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CA8-3
BSQUEDA DE INFORMACIN
PARA LA CREACIN DE UN
MANUAL DE AUDITORA DE GESTIN
Integrantes:
Almeida Juan
Almeida Mayra
Bernal Andrs
Caldern Carla
Guamanzara Fernanda
Perugachi Diego Coordinador
Rosero William
Profesor:
Dr. Marco Quintanilla
GRUPO N 5
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NDICE
I.
1.
GRUPO N 5
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II.
2.
PLANIFICACIN ............................................................................................................................ 40
2.1.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 40
2.2.
ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 40
2.3.
PRODUCTOS: ............................................................................................................................. 41
2.3.1.
Flujo de Actividades..................................................................................................... 42
2.3.2.
MEMORANDO DE PLANIFICACION ........................................................................... 43
2.3.3.
PROGRAMAS DE TRABAJO....................................................................................... 48
III.
3.
EJECUCIN .................................................................................................................................... 50
3.1.
RESULTADOS: ........................................................................................................................... 50
3.1.1.
APLICACIN DE PAPELES DE TRABAJO ............................................................... 52
3.1.2.
PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO........................................................... 56
3.2.
ANLISIS DE LOS PROCESOS ..................................................................................................... 72
3.2.1.
Descripcin de hallazgos ............................................................................................ 72
3.3.
HERRAMIENTAS APLICABLES EN LA EJECUCION DE LA AUDITORA DE GESTIN.
72
3.3.1.
Diagrama Causa-Efecto ............................................................................................... 73
3.3.2.
Diagrama de Flujo......................................................................................................... 74
3.3.3.
Tcnica de Tascoi ......................................................................................................... 74
3.3.4.
Evaluar indicadores de gestin - CUADRO DE MANDO INTEGRAL (CMI): ........ 75
IV.
4.
4.1.
CARTA DE PRESENTACIN DEL INFORME ................................................................................... 77
4.2.
PREPARACIN DEL INFORME ..................................................................................................... 77
4.3.
EJEMPLO DE COMUNICACIN DE RESULTADOS ......................................................... 77
4.3.1.
CARTA DE PRESENTACIN....................................................................................... 81
4.3.2.
ESTRUCTURA DEL INFORME .................................................................................... 84
4.3.3.
RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE ............................................... 91
4.3.4.
La estructura y contenido del memorando de antecedentes ser el siguiente: 95
V.
FASE V SEGUIMIENTO........................................................................................................................ 97
5.7.
5.1.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL SEGUIMIENTO......................................................... 97
5.2.
DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y OPORTUNIDAD DEL SEGUIMIENTO DE LAS
MEDIDAS CORRECTIVAS ................................................................................................................. 97
5.3.
ELABORAR EL PLANEAMIENTO DEL OPERATIVO DE SEGUIMIENTO ........................ 97
5.4.
EJECUCIN DE LA AUDITORA DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES. 101
5.4.1.
CONTROL DE IMPLANTACIN DE LAS RECOMENDACIONES .......................... 101
5.4.2.
VERIFICACIN ............................................................................................................ 101
GRUPO N 5
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5.4.3.
PRUEBA GLOBAL........................................................................................................ 101
5.4.4.
CONFECCIN DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS MEDIDAS
CORRECTIVAS Y LAS RECOMENDACIONES......................................................................... 102
5.5.
ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES ............ 102
5.6.
CONTROL DE CALIDAD DEL INFORME FORMAS DE IMPRESIN Y ACCIONES
PREVIAS A LA REMISIN DEL INFORME DEFINITIVO ............................................................... 104
5.7.
GUA DE LA FASE DE SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES ....................... 104
5.7.1
OBJETIVOS.................................................................................................................. 104
5.7.2
ACTIVIDADES .............................................................................................................. 104
5.7.3
RESULTADOS DEL OPERATIVO ............................................................................. 105
VI.
GRUPO N 5
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GRUPO N 5
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GRUPO N 5
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GRUPO N 5
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GRUPO N 5
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I.
CA8-3
Segn NIA 30
1.1.1. Introduccin
1. El propsito de esta Norma Internacional de Auditoria (NIA) es establecer
normas y proporcionar lineamientos sobre lo que significa un conocimiento
del negocio, porque es importante para el auditor y los miembros del
personal de una auditoria que desempean un trabajo, porque es relevante
para todas las fases de una auditoria, y como obtiene y usa el auditor dicho
conocimiento.
2. Al desempear una auditoria de estados financieros, el auditor debera
tener u obtener un conocimiento del negocio suficiente para que sea posible
al auditor identificar y comprender los eventos, transacciones y prcticas
que, a juicio del auditor, puedan tener un efecto importante sobre los
estados financieros o en el examen o en el dictamen de auditora. Por
ejemplo, dicho conocimiento es usado por el auditor al evaluar los riesgos
inherentes y de control y al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance
de los procedimientos de auditora.
3. E nivel de conocimiento del auditor para un trabajo incluir un conocimiento
general de la economa y la industria dentro de la que la entidad opera, y
un conocimiento ms particular de cmo opera la entidad. El nivel de
conocimiento requerido por el auditor ordinariamente seria, sin embargo,
menor que el osado por la administracin. En el Apndice se expone una
lista de asuntos a considerar en un trabajo especfico.
1.1.2. Obtencin del conocimiento
4. Antes de aceptar el trabajo, el auditor debera obtener el conocimiento
preliminar de la industria y de los dueos, administracin y operaciones de
la entidad que va a ser auditada, y considerara si puede obtenerse un nivel
d conocimiento del negocio adecuado para desempear la auditoria.
5. Enseguida de la aceptacin del trabajo, se obtendra informacin adicional
y ms detallada. Al grado que sea factible, el auditor obtendra el
conocimiento requerido al principio del trabajo. Al avanzar la auditoria, esa
informacin seria evaluada y actualizada y se obtendra ms informacin.
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negocio
y la
respuesta
de la
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relacionadas
transacciones
de
partes
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satisfactoria en cuanto al inventario inicial, puede ser necesario negar una opinin
del estado de resultados en la primera auditoria de un nuevo cliente.
En algunos casos, la auditoria satisfactoria del negocio en aos anteriores por
otras firmas de auditora de prestigio puede capacitar a los auditores para aceptar
los saldos iniciales del ao en curso con un mnimo de trabajo de comprobacin;
en otros casos, en los que no se haya hecho auditoria satisfactoria recientemente,
ser necesario un anlisis extenso de las transacciones de los aos anteriores
para establecer los saldos los saldos de las cuentas al principio del ao en curso.
En estas ltimas situaciones debiera hacerse entender al cliente que el alcance y
el costo de la auditoria inicial puede ser mayor que el trabajo ya realizado y que no
requerir anlisis de las transacciones de aos anteriores.
1.3.
PLANIFICACION.
Planes de auditoria
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CLIENTES CONTINUOS:
Los contadores pblicos evalan sus clientes existentes cada ao para determinar
si existen razones para no continuar realizando una auditoria. En conflictos
anteriores sobre como poder dar un alcance adecua-do a la auditoria, el tipo de
opinin que se va a emitir o los honorarios son causas por las cueles el auditor
suspende Su relacin con el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y
por, lo tanto ya no debe de ser Su cliente. Si existe un litigio contra un despacho
de contadores pblicos por parte del cliente o una demanda contra el mismo por
parte del despacho de contadores pblicos, el despacho no puede hacer una
auditoria.
La investigacin de clientes nuevos y la reconsideracin de los existentes es parte
esencial para decidir sobre el riesgo de una auditoria aceptable.
1.3.3. RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA:
Los usos ms probables de los estados financieros pueden determinarse a partir
de la experiencia previa con el cliente y de plticas con la direccin. A lo largo del
trabajo el auditor obtiene informacin adicional del porque se quiere realizar una
auditora y los probables usos de los estados financieros.
1.3.4. OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS:
Las operaciones con partes relacionadas son importantes para los auditores
porque manifestaran en los estados financieros si son importantes. Las normas
internacionales de contabilidad, requieren la manifestacin de la naturaleza de la
relacin que se tiene con una tercera parte, una descripcin de las operaciones,
incluyendo montos en dlares y montos vencidos y con partes relacionadas.
1.4 REVISIN ARCHIVOS Y PAPELES DE TRABAJO
1.4.1. ACTA CONSTITUTIVA:
El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual se constituye la compaa
y es el documento legal necesario para reconocer a una empresa como entidad
independiente. En ella se incluye el nombre exacto de la compaa, la fecha de Su
constitucin, los tipos y montos social que emite la compaa y los tipos de
Montos de capital social que emite la compaa y los tipos de actividades
empresariales que puede realizar.
1.4.2 MINUTAS DE LAS JUNTAS:
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Son el registro oficial de las juntas del consejo directivo y accionistas. Estas
incluyen resmenes de los te-mas ms importantes que se analizaron en estas
juntas y las decisiones que tomaron los directores y accionistas.
Las minutas incluyen 2 tipos de informacin pertinente:
1. Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo
inherente, como compensacin a funcionarios, nuevos contratos y
convenios, adquisicin de propiedades, prstamos y pagos de dividendos.
2. La informacin incluida en las minutas que afecta la evaluacin que hace el
auditor del riesgo inherente.
1.4.3. CONTRATOS:
La mayora de los contratos son de sumo inters para las partes en la auditoria, y
en la prctica reciben especial atencin durante las pruebas detalladas.
1.4.4 PAPELES DE TRABAJO:
Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las
conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria.
El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un
registro de la auditora realizada. No existe una forma estndar para los papeles
de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo.
Ms bien los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las preferencias del
auditor relativas a conceptos tales como planeacin, ndices y formas de la cedula.
1.4.5 BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA:
Los papeles de trabajo incluyen informacin sobre planificacin diversa como
puede ser informacin descriptiva sobre la estructura de control interno, un
presupuesto de tiempo para cada una de las areas de la auditoria, un programa
de auditora y los resultados de la auditoria del ao anterior.
1.4.6 REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE
PRUEBAS:
Los papeles de trabajo son el principal medio de documentacin en la realizacin
de la auditoria. Si se presenta una necesidad el auditor debe ser capaz de
demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribunales que la auditoria
estuvo bien planeada y adecuadamente supervisada, los datos fueron
convenientes y oportunos y el informe de auditora fue adecuado considerando
sus resultados.
GRUPO N 5
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ARCHIVOS PERMANENTES:
ARCHIVOS PRESENTES:
PROGRAMA DE AUDITORIA:
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Caractersticas
Los papeles de trabajo, deben reunir las siguientes caractersticas:
a) Preparase en forma ntida, clara, concisa y precisa, para utilizara una
ortografa correcta, lenguaje entendible, limitacin de abreviaturas,
referencias lgicas, marcas y explicacin de las mismas.
b) Se elaboraran con el mayor cuidado, de tal forma que se incluya en ellos
los datos necesarios exigidos por el buen criterio del auditor.
c) Deben ser previamente planeados, de tal forma que evidencien la labor
efectuada por el auditor y sustenten los comentarios vertidos en el informe
de auditora.
d) Son de propiedad de las unidades operativas correspondientes, por lo que
se adoptaran las medidas oportunas para garantizar su custodia y
confiabilidad.
Estructura General
Los papeles de trabajo deben tener la siguiente estructura:
a) ENCABEZAMIENTO: Que contendr la siguiente informacin mnima:
-
El nombre de la entidad
La identificacin del ejercicio o periodo de examen
Una descripcin precisa del contenido del papel de trbalo
Fecha de corte de operaciones
Fechas de preparacin
Los nombres y/o inciales de las personas responsables de su
preparacin
El auditor debe adquirir el hbito de encabezar un papel de trabajo
con la informacin antes de referida, previa la ejecucin del anlisis
que se trate.
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- Fuentes de informacin
- Conclusiones alcanzadas
La informacin contenida en los anlisis especficos no concluir
copias extensas de los asientos que figuran en los registros
contables, ni de las cifras que constan en los estados financieros o
sus anexos. Antes de describir su contenido tendr en cuenta las
indicaciones que se dan al respecto, en la Planeacin de papeles de
trabajo.
c) INDICES, MARCAS Y REFERENCIAS: Que contendrn las siguientes
condiciones:
- Cuando se empleen marcas y smbolos en lugar de descripciones,
para indicar la ejecucin de una operacin de auditora, se deber
escribirse su significado.
- Todos los papeles de trabajo sern identificados a travs de un
ndice, el mismo que servir para su ordenamiento.
- Las referencias mostraran en forma objetiva, a travs de los papeles
de trabajo, las conexiones correspondientes entre cedulas, anlisis,
etc, y su correspondiente relacin con los estados financieros y el
contenido del informe de auditora.
Los papeles de trabajo recibidos de terceros o preparados por la
entidad, no tendrn necesariamente esta estructura, sin embargo, en
ellos se incluir las marcas, ndices y referencias que sean
necesarias, as como la identificacin de su origen.
Ejemplo: Documento preparado por la empresa y/o entidad.
Documento preparado por el Banco.
1) ndices. Referencias y Marcas
ndices: Son nmeros o letras asignadas a los papeles de trabajo
realizados por el auditor para facilitar su archivo y ubicacin. Los ndices
debern ser escritos con lpiz de color rojo e irn incluidos en el margen
superior derecho de cada pagina, donde sean mas visibles.
Los ndices en los papeles de trabajo se realizaran en el curso de la
auditoria o al concluirse la misma. Existen diferentes alternativas para la
inclusin de ndices
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Marcas: Las marcas del auditor, llamadas tambin claves de auditoria, son
signos convencionales y distintivos que realiza el auditor para sealar el
tipo de trabajo y las pruebas efectuadas, de tal manera que el alcance del
trabajo quede perfectamente establecido en los registros y documentos de
la entidad bajo examen asi como en los papeles de trabajo. Adems
permiten conocer los procedimientos de auditora que se aplicaron y cual
no. Las marcas se escribirn con lpiz de color rojo.
Utilizacin de las marcas de la auditoria
Las marcas de la auditoria se clasifican en: Marcas con significado uniforme
y a criterio del auditor.
Marcas con significado uniforme
Son aquellas cuyos smbolos identifican a ciertos procedimientos de
auditora de manera uniforme, de tal forma que tienen el mismo significado,
por lo tanto cualquier auditor que mira este tipo de marcas entiende la
accin realizada Ejemplo:
SIMBOLO
SIGNIFICADO
S
rastreada.
C
N
Comprobacin de sumas
Ligado, indagado
Chequeo, comprobado
Comparado
Analizado
Comparado
Observado
Conciliado
Inspeccionado
Rastreado
Circularizado, confirmado
Notas explicativas
No autorizado
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SIGNIFICADO
Sumas comprobadas
No Circularizado
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11 30
31 40
41 50
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100 200
101 110
111 120
121 130
131 140
141 150
151 160
201 300
201 210
subsidiarias
211 220
221 230
301 400
Organizacin Contable
301 310
Manual especifico de Contabilidad
311 320
Descripcin del departamento de
contabilidad y su personal
321 330
Descripcin de procedimientos, mtodos y
prcticas
contables
331 340
Lista de firmas o iniciales de personas que
autorizan
Documentos o firmas cheques.
341 350
Procedimientos de control previo
Flujogramas
351 360
Libros y registros utilizados
361 370
Plan de cuentas
401 500
401 410
financiera
411 420
resultados
421 430
efectivo
431 450
Historia Financiera
Resumen por aos del estado de situacin
501 600
501 510
511 520
Informacin Presupuestaria
Presupuestos anuales
Cedulas presupuestarias
GRUPO N 5
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601 700
escrituras
601 610
611 620
621 630
631 640
fijos
641 650
651 660
661 670
701 800
701 710
711 720
721 730
Asuntos varios
Catlogos y listas de previos
Listas de proveedores
Flujos de operaciones
Contratos de trabajo
Contratos de obra
Contratos de compra-venta
Contratos de arrendamiento de activos
Escrituras de propiedades
Hipotecas
Escrituras de aumento de capital
Visita Preliminar
Informacin bsica de conocimiento de la entidad
Resultado de la evaluacin preliminar de control
A.2
A.2.1
A.2.2
A.2.3
A.2.4
A.3
A.3.1
A.3.2
Notas Importantes
Notas recordatorias
Notas del auditor sobre asuntos pendientes
interno
GRUPO N 5
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A.4
A.4.1
A.4.2
A.5
A.5.1
A.5.2
A.5.3
A.5.4
accionistas
A.6
A.6.1
A.6.2
A.6.3
Carta a Gerencia
Carta A gerencia
Borrador de carta a gerencia
Cuestionarios de control interno
A.7
A.7.1
A.7.2
A.7.3
Programacin presupuestaria
Programas de trabajo
Distribucin de trabajo
Reportes de actividades
A.8
A.8.1
A.8.2
A.8.3
A.8.4
A.8.5
A.8.6
A.9
A.9.1
A.9.2
entidad
A.10
BZ
analticas y otros
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Ejemplo:
B
Caja Bancos
C
Inversiones
D
Documentos por cobrar y provisin para Cuentas Incobrables
E
Cuentas por Cobrar y Provisin para Cuentas Incobrables
F
Inventarios
G
Gastos y Pagos anticipados
H
Otros Activos Corrientes
I
Activos Fijos y Depreciacin Acumulada
J
Activos Intangibles
K
Cargos Diferidos
L
Otros Activos
M
Prestamos y Sobregiros Bancarios
N
Documentos por Pagar
O
Cuentas por Pagar
P
Impuesto a la Renta
Q
Gastos Acumulados
R
Otros pasivos a Corto Plazo
S
Obligaciones a Corto Plazo
T
Patrimonio
U
Ventas
W
Costo de Ventas
X
Gastos Operacionales
Y
Otros Ingresos
Z
Otros Gastos
1.5 Determinar indicadores
Determinar los criterios, parmetros e indicadores de gestin, que constituyen
puntos de referencia que permitirn posteriormente compararlos con resultados
reales de sus operaciones, y determinar si estos resultados son superiores,
similares o inferiores a las expectativas.
En otras palabras es un instrumento de medicin de las variables asociadas a las
metas, los pueden ser cualitativos o cuantitativos. Esto es fundamental para el
mejoramiento de la calidad, debido a que son medios econmicos y rpidos de
identificacin de problemas.
El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeo del rea
mediante parmetros establecidos en relacin con las metas, con los resultados
obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al
mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecucin de la meta fijada.
1.5.1 Criterios
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios:
GRUPO N 5
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1.5.2 Medible:
Esto significa que la caracterstica descrita debe ser cuantificable en trminos ya
sea del grado o frecuencia de la cantidad.
1.5.3 Entendible:
El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos que lo
usan.
1.5.4 Controlable:
El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organizacin.
1.6.
GRUPO N 5
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Optimizar recursos.
Implementar un sistema de reciclaje interno.
Concienciar al personal sobre todo lo que puede causar desperdicio y
cmo afectara a todos quienes integran la empresa.
un
anlisis
FODA
para
determinar
sus
fortalezas,
GRUPO N 5
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empleado.
Crear un buzn de sugerencias para el cliente.
GRUPO N 5
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1.7.
CA8-3
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
GERENTE
GENERAL
ADMINISTRATIVO
COMERCIAL
FINANCIERO
-RECURSOS
HUMANOS
-CONTABILIDAD
-COMPRAS
-VENTAS
-FINANZAS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
GERENTE GENERAL
TOMA DE DECISIONES
APROBACION DE BALANCES
DETERMINA POLITICAS Y
OBJETIVOS
ADMINISTRATIVO
PLANIFICAR ACTIVIDADES
ORGANIZAR SU
CUMPLIMIENTO
DIRIGIR SU EJECUCION
-RECURSOS HUMANOS
-CONTABILIDAD
GRUPO N 5
COMERCIAL
-COMPRAS
-VENTAS
FINANCIERO
CONTROLAR PRESUPUESTOS
CONTROLAR LA LIQUIDEZ DE
LA
EMPRESA
-FINANZAS
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CA8-3
ORGANIGRAMA DE POSICIN
GERENTE GENERAL
1 GERENTE GENERAL
1 ASISTENTE
1 SECRETARIA
ADMINISTRATIVO
-RECURSOS HUMANOS
2 ASISTENTES
1 SECRETARIA
-CONTABILIDAD
1 CONTADOR
3 AUXILIARES
1 SECRETARIA
GRUPO N 5
COMERCIAL
1 JEFE DE COMPRAS
1 JEFE DE VENTAS
-COMPRAS
1 ASISTENTE
-VENTAS
1 ASISTENTE
FINANCIERO
1 JEFE FINANCIERO
-FINANCIERO
2 AUXILIARES
1 SECRETARIA
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O
*Tasa de inters activa
*PIB
*Crecimiento poblacional
*Competencia
*Diferenciacin
*Liderazgo en precios *Poder de
negociacin clientes
*Poder de negociacin proveedores
*Industria a la que pertenece
*Cultura y clima
Organizacional.
*rea de Marketing
A
*Filosofa Empresarial
Principios y valores,
visin,
misin,
objetivos,
estrategias, polticas.
*rea Administrativa
planificacin,
organizacin,
control,
coordinacin
,
evaluacin
*Inflacin
*Aspectos polticos
*Cultura
*Aspectos Tecnolgicos
, maquinaria
*Aspectos Legales
*Diversificacin
*rea de Servicios
preventa y postventa
Factores econmicos generales y condiciones de la industria que afectan al
negocio de la entidad.
Caractersticas importantes de la entidad, su negocio, su desempeo
financiero y sus requerimientos.
1.9.
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CA8-3
auditoria se prepara estimando el tiempo el tiempo requerido para cada paso del
programa de auditora en relacin con cada una de las categoras de auditores, y
totalizando estas cantidades estimadas. Los presupuestos de tiempo son tiles
para otras funciones, adems de suministrar una base para la estimacin de los
honorarios. El presupuesto de tiempo es un recurso importante del auditor en jefe,
quien lo usa para medir la eficiencia de los ayudantes de la auditoria y para
determinar en cada etapa del compromiso si el trabajo est progresando en una
proporcin satisfactoria.
Siempre hay presin para terminar una auditoria dentro del tiempo estimado. Los
ayudantes que requieren ms tiempo normal para una tarea no es probable que
sean del agrado de los supervisores, o que logren ascensos rpidos. La habilidad
para desempear un trabajo satisfactorio cuando se dispone de tiempo abundante
no es un requisito suficiente, pues el tiempo nunca abunda en la contadura
pblica.
El desarrollo de los presupuestos de tiempo se facilita en el caso de trabajos
repetidos, recurriendo a los registros detallados de tiempo del ao anterior.
Algunas veces los presupuestos de tiempo no son posibles de cumplir porque los
registros del cliente no se encuentran en situaciones satisfactorias, o por otras
circunstancias especiales que se presentan. Aun cuando los tiempos estimados se
excedan, no debe haber compromiso con los estndares cualitativos en la
ejecucin del trabajo en el terreno. La reputacin profesional de la firma del
contador, y su compromiso legal para con los clientes y los terceros no permiten
ningn descuido u omisin de los procedimientos de auditora orientados a cumplir
una predeterminada estimacin de tiempo.
Informes a la gerencia
Cuando se descubran deficiencias serias en el control interno, los auditores
debern formular una carta de recomendacin para el cliente que contenga
sugerencias para superar las ineficiencias. Esta carta a la gerencia no solamente
proporciona al cliente ideas valiosas para mejorar el control interno, sino que
tambin sirve para minimizar la responsabilidad de los auditores en caso de que
posteriormente se descubra un desfalco o perdida seria. La carta a la gerencia
deber entregarse tan pronto como sea posible despus de que los auditores
terminen la evaluacin del control interno. Si la evaluacin del control interno se
termina antes de la fecha del balance general, las recomendaciones de los
auditores pueden implementarse con la rapidez suficiente para contribuir a la
confiabilidad de los estados financieros por el ao que se audita.
GRUPO N 5
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Honorarios
Cuando un negocio contrata los servicios de contadores pblicos independientes,
generalmente pedir una estimacin del costo de la auditoria al proporcionar esta
estimacin despus de haber sido contratados, los contadores se ocuparan
preferentemente del tiempo que probablemente se requerir para la auditoria. El
tiempo del personal es la unidad base para evaluar los honorarios de la auditoria.
Cada firma de contadores pblicos desarrolla un programa de cuotas por hora o
por da para cada categora de personal de auditora, basado en los salarios
directos y en aquellos costos totales como los impuestos y los seguros. A
continuacin la cuota directa se aumenta con los costos indirectos y el elemento
de utilidad. Adems de las cuotas bsicas por da o por hora, se cargan a los
clientes los costos directos en que incurre la firma de contadores pblicos por
concepto de viajes del personal, informes de proceso y otros desembolsos.
As la estimacin de honorarios de una auditoria implica generalmente la
aplicacin de las cuotas por da o por hora de la firma de contadores durante el
tiempo requerido que se estima. Puesto que el nmero exacto de das no puede
determinarse por anticipado, los auditores pueden simplemente dar clculo
aproximado de los honorarios o pueden multiplicar las tarifas por el tiempo
estimado, agregar una cantidad por problemas imprevistos y cotizar un grupo o
margen de cantidades dentro de los que quedara el honorario total. Una vez que
los auditores han dado una estimacin del honorario a un cliente, naturalmente
siente cierto apremio por conservar los cargos dentro de los lmites.
Adems de fijar los honorarios sobre la base de tarifas por da o por hora, muchas
firmas atienden algunos clientes mediante contratos de iguala. Un honorario anual
como iguala (a menudo pagada por cantidades iguales mensuales) se carga sin
fijarse en la cantidad de servicios prestados en un mes determinado. Los tipos de
servicios que abarcan estos contratos por iguala pueden incluir auditoria,
preparacin de declaraciones del impuesto, planeacin del impuesto, estados
mensuales y servicios de auditora administrativa.
Uso del personal del cliente
Otra cuestin que debe tratarse en la conferencia preliminar es lo que el personal
del cliente puede hacer para preparar la auditoria. Como se menciono
anteriormente el personal del cliente deber tener los registros contables al
corriente para cuando llegan los auditores. Puede adems preparase muchos
otros papeles de trabajo para los auditores por el personal del cliente, reduciendo
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CA8-3
GRUPO N 5
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CA8-3
GRUPO N 5
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II.
CA8-3
FASE II PLANIFICACIN
2. PLANIFICACIN
Considerando la estructura orgnica con la que cuenta la empresa, bsicamente
distribuida en tres reas principales como son: Administrativa, Financiera y de
Comercializacin se pone de manifiesto lo siguiente:
2.1.
Objetivos
Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos para los cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades
a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos
especficos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros
elementos, los parmetros e indicadores de gestin de la entidad; la revisin debe
estar fundamentada en programas detallados para los componentes
determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de
ejecucin del examen; tambin debe preverse la determinacin de recursos
necesarios tanto en nmero como en calidad del equipo de trabajo que ser
utilizado en el desarrollo de la revisin, con especial nfasis en el presupuesto de
tiempo y costos estimados; finalmente, los resultados de la auditora esperados,
conociendo de la fuerza y debilidades y de la oportunidades de mejora de la
entidad cuantificando en lo posible los ahorros y logros esperados.
2.2.
Actividades
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CA8-3
Productos:
- Flujo de Actividades
- Memorando de Planificacin
- Programas de Auditora para cada componente (proyecto, programa o actividad)
GRUPO N 5
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2.3.1.
GRUPO N 5
CA8-3
Flujo de Actividades
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CA8-3
2. OBJETIVOS:
GENERAL
Evaluar la gestin gerencial y empresarial, as como el Sistema de
Control Interno de la empresa.
3. ALCANCE:
Se realizar la revisin de los archivos papeles de trabajo, del ltimo ao
del ejercicio econmico del ao 2009.
4. LIMITACIN DEL ALCANCE:
El Gerente General ha manifestado el impedimento para revisar la cartera
de clientes y los prstamos de la empresa.
6. BASE LEGAL:
Para dicha auditora se tomar en cuenta las resoluciones emitidas por la
Contralora General del Estado, La Ley de Compaas, estatutos,
reglamentos y polticas de la empresa.
7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
La estructura organizacional de la empresa sta conformada por la Junta
General de Accionistas y se basa en unidades de mando y autoridad como
el Gerente General que lleva a su cargo unidades dependientes como:
GRUPO N 5
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CA8-3
9. METODOLOGA DE TRABAJO:
El auditor en base a una planificacin ha determinado que trabajar
utilizando tcnicas como la entrevista a los gerentes de rea, supervisores y
al personal si fuese el caso; tambin se aplicar la observacin directa para
verificar como se llevan a cabo ciertos procesos en la empresa.
En la auditora revisar las cuentas de mayor trascendencia para la
empresa como caja, bancos, clientes, inventarios.
En cuanto a la Cuenta Bancos har revisiones aleatorias de las
conciliaciones bancarias y constatacin de saldos con el banco.
Lo que corresponde a inventarios es necesario estar presente en la toma
fsica de los mismos para detectar posibles anomalas. Entre otras acciones
que sea necesario de realizarlas en el transcurso de la auditora.
10. RECURSOS:
Humanos: equipo conformado por 7 auditores.
Tecnolgicos: computadores, fax, telefona celular, internet
Financieros: $30,00
Materiales: papeles de trabajo y dems documentacin requerida.
GRUPO N 5
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MEMORANDO DE PLANIFICACIN
Entidad: EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda.
Auditora de Gestin a: Perodo: 2010
Preparado por: (Jefe de Equipo) Fecha: 05//04/10
Revisado por: (Supervisor) Fecha: 20/04/10
1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA
Informe Largo de Auditora, Memorando de Antecedentes y Sntesis del Informe:
2. FECHA DE INTERVENCION Fecha estimada
- Orden de Trabajo
- Inicio del trabajo en el campo
- Finalizacin del trabajo en el campo
- Discusin del borrador del informe con
funcionarios
- Presentacin del informe a la Direccin
- Emisin del informe final de auditora
3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO (Nombres)
- Coordinador
- Supervisor
- Jefe de Equipo
- Auditor Operativo
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Auditor Operativo:
- Tcnico Informtico
- Abogado (Jurdico)
- Abogado (Contratacin Pblica)
- Ingeniero o Arquitecto
- Siclogo Educativo
- Mdico
- Trabajadora Social
- Especialista Recursos Humanos
4. DIAS PRESUPUESTADOS
- 60 Das laborables, distribuidos en las siguientes fases:
- FASE I, Conocimiento Preliminar
- FASE II, Planificacin
- FASE III, Ejecucin
- FASE IV, Comunicacin de Resultados
- FASE V, Seguimiento
5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
5.1 Materiales
5.2 Viticos y pasajes
6. ENFOQUE DE LA AUDITORIA
6.1 Informacin General de la Entidad
GRUPO N 5
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- Misin
- Visin
- Objetivo
- Actividades principales
- Estructura orgnica
- Financiamiento
- Principales fuerzas y debilidades
- Principales oportunidades y amenazas
- Componentes escogidos para la fase de ejecucin
6.2 Enfoque a:
(Auditora Gerencial-Operativa y de Resultados)
(Auditora orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y actividades)
(Auditora orientada hacia la eficiencia y economa en el uso de recursos)
(Auditora orientada hacia el grado de satisfaccin de las necesidades de los
usuarios)
6.3 Objetivo:
6.3.1 Objetivo General
6.3.2 Objetivos Especficos por cada uno de los componentes
NOTA: Precisar el objetivo general y los objetivos especficos de acuerdo a la
realidad
institucional y basndose en los propsitos y objetivos delineados en la
metodologa
6.4 Alcance:
(Identificacin de los componentes con su correspondiente perodo a examinarse)
6.5 Indicadores de Gestin:
- Indicadores de rendimiento
- Indicadores de productividad
- Indicadores de cantidad
- Indicadores de efectividad
- Indicadores de eficiencia
- Indicadores de impacto
- Indicadores financieros
NOTA: Aqu deber sealar si existen o no en la entidad auditada los indicadores
mencionados, en caso de no existir, es necesario esboce los indicadores con sus
lineamientos generales que espera proponer el equipo multidisciplinario a la
institucin.
6.6 Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control Interno.
NOTA: Sobre la estructura y por cada componente a examinarse, tanto de los
auditores como obtenidos por cada uno de los especialistas.
17
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CA8-3
GRUPO N 5
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CA8-3
OBJETIVO GENERAL:
1. Establecer el grado de confianza del sistema de Control Interno de la
empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Determinar si los procedimientos de la empresa se estn llevando a cabo
en base a polticas, principios y marco legal vigente.
2. Examinar el manejo de sistemas administrativos de informacin dentro de
la empresa.
3. Verificar que los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos
sean aprovechados ptimamente.
PROCEDIMIENTOS:
ACTIVIDADES
1. Entrevista directa con los respectivos Jefes
de rea para conocer las funciones que
realizan dentro de la organizacin.
TIEMPO H/H
RESPONSABLE
1 hora
Auditor Jefe de
equipo
3 horas
2 horas
2 horas
3 horas
6. Hojas de resumen
componentes.
1 hora
de
hallazgos por
2 horas
1 hora
GRUPO N 5
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1 hora
10. Seguimiento.
3 hora
GRUPO N 5
CA8-3
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III.
CA8-3
3. EJECUCIN
En sta fase es donde se ejecuta la auditoria propiamente dicha; es aqu donde se
desarrolla los hallazgos y se obtiene toda la evidencia necesaria, la misma que
debe ser suficiente, competente y relevante; basada en criterios de auditoria y
procedimientos definidos en cada programa con el fin de sustentar la opinin del
auditor que se vera plasmada en el respectivo informe de auditoria.
En el desarrollo de dicha fase es necesario realizar los siguientes procedimientos:
1. Aplicacin de programas detallados y especficos para cada componente
significativo y seleccionado para examinarse, que comprenda la aplicacin
de tcnicas de auditoria tradicionales como: inspeccin fsica, observacin,
clculo, indagacin, anlisis, comparacin y confirmacin entre otras; es
necesario tambin la utilizacin de estadsticas de operaciones como base
para detectar tendencias, variaciones y dems contempladas para
investigacin. Parmetros e indicadores de economa, eficiencia y eficacia,
tanto reales como estndar, que pueden obtenerse de colegios
profesionales,
publicaciones
especializados,
entidades
similares,
organismos internacionales y otros.
2. Preparacin de los papeles de trabajo, que junto a la documentacin
relativa a la planificacin y aplicacin de los programas, contienen la
evidencia suficiente, competente y relevante.
3. Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada
componente examinado, expresados en los comentarios.
4. Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a
los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y
recomendaciones.
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas
no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la planeacin; adems,
es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y
revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas y de los objetivos
trazados: igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente
por parte del auditor ms experimentado.
3.1.
Resultados:
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.
GRUPO N 5
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CA8-3
GRUPO N 5
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CA8-3
TIEMPO
H/H
1h
45m
2h
1h
5h
2h
GRUPO N 5
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Gerente de
Auditoria
Jefe de Equipo
Auditor
encargado
Auditor
Junior
Revisin de Manual
Orgnico Funcional y de
Procedimientos.
Auditor
encargado
Auditor
encargado
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CA8-3
7. Deteccin de hallazgos
3h
Jefe de Equipo
1h
Auditor
encargado
GRUPO N 5
Basado en tcnicas de
auditoria.
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CA8-3
PROGRAMA DE TRABAJO
EMPRESA LLANTA SPORT Ca. Ltda.
AREA: SISTEMAS DE INFORMACION
OBJETIVO GENERAL:
1. Determinar el grado de confianza del sistema de Control Interno en la administracin de Sistemas de Informacin.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Verificar el manejo de la informacin de la empresa.
2. Determinar el funcionamiento de los sistemas operativos de la empresa.
PROCEDIMIENTOS:
ACTIVIDADES
1. Entrevista directa con el jefe de Sistemas
2. Aplicacin de cuestionario para conocer el proceso de
administracin de la informacin.
3. Observacin para conocer sistemas informticos con los
que cuenta la empresa para el procesamiento de datos.
4. Anlisis de la documentacin respectiva como manuales,
polticas, y otros.
5. Anlisis de reas crticas
TIEMPO
H/H
1h
45m
2h
1h
5h
2h
GRUPO N 5
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Gerente de
Auditoria
Jefe de Equipo
Auditor
encargado
Auditor
Junior
Auditor
encargado
Revisin de Manual de
Procedimientos de TIC
Auditor
encargado
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7. Deteccin de hallazgos
8. Preparacin del Informe- Borrador.
CA8-3
3h
1h
GRUPO N 5
Jefe de Equipo
Auditor
encargado
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3.1.2.
CA8-3
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CA8-3
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CA8-3
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CA8-3
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En
caso
afirmativo
documentacin probatoria.
CA8-3
adjuntar
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CA8-3
N.A
OBSERVACIONES
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CA8-3
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CA8-3
Diccionario de datos
Especificaciones de programacin
Descripcin de archivos y registros
Formatos de entrada
Formatos de reportes de salida
Instrucciones de operacin
22. La documentacin de los sistemas se
encuentra actualizada y completa?
23. Existen definidos controles operativos
para la explotacin de los sistemas?
AMBIENTE INFORMATICO
1. Existe una planificacin estratgica para
el rea informtica?
2. Qu controles de auditora y/o pistas de
auditora se han incorporado en los
sistemas?
3. La unidad de auditora interna supervisa
los
sistemas
de
informacin
en
explotacin o interviene en el desarrollo
de los mismos?
4. Qu polticas y estndares se han
definido para el rea informtica?
5. Que
sistemas
de
informacin
automatizados funcionan en la entidad?
6. Como est organizada la plataforma
tecnolgica?
7. Qu controles operativos se encuentran
implantados en el rea de produccin y
administracin de sistemas?
GRUPO N 5
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CA8-3
Preguntas
1.
2.
3.
4.
5.
SI
N/A
Comentarios
X
X
6.
7.
X
GRUPO N 5
N
O
CA8-3
GRUPO N 5
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CA8-3
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Procedimientos
Referencia
P/T
Objetivo: establecer el cumplimiento de ventas V-1
segn disposiciones legales y sugerir mejoras si
fuera el caso
Procedimientos:
Obtenga del departamento de ventas la lista V-1
oficial de precios de Los tamaos estndares en
pulgadas de las llantas de: 10, 12, 13, 14, 15,
16, 17, 18, 19
Obtenga al azar 100 comprobantes de venta de V-1
los ltimos meses
Hecho
por
DP
DP
DP
GRUPO N 5
Revis
.
Observacin
DP
DP
DP
DP
DP
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GRUPO N 5
CA8-3
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la
CA8-3
1.
2.
3.
4.
Procedimientos
Objetivo: establecer el anlisis de crdito, las
condiciones de crdito y las polticas de cobro.
Y sugerir mejoras de darse el caso.
Procedimientos:
Seleccione una muestra representativa de
clientes no menor del 10% del total de la
cartera dando prioridad en la seleccin a los
contratos de clientes eventuales.
Revise la custodia y archivo del modelo factura
comercial en banco y su numeracin
consecutiva, as como las facturas canceladas y
definir la causa de su cancelacin
Efectu confirmacin de cobros con clientes
seleccionados, que incluya saldos y detalles de
los a productos vendidos
Compruebe si las devoluciones de ventas estn
debidamente aprobadas por la autoridad
facultada y el destino final de los productos
devueltos.
Compruebe que los cobros anticipados estn
debidamente controlados y sustentados por los
documentos correspondientes, as como su
GRUPO N 5
Referencia
P/T
CC-1
Hecho
por
DP
Revis
.
Observacin
CC-1
DP
CC-1
DP
CC-1
DP
CC-1
DP
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CA8-3
envejecimiento y causas.
5.
CC-1
DP
6.
GRUPO N 5
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CA8-3
Preguntas
1.
2.
3.
4.
5.
SI
N/A
Comentarios
X
X
6.
7.
X
GRUPO N 5
N
O
CA8-3
GRUPO N 5
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3.2.
CA8-3
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CA8-3
Entre algunas de las herramientas que utiliza el auditor para realizar su trabajo de
auditora tenemos las siguientes:
3.3.1. Diagrama Causa-Efecto
Utilizacin del Diagrama Causa-Efecto o tambin llamado espina de pescado. Este
diagrama se usa cuando existen posibilidades de encontrar causas que dieron
origen a un problema o efecto.
La cabeza del pescado estara representada por el efecto y sus posibles causas
estarn en las ramas principales del cuerpo del pescado. Estas ramas
principales tpicamente son las siguientes:
Personas
Equipos
Mtodos
Materiales
Ambientes
EL CE es una buena herramienta para auditar ya que enfoca al auditor en qu
buscar cuando est ejecutando la auditora como tambin le ensea la
interrelacin entre cada una de las caractersticas del proceso (ramas principales)
con el efecto. Esta herramienta es un complemento del conocimiento que pueda
tener el auditor en el proceso auditado.
Mediante la aplicacin del Diagrama de Causa Efecto Espina de Pescado es
posible determinar las causas que originan determinado efecto o problema y por
ende emprender la bsqueda de soluciones. Con este diagrama se pretende:
Representar visualmente las causas probables del problema o efecto.
Ayudar al equipo de auditores a identificar causas probables de los problemas o
efectos.
Analizar y eliminar causas de un problema o efecto.
GRUPO N 5
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CA8-3
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CA8-3
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CA8-3
GRUPO N 5
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IV.
CA8-3
4. Comunicacin de Resultados
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual
presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones y, en el caso de la
auditora financiera, el correspondiente dictamen. El informe de auditora debe
contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas.
El informe de una auditora de gestin constituye una oportunidad para poder
captar la atencin de los niveles gerenciales de la entidad auditada, as como para
mostrar los beneficios que este tipo de examen le ofrece.
Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones bsicas:
Comunica los resultados de la auditora de gestin; y,
Alinea a la gerencia para adoptar determinadas acciones, respecto de algunos
problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones.
4.1.
Es la primera hoja del informe y est dirigida a las directivas de la entidad, firmada
por el seor auditor donde se resume los aspectos de mayor relevancia
encontrados en el desarrollo del trabajo, estableciendo si el uso de los recursos ha
sido manejado con eficiencia econmica. Asimismo, la ptima utilizacin de los
recursos como la eficacia social en el cumplimiento de su finalidad y el impacto en
la sociedad por medio de una distribucin equitativa del bien o servicio prestado.
4.2.
El informe de auditora constituye el producto final del trabajo del auditor en el cual
se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los
hallazgos, y en el caso de auditora financiera, el correspondiente dictamen sobre
la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios
de evaluacin utilizados, las opiniones obtenidas de los interesados y cualquier
otro aspecto que juzgue relevante para la comprensin del mismo, claro esta
sustentado en papeles de trabajo, documentos que respaldan el anlisis realizado
por el auditor.
4.3.
GRUPO N 5
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CA8-3
INDICE
FASE IV
COMUNICACIN DE RESULTADOS
ESTRUCTURA DEL INFORME
Cartula
Carta de Presentacin
GRUPO N 5
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CA8-3
GRUPO N 5
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CA8-3
EMPRESA xxxx
COMUNICACIN DE RESULTADOS
INFORME DE AUDITORIA
CONTENIDO:
REDACCION DE INFORME
CONFERENCIA FINAL PARA LECTURA DEL INFORME
OBTENCION CRITERIOS DE ENTIDAD
EMISION DEL INFORME FINAL
PERIODO: 2009
GRUPO N 5
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CA8-3
____________________
Dra.CPA Cristina Torres
GRUPO N 5
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CA8-3
FASE IV
COMUNICACIN DE RESULTADOS
Objetivos
Adems de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al
control interno, se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de
gestin difiere, pues no slo que revelar las deficiencias existentes como se lo
haca en las otras auditoras, sino que tambin, contendr los hallazgos positivos;
pero tambin se diferencia porque en el informe de auditora de gestin, en la
parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida, el
precio del incumplimiento con su efecto econmico, y las causas y condiciones
para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa en la gestin y uso de
recursos de la entidad auditada.
Actividades
En esta fase la Empresa llevar a cabo las siguientes actividades:
1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta entre los auditores
con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participacin de los
especialistas no auditores en la parte que se considere necesario. En esta
tarea debe considerarse lo siguiente:
2. Comunicacin de resultados; si bien esta se cumple durante todo el
proceso de la auditora de gestin para promover la toma de acciones
correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de
su emisin, deba ser discutido en una Conferencia Final con los
responsables de la Gestin y los funcionarios de ms alto nivel
relacionados con el examen; esto le permitir por una parte reforzar y
perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por
otra parte, permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legtima
defensa.
Productos
-
GRUPO N 5
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CA8-3
FLUJO DE ACTIVIDADES
PASO Y DESCRIPCION
1. Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el
borrador del informe, sntesis y memorando de
antecedentes.
GRUPO N 5
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CA8-3
CAPITULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
Motivo
La auditoria de gestin aplicada en la empresa ser por los siguientes motivos:
-
Objetivos
-
GRUPO N 5
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CA8-3
Alcance
En la Auditoria de Gestin se incluye una evaluacin detallada de cada aspecto
operativo de la organizacin. El alcance debe tener presente:
- Satisfaccin de los objetivos institucionales.
- Nivel jerrquico de la empresa
- La participacin individual de los integrantes de la institucin.
De la misma forma sera oportuno considerar la revisin de:
- Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y
procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales.
- Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones,
suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos
resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo
posible
- Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los
cuales se proporcionan los recursos.
- Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones
obsolescencia y uso indebido.
- Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo
confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa
como financiera.
Por tanto el auditor debe estar alerta ante situaciones tales como:
- Procedimientos que son ineficaces o ms costosos de los justificables
- Duplicacin de esfuerzos de empleados u organismos
- Oportunidades para mejorar la productividad mediante la automatizacin de
procesos manuales.
- Exceso de personal con relacin al trabajo a efectuar
- Fallos en el sistema de compras y acumulacin de cantidades innecesarias
o excesivas de propiedades, materiales o suministros.
- En la etapa de exploracin y examen preliminar, debe quedar bien definido
el alcance de la auditora, y ste, en buena medida, podr delimitar el
tamao de las pruebas, por tanto la seleccin de la muestra en buena
medida, podr delimitar el tema que someta el auditor.
GRUPO N 5
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CA8-3
Enfoque
La auditora de gestin aplicable en a organizacin LLANTA SPORT ser
enfocada a precisar el nivel de desempeo y oportunidades de mejora ya que a
nivel empresarial, cada da adquiere ms importancia el enfoque de la
administracin estratgica como elemento clave para el xito de una empresa lo
cual, a su vez, ha facilitado el enfoque de la auditora de gestin al disponer de un
marco conceptual de las caractersticas y el proceso de una buena direccin
empresarial.
Componentes auditados
- Recurso Humanos
- Medicin de las competencias distintivas en Marketing, Tecnologa ,
Produccin, Finanzas, Organizacin
- Medicin del Desempeo Organizativo, Control Interno
Indicadores utilizados
Los indicadores financieros permiten medir las consecuencias econmicas de las
acciones y decisiones tomadas en la entidad. Las medidas de actuacin financiera
indican s la estrategia de la entidad, su puesta en prctica y ejecucin, estn
contribuyendo realmente a su gestin.
- Clientes o Beneficiarios: Identifican los segmentos de clientes o
beneficiarios y las medidas de actuacin de la entidad en los segmentos
seleccionados o por los que le corresponden por ley.
- Procesos Internos: Las medidas se centran en los procesos internos
vinculados con la innovacin, operativos y de entrega o servicios posventa,
que tienen mayor imparto en la satisfaccin del cliente o beneficiarios y en
la consecucin de los objetivos y metas de la entidad.
- Formacin y Crecimiento: Proceden por tres fuentes principales: las
personas, los sistemas y los procedimientos de la organizacin.
GRUPO N 5
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CA8-3
CAPITULO II
INFORMACIN DE LA ENTIDAD
Misin
La misin es el motivo, propsito, fin o razn de ser de la existencia de una
empresa u organizacin porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o
sistema social en el que acta, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para quin lo va a
hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la
historia de la organizacin, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,
los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas
Visin
La visin se define como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y
sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratgicas de crecimiento
junto a las de competitividad
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
-
Situacin interna:
Fortalezas:
Son los elementos positivos que posee la organizacin, estos constituyen los
recursos para la consecucin de sus objetivos. Ejemplos de fortalezas son:
Objetivos claros y realizables, constitucin adecuada, capacitacin obtenida,
motivacin, seguridad, conocimientos, aceptacin, decisin, voluntad, etc.
Debilidades:
Son los factores negativos que posee la persona y que son internos
constituyndose en barreras u obstculos para la obtencin de las metas u
objetivos propuestos.
GRUPO N 5
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CA8-3
Situacin externa:
Oportunidades:
Son los elementos del ambiente que la persona puede aprovechar para el logro
efectivo de sus metas y objetivos. Pueden ser de tipo social, econmico, poltico,
tecnolgico, etc. Algunos ejemplos seran: afiliacin, apoyo de otras
organizaciones, oferta de capacitacin, paz social, nueva tecnologa, tecnologa
apropiada.
Amenazas:
Son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un peligro para el logro de
los objetivos. Entre estas tenemos: falta de aceptacin, antipata de otros hacia lo que se
hace, malas relaciones interpersonales, competencia, rivalidad, falta de apoyo y
cooperacin.
Base Legal
Se sealar el instrumento legal en el cual consta la creacin o constitucin de la
entidad y se presentarn las disposiciones legales que tienen vinculacin con la
Unidad Administrativa, reas, rubros o componentes examinados y .otras normas
reglamentarias.
La empresa especificar sus sustentos legales como son:
-
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Estructura Orgnica
La empresa deber indicar su conformacin estructural:
-
Junta de accionistas
Gerente
Jefe de planta
Departamento de Auditoria y control: Contador, Auxiliar de Contabilidad
Departamento Administrativo: Secretara, recepcionista y guardia
Departamento de Ventas: Jefes de Ventas, Ejecutivos de Ventas
Objetivo
El objetivo de la empresa es el que identifica la finalidad hacia la cual deben
dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propsitos y metas.
Funcionarios Principales
-
Socio o accionista 1
Socio o accionista 2
Jefes departamentales
Supervisores
Auditor
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CAPITULO III
RESULTADOS GENERALES
COMENTARIOS
La auditoria de gestin permite a la organizacin:
- Lograr un mayor ndice de xito de sus productos en sus mercados
objetivos
- Reducir costes de almacenamiento, produccin y comerciales.
- Mejorar y definir la imagen de la empresa y de sus productos.
CONCLUSIONES
- En cuanto al desempeo de los trabajadores de la empresa, se encontraron
diversos problemas, como son: duplicacin de funciones, incumplimiento de
los horarios de trabajo, no hay adecuado control de la medicin de la
eficacia y eficiencia
- La tecnologa incorporada en la organizacin, no permite llevar a cabo una
seguridad adecuada, en cuanto a salvaguadar la informacin. No existen
claves ni manuales de manejo de los programas
- La administracin de la informacin, es un activo de la empresa, valioso, el
cual debe darse importancia y seguridad, para su manejo adecuado
RECOMENDACIONES
- Se deben incorporar normas de seguridad que garanticen la seguridad de
los bienes, como es la mercadera en bodega
- Se debe incorporar programas actualizados, y las instrucciones para su
buen manejo.
- Se debe incorporar una norma de control interno que garantice la seguridad
de la informacin y de los documentos que la respaldan
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CAPITULO IV
4.3.3. RESULTADOS ESPECIFICOS POR COMPONENTE
Recursos Humanos
- Comentario: La empresa debe tomar en cuenta, que su personal es parte
fundamental para el desarrollo de la organizacin.
- Conclusin: El sistema de control del personal no esta siendo cumplido, en
cuanto a las a supervisiones y controles de sus funciones.
Existe inadecuada seleccin del personal
- Recomendaciones: Debe incorporarse mtodos de control como son:
tarjetas de entrada y salida, etc. Como resultado medir la eficiencia de los
empleados de la entidad, para un mayor rendimiento en las actividades
establecidas.
Establecer incentivos como tambin multas en las inadecuadas conductas
de los trabajadores.
Establecer funciones y responsabilidades a cada trabajador, para una
distribucin adecuada de actividades
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Marketing
- Comentario: El marketing es el medio por el cual se da a conocer la
empresa, a lo que se dedica, para captar consumidores en el mercado de
llantas y accesorios
- Conclusin: La falta de inters en el marketing, han disminuido el
porcentaje de ventas, referente al ao anterior
- Comentario: Aumentar el presupuesto para publicidad y propaganda
Contratar personal capacitado para que de a conocer el producto por el
medio ms efectivo
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CAPITULO V
ANEXOS Y APNDICES
ANEXOS
MAYO
JUNIO
JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
RECOMENDACIN 1
Recursos Humanos
x x x x x
RECOMENDACIN 2
Control Interno
x x x x x
RECOMENDACIN 3
Tecnologia e Informacion
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x x x x x x
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APNDICES
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V.
5.7.
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FASE V SEGUIMIENTO
PROCEDIMIENTO DEL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES.
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o Indicadores de gestin:
Los Indicadores deben ser utilizados en diferentes sistemas de medicin de
desempeo, gestin y administracin estratgica de servicios. El diseo
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5.4.2. VERIFICACIN
De acuerdo al resultado de la etapa anterior se ejecutarn las actividades
necesarias para verificar la implantacin de las recomendaciones efectuadas y se
evaluar la efectividad que la misma produjo en la remediacin de la observacin
oportunamente efectuada. Cabe destacar que la verificacin debiera hacerse
sobre el 100% de las recomendaciones efectuadas en los informes de auditora
anteriores, no obstante, si esto demandara mucho tiempo en el campo se
priorizarn aquellas recomendaciones que mayor beneficio produzcan al control
interno y a la gestin del la entidad.
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5.5.
ESTRUCTURA DEL INFORME DE SEGUIMIENTO DE
RECOMENDACIONES
Destinatario: Gerente General LLANTA SPORT
Sr. Miguel Loza P.
Objetivo del Examen:
Verificar el grado de regularizacin, enmienda o subsanacin de las deficiencias
que originaran las observaciones de informes anteriores y la implantacin de las
recomendaciones efectuadas.
Alcance del examen:
Debe dejarse constancia que el examen realizado implic verificar exclusivamente
los aspectos relacionados con las deficiencias detectadas oportunamente, las
cuales originaron las observaciones y recomendaciones contenidas en los
informes de auditora. (Se deber individualizar el informe a que se refiere)
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Duplicacin de Funciones
Delegacin de funciones
Incumplimiento de horarios de trabajo
Inexistencia de polticas que permitan un control seguro de los bienes de la
entidad
5. Inexistencia de una poltica para el manejo de la informacin
6. Deficiente Poltica de marketing
7. Inexistencia de un archivo permanente.
Recomendacin Realizada:
1. Eliminacin de funciones consideradas innecesarias en el estudio de la
auditoria y examinar la delegacin de funciones de acuerdo a las aptitudes
del personal.
2. Establecimiento de multas al personal que incumpla los horarios de trabajo
establecidos en las polticas de la empresa, y control riguroso del
cumplimiento de los mismos con el fin de evitar el desperdicio de recursos.
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5.6.
OBJETIVOS
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VI.
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BIBLIOGRAFIA
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