Administracin

Documental en el
Entorno Laboral
Actividad 1. Generalidades de la Administracin
Documental

SENA VIRTUAL
ARNULFO MANUEL GOMEZ DIAZ

ACTIVIDAD 1. ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o
una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin documental, de
acuerdo a las reas que constituyan la empresa. Tenga en cuenta que la empresa
puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o
conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer
contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los documentos,
cumpliendo con la normatividad vigente.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de

estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.

Desarrollo de la actividad.

Empresa seleccionada: AMG Ingeniera S.A.

rea: Recursos Humanos
Metodologa aplicada: Observacin y entrevista.
Hallazgos:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado y
secuencial, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se pueden apreciar dentro del rea son:
Control: Se Realiza el control de la produccin documental en lo relacionado a
la elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La
seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, la
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin
final del documento. La definicin de uso, manejo y cantidad de copias
generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y
valores documentales. Todos los registros importantes se encuentran
registrados en un inventario de registros debido a que es una de las
disposiciones de la norma ISO 9001.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido almacenada la
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informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es

decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como
tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve. Segn la
clase de documentos pueden tener cierto tiempo de almacenamiento.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones
tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren;
adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a
apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural. En la
empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos presenta
su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es reservado y se tiene
una tica como profesional con respeto y algo confidencial. La tipologa que
manejan en el almacenamiento es por sede y este a su vez tiene su propio
estante por ciudad y regional.
Descarte de documentos: En algn momento dado, todo archivo desiste de
ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya
que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los
documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y
conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la persona
encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que
lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo
006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de la
Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola
con actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el
tiempo estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su
funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.
Adems de lo anterior, se tienen varios tipos de almacenamientos que van
dependiendo del tipo de documento y el rea que lo requiera. Por lo tanto se
definen las siguientes tipologas utilizadas:
Archivo activo o Central: Este archivo est compuesto por documentos del ao
actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como:
historias laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se
encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservacin y consulta permanente.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o histricas.

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Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos ya que

los dems documentos los maneja en archivo central.
Finalmente, se puede apreciar que los documentos se almacenan por fecha y
posteriormente pasan a organizarse en conjuntos por mes en curso. Una vez el
mes se termina se almacenan en cajas a sus respectivos archivos donde
permanecen en caso de ser solicitados a futuro. Los archivos ms antiguos
pasan en las mismas cajas al archivo central. Est ltima actividad se realiza al
iniciar cada ao para dejar espacio a los archivos nuevos.

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