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INTRODUCCIN

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se


prueba, confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal
propsito, los mismos, por su naturaleza se pueden clasificar en pblicos o
privados.
El Documento Pblico, que es el otorgado o autorizado, con las solemnidades
requeridas por la ley, por un registrador, notario, secretario judicial u otro
funcionario pblico competente para acreditar algn hecho, la manifestacin
de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.
En cuanto al Documento Privado; redactado por las partes interesadas, con
testigo o sin ellos, pero sin intervencin de registrador, notario u otro
funcionario pblico que le de fe o autoridad.
En la actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es
decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad. Los documentos son el soporte en el que se
materializan los distintos actos de Administracin y la forma externa de
dichos actos.
El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al
constituirse en su soporte material. Se garantiza as la conservacin de los
actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles
errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a acceder a los
mismos.
DOCUMENTOS
CONCEPTO
Del latn documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que
ilustra acerca de un hecho, situacin o circunstancia. Tambin se trata del
escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar
algo. Por ejemplo: "Tengo un documento que prueba la malversacin de
fondos realizada por el gobernador", "Esta carta no constituye un documento
que avale su inocencia".
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas,
pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier
tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en
un soporte.
Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y

actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan


a lo largo del tiempo, adquieren su carcter seriado y se denominarn series
documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etctera).
DEFINICIN
Documento es todo objeto que ofrece informacin. Es una nocin compleja,
difcil de delimitar. El origen etimolgico de la palabra est en el trmino
latino "docere", que significa "ensear".
"Todo escrito que sirve de prueba o informacin" (Diccionario Robert)
"Todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada,
materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba."
(Union Franaise d'Organismes de Documentation)
"Todo mensaje -icnico o simblico- incorporado a un soporte permanente y
empleado con una finalidad informativa" (Martnez Comenche)
"Informacin registrada que puede considerarse como unidad en un proceso
de documentacin" Norma UNE 50-113-92/1; en tendiendo Documentacin
como "Recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y
sistemtica y que permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y
transmisin".
Y aunque tradicionalmente la nocin de documento ha ido unida a la de
escrito, actualmente el concepto de escritura se contempla desde una
perspectiva ms amplia y es denominado documento a la conjuncin de
cualquier tipo de material susceptible de vehicular informacin. De esta
manera ya no slo consideramos documentos a los textos, fotos, pelculas,
etc, sino tambin a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de
transmisin de informacin como los archivos informticos o las pginas web.
El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la
humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer informacin,
como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias,
programas de radio o TV, incluso estas tendrn su origen en documentos.
Escritos que contienen informacin til para el tribunal que conoce de un
caso, los cuales deben ser incorporados al juicio mediante su lectura o
exhibicin con indicacin de su origen. (art. 333 C.P.P.).
NATURALEZA JURDICA
Los Documentos tienen la materializacin por escrito de hechos y
acontecimientos de la vida y del trfico jurdico econmico, en virtud del cual
se crea, se modifica o se extingue una determinada situacin jurdica. Y en

sentido ms restringido, se entiende por documento el escrito en el que se


constata y recoge un acto o negocio, por el cual se crea una situacin jurdica
nueva o se modifica o extingue una existente.
Partiendo de las civilizaciones griegas y romanas, los documentos y los
archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurdica. Las
administraciones los conservan como fuente de informacin para su
gobierno. As, el derecho, especialmente el romano, establece el valor
probatorio del documento escrito. En ambas civilizaciones, se contempla el
principio de autenticidad documental y su consiguiente valor legal, ambos
garantizados por procedimientos administrativos. (Bautier, 1961).
Como seala Lodolini (1990), "los documentos eran creados y conservados
por necesidades de gobierno y de administracin; la gestin del poder y la
gestin de los documentos estaban estrechamente ligados".
Se dice valor legal, autenticidad, pero qu se quiere decir con esto? Qu es
autenticidad de un documento y cul es su valor legal?.
Autntico significa documento autorizado o legalizado, reuniendo los
requisitos legales para que haga fe pblica, y original es el primer documento
directamente otorgado por las partes en virtud de su voluntad de crear un
negocio jurdico o no jurdico, cumpliendo todos los requisitos legales
previstos y cuya forma material queda inalterable para lo sucesivo. En las
civilizaciones antiguas, la autenticidad de los documentos y su valor legal
vena dado por el lugar de conservacin, es decir, los documentos en los
archivos pblicos eran autnticos y los privados alcanzaban tal categora
cuando eran custodiados en aquellos. La finalidad que se persigue con la
redaccin de un documento, es la constancia por escrito de un determinado
negocio jurdico. Esta muestra por escrito puede venir determinada y exigida
por la Ley o puede ser resultado de la voluntad de los otorgantes del negocio.
Debido a esta conveniencia de dejar escritos los actos, la produccin de
documentos conllev a que su redaccin se ajustara a determinadas reglas y
cnones, con objeto de que similares negocios jurdicos se plasmaran en
iguales documentos y que cada categora de estos documentos se
construyera en idntica forma. Cada perodo histrico, cada reinado o poder
poltico, etapa poltico-social, etc., genera una determinada produccin de
documentos, objeto de estudio de la ciencia diplomtica.
Los documentos evolucionaron hacia una simplificacin diplomtica y de
procedimiento administrativo; aument el nmero de documentos corrientes;
los servicios administrativos se especializaron por reas de competencia lo
que produjo un mayor volumen documental y se recuperan las tcnicas en
desuso como el registro y la aparicin del expediente administrativo. En este
perodo, la autenticidad del documento (desaparecida ya la nocin de

archivos pblicos) estaba en funcin de ciertas formalidades diplomticas


tales como la redaccin, la autoridad de procedencia y el sello, como
representacin fsica y notaria de la autoridad que lo expeda. ELEMENTOS
QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO * Elementos materiales: El soporte del
documento y el vehculo que lo transporta.
* Elementos grficos: La forma en que la informacin se expresa en el
soporte: pueden ser letras, nmeros, puntos o pixels, etc.
* Elementos lingsticos: El trmino lenguaje en un sentido amplio: lenguaje
escrito, audiovisual, pero tambin idioma, software, etc...
* Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere
transmitir.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Tipo Documental Simple
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad
de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de
registro, un libro de caja, recibo, etc.
Tipo Documental Compuesto
Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente
como "expediente". Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para
licencias.
Qu es una serie documental?
Es el conjunto de documentos que tiene caractersticas comunes; el mismo
tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado,
usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,
Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, rdenes de compra, etc.
Qu es una seccin documental?
Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las
diferentes unidades orgnicas o dependencias de la Municipalidad Provincial
de Tambopata. Ejemplos: Alcalda, Gerencia Municipal, Secretara General,
Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacin, Registro
Civil, Jefatura de Personal, Tesorera.
Documentos Pblicos
El Documento o instrumento pblico es aquel Documento expedido o

autorizado por funcionario pblico o fedatario pblico competente y que da fe


de su contenido por s mismo.
Registro Civil.
El Registro Civil es un organismo administrativo o servicio pblico, encargado
de dejar constancia de los hechos o actos relativos al estado civil de las
personas naturales, as como otros que las leyes le encomienden.
1. Registro De Nacimiento
El acta de nacimiento es un documento pblico probatorio que hace constar
de manera fehaciente la identidad de la persona, la personalidad jurdica del
individuo ante la sociedad, su nacionalidad y filiacin. Adems, es el primer
acontecimiento dentro de nuestra vida que debe quedar asentado y
registrado ante la institucin pblica del registro del estado familiar.
2. Registro De Matrimonio
El matrimonio es una institucin social y permanente, por la cual se establece
la unin jurdica de un solo hombre y una sola mujer, que con igualdad de
derechos y obligaciones, originan el nacimiento y estabilidad de una familia,
as como la realizacin de una comunidad de vida plena y responsable.
3. Registro De Defuncin
El acta de defuncin es el documento a travs del cual se declara legalmente
el fallecimiento de una persona.
4. Registro De Divorcio
Es la disolucin del vnculo matrimonial y solo tiene lugar mediante la
declaracin de la autoridad judicial.
5. Fe de Vida.
Documento librado por el Registro Civil a fin de acreditar la existencia de una
persona. Tambin se puede acreditar por acta notarial de presencia.
Identidad Personal.
1) Cedula de Identidad
El carnt de identidad, oficialmente y segn la legislacin Documento
Nacional de Identidad (DNI) o cdula de identidad, es un documento emitido
por una autoridad administrativa competente para permitir la identificacin
personal de los ciudadanos.
2) Carnet

Es un documento q acredita una autorizacin, a una persona determinada en


donde se encuentran los datos.
3) Pasaporte
Pasaporte es un documento con validez internacional, que identifica a su
titular (en ciertos pases tambin a sus descendientes directos e incluso a sus
cnyuges) expedido por las autoridades de su respectivo pas, que acredita
un permiso o autorizacin legal para que salga o ingrese del mismo, por los
puertos internacionales.
4) Licencia de Conducir
Una autorizacin para la conduccin de vehculos ("licencia de conduccin" y
"carnet" o "permiso de conduccin" en Espaa; "permiso" "licencia" en
Latinoamrica) es un documento que acredita una autorizacin
administrativa a su poseedor la conduccin de vehculos por la va pblica.
Documento de Propiedad
Vivienda.
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes
de un estado por la adquisicin de una vivienda.
Terreno.
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes
de un estado por la adquisicin de un terreno.
Vehculos
Son los documentos que acreditan a una persona legalmente antes los entes
de un estado por la adquisicin de un Vehculo.
Documento de Acreditacin.
Son aquellos que son otorgados para certificar la aprobacin o
reconocimientos de un logro acadmico entre otros.
Diploma
En su acepcin clsica, se llama diploma a cualquier instrumento o
documento expedido por alguna Autoridad pblica. Entre los diferentes
nombres con que se le conoce en la antigedad, se hallan como ms
comunes los siguientes: crtula, carta o karta, instrumento, testamento,
pgina o escritura. Se da el nombre de cartulario, libro, becerro o tumbo al
cdice que rene las copias literales de los diplomas o privilegios concedidos
a una iglesia o corporacin y que se guarda en el archivo de la misma.

Ttulo.
Un grado acadmico, titulacin acadmica o ttulo acadmico, es una
distincin dada por alguna institucin educativa, generalmente despus de la
terminacin exitosa de algn programa de estudios. Sin embargo, esta
denominacin suele utilizarse para denominar ms concretamente a las
distinciones de rango universitario, que tambin se denominan titulacin
superior o titulacin universitaria.
Documentos Privados
Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin
intervencin de un notario, declaraciones capaces de producir efectos
jurdicos. Mientras no se compruebe la autenticidad de las firmas del
documento, no valen como prueba judicial. Una vez comprobadas las firmas,
tienen tanta validez como un documento pblico.
Constancia de Trabajo.
Son documentos que una persona, obtiene o adquiere de la empresa don
trabaja o haya trabajado.
Certificaciones.
Es la acreditacin obtenida por un logro alcanzado.
Constancia Mdica.
Es la certificacin emitida por un mdico, corroborando el estado de salud de
una persona.
Autorizacin.
La Tacha
Tacha:
Es un recurso legal que tiene por objeto invalidar los efectos de un
instrumento, sea ste pblico o privado.
Tacha de Falsedad
Es un recurso legal que consiste en alegar un motivo legal para desestimar
en un pleito los documentos pblicos opuestos por la contraparte con el
carcter de prueba, esto con el fin de impugnar total o parcialmente la
eficacia probatoria de los mismos.
La tacha de instrumentos se puede interpretar en dos formas

Que son:
Tacha por la va principal
Tacha por va incidental Insistencia en la validez de la tacha del instrumento
privado Juicio de impugnacin
La tacha de instrumentos privados
El artculo 443 del CPC establece que los instrumentos privados pueden
tacharse por los motivos especificados en el cdigo civil (Art. 1381 C.C) estos
motivos son:
*Cuando haya habido falsificacin de firmas.
*Cuando la escritura misma se hubieren extendido maliciosamente y sin
conocimiento de quien aparezca como otorgante, encima de una firma en
blanco suya.
*Cuando en el cuerpo de la escritura se hubieren hecho alteraciones
materiales capaces de variar el sentido de lo que firm el otorgante.
Causales que no dan motivo a la tacha de instrumentos privados
La simulacin.
El fraude.
El dolo.
Oportunidad legal para la tacha de instrumentos privados
El Cotejo
El Artculo 448, considera instrumentos indubitados
Los siguientes:
Los que las partes reconozcan como tales, de comn acuerdo.
Los firmados ante un Registrador u otro funcionario pblico.
Los instrumentos privados reconocidos por la persona a quien se atribuye
CONCLUSIN
Los documentos conforman una tercera categora dentro del gnero de la
prueba documental, en que gozan de una presuncin de legitimidad,
autenticidad y veracidad, pero tal presuncin puede ser desvirtuada
mediante prueba en contrario, por lo que podemos diferenciarlos de los

documentos pblicos, que slo pueden ser impugnado mediante la tacha de


falsedad, y que pueden ser promovidos en el lapso de promocin y
evacuarlos en la etapa de evacuacin de prueba.
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que lo regulan.

Documento
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas,
pblicas o privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier
tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en
un soporte, dando lugar a una fuente archivstica, arqueolgica, audiovisual,
etc.

Pero qu es un documento pblico?


El cdigo de procedimiento civil, en su artculo 251 define el documento
pblico de la siguiente forma:
()
Documento pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su
cargo o con su intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o
suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando es
otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el
respectivo protocolo, se denomina escritura pblica.
()
Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un
funcionario pblico, o que en su elaboracin haya intervenido un funcionario
pblico, se considera como un documento pblico.
Qu es un documento privado?
El documento privado, como lo define el mismo artculo 251 del cdigo civil,
es aquel documento que no cumple los requisitos del documento pblico, es
decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario pblico,
ni ha habido intervencin de ste para su elaboracin.
Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en

ejercicio de sus actividades.


No obstante, un documento privado puede adquirir la connotacin de
documento pblico cuando ese documento es presentado ante notario
pblico.
Autenticidad de los documentos
Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artculo 252 del cdigo
de procedimiento civil:
Es autntico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha
elaborado, manuscrito o firmado. El documento pblico se presume
autntico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de
falsedad.
El documento privado es autntico en los siguientes casos:
1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se orden
tenerlo por reconocido.
2. Si fue inscrito en un registro pblico a peticin de quien lo firm.
3. Si habindose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber
sido manuscrito por la parte contra quien se opone, sta no lo tach de falso
oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de
hacer la manifestacin contemplada en el inciso segundo del artculo 289.
Esta norma se aplicar tambin a las reproducciones mecnicas de la voz o
de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmndose que
corresponde a ella.
4. Si fue reconocido implcitamente de conformidad con el artculo 276.
5. Si se declar autntico en providencia judicial dictada en proceso anterior,
con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la
diligencia de reconocimiento de que trata el artculo 274.
Se presumen autnticos los libros de comercio debidamente registrados y
llevados en legal forma, el contenido y las firmas de plizas de seguros y
recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y ttulos de
inversin en establecimientos de crdito y contratos de prenda con stos,
cartas de crdito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del
movimiento de stas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de
consignacin y comprobantes de crditos, de dbitos y de entrega de
chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los ttulos de
acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, ttulos
valores, certificados y ttulos de almacenes generales de depsito, y dems

documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presuncin.


<Inciso modificado por el artculo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto
es el siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados
manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o
en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios,
se presumirn autnticos, sin necesidad de presentacin personal ni
autenticacin. Esta presuncin no aplicar a los documentos emanados de
terceros de naturaleza dispositiva.
Se presumen autnticos todos los documentos que renan los requisitos
establecidos en el artculo 488, cuando de ellos se pretenda derivar ttulo
ejecutivo.
Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se
presumirn autnticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposicin
del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en
todo caso, requerirn de presentacin personal o autenticacin.

La autenticidad de los documentos pblicos y privados es un aspecto de


suprema importancia, puesto que el merito probatorio de cualquier
documento est en funcin de su autenticidad, algo muy necesario en
procesos laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier
empresa.
Aqu vemos que el documento privado por su propia naturaleza no es
autentico [contrario al documento pblico], y para que el documento privado
sea considerado autentico y por consiguiente goce de algn valor probatorio,
debe ser autentico, y para ello deber observar los aspectos contemplados
por el artculo 252 del cdigo de procedimiento civil.