Gestin documental:

La gestin documental es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar

el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven
y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de
racionalizacin y economa.
La misin principal de un sistema de gestin documental es el rastreo almacenamiento y
organizacin de documentos electrnicos o imgenes de documentos en papel.
Objetivos:

El diseo normalizado de los documentos.

Controlar el uso y la circulacin de los documentos.

Evitar la creacin de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones

caducadas.

Simplificar los procedimientos.

La conservacin y la instalacin de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.

Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotacin al

servicio de la gestin y la toma de decisiones.

Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestin y para el
futuro.

Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o

emergencia.

Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier
institucin pblica o privada.

Permitir la recuperacin de informacin de una forma mucho ms rpida, efectiva y exacta.

Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizacin como verdaderas
unidades de informacin tiles no solo para la administracin sino tambin para la cultura.

Han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperacin e

indexacin.
Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rpida y
sencilla.
Garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos
Restringir el acceso a la documentacin solamente a las personas autorizadas.
Los documentos han de ser recuperables fcilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias,
busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mnimo tiempo
posible en este tipo de tareas.

Records Management:
Es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos
de informacin denominados Records, trmino que no tiene traduccin correcta al espaol.
Un record es un activo de informacin, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de
la organizacin respecto a sus actividades. Ejemplos de estos activos son facturas, pedidos,
documentos contables, actas, correo electrnico, etc.
Dichos activos se caracterizan por:
No deberan ser alterables una vez creados.
Existe algn tipo de exigencia legal o corporativa para que sean conservados durante un periodo
mnimo de tiempo.
Tienen valor para la organizacin.
La mayora de los records tienen forma de documento, en papel o en formato digital, motivo
por el que esta disciplina est ntimamente asociada a la de gestin documental.

Evolucion de la gestion documental:

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar
fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas
de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que
creca el tamao de los fondos documentales.
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de
registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel
(y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos).
Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, El uso del ordenador en la
gestin documental se inicia en la prctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas,
que en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como Catalogacin
leble por ordenador. Poco despus se comienza tambin a usar registros computarizados para
inventariar documentacin administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn, con el inicio
de las bases de datos,otras aplicaciones ofimticas y con la llegada del correo electrnico, surgi la
necesidad de capturar y conservar tambin documentos que nacen, viven y mueren en formato
electrnico.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental:
desde el simple registro manual, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que adems
controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin
desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos,

bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas.

Fases de la gestin documental:

Planeacin:
Es la primera fase del Programa de Gestin Documental PGD, comprende el conjunto de
actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los documentos de la entidad,
en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y tcnico. Comprende la creacin y
diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de procesos, anlisis diplomtico y su registro
en el sistema de gestin documental.
Produccin Documental:
Comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al
desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En esta etapa se orientan los
formatos que son de uso comn a la administracin, que pueden ser adoptados y adaptados por cada
entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo
de sus funciones especficas:

Creacin y diseo de documentos.

Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de

texto).

Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos

pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de

formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas,
tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografa.

Gestin y Tramites de Documentos:

Es el curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su
funcin administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los
tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones.
Organizacin Documental:
Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos. El conjunto de
acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos

archivsticos de:
CLASIFICACIN DOCUMENTAL:
Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin).
ORDENACIN DOCUMENTAL: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado. Se encarga de:
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformacin y apertura de expedientes.
Determinacin de los sistemas de ordenacin.
Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos.
Foliacin.
ESCRIPCIN DOCUMENTAL: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la
investigacin (GRGA). Se encarga de: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.
Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.
Transferencia de Documentos:
Es la remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al Histrico de
conformidad con las Tablas de Retencin Documental adoptadas". Es el procedimiento mediante el
cual se hace el traslado controlado de los documentos.
Los objetivos principales son: Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la
aglomeracin de documentos en las oficinas y descargndolas de aquellos cuyo uso es poco
frecuente. Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, conservacin (temporal
o indefinida), acceso y consulta de los documentos
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin. Evitar la produccin y acumulacin
irracional de documentos. Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentacin.
Soluciona a nivel fsico y funcional, el problema de acumulacin de documentos en las dependencias
e instituciones productoras. Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico institucional. Guardar definitivamente
en las mejores condiciones de conservacin.
Disposicin de Documentos:
Es la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
Preservacin a largo Plazo:
Preservacin se define como el conjunto de principios polticas, medidas, planes y estrategias

de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad fsica, tecnolgica y de

proteccin del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus
dimensiones. Es decir, la aplicacin de acciones y estndares antes de que ocurra una alteracin o
deterioro en el medio fsico u ocurran cambios tcnicos o tecnolgicos en el mismo que impidan el
acceso a su contenido.
Valoracin:
La terminologa archivstica define la valoracin como la fase del tratamiento archivstico que
consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales,
fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial de los
documentos.

Unidad documental
La serie documental se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir,
que responden a una misma funcin administrativa, tienen el mismo uso administrativo o estn
sujetos al mismo trmite. Adems estos documentos, tienen caractersticas similares en lo que se
refiere a su contenido. A veces tambin tienen similitudes en su aspecto externo.
Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qu clase de documento es, es decir la forma,
a las taxonomas de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que
con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por
tanto a cul es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.
Unidad Documental simple (documento): Se refiere a la unidad documental archivstica ms
pequea que existe, esta unidad no puede ser dividida en ms parte de lo que ya es, son por ejemplo
una fotografa, un informe, entre otras. No todas las unidades documentales simples tienen que estar
dentro de un expediente, pero todos los expedientes estn formados por unidades documentales
simples.
Unidad Documental compuesta (expediente): Es una unidad organizada de documentos (varias
unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:
Por el productor, para su uso corriente
Durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto.