Procedimiento de Cierre Mensual Vida FINAL

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.
A
SUBGERENCIA DE BENEFICIOS
Junio 2013
1/35
MANUAL DE:
CIERRE MENSUAL DE VIDA
Publicado por
Zurich Santander Seguros
Revisado por:
Sub Gerente Beneficios
Gerente Operacin & IT
Aprobado por: CONTROL INTERNO
ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

Junio 2013
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NDICE O CONTENIDO
1.
INTRODUCCIN...................................................................................................2
2.
OBJETIVOS..........................................................................................................2
3.
PARTICIPANTES..................................................................................................2
4.
PROCEDIMIENTO CIERRE MENSUAL VIDA...........................................................2
4.1
Anlisis, Apertura del proceso de cierre.........................................................2
4.2
GENERACIN DE LA RESERVA DE RENTAS LIQUIDADAS Y NO PAGADAS........2
4.3
GENERACIN DE PLANILLAS CON SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.......2
4.4
CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.................2
a.
CONFECCIN DE PANILLA SINIESTROS PAGADOS EN UF Y PESOS....................2
b.
CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PENDIENTES EN U.F..........................2
c.
CONFECCIN PLANILLA DE RENTAS POR PAGAR EN UF....................................2
d.
CONFECCIN DEL ARCHIVO DE CIERRE MENSUAL DE SINIESTROS...................2
e.
Calculo de Reaseguros Excedentes....................................................................2
f.
Clculo de Reaseguros Cuota Parte...................................................................2
4.5
CONFECCIN CUADRO DE SINIESTROS PENDIENTE Y CUADRATURAS
GENERALES...............................................................................................................2
a.
Resumen General..............................................................................................2
b.
Resumen Producto o Pliza...............................................................................2
c.
Resumen...........................................................................................................2
4.6
5.
ENTREGA DE INFORMACIN A ACTUARIOS Y CONTABILIDAD........................2

CONTROLES.........................................................................................................2
Anlisis, Apertura del proceso de cierre...................................................................2

Generacin de la reserva de rentas liquidadas y no pagadas....................................2
Generacin de planillas con siniestros procesados en el mes...................................2
Confeccin de planillas siniestras procesadas en el mes...........................................2
Confeccin cuadro de siniestros pendiente y cuadratura general.............................2
Entrega informacin a Actuariados y Contabilidad....................................................2
6.
ANEXO.................................................................................................................2
a)
Diagrama de Flujo.............................................................................................2
b)
Organigrama de la Unidad:................................................................................2
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c)
Glosario.............................................................................................................2
d)
Matriz de Responsabilidades.............................................................................2
e)
Inputs y outputs del proceso.............................................................................2
f)
Tablas anexas...................................................................................................2
f.1 Ingreso al Sistema GesVida.................................................................................2

f.2 Generacin de Reserva de Renta por pagar.........................................................2
f.3 Generacin de Planillas de siniestros pagados y pendientes...............................2
f.4 Confeccin de Planillas de Siniestros Pagados en UF y$ Pesos............................2
f.5 Confeccin de Planilla con Siniestros Pendientes................................................2
f.6 Confeccin de Planilla con Reserva de Rentas Liquidadas y no Pagadas..............2
f.7 Confeccin de Cierre Mensual..............................................................................2
f.8 Confeccin Cuadro Resumen General de Siniestros.............................................2
f.9 Confeccin Cuadro Resumen por Pliza o Producto.............................................2
f.10 Confeccin Cuadro Resumen.............................................................................2
7.
CUADRO DE MODIFICACIONES............................................................................2
8.
RESPONSABLES DEL PROCESO.............................................................................2
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1.
Junio 2013
4/35
INTRODUCCIN
El presente procedimiento tiene por finalidad dar a conocer los procesos de cierre mensual de los
siniestros pagados y pendientes, como adems la actualizacin de las reservas de las rentas
liquidadas y no pagadas.
2.
OBJETIVO
Entregar a las reas involucradas en el proceso de cierre. En su confeccin, desarrollo y

validacin.
3.
PARTICIPANTES
En la confeccin, desarrollo y validacin del cierre participarn dos grandes grupos designados en
el proceso interno:
Analista de Pago de Beneficios, Unidad de Pagos, Sub Gerencia Beneficios, ZS
Jefe de Pago de Beneficios, Unidad de Pagos, Sub Gerencia Beneficios, ZS
Sub Gerente rea Beneficios, ZS
rea de Contabilidad, Gerencia Finanzas, ZS
rea de Actuariado, ZS
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4.
Junio 2013
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PROCEDIMIENTO CIERRE MENSUAL VIDA
4.1
Anlisis, Apertura del proceso de cierre.
Para el anlisis del cierres mensual el Analista de pago de Beneficios crear una planilla Excel
denominado Siniestros_May_2013.xlsx en base al cierre mensual del mes anterior, en el cual se
borraran los datos del mes anterior (respecto del mes anterior) e insertando como valor los datos
del mes ya trabajado. El trabajo del cierre del mes se realizar para los productos Desgravamen,
Individuales, Colectivos y Rentas.
Punto de Control
4.2
GENERACIN DE LA RESERVA DE RENTAS LIQUIDADAS Y NO PAGADAS.
El Analista de pago de Beneficios, debe ingresar al Sistema de Ges Vida, presiona el botn
SINIESTRO, posteriormente en esta pantalla en el men superior que se presentar se deber
seleccionar como primer paso el Mdulo de Rentas y dentro de este men se selecciona
RESERVA DE RENTA, cuando se d el OK, el sistema desplegar una pantalla en la cual se deber
sealar
NO,
al
realizar
esto,
el
sistema
generar
una
planilla
Excel
denominada
Informe_Reserva_de_Rentas_201305.xls en la que posteriormente se realizarn validaciones.

Adems, al realizar este proceso se calculan las rentas de los siniestros que se encuentran en
estado pendiente.
A esta planilla se deber incorporar Fecha de Siniestro de la pliza causante de la renta, Cdigo
FECU y Cdigo de Producto.
Este subproceso se debe realizar para ser entregado a los actuarios quienes, a partir de esta
informacin deben calcular Reservas de siniestros y adems IBNR.
Punto de Control
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4.3
Junio 2013
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GENERACIN DE PLANILLAS CON SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.
El Analista de pago de Beneficios, deber generar las planillas con los siniestros pagados y
pendiente del mes, los cuales se obtendrn del Sistema de Liquidacin GesVida, para esto, se
deber ingresar al sistema, luego presionar el botn SINIESTRO, en el men se deber elegir
Gestin e Informes, posteriormente se seleccionar el submen Informe en el que se despliega
una pantalla llamada Informe de siniestros en la que se deber ingresar el ao, mes y da de
proceso del cierre, luego se deber presionar el botn Informe de Siniestralidad. Al realizar esto,
el sistema generar dos planillas Excel las que sern almacenadas en disco D: Archivos/Planillas
con los siguientes nombres:
Informes_Siniestralidad_Detalles_Pagados_01_20012
Informes_Siniestralidad_Detalles_Pendientes_01_2012
Con esto proceso se debe generar la informacin necesaria para que las reas de contabilidad y
Actuariado realicen sus proceso de provisin de reservas respectiva y adems para controlar los
pagos realizados en el mes.
a. Validacin de Siniestros Pagados:
Esta validacin se realizar con el fin de saber si la cantidad de siniestros pagados que se
obtendrn en la planilla sern concordantes con los que figuraran en la Contabilidad de la
Compaa, tanto en monto como en nmero y adems se deber obtener las Facturas ingresadas
al sistema contable.
b. Validacin de Siniestros Pendientes:
Esta validacin se realizar para saber el total de casos que se informarn en proceso de
liquidacin, en los cuales se realizar la provisin de montos en U.F. por las coberturas
siniestradas.
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c. Validacin de la Reservas de Rentas Mensuales y Anuales por pagar:

El Analista de pago de Beneficios validar que las reservas de Rentas Mensuales y Anuales de
siniestros liquidados y no pagados las cuales es el valor presente de las rentas futuras
descontadas al 3%. En esta validacin se controlar que figuren los nuevos pagos y que
correspondan a una reserva de rentas futuras, ya que puede suceder que solamente se deba
generar un solo pago (esto ocurre en las escolaridades).
Punto de Control
4.4
CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.
El Analista de pago de Beneficios deber confeccionar planillas con los siniestros pagados y
pendientes
del
mes,
lo
cual
se
realiza
en
una
planilla
Excel
denominada
Siniestros_May_2013.xlsx.
Con esto proceso se genera la informacin final y necesaria para que las reas de contabilidad y
a. CONFECCIN DE PANILLA SINIESTROS PAGADOS EN UF Y PESOS.

Se realizar la confeccin con todos los casos pagados en UF y Pesos esto se realizar en la planilla
Siniestros_May_2013.xlsx. que se obtiene a la generacin del Informe antes sealado, en esta
planilla se separan los casos en una hoja de desgravamen (productos 1 y 8), en otra los casos
Individuales y en otra los Colectivos (producto 4) y PYME, luego se validar
la planilla Excel
Siniestros_May_2013.xlsx. Entregada por Contabilidad con sus registros donde figurarn los
siniestros pagados, facturas, devoluciones realizadas (asistencias viaje) y anulaciones.
b. CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PENDIENTES EN U.F.
Se realizar con todos los casos pendiente que se obtiene de la Generacin de Informes en este
archivo tambin se separaran por producto Desgravamen (producto 1 y 8), Individuales y
Colectivos y PYME, en este archivo se debe eliminar los valores en pesos que arroja, ya que se
manejarn solo los valores en U.F. Adems, los siniestros que contemplarn las coberturas de
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rentas sean Ciertas o de Escolaridad saldrn con valor en la columna de valor a pagar y valor
presente para estos casos se deber borrar el valor de la columna valor a pagar ya que este
valor est incorporado en el valor presente.
Con esto proceso se genera la informacin final y necesaria para que las reas de contabilidad y
c. CONFECCIN PLANILLA DE RENTAS POR PAGAR EN UF.

Se confeccionar el archivo de la Reserva de Rentas liquidadas pero no pagadas y por las cuales
la Compaa deber tener las reservas de los futuros pagos, en esta archivo los siniestros se
dividen en los siniestros individuales y los Pymes, en este documento se agregarn dos columnas
adicionales, en una de ella se insertaran los cdigos de productos para los casos de plizas
individuales y en la otra columna se insertar el cdigo FECU.
Con esto proceso se genera la informacin final y necesaria para que las reas actuariado realicen
sus proceso de provisin de reservas respectiva y adems para controlar los pagos realizados en
el mes.
d. CONFECCIN DEL ARCHIVO DE CIERRE MENSUAL DE SINIESTROS.

El Analista de pago de Beneficios en la confeccin del cierre mensual se realizar copiando de las
planillas Informes_Siniestralidad_Detalles_Pagados y Informes_Siniestralidad_Detalles_Pendientes
del mes que se sta trabajando al archivo de cierre mensual de cada producto a las hojas
respectiva del archivo principal llamado Siniestros_May_2013.xlsx, una vez cuadrado con la
contabilidad se debe tomar las facturas recibidas en el mes por producto y realizar la distribucin
de ellas en forma proporcional en los siniestros del mes anterior en la hoja de los siniestros
pagados, se calcularan los valores de siniestros cedidos (esto es una aproximacin ya que el valor
real se obtendr del sistema se reaseguros).
En las hojas de siniestros pendientes de cada producto se deber realizar una provisin por los
costos de liquidacin y este es dividiendo el valor de la factura del mes anterior por el nmero de
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casos, siempre en U.F. y se agregara en la columna sealada como Costo de Liquidacin.

Adems, se realizar el clculo de siniestros por ceder segn los contratos de reaseguros vigentes
al momento de realizar el proceso Excedente o Cuota Parte.
Con esto proceso se genera la informacin final y necesaria para que las reas Actuariado y
contabilidad realicen sus proceso de provisin de reservas respectiva y adems para controlar los
e.
Calculo de Reaseguros Excedentes
En la actualidad el contrato de excdete se debe manejar por RUT y por un monto superior a
2.000 U.F., por lo tanto al acumular un siniestro o RUT un monto mayor a 2.000 U.F. todo el resto
se debe sealar como cedido o por ceder segn a la calidad del siniestro (Pagado o Pendiente).
Para los nuevo siniestros del Producto Catastrfico de Salud, ser una vez que los gastos del
evento superen esta cantidad, se comenzar a ceder por lo tanto en el archivo de siniestro, en los
siniestros pendientes no se realiza estimacin alguna (siniestros cuya fecha de ocurrencia del
evento sea a partir del 01 de abril de 2012 en adelante).
f.
Clculo de Reaseguros Cuota Parte
El Analista de pago de Beneficios en la actualidad los contrato Cuota Parte deber manejar por
siniestro y por porcentaje, segn el contrato, en estos momentos existen vigente contratos para
los productos catastrficos de salud en los cuales se ceder el 70% del monto pagado o por pagar
y esto es lo que se indica en la columna indicada como Reaseguro. Para los productos de
hospitalizacin (productos 88, 101) se cede el 50% del monto pagado o por pagar, esto se realiza
en el archivo de cierre que se est confeccionando.
Quien realiza este proceso es el analista de pago Beneficios por tratarse del cierre del ciclo de la
liquidacin de un siniestro
Punto de Control
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4.5
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CONFECCIN CUADRO DE SINIESTROS PENDIENTE Y CUADRATURAS GENERALES.
El Analista de pago de Beneficios una vez realizado el total de las hojas del archivo llamado
Siniestros_May_2013.xlsx, se completar el Archivo de Cierre Mensual de Siniestros de Vida con
los siguientes conceptos:
a. Resumen General
El Analista de pago de Beneficios amar un resumen de todos los valores del mes con siniestros
pagados y pendientes con sus respectivos clculos de reaseguro segn contrato Cuota Parte o de
Excedente, los cuales sern comparado con el mes anterior y entregar una aproximacin del
costo de siniestro del mes.
b. Resumen Producto o Pliza
El Analista de pago de Beneficios deber obtener mediante una tabla dinmica un resumen del
monto total de U.F. provisionada por pliza en los casos de desgravamen, Colectivas y Pymes, que
para los casos de Individuales este resumen debe ser por producto.
c. Resumen
El Analista de pago de Beneficios deber realizar un resumen con todos los valores en U.F. y
realizar las cuadraturas de error, es decir, para comprobar que no se hubiese cometido algn
error de transcripcin de valores y que no se notara con los procesos anteriores.
Una vez terminado el proceso anterior el Analista de Pago con el Jefe de Pago deben ver las
variaciones ocurridas de un mes para otro como forma de control general y as tener una
explicacin para las diferencias que sean muy significativas.
Punto de Control
4.6
ENTREGA DE INFORMACIN A ACTUARIOS Y CONTABILIDAD.
El Jefe de Pago de Beneficio una vez cuadrada la informacin va mail se enviar este archivo a los
actuarios y a Contabilidad para el ingreso de los montos que se provisionan para siniestros en
proceso de liquidacin (rea contabilidad) y el clculo de IBNR por parte de los actuariado.
Punto de Control
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5.
Junio 2013
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CONTROLES
Anlisis, Apertura del proceso de cierre

Responsable del proceso: Analista de Pagos Beneficios
Supervisa el proceso: Jefe de Pagos Beneficios
Periodicidad del proceso: Una vez al mes
Tipo de proceso: Se realizara en forma manual
Tipo de evidencia: Documentos Digital
Ruta de Control: K:\Gestion Operaciones IT\Beneficios\Vida\Ao 2013\Pagos
Generacin de la reserva de rentas liquidadas y no pagadas
Generacin de planillas con siniestros procesados en el mes
Confeccin de planillas siniestras procesadas en el mes
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Confeccin cuadro de siniestros pendiente y cuadratura general

-Responsable del proceso: Jefe de Pagos Beneficios
-Supervisa el proceso: Sub-Gerente de Beneficios
-Periodicidad del proceso: Una vez al mes
-Tipo de proceso: Se realizara en forma manual
-Tipo de evidencia: Documentos Digital
-Relacin con el rea de contabilidad y Actuarios: Informacin va mail
-Ruta de Control: K:\Gestion Operaciones IT\Beneficios\Vida\Ao 2013\Pagos
Entrega informacin a Actuariado y Contabilidad

-Responsable del proceso: Jefe de Pagos Beneficios
-Supervisa el proceso: Sub-Gerente de Beneficios
-Periodicidad del proceso: Una vez al mes
-Tipo de proceso: Se realizara en forma manual
-Tipo de evidencia: Documentos Digital
-Relacin con el rea de contabilidad y Actuarios: Informacin va mail
-Ruta de Control: K:\Gestion Operaciones IT\Beneficios\Vida\Ao 2013\Pagos
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13/35
6. ANEXOS
a) Diagrama de Flujo
Cierre Mensual Vida
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Junio 2013
14/35
Cierre de Rentas Vida
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Junio 2013
15/35
b) Organigrama de la Unidad:
c) Glosario
GESVIDA
: Sistema de liquidacin de la Compaa Zrich Santander Vida
FECU
Ficha
Estadstica
las sociedades
Codificada
Uniforme
annimas chilenas dan
(es
un
conocer
informe
sus
mediante
estados
el
financieros
la Superintendencia de Valores y Seguros)
Publicado por
Revisado por:
cual

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16/35
d) Matriz de Responsabilidades
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BENEFICIOS
SUB-GERENTE
DE
CIERRE MENSUAL VIDA
Generacin de Informacin
Confeccin de Planillas
X
Confeccin de Cierre
X
X
Entrega de Informacin
e) Inputs y outputs del proceso
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INPUTS DEL PROCESO
REA EMISORA
Junio 2013
REA RECEPTORA
Generacin de Informacin
Unidad de Pagos
Unidad de Pagos
Confeccin de Planillas
Unidad de Pagos
Unidad de Pagos
Confeccin de Cierre
Unidad de Pagos
Unidad de Pagos
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18/35

OUTPUTS DEL PROCESO
Confeccin de Cierre de Rentas
REA EMISORA
Unidad de Pago
Junio 2013
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REA RECEPTORA
Contabilidad,
Actuarios
Contabilidad,
Confeccin de Cierre de Siniestros
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Unidad de Pago
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Actuarios y
Gestin y Control Procesos

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f) Tablas anexas
f.1 Ingreso al Sistema GesVida
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f.2 Generacin de Reserva de Renta por pagar.
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Junio 2013
23/35
f.3 Generacin de Planillas de siniestros pagados y pendientes.
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24/35

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26/35
f.4 Confeccin de Planillas de Siniestros Pagados en UF y$ Pesos
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27/35
f.5 Confeccin de Planilla con Siniestros Pendientes
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f.6 Confeccin de Planilla con Reserva de Rentas Liquidadas y no Pagadas.
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29/35
f.7 Confeccin de Cierre Mensual
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31/35
f.8 Confeccin Cuadro Resumen General de Siniestros
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f.9 Confeccin Cuadro Resumen por Pliza o Producto
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33/35

Junio 2013
34/35
f.10 Confeccin Cuadro Resumen
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Junio 2013
35/35
7. CUADRO DE MODIFICACIONES
N
EDICIN
MODIFICACIONES
EFECTUADAS
Primera Edicin, emisin del

procedimiento.
FECHA
17/05/2013
APROBADO POR:
Encargados del proceso

Jefe de Pagos Beneficios
Sub Gerente de Beneficios
8. RESPONSABLES DEL PROCESO
NOMBRE
Freddy Contreras
CARGO
Sebastian Ortiz Montecinos
Gerente de Operaciones e IT
Publicado por
FIRMA
Jefe de Pagos Beneficios
Marcelo Bravo M.
Claudia Lagos
FECHA
Jefe Control Interno
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Procedimiento de Cierre Mensual Vida FINAL

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ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

PROCEDIMIENTO CIERRE MENSUAL VIDA...........................................................2

Anlisis, Apertura del proceso de cierre.........................................................2

GENERACIN DE LA RESERVA DE RENTAS LIQUIDADAS Y NO PAGADAS........2

GENERACIN DE PLANILLAS CON SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.......2

CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.................2

CONFECCIN DE PANILLA SINIESTROS PAGADOS EN UF Y PESOS....................2

CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PENDIENTES EN U.F..........................2

CONFECCIN PLANILLA DE RENTAS POR PAGAR EN UF....................................2

CONFECCIN DEL ARCHIVO DE CIERRE MENSUAL DE SINIESTROS...................2

Calculo de Reaseguros Excedentes....................................................................2

Clculo de Reaseguros Cuota Parte...................................................................2

Resumen Producto o Pliza...............................................................................2

ENTREGA DE INFORMACIN A ACTUARIOS Y CONTABILIDAD........................2

Anlisis, Apertura del proceso de cierre...................................................................2

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

Inputs y outputs del proceso.............................................................................2

f.1 Ingreso al Sistema GesVida.................................................................................2

RESPONSABLES DEL PROCESO.............................................................................2

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

Entregar a las reas involucradas en el proceso de cierre. En su confeccin, desarrollo y

Analista de Pago de Beneficios, Unidad de Pagos, Sub Gerencia Beneficios, ZS

Jefe de Pago de Beneficios, Unidad de Pagos, Sub Gerencia Beneficios, ZS

Sub Gerente rea Beneficios, ZS

rea de Contabilidad, Gerencia Finanzas, ZS

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

PROCEDIMIENTO CIERRE MENSUAL VIDA

Anlisis, Apertura del proceso de cierre.

GENERACIN DE LA RESERVA DE RENTAS LIQUIDADAS Y NO PAGADAS.

Informe_Reserva_de_Rentas_201305.xls en la que posteriormente se realizarn validaciones.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

GENERACIN DE PLANILLAS CON SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

c. Validacin de la Reservas de Rentas Mensuales y Anuales por pagar:

CONFECCIN DE PLANILLA SINIESTROS PROCESADOS EN EL MES.

a. CONFECCIN DE PANILLA SINIESTROS PAGADOS EN UF Y PESOS.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

c. CONFECCIN PLANILLA DE RENTAS POR PAGAR EN UF.

d. CONFECCIN DEL ARCHIVO DE CIERRE MENSUAL DE SINIESTROS.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

casos, siempre en U.F. y se agregara en la columna sealada como Costo de Liquidacin.

Calculo de Reaseguros Excedentes

Clculo de Reaseguros Cuota Parte

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

CONFECCIN CUADRO DE SINIESTROS PENDIENTE Y CUADRATURAS GENERALES.

ENTREGA DE INFORMACIN A ACTUARIOS Y CONTABILIDAD.

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

Anlisis, Apertura del proceso de cierre

Aprobado por: CONTROL INTERNO

ZURICH SANTANDER SEGUROS DE VIDA CHILE S.A

Confeccin cuadro de siniestros pendiente y cuadratura general

Entrega informacin a Actuariado y Contabilidad

Aprobado por: CONTROL INTERNO