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Manual de
Organizacin y Funciones
Publicado el 17 agosto 2012
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El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la
organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la descripcin de las funciones de todos los
puestos en la empresa. Tambin se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre
otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el
orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin.
1.
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5.
Qu es el MOF?
Importancia
Elaboracin de un MOF
El Organigrama
Introduccin
Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin
necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los
cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo
tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este
capitulo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la
empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos.
Es muy frecuente encontrar en las pequeas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre
todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la
falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves:
las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la
empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones
Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones,
objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una
organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la
sociedad.
El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin
dentro de la estructura general de la organizacin.
Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las
funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de
capacitacin.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su
dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.
Elaboracin de un MOF
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y
deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los
trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupacin.
Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin
adquirida y las condiciones de trabajo.
1 PASO
Anlisis de Jerarquizacin
Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia
jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin.
2 PASO
Anlisis desde los objetivos institucionales
A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil
que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta
requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las
caractersticas importantes y las condiciones de trabajo
La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del
puesto.
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y
formalidades.
Que sea un documento desconocido por el personal en general.
Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en
ausencia de ste con el plan de capacitacin.
Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus
costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.
4. RELACIN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIN
El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del
reglamento de organizacin y funciones (ROE). No puede haber un manual de
organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.
5. POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?
A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante por que:
Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando
a la eficiencia y eficacia.
Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal
conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos
mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las
actividades de cada rgano.
Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que
integran cada puesto.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si
conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los
requisitos necesarios para hacerlas bien.
Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de
la INSTITUCION.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.
PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
2.
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3.
ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como
especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del
rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4.
5.
REVISIN Y APROBACIN
Redactado el proyecto del Manual, ser presentado a la autoridad superior de la dependencia
descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visacin del Jefe de la dependencia interesada y el VB de la Oficina de Racionalizacin,
se formular en coordinacin con la Oficina de Asesora Jurdica la norma que lo apruebe y lo
ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentracin de atribuciones.
6.
PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal
directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8.
ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu
puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta seran:
No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que
puede propiciarla.
Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso.
Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.
PLANEAMIENTO
En esta fase se determinar lo siguiente:
2.
RECOPILACIN DE LA INFORMACIN
Se recopila informacin, de acuerdo al mtodo fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la
investigacin documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de
las actividades y operaciones en que intervienen; la observacin directa, etc.
Es recomendable emplear el mtodo mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los
casos especiales o dudosos la entrevista.
3.
ESTUDIO Y ANLISIS
Se proceder al estudio exhaustivo de la informacin obtenida para establecer si se encuentra
ambigedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como
especficos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo especfico a lo general, o sea partiendo del anlisis desde el cargo como clula bsica del
rgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo especfico, es decir iniciando el anlisis del objetivo de la dependencia e ir
desagregando en funciones generales, funciones especficas de cada una de las unidades
estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4.
5.
REVISIN Y APROBACIN
PRESENTACIN E IMPRESIN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el
documento.
En hojas de tamao A-4 segn norma.
Guardarlos flderes que permita su fcil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeracin, que evite trastornos mayores en la sustitucin.
Y no usar letra muy pequea ni muy grande.
7.
DIFUSIN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal
directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8.
ACTUALIZACIN
Peridicamente se proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qu
puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
4.5
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Funcionamiento
El bloque funcionamiento asume todas las tareas necesarias para mantener un
sistema en un estado operativo correcto, como, por ejemplo, efectuar copia de
seguridad de los datos, supervisar el estado del servicio y la administracin de
directorios y seguridad. En este apartado se realizaran las tareas relacionadas
con la solucin, las tareas operativas cotidianas y recomendaciones de control
y supervisin.
Soporte
El bloque de soporte se encarga de los problemas del sistema y la recuperacin
/ solucin de los mismos despus de que se produzcan. Entre otras tareas, se
puede mencionar la recuperacin de servidores y servicios, el servicio de