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TRABAJO INDIVIDUAL MODULO I

Descripcin:

Esta actividad se enmarca en el proceso de disear propuestas para el


mejoramiento de la Gestin de Almacn y Buenas Prcticas de
Almacenamiento de medicamentos del Almacn Especializado de la
Regin Neandertal, una Regin imaginaria, frente a una inspeccin
realizada por el Ente normador y regulador del Ministerio de Salud que
arroj observaciones crticas con respecto a la falta de medicamentos
en el Almacn y el incumplimiento de las Buenas Practicas de
Almacenamiento.
Ante este hecho, el Gobierno Regional designa un nuevo Director
General que tendr a su cargo el sistema de salud de Neandertal. El
nuevo Director, un profesional destacado con una larga trayectoria de
gestin en salud, ha anunciado pblicamente Que tomar las medidas
pertinentes del caso y el levantamiento de las observaciones del
Almacn en el mas corto plazo con su posterior Certificacin en BPA.
Como punto de partida el Director General, designa al Gerente de
Suministro de Medicamentos e Insumos que realice un Diagnstico
rpido de la situacin y elabore un plan de intervencin para afrontar
dicha situacin y levantar las observaciones de la supervisin realizada.
En este contexto, el Director lo designa a usted como Gerente del
Suministro de Medicamentos de Neandertal, recibiendo el encargo de
mejorar, en forma sostenible, la situacin presentada y lograr la
Certificacin en BPA del Almacn de Medicamentos.
Usted tendr un plazo definido en ste Mdulo, segn el tema que se desarrolla. Su trabajo
consiste en:
(a)
(b)
(c)
(d)

Analizar los hallazgos de la evaluacin realizada


Identificar los problemas encontrados y sus causas probables,
Ensayar propuestas de solucin y
Proponer indicadores que permitan realizar el seguimiento de las mejoras en el
suministro de medicamentos.

Para sistematizar su trabajo recomendamos utilizar la matriz presentada en el anexo 2.


La evaluacin de los trabajos se har de acuerdo a los criterios de calificacin sealados en
la gua del participante.
Detalles: Actividad individual, obligatoria y evaluativa.

ANEXO 1
Evaluacin de la Gestin del Almacn y Buenas Prcticas de Almacenamiento de
medicamentos en la Regin de Neandertal
Neandertal es una Regin con una poblacin que supera los 800,000 habitantes,
distribuidos en sus 56 distritos, la mitad de stos estn en zonas de Sierra y la otra mitad en
zonas de Selva. Tiene altos niveles de pobreza e indicadores desfavorables sobre la
situacin de salud. Las condiciones climticas (prolongadas sequas, heladas e
inundaciones), perjudican el desarrollo econmico de la Regin.
Neandertal tiene un sistema de salud conformado por una Direccin de Salud que
administra 2 Hospitales y 208 Puntos de entrega de servicios. Cuenta con un sistema de
suministro de medicamentos integrado, que provee de medicamentos a todos los Puntos de
entrega de servicios de Neandertal. El suministro de medicamentos tiene un almacn
central ubicado en la capital de la Ciudad desde donde distribuye medicamentos a los PES.
La poblacin de Neandertal que acude a los PES cuenta con un seguro de salud que cubre
algunas enfermedades o daos a madres gestantes, nios y adolescentes (0-17 aos).
Evaluacin
La Direccin de Control y Vigilancia Sanitaria del Ente Normador y Regulador dentro sus
actividades anuales programadas defini la visita al Almacn de Medicamentos de la
Regin de Neandertal, cuyos resultados de la supervisin realizada, se presentan a
continuacin.

En el almacn de medicamentos se encontr medicamentos vencidos, asimismo un


55.5% de medicamentos en sobrestock, y con riesgo de vencimiento
Al comparar las existencias reportadas en sus informes con las existencias reales, se
observan que estas no concuerdan, en muchos casos las cantidades informadas
incluyen medicamentos vencidos.
Los medicamentos recibidos en calidad de Donacin no cuentan con la documentacin
necesaria (Precios, protocolo de anlisis, carta de donacin, fechas de vencimiento
prximos, entre otros), y no se lleva un control adecuado.
Segn los informes del Almacn de Medicamentos se evidenci episodios de
desabastecimiento de medicamentos durante los ltimos 6 meses. En la mayora de
casos el desabastecimiento fue mayor a 2 meses.
Aparentemente el espacio del almacn es insuficiente. Se tiene pensado iniciar las
gestiones para construir un nuevo almacn. Asimismo, no se cuenta de un espacio para
los medicamentos que necesitan condiciones especiales de almacenamiento
No han determinado sus niveles de existencia, mnimos y mximos, metodologa de
pedidos, en resumen no tiene un sistema de control de inventarios.
Las condiciones de almacenamiento del almacn son deficientes: productos en el piso,
no tiene reas sealizadas, no tiene procedimientos, no se controlan la temperatura, no
tiene protocolo de anlisis, las paredes, techo y piso estn sucios, entre otros (Ver Lista
de Chequeo N1) .
El almacn de medicamentos y los puntos de entrega de servicios utilizan tarjetas de
control visible TCV manuales para cada producto, donde se registran las existencias y
movimientos, sin embargo estas no estn actualizadas, el personal seala que no saben
como utilizarlas, otros mencionan que no le son de utilidad. La verificacin de las

existencias reportadas en sus informes no concuerda con las existencias fsicas, en


muchos casos las cantidades informadas incluyen medicamentos vencidos.
El almacn de medicamentos realiza conteos fsicos cada 6 meses, los PES sealan
que lo realizan una vez al ao cuando la Direccin de Salud les indica. Al realizar un
conteo fsico, el 25% de los tems seleccionados al azar coincidan con el registro de las
TCV. Estos conteos fsicos no son sistemticos y no los registran en las TCV ni en otro
documento.
Cuando hace entrega de cargo no realizan conteos de los medicamentos.
Los informes mensuales elaborados son enviados a la Gerencia del Suministro. Al
realizar el anlisis respectivo evidencia que las existencias y movimientos no coinciden
entre el informe y el registro en el Software.

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Lista de chequeo N 01- Almacenes
N

Criterios

SI

El almacn est ubicado en un lugar donde se


tenga un fcil acceso a la fuente de
abastecimiento

El tamao del almacn est de acuerdo a la


variedad y volmen de productos a almacenar

3
4
5
6

7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

21

Las paredes y techos son lisos y faciles de


limpiar
Los pisos son de concreto y estn a nivel
Las ventanas cuentan con malla metlica o
barrotes
El diseo de la puerta brinda seguridad y facilita
el trnsito del personal, de los productos y
equipos

x
x
x
x
x

La temperatura es controlada, verificndose que


se encuentre entre 15- 25 y nunca ms de 30
Cuenta con parihuelas, termohigrmetro, equipo
electrgeno
No existen productos colocados directamente en
el piso (eso incluye sus contenedores)
Cuenta con refrigerador para almacenar
productos que lo requieran

x
x
x
x

Se revisa la presencia de certificados mdicos de


todo el personal que labora en el almacn
Cuenta con extinguidores con carga vigente
Tiene una adecuada iluminacin
Tiene una adecuada circulacin de aire (aire
acondicionado)
La distancia entre los estantes y la pared es
mnimo de 30cm
Sus medicamentos se encuentran protegidos de
la luz solar
Cuenta con las reas del almacn debidamente
separadas y/o sealadas e identificadas
Se evita la acumulacin de materiales
combustibles como cajas de carton
Los estantes , pisos, paredes y techos se
encuentran limpios y mantenidos
Cada lote de producto ingresa con su respectivo
protocolo de anlisis
La evaluacin del protocolo de anlisis, muestreo
y verificacin de las caractersticas
organolpticas de los suministros es efectuada
por el Qumico farmacutico responsable

NO

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

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Anexo 2
Matriz del trabajo individual
Mdulo: ..................................................................................
Alumno: .................................................................................

Hallazgo

Causas probables

Enuncie el problema,
incluya los indicadores o
hechos que demuestren
que el problema es real;
as mismo, mencione las
posibles consecuencia
que podra generar el
problema pero sin
sobredimensionarlo, por
ejemplo, afirmar que el
sistema fracasar debido
al problema
probablemente sea una
exageracin.

Recuerde que
algunos problemas
surgen como
consecuencia de
otros. Identifique y
exponga los
problemas que
estn generando los
hallazgos, trate de
establecer una
relacin causa
efecto.

Posibles
soluciones
Para cada una de
las causas
probables, o para
un grupo de ellas,
establezca una
posible solucin,
esta debe ser
especifica,
medible,
alcanzable y
realista.
La solucin
propuesta debe
resolver el
problema al menor
costo y ocasionar
la menor cantidad
de dificultades
posibles.

Indicador
Describa el
resultado esperado
y su impacto en el
sistema utilizando
indicadores.
Identifique el
indicador, describa
la frmula y
establezca una
meta, por ejemplo:
Indicador:
Porcentaje de PES
que entregan a
tiempo sus
informes
Frmula: (N PES
que entregan a
tiempo sus
informes / total de
PES) x 100
Meta: El 95% de
los PES entregan
sus informes a
tiempo.

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