4.4.

- TIPOS DE MANUALES Y SUS

REQUERIMIENTOS.
4.4.-TIPOS DE MANUALES Y SUS REQUERIMIETOS.
La elaboracin cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgacin y control facilitan
el xito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su
elaboracin sea en hojas o visibles en computadora.
Tiene como propsito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo
deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y
aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de trabajo,
acompaada de los respectivos grficos que faciliten su percepcin y retencin, y del
modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.
Los manuales requieren de ciertas caractersticas que son:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin
Facilitarla localizacin de las orientaciones y disposiciones especificas
Diagramacin que corresponda a su verdadera necesidad
Redaccin simple corta y comprensible
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones
Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin
Facilitar a travs del diseo, su uso, conversacin y actualizacin
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.
En general, la descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera
impersonal, y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin
respecto de las caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo,
expresadas en trminos de educacin, experiencia, iniciativa, etc. Es preciso sealar
que en la descripcin de puestos debe plasmarse no lo que se hace; ya que lo que se
est haciendo puede que sea errneo y requiera una revisin; por eso, la descripcin
del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no a lo que realiza el ocupante.
4.4.1.- BIENVENIDA.
En este tipo de manuales se describen las polticas de la compaa, normas,
prestaciones y otros temas relacionados.
Partes que lo conforman:
-Portada
-Palabras de bienvenida
-Historia de la empresa
-Objetivos
-Reglamentos
-Polticas
-Organigrama
-Descripcin de puestos

-Directorio
-ndice.
4.4.2.- MANUALES DE POLITICAS.
Tambin denominados de normas, estos manuales incluyen guas bsicas que sirven
como marco de actuacin para realizar acciones, disear sistemas e implantar
estrategias en una organizacin.
4.4.3.- PROCEDIMIENTOS.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto
Desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y
transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas
las unidades administrativas, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se
est realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la
induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen
en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de
los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se
desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos,
delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las
responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del
control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles
lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y
evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
4.4.4.- ORGANIZACIN DEPARTAMENTAL Y GENERAL.
Explican los detalles ms importantes de la organizacin.
Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura, organigrama, misin, y funciones
organizacionales.
Cuando corresponden a un rea especfica incluyen la descripcin de puestos de
manera opcional, pueden representar el directorio de la organizacin, contienen:

 Finalidad de cada elemento de la organizacin

Declaracin de funciones.
Glosario de trminos utilizados.
CONTIENEN:
Objetivos generales de la organizacin.
Polticas generales.
Glosario de trminos administrativos
Nombres de areas o departamentos y puestos.
Procedimientos de organizacin
Responsabilidades de los altos niveles
Funciones
Cartas de organizacin
Descripcin de puestos
Descripcin de actividades
Introduccin y objetivos del manual
Historia de la empresa
MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para
registrar y transmitir ordenada y sistemticamente tanto la informacin de una
organizacin como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee
mejor sus tareas.
MANUALES DEPARTAMENTALES.
CONTIENEN:
a) Objetivos generales de la empresa , los del departamento de que se trate y los de sus
secciones bsicas
b) Polticas y normas generales del a empresa y del departamento correspondiente
c) Carta de organizacin general y departamental.
d) Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental
e) Anlisis de puestos
f) Graficas de proceso y de flujo.
MANUALES INTERDEPARTAMENTALES.
Son similares en su contenido, a los manuales departamentales, aun que no siempre
proporcionan la misma cantidad de informacin:

 Comprenden a todos los departamentos de la organizacin

Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.
http://unidadivtecdeorganizacion.blogspot.mx/2010/07/44-tipos-de-manuales-ysus.html

Clasificacin de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicacin en las organizaciones empresarias:
A.-

Manual

B.C.-

de

Manual
Manual

de

D.-

Manual

E.-

Manual

Organizacin.
de

procedimientos
del
del

Polticas.
y

normas.
especialista.
empleado.

F.- Manual de Propsito mltiple.

1.- Manual de organizacin:

El Manual de Organizacin es un documento normativo que contiene, de forma ordenada y
sistemtica, informacin sobre el marco jurdico-administrativo, atribuciones, antecedentes
histricos, misin, visin, objetivos, organizacin y funciones de una dependencia o entidad. De
este modo se constituye en un instrumento de apoyo para describir las relaciones orgnicas que
se presentan entre los diferentes unidades de la estructura organizacional, Este manual define
concretamente las funciones encomendadas a cada una de las unidades administrativas que
integran la institucin, asimismo, explica de forma integral y condensada, todos aquellos
aspectos de observancia general en la institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes
logren conocer, familiarizarse e identificarse con la misma.
Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se pueden clasificar en:
Manual General de Organizacin: refleja la estructura orgnica de la organizacin en su
totalidad.
Manual Especfico de Organizacin: comprende las funciones y responsabilidades de una
unidad administrativa en especial, de acuerdo a la divisin administrativa que se posea en la
Organizacin.

2.- Manual de polticas:

El Manual de Polticas es el contiene escritas en l las polticas establecidas por una institucin,
en este documento se indican la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben

enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Toda poltica
debe estar orientada hacia el objetivo primario o razn de ser de la institucin. Este Manual
puede incluir las polticas generales de la institucin, as como de las unidades administrativas de
la misma. Un manual de polticas es fundamental para asegurar la uniformidad de accin de una
institucin.
Los Manuales de Polticas por el alcance de su informacin se clasifican en:
Manuales Generales de Polticas: abarcan a toda la Institucin, incluye como elemento
primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad
administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.
Manuales especficos de Polticas: se ocupan de una funcin operacional o una unidad
administrativa en particular.

3.- Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lgica, sistemtica y
detallada las actividades de una institucin o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecucin eficiente de las mismas,
generalmente sealan quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse estas
actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecucin de actividades
organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institucin sobre la manera
correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms adecuada de
desempear las tareas se logra asegurar su calidad, as como agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de definiciones operacionales,
sealando la secuencia lgica de las acciones o pasos a seguir para la consecucin de bienes o
servicios determinados. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas y
diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la representacin grfica de la secuencia de actividades
para hacerla ms fcilmente comprensible.
En el manual de procedimientos se especfica:

Quin debe hacer una actividad;

Qu debe hacerse en esa actividad;

Cmo debe hacerse la actividad;

Dnde debe hacerse; y

Cundo debe hacerse la actividad.

4.- Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u

oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que
cumplen iguales funciones.

5.- Manual del empleado:

Contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una
empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento
de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y
obligaciones, entre otros.

6.- Manual de propsitos mltiples:

Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que
la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y
mantenimiento.

https://mdjesus.wordpress.com/2010/06/25/tipos-de-manuales-administrativos/