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A LA OPERACIN DE ARCHIVOS
EN DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL
SECRETARA DE GOBERNACIN
Secretario
Fernando Francisco Gmez Mont Urueta
Comisionada para el Desarrollo Poltico
Blanca Heredia Rubio
Oficial Mayor
Manuel Rodrguez Arregui
SECRETARA DE GOBERNACIN
Abraham Gonzlez 48
Col. Jurez, Delegacin Cuauhtmoc
06699 Mxico, D.F.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Eduardo Molina y Albailes
Col. Penitenciara Ampliacin
15350 Mxico, D.F.
Derechos reservados conforme a la ley.
Impreso en Mxico
INTRODUCCIN
A LA OPERACIN DE ARCHIVOS
EN DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL
PRESENTACIN
Como parte del programa de trabajo 2002-2006 del COMIT TCNICO CONSULTIVO
DE UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO (COTECUCA), se propuso una
plataforma mnima y homognea de conocimientos en materia archivstica
mediante el desarrollo de cursos de capacitacin para el mejoramiento profesional,
tanto de los miembros del Comit como del personal operativo de las
dependencias.
El
OBJETIVOS
FINALIDAD
Brindar
OBJETIVOS ESPECFICOS
Comprender la organizacin y el funcionamiento de la
administracin pblica mexicana, as como el marco
referencial de las actividades documentales y archivsticas
que realiza.
Analizar los principios tericos que sustentan la administracin de documentos y la importancia de su aplicacin en el
trabajo archivstico.
Examinar los principios tcnicos que sostienen el manejo de
la documentacin activa, semiactiva e histrica.
NDICE
1. LA ADMINISTRACIN PBLICA
11-16
12-28
3. ARCHIVO DE TRMITE.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN ACTIVA
29-37
4. ARCHIVO DE CONCENTRACIN.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN SEMIACTIVA
38-47
5. ARCHIVO HISTRICO.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN HISTRICA
48-62
GLOSARIO
63-66
BIBLIOGRAFA
67
1. LA ADMINISTRACIN PBLICA
ADMINISTRACIN PBLICA. Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o
hacer cumplir la poltica, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las
autoridades competentes. Es pblica porque comprende las actividades de una sociedad
sujeta a la direccin poltica, las cuales son ejecutadas por las instituciones
gubernamentales. Es administracin porque implica la coordinacin de esfuerzos y
recursos, mediante los procesos administrativos bsicos de planeacin, organizacin,
direccin y control.
Funciones Administrativas
PRINCIPALES
AUXILIARES
DIRECTIVAS
Orientadas a proporcionar
servicios internos
ADMINISTRACIN DE
PERSONAL
SOBERANA:
MANEJO DE LOS
RECURSOS MATERIALES
ADMINISTRACIN
FINANCIERA
EDUCATIVAS Y CULTURALES:
SERVICIOS JURDICOS O
CONTENCIOSOS
SOCIALES:
MANDO
SUPERVISIN
ASESORA
Estudios y
formulacin
de programas
ORGANIZACIN
CONTROL
De los
servicios
De las
operaciones y
relaciones
pblicas
DOCUMENTACIN E
INFORMACIN
Divisin de poderes
Los poderes que reconoce la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos son:
El Poder Ejecutivo, que es el mximo representante del Estado, que como
es sabido en Derecho se encuentra constituido por el territorio, el gobierno y la
poblacin.
11
Las facultades del presidente son aquello que puede hacer porque la Constitucin
as se lo autoriza; las obligaciones, en cambio, son aquello que debe hacer porque
la Constitucin se lo ordena.
El artculo 89 constitucional establece un listado de facultades y obligaciones del
presidente:
A) Promulgar y ejecutar las leyes que expida el Congreso de la Unin.
B) Nombrar y remover libremente a los secretarios de despacho, al procurador
general de la Repblica, a los agentes diplomticos y empleados superiores
de Hacienda.
C) Nombrar a los ministros, agentes diplomticos y cnsules generales con
aprobacin del Senado.
D) Nombrar, con la aprobacin del Senado, a los coroneles y dems oficiales
superiores del Ejrcito, Armada y Fuerza Area Nacionales.
E) Disponer de la totalidad de la fuerza armada permanente, o sea, el ejrcito
terrestre de la Marina de Guerra y de la Fuerza Area.
F) Disponer de la Guardia Nacional para los mismos objetos.
G) Declarar la guerra en nombre de los Estados Unidos Mexicanos, previa la
ley del Congreso de la Unin.
H) Dirigir las negociaciones diplomticas y celebrar tratados con las potencias
extranjeras, sometindolo a la ratificacin del Congreso Federal.
I) Convocar al Congreso a sesiones extraordinarias.
J) Facilitar al Poder Judicial los auxilios que necesite para el ejercicio expedito
de sus funciones.
K) Habilitar toda clase de puertos, establecer aduanas martimas y fronterizas.
L) Conceder, conforme a las leyes, indultos a los reos sentenciados por delitos
de competencia de los tribunales federales y a los sentenciados por delitos
del orden comn en el Distrito Federal.
M) Conceder privilegios exclusivos por tiempo limitado a los descubridores,
inventores o perfeccionadores de algn ramo de la industria.
12
13
Centralizada
Consejera jurdica
Procuradura General de la Repblica
Organismos descentralizados
Empresas de participacin estatal
Instituciones nacionales de crdito
Paraestatal
16
Caracteres externos:
Formato (volmenes, unidades archivables, sueltos)
Tipo de escritura y su materialidad
Forma (original o copias)
Sellos
Los documentos de archivo tienen un carcter triple:
Carcter nico: diferente de otros documentos mltiples, como los libros
o las revistas.
Carcter orgnico: los documentos son parte de un todo estructurado,
deben su existencia a una persona o institucin que los produjo, y slo
alcanzan sentido al interrelacionarse.
18
ORGNICO
NICOS
SERIADO
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DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control
Investigar
Prever
Planear
Organizar
Integrar
Dirigir
Prever
Planear
Organizar
Integrar
Dirigir
Controlar
QUINO
22
Actividad administrativa
SOCIEDAD
Administracin
pblica
Instituciones,
dependencias,
entidades oficiales
Grupos
o ciudadanos
individuales
Documentos
Flujo documental
Unidades de archivo
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Programa: la administracin de documentos considera la elaboracin de programas para aplicar las medidas y elementos necesarios para el eficaz y rentable
tratamiento de los documentos.
Administracin: la aplicacin de la metodologa de la administracin al desarrollo
de los programas de archivo: planeacin, direccin, supervisin y control.
Concepto del ciclo vital de la documentacin
(teora de las tres edades)
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas
tambin como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene en
cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la
conservacin de los documentos en un archivo especfico.
25
un
archivo
de
concentracin,
no
c) Fase histrica
El documento ha perdido sus valores primarios para la institucin. pero conserva
valores secundarios:
x Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos
en virtud de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas
fsicas y morales.
x Valor testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos por
reflejar la evolucin del organismo administrativo que los cre.
x Valor informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan
datos nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier
campo del saber.
Su uso ya no es institucional, sino social.
Su conservacin debe ser permanente en el Archivo Histrico, donde recibir un
tratamiento especializado.
d) Depuracin (baja documental)
Los documentos que al finalizar su fase semiactiva y perder los valores primarios
no presentan valores secundarios y pueden ser eliminados de acuerdo con las
normas que marque la propia institucin al respecto, previo anlisis y valoracin
de los mismos.
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TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Archivo de trmite
Archivo histrico
Archivo de trmite
Archivo de trmite
Archivo de concentracin
Archivo de trmite
Archivo de trmite
Depuracin
Archivo de trmite
TRANSFERENCIA PRIMARIA
FASE
VALOR
USO
USUARIO
ARCHIVO
ACTIVA
PRIMARIO
- Administrativo
- Fiscal o contable
- Legal o jurdico
Institucional
Frecuente
(consulta alta)
Institucin
productora
Trmite
SEMIACTIVA
PRIMARIO
- Administrativo
- Fiscal o contable
- Legal o jurdico
Institucional
Ocasional
(consulta baja)
Institucin
productora
Concentracin
Social
Investigador
Pblico en
general
Histrico
INACTIVA
SECUNDARIO
- Evidencial
- Testimonial
- Cientfico
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Estructura orgnica
Unidad Central de
Correspondencia u
Oficiala de Partes
UNIDAD CENTRAL
DE ADMINISTRCIN
DE DOCUMENTOS
COTECIAD*
Unidad de documentacin
en trmite
Oficina de archivo y
correspondencia
Archivos de trmite
Archivo de
Concentracin
Archivo
Histrico
28
3. ARCHIVO DE TRMITE
Principios tcnicos del manejo de la documentacin activa
La operacin del sistema red de archivos dentro de las dependencias es sin duda
uno de los mecanismos que apoyan al mejor manejo de los archivos institucionales.
En la etapa activa de los documentos dentro del sistema red de archivos estn
ubicadas la unidad central de correspondencia y las unidades de documentacin
en trmite.
Oficiala
29
32
No existen
antecedentes
sobre el asunto o
materia
Cuando la accin
corresponde a
gestiones
gubernamentales
diferentes y se
trate de programas
o proyectos
El asunto o
materia son
nuevos
Cruzada Nacional
de Salud
Por asunto o
materia
Por actividad
sustantiva
Por tipo de
documento
Por actividad
administrativa
interna o
logstica
Formato o soporte
Valor documental
Plazos de conservacin
Vigencia completa
Nmero de aos en el archivo
de trmite
Nmero de aos en el archivo
de concentracin
Nmero de fojas
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Pblica
Reservada
Confidencial
Fecha de clasificacin
Nombre de
prrafos
ordenamientos
jurdicos,
fraccin
Periodo de reserva
y/o
Da, mes y ao
POLTICAS
Despacho de correspondencia
Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y
comunicacin documental, resguardando y promoviendo sus intereses
ante las diversas instancias de gestin interinstitucional.
a) En las oficinas centrales de la dependencia, las unidades de documentacin en trmite sern las instancias que capten la correspondencia de
salida generada por las entidades administrativas a que se encuentren
adscritas, debiendo manejar con la mxima agilidad y control tales
piezas. Se procurar que los documentos entregados por las reas
tramitadoras cumplan los requisitos establecidos en las normas de
comunicaciones formales de la dependencia.
34
35
37
4. ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Principios tcnicos del manejo de la documentacin semiactiva
El archivo de concentracin corresponde a la segunda etapa de la vida de los
documentos; a l se deben transferir los documentos de los archivos de trmite
cuando su consulta por los organismos productores es espordica, y ah
permanecern hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico.
39
Disposicin documental
40
ADMINISTRATIVOS
FISCALES
LEGALES
Actividades rutinarias
documentales de la
institucin.
Registro de relaciones
con la Hacienda Pblica.
Registros de trmites
jurdicos.
Propiedad, laborales,
escrituras, bienes, leyes,
decretos, acuerdos
Oficios administrativos;
personal, oficinas,
memoranda, trmites
relacionados con: proyectos,
planes, presupuestos,
contabilidad.
QU
QUIN
CMO
ADMINISTRATIVO
(TODOS)
Determina el plazo o
evento necesario para que
el trmite o la actividad con
que se relacionan los
documentos quede
concluido o prescriba.
Mediante el anlisis de
los periodos de trmite,
frecuencia de consulta y
normas de prescripcin
aplicables.
JURDICO
(ALGUNOS)
Determina el plazo o
evento necesario para que
los derechos u
obligaciones certificados
por los documentos cesen
o prescriban.
Mediante la legislacin
aplicable que acredite
derecho u obligaciones
(jurdicas), as como el
plazo de prescripcin de
tales derechos y
obligaciones.
FISCAL
(ALGUNOS)
Determina el plazo o
evento para que cese o
prescriba la necesidad de
comprobar o justificar los
gastos de los recursos
pblicos.
Mediante la normatividad
tcnica y jurdica vigente
que compruebe o
justifique el manejo y uso
de fondos federales, as
como el plazo o evento
que cancela su utilidad
probatoria.
QU
QUIN
CMO
EVIDENCIAL
(ALGUNOS)
Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.
Mediante el anlisis de la
legislacin normativa
nacional e internacional
(aplicacin de muestreo).
TESTIMONIAL
(ALGUNOS)
Determinar si da cuenta de
aspectos de la evolucin
de la institucin.
Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.
Mediante el anlisis de
los propios documentos
que dan cuenta de la
evolucin (aplicacin de
muestreo).
INFORMATIVOS
(ALGUNOS)
Determinar si la
informacin es til a la
sociedad y su aplicacin a
cualquier campo de la
investigacin.
Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.
Mediante el anlisis de
las corrientes de
investigacin, las fuentes
de investigacin, etctera
(aplicacin de muestreo).
Polticas de vigencia
La decisin sobre los materiales que sern conservados o eliminados reviste gran
trascendencia, no todos los documentos producidos actualmente por la
administracin pblica poseen valores de igual dimensin o duracin; al disponer
de recursos limitados, es indispensable que se inviertan en el manejo ptimo de lo
que realmente resulte til, tanto desde un punto de vista administrativo, legal o
fiscal, como desde una perspectiva histrica.
La depuracin, entendida como el proceso de seleccin final de los documentos
que sern conservados permanentemente, deber efectuarse dentro del sistema
red de archivos de la dependencia, considerando dos objetivos primordiales:
garantizar la correcta evaluacin y disposicin de los documentos, detectar los
valores de cada uno de los tipos documentales, la vigencia o prescripcin en el
contexto de su ciclo vital, as como la eliminacin oportuna de los materiales cuyos
valores primarios hayan prescrito, y que carezcan de la importancia que justifique
su ulterior conservacin.
A efecto de auspiciar el adecuado manejo de los documentos en la dependencia
en la depuracin y, en su caso, la transferencia secundaria de documentos
inactivos, se observarn puntualmente los siguientes principios bsicos dentro del
sistema red de archivos institucional.
x La nica instancia responsable de la depuracin de la documentacin
inactiva de la dependencia ser la unidad de archivo de concentracin,
quien efectuar la seleccin final de los documentos que le hayan sido
transferidos una vez que el plazo de conservacin precaucional haya
concluido.
42
43
Catlogo de disposicin
documental
06 Recursos materiales
06.1
06.2
06.3
06.4
06.5
06.6
06.7
06.8
06.9
06.10
06.11
06.12
Archivo de trmite
activo (aos)
Archivo de
concentracin
semiactivo
(aos)
Valoracin
histrica
Durante su vigencia
10
Durante su vigencia
Indefinido
Hasta su baja
3
5
6
Indefinido
6
6
6
5
12
4
7
1
No
Muestreo
Muestreo
No
6
6
1
2
No
S
No
No
45
Depuracin
Microfilmacin
Seleccin final de
la documentacin
Valores secundarios
(muestreo)
Transferencia secundaria
Archivo histrico
Valoracin
Eliminacin
Baja documental
Catlogo de
disposicin documental
46
Muestreo
Es la seleccin, deliberada
de determinados expedientes, volmenes o cualquier
otro formato de una clase o
serie documental, como
ejemplo representativo de la
misma y con fines de
conservacin permanente.
Muestreo aleatorio
Se aplica cuando la serie o
grupo documental tiene un valor
informativo homogneo. Consiste en tomar una muestra al azar,
sin tener ningn criterio de
eleccin establecido.
Muestreo sistemtico
Se aplica con una base o pauta
previamente determinada y cuando se
tiene que seleccionar series documentales cuyo contenido informativo es muy
similar y de poca trascendencia.
La pauta de seleccin puede ser
la de conservar un elemento por unidad
numrica, o bien, todos los documentos
de un mes, un ao, o de cualquier otra
unidad cronolgica o numrica.
Tamao de la muestra
Depende del tipo de informacin y significacin de la
clase o serie
Mayor homogeneidad - menor muestra
Mayor homogeneidad - mayor muestra
47
5. ARCHIVO HISTRICO
Principios tcnicos del manejo de documentacin histrica
Formacin de los archivos histricos
Archivo histrico
Corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital, al que se
han de transferir desde el archivo de concentracin para su conservacin
permanente. Sus fondos estn constituidos por series documentales transferidas
por el o los distintos archivos de concentracin de la administracin.
Tambin puede conservar documentos recibidos por donacin, depsito o
adquisicin.
48
ORGANIZACIN:
Identificar, clasificar
y ordenar
DESCRIPCIN:
Elaborar instrumentos de
descripcin (o consulta)
CONSERVACIN:
DIFUSIN:
ADQUISICIONES:
Transferencia secundaria. Conjunto de procedimientos por los cuales la
documentacin pasa de la unidad de archivo de concentracin a la unidad de
archivo histrico, previa seleccin y valoracin documental. Tiene lugar al trmino
de la vida activa y semiactiva de los documentos, que caducando los valores que
justificaron su resguardo en el archivo de concentracin ya sean legales o fiscales
pueden eliminarse o conservarse en el archivo histrico.
Donacin. Esta forma de adquisicin se realiza cuando una persona fsica o moral,
en plena posesin de sus archivos o de los archivos de otra, cede gratuitamente la
propiedad de estos documentos a un archivo.
Es esencial establecer un contrato. La preparacin del contrato llevar a las dos
partes a esclarecer una serie de detalles importantes que la simple carta o
convenio verbal no podra establecer, tales como restricciones parciales o totales,
no enajenacin, designacin del fondo, tratamiento del fondo, etc. Hagamos notar
que el derecho de propiedad de un fondo documental no implica ejercer el derecho
de autor sobre los documentos que contiene. De hecho, slo se es propietario de
los derechos de autor de los fondos producidos por uno mismo o de los derechos
de autor especficamente cedidos. Es importante aclarar que el administrador slo
puede comprometer a un organismo si est debidamente autorizado. As, una
corporacin que desea donar sus archivos a otro organismo debe establecer una
resolucin para este efecto y designar, al mismo tiempo, uno o varios apoderados.
49
Fondo
Subfondo
---------------Seccin
Subfondo
-----------------Seccin
Serie
Expediente
Unidad
documental
Expediente
Unidad
documental
Subfondo
-----------------Seccin
Serie
Serie
Expediente
Unidad
documental
51
FONDO
Es el conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgnicamente o acumulados y utilizados por una persona
fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor.
El fondo es el resultado de una primera aplicacin del principio de procedencia y
vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institucin.
Cada fondo tendr en su interior una estructura independiente, de acuerdo a las
funciones orgnicas y al organigrama de la institucin productora.
Criterios para identificar fondos (Duchein) [el productor]:
Debe ser un organismo pblico o privado con existencia jurdica propia
(creada por ley, decreto, acta constitutiva, etc.).
Debe tener fines y atribuciones definidas y estables, determinadas en un
reglamento.
Debe contar con organizacin interna para desarrollar las funciones para
las que fue creada.
Debe tener competencia propia aunque est sujeto a otro organismo
superior.
SUBFONDO O SECCIN
Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados
entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin
u organismo que lo origina, y cuado esto no es posible, con agrupaciones
geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin.
Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada subfondo
tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar
los niveles de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria
subordinada.
Las secciones o subfondos son el resultado de una segunda aplicacin del
principio de procedencia e introducen una diferenciacin al interior del Fondo. Son
subdivisiones del Fondo identificadas con dependencias o con funciones.
En ocasiones, una seccin o subfondo de un fondo adquiere un crecimiento
importante y se independiza, aunque formalmente sean una subdivisin del fondo.
Estas secciones documentales tienen un tratamiento separado, como si se
tratara de un fondo independiente.
Puede ocurrir que algunos documentos fueran reunidos por su relevancia histrica
y no por su procedencia institucional, agrupando documentos de distintos fondos y
dndoles un tratamiento equivalente al de un fondo. A estas agrupaciones se les
denomina "secciones histricas.
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SERIE
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo
proceso archivstico o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o
como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin,
recepcin o utilizacin. La serie se denomina tambin serie documental.
Las series son el resultado de la aplicacin del principio de orden original y
responden al carcter seriado de los documentos, de la repeticin sistemtica de
actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una funcin
de la institucin.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA (EXPEDIENTE)
Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica
de la serie.
o Expediente: es el conjunto de piezas documentales resultantes de un
mismo procedimiento administrativo (generalmente estn cosidos).
o Documento principal con anexos
o Registro: es la reunin de documentos que no tienen relacin con otros,
sino que han sido agrupados slo por su funcin de control. En forma de
libros o carpetas (ejemplo: minutarios).
o Dossier: son los documentos agrupados en razn de un tema, no por
tramitacin de un asunto.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (DOCUMENTO, PIEZA, TIPO DOCUMENTAL)
Es la unidad archivstica ms pequea, intelectualmente indivisible, por ejemplo
una carta, una memoria, un informe, una fotografa, una grabacin sonora.
Es la unidad archivstica de la estructura de un acervo documental. Puede ser:
x Singular: una sola pieza documental (una sola fecha y lugar de
emisin y un autor del documento.
x Mltiple: constituido por varias piezas documentales. Unidad
documental compuesta (vase expediente).
53
AGRUPACIONES ARTIFICIALES
Colecciones documentales: son agrupaciones de documentos adquiridos por
compra o donacin; no tienen carcter seriado y el elemento que los vincula puede
ser un tema o un personaje.
Secciones ficticias: son agrupaciones realizadas en los archivos a partir de
documentos de sus fondos por razones de conservacin o de instalacin,
determinados por su soporte (carteles, mapas, planos, fotos).
APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS GENRICOS DE LA ORGANIZACIN Y
DESCRIPCIN
ORGANIZACIN
La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales
y mecnicas por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en
forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales, para revelar su contenido y
para tener el control de cada pieza del conjunto de documentos.
b) Clasificacin
Antes de definir la clasificacin de los documentos, es preciso mencionar la
confusin que tradicionalmente ha habido respecto a los significados clasificar y
ordenar, a los que muchos autores identifican.
Sin embargo, ambos procedimientos son distintos:
x La clasificacin se refiere a grupos documentales (fondos, secciones o series),
la ordenacin a documentos.
x La ordenacin sigue a la clasificacin: primero se dispone por clases y grupos,
despus cada grupo por su orden.
x La clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo, la ordenacin al interior
de una serie.
x La clasificacin es una actividad intelectual que permite relacionar unos
documentos con otros, la ordenacin es una operacin mecnica.
Clasificacin (classis facere: hacer clases).
Consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o
series, de tal manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura
de un todo (desde los ms amplios hasta los ms especficos, estableciendo una
jerarquizacin entre los mismos.)
Cada grupo de la estructura debe ser nico, distinto a los dems, con
caractersticas propias y susceptible de subdividirse en otros dependientes del
mismo.
En consecuencia, clasificar consiste en la elaboracin de un cuadro clasificador
estructurado, con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos todos
aquellos que tengan caractersticas similares.
Tipos de cuadro de clasificacin:
x Estructura orgnica. Los documentos se agrupan de manera que reflejen
la estructura de la institucin, por lo tanto las subdivisiones se identifican
con unidades administrativas o dependencias.
x Estructura funcional. Los documentos se renen de acuerdo con las
funciones de la institucin. Este tipo de cuadro de clasificacin es
recomendable para archivos de instituciones de larga vida, con complejidad
orgnica, en que las funciones son ms claras y lineales, con menos
cambios en la evolucin de las funciones que de la estructura y
organigrama.
55
57
58
DESCRIPCIN
Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en
su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema
que lo ha producido.
En el archivo debe establecerse un programa descriptivo en el que se planifique la
elaboracin de instrumentos de consulta, se establezcan las prioridades y se
jerarquice el trabajo.
La descripcin deber hacerse por niveles, sin pasar a la descripcin especfica de
un fondo, seccin o serie, si no se ha descrito en el nivel general la totalidad del
acervo.
Principios
El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesibles los
fondos documentales del archivo.
Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con
prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo,
por mnimos que sean.
Los instrumentos de consulta deben revelar el contenido y el carcter de
los documentos y facilitar su localizacin. Adems deben responder a
las demandas imprevisibles de un pblico indeterminado y heterogneo,
de modo que puedan ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los
documentos.
Ponerlos al alcance de los usuarios.
Niveles de descripcin
x Existen varios niveles de descripcin; sta debe ser gradual, se debe
partir de lo general para continuar con lo particular y especfico.
Resultado de estos niveles son los distintos tipos de instrumentos de
descripcin.
x La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripcin
son: la unidad archivstica que se describe (fondo, serie, expediente,
pieza documental); el grado de detalle de la descripcin.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN
Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o instrumento de
referencia o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control
administrativo e intelectual de los documentos.
Los instrumentos de descripcin tienen una doble finalidad:
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61
Nmero de
acceso
Cronologa
Tipo de
documento
Participantes
Resumen
descriptivo
Resumen
indicativo
Ubicacin topogrfica
Palabras clave
d) ndices
No son instrumentos de descripcin propiamente, sino auxiliares de la descripcin.
Ofrecen sistemticamente ordenados los datos que contienen los documentos, sin
describir los contenidos. Se describen conceptos (nombres, lugares, temas), no
documentos, y se formulan para agilizar la bsqueda de informacin, para cruzarla
y relacionarla. Los ndices sintetizan y representan el contenido de los
documentos.
62
GLOSARIO
Acceso. Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a
determinadas normas y condiciones. Norma ISAD (G), 2000.
Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos.
Diccionario de terminologa archivstica del Archivo General de Colombia.
Acervo. Totalidad de documentos que custodia un archivo. Conjunto de
documentos de un archivo. Ibid.
Administracin de documentos. Conjunto de mtodos y prcticas destinados a
planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, uso, seleccin y
destino final de los documentos de archivo. Lineamientos generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de
la administracin pblica federal.
Archivo. Es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la
persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia. Manual de Archivstica, Antonia Heredia.
Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Lineamientos generales.
Archivo de concentracin. Unidad responsable de la administracin de
documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades
administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en l hasta
su destino final. Ibid.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa. Op. cit.
Archivo histrico. Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional. Ibidem.
Baja documental. Eliminacin de documentacin que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores
histricos. Ibid.
Catlogo de disposicin documental. Es el registro general, sistemtico y
normalizado de los valores de disposicin de todos los documentos existentes, ya
sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.
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Registro General y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos
de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final. Lineamientos generales.
Ciclo vital del documento. Es la teora que nos dice que el documento atraviesa
a lo largo de su existencia por tres edades (etapas o fases) determinadas por sus
valores y usos que tiene durante la misma. A cada etapa le corresponde un
tratamiento especializado y se conserva en un archivo especfico.
Clasificacin. Es la accin de agrupar jerrquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios o los ms especficos,
de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Manual de
Archivstica, Jos Ramn Cruz Mundet.
Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en
la estructura funcional de la dependencia o entidad. Lineamientos generales.
Conservacin de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin
de los documentos de archivo. Ibid.
Cuadro general de clasificacin archivstica. Instrumento tcnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad. Lineamientos generales.
Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en
su posesin fsica y que no siempre implica la propiedad jurdica ni el derecho a
controlar el acceso de los documentos. Norma ISAD (G), 2000.
Descripcin archivstica. Elaboracin de una representacin exacta de la unidad
de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que los ha producido. Norma ISAD (G), 2000.
Documento. Informacin que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada
por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad. Norma ISAD (G), 2000.
Documentacin activa. Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de
las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de
trmite. Lineamientos generales.
Documentacin histrica. Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Lineamientos generales.
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BIBLIOGRAFA
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