa o econmicamente al negocio?
6.- Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tener un alto impacto
en la empresa?
7.- Requiere de un grado de habilidad o de atencin especial para
ejecutarse?
8.- Requiere realizarse paso a paso para darle continuidad y lograr su
objetivo?
9.- Requiere de controles especficos para cumplir con determinados
parmetros de seguridad, salud, proteccin ambiental, operacin, calidad,
administrativos o de control interno?
10.- Requiere de la participacin y coordinacin de diferentes personas para
lograr obtener el resultado deseado?
Si mas de la mitad de las respuestas son afirmativas, la actividad operacin
requiere de un procedimiento para su desarrollo.
Si al menos tres respuestas fueron afirmativas, es necesario elaborar una
instruccin de trabajo por escrito.
Nota: Este cuestionario no es limitativo y puede ser complementado con informacin
adicional, el anlisis debe ser realizado por personal con experiencia en la actividad en
cuestin.
Elaboro:
Revis:
_________________________________ _________________________________
Nombre y Firma
Nombre y Firma
26
Formato DO-DI-3
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O
EXISTENTES
Subdireccin:
Gerencia/Activo/ Divisin:
Instalacin:
rea:
Fecha:
Elaborado por:
Inventario de procedimientos e instructivos requeridos o existentes
No. Nombre de la
Requiere
Tiene ya
Clave
Fecha de
actividad
procedimientos procedimientos
asignada
elaboracin
o instructivos? o instructivos?
Relacionar
P
I
SI
NO
Anotar la
Anotar la
todas las
clave del
fecha de la
actividades de
procedimiento elaboracin o
las reas /
o instructivo
ultima
instalaciones /
en caso de
revisin del
U. O. / activo /
que ya este procedimiento
Gerencia que
elaborado y o instructivo
requieren
cuente con el
documentarse
registro
de acuerdo al
anexo 1
___________
___________
___________
___________
Revis:
_________________________________
Nombre y Firma
27
Formato DO-DI-4
FORMATO PARA JERARQUISAR LA ELABORACION DE
PROCEDIMIENTOS E INSTUCTIVOS DE TRABAJO POR REA O
INSTALACIN
Subdireccin:
GERENCIA/Activo/ Divisin:
Instalacin:
rea:
Fecha:
Elaborado por:
Calificar la
Calificar la
probabilidad de
exposicin
ocurrencia del
como alto,
incidente como
moderado o
alta, mediana o
bajo, por la
baja y asignarle
cantidad de
valores de 5, 3 o 1 personal que
segn la
interviene en la
calificacin del
operacin y
formato
asignarle
DO-DI-4A
valores de 5, 3
o 1 segn la
tabla inferior
(a) PELIGRO QUE EVITA: Fuego, explosin, impacto ambiental o lesiones, fuga,
material toxico, etc.
(b) SEVERIDAD: Alta = 5, mediana = 3, baja = 1 Ver tabla de criterios del
formato DO-DI-4A
(c) EXPLOSION: Alta = 5 (diario), mediana = 3 (mensual), baja = 1 (anual)
(d) PRIORIDAD: Multiplicar los valores de las columnas b, c y d, para cada
procedimiento y determinar la prioridad de acuerdo con la tabla del formato DODI-4A
Elaboro:
Revis:
________________________________
Nombre y Firma
_________________________________
Nombre y Firma
28
Formato DO-DI-5
GERENCIA/Activo/ Divisin:
rea:
Elaborado por:
Subdireccin:
Instalacin:
Fecha:
Clave
Nombre del
procedimiento
Elaboro:
_________________________________
Nombre y Firma
AO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
Revis:
_________________________________
Nombre y Firma
29
Formato DO-CA-1
Frecuencia de revisin
Valor
prioridad
75 125
Alta
27 74
Media
1 26
Baja
30
Formato DO-CA-2
GERENCIA/Activo/ Divisin:
rea:
Elaborado por:
Subdireccin:
Instalacin:
Fecha:
Total
(%)
Mximo
total
(100%)
Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios Excelente 98 - 100 %
establecidos para evaluar La calidad de los procedimientos y Muy Bueno 95 - 97 %
mtodos, entonces se puede concluir que ese procedimiento
es de calidad.
Bueno
92 - 94 %
Regular
88 - 91 %
Requiere atencin
inmediata Menor a 88 %
31
Subdireccin:
Instalacin:
Fecha:
Formato DO-CA-2A
Gerencia/Activo/ Divisin:
rea:
Elaborado por:
Gua para revisar la calidad de los procedimientos
PARMETRO
CALIFICACIN
RESULTADO
0 - Fecha vencida.
1). Vigencia
1 - Fecha vencida y en revisin.
2 - Vigente en su Procedimiento.
0 - No cumple con formato.
2). Estructura
1 - No cumple con formato, pero esta en revisin.
2 - Cumple totalmente con lo establecido.
0 - No cumple con las autorizaciones.
3). Autorizaciones 1 - Solo tiene aprobacin, falta autorizacin.
2 - Cumple totalmente con lo establecido.
0 - El supervisor del rea, subordinado y auditor hacen notar que
4). Claridad de
no es comprensible.
Redaccin
1 - Alguno de los Auditados hace notar que no es entendible.
2 - Todos los auditados dicen que es entendible.
5). Puntos Crticos 0 - No contempla ningn punto crtico y/o lmites del proceso.
y Lmites del
1 - Contempla algunos puntos crticos y/o lmites del proceso.
Proceso
2 - Contempla todos los puntos crticos y/o lmites del proceso.
0 - No cuenta con los anexos y dibujos de referencia.
6). Anexos y
1 - Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos
Dibujos
puntos con lo que existe en el rea.
2 - Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que
existe en el rea.
0 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias
7). Ejecucin
desviaciones.
(ciclo de Trabajo) 1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviacin.
2 - Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviacin
alguna.
0 - Durante la revisin, solo interviene el que elabora el
8). Calidad de
procedimiento.
Revisin
1 - No se define un grupo de revisin, pero participan ms de una
persona en la misma conoce y realiza la operacin.
2 - Para la revisin se define un grupo de revisin integrado por
el personal que realmente conoce y realiza la operacin.
0 Referencia a Normas Estndares deficiente.
9). Soporte
1 - Requiere de mejora el soporte tcnico.
Tcnico
2 - Cuenta con soporte tcnico (Estndares y Guas Corporativas)
0 - No existen registros de los cambios
en
los
10). Cambios al
procedimientos. No los evala personal calificado.
Procedimiento
1 - Los cambios los evala personal calificado, pero no hay
registros de los mismos.
2 - Los cambios los evala personal calificado y hay registros de
los mismos
TOTAL
32
Subdireccin:
Instalacin:
Fecha:
Formato DO-CA-3
Gerencia/Activo/ Divisin:
rea:
Elaborado por:
Elaboro:
Revis:
_________________________________ _________________________________
Nombre y Firma
Nombre y Firma
Formulas:
Desarrollo (DO)= Necesarios (N) Faltantes (F) + Realizados (R)
ndice de Desarrollo = ( DO / N ) * 100
33
Formato DO-CO-1
Gerencia/Activo/Divisin:
rea:
Elaborado por:
Matriz de correlacin Trabajador vs Procedimiento
Relacin de procedimientos
A.B.C.D.E.F.G.H.-
I.J.K.L.M.N.O.P.-
Elaboro:
Revis:
Firma:
Firma
34
Formato DO-CO-2
Subdireccin:
Gerencia/Activo/Divisin:
Instalacin:
Fecha:
rea:
Elaborado por:
(Encargado de la instalacin, Supervisor o mando medio responsable de la
difusin y capacitacin de cada procedimiento)
Elabor:
Mes
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Revis.
Firma:
Firma:
35
Formato DO-CO-4
Subdireccin:
Instalacin:
Fecha:
Procedimiento
Gerencia/Activo/Divisin:
rea:
Nombre del Supervisor:
Clave del procedimiento:
Elabor:
Fecha
Firma del
Firma del Suficiente (s/n)
Trabajador Supervisor
Revis.
Nombre y Firma:
Nombre y Firma:
36
Formato DO-CU-1
Subdireccin:
Gerencia/Activo/Divisin:
Instalacin:
rea:
Fecha:
Nombre del Supervisor:
Titulo del Procedimiento:
Revisin no.
Programa de verificacin del cumplimiento de procedimientos e instructivos de
trabajo (ciclos de trabajo)
Nombre del Nombre del
Mes
Supervisor Trabajador Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Fecha:
Elabor:
(responsable de rea o instalacin)
Nombre, Firma y Ficha:
Fecha:
Aprob:
(mxima autoridad del centro de trabajo)
Nombre, Firma y Ficha:
37
Dic
38
Modificar procedimiento
Requiere Re-entrenamiento
Trabajador:
__________________________________________________________________
Nombre y Firma:
Evaluado:
____________________________________________________________________
Nombre y Firma:
Aprobado por:
________________________________________________________________
Nombre y Firma:
Observaciones de quien revisa:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
39