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IHOBE, S.A.
Ibañez de Bilbao,28-8º
48009 Bilbao
Copia Controlada
Copia No Controlada
Manual número: 01
Destinatario:____________________
ÍNDICE
INTRODUCCION
• INDICE DEL MANUAL DE SGMA .........................................................................................................................1/2
• LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL DE SGMA ...................................................................................................1/1
• DOCUMENTACIÓN VIGENTE DEL SGMA ...............................................................................................................1/4
• TRAZABILIDAD Y CORRESPONDENCIA CON LA UNE EN ISO 14001/96 ......................................................................1/2
• ABREVIATURAS Y SIMBOLOGÍA DE FLUJOGRAMAS DE DESARROLLO ......................................................................1/1
• GLOSARIO ......................................................................................................................................................1/2
CAPITULOS
7. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN................................................................................................................1/2
7.1 FUNDAMENTOS.................................................................................................................................................1/2
7.2 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................1/2
7.3 DESARROLLO ...................................................................................................................................................2/2
7.3.1 Elaborar o modificar documentos .............................................................................................................2/2
7.3.2 Procesamiento informático de datos.........................................................................................................2/2
7.4 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ........................................................................................................................2/2
12 REGISTROS .........................................................................................................................................................1/2
12.1 FUNDAMENTOS.................................................................................................................................................1/2
12.1.1 Lista de registros. .....................................................................................................................................1/2
12.2 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................1/2
12.3 DESARROLLO ...................................................................................................................................................2/2
12.4 DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ........................................................................................................................2/2
00/00/00 Si
Responsable de Gestión
Medioambiental
J. Unanue
00/00/00 Si
Director de Calidad
M. Arriola
00/00/00 Si
Director de Producción
E. Madina
00/00/00 Si
Director de Administración
S. Ibarguen
Nota al lector:
IT-01 Elaboración de los encabezados de los documentos del sistema xxxxxxxxxx xx/xx/xx
E3
peligrosas
PLA 05 Sistema de aspiración y focos de emisiones atmosféricas xxxxxxxxxx xx/xx/xx
PLA 06 Canalizaciones xxxxxxxxxx xx/xx/xx
PLA 07 Sistema de extinción de incendios y evacuación xxxxxxxxxx xx/xx/xx
2 Elemento 1 1 de 1
Abreviatura Significado
DGE Director Gerente de la Empresa
Representante de la Dirección para la gestión medioambiental -
RSGMA
Responsable del Sistema de Gestión Medioambiental
Manual Manual de gestión medioambiental
SGMA Sistema de Gestión Medioambiental
PRO Procedimiento (medioambiental)
IT Instrucción de trabajo
IC Instrucción de control
FOR Formulario
FD Flujograma de Desarrollo
DPT Descripción del Puesto de Trabajo
AACC Acciones Correctoras
Concepto Definición
Aspecto medioambiental Es aquél que tiene o puede tener un impacto medioambiental significativo.
significativo.
Aspecto medioambiental. Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización
que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditoría del sistema de Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar
gestión medioambiental. objetivamente evidencias para determinar si el sistema de gestión
medioambiental de una organización se ajusta a los criterios de auditoría
del sistema de gestión medioambiental marcados por la propia
organización, y para la comunicación de los resultados de este proceso a
la dirección.
Calibración Es el conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones
específicas, la relación existente ente los valores indicados por un
instrumento de medida o un sistema de media, o los valores
representados por una media material o un material de referencia, y los
valores correspondientes a una magnitud obtenidos mediante un patrón de
referencia.
Comportamiento Resultados medibles del sistema de gestión medioambiental, relativos al
medioambiental.. control por parte de una organización de sus aspectos medioambientales,
basados en su política medioambiental, sus objetivos y sus metas
Equipo de control. Instrumento, aparato, medio, utensilio o similar, a través del cual se realiza
el control de algún parámetro relacionado con el medio ambiente
Formulario. Plantilla o modelo utilizado para las anotaciones ambientales y que una
vez cumplimentados pasan a ser registros que documentan evidencias de
cumplimiento o no de los requisitos del SGMA.
Impacto medioambiental. Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso,
resultante en todo o en parte de las actividades, productos y servicios de
una organización.
Incertidumbre de una medida Es la estimación del intervalo de valores en el que se sitúa, generalmente
con una alta probabilidad dada, el valor verdadero de la magnitud medida.
Indicadores Herramienta de gestión que resumen extensos datos medioambientales en
medioambientales información clave significativa y comparable, con lo que aseguran una
rápida evaluación de las principales mejoras y de los puntos débiles en la
protección ambiental de la empresa, en la toma de decisiones.
Mantenimiento Es la combinación de todas las acciones técnicas y administrativas
aplicadas para que un equipo se mantenga en, o recupere, un estado en
que pueda realizar su función prevista. Dentro del mantenimiento de un
equipo cabe diferenciar:
Meta medioambiental. Requisito detallado de actuación medible, cuantificado cuando sea posible,
aplicable a la organización o a aparte de la misma, que proviene de los
objetivos medioambientales y que debe establecerse y cumplirse en orden
a alcanzar dichos objetivos.
Objetivo medioambiental. Fin medioambiental de carácter general, que tiene su origen en la política
medioambiental que una organización se marca a sí misma, y que está
cuantificado siempre que sea posible.
Organización. Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o
combinación de ellas, tengan forma de sociedad o no, pública o privada,
que tiene sus propias funciones y administración.
Parte interesada. Individuo o grupo relacionado o afectado por las actuaciones
medioambientales de una organización.
Patrón Es la medida materializada, instrumento de medida, material de referencia
o sistema de medida destinado a definir, realizar, conservar o reproducir
una unidad o uno o varios valores de una magnitud, para transmitirlos por
comparación a otros instrumentos de medida.
Política medioambiental. Declaración por parte de la organización, de sus intenciones y principios
en relación con su comportamiento medioambiental general, que
proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus
objetivos y metas medioambientales.
Prevención de la Utilización de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan,
contaminación. reducen o controlan la contaminación, lo que puede incluir el reciclado, el
tratamiento, los cambios de procesos, los mecanismos de control, el uso
eficiente de los recursos y la sustitución de materiales. Los beneficios
potenciales de la prevención de la contaminación incluyen la disminución
de impactos medioambientales perjudiciales, la mejora de la eficiencia y la
reducción de los costes.
Programa medioambiental. Descripción de la metodología a seguir para la consecución de los
objetivos y metas medioambientales. Incluye la asignación de
responsabilidades para cada una de las subtareas en que se divide, así
como los medios y los plazos de realización
Revisión del sistema de Consiste en un examen formal al más alto nivel de la empresa de las
gestión medioambiental. conclusiones del proceso de auditoría, así como de la conveniencia y
validez de la política medioambiental, los objetivos y metas y las
actuaciones adoptados para la mejora del comportamiento
medioambiental continuo de la empresa.
Sistema de gestión La parte del sistema general de gestión que incluye la estructura
medioambiental. organizativa, la planificación de sus actividades, las responsabilidades, las
prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar,
implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política
medioambiental.
Trazabilidad Es la propiedad de un resultado de medida consistente en poder referirlo a
patrones apropiados, generalmente nacionales o internacionales, a través
de una cadena ininterrumpida de comparaciones.
Verificación Es la revisión, comprobación o serie de pruebas que pongan de manifiesto
que los equipos están conformes con los requisitos establecidos.
Estado de Capítulo 0 Página
Presentación y Política revisión
Medioambiental 2 Elemento 1 1 de 2
! Fusión
! Tratamiento
! Colada
! Laminación
! Otros a especificar…
La buena evolución de nuestra empresa durante los últimos años refleja el alto grado de
satisfacción de nuestros clientes con nuestro estándar de calidad y nuestra oferta.
A fin de poder seguir garantizando en el futuro esa satisfacción y de hacer frente a las
crecientes exigencias del mercado, hemos implantado en nuestra planta de ……….
(localidad) un Sistema de Gestión Medioambiental según la norma UNE EN ISO 14001/96.
Medioambiental 2 Elemento 1 2 de 2
La protección del medio ambiente ocupa un lugar destacado dentro de los objetivos de la empresa. A la
política general empresarial se suma la política medioambiental, y la protección del medio ambiente se
constituye, más allá del propio campo de actividad, en un nuevo objetivo empresarial.
Para garantizar este objetivo la dirección ha desarrollado junto con el personal de la organización, directrices
y metas medioambientales encaminadas a la protección del medio ambiente:
1. Entendemos la protección del medio ambiente como una importante responsabilidad de la dirección y
velamos por que ésta se lleve a cabo a través de metas y directrices concretas de comportamiento en
todas las funciones y áreas de actividad de la empresa. La protección del medio ambiente exige de todos
nosotros un comportamiento responsable.
2. Entendemos que la reducción de los impactos medioambientales generados por el uso y la manipulación
de sustancias químicas y peligrosas, el consumo de agua y de energía y por la gestión inadecuada de los
residuos, es la tarea central de nuestra política de protección medioambiental.
3. Garantizamos mediante el nombramiento de un responsable del sistema de gestión medioambiental, la
consideración de los requisitos legales vigentes en materia de protección medioambiental en las
decisiones de la empresa y su aplicación a través de las medidas que se adopten. Nos comprometemos
abiertamente al cumplimiento de estos requisitos legales.
4. Periódicamente revisamos en nuestra empresa el estado de la protección ambiental, al objeto de detectar
puntos débiles y poder disponer las acciones necesarias y de documentar los avances realizados.
5. Nuestro compromiso de mejora continua y de prevención de la contaminación dirige nuestros esfuerzos a
la búsqueda de una mayor compatibilidad medioambiental de las técnicas de proceso aplicadas. Para
ello tenemos en cuenta la vida de los productos empleados, incluida su gestión final más ecológica y
hacemos uso con la mayor moderación posible de las materias primas, la energía y el agua.
6. Entendemos los requisitos legales como el conjunto de mínimos a cumplir y aspiramos a un mayor grado
de protección medioambiental en toda la empresa.
7. Informamos y formamos a nuestros empleados ampliamente sobre los aspectos medioambientales
ligados a nuestra actividad y a sus funciones y los motivamos para que su comportamiento en el puesto
de trabajo refleje esa sensibilización medioambiental.
8. Incorporaremos progresivamente a las partes interesadas a nuestros esfuerzos por mejorar la protección
medioambiental. Exigimos de nuestros proveedores estándares medioambientales especiales.
Informamos a nuestros clientes sobre nuestras acciones para reducir el impacto ambiental.
9. Ponemos a disposición del público interesado información de relevancia medioambiental sobre nuestra
empresa y trabajamos con otras empresas, organismos oficiales, asociaciones e instituciones en la
protección del medio ambiente.
Tanto la Dirección como los empleados de todas las áreas son responsables del correcto y eficaz desarrollo
de las directrices y metas medioambientales dentro del Sistema de Gestión Medioambiental.
Los programas medioambientales que anualmente se elaboran a partir de esta responsabilidad compartida,
hacen posible la mejora continua de la protección medioambiental.
1.1 Fundamento
En este capítulo se describen el organigrama de la empresa, así como las
responsabilidades de la Dirección de la empresa con respecto al sistema de gestión
medioambiental.
Administración
Responsable A
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Dirección SSL
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
de Gestión
ambiental
empresa
calidad
Actualizar la Política Ambiental R C
Revisar el sistema de gestión ambiental R C
Elaborar el informe sobre la revisión R C
Establecer, aprobar y actualizar los
R C C C
programas, objetivos y metas ambientales
Facilitar recursos para el sistema de gestión
R I
ambiental
R = RESPONSABILIDAD C = COLABORACION I = INFORMACION
1.3 Desarrollo
1.3.1 Revisión del Sistema de Gestión Ambiental por la Dirección de la Empresa
La Dirección de la empresa tiene la obligación de garantizar la funcionabilidad del sistema
de gestión ambiental revisándolo anualmente (sugerencia). Esta revisión es acorde al
punto 4.6 de la ISO 14001 “Revisión por la Dirección”.
Tema Valoración
Política Ambiental Aplicación en la empresa, ¿cumplimiento?
Resultados de las auditorías ambientales Evaluación de los informes de las auditorías (comprobar
internas desviaciones e introducir acciones correctoras)
Informe anual sobre la gestión de los Evaluación del informe de auditoría (comprobar el
flujos de materias cumplimiento de los objetivos fijados y decidir sobre
medidas y nuevos objetivos)
Aspectos ambientales significativos Comprobar si se han producido variaciones en la
significación de los mismos desde la última revisión
Repercusión de modificaciones de los Comprobar si son adecuadas las medidas adoptadas
requisitos legales, permisos y
autorizaciones y otros requisitos
aplicables
Comprobar las medidas y los objetivos ya ¿Se han cumplido los objetivos o aplicado las medidas?
fijados en materia ambiental
Medidas correctoras documentadas Evaluar la idoneidad y su correcta aplicación
Punto de vista de partes interesadas ¿Cuál es su opinión sobre los aspectos significativos de la
empresa? ¿Existen quejas, reclamaciones, etc.?
Opciones tecnológicas, financieras, Considerar limitaciones que pueden surgir por
operacionales y de negocio consideraciones de este tipo
Otros
Estado de Capítulo 1 Página
revisión
Responsabilidad de la Dirección
2 Elemento 1 3 de 3
1.3.4 Organigrama de la empresa (Nota: No tiene porqué coincidir exactamente con este)
Dirección de la empresa
Delegado de la gestión ambiental
(nombre)
2.1 Fundamento
En este capítulo se describe el modo en que se identifican y evalúan en nuestra empresa
los aspectos medioambientales derivados de nuestra actividad, que se pueden controlar y
sobre los que se puede esperar que tengamos influencia.
• B Bajo
• M Medio
• A Alto
Los aspectos medioambientales que tengan o puedan tener un nivel de significancia Alto
serán considerados significativos y serán prioritarios a la hora de establecer objetivos y
metas.
Estado de Capítulo 2 Página
revisión
Aspectos Medioambientales
2 Elemento 1 2 de 2
Responsable A
Administración
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Dirección SSL
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
de gestión
ambiental
empresa
calidad
Identificar aspectos medioambientales C C C R
Evaluación de la magnitud C C C C R
Evaluación de la peligrosidad C C C R
Determinación de la significancia R C
R = RESPONSABILIDAD C = COLABORACIÓN I = INFORMACIÓN
2.3 Desarrollo
2.3.1 Identificación y evaluación de aspectos ambientales
Fin
3.1 Fundamento
Las exigencias mínimas relativas a la protección ambiental aplicables a la empresa derivan
de requisitos legales vigentes (leyes, reglamentos, decretos, etc.) permisos y
autorizaciones administrativas actualizadas y de otros requisitos a los que la empresa
está sometida (requerimientos de los clientes, códigos sectoriales, compromisos
corporativos, etc.).
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Producción
de Gestión
ambiental
empresa
calidad
SSL
Obtención de la información C C R C
Evaluación de la información C C R
Fijar e introducir medidas C R C
Documentación y archivo C R
R = RESPONSABILIDAD C= COLABORACION I = INFORMACION
Estado de Capítulo 3 Página
Control de Requisitos Legales revisión
3.3 Desarrollo
sí
Las medidas aplicadas deben garantizar que se
Fijar e introducir cumplan en nuestra empresa las exigencias
medidas contempladas en los requisitos medioambientales
legales y administrativos y/o en otros requisitos.
4.1 Fundamento
En este capítulo se describe por un lado la forma llevar a cabo la sensibilización de toda la
organización respecto a las implicaciones de un SGMA y por otro, la de garantizar que
todos los empleados que desempeñen actividades de relevancia ambiental reciban la
formación continua necesaria.
4.1.1 Formación
Nuestro principio es que el personal interno o subcontratado que opere en nuestra
empresa, cuyo trabajo pueda generar un impacto significativo sobre el medio ambiente
debe poseer una formación y una competencia profesional adecuadas. Para ello, la
formación e instrucción técnica de nuestros empleados se planifica convenientemente y se
documenta su ejecución.
- tecnologías
- actividades
- materiales
- aspectos medioambientales identificados
- riesgos medioambientales
- personal contratado
- normativa legal
Además, se llevan a cabo cursos de formación para satisfacer las exigencias de nuestro
Sistema de Gestión Medioambiental.
4.1.2 Sensibilización
Independientemente de la formación técnica que reciba el personal cuyo trabajo puede
generar un impacto significativo la organización celebra trimestralmente sesiones de
sensibilización para concienciar a todo el personal incluido subcontratistas que trabajan en
nuestro emplazamiento, sobre la importancia de cumplir la política y los requisitos del
SGMA, y sobre los beneficios de practicar una correcta gestión ambiental y las
consecuencias de la falta de seguimiento de los procedimientos establecidos.
Estado de Capítulo 4 Página
Formación, Sensibilización y revisión
Responsable de
Responsable A
Administración
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
ambiental
empresa
Gestión
calidad
SSL
Elaboración de un Plan de Iniciación R C
Iniciación de nuevos empleados R
Determinar la demanda de formación R C
Planificar formación y sensibilización R
Convocar, impartir y registrar cursos
FORMADOR ASIGNADO
de formación interna
Convocar, impartir y registrar
C R
Jornadas de Sensibilización
Archivo de registros de formación
interna, sensibilización y formación R
externa
R = RESPONSABILIDAD C = COLABORACION I = INFORMACION
4.3 Desarrollo
L a in ic ia c ió n s e lle v a a c a b o e n b a s e a l
In ic ia c ió n d e n u e v o s fo rm u la rio “In ic ia c ió n d e n u e v o s
e m p le a d o s e m p le a d o s ”, e n e l q u e s e re g is tra s u
e je c u c ió n .
E l re g is tro d e lo s c u rs o s d e fo rm a c ió n
s e lle v a a c a b o a tra v é s d e C e rtific a d o s
R e g is tro d e lo s d e a s is te n c ia a c u rs o s e x te rn o s o
c u rs o s d e fo rm a c ió n c u m p lim e n ta n d o e l fo rm u la rio “C u rs o s
y s e s io n e s d e d e F o rm a c ió n In te rn a y S e s io n e s d e
s e n s ib iliz a c ió n S e n s ib iliz a c ió n ” s e g ú n e l c a s o .
C e le b ra c ió n d e lo s
c u rs o s d e D e te rm in a r la E l a p d o 4 .4 .1 re c o g e la s
fo rm a c ió n y dem anda de ra zo n e s q u e d e te rm in a n la
s e n s ib iliz a c ió n fo rm a c ió n n e c e s id a d d e fo rm a c ió n d e l
p e rs o n a l.
L a d e m a n d a d e fo rm a c ió n d e te rm in a d a q u e d a
re fle ja d a e n e l “P la n d e F o rm a c ió n y
S e n s ib iliz a c ió n ”.
E la b o ra r u n “P la n d e L a s in s tru c c io n e s d a d a s d ir e c ta m e n te e n
F o rm a c ió n y e l p u e s to d e tra b a jo n o s e re c o g e n e n e l
S e n s ib iliz a c ió n “ p la n d e fo r m a c ió n .
Estado de Capítulo 4 Página
Formación, Sensibilización y revisión
5.1 Fundamento
Este capítulo regula la comunicación medioambiental interna y externa por entender que se
trata de un requisito fundamental de un sistema de gestión medioambiental eficaz.
Responsable C
Responsable C
Dirección de la
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
ambiental
empresa
Gestión
calidad
Recepción y documentación de
R
consultas externas/internas
Evaluación de las consultas
C C C C R
externas/internas
Ejecución de la decisión adoptada C C C C R
Documentación archivo de las consultas
R
de las decisiones adoptadas
R = RESPONSABILIDAD C= COLABORACION I = INFORMACION
Estado de Capítulo 5 Página
revisión
Comunicación Interna y Externa
2 Elemento 1 2 de 2
5.3 Desarrollo
5.3.1 Comunicación Interna
La organización ha establecido diferentes vías para el fomento de la comunicación interna
y ha informado al personal de su existencia. A través del Buzón de Sugerencias (de forma
quincenal), las sesiones de sensibilización (trimestrales), las reuniones departamentales
(mensuales) y las auditorías internas (anuales), el Responsable de Medio Ambiente recibe
del personal las sugerencias y aportaciones de mejora al sistema.
Tras al análisis de las mismas el Responsable del SGMA emitirá en el plazo máximo de un
mes alguna respuesta o la decisión resultante en el Tablón de Anuncios Medioambientales
(FOR 10) o a través del superior del departamento o área correspondiente. Del mismo
modo aprovechará dicho Tablón para emitir comunicados de interés medioambiental como
convocatorias, sesiones de sensibilización o cursos a celebrar, resultados de mejoras
ambientales implantadas, premios y nominaciones obtenidas por el SGMA, etc.
El Responsable del SGMA codifica y registra tanto las comunicaciones internas emitidas
como las recibidas según el FOR 11.
Inicio
Toda solicitud o consulta externa de carácter
medioambiental será notificada al Responsable del
Recepción y gestión SGMA, quien determinará si tiene autoridad suficiente
del comunicado para decidir sobre la misma o requiere de la
externo aprobación de la Dirección.
Documentación de la
Las comunicaciones externas tanto recibidas como
decisión adoptada y
emitidas, se codificarán y registrarán junto con la
archivo
decisión adoptada, según el FOR 11. Dicho registro
se actualizará con cada nueva comunicación externa.
Fin
Medioambiental 2 Elemento 1 1 de 2
6.1 Fundamento
En este capítulo se describen la estructura de nuestro Sistema de Gestión Medioambiental
y la documentación del mismo.
El Manual de Gestión (ver 6.3.1) describe los capítulos más importantes del Sistema de
Gestión Medioambiental e informa dónde puede obtenerse información más detallada
sobre el modo de funcionamiento de las diferentes partes del sistema de gestión.
El Manual de Gestión tiene por objeto informar a nuestros empleados sobre los
procedimientos e instrucciones a seguir, así como sobre sus tareas y responsabilidades.
Responsable A
Administración
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
de Gestión
ambiental
empresa
calidad
SSL
Revisar y aprobar la modificación de
R C C
capítulos de la gestión ambiental
Actualizar y distribuir la
C C C C R
documentación del sistema
Entrega del manual de gestión
a personas externas a la R C C
organización
R = RESPONSABILIDAD C= COLABORACION I = INFORMACION
In t r o d u c c ió n
P o lít ic a a m b ie n t a l
D ir e c t r ic e s a m b ie n t a le s
M a n u a l d e G e s t ió n
( E le m . 1 )
S is te m a d e G e s t ió n A m b ie n t a l
s e g ú n U N E - E N I S O 1 4 0 0 1 /9 6
P r o c e d im ie n t o s e In s t r u c c io n e s A m b i e n t a le s ( E le m 2 - 4 )
P r o c e d im ie n to s , In s tr u c c io n e s d e tr a b a jo , In s tr u c c io n e s d e c o n tr o l
F o r m u la r io s ( E l e m . 5 )
D o c u m e n t a c ió n a u x ilia r p a r a la d o c u m e n t a c ió n d e l s is t e m a
D e s c rip c io n e s d e lo s p u e s t o s d e t r a b a jo , R e v is ió n m e d io a m b ie n t a l in ic ia l, I n f o rm e s d e a u d it o r ía s ,
P r o g r a m a s m e d io a m b ie n t a le s , I n v e n t a r io d e s u s t a n c ia s p e lig r o s a s , R e q u is it o s le g a le s y o t r o s
r e q u is it o s , P la n e s d e e m e r g e n c ia , B a la n c e d e m a t e r ia s , P la n o s , e t c .
Estado de Capítulo 6 Página
Sistema de Gestión revisión
Medioambiental 2 Elemento 1 2 de 2
7.1 Fundamento
En este capítulo se determinan las responsabilidades y los procedimientos en relación con
el manejo de documentos y de datos de relevancia ambiental.
En los puestos de trabajo sólo podrán hallarse los documentos vigentes o válidos, es decir,
que deberán estar en estado de revisión actualizado o último.
Para poder realizar un seguimiento de los estados de revisión, se llevará al día la “Lista de
la Documentación vigente del SGMA”. Para regular la distribución de los documentos se
cumplimentará una “Lista de distribución” para cada documento en cuestión.
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
de Gestión
ambiental
empresa
calidad
7.3 Desarrollo
7.3.1 Elaborar o modificar documentos
Inicio
E l departam ento correspondiente en cada
E laborar o caso, elaborá nuevos docum entos o
m odificar m odificará los ya exis tentes, en base a los
form atos ya establecidos.
A ctualizar la “Lista
de D istribución”
8.1 Fundamento
En este capítulo se describe el modo de garantizar que todas las operaciones y actividades
de nuestra organización incluidas las desarrolladas por subcontratistas en nuestro
emplazamiento, que estén asociadas a aspectos medioambientales significativos,
relacionadas con nuestros objetivos y metas o cuya falta de control pudiera llevar al
incumplimiento de la política medioambiental de la organización, se desarrollan en
condiciones controladas.
El continuo control operacional es una herramienta que permite detectar y subsanar con
rapidez posibles desviaciones respecto a los criterios o especificaciones medioambientales
que la organización ha adoptado con los consecuentes beneficios para el medio ambiente.
Responsable de
Responsable de
Responsable A
Administración
Responsable B
Dirección de la
Encargado de
Dirección de
Dirección de
producción
ambiental
empresa
Gestión
calidad
planta
8.3 Desarrollo
8.3.1. Genérico
Fin
Estado de Capítulo 8 Página
revisión
Control Operacional
2 Elemento 1 3 de 4
Control de Control de
residuos emisiones
Control de
subcontratistas en Control de aguas
planta Control de residuales
consumos Mantenimiento
preventivo según Formación de los Registro de los
Analíticas según planes de empleados parámetros de
planes de mantenimiento proceso
análisis
Evaluación de
Requisitos y límites desviaciones
legales vinculantes Estadística
Producto acabado
Materia prima Energía
Fabricación / Residuos
Agua
Sistema de producción Medio- Agua residual
Materias auxiliares
Gestión ambiental Emisiones
9.1 Fundamento
Este procedimiento regula la identificación y tratamiento de los accidentes potenciales y de
las situaciones de emergencia previsibles asociados a la actividad de la organización, al
objeto de reducir al mínimo posible el riesgo potencial para las personas y para el medio
ambiente.
Responsable de
Administración
Dirección de la
Salud Laboral
emergencias
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Seguridad y
producción
ambiental
empresa
Gestión
Calidad
Jefe de
Identificar accidentes y emergencias potenciales I C C C I R
Análisis y evaluación de riesgos I C C C I R
Establecer medidas de prevención R C C C C C
Definir respuestas ante accidentes potenciales R C C C C
Facilitar medios de actuación R C C C C C
Elaborar el Plan de emergencia C C C C R
Ejecución de simulacros C C C C C R
Revisión periódica del Plan de emergencia y de
los procedimientos de respuesta
C C C C R
Registro de incidentes/accidentes ocurridos C R C C C
R = RESPONSABILIDAD C = COLABORACION I = INFORMACION
9.3 Desarrollo
Esta identificación se lleva a cabo de forma continua en base a
la identificación de aspectos medioambientales, en el transcurso
Identificar accidentes del control operacional, las auditorias y la revisión del sistema y
potenciales y la actualización de los requisitos legales aplicables.
situaciones Se toma en cuenta el histórico de accidentes y emergencias de
de emergencia la organización y se coordinan las labores con el área de
Revisión
Seguridad y Salud Laboral
A través del seguimiento y las mediciones oportunas, obtenemos evidencias reales que
permiten a la organización verificar y/o comprobar por un lado, la aplicación o el
cumplimiento de lo procedimentado y por otro, la eficacia del control establecido que
garantice como mínimo el cumplimiento de los requisitos y límites legales aplicables, la
mejora del impacto medioambiental y la consecución de los objetivos y metas establecidos.
Responsable de
Administración
Responsable A
Responsable B
Dirección de la
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
ambiental
empresa
Gestión
calidad
Seguimiento y medición de Objetivos y SSL
RESPONSABLE ASIGNADO A CADA CASO
Metas
Seguimiento y medición del
cumplimiento de la legislación I C C C C R
medioambiental aplicable
Seguimiento y medición del control
RESPONSABLE ASIGNADO A CADA CASO
operacional
Adquisición de nuevos equipos e
R C
instrumentos de control
Operaciones de Control de equipos e
R C
instrumentos de control
R= RESPONSABILIDAD C= COLABORACIÓN I = INFORMACION
10.3 Desarrollo
- Fijos: aparatos o medios de medición que constituyen parte de una instalación o equipo
para el control y mando de paramétros de proceso y que por lo general están asociados
a un punto permanente de medida.
Inicio
Control en recepción y
1ª puesta en marcha de
los equipos o Se comprueba la capacidad de funcionamiento y los
instrumentos criterios de selección de todos los nuevos equipos e
recepcionados instrumentos de control, así como que adjunten las
indicaciones del fabricante para su mantenimiento
no ¿Es la
comproba- El equipo o instrumento de control defectuoso o
ción ok? inadecuado se devuelve al proveedor.
sí
Los nuevos equipos/instrumentos de control se proveen con
la Placa de Identificación correspondiente, que señale
nombre, marca, modelo, Nº serie y Código Interno, próxima
Identificar el
Fecha de control y se registran en el Listado de Equipos de
equipo/instrumento de
Control. Los equipos que por sus características (pipetas,
control
electrodos, …) no puedan ser identificados con dicha
etiqueta, serán identificados exclusivamente con el Código
Interno que se les asigne.
Entrega, montaje o
almacenamiento de los El equipo o instrumento de control o medición se entrega al
equipos e instrumentos usuario, se instala o se almacena. En la Ficha de Equipo de
de control Control se anota su correspondiente emplazamiento.
Fin
Seguimiento y Medición. Estado de Capítulo 10 Página
revisión
Equipos e Instrumentos de
2 Elemento 1 4 de 4
Control
10.3.4.2 Operaciones de control de equipos de control
Inicio
¿Es la no Acordar la
reparación del Retirar el equipo de control
comproba- defectuoso, identificarlo
ción ok? equipo de control
como tal y repararlo.
sí
Actualizar Ficha de
En la Ficha de Equipo/Instrumento de Control
Equipo/instrumento
se anota la fecha del control y el responsable.
de Control
Fin
11.1 Fundamento
Este capítulo describe el modo de impedir situaciones de “no conformidad” tanto de las
existentes como de las potenciales de forma prolongada en el tiempo, por medio de la
aplicación de acciones correctoras y preventivas respectivamente.
Responsable B
Responsable C
Dirección de la
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
ambiental
empresa
Gestión
calidad
SSL
11.3 Desarrollo
Inicio
C uan do se identifique n no conform idades
según 11.1.1 o se ha ya detectado e l riesgo
Identificación de N o
pote ncial de un desvío, se n otificarán al
C onform idades
R esponsable del SG M A para qu e éste
actualice e l R egistro de N o C onform idades.
no
¿Son las Se establecerá u n R es ponsa ble y una
AA C C /A A P P frecuencia de seguim iento p ara valorar la
eficaces? eficacia de la A A C C /A A P P y el registro de
todo ello.
sí
Fin
12.1 Fundamento
En este capítulo se fijan las responsabilidades y los pasos a seguir en relación a la
utilización de los diferentes registros que se generan del sistema de gestión
medioambiental.
Responsable
Responsable
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
la empresa
de Gestión
ambiental
calidad
SSL
A
12.3 Desarrollo
Inicio
Fin
Internas 2 Elemento 1 1 de 2
13.1 Fundamento
Este capítulo describe el modo en que se llevan a cabo las auditorías internas (auditoría
del sistema de gestión medioambiental).
Responsable
Responsable
Responsable
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
la empresa
de Gestión
ambiental
calidad
SSL
A
Internas 2 Elemento 1 2 de 2
13.3 Desarrollo
La auditoría contiene:
- entrevistas a los empleados
- inspección de documentación
- evaluación de las instalaciones
Auditoría - observación de actividades
Toda la documentación inspeccionada
deberá ser anotada. Se documentarán todas
las conclusiones de la auditoría.
Actualizar el
Planing de Formulario de “Planing de Auditorías”
Auditorías
Fin
1. BREVE INTRODUCCIÓN
La Política Medioambiental es esencialmente el documento referente para la mejora
medioambiental de la empresa y su cumplimiento es fundamental para la integridad y el
éxito de todo el SGMA.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte los puntos 4.1/4.2 de la Norma ISO 14001 y sus anexos correspondientes.
• La política medioambiental se debería desarrollar tras haber sido realizada la revisión
medioambiental inicial, ya que entonces la organización dispondrá de numerosa
información respecto a su situación medioambiental y sus aspectos medioambientales
significativos, lo que le permitirá que su política se adecue a su naturaleza y a sus
impactos.
• La política debe ser entendida tanto por las partes internas como por las externas,
aunque a éstas últimas no hay porqué distribuirla indiscriminadamente.
• Demuestre que el personal también ha participado en su elaboración.
• No es requisito de la Norma incluirlo en el Manual, pero resulta recomendable.
• Para su elaboración podría:
- Facilitar a la Alta Dirección los seis puntos que indica la norma, que ha de cumplir
toda política medioambiental y que ésta refleje sus ideas en un borrador.
- Posteriormente trabajen sobre ella de forma conjunta personas de diferentes
departamentos y/o de diferente nivel jerárquico
- Para demostrar que su política es apropiada a la naturaleza de la organización y
que se trata de “su política” exclusivamente refleje sus principales aspectos
medioambientales en ella.
- Para demostrar que proporciona “el marco” para establecer objetivos y metas
medioambientales, debe “notarse” cuáles son los objetivos generales de la
empresa o líneas de actuación más marcadas, y sobre las que se establecerán
objetivos y metas más específicos.
- La mejora continua se consigue con el cumplimiento eficaz del conjunto de
objetivos establecidos - plasmados en programas medioambientales y a los que se
les asigna los medios necesarios - que al ser alcanzados son sustituidos por otros
nuevos. Por lo tanto, la política medioambiental es un documento susceptible de
ser modificado periódicamente, y por ello, para su definición se debería plantear su
aplicación a corto o medio plazo (1 ó 2 años).
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Si tras la revisión medioambiental inicial ha documentado el grado de incumplimiento legal
y reglamentario y el impacto medioambiental de su actividad, y si con su política ha
determinado su voluntad de mejorar su comportamiento medioambiental, ya ha recogido
por escrito su intención (el porqué) y sus áreas de actuación (el dónde). Queda entonces
por definir qué va a hacer para conseguirlo, cómo y quién lo va a hacer; con qué medios y
para cuándo. Es decir, ha de establecer objetivos y metas, así como responsables, medios
y plazos de finalización en un(os) programa(s) de actuación medioambiental.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consultar los puntos 4.3.3/4.3.4/4.4.1 y 4.6 de la norma y los anexos correspondientes.
• Aprovechar el organigrama empresarial existente para integrar la estructura de la
Gestión Medioambiental en el mismo.
• Analizar la creación de un grupo o comité directivo medioambiental para tratar temas y
responsabilidades medioambientales, o aprovechar para ello algún comité ya existente
(p.e. de calidad y/o de prevención).
• Establecer objetivos realistas y alcanzables, teniendo en cuenta los medios (humanos,
económicos y técnicos) de los que se disponen.
• Tener en cuenta que, tanto los objetivos y metas como los programas
medioambientales existentes, tienen que ser revisados y modificados ante nuevas
actividades, productos y servicios.
• Cualquier nuevo proceso, producto o servicio debe quedar reflejado en un programa(s)
que contemple la variable medioambiental en ellos.
• Tener presente el informe anual del Balance de Materia (Tablas de Entradas y Salidas
del Elemento 13) para establecer nuevos objetivos y metas.
• Considerar el establecimiento de objetivos y metas en primer lugar sobre los aspectos
medioambientales significativos, sin descartar el establecer “Otros objetivos de mejora”
en base al enfoque preventivo que recoge su política medioambiental.
• El certificador querrá saber cuál es el proceso de revisión del sistema por la Dirección,
qué información se considera, quiénes están implicados en el proceso de revisión y
cómo se tratan las opiniones de terceras partes interesadas. Por ello, considerar como
mínimo los resultados de las auditorías del SGMA, las circunstancias cambiantes
(legislación, procesos, etc.) y el compromiso de mejora continua para estimar la
necesidad de cambios en la política, los objetivos y otros elementos del SGMA.
La revisión por la Dirección considerará los temas recogidos en el capítulo para evaluar la
necesidad de modificar la política, los objetivos y otros elementos del sistema.
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 2: Fecha: 01/03/00
ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES Página 1 de 3
1. BREVE INTRODUCCIÓN
La UNE EN ISO-14001 en su punto 4.3.1 exige identificar los aspectos medioambientales
a) de las actividades, productos y/o servicios
b) que la organización pueda controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga
influencia
para determinar aquellos que tienen o puedan tener impactos significativos en el Medio
Ambiente.
(a) El término actividades engloba todas aquellas operaciones relacionadas con el proceso
de tratamiento o fabricación del producto comercial desde la recepción y descarga de
materiales, hasta el embalaje, almacenamiento y carga en transportes de distribución.
En cuanto a los productos, resultado de la actividad productiva, no es obligatorio hacer un
análisis del ciclo de vida de los mismos. Pero ya que los aspectos asociados a su
fabricación se han recogido en el término “actividad”, aquí se pueden considerar los
aspectos asociados al uso y desuso de estos productos por parte del cliente final, como
por ejemplo que el producto genere poco ruido, consuma poca energía, que su diseño
considere unificar materiales en cuanto a su composición para generar menor variedad de
residuos, que las sustancias que contengan sean lo menos tóxicas posibles, que a poder
ser sean reciclables, etc.
(c) El término presentes hace referencia a los aspectos asociados al momento actual de la
organización y de sus actividades, productos y servicios. En cuanto a los denominados
aspectos medioambientales pasados, hacen alusión a aquellos que ya se dieron y que
normalmente están relacionados con contaminación de suelos. Los aspectos futuros, se
suponen aquellos que requerirán de un control, aún después de que la actividad
productiva haya desaparecido. (Por ejemplo, gestión de un vertedero controlado propiedad
de la organización cuando ésta ya no fabrique).
(d) Se entiende por condiciones normales, las del régimen cotidiano y usual de la
producción; y por condiciones anormales, las de parada y arranque de la actividad. De las
situaciones de emergencia previsibles y los incidentes y accidentes potenciales, se pueden
deducir los riesgos medioambientales potenciales.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consultar el punto 4.3.1 de la norma y su anexo correspondiente
• Medir y evaluar los impactos medioambientales y establecer cuales son más
significativos resulta económica y técnicamente casi imposible. Lo más habitual
entonces, es evaluar los aspectos medioambientales que una organización presenta, al
compararlos entre si aplicando unos criterios de significancia determinados.
• Hay que aclarar, que no existe una metodología estandarizada para la identificación y
evaluación de los aspectos medioambientales y que la norma tampoco especifica
cuales son dichos criterios de significancia. Pero por lo general, se reconoce el emplear
criterios de carácter medioambiental como la magnitud (cantidad, volumen, extensión o
frecuencia) y la toxicidad o peligrosidad. En ocasiones, incluso se pueden considerar
datos del entorno receptor (sensibilidad) o la propiedad de biodegradabilidad que
presenta una sustancia.
• Así mismo, se recomienda que la metodología de evaluación de aspectos presente las
siguientes características:
1. Sencilla y entendible - con criterios medioambientales bien definidos
2. Reproducible para que diferentes personas lo puedan aplicar en cualquier
momento.
3. Verificable por terceras partes, para lo cual los datos utilizados deben ser
comprobables (fuente de obtención y fiabilidad)
• De la evaluación, obtendremos un registro de los aspectos medioambientales
significativos.
• La norma no obliga a establecer objetivos y metas sobre todos los aspectos
significativos al mismo tiempo, pero sí requiere a la organización que los considere a la
hora de establecer sus objetivos medioambientales. La decisión de no establecer un
objetivo de mejora sobre un aspecto medioambiental significativo debe quedar
justificado. Para ello la organización puede establecer sus propios criterios de
priorización de actuación. (ver PRO 02 “Establecimiento de Objetivos, Metas y
Programas Medioambientales”)
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 2: Fecha: 01/03/00
ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES Página 3 de 3
Criterios
Registro de todos los Criterios Registro de Aspectos de Objetivos y
Aspectos de Medioambientales Priorización Programas
Medioambientales Significancia Significativos de Actuación Medioambientales
Determinación de la significancia
Se ha considerado que para la determinación de la significancia del aspecto sólo se van a
tener en cuenta dos criterios: la magnitud, que de alguna forma mide la cantidad, el
volumen, la extensión o la frecuencia y la peligrosidad o toxicidad. Con estos dos criterios
podemos aproximarnos a determinar la gravedad del impacto producido.
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Un Sistema de Gestión Medioambiental verdaderamente válido (y certificable) debe
asegurar el cumplimento de los requisitos derivados tanto de la legislación y
reglamentación medioambiental, así como los derivados de permisos y
autorizaciones administrativas vinculantes que le son de aplicación, sin olvidar el
cumplimiento de esos otros requisitos (compromiso medioambiental corporativo,
especificación de un cliente, etc) a los que la organización se acoge
“voluntariamente”.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.3.2 de la norma y su anexo correspondiente
• Primeramente habrá de identificar la legislación medioambiental aplicable, para
después extraer de ella aquellos requisitos específicos que le son de obligado
cumplimiento.
• Recordar que además, se deben considerar igualmente los requisitos extraídos
de licencias, permisos y autorizaciones administrativa a los que la empresa está
sometida, ya que en ellos pueden aparecer particularizados requisitos legales
para nuestra actividad (por lo general de carácter más restrictivo).
• Su SGMA debería detectar cuándo se procede un incumplimiento y tener
establecido el mecanismo de actuación para subsanarlo. Cabe recordar que de
cara a la certificación no deberían existir incumplimientos legales.
• La tramitación y obtención de permisos y autorizaciones, en muchas ocasiones
va asociada a la elaboración de memorias, proyectos, adecuación de
instalaciones, supervisión externa, etc. Todo ello hace que el proceso en cada
caso, se demore en el tiempo, y por ello es muy recomendable que la
organización planifique e inicie la gestión de la obtención de los permisos y
autorizaciones pendientes, cuanto antes, casi de inmediato tras la revisión
medioambiental inicial.
• Cuando en ocasiones, la obtención de un permiso o autorización se retrasa por
causas ajenas a la gestión de la propia organización, demuestre su esfuerzo y
seguimiento continuo del tema para acelerar dicho proceso a través de
peticiones documentadas (con sello de entrada o acuse de recibo) y reiteradas al
organismo correspondiente del que depende.
Desarrollo
La obtención optimizada de la información relativa a la nueva normativa ambiental o
a las modificaciones de las ya existentes, entraña algunas dificultades, como
consecuencia de la gran dispersión de competencias entre los diferentes
estamentos públicos (europea, estatal, autonómica y local). Existen varias
alternativas para la obtención de esta información, pero en cualquier caso, siempre
habrá que demostrar que se opera según lo establecido por la organización y con la
periodicidad determinada.
PROFESIONAL Página 1 de 2
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Sobra decir que, el desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental en
una organización empieza por la formación inevitable en dicha materia de la persona(s)
asignada(s) como responsable(s) del proyecto. Si además nos acogemos al principio, de
que el SGMA es responsabilidad de toda la organización, ello obliga a que toda la
organización deba ser necesariamente instruida en cuanto a sus funciones y
responsabilidades en el modo apropiado, y en lo referente a la repercusión
medioambiental de sus actuaciones en el marco del nuevo sistema.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.4.2 de la norma y su anexo correspondiente
• Sensibilizar y formar al personal es fundamental para conseguir su involucración en el
SGMA.
• Los resultados registrados de la revisión medioambiental inicial también pueden servir
para identificar necesidades de formación. En todo caso, el personal relacionado con
operaciones, instalaciones o servicios asociados a aspectos medioambientales
significativos o a accidentes potenciales o situaciones de emergencia deberán recibir la
formación adecuada para reducir el impacto previsible.
• El nivel de detalle de la formación es muy amplio y puede ser desde:
(a) genérica o de sensibilización de todos en cuanto al proceso de implantación del
SGMA y sus beneficios para la organización, y en cuanto a la política y los
objetivos medioambientales;
(b) formación más concreta para el personal cuyo trabajo pueda generar un impacto
significativo sobre el medio ambiente,
(c) muy específico sobre el mantenimiento y auditorías del SGMA, por ejemplo para el
responsable medioambiental y los auditores internos.
• Informe a su personal de las mejoras obtenidas después de las sesiones y/o cursos de
formación específica que hayan recibido.
• La expresión competencia profesional adecuada, hace referencia a un perfil concreto
que la empresa por lo general, debe establecer para los cargos con mayor implicación
en el SGMA (por ejemplo: el Responsable del SGMA, el auditor interno, el responsable
de producción y el responsable de mantenimiento) partiendo de la experiencia,
trayectoria, formación y características del personal de que dispone la organización
para ajustarse a las necesidades derivadas del SGMA.
PROFESIONAL Página 2 de 2
Matriz de responsabilidades
Se ha establecido que los aspectos relacionados con la identificación y la planificación de
las necesidades de formación sean responsabilidad de la dirección de producción y del
responsable ambiental respectivamente. Por el contrario, los relacionados con impartir la
formación, recaerán en el personal que la realiza.
Desarrollo
El primer paso fundamental en la formación del personal es la “Iniciación de nuevos
empleados“. Se realiza en base a un cuestionario. Por medio de ella se asegura que el
nuevo personal recibe una serie de nociones básicas. (FOR 09)
✐ Vídeos disponibles:
• Producción Limpia
• ISO-14001, una oportunidad para su empresa
• Tecnologías limpias en el repintado de automóviles
✐ Carteles
• Beneficios de la Producción Limpia
• ¿Cómo lavar mejor sus piezas ahorrando agua?
✐ Talleres de Trabajo ISO-14001 y Guías asociadas
✐ Jornadas ISO-14001
✐ Jornadas de Puertas Abiertas (en colaboración con ADEGI)
✐ Publicaciones
• Minimizar residuos es rentable: cinco razones para
demostrarlo a la Gerencia de su empresa
• Revistas de Producción Limpia (Urdaibai / Deba Garaia /
Goierri-Alto Urola): 100 ejemplos
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 5: Fecha: 01/03/00
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Página 1 de 2
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Si la comunicación interna se refiere al flujo ó intercambio de información que se da entre
los diversos niveles y funciones de la organización; la comunicación externa se refiere a la
que se da con terceras partes interesadas externas. En cualquiera de los casos, habrá que
establecer quién es el responsable y cómo se van a desarrollar por la organización.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.4.3 de la norma y su anexo correspondiente
• Fomenten en lo posible la comunicación interna: ascendente, descendente y horizontal.
Para ello tendrán que establecer los canales oportunos en cada caso.
• La comunicación interna se debe entender como fuente de información muy valiosa
para la mejora del SGMA, y no como una ventana abierta para que critiquen el trabajo
de uno constantemente. Saque provecho de las sugerencias o propuestas de mejora
que le presenten.
• Comunique al personal mediante gráficos/figuras/etc. el grado de avance de los
programas medioambientales en los que participan y reconozca públicamente su
esfuerzo cuando alcancen los objetivos y metas establecidas.
• Recuerde que está obligado a recoger y documentar y responder siempre a las
consultas externas relevantes.
• La elaboración de un informe medioambiental público no es requisito de la norma UNE
EN ISO-14001/96, pero si la organización se autoasigna la elaboración de un informe
medioambiental público y su distribución a partes externas interesadas y no lo cumple
así, tendrá una no conformidad contra su propio sistema. ¡Valore las ventajas e
inconvenientes de esta iniciativa!
• Existen diferentes alternativas que usted puede adoptar para comunicar los resultados
y beneficios de su SGMA al exterior: prensa, foros, participación en vídeos divulgativos,
etc
Comunicación interna
Por medio de la comunicación interna, no sólo se consigue que todo el personal
comprenda el Sistema de Gestión Medioambiental bajo cuyas directrices se trabaja, sino
que se asegura que se reciben y aportan sugerencias que puedan contribuir a su mejora,
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 5: Fecha: 01/03/00
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Página 2 de 2
con lo que se logra una mejora continua de la interacción con el medio ambiente.
Pero en ocasiones, puede surgir como una necesidad de la propia organización por
transmitir información sobre su SGMA, por ejemplo, al Servicio de Bomberos de la zona
sobre las características del Plan de Emergencia de la empresa o de los productos
químicos y/o sustancias peligrosas que utiliza o almacena, etc.
La variedad de tipos de demanda que se puede dar es tan grande que resulta difícil
establecer una pauta común. En este Sistema la organización no limita la comunicación
externa a ninguna parte interesada, pero si puede determinar, el contenido de la respuesta
a dar en función de la parte interesada a la que ésta va dirigida.
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Para que una organización pueda entender y hacer entender su Sistema de Gestión
Medioambiental requiere que la descripción de los elementos básicos, la interrelación
entre los mismos y las referencias e información más detallada estén recogidas en formato
papel o electrónico.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.4.4 de la norma y su anexo correspondiente
• Elaborar un Manual para el Sistema de Gestión Medioambiental no es requisito de la
Norma, pero es muy recomendable y práctico, ya que proporciona una visión global de
su SGMA.
• Tenga presente que el Manual del SGMA, es un documento guía para el desarrollo, el
control y la auditoría de su Sistema de Gestión Medioambiental.
A lo largo del Manual del SGMA (Elemento 1), se van a describir las diferentes partes y se
harán las referencias oportunas a los distintos documentos.
introducción del Manual (Elemento 1) que contiene el estado de revisión actual de los
documentos, el cargo responsable de su elaboración y la fecha de la misma. Esta lista
debe estar revisada por el Responsable de Gestión ambiental y aprobada por la Dirección.
De igual forma a como sucede en el caso de los capítulos del Manual, los procedimientos,
instrucciones de trabajo e instrucciones de control se recogen en el listado de
documentación vigente del SGMA que muestra el estado de revisión de la versión más
actual y de aplicación de cada documento.
Formularios (Elemento 5)
Los formularios vacíos son plantillas estandarizadas donde se recogen de forma operativa
y sintetizada las anotaciones ambientales convirtiéndose una vez cumplimentados en
registros del sistema. Existe un Listado de Registros en el que figura, entre otras cosas, el
lugar donde son archivados estos formularios ya rellenados. Esto será tratado con más
profundidad en el capítulo 12, dedicado a los registros.
Los informes internos de auditorías, revisiones por la Dirección, así como los informes
externos de auditorías, analíticas y mediciones, etc. también son registros a considerar en
el Listado de Registros arriba citado.
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Tan importante como tener establecidas las fuentes que nos proporcionen información de
los elementos básicos de un SGMA, sus interrelaciones y otras referencias del SGMA, es
el asegurar que esta información esté localizada, sea regularmente examinada para
valorar su adecuación y revisada y aprobada cada cierto tiempo por personal. Además, su
distribución allí donde sea necesaria, facilitará la operativa del personal de acuerdo a las
últimas decisiones adoptadas por la empresa.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.4.5 de la norma y su anexo correspondiente
• El estado de revisión de un documento puede variar bien porque haya sido examinado
para valorar su adecuación o bien porque haya sido revisado en el marco de lo
establecido por la empresa (p.e. cada 2 años) para el control de la documentación del
sistema.
• El SGMA debiera diferenciar dos grandes grupos de documentos: los “controlados” y
los “no controlados”. Entre los primeros, estarían aquellos documentos de los cuales
depende el desarrollo, implantación y mantenimiento del SGMA. Estos deben ser
además de revisados, modificados y actualizados regularmente, distribuidos tanto
interna (p.e. Dirección general, Directores de departamento, ...) como externamente
(p.e. Administración autonómica o local), por lo que interesa que estén en su versión
última.
• Consideraremos como “no controlados” aquellos documentos que no van a ser
actualizados tras su distribución (p.e. entrega de una copia del manual a un conocido
interesado en el tema).
Algunos de los documentos de dicho grupo no siempre necesitan estar incluidos en la lista
“Documentación vigente del SGMA “ o tener una “Lista de distribución“, como puede ser el
caso de documentos oficiales (autorizaciones, permisos, etc.), o las Tablas de entradas y
salidas siempre que se tenga claro cual es su localización (ver Lista de Registros).
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 7: Fecha: 01/03/00
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Página 2 de 2
1. BREVE INTRODUCCIÓN
El proceso de mejora continua de la organización, equivalente a la mejora de su
comportamiento medioambiental, está supeditado a eliminar o a reducir sus impactos
sobre el medio ambiente.
Se entiende entonces que, uno de los primeros pasos a dar en esta dirección es el control
de las operaciones y actividades que:
a) estén asociadas a los aspectos medioambientales significativos, (identificados en la
revisión medioambiental inicial o con posterioridad),
b) estén relacionadas a sus objetivos y metas o
c) cuya falta de control pudiera llevar al incumplimiento de la política medioambiental de
la organización en lo que se contempla el cumplimiento de la legislación, la
prevención de la contaminación y la mejora continua.
Consecuentemente, el control operacional implica que en primer lugar habrá que identificar
las operaciones y actividades en las que se generan los aspectos significativos de la
organización y que están ligados a los objetivos, metas o a la política medioambiental de la
misma. Durante la revisión medioambiental inicial y/o en la identificación de los aspectos
medioambientales se detectarán la mayoría.
El siguiente paso será el de establecer las referencias o límites que estos aspectos
significativos a controlar deben cumplir. Estas referencias bien pueden venir impuestas por
la legislación medioambiental o por otros requisitos a los que la empresa se acoge
voluntariamente; o bien son referencias o límites que derivan de lo que se recoge en la
política medioambiental o en los indicadores de los objetivos y metas definidos por la
empresa. En cualquiera de los casos, los denominaremos “Criterios de aceptación y
rechazo”.
A continuación habrá que diseñar para cada caso el sistema de vigilancia o sistema de
control adecuado y planificarlo en procedimientos, instrucciones que recojan las
disposiciones específicas del control como p.e. parámetros a controlar (temperatura, filtros,
…), planes de mantenimiento, de analíticas, etc. La documentación creada para el control
operacional debe asegurar como mínimo el cumplimiento de requisitos legales que existan
al respecto.
- Control de vertidos
- Control de equipos de depuración
- Control de emisiones
- Gestión de residuos
- Control de consumos
- Control de almacenamiento de disolventes
- Mantenimiento de depósitos de materias primas corrosivas
- Arranque y parada de planta
- Limpieza de planta
También en este apartado habrá que identificar lo que hay que someter a control, bien para
reducir consumos de materiales, agua y energía, bien para reducir generación de vertidos,
residuos y emisiones en los mismos.
Este apartado establece el marco de operación idóneo para actuar por ejemplo, sobre
aspectos medioambientales detectados, que tras someterlos a evaluación no resultaron
clasificados como significativos, pero que sin embargo, resulta relativamente fácil
abordarlos porque no requieren ni grandes esfuerzos, ni grandes inversiones y sin
embargo el beneficio medioambiental es atractivo e incluso pueden estar ligados aquellos
“Otros” objetivos de mejora del PRO 02.
2. CONSEJOS EN GENERAL
Desarrollo Genérico
Con la identificación de aspectos medioambientales significativos se estableció cuáles son
las actividades e instalaciones que son objeto de control operacional. Además, en
auditorías internas esta información se amplía y actualiza. Cuando surge nueva legislación
ambiental, se tiene en cuenta, en su caso, si es necesario modificar el control operacional
para que siga siendo un reflejo de las obligaciones legales. La forma en que estos
requisitos legales pasan a formar parte del control se desarrolla con más detalle en el
capítulo 3.
Además del control continuo que se realiza sobre los procesos con mayor relevancia
ambiental, también se tienen en cuenta otros con potencial de prevención de la
contaminación o mejora continua.
La modificación implica, en mayor o menor medida, una nueva forma de trabajar, que la
será trasladada a instrucciones ambientales. Según el alcance de la modificación, ésta
puede implicar una necesidad de proporcionar formación al personal afectado, para seguir
cumpliendo con el principio de que el personal está capacitado para desempeñar su
trabajo.
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 8: Fecha: 01/03/00
CONTROL OPERACIONAL Página 6 de 9
En otros capítulos del Manual se describe cómo se controlan algunos de estos factores,
por ejemplo, la formación del personal en el capítulo 4.
Esta es la razón, que nos ha llevado a dedicar un procedimiento específico ( ver Elemento
2) para este tema. Usted deberá valorar si le afecta o no. Si no le afecta puede eliminar
este procedimiento y renumerar los restantes en la Lista de Documentación vigente del
SGMA y en la documentación afectada.
Consejos en general
• Consulte el apartado 4.4.6 de la norma.
• Consulte el procedimiento “Manipulación de Productos Químicos y Sustancias
Peligrosas” (Elemento 2).
• Considerar este tema en la aplicación del control operacional, si resulta ser un aspecto
significativo para su organización o es una cuestión sobre la que poder aplicar el
principio de la prevención de la contaminación.
• Tenga presente que existe legislación al respecto, en cuanto a identificación,
manipulación, almacenamiento, uso restringido, etc.
• Recuerde que este tema está estrechamente vinculado a la seguridad y salud laboral
de su empresa por lo que quizás su organización disponga de algunas de las fichas de
datos de seguridad de los productos químicos que emplean y que sus proveedores les
deben facilitar. Solicite aquellas que no disponga.
• Las fichas de datos de seguridad de los productos proporcionan información y
directrices importantes en cuanto a propiedades, medidas a adoptar para su
manipulación, almacenamiento, cómo actuar en caso de accidente, cómo gestionar los
residuos generados a partir de éstos, etc.
• Organizar y resumir toda esa información para elaborar una “Hoja de Seguridad de
Sustancias peligrosas” FOR 21 para cada una de ellas, que sea válida tanto para el
área de seguridad y salud laboral, como para el sistema de gestión medioambiental e
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 8: Fecha: 01/03/00
CONTROL OPERACIONAL Página 7 de 9
integrarlos como parte del Plan de emergencia de la empresa, resulta muy útil.
• Explique al personal de su organización cómo interpretar la información recogida en
dichas Hojas de seguridad y distribúyalas en los lugares en los que se utilicen o
almacenen dichas Sustancias.
Desarrollo
En este desarrollo se explica cómo se controlan los productos químicos y las sustancias
peligrosas desde que llegan, hasta que acaban siendo un residuo, incluyendo los pasos
intermedios del almacenamiento y la utilización.
La gestión de residuos es un claro ejemplo de control operacional fuera del propio recinto.
La organización debe tener evidencias que le permitan demostrar más tarde a ella, el
cumplimiento de los requisitos medioambientales que le son de aplicación. Por ejemplo, el
requisito legal de gestionar residuos con gestor autorizado, puede obligar a la empresa a
establecer un requisito para la contratación de los servicios adecuados: como es el envío
del documento administrativo correspondiente por parte del posible gestor que lo acredita
o autoriza a gestionar los residuos que nos retira (ver formulario “Requisitos
Medioambientales aplicables, ej: proveedores y subcontratistas”).
CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.4.6 de la norma
• Consulte el Procedimiento Control de Contratos y de Proveedores y Subcontratistas
(Elemento 2)
• No se trata de realizar una evaluación y homologación de proveedores tan exigente
como ocurre en los sistemas de aseguramiento de la calidad, pero es recomendable
marcar unos requisitos medioambientales mínimos.
• En el marco de la mejora continua, los requisitos medioambientales para proveedores
y subcontratistas, pueden ser cada vez más exigentes, hasta el punto de poder llegar
a pedir, la certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental ISO-14001/96.
• Solicitar la ficha de datos de seguridad de los productos químicos y la referencia a
productos alternativos para la misma operación, pero más respetuosos con el medio
ambiente, suele ser un requisito medioambiental de compra bastante frecuente.
• Incluir en el contrato la obligación del cumplimiento de las directrices
medioambientales de la organización a los subcontratistas que trabajen en el centro es
otro ejemplo de cómo garantizar el cumplimiento de nuestra SGMA.
Cuando se trata de hacer una oferta a los clientes, se solicita toda la información necesaria
de los datos de fabricación y requisitos que ellos imponen. Son evaluados con respecto a
la política ambiental y el SGMA para ver que no se presenta ninguna incompatibilidad y
también para evaluar si se pueden asumir todos los requisitos. Una vez superado esto, se
elabora la oferta.
Rev.: 1
COMENTARIOS AL CAPITULO 8: Fecha: 01/03/00
CONTROL OPERACIONAL Página 9 de 9
Peticiones de oferta
En las peticiones de oferta de un producto o servicio se deben expresar detalladamente
los requisitos que desde el punto de vista medioambiental deben cumplir los
suministradores de nuestra organización. Serán requisitos que surgen del SGMA y
corresponderán a aspectos ambientales que la organización impone a las materias primas
o, en general, que sean aplicables a materiales o servicios que contrata. De esta forma se
controla que no se deje de cumplir con la política medioambiental, ni con el SGMA en lo
referente a la relación con los suministradores de bienes y servicios.
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Toda actividad industrial por controlada que parezca, está asociada a una serie de riesgos
de mayor o menor grado con repercusión sobre el personal, las instalaciones y/o sobre el
medio ambiente.
Por esta razón y en el marco del desarrollo de un SGMA la organización debe en primer
lugar, identificar o prever los accidentes potenciales o situaciones de emergencia que
pueden derivar de su actividad y evaluar el riesgo medioambiental que estos suponen. En
segundo lugar, tendrá que definir y establecer los medios necesarios tanto técnicos como
humanos para prevenirlos y por último definir y establecer la forma de actuar o la
respuesta operativa para cuando se desencadene el accidente o la situación de
emergencia.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el apartado 4.4.7 y 4.3.1 de la norma, y el anexo de éste último.
• Recuerde que en el apartado de Comentarios al Capítulo 2: Aspectos
Medioambientales, hablábamos de conexión entre los puntos 4.3.1 y 4.4.7 de la
norma.
Tenga presente que los accidentes potenciales y las situaciones de emergencia
presentan aspectos medioambientales potenciales, diferentes a los identificados para
condiciones normales de funcionamiento, y cuyas consecuencias o impactos
medioambientales ya adelantábamos también, hay que considerar. Por esta razón, es
necesaria la identificación y evaluación de los riesgos medioambientales asociados a
su actividad.
• La identificación de los riesgos y las emergencias potenciales se puede llevar a cabo
durante la revisión medioambiental inicial, previa a la implantación del SGMA.
Asimismo, la incorporación de nuevos productos o procesos o las modificaciones de
los existentes también obligan a considerar los riesgos asociados a los mismos.
• El desarrollo de una evaluación de riesgos medioambientales será la base para la
elaboración de un Plan de emergencia y/o procedimientos de respuesta que
contemplen la variable medioambiental.
Existe una gran variedad de metodologías a tal efecto, y tendrá que ser la propia
organización quien determine el nivel de detalle del mismo, y quien se tendrá que
asegurar de dar respuesta en su plan de emergencia a la legislación medioambiental
que le sea de aplicación, así como a los requisitos recogidos en determinadas
autorizaciones y licencias en general.
• La norma no exige elaborar un Plan de emergencia especifico o estandarizado, pero si
exige la consideración de las repercusiones medioambientales en caso de accidentes
o situaciones de emergencia y el definir procedimientos de respuesta para éstos.
• Recuerde que las medidas de prevención pretenden reducir o eliminar el riesgo.
Mientras que las medidas de lucha contra el accidente o respuesta ante el mismo
persiguen reducir al mínimo las posibles consecuencias medioambientales y por
supuesto humanas.
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COMENTARIOS AL CAPITULO 9: Fecha: 01/03/00
PLAN DE EMERGENCIA Y CAPACIDAD DE RESPUESTA Página 2 de 2
1. BREVE INTRODUCCIÓN
La organización debe establecer procedimientos documentados que definan como
mínimo cómo medir y comprobar el cumplimiento de las especificaciones de:
- el control operacional previamente definido
- los requisitos legales medioambientales aplicables
- el cumplimiento de los objetivos y metas planificados, así como de los
compromisos voluntarios que haya adquirido voluntariamente.
Es lógico suponer entonces que los equipos de control y medición empleados para
ejecutar dichas medidas deban estar sometidos a calibración y mantenimiento en
base a procedimientos que la organización establezca y que se registren los
resultados de los mismos. Si decíamos que la medición de parámetros es poco útil
si no se tienen datos de referencia con los que compararlos; tampoco es de mayor
utilidad disponer de referencias si no nos aseguramos de que los equipos e
instrumentos de medida que empleamos miden exactamente lo que debieran medir,
y con la precisión requerida. Es por tanto imprescindible asegurarnos de la validez
de los datos que suministran estos equipos e instrumentos de control, mediante el
mantenimiento y la calibración periódica de los mismos.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consultar el punto 4.5.1 de la norma
• Los dos pilares en que se basa el seguimiento son por un lado, la constatación
de actuaciones y la realización de mediciones, inspecciones visuales, análisis,
operaciones de mantenimiento, etc. según la sistemática de control y los planes
preestablecidos y, por otra parte, la evaluación de los registros de los resultados
de este control, contrastándolos con los requisitos a cumplir.
• Recuerde que medir no es sinónimo de controlar. Y que controlar no siempre
requiere medir necesariamente. La medición por si misma no sirve para mucho;
necesita que se definan unos “criterios de aceptación o rechazo” para el dato
obtenido durante esa medición y de esa forma poder compararlos entre ellos para
poder determinar si el control que se realiza es suficiente y eficaz. En caso de
desviación respecto a lo planificado habrá que adoptar actuaciones concretas que
aseguren el control.
• La periodicidad con que se realizan el seguimiento y las evaluaciones de los
resultados se establece teniendo en cuenta las características particulares de
cada caso en lo que se refiere a los requerimientos legales al respecto, a las
probabilidades de fallo, a la peligrosidad del problema, a la experiencia, etc.
• En ocasiones, es necesario medir para controlar y para ello se requieren
instrumentos y equipos de control
• La norma no pide exclusivamente un procedimiento de calibración, pero si la
consideración de la calibración de equipos e instrumentos de control o
inspección medioambiental. Si la organización cuenta con un sistema de
aseguramiento de la calidad debería disponer de procedimientos extrapolables a
la gestión medioambiental. Para las calibraciones que se realicen internamente
habrá que desarrollar instrucciones o equivalentes que describan dicha operativa.
COMENTARIOS AL CAPITULO 10: Rev.: 1
SEGUIMIENTO Y MEDICION. Fecha: 01/03/00
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EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Durante el desarrollo, implantación y mantenimiento de cualquier sistema de gestión
medioambiental, se dan situaciones “no acordes” a la esperado y/o a lo establecido, que
pueden tener su origen en errores humanos, en deficiencias o fallos en equipos o
instalaciones o en el propio diseño del sistema de gestión medioambiental implantado. En
cualquier caso, la organización debe establecer el modo de actuar ante una “no
conformidad” real o potencial, llevar a cabo la investigación de las causas que la originan y
decidir las actuaciones correspondientes para subsanarla.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.5.2 de la norma y su anexo correspondiente.
• El objetivo final de las acciones tanto preventivas (antes de que ocurra algo no
deseado) como correctoras (después de que haya ocurrido), es el de corregir la
desviación o incumplimiento detectado, ya se antes o después de que ocurra, para
impedir que se repita, mitigando los efectos medioambientales que de las no
conformidades derivasen y reduciendo los riesgos para el Medio Ambiente. En ambos
casos habrá que realizar un seguimiento de su eficacia tras su implantación y si ésta
se aprueba, elaborar o modificar la documentación oportuna.
• Una no conformidad, siempre requiere una respuesta. Esta podrá ser de tipo inmediata
a fin de detener el impacto medioambiental que de ella pudiera resultar de forma casi
instantánea; o derivar en una acción correctora o acción preventiva analizada y de
eficacia probada que servirá “para educar al sistema” para futuras ocasiones similares
y prevenir o impedir que la no conformidad se repita.
Por ejemplo, el hecho de encontrar un envase identificado como residuos peligroso en un
área no definida para tal uso, no parece que vaya a suponer un impacto medioambiental
importante al primer golpe de vista. Retirar dicho residuo peligroso al área correspondiente,
puede ser una acción inmediata para el tratamiento de esa “no conformidad”, que puede que
ni siquiera vaya a dar lugar a una AACC pero que se registra. Sin embargo, si este hecho se
repite una y otra vez, habrá que analizar la causa de esa “no conformidad reiterada” y ello
posiblemente revele la falta de conocimientos suficientes por el personal implicado en la
generación de ese tipo de residuos. Profundizando aún más en el tema, puede que se
determine mayor problemática con el personal recientemente contratado o que menos tiempo
lleva en la empresa. Se adopta entonces como acción correctora una jornada de formación
del personal tanto interino como subcontratado del área afectada y como acciones
preventivas la formación obligada del nuevo personal, la modificación de la instrucción de
trabajo correspondiente y una mejor distribución de la misma. Todo ello deberá quedar
registrado.
Matriz de responsabilidades
Dentro de este capítulo se está tratando cualquier tipo de no conformidad, que puede
afectar a cualquier departamento; por eso se deja la responsabilidad de su estudio de
forma genérica en la „reunión del departamento“.
Desarrollo
El estudio del problema detectado es para conocerlo bien y poder adoptar una medida
adecuada y proporcionada. Es importante analizar bien el problema para que la medida lo
resuelva en sus fundamentos, en sus orígenes, que no sea un parche y que las causas del
problema queden subyacentes, para que de este modo el sistema “aprenda” y estos
conocimientos y la metodología se asienten en el sistema.
1. BREVE INTRODUCCIÓN
Como todo nuevo producto, la implantación de un sistema de gestión medioambiental
pasa por diferentes etapas, diseño, planificación, primera puesta en marcha, reajuste, etc.
Durante ellas y en nuestro caso concreto, hemos ido creando documentación como:
política medioambiental, inventario de aspectos medioambientales significativos,
recopilación de requisitos legales y reglamentarios aplicables, permisos y licencias
administrativas, procedimientos e instrucciones de trabajos y de control, programas
medioambientales, etc.
Pero esto no es suficiente, ya que usted tiene la obligación de demostrar, que su sistema
de gestión medioambiental es un sistema “vivo”, capaz de identificar sus puntos débiles y
aprender de sus propios errores.
Los registros son la herramienta perfecta para hacer creíble ante terceros que el suyo es
un sistema de gestión medioambiental que funciona, pero que además evoluciona hacia la
mejora.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.5.3 de la norma y su anexo correspondiente
• Los registros son el fiel reflejo de su comportamiento medioambiental y del progreso
en la consecución de los objetivos y metas de la organización
• Los registros deben ser fácilmente identificables y de trazabilidad o localización
asegurada, desde el punto en que se generan hasta su archivo en condiciones
adecuadas que aseguren su existencia y su conservación por un período de tiempo
predeterminado hasta el momento de su eliminación definitiva
• Además de los ya mencionados registros, la organización debe considerar como tal los
relativos a la formación impartida, a las labores de inspección y mantenimiento de
equipos e instalación y los derivados de la recopilación de datos, sin olvidar las
auditorías y la revisión del sistema, etc.
• Los informes de analíticas y mediciones de aguas, emisiones, ruidos, etc. realizados
por organismos externos también son considerados registros del sistema.
Desarrollo
Cuando se crea un formulario se debe tener en cuenta que, independientemente de que
se le dé la forma más adecuada a sus características particulares, se debe reservar un
espacio para poder anotar la fecha en que se cumplimenta y la persona que lo hace. Esto
de forma general.
A la hora de archivar los registros, se elegirá la forma más adecuada a las características
del documento en cuestión.
Los registros están fechados y en la lista de registros figura el tiempo de archivo que se ha
fijado para cada uno: así se puede saber cuándo ha concluido este tiempo y proceder a su
destrucción.
Para fijar el tiempo de archivo, hay que tener en cuenta de qué tipo de documento se trata:
hay casos de documentos oficiales para los que la normativa ambiental establece el
tiempo mínimo de conservación y se debe tener en cuenta que el período que se adopte
sea igual o mayor (nunca menor) al legal. Para los demás, se fijará un tiempo mínimo de
tres años, coincidiendo con el período entre auditorías de renovación de la certificación del
SGMA.
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COMENTARIOS AL CAPITULO 13: Fecha:
01/03/00
AUDITORIAS MEDIOAMBIENTALES INTERNAS
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1. BREVE INTRODUCCIÓN
Ya adelantábamos que los registros son la herramienta perfecta para demostrar que
el suyo es un sistema que funciona, pero que además evoluciona. La auditoría del
sistema de gestión medioambiental será el proceso sistemático por el cual se
evaluará objetivamente, a través de las pruebas obtenidas no solo si su SGMA
cumple los requisitos de la UNE EN ISO-14001 tal y como se definió al inicio del
proyecto, sino también la adecuación de su implantación y su mantenimiento.
2. CONSEJOS EN GENERAL
• Consulte el punto 4.5.4 de la norma y su anexo correspondiente
• Consulte en el Elemento 7 el Informe de Auditoría Interna previa al proceso de
certificación y los comentarios al respecto.
• La norma UNE EN ISO-14001 no obliga a los auditores internos de la propia
empresa al cumplimento de los criterios que recoge la UNE EN ISO-14012/97
“Criterios de cualificación para los auditores medioambientales”. Pero lo que si
debe estar definido es la competencia profesional del auditor, es decir, habrá
que definir el perfil de este cargo. Será la propia organización quien establezca
en base al personal disponible, aquellos requisitos que entiende que el auditor
debe cumplir y documentarlo. Como mínimo se debiera considerar la formación
en xx horas y experiencia de los auditores en cuanto a requisitos legales y
reglamentarios aplicables, requisitos de la Norma ISO-14001, y la experiencia
en la empresa o en el sector por xx años.
• Recordar que antes de iniciar el proceso de certificación, han de estar cubiertos
tanto la auditoría interna como la revisión por parte de la Dirección y que es
recomendable demostrar que se dispone de registros que evidencian un mínimo
de 3 meses de implantación del SGMA.
• El informe final de los resultados de la auditoría que se entregue a la Dirección
podría ser un registro de las “no conformidades detectadas”. Tenga presente
que este informe será empleado a su vez para la revisión del sistema por la
Dirección.
• Suele ser recomendable establecer un plan de actuación “a posteriori” y una
metodología de seguimiento del mismo.
• Existen dos posibles alternativas para establecer el programa de auditoría entre
las que deberá elegir la más adecuada para su organización:
- Analizar de manera individualizada cada una de las diferentes actividades,
productos o servicios respecto a todos los requisitos de la norma o,
- Analizar de manera individualizada, cada uno de los diferentes requisitos de
la norma, respecto a todas las actividades, productos o servicios de la
organización.
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COMENTARIOS AL CAPITULO 13: Fecha:
01/03/00
AUDITORIAS MEDIOAMBIENTALES INTERNAS
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Desarrollo
En la auditoría no se pretende sorprender “in fraganti” al personal auditado. Por eso
se informa previamente de las fechas de realización de la misma. Como las
auditorías además persiguen que los incumplimientos que se detecten sean tratados
de forma constructiva, dichas desviaciones se comunican a los afectados. De este
modo y para asegurarnos que no se han extraído conclusiones equivocadas,
durante la reunión de discusión con los afectados se intercambia información para
establecer de forma consensuada las conclusiones finales.