QU ES PLANEACIN DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA?

El nombre corto se deriva de las siglas en ingles ERP, Enterprise Resource

Planning, traducido al espaol: Planeacin de los Recursos de la
Empresa.
Es un sistema que busca satisfacer las demandas de gestin
empresarial, basado en el concepto de una solucin que permita a las
empresas unificar diferentes reas (departamentos) de productividad.
Las empresas desarrollan sus actividades o estn organizadas por
departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin
que comparten y se genera a partir de sus procesos. Con esto, las
empresas tienen un cmulo de sistemas incompatibles que no
permiten una visin global de la totalidad de los procesos de las
empresas en el tiempo necesario para la toma ptima de decisiones.
Todos los componentes de un ERP, contabilidad, logstica, compras,
ventas, son ya piezas de la gestin empresarial.
La funcionalidad de los ERP se encuentra dividida por mdulos
independientes, pero con la facilidad de interactuar entre ellos, segn
las necesidades del cliente. De esta forma se ahorra tiempo y se
minimizan los errores, al no existir independencia entre las operaciones
de la empresa, evitando la transferencia de datos o procesos diferentes
de envo de informacin. Algunas veces esta operacin de
transferencia de informacin resulta imposible.
Una de las necesidades por las que hoy da se exige la adquisicin de
un sistema con estas caractersticas, es porque el mercado se hace
ms grande, las fronteras se eliminan (globalizacin), interaccin con
clientes y proveedores de todas partes del mundo, las barreras
comerciales desaparecen y las empresas se ven forzadas a
incrementar su catlogo se productos y servicios. Con estos sistemas,
se administra de forma eficiente las bases de datos y se obtiene
informacin en lnea, actualizada y exacta al momento en que se est
realizando cualquier operacin.
Esto es importante para la toma de decisiones, se conoce la situacin
actual y se puede identificar la situacin futura, permitiendo elaborar
planes estratgicos que permitan ser competitivos, conocer la
situacin financiera, adquirir tecnologa de punta, establecer polticas
de personal, mejoramiento continuo, etc.

Historia

Sus orgenes se remontan a la Segunda Guerra Mundial. El gobierno

estadounidense emple programas especializados que ejecutaban las
grandes computadoras de los aos 40 para controlar la logstica y
organizacin de sus unidades en acciones blicas. A estas

soluciones tecnolgicas se les conoci como los primeros sistemas para

la Planeacin de Requerimientos de Materiales (Material Requirements Planning,
MPR).
Al final de los aos 50 las empresas, en su mayora estadounidenses,
adoptaron los sistemas MRP, ya que se dieron cuenta que les permitan
llevar un control de diversas actividades con informacin veraz y exacta.
A esto se le suma la evolucin de las computadoras, lo que favoreci el
crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que
optaban por ellos. Si bien es cierto que las computadoras en ese
entonces eran rudimentarias, contaban con la capacidad de
almacenamiento y recuperacin de datos, de manera que al integrar la
operacin, se podan ejecutar acciones en un tiempo ms corto.
Avanzando en las dcadas de los 60 y 70, los sistemas ayudaron a las
empresas a mejorar sus operaciones, entre estas, la decisin de reducir
los niveles de inventario de los materiales utilizados en su operacin, ya
que al planear sus requerimientos, con base en las requisiciones
establecidas en el tiempo, se redujeron costos y se adquira solamente
lo necesario. He aqu por qu en la dcada de los 80 se les conoci como
MRP II (Manufacturing Resource Planning) Planeacin de los Recursos de
Manufactura. Se agregaron variables, adems del control y manejo de
inventarios de materiales, permitan atender factores relacionados con
la planeacin de las capacidades de manufactura (maquinaria, mano de
obra, con base en los tiempos de ejecucin de cada operacin del
proceso de manufactura).
En los 90 haba dos opciones en sistemas relacionados, MRP y MRP II, los
cuales fueron insuficientes para un mercado donde haba todo tipo de
organizaciones, adems de manufactureras, las haba de servicio,
financieras, comerciales, etc., que necesitaban una solucin para
controlar sus procesos, y por ende, ser ms competitivas. Al mismo
tiempo, el crecimiento de la industria de programas para computadora
proporcion una variedad de soluciones a las empresas, con el objetivo
de facilitar el control y acceso a informacin para la toma de decisiones
y mejorar la competitividad.
Hoy se escucha hablar de CRM (Customer Relationship Management)
Administracin del Servicio al Cliente, SCM (Supply Chain Management)
administracin de la Cadena de Abastecimiento, e-commerce (Comercio
Electrnico), Internet, ...y muchos acrnimos (3 letras) conocidos como
JIT (Just In Time) Justo a Tiempo, TQM (Total Quality Management) Administracin
Total de la Calidad, APS (Advanced Planning & Scheduling) Planeacin y
Calendarizacin Avanzada, etc., que han hecho de los sistemas ERP una
valiosa y poderosa herramienta de manejo y control de informacin
atendiendo a cada una de las necesidades de las empresas, de acuerdo
a su especialidad.

Ventajas de un ERP

Aumento de productividad de la planta o

negocio,
esto
incluye el incremento en ventas por tiempo
de
respuesta a clientes, y conocimiento de la
demanda.
Reduccin de inventarios, comprar slo lo
necesario,
buscando niveles ptimos de materiales
para
la
operacin de la empresa. Adems de
presentar
informacin actualizada de inventarios
fiables
en
tiempo real.
Las transacciones requieren de menor
tiempo,
estandariza, simplifica y acelera los
procesos
de
la
empresa, reduciendo costos.
El departamento financiero puede invertir ms tiempo realizando
trabajo con mayor valor agregado, integra y permite acceso a la
informacin financiera en el tiempo.
Los ejecutivos quienes toman las decisiones son capaces de
prestar mayor atencin a otros aspectos financieros que surjan
en cualquier lugar que se presente alguna necesidad.
Estandarizar la informacin, entre otras, de Recursos Humanos.
Se obtiene una ventaja competitiva a travs de la correcta
explotacin de los datos que provee.
Incrementa la eficiencia en los tiempos de la organizacin.
Informacin disponible para la organizacin, de forma rpida y
fcil, mejorando la administracin de la misma.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias
Base de datos centralizada, comn.
Los datos se ingresan slo una vez y son consistentes, completos
y comunes.
Calidad de informacin accesible en todos los niveles de la

Desventajas de un ERP

La duracin de
la
implantacin del sistema se prolongar
ms del tiempo inicialmente proyectado.
Puede darse el caso de aparicin de vacos (bugs) peligrosos
dentro del sistema, lo que ocasionar deficiencias en su
ejecucin.
Actualizaciones del sofware por parte del proveedor, sern
difciles debido a que ya est personalizado al
cliente y las

rea Financiera

Aplicaciones Financieras (contabilidad general,

facturacin, cuentas a pagar, cuantas a cobrar, gestin
de activos, compras, etc.)
Recursos Humanos
Gestin de recursos humanos y nominas
Manufactura
Solucin para la gestin de fabricacin
Administracin de la Cadena de Solucin para cadenas de suministro
Abastecimiento
actualizaciones requerirn trabajo extra y reestructura del
Administracindel SIP-G4
Servicio
al(Mxico)
Cliente
Solucin
para
gestin
de relaciones
clientes
cdigo
fuente
con el
finlapropietario
de
ajustarlo
a lacon
nueva
versin.
Software
Costos agregados al software: entrenamiento y capacitacin a
Comercio Electrnico
Gestin
de compras
por Internet
usuarios,
adquisicin
Skynet
ERP - Peru
Software
propietario
de equipodede
cmputo
y del
software
complementario,
servicios de
Solucin
de anlisis
rendimiento
de la empresa
Administracin del Rendimiento
consultara,
propio Software propietario
IT (Argentina)
las empresas Nauron

paquete de software, costos de mantenimiento,

actualizacin
y optimizacin,
conversin y
GACI
Group (Argentina)
Software propietario.
anlisis
de
datos, entre
E-Flexware
ERPotros.
(Argentina) Software propietario.
Cambio de cultura, hbitos, resistencia al
cambio. (Colombia-Mxico) Software propietario
Ofimtica
Modificacin
procesos, cambio
de cultura,
BAAN, es otrade
multinacional
del software
especializada en ERP
resistencia
al
con una cuota de mercado del 6%.
cambio, sensacin de poco control sobre las
instalaciones.
SSA
Global
Alta dependencia del proveedor del sistema.
Garantas
de confidencialidad
y seguridad
Muchos
de los proveedores
y fabricantes
mundialesdede ERP han hecho
los
datos.
alianzas estratgicas, fusiones o comprado acciones de las dems
No existe
flexibilidad
enmercado
cuanto aser
la elaboracin
empresas
participantes
en el
ms competitivas.
y
Servicios personalizacin de algunos reportes
En algunos casos, se hace lento el proceso de
Cada fabricante
obtencintiene sus propias lneas de productos
dey soluciones, pero
casi todos
cubren las reas financiera, de recursos humanos, de
informacin.
manufactura,
cadenasde de
servicio
al cliente,
Existe dificultad
para abastecimiento,
integrar la informacin
de otros
sistemas
rendimiento
de la empresa,
entre
ms
independientes
o bien
que las
estn
enrelevantes.
otra ubicacin geogrfica.
Proveedores
de ERPrecursos.
Consume
Se muestran
las aplicaciones
cadano rea
Es tan complejo
que muchas para
empresas
puedenmencionada
ajustarse al
A nivel
mundial
encontramos
los
siguientes
proveedores
de
software.
anteriormente:
sistema.

SAP (Alemania) es Software propietario, es uno de los mximos

exponentes del ERP mundial. El de mayor expansin.

ORACLE (USA) es Software propietario, desde 1987 desarrolla y

vende aplicaciones basadas exclusivamente en su motor de base
de datos. Dispone de varias aplicaciones que podran ser
consideradas dentro de esta categora. No obstante no es un
software ERP al uso. El principal cometido de Oracle es la
promocin y uso de su sistema de gestin de base de datos.

Navision financials de Microsoft es Software propietario,

posiblemente uno de los ms utilizados despus de SAP.
Obviamente no tan complejo y completo, pero con una gran
campaa de marketing detrs.

ERPBox (Mxico) Software propietario. Especializado

empresas de comercializacin, mayoristas y distribucin.

IECS (Espaa) Software propietario

META4 (Espaa) Software propietario

en

Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP:

a) Evaluar en el mercado varias posibilidades de ERP.
b) Armar dentro de la empresa el Equipo de Implementacin

c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

(usuarios clave), quienes tienen la responsabilidad de conocer el

total funcionamiento del sistema a adquirir, as como la necesidad
e hardware y software. Dedicados 100% a esta funcin mientras
dure el proyecto de implantacin.
Contratar un asesor externo, de preferencia experto en ERP que
tiene la misin de ser nuestro representante ante el proveedor del
sistema o nuestro gua si se elabora a la medida.
Solicitar al proveedor que, en un ambiente de pruebas, arme un
ejemplo del funcionamiento de la empresa, con todas las variables
posibles, para evaluar de mejor forma el ERP.
Crear, dentro de la empresa, un experto en aspectos tcnicos del
ERP, as como un experto dentro del rea del funcionamiento del
ERP, evitando gran porcentaje de dependencia del proveedor.
No escatimar en costos ni tiempos relacionados a la capacitacin y
entrenamiento de los usuarios clave.
Aseguramiento del personal, es decir, luego de capacitaciones, la
completa identificacin con la empresa.
Negociar licencias de cada usuario y mantenimiento del software
anual, antes de cerrar la compra.
COMPLETO CONVENCIMIENTO Y TOTAL PATROCINIO al equipo
implementados por parte de los Dueos o Junta Directiva de la
empresa.
Personal convencido de los beneficios de un ERP.

La implementacin en la que particip y fracas, no cumpli con todos

los incisos anteriores. El principal motivo del fracaso fue el no
involucramiento de la alta gerencia. Esto significa que los gerentes,
dueos, directores deben estar convencidos de la utilizacin de un
sistema de este tipo, as como de las ventajas y desventajas del mismo.
Se debe crear un equipo evaluador antes de tomar la decisin de
compra.
Se debe estar conscientes del trabajo que esto conlleva (mientras dura la
implementacin). Algunas veces son noches de desvelo, horas extras de
trabajo, doble papeleo, cambio en culturas de trabajo, resistencia al
cambio, discusiones, disgustos, cambios en la forma de hacer las
cosas, en fin, no es sencillo ni fcil implementar un sistema de esto,
pero si se conocen los beneficios futuros, luego de este tiempo de
trabajo, no se deben escatimar esfuerzos para cumplir con la correcta