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CREARLO .
ABRAHAM LINCOLN.
COMPETENCIA
FILTRA DATOS UTILIZANDO LAS OPCIONES AVANZADAS
APLICA LAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS
CONTENIDO
ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO.
TABLAS EN EXCEL
FORMULARIOS EN EXCEL
FILTROS (AUTOFLITROS)
FILTROS AVANZADOS
BASE DE DATOS EN EXCEL
SUBTOTALES
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6. ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO .
6.1. ORDENAMIENTO Y REORDENAMIENTO.
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar
y, desde la pestaa Datos, usar las opciones
de ordenar de la seccin
Ordenar y
filtrar, para que la ordenacin sea ascendente
o
descendente
respectivamente.
Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin.
Esto ordenar todo el conjunto de la fila.
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En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que
les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A,
columna B, ...).
Ordenar segn Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin. Se puede elegir entre
tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.
Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). O bien si se trata de un
criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
6.2. TABLAS EN EXCEL
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems filas contienen los
datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. De hecho, tambin se denominan listas de
base de datos. Cada fila es un registro de entrada. Por tanto, podremos componer como mximo una
lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque, adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las tablas tenemos:
Ordenar los registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos.
Aplicar formatos a todos los datos
CREAR UNA TABLA
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
Seleccionar la pestaa Insertar y escoger la opcin Tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos
la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados.
Hacemos clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa
Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
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REGRESA
6.3. FORMULARIOS EN E XCEL
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la tabla para que est
activa y pulsar en el icono Formulario
Como esta opcin no est directamente disponible en la Cinta de opciones, vamos a aadirla a la
Barra de acceso rpido. Para ello, nos dirigiremos al Personalizar la Cinta de opciones, y
pulsaremos Agregar el icono Formulario..., de la seccin de Comandos disponibles
Activamos las opciones de Excel.
Archivo > Opciones > Seleccionan Personalizar cinta de opciones.
1.
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Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro y luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulacin).
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo. Excel se posicionar en un registro
vaco en el que slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar ,
respectivamente.
Despus de aceptar, Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco, por si queremos insertar
varios registros. Una vez agregados los registros, haremos clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en l, podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en
Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de nombre Ana.
6.4. USO DE CARACTERES COMODINES: * E ?
Los siguientes caracteres comodn pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta
o un filtro.) de comparacin para filtros, as como para buscar y reemplazar contenido.
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, botn
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Ingrese los valores segn se muestra en la grfica, para que slo se muestren los vendedores que
han vendido entre 200 y 650 dlares.
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REGRESA
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EJERCICIO PRCTICO
Disear la siguiente tabla
Y Rellenar con ms datos
EMPLEADOS
REYNA GAMARRA, JULIA
ARTEAGA URBINA, RAMIRO
GUTIRREZ MORN, CSAR
PALOMINO BUENDA,
ESTHER
VLEZ CONTRERAS, JUAN
TORRES CRUZADO,
MILAGROS
MENESES ASTOS, DORIS
PONCE ZAVALA, CECILIA
MOROCHO BALAREZO,
CHRISTIAN
N de
Hijos
5
2
3
SEXO
F
M
M
FECHA DE
NACIMIENTO
15/10/1976
16/04/1974
27/07/1971
F
M
21/02/1972
21/07/1976
CARABAYLLO
SISTEMAS
COMAS
ADMINISTRACION
4
2
F
M
F
28/12/1976
16/10/1974
13/01/1974
EL AGUSTINO
LIMA
LIMA
MARKETING
SISTEMAS
SISTEMAS
2
3
5
20/07/1977
LA MOLINA
SISTEMAS
DISTRITO
LIMA
ANCON
BARRANCO
AREA
SISTEMAS
ADMINISTRACION
PERSONAL
REGRESA
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P*
Criterio
DISTRITO
Lima
Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo sexo es Femenino y que vivan en
el distrito de lima.
N de Hijos
>=3
N de Hijos
<=5
Por ejemplo aqu estamos buscando a todos los empleados cuyo nmero de hijos esta entre 3 y 5
Una vez establecido el o los criterios, debemos posicionar el cursor dentro de nuestra tabla o lista
de datos Luego nos vamos al Pestaa DATOS y activamos la opcin AVANZADAS de la seccin
Ordenar y Filtrar. Aparecer la siguiente ventana.
REGRESA
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EJERCICIO PRCTICO
Disea la siguiente tabla.
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Respuesta
Respuesta
REGRESA
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