Comunicaciones Internas

Deteccin de necesidades de
comunicacin interna

Carrera

: Ingeniera en Administracin de RR HH

Asignatura : Comunicaciones Internas

Integrantes : Jeannette Garrido Burgos
Patricia Roco
Susana Rojas Ortega

Introduccin

La comunicacin interna dentro de una organizacin se define como la

informacin gradual y seleccionada que permite a todos sus integrantes, poseer
un adecuado conocimiento de cuantos temas les afecten personal y
profesionalmente, se orienta al conocimiento de la filosofa y misin de la empresa
y al conjunto de rasgos que caracterizan su perfil especfico a travs de un modelo
de mensajes compartidos entre los miembros de la organizacin, es la interaccin
humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las
mismas. En su aplicacin ha de ser fluida, implicante, motivante, estimulante y
eficaz en s misma. Debe obedecer a una cultura y a una identidad, incide de
manera fundamental en la calidad de las organizaciones. En la actualidad se
considera que las instituciones o empresas que aplican estrategias de
comunicacin interna estn a la vanguardia de la evolucin social en un mundo
globalizado.
Es cierto que histricamente la comunicacin interna ha dependido del rea
de recursos humanos, sobre todo, por sus conexiones con la formacin y gestin
del conocimiento, sin embargo esa tendencia se ha modificado en razn de la
dinmica organizacional y de la respuesta que las instituciones deben dar a las
demandas sociales influidas por las nuevas tecnologas de comunicacin, lo que
hace necesario que las estrategias de comunicacin interna cuenten con la
participacin y respaldo directo de la mxima autoridad.
Sin una comunicacin interna capaz de poner en conexin los niveles
jerrquicos superiores, pero tambin a los diversos departamentos de la empresa,
y dentro de cada departamento, de distribuir la informacin y el conocimiento
disponible a todos sus integrantes, cualquier modelo est condenado a la
parcialidad de cada rea.
La comunicacin interna se ejecuta entre el recurso humano que forma
parte de la institucin, sin embargo, dentro de ste pblico siempre se pueden
distinguir diferentes grupos que, compartiendo los mismos objetivos, pueden tener
caractersticas particulares a su condicin laboral, a los que inclusive se podra
llegar con estrategias de comunicacin interna especficas que abonen a la
construccin y consolidacin de una identidad y cultura corporativa.
Todo tipo y tamao de organizacin necesita de una comunicacin interna,
en la que se involucre a todos los niveles de la nmina, garantice la motivacin de
su personal, comparta la misin y visin organizacional y contribuya en la
consecucin de los objetivos institucionales. Este proceso de interaccin humana
constituye tambin la base para la proyeccin de la imagen externa de la
organizacin, resulta crucial disfrutar de una buena comunicacin interna para
respaldar el xito de las comunicaciones globales de la organizacin.

El ejercicio de la comunicacin interna, como pilar de las relaciones en una

organizacin, se manifiesta de diferentes formas en razn de los medios, la
dinmica y visin de los lderes, por otra parte, la Mutual de Seguros de Chile,
como empresa encargada de la venta de seguros individuales y colectivos, brinda
espacios para realizar propuestas de comunicacin que puedan ser aplicadas en
otras organizaciones. El objetivo de esta investigacin es analizar los procesos de
comunicacin interna en la Mutual de Seguros de Chile, en base a la apreciacin
de los vendedores, la relacin de medios, tecnologas y canales utilizados. La
investigacin parte del hecho de que los diferentes estamentos de dicha empresa
conforman una comunidad que comparte objetivos comunes, sentido de
pertenencia, compromiso y que participan e influyen en la institucin.

Entrevista
Empresa

: Mutual de Seguros de Chile

Nombre

: Sebastin Agero

Cargo

: Jefe Departamento de RR HH

1. Se desarrolla en la Mutual de seguros de Chile la comunicacin interna como

una actividad permanente y planificada?
Si, La Comunicacin Interna, como funcin profesional y como una
actividad permanente y planificada, adquiere una relevancia cada vez mayor
dentro de nuestra empresa y tambin dentro de otras organizaciones de todo tipo.
Ha pasado de ser considerada un acompaante menor de las polticas de
personal a ser valorada como una actividad estratgica directamente ligada a la
eficacia y la eficiencia global de la actividad empresarial. La Comunicacin interna
es un componente esencial de una cultura corporativa slida, integrada y
proactiva.

2. Existe un Departamento o rea especializada en Comunicacin Interna?

No, pero tenemos considerado la implementacin de un rea especializada
que estimule el desarrollo de prcticas de Comunicacin Interna de calidad. Un
equipo profesional experto, con proyectos y sentido estratgico, esperamos sea
una garanta de la adecuada coordinacin de conversaciones. Adems, la
ausencia de un rea especializa ha limitado, pero no eliminado, las posibilidades
de desarrollar una prctica de comunicacin interna. Suponemos que la existencia
de un departamento o de un rea especializada har que la funcin de
comunicacin interna sea ms slida, estratgicamente y orientada en sintona
con la estrategia corporativa.
En otras palabras, para poder mantener la buena comunicacin con
nuestros clientes, primero debemos tener una buena comunicacin interna.

3. Tienen las estrategias de Comunicacin Interna el apoyo constante de la

Direccin de La Empresa?
Si, Gracias al apoyo de la alta direccin de la empresa, La Comunicacin
Interna, como cualquier otra actividad organizacional, avanza y se sostiene con
mayor solidez. Este apoyo por parte de los directores significa el reconocimiento
del valor de la funcin de la Comunicacin Interna como componente integrador y
motivacional de los proyectos de negocio en marcha.

4. Tiene asignada la Comunicacin Interna la proporcin de recursos econmicos

y humanos adecuados a sus tareas?
Por el momento no sabemos la cantidad de recursos que inyectara la
direccin en la creacin de esta rea, pero esperamos que sean los suficientes
para que se pueda sustentar un rea digna del valor organizacional que posee.
Por el momento el apoyo institucional que se le ha dado a la funcin de
Comunicacin Interna demuestra que el directorio no mira a ligera este mbito y
que aportara los recursos adecuados a las necesidades de este departamento
para cumplir con las exigencias de las tareas a realizar.
Por lo que yo se las compaas punteras expresan la importancia concedida
a la Comunicacin Interna destinando las partidas presupuestarias adecuadas a
sus desafos. Adems, sin el aporte decidido de recursos, la existencia de la
funcin o, incluso, un rea especializada en Comunicacin Interna puede
transformarse en algo simplemente cosmtico. La Comunicacin Interna exige
compromisos.

5. Se organiza la Comunicacin Interna mediante una estrategia ordenada de

planes y programas acotados en el tiempo?
Como aun no contamos con un rea especializada en Comunicacin
Interna, la planificacin de esta funcin la realiza el departamento de RR HH.
Como cualquier prctica empresarial puede y debe ser racionalmente organizada,
planificada y evaluada en sus efectos sobre la cultura y sobre los comportamientos
de los miembros de la organizacin. Para ello, debe ser desarrollada mediante una
variedad amplia de planes y de programas explcitos, acotados en el tiempo y
dirigida a segmentos especficos de receptores internos. Una Comunicacin
Interna planificada y autorreflexiva que, a partir de lo aprendido, incluso pueda
revisar los objetivos y supuestos sobre los que bas sus acciones iniciales. Por tal
motivo me encargo personalmente de revisar y visar esta planificacin.
Si careciramos de una planificacin de la Comunicacin Interna que
incluya una metodologa propia y plazos de actuacin definidos estratgicamente,
se convertira en una prctica aleatoria incapaz de autoevaluarse y medirse a
partir de sus propios objetivos.

6. Dispone de un sistema mtrico y de criterios cualitativos que le permitan

verificar el cumplimiento de las metas definidas de Comunicacin?
Si, el departamento de RR HH ha definido previamente los indicadores de
xito, lo que nos resulta clave para ajustar las prcticas comunicacionales a sus
objetivos. La metfora del cuadro de mando aporta un marco de anlisis racional
que permite definir un sistema de referentes cualitativos y cuantitativos (mtricas)

idneos para guiar las acciones de comunicacin. La existencia de indicadores y

objetivos claros, ayuda a la clarificacin de tareas y contribuyen positivamente a la
motivacin de los equipos de Comunicacin Interna.
Si no tuviramos indicadores cuantitativos y criterios cualitativos
condenaramos a la Comunicacin Interna a una marcha a ciegas, sin referentes y
sin posibilidad de contrastar lo realizado con las intenciones y objetivos iniciales.

7. Existe una estrategia multicanal que utilice medios online offline para la
Comunicacin Interna?
Por supuesto, la empresa-red y la interconexin digital de sus procesos y
sus comunicaciones interpersonales es una forma organizativa en fase de
consolidacin. Por tanto, la funcin de la Comunicacin Interna debe
complementar sus competencias en el manejo de canales y mensajes en los
espacios tradicionales con nuevas habilidades. Es decir, no puede dejar de
plantearse un enfoque multicanal de su Comunicacin Interna que incluya la
utilizacin de herramientas digitales complementada con los soportes clsicos.
No tomar en cuenta la dimensin multicanal de la Comunicacin Interna
significa renunciar a las posibilidades de interactividad, interaccin y comunicacin
que brindan los espacios digitales en red. Los canales digitales ofrecen evidentes
ventajas en el contexto de deslocalizacin, fragmentacin y disolucin de las
actuales fronteras empresariales.

8. Dispone su estrategia de Comunicacin Interna de sistemas de comunicacin

y herramientas digitales que complementen a los sistemas de informacin como
las Intranets?
Esto lo tenemos contemplado en el proyecto que se envi a la Direccin de
la empresa, un sistema maduro de Comunicacin Interna ampliara la
digitalizacin de los procesos organizacionales desde las operaciones pasando
por los sistemas de informacin y culminando con los sistemas de comunicacin
interpersonal, sostenidas por recursos digitales. Informacin y comunicacin como
funciones complementarias, pero distintas, por tanto, deben ser adecuadamente
comprendidas y manejadas por los responsables de Comunicacin Interna.
Adems, como opinin personal y, las llamadas Intranets han sido hasta
ahora consideradas como el principal avance en materia de Comunicacin Interna.
Sin embargo, las Intranets, en la mayora de los casos, continan siendo sistemas
de informacin documentales, necesarios, pero insuficientes para sostener las
demandas de interaccin, de comunicacin y de vnculo en las organizaciones
reticulares y deslocalizadas de nuestros das. El desarrollo de verdaderos

sistemas de comunicacin y de conversacin internas es la asignatura pendiente

de la mayora de las organizaciones.

9. Est en sintona con la Comunicacin Interna y con la construccin de una

cultura de marca interna slida?
Pero claro que s, no cabe duda que el mayor propsito de la Comunicacin
Interna multicanal y estratgicamente orientada es la consolidacin de una cultura
corporativa y de marca slida, con capacidad para guiar los comportamientos
individuales y grupales en el tiempo. La Comunicacin Interna debe ser un
instrumento al servicio del branding interno, es decir, debe tener un horizonte de
motivacin e integracin en torno a una identidad no nica y cerrada sino comn y
abierta.
Unas prcticas de comunicacin que no tengan como referencia una cultura
de marca interna y que no contribuyan a ella, irremediablemente perdern vigor,
consistencia y tendrn efectos efmeros sobre sus destinatarios. Una cultura de
marca arraigada constituye un sostn para el dilogo de identidades interno que
configura la empresa de nuestros das.

10. La Comunicacin Interna se adapta a las nuevas estructuras empresariales

horizontales?
Si, la variable geometra de las organizaciones y de las empresas actuales
determina estructuras menos verticales, de menor recorrido jerrquico, pero no por
eso, menos coordinadas. Al igual que los procesos productivos y las formas
organizativas, la funcin de Comunicacin Interna no slo se reduce a la emisin
de mensajes sino a que se dirige a la coordinacin de conversaciones. La
Comunicacin y la identidad se franquician internamente asignando un papel de
comunicacin ms relevante a cada unidad dentro del sistema comn.
Mantener esquemas de Comunicacin Interna diferentes al modelo de
geometra variable y pensados para el viejo modelo vertical, lleva a
disfuncionalidades y, a la postre, a ineficacias en los proyectos de comunicacin.
La Comunicacin Interna al mismo tiempo que se adapta a estas nuevas formas
organizativas es un requisito para su perdurabilidad abandonando el antiguo
esquema de difusin de mensajes de arriba-abajo.