EL BUEN GERENTE DE PROYECTOS

Es difcil definir qu es un "buen" jefe de proyecto es en estos das. Cada

organizacin define el papel, y con frecuencia el ttulo, de manera
diferente. Se necesitan administradores de proyectos en muchas
industrias. Como PM, es posible trabajar en equipos pequeos o grandes
con funciones de trabajo que van desde el presupuesto y lnea de
tiempo slo a todo lo que se pueda imaginar bajo el sol operativa. Tal
vez ni siquiera eres un "administrador" del proyecto por ttulo o trabaja
por su cuenta, pero usted es responsable de la gestin del trabajo. No
importa dnde usted est parado, hay cosas que se necesitan y quieren
aprender a medida que saltar a la gestin de todas estas cosas. Has
venido al lugar correcto.
Como PM, es posible trabajar en equipos pequeos o grandes con
funciones de trabajo que van desde el presupuesto y lnea de tiempo
slo a todo lo que se pueda imaginar bajo el sol operativa.
La creacin de planes de proyectos realistas, la estimacin de tiempo y
esfuerzo, balanceando una hoja de clculo a su manera... esas son todas
las cosas que debe hacer como un buen Gerente de proyectos, y esas
habilidades se aprenden fcilmente. De hecho, hay algunos grandes
programas e instructores que ensean y certifican esas habilidades. Sin
embargo, fundamental para la funcin es la habilidad para mantener su
trabajo organizado y sus equipos informados y felices. Las competencias
bsicas de un buen Gerente de proyectos tienen su origen en la propia
capacidad para navegar en bruto y aguas tranquilas con el mismo nivel
de esfuerzo y facilidad. Una parte de experiencia tcnica y tres partes de
inteligencia emocional. De cualquier manera, no es fcil dirigir! Esta
serie, escrita en colaboracin con TeamGantt, cubrir tanto las aptitudes
y las habilidades duras. Mirar hacia adelante a consejos sobre la
planificacin del proyecto, el alcance de gestin y expectativas, y ms.
Antes de entrar en estos temas, vamos a cubrir lo bsico. Este artculo
cubre las races de lo que significa ser un buen Gerente de proyectos. El
escritor podra no ser la mejor, pero se ha reunido y contrat a un
montn de grandes movimientos populares en el campo de la Gestin
de proyectos digitales.

COMUNICARSE COMO UN PROFESIONAL

Nunca he amado el trmino "persona", pero eso es porque nunca he
conocido a alguien que prefiere comunicarse con una planta o un perro.
Esas personas estn ah fuera. Pero si es el PM en su organizacin, est

en problemas. (A no ser que tal vez el que arregla su jardn) De todos

modos, es universalmente aceptado que los buenos PMs son
comunicadores fcil de llevar que no se inmut ante la idea de
comunicarse con los dems. Esto significa hablar con la gente en
persona sobre una variedad de temas-fciles y difciles en la naturaleza.
Y no ser tmido acerca de las comunicaciones abiertas, pero
reconociendo el hecho de que todo un equipo puede no comunicar la
misma manera.
No es todo acerca de usted y su proceso como el PM. Es todo acerca de
que trabajar con el equipo para llegar a una estructura que funcione
para todos.
COMUNICARSE CON ASERTIVIDAD. La asertividad es la capacidad de un individuo
para establecer su punto de vista de manera sincera y directa, sin mostrarse
agresivo pero tampoco sumiso. Esta virtud es clave para comunicarse con
liderazgo en todas las circunstancias.

SER UN CAMALEN
Es un hecho: Cualquier proyecto fracasar sin comunicaciones slidas. Al
ser clara, concisa y honesta en las comunicaciones externas es tan
importante como tomar las seales sobre la forma de comunicarse con
los dems. Llegar a conocer a las personas con las que trabaja y
entender cmo funcionan y comunicarse es importante cuando se trata
de motivar a un equipo y cumplir con los plazos, o incluso objetivos
simples. Muchas veces, un PM tiene que ser un camalen en su proyecto
para que esto suceda. La elaboracin de un plan de comunicacin para
su equipo puede ser til, pero obligando a una estructura de
comunicacin no siempre funciona para todo el mundo. Y eso puede ser
duro. Recuerde, no es todo acerca de usted y su proceso como el PM. Es
todo acerca de que trabajar con el equipo para llegar a una estructura
que funcione para todos. Usted puede preguntar, por qu cambiar su
estrategia de comunicacin de proyecto en proyecto? Este enfoque
podra ser confuso para usted. En particular, si usted es un PMO o est
trabajando en varios proyectos con muchos miembros del equipo. Eso es
bueno, tal vez si tal vez no va a funcionar para usted y hay que seguir
las normas de toda la empresa. Eso no significa que usted no debe
tomar un enfoque personal. Piense en esto: Si pones el tiempo y
esfuerzo en conocer a su equipo y crear un plan con ellos, todo el mundo
va a comprar en efecto, van a comunicarse de una manera que hace
que se sientan cmodos y cumplir con sus proyectos con menos
esfuerzo. , confusin y miedo.

Si pones el tiempo y esfuerzo en conocer a su equipo y crear un plan

con ellos, todo el mundo comprara en l.

ESTATUS!
Cules son las bases de una buena comunicacin? reuniones de estado
e informes pueden ser muy valiosa, porque ests hacer el seguimiento
de los prximos pasos, elementos de accin y los riesgos del proyecto.
Utilice un informe de estado semanal para permanecer transparente
sobre el presupuesto y el proceso y que nunca tendr que incmoda
conversacin sobre la necesidad de ms tiempo o dinero para completar
su proyecto. Hay valor en la reagrupacin de forma regular para hablar
de lo que est pasando y lo que el equipo es responsable de, en
cualquier momento. Si est trabajando con los clientes, es una buena
prctica para comunicar los detalles del proyecto por escrito una vez por
semana en un informe de estado. Y, si el tiempo lo permite, saltando en
el telfono para hablar a travs del informe ayudar a reforzar el
mensaje y creacin de relaciones. Recuerde, nunca es una mala idea
coger el telfono!
No importa lo que ests haciendo, solo recuerda que todos somos seres
humanos. Cada uno tiene sus problemas de bloqueo y todo el mundo se
comunica de manera diferente. Dicho esto, naturalmente, estamos
hechos para estar comunicadores. Ya sea que su comunicacin escrito o
hablado a travs de correo electrnico, telfono, mensajera instantnea,
correo electrnico, paloma, se puede encontrar una manera de hacer
que su punto conocido. Como director del proyecto, usted tiene que
encontrar la manera de comunicarse con los diferentes tipos de
personalidad de su equipo. Usted no tiene que soportar la paloma si eso
no es lo tuyo (quiero decir, por qu sera?). Puede establecer las
expectativas adecuadas, pero Si ignora las preferencias de su equipo y
acaba de hacer las cosas a su manera, podrs encontrar ms barreras
para el xito.

FIJE EXPECTATIVAS Y NUNCA LAS ABANDONE.

Configuracin y gestin de las expectativas es una de las cosas ms
difciles para el director del proyecto tiene que ver como una parte de la
funcin. Muchos PMs iniciar proyectos con varias incgnitas acerca de
los objetivos, presupuestos, cronogramas, y la mayora de todos los
niveles de esfuerzo. Al configurar las expectativas de comunicacin con
su equipo, es una buena idea para cubrir tambin el alcance, los plazos,

y cualquier otro detalle que pueden desempear en cmo va a hacer un

proyecto exitoso. Y, cuando se trabaja con un cliente, es bueno para
establecer las mismas expectativas desde el principio.
Configuracin y gestin de las expectativas es una de las cosas ms
difciles para el PM que hacer como parte de la funcin.

DEFINIR EL ALCANCE
Las expectativas de cada proyecto deben ser fijados por un alcance de
trabajo bien escrito. Si no hay documentacin que respalde la solicitud
del proyecto, cralo. No todos los ambientes de trabajo es lo
suficientemente formal para crear mbitos para cada proyecto. Est
bien! Pero algo parecido a un mbito ayudar a proporcionar usted y sus
directrices del equipo, o las expectativas de lo que el equipo va a
entregar. Cada equipo debe utilizar un documento de alcance para
establecer el escenario para lo que va a entregar en un proyecto. Es una
buena prctica para sentarse con su equipo y clientes al comienzo de un
proyecto para revisar el alcance conjuntamente con el cronograma del
proyecto. Esto significa que usted tiene que explicar los niveles de
esfuerzo adjuntos a las tareas. Eso est bien tambin! Vas a saber todas
las respuestas porque usted tiene el equipo y la experiencia para
respaldar las decisiones de lnea de tiempo y alcance. De cualquier
manera, tener este tipo de conversacin desde el principio mantener a
sus clientes informados del nivel de esfuerzo. Tambin mantendr
ocupados en su proceso.
las expectativas de cada proyecto deben ser fijados por un alcance de
trabajo bien escrito.
VERIFICACIONES FRECUENTES
Entre los plazos, registrar en el prximo documento o entrega y
conversar con el equipo acerca de lo que cada cosa implicar. Sus
entregas cambian en base a los trabajos anteriores? impactaran el
alcance y la escala de tiempo? Explicar los beneficios de las
verificaciones y cmo puede ser constructivo, la retroalimentacin til
har que al final se puede entregar ms fuerte. Recuerde que cuando se
trata de establecer las expectativas, no hay nada de malo en repetir
siempre lo mismo, siempre y cuando su repeticin es significativa y a
tiempo justo!
Ms adelante en la serie, vamos a entrar en la forma de gestionar el
alcance, lneas de tiempo y de recursos en detalle.

NO ES SOBRE TI
Ser parte de un equipo de proyecto puede ser divertido y creativo,
incluso del lado del equipo de gestin. Tendrs que registras el progreso
y los prximos pasos as que las llamadas telefnicas o reuniones
sucedern en donde tal vez todo el equipo no est presente. Despus de
todo, su equipo necesita tiempo en sus escritorios o en el campo para
trabajar. Inevitablemente, habr momentos en cualquier proyecto en el
que surgen las ideas del otro lado, nuevos requisitos, y las preguntas
vendrn a ti. Proceder con cautela, director del proyecto! Si un cliente,
socio o miembro del equipo que se est acercando por cualquiera de
estas cosas, lo mejor es asegurarse de que las ideas se verifiquen con
los requisitos del proyecto. La documentacin no es siempre la lnea de
fondo, pero lo mejor es estar abiertos a cualquier idea o una
conversacin. Saber cundo hay que involucra al equipo para ayudar a
la conversacin y el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo: El
cliente pide algo que es de diseo o desarrollo especfico? Si es as,
busque de las personas adecuadas. Ellos pueden ayudar a responder a
la pregunta, y posiblemente incluso hacerlo mejor que t. Ah es donde
las cosas se complican: no piensa en s mismo como "slo el PM," pero
hay que reconocer que son slo PMs. No es PM, director de diseo, y
consultor. Se trata ms de ser dueo de su papel y ser honesto acerca
de su experiencia.

No pienses en ti mismo como "slo el PM," pero hay que reconocer que
solo eres el PM.

NO SEA UN CONCELO TODO (NO SEA UN SABELOTODO)

Un gerente de proyecto nunca debe responder a las cuestiones del
proyecto completamente solo a menos que estuvieran previamente
documentados o son especficos de presupuesto, alcance y una
orientacin predeterminada. Despus de todo, su equipo de expertos es
quien se debe encargan de responder a las preguntas que caen dentro

de su mbito. Su trabajo consiste en saber cundo hay que cultivar

preguntas a ellos sin interponerse en el camino de su trabajo.
Idealmente, si usted no sabe la respuesta y no puede conseguir a
alguien en la oficina en ese momento, tome buenas notas y de
seguimiento. No hay nada de malo en dar seguimiento a una
conversacin cuando sea el momento adecuado. Eso es cuando llegas a
ser El buen gerente de proyectos" y no "Slo el Gerente de proyecto."
Ms adelante en esta serie, vamos a llegar ms lejos en la mecnica de
trabajar bien con (y ganarse a) los clientes y cmo llegar a ser el director
del proyecto con el que todo el mundo quiere trabajar en esta serie.

SER EL FAN MS GRANDE DE SU EQUIPO

Puede que no sea un animador lleno de vida por naturaleza, pero cada
proyecto necesita un lder que posee y apoya el proceso. Un buen gestor
de proyectos har cumplir proceso y mantener a todos en el equipo
sincronizado. Sortear lneas de tiempo, plazos, y los resultados son
fundamentales pero un gerente de proyecto es quien tambin apoya el
proceso, al equipo y al cliente, aporta valor real a un proyecto. Ser el
que dice: "Wow, esto es realmente agradable. Buen trabajo".
Celebrar las victorias y animar al equipo a hacer lo mismo. Al mismo
tiempo, no tenga miedo de ser el primero en decir, "Usted pens acerca
de X?" Mirar hacia fuera es lo mejor para el proyecto y su equipo. Si
usted es el PM y realmente ests haciendo un buen trabajo, conocer y
comprender todos los aspectos del proyecto, y, potencialmente, ser
capaz de anticiparse a las preguntas o inquietudes que el cliente pueda
tener. Este tipo de comportamiento no slo es compatible con su equipo
y su proyecto, sino que muestra todos los involucrados que realmente
llevan, y no slo preocupados por los fundamentos de PM.
Cada proyecto necesita un lder que posee y apoya el proceso.

No hay duda de que la gestin de proyectos es una de las carreras ms

desafiantes y gratificantes que uno puede tomar. Un buen gerente de
proyecto puede ayudar a una empresa a clarificar las metas, simplificar
los procesos y aumentar los ingresos. No es de extraar que los PMs son
muy codiciados en muchas industrias. Pero no importa donde tomar sus
habilidades PM, usted tiene que aferrarse a las habilidades bsicas que
lo har "bien. En el corazn del mismo, debe ser muy organizado e
impulsar los procesos, pero al ser una persona tranquila, adaptables que

realmente le gusta un buen reto le har el mejor PM. Estamos deseando

compartir ms lecciones aprendidas, mejores prcticas y consejos sobre
cmo ser un buen gestor de proyectos. Mantnganse al tanto.