Вы находитесь на странице: 1из 67

INTRODUCCIN

A LA OPERACIN DE ARCHIVOS
EN DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL

SECRETARA DE GOBERNACIN

Secretario
Fernando Francisco Gmez Mont Urueta
Comisionada para el Desarrollo Poltico
Blanca Heredia Rubio
Oficial Mayor
Manuel Rodrguez Arregui

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Aurora Gmez Galvarriato Freer


Directora General

Miguel ngel Quemain Senz


Director de Publicaciones y Difusin

Marco Antonio Silva Martnez


Jefe del Departamento de Publicaciones

SECRETARA DE GOBERNACIN
Abraham Gonzlez 48
Col. Jurez, Delegacin Cuauhtmoc
06699 Mxico, D.F.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Eduardo Molina y Albailes
Col. Penitenciara Ampliacin
15350 Mxico, D.F.
Derechos reservados conforme a la ley.
Impreso en Mxico

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN


SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
COMIT TCNICO CONSULTIVO DE UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

INTRODUCCIN
A LA OPERACIN DE ARCHIVOS
EN DEPENDENCIAS Y ENTIDADES
DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL

Araceli J. Alday Garca

PRESENTACIN

Como parte del programa de trabajo 2002-2006 del COMIT TCNICO CONSULTIVO
DE UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO (COTECUCA), se propuso una
plataforma mnima y homognea de conocimientos en materia archivstica
mediante el desarrollo de cursos de capacitacin para el mejoramiento profesional,
tanto de los miembros del Comit como del personal operativo de las
dependencias.

Dentro de la poltica de transparencia y acceso a la informacin de la que son eje


regulador y concentrador los archivos del gobierno federal, es menester
homogeneizar el lenguaje de los archivos y su funcionamiento para ofrecer la
mejor perspectiva frente al futuro que se espera con funcionarios y encargados de
mejor calidad profesional y tcnica, as como documentos organizados de acuerdo
con los principios terico-prcticos aceptados.

El

presente material de apoyo contiene los elementos bsicos que permiten


reforzar, enriquecer y cuestionar la mejor manera de aplicar los conocimientos en
beneficio de un archivo ordenado y descrito que sirva tanto a las oficinas y
dependencias de las cuales es parte, como a los usuarios externos y ciudadanos
en general que solicitan informacin.

ARACELI ALDAY GARCA

OBJETIVOS
FINALIDAD

La capacitacin de los recursos humanos destinados al manejo de los


archivos para desarrollar las competencias profesionales orientadas al
cambio.
META

Servir como texto base para los cursos de capacitacin destinados a


elevar el nivel tcnico del personal que tiene a su cargo la operacin
de archivos dentro de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal.
OBJETIVO GENERAL

Brindar

a los participantes los conocimientos terico-prcticos tiles


en la administracin y manejo de archivos.

OBJETIVOS ESPECFICOS


Comprender la organizacin y el funcionamiento de la
administracin pblica mexicana, as como el marco
referencial de las actividades documentales y archivsticas
que realiza.


Analizar los principios tericos que sustentan la administracin de documentos y la importancia de su aplicacin en el
trabajo archivstico.


Examinar los principios tcnicos que sostienen el manejo de
la documentacin activa, semiactiva e histrica.

Analizar la organizacin de los servicios de transferencia y


concentracin archivstica.

Reconocer y distinguir las polticas y los procedimientos


especficos en el manejo de los archivos de trmite, de
concentracin e histricos

NDICE

1. LA ADMINISTRACIN PBLICA

11-16

2. LOS FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS


Y LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS

12-28

3. ARCHIVO DE TRMITE.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN ACTIVA

29-37

4. ARCHIVO DE CONCENTRACIN.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN SEMIACTIVA

38-47

5. ARCHIVO HISTRICO.
PRINCIPIOS TCNICOS DEL MANEJO DE
DOCUMENTACIN HISTRICA

48-62

GLOSARIO

63-66

BIBLIOGRAFA

67

1. LA ADMINISTRACIN PBLICA
ADMINISTRACIN PBLICA. Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o
hacer cumplir la poltica, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las
autoridades competentes. Es pblica porque comprende las actividades de una sociedad
sujeta a la direccin poltica, las cuales son ejecutadas por las instituciones
gubernamentales. Es administracin porque implica la coordinacin de esfuerzos y
recursos, mediante los procesos administrativos bsicos de planeacin, organizacin,
direccin y control.

Funciones Administrativas
PRINCIPALES

AUXILIARES

DIRECTIVAS

Atienden a las necesidades de


la colectividad

Orientadas a proporcionar
servicios internos
ADMINISTRACIN DE
PERSONAL

A travs de las cuales se


ejerce autoridad

SOBERANA:

defensa, relaciones exteriores, polica, relaciones con la Iglesia,


funcionamiento de las instituciones polticas
como las elecciones, informacin y opinin
pblica.

ECONOMAS: moneda, crdito, comercio exterior, precios, promocin econmica,


inversin, accin directa e indirecta en la
agricultura, la industria, el comercio, los
energticos, etc., empresas pblicas.

MANEJO DE LOS
RECURSOS MATERIALES

salud, higiene, vivienda,


urbanismo, relaciones laborales, asistencia
social, promocin y desarrollo social, etc.

ADMINISTRACIN
FINANCIERA

EDUCATIVAS Y CULTURALES:

SERVICIOS JURDICOS O
CONTENCIOSOS

SOCIALES:

investigacin cientfica, enseanza general,


educacin de adultos, entretenimiento, etc.

MANDO
SUPERVISIN
ASESORA

Estudios y
formulacin
de programas

ORGANIZACIN

CONTROL

De los
servicios

De las
operaciones y
relaciones
pblicas

DOCUMENTACIN E
INFORMACIN

Divisin de poderes
Los poderes que reconoce la Constitucin Poltica de los Estados Unidos
Mexicanos son:
El Poder Ejecutivo, que es el mximo representante del Estado, que como
es sabido en Derecho se encuentra constituido por el territorio, el gobierno y la
poblacin.

11

El Poder Legislativo lo constituyen quinientos diputados federales, los


cuales representan a los 31 estados ms el Distrito Federal, adems de 128
senadores, cuatro por cada entidad federativa. Ambas cmaras, la de
Diputados y la de Senadores, componen el Congreso de la Unin.
El Poder Judicial se encuentra representado por los Tribunales Locales,
Tribunales Colegiados y de Circuito y por la Suprema Corte de Justicia de la
Nacin.

Facultades del Poder Ejecutivo Federal:

Las facultades del presidente son aquello que puede hacer porque la Constitucin
as se lo autoriza; las obligaciones, en cambio, son aquello que debe hacer porque
la Constitucin se lo ordena.
El artculo 89 constitucional establece un listado de facultades y obligaciones del
presidente:
A) Promulgar y ejecutar las leyes que expida el Congreso de la Unin.
B) Nombrar y remover libremente a los secretarios de despacho, al procurador
general de la Repblica, a los agentes diplomticos y empleados superiores
de Hacienda.
C) Nombrar a los ministros, agentes diplomticos y cnsules generales con
aprobacin del Senado.
D) Nombrar, con la aprobacin del Senado, a los coroneles y dems oficiales
superiores del Ejrcito, Armada y Fuerza Area Nacionales.
E) Disponer de la totalidad de la fuerza armada permanente, o sea, el ejrcito
terrestre de la Marina de Guerra y de la Fuerza Area.
F) Disponer de la Guardia Nacional para los mismos objetos.
G) Declarar la guerra en nombre de los Estados Unidos Mexicanos, previa la
ley del Congreso de la Unin.
H) Dirigir las negociaciones diplomticas y celebrar tratados con las potencias
extranjeras, sometindolo a la ratificacin del Congreso Federal.
I) Convocar al Congreso a sesiones extraordinarias.
J) Facilitar al Poder Judicial los auxilios que necesite para el ejercicio expedito
de sus funciones.
K) Habilitar toda clase de puertos, establecer aduanas martimas y fronterizas.
L) Conceder, conforme a las leyes, indultos a los reos sentenciados por delitos
de competencia de los tribunales federales y a los sentenciados por delitos
del orden comn en el Distrito Federal.
M) Conceder privilegios exclusivos por tiempo limitado a los descubridores,
inventores o perfeccionadores de algn ramo de la industria.

12

N) Cuando la Cmara de Senadores no est en sesiones, el presidente de la


Repblica podr hacer los nombramientos de que hablan las fracciones III y
IV del artculo 89.
O) Nombrar magistrados del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y
someter los nombramientos a la aprobacin de la Cmara de Diputados.
P) Nombrar ministros de la Suprema Corte de Justicia y someter los
nombramientos, las licencias y renuncias de ellos a la aprobacin de la
Cmara de Senadores, o de la Comisin Permanente.
Q) Pedir la destitucin a las autoridades judiciales.
Es facultad privativa de la Federacin gravar las mercancas que se importen o
exporten, o que pasen de trnsito por el territorio nacional, as como reglamentar
todo tipo y aun prohibir, por motivos de seguridad o de polica, la circulacin en el
interior de la Repblica de toda clases de efectos, cualquiera que sea su
procedencia. La misma Federacin no puede establecer ni dictar en el Distrito
Federal los impuestos y leyes que expresan las fracciones VI y VII del artculo 117
constitucional.
El Ejecutivo podr ser facultado por el Congreso de la Unin para aumentar,
disminuir o suprimir las cuotas de las tarifas de exportacin expedidas por el
propio Congreso, y para crear otras, as como para restringir y para prohibir las
importaciones, las exportaciones y el trnsito de productos, artculos y efectos,
cuando lo estime urgente, a fin de regular el comercio exterior, la economa del
pas, la estabilidad de la produccin nacional o de realizar cualquier otro propsito
en beneficio del pas, el propio Ejecutivo, al enviar al Congreso el presupuesto
fiscal de cada ao, someter a su aprobacin el uso que hubiese hecho de la
facultad concedida.
Facultades del Poder Legislativo Federal:
El Poder Legislativo Federal tiene a su cargo, como tarea fundamental, elaborar
las leyes que han de regir en toda la Repblica.
Dicho poder se deposita en un Congreso General, dividido en dos cmaras: la de
Diputados y la de Senadores.
La Cmara de Diputados se compone de representantes de la nacin elegidos por
votacin popular y es renovada en su totalidad cada tres aos. La Cmara de
Diputados est integrada por trescientos diputados electos segn el principio de
votacin mayoritaria relativa, mediante el sistema de distritos electorales uninominales, y hasta doscientos diputados electos segn el principio de representacin
proporcional votados en circunscripciones plurinominales.
Para ser diputado se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. Ser ciudadano mexicano por nacimiento, en el ejercicio de sus derechos.
2. Tener veintin aos cumplidos el da de la eleccin.

13

3. Ser originario del estado en que se haga la eleccin o vecino de l con


residencia efectiva de ms de seis meses anteriores a la fecha de ella.
4. No estar en servicio activo en el ejrcito federal ni tener mando en la polica
o gendarmera rural del distrito donde se haga la eleccin, cuando menos
noventa das antes de ella.
5. No ser secretario o subsecretario de Estado, ni ministro de la Suprema
Corte de Justicia de la Nacin, a menos que se separe definitivamente de
sus funciones noventa das antes de la eleccin, en el caso de los dos
primeros y dos aos en el caso de los ministros.
6. No ser ministro de algn culto religioso.
7. No ser comprendido en alguna de las incapacidades que seala el artculo
59.
Para integrar la Cmara de Senadores en cada estado y el Distrito Federal se
elegirn cuatro senadores, de los cuales tres sern electos segn el principio de
votacin de mayora relativa y uno ser asignado a la primera minora; para cada
entidad federativa, los partidos polticos debern registrar una lista con tres
frmulas de candidatos.
La senadura de primera minora ser asignada a la frmula de candidatos que
encabece la lista del partido poltico que, por s mismo, haya ocupado el segundo
lugar en nmero de votos de que se trate. La Cmara de Senadores se renovar
en su totalidad en eleccin directa, cada seis aos. Por cada senador propietario
se elegir un suplente. Para ser senador se deben cumplir los mismos requisitos
que para ser diputado, excepto el de la edad, que ser de treinta aos cumplidos
el da de la eleccin.
Los diputados y senadores al Congreso de la Unin no podrn ser reelegidos para
el periodo inmediato, salvo los que, habiendo tenido la calidad de suplentes, no
hayan estado en ejercicio.
La Comisin Permanente se compone de veintinueve miembros, de los cuales
quince sern diputados y catorce senadores, nombrados por la Cmara correspondiente la vspera de la fecha en que queden clausuradas las sesiones.
Facultades del Poder Judicial Federal:
El Poder Judicial de la Federacin se deposita en una Suprema Corte de Justicia,
en los Tribunales de Circuito (colegiados en materia de Amparo, y unitarios en
materia de Apelacin), en los Juzgados de Distrito, en un Consejo de la Judicatura
Federal y en un Tribunal Federal Electoral.
Los Tribunales de la Federacin resolvern toda controversia que se suscite:
a) Por leyes o actos de la autoridad que violen las garantas individuales,
b) Por leyes o actos de la autoridad federal que vulneren o restrinjan la
soberana de los estados, y
14

c) Por leyes o actos de las autoridades de stos que invadan la esfera de la


autoridad federal.

Organizacin de la administracin pblica federal


La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal establece, en su artculo
primero, las organizaciones que integran la administracin pblica mexicana:
Presidencia de la Repblica
Secretaras de Estado
Departamentos
administrativos

Centralizada

Consejera jurdica
Procuradura General de la Repblica

Organismos descentralizados
Empresas de participacin estatal
Instituciones nacionales de crdito

Paraestatal

Organizaciones auxiliares nacionales de


crdito
Instituciones nacionales de seguros y de
fianzas
Fideicomisos

Para el despacho de los asuntos del orden administrativo, el Poder Ejecutivo de la


Unin cuenta con las siguientes dependencias:
Secretara de Gobernacin
Secretara de Relaciones Exteriores
15

Secretara de la Defensa Nacional


Secretara de Marina
Secretara de Seguridad Pblica
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Secretara de Desarrollo Social
Secretara de Medio Ambiente y Recursos Naturales
Secretara de Energa
Secretara de Economa
Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin
Secretara de Comunicaciones y Transportes
Secretara de la Funcin Pblica
Secretara de Educacin Pblica
Secretara de Salud
Secretara del Trabajo y Previsin Social
Secretara de la Reforma Agraria
Secretara de Turismo
Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal (artculo 26)
Procuradura General de la Repblica (dependencia ubicada en el mbito
del Poder Ejecutivo Federal, regulada por su propia Ley Orgnica).
Funcionamiento de la administracin pblica federal mexicana
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal establece en su artculo 14:
...al frente de cada Secretara habr un secretario de Estado, quien para el
despacho de los asuntos de su competencia, se auxiliar por los subsecretarios,
oficial mayor, directores, subdirectores, jefes y subjefes de departamento, oficina,
seccin y mesa, y por los dems funcionarios que establezca el reglamento interior respectivo y otras disposiciones legales...; adems, el artculo 17 seala los
rganos desconcentrados que puede tener una Secretara, el 18 sobre los
reglamentos interiores, el 19 sobre la expedicin de los manuales de organizacin,
de procedimientos y de servicios al pblico, y el 20 detalla el establecimiento de
los servicios de apoyo administrativos en materia de planeacin, programacin,
presupuesto, informtica, estadstica, recursos humanos, recursos materiales,
contabilidad, fiscalizacin, archivos y los dems que sean necesarios.

16

2. LOS FUNDAMENTOS DE LOS


ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIN
DE DOCUMENTOS
Los documentos y la actividad administrativa
Que es la informacin?
La informacin es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o
ms de sus sentidos. La informacin permanece intangible hasta que est
representada de una manera formal con datos. Cuando la informacin est
representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y
usada.
Qu es un documento?
Documento, en sentido genrico, es todo registro de informacin, independientemente del soporte fsico (un libro, una revista, un mapa, una pieza arqueolgica,
una moneda, una escultura, un cuadro, etc.).
En sentido estricto, documento de archivo es:
La informacin contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida,
recibida y conservada por cualquier organizacin (pblica o privada) o persona en
el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.
As, se conoce como tipo documental a la clase de documentos que se distinguen
por la semejanza de sus caractersticas fsicas, y/o intelectuales, por ejemplo,
contratos, actas, facturas, etc.
Soporte de los documentos
La mayora de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan
tambin otros soportes como acetato de celulosa o polister, como en los rollos de
microfilme, microfichas, discos o cintas, pelculas o videos, cintas magnticas y
discos pticos, entre otros.
Los sistemas para interpretar la informacin fijada en el soporte se dividen en:
Sistema operativo textual, manuscrito, mecanuscrito o impreso, basado
en signos alfabticos, es de lectura directa; es un sistema operativo
meramente figurativo (grafas, dibujos, esgrafiados).
Sistema operativo analgico, grabable y legible por mquina, mediante
un programa adecuado (documento audiovisual).
Sistema operativo digital, grabable y legible por mquina, mediante un
programa adecuado (documento informtico).
17

Por su informacin o mensaje, los documentos son:


 Documento dispositivo: mandatos, rdenes, instrucciones, disposiciones,
etc.
 Documento probatorio: recoge un hecho anterior (acta, testimonio, etc.).
 Documento informativo: trmites, informes.
Desde un punto de vista jurdico se han hecho clasificaciones en funcin del
procedimiento administrativo. Segn ste habra documentos de:
 Iniciacin: cartas, peticiones, denuncias, telegramas, etc.
 Impulso: providencias, decretos, resoluciones y acuerdos no sustanciales.
 Instruccin: informes, dictmenes tcnicos, propuestas, consultas, certificaciones, etc.
 Resolucin: concesiones, autorizaciones, prohibiciones, etc.
 Comunicacin: notificaciones, notas interiores, requerimientos, citaciones,
emplazamientos.

Atributos de los documentos:


Caracteres internos:
Formas esenciales: autor, destinatario(s), texto, data, lugar(es),
acontecimientos.
Formas de constancia: notas de registro de entrada y salida y las
diligencias de gnero (autentificaciones de firmas, intervenciones y
vistos buenos).
Formas archivsticas: las notas de clasificacin y referencia, las de
resumen o extracto, las referencias cruzadas, etc.

Caracteres externos:
Formato (volmenes, unidades archivables, sueltos)
Tipo de escritura y su materialidad
Forma (original o copias)
Sellos
Los documentos de archivo tienen un carcter triple:
Carcter nico: diferente de otros documentos mltiples, como los libros
o las revistas.
Carcter orgnico: los documentos son parte de un todo estructurado,
deben su existencia a una persona o institucin que los produjo, y slo
alcanzan sentido al interrelacionarse.
18

Carcter seriado: los documentos de archivo se producen uno a uno y


se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series (la
base de la estructura archivstica).

ORGNICO
NICOS

SERIADO

Serie: conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo


o que se conserven formando una unidad como resultado de una misma
acumulacin, del mismo proceso archivstico o de la misma actividad, que tienen
una forma particular, o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de
su produccin, recepcin o utilizacin. La serie se denomina tambin serie
documental (ISAD-G).

19

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Muchos documentos son mantenidos por una organizacin durante un tiempo


corto para proporcionar pruebas o informacin al organismo creador. Otros
documentos tienen un valor ms duradero como prueba o informacin de las
acciones o las funciones de un organismo en el transcurso del tiempo. As son
transferidos a un depsito archivstico para su preservacin temporal o
permanente.
Qu es un archivo?
Es uno o ms conjuntos de documentos acumulados en un proceso natural por
una persona o institucin en el transcurso de su gestin, respetando el orden en
que fueron generados para servir de testimonio y fuente de informacin a las
personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de
fuente de la historia.
El trmino archivo se utiliza tambin para designar el depsito de archivo o la
institucin archivstica que custodia archivos.
Existen tipos de archivo:
x De acuerdo con el productor de los documentos:
Locales: archivos municipales, archivos parroquiales
Regionales: archivos estatales
Nacionales: Archivo General de la Nacin
Internacionales: Archivo General de Indias, en Sevilla
Archivo de la ONU.
x Atendiendo al ciclo vital de los documentos:
Administrativos o de trmite
De concentracin
Histricos
x De acuerdo con el soporte de los documentos:
Audiovisuales
Cartogrficos
Fotogrficos
x De acuerdo al carcter de la documentacin, del sector que la genere.
Oficiales: Archivos federales, archivos estatales,
archivos municipales.
Particulares: Archivos de asociaciones civiles, archivos
20

sindicales, archivos familiares, archivos


industriales.

x Atendiendo a la materia de la informacin que resguardan:


cientficos
econmicos
de arte
de salud
de educacin, etc.
Quin usa los documentos?
En las oficinas de gobierno y del sector privado, los documentos son creados y
usados diariamente para documentar acciones, confirmar decisiones, establecer
derechos y responsabilidades y comunicar informacin. Sin documentos los gobiernos y las empresas no podran funcionar, actualmente no es posible recordar
vastas cantidades de informacin sin crear un registro, esto es, un documento.
Los documentos deben estar bien administrados para asegurar su proteccin, se
conservan y custodian en los archivos y constituyen la memoria de la actuacin de
la administracin pblica y privada.
Proceso administrativo
Este proceso consta de una serie de pasos que permiten:

Planeacin
Organizacin
Direccin
Control

Investigar
Prever
Planear
Organizar
Integrar
Dirigir

Prever
Planear
Organizar
Integrar
Dirigir
Controlar

Dichas etapas se sustentan en informacin que se encuentra en los documentos


que se custodian y conservan en los archivos.
Actividad administrativa
La funcin archivstica es de enorme trascendencia para la administracin pblica,
pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus relaciones
con los ciudadanos y el nivel de eficacia de su gestin.
Los archivos constituyen la memoria de la actuacin de la administracin pblica;
son el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia
administracin. Es factor imprescindible de continuidad en los cambios de las
estructuras administrativas y de los funcionarios.
21

QUINO

22

Actividad administrativa
SOCIEDAD

Administracin
pblica
Instituciones,
dependencias,
entidades oficiales

Grupos
o ciudadanos
individuales

Documentos

Flujo documental

Unidades de archivo

Capacidad de respuesta organizada

Concepto de administracin de documentos


Los archivos requieren modernizarse para responder a problemas como la
explosin documental y adaptarse al cambio de circunstancias y necesidades de
la sociedad y de la administracin pblica. A mediados del siglo XX apareci una
nueva orientacin en los archivos para renovar la metodologa archivstica, crear
estructuras nuevas, desarrollar polticas integradoras de los distintos componentes
institucionales, definir su papel y sus funciones, incrementar su eficiencia y
disminuir sus costos de operacin.

23

La administracin de documentos es un conjunto de principios, procedimientos y


mtodos administrativos orientados a la economa y eficiencia del manejo
documental tanto en actividades destinadas a la conservacin, uso y localizacin
de los documentos, como a la produccin, circulacin, seleccin y disposicin final
de los mismos.
Es decir, contempla la sistematizacin y reglamentacin del manejo de los
documentos, la creacin de estructuras que integren los rganos especializados
(archivo de trmite, de concentracin e histricos), la especializacin de recursos,
la capacitacin de personal, etc.
La administracin de documentos incorpor nuevos conceptos a la archivstica:
La teora de las tres edades (ciclo vital de la documentacin)
La seleccin documental
El flujo y la transferencia de documentos
Elementos que componen la administracin de documentos:
Legislacin: necesidad de disposiciones legales y de normas que reglamenten el
manejo de documentos en todos los niveles:
Ley marco referente a archivos (pblicos, privados, administrativos,
histricos).
Normas que reglamenten el uso, la conservacin, el manejo y el flujo de los
documentos.
Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.

Estructura: necesidad de establecer una organizacin jerrquica de todos los


elementos que componen un sistema de archivos, con el nivel requerido:
Un rgano normativo y de decisin que coordine, reglamente, vigile la
aplicacin de las normas, elabore programas, fije polticas y administre
recursos.
24

Los rganos operativos (archivos de trmite, de concentracin, histricos).


Los canales de comunicacin necesarios entre los distintos rganos del
sistema

Programa: la administracin de documentos considera la elaboracin de programas para aplicar las medidas y elementos necesarios para el eficaz y rentable
tratamiento de los documentos.
Administracin: la aplicacin de la metodologa de la administracin al desarrollo
de los programas de archivo: planeacin, direccin, supervisin y control.
Concepto del ciclo vital de la documentacin
(teora de las tres edades)
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas
tambin como etapas o fases), determinadas por los valores y usos que tiene en
cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la
conservacin de los documentos en un archivo especfico.

a) Fase activa o de vigencia administrativa


Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la institucin:
Valor administrativo: condicin de los documentos producidos o recibidos por
una institucin para realizar sus funciones o actividades comunes.

25

Valor jurdico o legal: condicin de los documentos que permite certificar


derechos u obligaciones de la administracin pblica o de los ciudadanos.

Valor fiscal o contable: atributo de los documentos para comprobar el origen,


distribucin y uso de los recursos financieros de una institucin.
El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato, por eso debe
ser conservado cerca del usuario del mismo (el creador del documento) en un
archivo administrativo o de trmite.
b) Fase semiactiva
El documento conserva sus valores primarios (administrativo, jurdico o fiscal).
Su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un plazo
precaucional.
Su conservacin debe ser en
necesariamente cerca del usuario.

un

archivo

de

concentracin,

no

c) Fase histrica
El documento ha perdido sus valores primarios para la institucin. pero conserva
valores secundarios:
x Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos
en virtud de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas
fsicas y morales.
x Valor testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos por
reflejar la evolucin del organismo administrativo que los cre.
x Valor informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan
datos nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier
campo del saber.
Su uso ya no es institucional, sino social.
Su conservacin debe ser permanente en el Archivo Histrico, donde recibir un
tratamiento especializado.
d) Depuracin (baja documental)
Los documentos que al finalizar su fase semiactiva y perder los valores primarios
no presentan valores secundarios y pueden ser eliminados de acuerdo con las
normas que marque la propia institucin al respecto, previo anlisis y valoracin
de los mismos.
26

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Archivo de trmite
Archivo histrico
Archivo de trmite
Archivo de trmite
Archivo de concentracin
Archivo de trmite
Archivo de trmite
Depuracin
Archivo de trmite
TRANSFERENCIA PRIMARIA

CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIN

FASE

VALOR

USO

USUARIO

ARCHIVO

ACTIVA

PRIMARIO
- Administrativo
- Fiscal o contable
- Legal o jurdico

Institucional
Frecuente
(consulta alta)

Institucin
productora

Trmite

SEMIACTIVA

PRIMARIO
- Administrativo
- Fiscal o contable
- Legal o jurdico

Institucional
Ocasional
(consulta baja)

Institucin
productora

Concentracin

Social

Investigador
Pblico en
general

Histrico

INACTIVA

SECUNDARIO
- Evidencial
- Testimonial
- Cientfico

27

SISTEMA RED DE ARCHIVOS


El sistema red de archivos es un modelo comn para la operacin de los sistemas
archivsticos que sugiere y plantea el Archivo General de la Nacin, a travs de
normas generales a que deben sujetarse las instituciones de la administracin
pblica.

Estructura orgnica

Unidad Central de
Correspondencia u
Oficiala de Partes

UNIDAD CENTRAL
DE ADMINISTRCIN
DE DOCUMENTOS

COTECIAD*

Unidad de documentacin
en trmite
Oficina de archivo y
correspondencia
Archivos de trmite

Archivo de
Concentracin

Archivo
Histrico

28

3. ARCHIVO DE TRMITE
Principios tcnicos del manejo de la documentacin activa
La operacin del sistema red de archivos dentro de las dependencias es sin duda
uno de los mecanismos que apoyan al mejor manejo de los archivos institucionales.
En la etapa activa de los documentos dentro del sistema red de archivos estn
ubicadas la unidad central de correspondencia y las unidades de documentacin
en trmite.

Oficiala

Es a partir de la recepcin o creacin de


los documentos que toda actividad
administrativa dentro de las dependencias
tiene sustento; tambin es a partir de ese
momento que se inicia su ciclo de vida en
los archivos. Por tanto, del mejor manejo
de los archivos depender que la ciudadana que realiza actividades ante una dependencia, que los funcionarios que tienen
que cumplir con sus funciones, puedan hacerlo de una forma oportuna y gil. De
ah que es el inicio donde se sentarn las bases para contar con archivos
organizados.
En consecuencia la serie de criterios o lineamientos de carcter general, dentro de
los cuales se realizan legtimamente las actividades de una institucin. dichas
polticas, abarcan los siguientes aspectos:




Recepcin y despacho correspondencia


Seguimiento y control de documentos en trmite
Despacho de correspondencia
 Organizacin y control de expedientes
 Control y prstamo de archivos
 Vigencias documentales
POLTICAS
Recepcin y despacho de correspondencia
La recepcin de documentos constituye un acto jurdico y administrativo que
compromete a la dependencia como tal para la realizacin expedita y eficiente de
un trmite institucional.

29

1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida


por la dependencia, desde el momento de su ingreso.
2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al
rea que se encargar de su trmite.
3. Garantizar que la documentacin recibida sea captada y organizada sistemticamente, conservndola como antecedente para futuras decisiones y
gestiones.
a) La unidad central de correspondencia ser la instancia responsable de la
recepcin oficial de la documentacin dirigida a la dependencia y establecer los
mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de entrada; sin embargo, a efecto de promover un tratamiento ms gil y
eficaz de los documentos que ingresan a la institucin, las unidades de
documentacin en trmite y las delegaciones de correspondencia y archivo podrn
recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a las entidades administrativas a las que sirven, en coordinacin con la unidad central de correspondencia.
b) Adems de las unidades mencionadas en el punto anterior, ninguna otra
instancia o persona de la dependencia podr recibir la documentacin oficial
dirigida a la institucin para su trmite.
c) La correspondencia captada por la dependencia a travs del intercambio
gubernamental, ser recibida nicamente por la unidad central de correspondencia, quien manejar tambin de manera exclusiva la correspondencia ingresada a
las oficinas centrales por medio del servicio de valija, y la correspondencia para la
dependencia recolectada en los servicios respectivos, as como la que sea
entregada por el remitente o su representante en las ventanillas de oficiala de
partes de la institucin. Las unidades de documentacin en trmite de la
dependencia slo podrn recibir directamente la documentacin que les sea
entregada por el remitente o su representante, dirigida a la propia entidad
administrativa de adscripcin, sobre todo en el caso de correspondencia de
entrada que provenga de otra entidad administrativa de la propia dependencia.
d) Las delegaciones de la dependencia podrn recibir todos los documentos
de entrada dirigidos a la delegacin de adscripcin respectiva, debiendo manejar
tambin el servicio de valija de la propia delegacin.
e) En cualquier caso, la unidad que reciba directamente la documentacin
oficial deber elaborar de inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo en representacin de la propia dependencia el mecanismo de seguimiento
administrativo de la gestin a la que da lugar la pieza ingresada.
f) La unidad central de correspondencia llevar el registro central de los
documentos de gestin ingresados a la dependencia, alimentndolo con las fichas
de registro general de las piezas recibidas por la propia unidad, y con las de las
piezas que hubieren sido recibidas por las unidades de documentacin en trmite
y las delegaciones de la institucin. Es responsabilidad de las unidades que
capten decentralizadamente documentacin oficial, enviar sistemticamente a la
30

unidad central de correspondencia las fichas de registro general de las piezas


recibidas con todos los datos necesarios; es compromiso de la propia unidad
central vigilar y promover el envo regular de tales elementos, operando eficientemente el registro central de la dependencia.
g) La unidad central de correspondencia distribuir con la mayor rapidez la
documentacin que reciba, entregando directa y exclusivamente a la unidad de
documentacin en trmite de la entidad administrativa destinataria la
correspondencia captada. En particular, deber entregarse con especial rapidez la
correspondencia urgente, mantenindose cerrada y con controles adicionales a la
correspondencia confidencial, o con valores o riesgos.
POLTICAS
Seguimiento de asuntos en trmite
El seguimiento y control de la documentacin recibida oficialmente en la
dependencia para su trmite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto
y oportuno desarrollo de la gestin administrativa, como para la adecuada
integracin y preservacin de los recursos informativos de las instituciones. De tal
actividad, por ende, destaca la ntima vinculacin entre la labor administrativa y el
trabajo documental, lo que hace que su cumplimiento efectivo requiera de la
participacin respetuosa y corresponsable de administradores y archivistas, en la
perspectiva de cumplir dos objetivos fundamentales:
1. Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la unidad de la
dependencia, con el ingreso de la documentacin oficial, se lleven a cabo con
la debida oportunidad y calidad.
2. Que la documentacin tramitada sea sistemticamente recuperada y
conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y
precisos para la correcta toma decisiones en los trmites futuros de la
dependencia.
De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la
documentacin en trmite dentro de la dependencia, para el seguimiento y control
de los documentos recibidos, se observarn los siguientes principios bsicos:
a) Dentro de las entidades administrativas de la dependencia, las instancias
responsables de la recepcin y seguimiento de los documentos ingresados
para trmite, sern exclusivamente las unidades de documentacin en
trmite en el nivel de las oficinas centrales de la institucin, y las
delegaciones en el interior de la Repblica.
b) El seguimiento de los documentos en trmite se har por medio de las
fichas de control confeccionadas para cada pieza en el momento de la
recepcin primaria, ya sea que la unidad de documentacin en trmite
reciba la correspondencia con las fichas extra (en el caso de recepcin
31

centralizada), o que haya debido elaborarlas por su propia cuenta (en el


caso de recepcin descentralizada).
c) El eficaz control y seguimiento de la documentacin en trmite implica la
coordinacin y colaboracin permanente entre las reas administrativas y
archivsticas de la dependencia. En este sentido, las unidades de
documentacin en trmite y las delegaciones de la institucin debern
trabajar en esta materia en un estrecho contacto con el rea de control de
gestin de la entidad administrativa de adscripcin.
Las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones recabarn
las instrucciones para trmite y harn el seguimiento de acuerdo con la
instancia pertinente de la propia entidad administrativa, informando a sta
sobre las incidencias de gestin para que la instancia en cuestin
intervenga segn sus facultades, en un contexto de coordinacin recproca
de funciones y de control efectivo sobre los documentos y sobre las
gestiones a que dan lugar.
d) En principio, todo documento que ingrese a las unidades de
documentacin en trmite y a las delegaciones de la dependencia se
considerar institucional, y se le dar el trmite que le corresponda con la
debida discrecin y eficiencia. As, sobre cualquier pieza de correspondencia que ingrese a las dos unidades mencionadas, deber establecerse
un seguimiento y control efectivos, abrindola en caso de que sea
entregada bajo cubierta. Sin embargo, en el caso de correspondencia
confidencial o con valores o riesgos (y slo en tales casos), antes de abrir
los envases de las piezas, deber consultar a la instancia que corresponda
dentro de la entidad administrativa para que resuelva sobre el tratamiento
que deba drsele a tal documentacin, aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.
e) Las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones
entregarn con la mayor rapidez posible a las reas tramitadoras los
documentos que reciben, debiendo reducir al mnimo el tiempo necesario
para el establecimiento de los controles y clasificacin de los materiales
ingresados; sobre todo en el caso de correspondencia urgente.
f) Recuperados segn lo establecido los documentos tramitados, las
unidades de documentacin en trmite y las delegaciones procedern
inmediatamente a la archivacin de tales piezas, y a distribuir segn
convenga la correspondencia de salida en caso de haber respuesta oficial
por parte de la instancia tramitadora, conservando en todos los casos copia
de los documentos emitidos por la entidad administrativa para su
integracin en el expediente respectivo.

32

Los expedientes de archivo se abren cuando...

No existen
antecedentes
sobre el asunto o
materia

Cuando la accin
corresponde a
gestiones
gubernamentales
diferentes y se
trate de programas
o proyectos

El asunto o
materia son
nuevos

Cmo se integran los expedientes de archivo


Vacunas

Cruzada Nacional
de Salud

Por asunto o
materia

Por actividad
sustantiva

Actas del CNS


Viticos de

Por tipo de
documento

Por actividad
administrativa
interna o
logstica

Elementos obligatorios de descripcin del expediente de archivo:

Nombre de la unidad administrativa


Nombre y clasificacin del expediente
Clave y nombre de la seccin
Clave y nombre de la serie
Clave y nombre de la subserie
(opcional)
Clave
y
nombre
del
expediente
Resumen del contenido
Fechas extremas


Formato o soporte

Valor documental

Plazos de conservacin
Vigencia completa
Nmero de aos en el archivo
de trmite
Nmero de aos en el archivo
de concentracin

Nmero de fojas
33

Elementos de descripcin del expediente de archivo

Informacin reservada y confidencial


Carcter de la informacin

Pblica

Reservada

Confidencial

Fecha de clasificacin

Fecha en la que la unidad administrativa clasifica la


informacin

Descripcin de partes o secciones Describir partes o indicar si es todo el expediente


reservadas o confidenciales
Fundamento legal

Nombre de
prrafos

ordenamientos

jurdicos,

fraccin

Periodo de reserva

Nmero de aos por el que se reserva la informacin

Ampliacin del periodo de reserva

Nmero de aos de ampliacin

y/o

Rbrica del titular de la unidad Espacio para firma


administrativa
Fecha de desclasificacin

Da, mes y ao

Rbrica y puesto del responsable Espacio para firma y nombre


de la desclasifiacin

POLTICAS
Despacho de correspondencia
Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la dependencia sean recibidos oportuna y completamente por
sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y
comunicacin documental, resguardando y promoviendo sus intereses
ante las diversas instancias de gestin interinstitucional.

a) En las oficinas centrales de la dependencia, las unidades de documentacin en trmite sern las instancias que capten la correspondencia de
salida generada por las entidades administrativas a que se encuentren
adscritas, debiendo manejar con la mxima agilidad y control tales
piezas. Se procurar que los documentos entregados por las reas
tramitadoras cumplan los requisitos establecidos en las normas de
comunicaciones formales de la dependencia.

34

b) Es facultad de las unidades de documentacin en trmite despachar por


su cuenta la correspondencia emitida por la entidad administrativa de
adscripcin, siempre y cuando se trate de correspondencia interior local
o exterior local urgente, debiendo ser entregada directa y exclusivamente, con la formalidad del caso, a las unidades de documentacin
en trmite destinatarias o a la unidad central de correspondencia de la
dependencia con que se establece la comunicacin.
c) La unidad central de correspondencia de la dependencia ser la
instancia responsable del despacho de los documentos de la institucin,
y es la nica autorizada para distribuir por intercambio gubernamental,
franqueo o valija la correspondencia de salida de las diversas entidades
administrativas que le ser entregada directamente por las unidades de
documentacin en trmite respectivas.
d) Las delegaciones, en el caso de las representaciones de la dependencia
en el interior de la Repblica, podrn despachar todos los documentos
de salida emitidos por la unidad administrativa a que se encuentren
adscritas, debiendo manejar tambin el servicio de valija por medio del
cual se establece comunicacin con las oficinas centrales de la
institucin.
e) La unidad central de correspondencia establecer un registro de los
documentos de las diversas entidades de la dependencia que se hayan
despachado de manera centralizada; por su parte, tanto las unidades de
documentacin en trmite como las delegaciones establecern un
registro local de la correspondencia de salida generada por las
entidades a que se encuentren adscritas.
f) La unidad central de correspondencia y las delegaciones, dados los
recursos de que disponen para el franqueo de correspondencia de
salida de la dependencia, debern llevar los registros contables del caso
para acreditar el correcto empleo del presupuesto que les sea asignado
para tal efecto.
POLTICAS
Integracin de archivos y control de documentos en trmite

1. Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a


trmite hasta su integracin final al archivo, garantizando que todas las
piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.
2. Auspiciar que al archivo ingresen slo documentos oficiales, en el
momento y del modo adecuado.
3. Conservar sistemticamente organizados los documentos gestionados por la dependencia, integrando lgicamente los antecedentes
institucionales y garantizando su fcil localizacin y consulta.

35

a) Las instancias responsables de archivar los documentos activos en


las entidades administrativas de la dependencia sern exclusivamente las unidades de documentacin en trmite, para las oficinas
centrales, y las delegaciones para las representaciones de la institucin en el interior de la Repblica.
b) Las unidades arriba mencionadas debern garantizar la captacin
ntegra y oportuna de los documentos recibidos o producidos por la
propia entidad administrativa en el curso de sus gestiones regulares,
reuniendo sistemticamente los antecedentes de los trmites institucionales. Es esencial que las tareas de recepcin y seguimiento de
correspondencia, de control de gestin y de integracin de archivos
de documentos activos se desarrollen en estrecha coordinacin
dentro de la entidad administrativa de la dependencia, dndole congruencia y eficacia al tratamiento de la documentacin en trmite. La
calidad del servicio brindado por las unidades de documentacin en
trmite y de las delegaciones en la conservacin y prstamo de la
documentacin institucional dependen primordialmente de la pretinencia con que se apliquen los mtodos de ordenacin y descripcin
archivstica. Al efecto, se observarn rigurosa y exclusivamente los
lineamientos e instrumentos establecidos dentro de la dependencia
en materia de clasificacin y catalogacin, utilizando con la mxima
precisin posible para la organizacin documental las categoras
existentes en el sistema vigente a nivel institucional.
c) Dentro de las unidades de documentacin en trmite y las
delegaciones debern existir catlogos completos y precisos de los
expedientes que obren en el acervo, sea que se manejen de modo
manual o automatizado. Las unidades mencionadas debern contar
con el respectivo catlogo inventario, adems de los catlogos de
referencia que resulten necesarios para el adecuado desarrollo del
servicio.
d) Todos los documentos que se integren a los acervos debern
recibirse por los cauces establecidos como documentos de trmite, y
encontrarse perfectamente clasificados; as mismo, cada expediente
existente dentro del archivo deber estar debidamente catalogado y
ubicado en el sitio preciso que le corresponda dentro del acervo,
cosido y foliado de manera adecuada. Los documentos captados por
las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones
debern ser integrados rpida y correctamente al expediente
respectivo, una vez liberados por las reas que se encargaron de
gestionarlos.
e) Todos los expedientes archivados dentro de las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones estarn a disposicin de las
diversas reas de la dependencia, que los podrn recibir en prstamo
previa autorizacin del caso. En este sentido, debern establecerse
los mecanismos de consulta necesarios para garantizar, por un lado,
36

que los expedientes puedan ser localizados gilmente y consultados


en el mbito institucional y, por el otro, que los expedientes prestados
puedan ser recuperados efectivamente una vez concluido el plazo de
consulta, manteniendo la integridad y el potencial de servicio del
acervo.
f) En las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones
deber analizarse de manera sistemtica el estado del trmite de los
expedientes que obran en sus acervos, a efecto de determinar
oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la documentacin de acuerdo con su utilidad administrativa inmediata. Esta
actividad (esencial para garantizar la productividad dinmica de los
archivos de trmite) deber desarrollarse en todo caso segn las
normas y lineamientos vigentes en la dependencia en materia de
disposicin documental, distinguiendo eficazmente los expedientes
que deban ser conservados dentro de las unidades antes
mencionadas.
g) Las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones
efectuarn la eliminacin de los expedientes dados de baja dentro de
sus archivos. A diferencia de la depuracin propiamente dicha (que se
realiza a partir de los expedientes como tales, y cuya ejecucin
corresponde de manera exclusiva al archivo de concentracin), la
eliminacin consistir en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente determinado antes de su transferencia
al archivo de concentracin. Para llevar a cabo esta actividad,
delicada y trascendente, se deben seguir rigurosamente las normas y
principios vigentes de la dependencia en materia de disposicin
documentos.
h) La conservacin de documentacin activa dentro de la unidades de
documentacin en trmite y las delegaciones de la dependencia se
apegar a las necesidades y caractersticas del trmite de la propia
institucin, captando y organizando los documentos de la manera
ms adecuada para brindar completa y gilmente los antecedentes
necesarios en la gestin cotidiana de la entidad administrativa de
adscripcin.

37

4. ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Principios tcnicos del manejo de la documentacin semiactiva
El archivo de concentracin corresponde a la segunda etapa de la vida de los
documentos; a l se deben transferir los documentos de los archivos de trmite
cuando su consulta por los organismos productores es espordica, y ah
permanecern hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico.

Transferencia: traslado controlado y sistemtico de expedientes semiactivos al


archivo de concentracin y de los inactivos al archivo histrico.

Transferencia primaria: es la operacin de trasladar los expedientes cuyo


trmite ha terminado, o cuya consulta es muy espordica, a los archivos de
concentracin, mientras prescribe el trmino de permanencia. Este trmino
puede ser fijado reglamentariamente o en coordinacin con las dependencias
tramitadores, o de acuerdo con el calendario de vencimiento, a fin de no ocupar
espacio vital en el archivo de trmite.

De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado tratamiento de la


documentacin de la dependencia para la transferencia y conservacin de
documentos semiactivos, se observarn dentro del sistema red de archivos las
siguientes polticas:

a. La instancia responsable de la captacin y conservacin de la


documentacin semiactiva de la dependencia ser la unidad de
archivo de concentracin, quien recibir directa y exclusivamente de
la unidades de documentacin en trmite, y de las delegaciones, los
documentos cuya utilidad inmediata ha concluido.
b. Ser responsabilidad de las unidades de documentacin en trmite y
de las delegaciones detectar y promover la transferencia inmediata
de los materiales susceptibles de ser dados de baja en su propio
acervo, de acuerdo con las normas y lineamientos establecidos en la
dependencia en materia de anlisis de trmite y disposicin
documental, sin que lo anterior obste para que la unidad de archivo
de concentracin, en coordinacin con las instancias pertinentes del
sistema red de archivos, vigile y promueva la transferencia correcta y
regular de la documentacin semiactiva en todas las unidades
archivsticas de la institucin.
c. Toda transferencia de documentacin semiactiva a la unidad de
archivo de concentracin de la dependencia, deber ser
38

correctamente preparada y organizada; ser elaborada con la


responsabilidad de la unidad que transfiera la relacin completa y
precisa de los materiales concentrados, misma que deber ser
revisada y, en su caso, validada por la propia instancia receptora.
d. La unidad de archivo de concentracin deber capacitar en la
medida de lo posible, de acuerdo a su infraestructura, recursos,
personal a las delegaciones de correspondencia y archivo de la
institucin en esta materia.
e. Las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones de
correspondencia y archivo llevarn un registro completo y preciso de
las transferencias que efecten; por su parte, la unidad de archivo de
concentracin establecer el registro central de los movimientos,
alimentando la memoria del sistema automatizado que se establezca
en la institucin.
f. La unidad de archivo de concentracin integrar a su acervo con la
mxima rapidez la documentacin que reciba, la ordenar y
registrar topogrficamente de modo tal que se facilite la localizacin
de los expedientes captados. El sistema de ordenacin deber
responder a las caractersticas y necesidades propias del archivo de
concentracin, previniendo tanto el retiro sistemtico de grandes
volmenes de expedientes prescritos durante el plazo que se
establezca para su conservacin precaucional dentro del catlogo de
disposicin documental de la dependencia, como la incorporacin
regular de los legajos concentrados en las zonas libres del propio
acervo.
g. La unidad de archivo de concentracin mantendr a disposicin de
las diversas reas de la dependencia los documentos que se
encuentran bajo su custodia para su consulta en el curso de las
gestiones institucionales.

39

Requisitos bsicos para la transferencia primaria.


Garantizar que la documentacin que carezca de utilidad inmediata sea
entregada completa y oportunamente al archivo de concentracin.
Garantizar que la transferencia corresponda a documentacin que as lo amerite.
Garantizar que la documentacin transferida sea conservada en condiciones
econmicas adecuadas al volumen y las caractersticas de los
materialessemiactivos.
Garantizar que la documentacin transferida sea rpida y correctamente
organizada para su localizacin y consulta.

Disposicin documental

Disposicin documental: es la determinacin de reglas y normas a partir de la


valoracin primaria o secundaria para establecer plazos de conservacin y
modos de transferencia y depuracin, a los cuales deben sujetarse los
documentos a lo largo de su ciclo vital de acuerdo con sus usos especficos.

Valoracin: es el anlisis de los documentos para determinar su utilidad o valor


a lo largo de su ciclo de vida, as como para designarles tiempo y espacio de
conservacin o eliminacin.

Plazo de conservacin: es el tiempo que permanecen los documentos en una


determinada unidad de archivo.

Valoracin primaria: es la identificacin y determinacin de los plazos y


modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones que los
producen o conservan.

40

VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES

ADMINISTRATIVOS

FISCALES

LEGALES

Actividades rutinarias
documentales de la
institucin.

Registro de relaciones
con la Hacienda Pblica.

Registros de trmites
jurdicos.

Impuestos, ventas, finanzas,


contabilidad, estados
financieros, crditos
hipotecarios, manifestacin
de bienes.

Propiedad, laborales,
escrituras, bienes, leyes,
decretos, acuerdos

Oficios administrativos;
personal, oficinas,
memoranda, trmites
relacionados con: proyectos,
planes, presupuestos,
contabilidad.

CRITERIOS DE VALORACIN PRIMARIA DE LOS DOCUMENTOS


CUL

QU

QUIN

CMO

ADMINISTRATIVO
(TODOS)

Determina el plazo o
evento necesario para que
el trmite o la actividad con
que se relacionan los
documentos quede
concluido o prescriba.

El rea tramitadora con el


apoyo de la unidad
administrativa.

Mediante el anlisis de
los periodos de trmite,
frecuencia de consulta y
normas de prescripcin
aplicables.

JURDICO
(ALGUNOS)

Determina el plazo o
evento necesario para que
los derechos u
obligaciones certificados
por los documentos cesen
o prescriban.

El rea tramitadora con el


apoyo del archivista y la
supervisin y validacin de la
direccin jurdica de la
dependencia.

Mediante la legislacin
aplicable que acredite
derecho u obligaciones
(jurdicas), as como el
plazo de prescripcin de
tales derechos y
obligaciones.

FISCAL
(ALGUNOS)

Determina el plazo o
evento para que cese o
prescriba la necesidad de
comprobar o justificar los
gastos de los recursos
pblicos.

El rea tramitadora con el


apoyo del archivista y la
supervisin y la validacin de
la direccin de recursos
financieros de la
dependencia y de la
Direccin de Contabilidad
Gubernamental (SPP).

Mediante la normatividad
tcnica y jurdica vigente
que compruebe o
justifique el manejo y uso
de fondos federales, as
como el plazo o evento
que cancela su utilidad
probatoria.

Valoracin secundaria: es la identificacin y aplicacin de los usos que los


documentos tendrn para la investigacin cientfica y social en todos sus campos,
as como su utilidad como fuentes de informacin de carcter nico o permanente.
41

CRITERIOS DE VALORACIN SECUNDARIA DE LOS DOCUMENTOS


CUL

QU

QUIN

CMO

EVIDENCIAL
(ALGUNOS)

Determinar si tiene valor


permanente en virtud de
derechos y obligaciones
imprescindibles.

Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.

Mediante el anlisis de la
legislacin normativa
nacional e internacional
(aplicacin de muestreo).

TESTIMONIAL
(ALGUNOS)

Determinar si da cuenta de
aspectos de la evolucin
de la institucin.

Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.

Mediante el anlisis de
los propios documentos
que dan cuenta de la
evolucin (aplicacin de
muestreo).

INFORMATIVOS
(ALGUNOS)

Determinar si la
informacin es til a la
sociedad y su aplicacin a
cualquier campo de la
investigacin.

Grupo interdisciplinario de
archivistas y especialistas en
diferentes reas de
investigacin.

Mediante el anlisis de
las corrientes de
investigacin, las fuentes
de investigacin, etctera
(aplicacin de muestreo).

Polticas de vigencia
La decisin sobre los materiales que sern conservados o eliminados reviste gran
trascendencia, no todos los documentos producidos actualmente por la
administracin pblica poseen valores de igual dimensin o duracin; al disponer
de recursos limitados, es indispensable que se inviertan en el manejo ptimo de lo
que realmente resulte til, tanto desde un punto de vista administrativo, legal o
fiscal, como desde una perspectiva histrica.
La depuracin, entendida como el proceso de seleccin final de los documentos
que sern conservados permanentemente, deber efectuarse dentro del sistema
red de archivos de la dependencia, considerando dos objetivos primordiales:
garantizar la correcta evaluacin y disposicin de los documentos, detectar los
valores de cada uno de los tipos documentales, la vigencia o prescripcin en el
contexto de su ciclo vital, as como la eliminacin oportuna de los materiales cuyos
valores primarios hayan prescrito, y que carezcan de la importancia que justifique
su ulterior conservacin.
A efecto de auspiciar el adecuado manejo de los documentos en la dependencia
en la depuracin y, en su caso, la transferencia secundaria de documentos
inactivos, se observarn puntualmente los siguientes principios bsicos dentro del
sistema red de archivos institucional.
x La nica instancia responsable de la depuracin de la documentacin
inactiva de la dependencia ser la unidad de archivo de concentracin,
quien efectuar la seleccin final de los documentos que le hayan sido
transferidos una vez que el plazo de conservacin precaucional haya
concluido.
42

x La unidad de archivo de concentracin registrar en un calendario de


caducidades todos los legajos que le sean transferidos por las unidades de
documentacin en trmite o regionales de correspondencia y archivo de la
dependencia, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentacin caduca que conserva.
x Para los plazos de conservacin y depuracin de la documentacin, la
unidad de archivo de concentracin aplicar lo establecido en el catlogo
de disposicin documental de la institucin.
x Antes de proceder a la depuracin de la documentacin inactiva que
conserva, el archivo de concentracin recabar la aprobacin de la unidad
que haya transferido los materiales en cuestin para garantizar la
prescripcin efectiva de los valores primarios de tales documentos. Si no se
encuentra inconveniente, deber proceder a la cancelacin y baja definitiva
de las cdulas de referencia de los materiales depurados, conservando las
cdulas de inventario como registro local permanente; sin embargo, en
caso de requerirse la prrroga del plazo de conservacin, se someter a la
consideracin de la unidad central de administracin de documentos, cuyo
dictamen ser definitivo.
x La depuracin de documentos inactivos deber ser realizada por la unidad
de archivo de concentracin con el mximo cuidado y seriedad,
seleccionando de acuerdo con las normas y tcnicas de valoracin vigentes
los expedientes que sern dados de baja, los que sern transferidos a la
unidad de archivo histrico de la dependencia para su conservacin
permanente y los que sern microfilmados antes de su eliminacin.
Siempre que exista alguna duda acerca del tratamiento a que deba
sujetarse determinado material, se consultar con las instancias pertinentes
para tomar la decisin ms adecuada respecto del destino final de tales
documentos.
x Toda transferencia de documentacin con valor permanente deber ser
cuidadosamente preparada y organizada por el archivo de concentracin,
quien ser responsable de la seleccin, la correcta ordenacin de la remesa
y la relacin precisa de los expedientes por transferir, misma que deber
ser revisada y, en su caso, validada por la propia unidad de archivo
histrico.
x La baja definitiva de la documentacin irrelevante conservada por la unidad
de archivo de concentracin deber apegarse estrictamente a las normas
vigentes sobre la materia en el gobierno federal, no slo respecto del
manejo y disposicin de los documentos pblicos, sino del tratamiento de
los bienes muebles de la federacin. Deber registrarse en todos los casos
la intervencin oportuna de las instancias pertinentes de la propia
dependencia, tanto como las de las secretaras de Gobernacin y de

43

Hacienda y Crdito Pblico, a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja en


cuestin.
x La baja definitiva de los expedientes que deban ser microfilmados antes de
ser eliminados deber ser correctamente preparada y organizada por la
unidad de archivo de concentracin, quien atender la adecuada ordenacin de la remesa y la elaboracin de la relacin respectiva, misma que
deber ser revisada y, en su caso, validada por la unidad central de
microfilmacin de la dependencia antes de la recepcin del material
respectivo. Una vez microfilmada la documentacin en cuestin, la unidad
de archivo de concentracin recibir los materiales reproducidos, y
gestionar la baja respectiva, de acuerdo con las normas establecidas al
efecto.
x La unidad de archivo de concentracin elaborar en todos los casos un
informe final de la depuracin, describiendo detalladamente el conjunto
documental depurado, as como las tcnicas aplicadas y los resultados del
proceso en su conjunto, y entregar una copia a la unidad de archivo
histrico de la dependencia para que pueda ser consultada por el pblico
interesado.
x La unidad de archivo de concentracin deber llevar un registro completo y
preciso de la documentacin que haya sido dada de baja, microfilmada y
eliminada, o transferida a la unidad de archivo histrico de la dependencia,
alimentando la memoria del sistema automatizado que se establezca en la
institucin.
Catlogo de disposicin documental: es el registro general, sistemtico y
normalizado de los valores de disposicin de todos los documentos existentes, ya
sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.
General, porque permite hacer
una valoracin total, al abarcar
todas las series documentales de
la dependencia.

Catlogo de disposicin
documental

Sistemtico, porque permite


realizar una valoracin permanente
de las series documentales de la
dependencia.
Normalizado, porque su aplicacin
se basa en normas preestablecidas.
Es el instrumento que indica de
manera organizada y reglamentada
que hacer con la documentacin.
44

Catlogo de disposicin documental de la Secretara de Salud

06 Recursos materiales

06.1
06.2
06.3
06.4
06.5
06.6
06.7
06.8
06.9
06.10
06.11
06.12

Disposiciones en materia de recursos


materiales
Programas y proyectos en materia de
recursos materiales
Inventario y control de bienes muebles
Inventario de activo fijo
Concursos y licitaciones por partida
Adquisiciones por partida
Registro de proveedores y contratistas
Baja y destino final de bienes muebles
Almacenamiento de bienes muebles
Adjudicaciones y contratos
Suministro y distribucin de bienes
Control de calidad de medicamentos y
equipo mdico

Archivo de trmite
activo (aos)

Archivo de
concentracin
semiactivo
(aos)

Valoracin
histrica

Durante su vigencia

10

Durante su vigencia
Indefinido
Hasta su baja
3
5
6
Indefinido
6
6
6
5

12
4
7
1

No
Muestreo
Muestreo
No

6
6
1
2

No
S
No
No

45

Expurgo: consiste en el retiro de los documentos


repetidos o intiles dentro de un expediente
determinado, durante su formacin, previo a su
transferencia al archivo de concentracin. Esta
accin debe realizarse con la conciencia de su
delicadeza y trascendencia, sujetndose a las
normas y principios vigentes en la institucin en
materia de disposicin documental.

Depuracin: se entiende como el proceso de


seleccin final de los documentos que sern
conservados de manera permanente, de
aquellos otros que por su irrelevancia deben
eliminarse. Esta eliminacin se efectuar
garantizando la correcta evaluacin y disposicin de la documentacin, detectndose los
valores de vigencias o prescripcin de cada
uno de los grupos documentales de la
institucin.

Depuracin
Microfilmacin
Seleccin final de
la documentacin

Valores secundarios
(muestreo)

Transferencia secundaria
Archivo histrico

Valoracin
Eliminacin
Baja documental

Catlogo de
disposicin documental

46

Muestreo de espcimen o ejemplar


Consiste en seleccionar uno o ms expedientes de una
serie o grupo documental, con el objeto de dejar
muestras de la prctica administrativa en una fecha
dada.
Por regla general, se lleva a cabo cuando la serie o
grupo documental tiene escaso valor informativo y el
ejemplar o ejemplares seleccionados tienen una utilidad
cientfica muy limitada, ya que slo puede utilizarse
como indicador y no para realizar un estudio comparado
o estadstico.

Muestreo
Es la seleccin, deliberada
de determinados expedientes, volmenes o cualquier
otro formato de una clase o
serie documental, como
ejemplo representativo de la
misma y con fines de
conservacin permanente.

Muestreo aleatorio
Se aplica cuando la serie o
grupo documental tiene un valor
informativo homogneo. Consiste en tomar una muestra al azar,
sin tener ningn criterio de
eleccin establecido.

Muestreo cualitativo o selectivo


Se lleva a cabo con arreglo a una base
o pauta previamente determinada.
Del conjunto de documentos se
seleccionan los que se consideran ms
importantes o significativos de una
clase o grupo documental.

Muestreo sistemtico
Se aplica con una base o pauta
previamente determinada y cuando se
tiene que seleccionar series documentales cuyo contenido informativo es muy
similar y de poca trascendencia.
La pauta de seleccin puede ser
la de conservar un elemento por unidad
numrica, o bien, todos los documentos
de un mes, un ao, o de cualquier otra
unidad cronolgica o numrica.

Tamao de la muestra
Depende del tipo de informacin y significacin de la
clase o serie
Mayor homogeneidad - menor muestra
Mayor homogeneidad - mayor muestra
47

5. ARCHIVO HISTRICO
Principios tcnicos del manejo de documentacin histrica
Formacin de los archivos histricos

No todos los muertos se entierran!

Archivo histrico
Corresponde a la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital, al que se
han de transferir desde el archivo de concentracin para su conservacin
permanente. Sus fondos estn constituidos por series documentales transferidas
por el o los distintos archivos de concentracin de la administracin.
Tambin puede conservar documentos recibidos por donacin, depsito o
adquisicin.

48

Funciones de un archivo histrico


Transferencias, donaciones,
ADQUISICIONES:

depsito, legado, compra

ORGANIZACIN:

Identificar, clasificar
y ordenar

DESCRIPCIN:

Elaborar instrumentos de
descripcin (o consulta)

CONSERVACIN:

DIFUSIN:

Realizar y aplicar programas


preventivos y de restauracin

Atencin a usuarios, prstamo de


documentos, exposiciones
documentales, publicaciones

ADQUISICIONES:
Transferencia secundaria. Conjunto de procedimientos por los cuales la
documentacin pasa de la unidad de archivo de concentracin a la unidad de
archivo histrico, previa seleccin y valoracin documental. Tiene lugar al trmino
de la vida activa y semiactiva de los documentos, que caducando los valores que
justificaron su resguardo en el archivo de concentracin ya sean legales o fiscales
pueden eliminarse o conservarse en el archivo histrico.
Donacin. Esta forma de adquisicin se realiza cuando una persona fsica o moral,
en plena posesin de sus archivos o de los archivos de otra, cede gratuitamente la
propiedad de estos documentos a un archivo.
Es esencial establecer un contrato. La preparacin del contrato llevar a las dos
partes a esclarecer una serie de detalles importantes que la simple carta o
convenio verbal no podra establecer, tales como restricciones parciales o totales,
no enajenacin, designacin del fondo, tratamiento del fondo, etc. Hagamos notar
que el derecho de propiedad de un fondo documental no implica ejercer el derecho
de autor sobre los documentos que contiene. De hecho, slo se es propietario de
los derechos de autor de los fondos producidos por uno mismo o de los derechos
de autor especficamente cedidos. Es importante aclarar que el administrador slo
puede comprometer a un organismo si est debidamente autorizado. As, una
corporacin que desea donar sus archivos a otro organismo debe establecer una
resolucin para este efecto y designar, al mismo tiempo, uno o varios apoderados.
49

Legado. Es un mtodo de adquisicin con casi las mismas caractersticas que la


donacin. Se distingue de este ltimo porque el acto escrito que lo establece es un
testamento y no un contrato. Mediante el legado, un archivo se convierte en
propietario del conjunto o de una parte de los archivos del legatario.
Compra. Es aquella por la cual una persona entrega una cosa a otra mediante un
precio en dinero que esta ltima se obliga a pagar; el riesgo de este mtodo
reside, sin duda, en la dificultad de juzgar el valor monetario de cualquier conjunto
de documentos de archivo. Bordier afirma: debern estar prohibidas totalmente,
menos en el caso en que la administracin pueda llenar, a precio de dinero, las
lagunas que existen en las colecciones que posee.
En el caso de la compra de piezas hay que evitar la tentacin por principio, ya que
esto va en contra del respeto de los fondos y despus para evitar toda subasta ya
que, como es bien sabido, el producto de varias ventas pieza por pieza puede ser
el doble o triple del que aportara la venta del conjunto entero.
Depsito. Este tipo de adquisicin se compara al prstamo con excepcin de
hecho que el depositario debe remitir, por demanda del propietario, el material
depuesto sin que pueda ser invocado otro plazo. Adems, el depositario no puede
exigir de la persona que hizo el depsito la prueba de que es propietaria de la cosa
depositada.
PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA Y DE ORDEN ORIGINAL
Principio de procedencia o de respeto a los fondos
Establece que los documentos deben agruparse en el Archivo histrico de
acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron.
La aplicacin de este principio permite aislar cada grupo documental producido por
una entidad y distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizar que los
documentos de un grupo documental se conserven reunidos, que no se saquen de
su contexto, se dispensen y pierdan su valor de prueba.
Principio de orden original
Establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo histrico en el
orden que recibi durante su funcin administrativa.
Todo documento tiene un lugar determinado en el grupo documental, y este orden
hay que respetarlo o restituirlo si se ha modificado.
a) Ventajas de la aplicacin de este principio:
Permite conservar el valor de prueba y testimonial de los documentos.
Evita la subjetividad y la interpretacin en el agrupamiento de documentos.
Facilita los procesos de organizacin y proporcionan ejes para la clasificacin.
Evita la posibilidad de dispersin de los documentos de una institucin.
50

Suple las necesidades de investigacin recurriendo a ndices que permitan


recuperar la informacin por temas, nombres, lugares, etc., sin necesidad de
establecer un orden de los documentos por estos conceptos.
b) Estructura de la documentacin:
Toda la documentacin de un archivo bien organizado adquiere una estructura
que permite el control y la recuperacin de cada unidad del acervo.
Esta estructura es el resultado de la aplicacin de los principios de procedencia y
de orden original, y establece el esquema de organizacin del archivo.
La estructura del archivo est basada en los conceptos de fondo, seccin y
serie que establece un principio de diferenciacin, estratificacin y jerarqua de
los diversos grupos documentales que conforman el acervo.
As, los documentos se renen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, subfondo o seccin, serie, sub-serie, expediente, unidad documental.
Los niveles para la clasificacin y descripcin son:

Fondo

Subfondo
---------------Seccin

Subfondo
-----------------Seccin

Serie

Expediente

Unidad
documental

Expediente

Unidad
documental

Subfondo
-----------------Seccin

Serie

Serie

Expediente

Unidad
documental

51

FONDO
Es el conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgnicamente o acumulados y utilizados por una persona
fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor.
El fondo es el resultado de una primera aplicacin del principio de procedencia y
vincula a la totalidad de los documentos producidos por una institucin.
Cada fondo tendr en su interior una estructura independiente, de acuerdo a las
funciones orgnicas y al organigrama de la institucin productora.
Criterios para identificar fondos (Duchein) [el productor]:
Debe ser un organismo pblico o privado con existencia jurdica propia
(creada por ley, decreto, acta constitutiva, etc.).
Debe tener fines y atribuciones definidas y estables, determinadas en un
reglamento.
Debe contar con organizacin interna para desarrollar las funciones para
las que fue creada.
Debe tener competencia propia aunque est sujeto a otro organismo
superior.
SUBFONDO O SECCIN
Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados
entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin
u organismo que lo origina, y cuado esto no es posible, con agrupaciones
geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin.
Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada subfondo
tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar
los niveles de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria
subordinada.
Las secciones o subfondos son el resultado de una segunda aplicacin del
principio de procedencia e introducen una diferenciacin al interior del Fondo. Son
subdivisiones del Fondo identificadas con dependencias o con funciones.
En ocasiones, una seccin o subfondo de un fondo adquiere un crecimiento
importante y se independiza, aunque formalmente sean una subdivisin del fondo.
Estas secciones documentales tienen un tratamiento separado, como si se
tratara de un fondo independiente.
Puede ocurrir que algunos documentos fueran reunidos por su relevancia histrica
y no por su procedencia institucional, agrupando documentos de distintos fondos y
dndoles un tratamiento equivalente al de un fondo. A estas agrupaciones se les
denomina "secciones histricas.
52

SERIE
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo
proceso archivstico o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o
como consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin,
recepcin o utilizacin. La serie se denomina tambin serie documental.
Las series son el resultado de la aplicacin del principio de orden original y
responden al carcter seriado de los documentos, de la repeticin sistemtica de
actividades o procedimientos administrativos para el cumplimiento de una funcin
de la institucin.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA (EXPEDIENTE)
Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al
mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad bsica
de la serie.
o Expediente: es el conjunto de piezas documentales resultantes de un
mismo procedimiento administrativo (generalmente estn cosidos).
o Documento principal con anexos
o Registro: es la reunin de documentos que no tienen relacin con otros,
sino que han sido agrupados slo por su funcin de control. En forma de
libros o carpetas (ejemplo: minutarios).
o Dossier: son los documentos agrupados en razn de un tema, no por
tramitacin de un asunto.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE (DOCUMENTO, PIEZA, TIPO DOCUMENTAL)
Es la unidad archivstica ms pequea, intelectualmente indivisible, por ejemplo
una carta, una memoria, un informe, una fotografa, una grabacin sonora.
Es la unidad archivstica de la estructura de un acervo documental. Puede ser:
x Singular: una sola pieza documental (una sola fecha y lugar de
emisin y un autor del documento.
x Mltiple: constituido por varias piezas documentales. Unidad
documental compuesta (vase expediente).

53

AGRUPACIONES ARTIFICIALES
Colecciones documentales: son agrupaciones de documentos adquiridos por
compra o donacin; no tienen carcter seriado y el elemento que los vincula puede
ser un tema o un personaje.
Secciones ficticias: son agrupaciones realizadas en los archivos a partir de
documentos de sus fondos por razones de conservacin o de instalacin,
determinados por su soporte (carteles, mapas, planos, fotos).
APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS GENRICOS DE LA ORGANIZACIN Y
DESCRIPCIN
ORGANIZACIN
La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales
y mecnicas por las que los diferentes grupos documentales se relacionan en
forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales, para revelar su contenido y
para tener el control de cada pieza del conjunto de documentos.

La organizacin de un acervo responde a una triple necesidad:


Proporcionar una estructura lgica de cada fondo documental, que refleje al
organismo que la produjo.
Facilitar la localizacin conceptual, es decir, la informacin contenida en el
acervo.
Facilitar la localizacin fsica de cada documento o expediente, para facilitar
a la vez, su control y manejo.
La organizacin de un archivo tiene tres fases:
a) Historia institucional
La primera fase de la organizacin de un fondo es la investigacin sobre la historia
de la institucin que dio origen a la documentacin, a fin de conocer sus orgenes,
su periodizacin, las funciones para las que fue establecida, los cambios
fundamentales que ha sufrido a lo largo de su existencia, la estructura en que se
organiza para realizar sus fines, etc.
Con estos elementos se facilitar la creacin del cuadro de clasificacin que dar
estructura al fondo.
Las fuentes principales para realizar este estudio son: leyes y decretos de
creacin, reglamentos internos, organigramas, memorias e informes anuales.
54

b) Clasificacin
Antes de definir la clasificacin de los documentos, es preciso mencionar la
confusin que tradicionalmente ha habido respecto a los significados clasificar y
ordenar, a los que muchos autores identifican.
Sin embargo, ambos procedimientos son distintos:
x La clasificacin se refiere a grupos documentales (fondos, secciones o series),
la ordenacin a documentos.
x La ordenacin sigue a la clasificacin: primero se dispone por clases y grupos,
despus cada grupo por su orden.
x La clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo, la ordenacin al interior
de una serie.
x La clasificacin es una actividad intelectual que permite relacionar unos
documentos con otros, la ordenacin es una operacin mecnica.
Clasificacin (classis facere: hacer clases).
Consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases o
series, de tal manera que dichos grupos queden formando parte de la estructura
de un todo (desde los ms amplios hasta los ms especficos, estableciendo una
jerarquizacin entre los mismos.)
Cada grupo de la estructura debe ser nico, distinto a los dems, con
caractersticas propias y susceptible de subdividirse en otros dependientes del
mismo.
En consecuencia, clasificar consiste en la elaboracin de un cuadro clasificador
estructurado, con el fin de identificar cada documento y reunir en grupos todos
aquellos que tengan caractersticas similares.
Tipos de cuadro de clasificacin:
x Estructura orgnica. Los documentos se agrupan de manera que reflejen
la estructura de la institucin, por lo tanto las subdivisiones se identifican
con unidades administrativas o dependencias.
x Estructura funcional. Los documentos se renen de acuerdo con las
funciones de la institucin. Este tipo de cuadro de clasificacin es
recomendable para archivos de instituciones de larga vida, con complejidad
orgnica, en que las funciones son ms claras y lineales, con menos
cambios en la evolucin de las funciones que de la estructura y
organigrama.
55

x Clasificacin por asuntos o por temas. Utilizada en colecciones o


archivos particulares, no es aplicable a archivos de instituciones, pues
rompe la estructura de los fondos y dispersa su documentacin.
No existen cuadros de clasificacin predefinidos, como en las bibliotecas, sino que
se elabora uno para cada fondo despus de un anlisis del mismo, eligiendo el
tipo de esquema de acuerdo a la naturaleza y las caractersticas de la documentacin del fondo y de la institucin que la produjo.
Principios para la elaboracin del cuadro de clasificacin
x Delimitacin: cada fondo deber tener su cuadro de clasificacin propio.
x Unidad: debe contemplar todos los documentos del fondo; debe abarcar la
totalidad del mismo.
x Estabilidad: debe ser perdurable y seguro (es ms estable el sistema
funcional que el orgnico).
x Flexibilidad: no debe ser un cuadro cerrado, rgido, sino flexible, abierto a
la posibilidad de crecimiento.
x Simplificacin: se crearn las divisiones necesarias y precisas sin recurrir
a subdivisiones excesivas. Hay que evitar los cuadros muy desarrollados.
Deben evitarse, de ser posible, encabezados tales como: diversos, varios,
miscelnea.
c) Ordenacin
Ordenar es la operacin de unir un conjunto de documentos relacionando unos
con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.
Aspectos que hay que tomar en cuenta:
x La ordenacin se hace a partir de elementos internos del documento:
forma, fecha, nombre, asunto.
x Cada serie adopta la ordenacin que le conviene, es independiente de la de
otras series.
x Una vez elegido el tipo de ordenacin se refiere a documentos, no a
informacin que contienen los mismos (sta se realiza mediante ndices
para facilitar su recuperacin).
Tipos de ordenacin
x Cronolgica: los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con
la fecha (ao, mes y da, en este orden).
56

En el caso de los expedientes se considera para la ordenacin la fecha que


abre el expediente.
Hay que tener precaucin cuando los expedientes contienen anexos o
pruebas anteriores a la fecha de inicio del expediente; estos documentos no
se consideran para la ordenacin del expediente, sino la fecha en que se
inicia el trmite o se abre el expediente.
x Alfabtica: segn las letras del abecedario.
x Numrica: numeracin progresiva.
Variantes de la ordenacin
x Si la serie ya se encuentra ordenada, la operacin se reduce a su ms
simple expresin: verificar que la ordenacin sea correcta, no a modificarla.
x Si la serie est desordenada pero existen elementos para conocer el orden
original, la operacin consiste en rehacer ese orden previo que se ha
perdido.
x Si la serie est desordenada y no existen los elementos o registros para
conocer cul fue su orden original, existe la libertad para elegir un criterio
de ordenacin nuevo, que sea lgico, de acuerdo con la naturaleza de la
serie.

57

Operaciones relacionadas con la ordenacin.


x Desdoble o despliegue de las hojas del documento.
x Foliacin de sus hojas.
x Detectar los documentos mal ordenados e incorporarlos a su serie en el
orden establecido.
x Los materiales que por su estado o caractersticas requieran de
conservacin especial se retiran de su orden en la serie documental,
dejando en su lugar un testigo.
a) Signatura
Es la asignacin de una clave que identifique a cada documento, en funcin del
cuadro de clasificacin y del orden del mismo en su serie.
Consiste en establecer un sistema de cdigos (cifra, letras, mixto), de tal modo
que cada documento tenga una clave nica que lo individualice y lo identifique.
La signatura hace perdurable la organizacin de un fondo.
Dicha signatura debe registrarse a lpiz en un lugar fijo del expediente.
Elementos de la signatura:
x De estructura: fondo, seccin y serie.
x De orden: nmero de expediente, nmero de la unidad de conservacin
donde est instalado (legajo, caja).
b) Instalacin
Una vez clasificada y ordenada la documentacin, se instala en contenedores o
unidades de conservacin apropiados (en flder, de ser necesario; en cajas o
legajos) con la finalidad de proteger el material y facilitar su manejo. Una vez que
la documentacin se encuentra en sus contenedores, se le asigna un lugar en el
repositorio y se coloca en la estantera que les corresponda de izquierda a
derecha y de arriba abajo (sistema en zeta).
Existen dos mtodos de instalacin:
La que reconstruye el cuadro de clasificacin.
El sistema de numeracin continua (independientemente de la seccin o serie).

58

DESCRIPCIN
Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en
su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema
que lo ha producido.
En el archivo debe establecerse un programa descriptivo en el que se planifique la
elaboracin de instrumentos de consulta, se establezcan las prioridades y se
jerarquice el trabajo.
La descripcin deber hacerse por niveles, sin pasar a la descripcin especfica de
un fondo, seccin o serie, si no se ha descrito en el nivel general la totalidad del
acervo.
Principios
El objetivo de la labor descriptiva es hacer eficazmente accesibles los
fondos documentales del archivo.
Debe formularse un programa descriptivo a fin de proporcionar con
prontitud ciertos datos referentes a todos los documentos del archivo,
por mnimos que sean.
Los instrumentos de consulta deben revelar el contenido y el carcter de
los documentos y facilitar su localizacin. Adems deben responder a
las demandas imprevisibles de un pblico indeterminado y heterogneo,
de modo que puedan ampliar las posibilidades objetivas de acceso a los
documentos.
Ponerlos al alcance de los usuarios.
Niveles de descripcin
x Existen varios niveles de descripcin; sta debe ser gradual, se debe
partir de lo general para continuar con lo particular y especfico.
Resultado de estos niveles son los distintos tipos de instrumentos de
descripcin.
x La diferencia entre los distintos tipos de instrumentos de descripcin
son: la unidad archivstica que se describe (fondo, serie, expediente,
pieza documental); el grado de detalle de la descripcin.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN
Trmino genrico que sirve para denominar cualquier descripcin o instrumento de
referencia o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control
administrativo e intelectual de los documentos.
Los instrumentos de descripcin tienen una doble finalidad:
59

x Facilitar al archivista el control del acervo bajo su custodia y localizar


con mayor rapidez los expedientes depositados en el archivo.
x Ayudar al usuario en la consulta, pues son el vnculo o intermediario
entre los usuarios de los archivos y la informacin contenida en sus
acervos.
Elementos de difusin de la documentacin histrica
Instrumentos de descripcin
a) Gua
Visin sinptica de la documentacin de uno o muchos archivos, cuyo objetivo es
orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios que prestan
los archivos en forma general.
Tipos de gua:
Censo gua, gua orgnica, gua de fuentes, gua de archivo.
En la gua de archivo la unidad de descripcin del acervo puede ser el fondo, la
seccin, la serie o el expediente. Se integra por datos prcticos y reglamentarios,
datos histricos relacionados con el archivo, la documentacin y el edificio que lo
alberga, y la descripcin de los fondos y colecciones.
Por la importancia de la informacin que contienen, y por ser una herramienta
indispensable para difusin de los archivos, es recomendable publicarla, para que
los usuarios externos se formen una idea general del contenido de los acervos.
b) Inventario
Es una descripcin exacta y precisa de toda la documentacin de un archivo,
cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden del archivo, y tiene como fin
principal dar constancia de la documentacin y, como fines secundarios, la
bsqueda, el control y el estudio del acervo documental.
Es el instrumento interno que permite conocer los volmenes de acervo, los
contenidos generales y la localizacin del material.
Constituye el instrumento ms importante, pues es el sustento de todo el trabajo
de descripcin y crea las condiciones para profundizar gradualmente en el mismo.
Si bien el inventario es una herramienta de trabajo para el archivista, puede ser
tambin (si no se cuenta con otro ms detallado) un instrumento de orientacin
para el usuario, pues le permite un primer acercamiento al contenido del archivo.
As, tenemos:
60

Por su contenido informativo:


Inventarios analticos y someros.
Por la unidad de archivo que asientan:
Inventario esquemtico, describe una serie en cada asiento.
Inventario de registro, describe una unidad de conservacin en cada
asiento.
Inventario analtico, describe una pieza documental en cada asiento.
Por la finalidad que se les asigne:
Inventario de trmite, controla los movimientos de la documentacin en
trmite.
Inventario de remisin, elabora un remitente para enviar a un receptor.
Inventario topogrfico, describe la documentacin de un archivo a partir de
una signatura topogrfica.
El inventario debe describir de forma global la totalidad de los fondos, secciones y
series de un archivo. Debe reflejar la estructura de cada fondo, dando un
panorama general del mismo.
Elementos indispensables:
x De carcter estructural: fondo, seccin, serie.
x De localizacin: nmero de volumen (legajo o caja), cantidad de
expedientes que contiene.
x De descripcin: fechas extremas, sntesis de asuntos de toda la caja,
observaciones generales.
c) Catlogo
Es el instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de
forma individualizada las unidades documentales o las unidades archivsticas de
una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relacin o unidad
tipolgica, temtica o institucional.
Es un instrumento que describe intensivamente un grupo documental. No es
necesario ms que para series con contenido muy heterogneo y de gran riqueza
informativa.
Unidad de descripcin: unidad documental, la pieza documental o expediente.
Elementos de descripcin:

61

x De carcter estructural: fondo, seccin y serie.


x De localizacin: nmero de volumen donde est instalado el expediente o la
pieza documental, nmero de expediente o pieza documental, fojas del
expediente o foja(s) de la pieza documental si se localiza al interior de un
expediente.
x Elementos internos: tipologa documental, emisor y destinatario, sntesis del
contenido, fecha y lugar, observaciones.
x Elementos externos: particularidades paleogrficas, idioma, estado de
conservacin, sellos, signos.

Nmero de
acceso

Cronologa
Tipo de
documento

Participantes

Resumen
descriptivo

2452. 09 de julio de 1635.


Agueguepa de las Amilpas. Mandamiento. V. E. Manda a las justicias del partido
que protejan a los naturales en la posesin de sus tierras. Miguel Martn, cacique y
principal, principales y naturales contra Catalina Susana, natural del pueblo de
Anenecuilco, por la posesin de una huerta y algunos pedazos de tierra, que los
hermanos del hospital de San Hiplito dicen haber comprado.
Caa dulce, ingenio, molino, rboles frutales, casas derivadas
Tierras vol. 234, exp. 65, fs. 143

Resumen
indicativo

Ubicacin topogrfica

Palabras clave

d) ndices
No son instrumentos de descripcin propiamente, sino auxiliares de la descripcin.
Ofrecen sistemticamente ordenados los datos que contienen los documentos, sin
describir los contenidos. Se describen conceptos (nombres, lugares, temas), no
documentos, y se formulan para agilizar la bsqueda de informacin, para cruzarla
y relacionarla. Los ndices sintetizan y representan el contenido de los
documentos.

62

GLOSARIO
Acceso. Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a
determinadas normas y condiciones. Norma ISAD (G), 2000.
Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos.
Diccionario de terminologa archivstica del Archivo General de Colombia.
Acervo. Totalidad de documentos que custodia un archivo. Conjunto de
documentos de un archivo. Ibid.
Administracin de documentos. Conjunto de mtodos y prcticas destinados a
planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, uso, seleccin y
destino final de los documentos de archivo. Lineamientos generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de
la administracin pblica federal.
Archivo. Es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la
persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia. Manual de Archivstica, Antonia Heredia.
Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Lineamientos generales.
Archivo de concentracin. Unidad responsable de la administracin de
documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades
administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en l hasta
su destino final. Ibid.
Archivo de trmite. Unidad responsable de la administracin de documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa. Op. cit.
Archivo histrico. Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,
describir y divulgar la memoria documental institucional. Ibidem.
Baja documental. Eliminacin de documentacin que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores
histricos. Ibid.
Catlogo de disposicin documental. Es el registro general, sistemtico y
normalizado de los valores de disposicin de todos los documentos existentes, ya
sean producidos o recibidos en un sistema administrativo.
63

Registro General y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos
de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final. Lineamientos generales.
Ciclo vital del documento. Es la teora que nos dice que el documento atraviesa
a lo largo de su existencia por tres edades (etapas o fases) determinadas por sus
valores y usos que tiene durante la misma. A cada etapa le corresponde un
tratamiento especializado y se conserva en un archivo especfico.
Clasificacin. Es la accin de agrupar jerrquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los ms amplios o los ms especficos,
de acuerdo con los principios de procedencia y orden original. Manual de
Archivstica, Jos Ramn Cruz Mundet.
Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en
la estructura funcional de la dependencia o entidad. Lineamientos generales.
Conservacin de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin
de los documentos de archivo. Ibid.
Cuadro general de clasificacin archivstica. Instrumento tcnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad. Lineamientos generales.
Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en
su posesin fsica y que no siempre implica la propiedad jurdica ni el derecho a
controlar el acceso de los documentos. Norma ISAD (G), 2000.
Descripcin archivstica. Elaboracin de una representacin exacta de la unidad
de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que los ha producido. Norma ISAD (G), 2000.
Documento. Informacin que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada
por cualquier organizacin o persona en el ejercicio de sus competencias o en el
desarrollo de su actividad. Norma ISAD (G), 2000.
Documentacin activa. Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de
las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de
trmite. Lineamientos generales.
Documentacin histrica. Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Lineamientos generales.
64

Documentacin semiactiva. Aquella de uso espordico que debe conservarse


por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concenracin. Lineamientos generales.
Documento de archivo. Es el que registra un hecho o acto administrativo,
jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las dependencias y entidades. Lineamientos
generales.
Entidad. Organizacin o grupo de personas identificado con un nombre propio
que acta o puede actuar con plena autonoma. Norma ISAD (G), 2000.
Expediente. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su
uso corriente, durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refieren
al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
bsica de la serie. Norma ISAD (G), 2000.
Es la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,
ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de una
dependencia o entidad. Lineamientos generales.
Fondo. Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona
fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como
productor. Norma ISAD (G) 2000.
Gua simple de archivo. Esquema general de descripcin de las series
documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus
caractersticas fundamentales conforme al Cuadro general de clasificacin
archivstica y sus datos generales. Lineamientos generales.
Instrumento de descripcin. Trmino genrico que sirve para denominar
cualquier descripcin o instrumento de referencias realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los
documentos. Norma ISAD (G), 2000.
Inventarios documentales. Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental).
Ordenacin. Es la accin de unir secuencialmente los documentos que
conforman las series y los expedientes mediante la aplicacin de criterios
alfabticos o cronolgicos. En esta operacin se distinguen dos tipos de actividades: una intelectual y otra fsica.
Organizacin. Es el proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la
estructura orgnica de un archivo, mediante la asignacin del lugar definitivo del
conjunto a cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que
65

represente la naturaleza de los organismos que generaron el acervo. Gustavo


Villanueva Bazn.
Seccin. Se le llama as a la divisin primera del fondo establecida en virtud de
las lneas de accin de la entidad. Jos Ramn Cruz Mundet.
Serie. Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o
conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulacin,
del mismo proceso archivstico o de la misma actividad, que tienen una forma
particular, o como consecuencia de cualquier relacin derivada de su produccin,
recepcin o utilizacin. Norma ISAD (G), 2000.
Tipo documental. Clase de documentos que se distinguen por la semejanza de
sus caractersticas fsicas (acuarelas, dibujos, etc.) y/o intelectuales (diarios, libros
de actas, cartas, etc.) Norma ISAD (G), 2000.
Transferencia. Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta
espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia
primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del
archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria).
Lineamientos generales.
Valor documental. Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en
los archivos histricos (valores secundarios). Lineamientos generales.
Valoracin. Procedimiento que permite determinar el calendario de conservacin
de los documentos de archivo. Norma ISAD (G), 2000.
Actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales
para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia. Lineamientos
generales.

66

BIBLIOGRAFA
Conde Villaverde, Ma. Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos,
Espaa, 1992, 102 pp.
Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal, Manual de
polticas y normas del Sistema Red de Archivos, AGN, 1987, 46 pp. (Los sistemas
red de archivos del gobierno federal, normas para la administracin de
documentos, nm.1.)
Hull, Flix, Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de registros:
estudio RANP y directrices al respecto, Pars, 1981, PGI/81/WS/20.
Secretara de Salud, Archivo y correspondencia, 1996, 105 pp.
Cruz Mundet, Jos Ramn, Manual de archivstica, 3 ed., Fundacin Germn
Snchez Ruiprez, Madrid, Ediciones Pirmide, 1999, 408 pp.
International Records Management Trus/International Council on Archives: The
Management of Public Sector Records: Principles and Context. Managing Public
Sector Records, a Study Program. Londres, 1999, 153 pp.
Consejo Internacional de Archivos, ISAD(G) Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica, Madrid, 2000, 125 pp.
Suprema Corte de Justica, Centro de Documentacin y Anlisis, Mxico, 1997.
Heredia Herrera, Antonia, Archivstica general teora y prctica, Servicio de
Publicaciones de la Diputacin de Sevilla, Espaa, 1991, 512 pp.
Martnez Silva, Mario (coord.), Diccionario de poltica y adminstracin pblica,
ideas, tcnicas, autores, Mxico, Colegio de Licenciados en Ciencias Polticas y
Administracin Pblica, A.C.

67

Вам также может понравиться