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UNIDAD 4

ADQUISICIONES
Versin 1.0 / Julio 2010

TUTOR
Enrique Pablo Armijo Villagra

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Unidad 4

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Contenidos de la Unidad 4

e-mail: enriquearmijo@consultoralys.cl

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6
9
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Conocer y comprender la gestin de adquisiciones

Seleccin de proveedores
Control y estrategia de la gestin de adquisiciones
Criterio de evaluacin de proveedores

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Conocer y comprender la gestin de compras

Continuando con las publicaciones acerca de cmo implementar de una

forma sencilla un Sistema de Gestin de la Calidad tratamos en esta
ocasin el tema referente a COMPRAS; aclaro que es uno de los procesos
ms lgidos en cuanto a su aplicacin por la cantidad de intereses que
entran en juego, sobre todo los de tipo monetario, por lo que se requiere
que la alta direccin est muy pendiente de este proceso.
La norma lo presenta lo que debemos hacer de una forma sencilla y sin
complicaciones veamos:

Proceso de compras
"La organizacin (mi empresa) debe asegurarse de que el producto adquirido
cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del
producto adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto
final".
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol
que desempee el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra
empresa, as de acucioso ser el control que debemos ejercer tanto del
proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra organizacin
fabrica automviles, ser muy diferente el control que ejerceremos sobre las
pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas que
permiten levantar sus vidrios.
Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple
los requisitos de compra especificados" esto es apenas lgico si queremos
garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organizacin
colmar sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).
"La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su
capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la
re-evaluacin.

Toda empresa necesita

adquirir recursos para la
realizacin de sus
operaciones. La gestin de
compras es el conjunto de
actividades a realizar en la
empresa para satisfacer esa
necesidad del mejor modo.
Este conjunto de actividades
se pueden enumerar segn
las siguientes funciones
http://html.rincondelvago.com
/gestion-de-compras.html

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Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de

cualquier accin necesaria que se derive de las mismas".
Este tem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que
no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que
renan los requisitos de nuestra organizacin.
Cuando se habla de criterios para la seleccin del proveedor generalmente
deben estar incluidos los siguientes tem:
Oportunidad de entrega de los productos solicitados
Precios
Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar
establecido por nosotros)
Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud
Marca o especificaciones solicitada por nosotros
Estabilidad financiera
Credibilidad en el mercado
Informacin oportuna acerca de nuestro pedido
Respaldo de garanta en caso de existir no
conformidades en los productos solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones

sugiero disear una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que
incluyan los tems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no
cumple, esto permite realizar
cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que ms se adecue a los
requisitos de nuestra organizacin.
En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algn proveedor,
deben registrarse en algn formato adecuado al caso, esto permite evitar
cometer este tipo de errores en el futuro.

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Informacin de las compras

La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo,
cuando sea apropiado:

La calidad de los productos suministrados por el proveedor depender

en gran medida de la informacin acerca de los requisitos suministrada por
nuestra organizacin; para ello debemos apoyarnos si es necesario en catlogos
con especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los
posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es
cuando debemos proceder a la elaboracin y definicin de dichos requisitos.

Precio y Forma de pago

Requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y

equipos, en aquellos casos en que la organizacin adquiera equipos que lleven
involucrada una tecnologa para su manejo o montaje y dentro de la compra
est incluida la capacitacin o asesora de nuestro personal, debemos establecer
requisitos (tales como experiencia y dems) para la persona suministrada por el
proveedor para ejercer dicha capacitacin o asesora.

Requisitos para la calificacin del personal.

Requisitos del sistema de gestin de la calidad.

Requisitos

Por ser el proceso de compras uno de los ms vulnerables dentro de la

organizacin en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones
monetarias que en el se efectan y los intereses que entran en juego, se requiere
que las personas que
participan directamente en el, sean personas honestas y de buena reputacin
dentro de la organizacin; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y
autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que aquellas reas como
produccin y almacn participen activamente en la definicin de los requisitos.
Si la organizacin se decide por la creacin de un rea o departamento de
compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la parte de
comunicaciones para un desempeo eficaz del sistema.
La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra
especificados antes de comunicrselos al proveedor.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al
proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas reas que se veran
directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite
realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la informacin llegue a
manos del proveedor.

Calidad

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Seleccionar de proveedor

La cuidadosa seleccin de sus proveedores, constituye un factor de relevancia

para que toda empresa sea capaz de brindar a sus clientes productos de primera

Texto Original

http://www.soyentrepreneur.co
m/home/index.php?p=nota&i
dNota=8306

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- Visitas a las empresas de los proveedores. En algunos casos, un

representante del departamento de compras podr visitar a un
proveedor potencial con el fin de formarse una opinin mediante la
observacin directa, respecto al equipo y al personal del proveedor. Se
considera una prctica sana que tales visitas sean realizadas en equipo,
junto con los expertos tcnicos y financieros, cuando se desee efectuar
una evaluacin ms completa de una empresa y sus productos.
- Cartas de solicitud de informacin. Es conveniente que en las cartas
que se enven o en la negociacin los proveedores conozcan los criterios
que se van a utilizar para evaluar sus ofertas.
3.
Evaluacin y Seleccin.
Esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminacin
sucesiva basndose en los criterios de seleccin que se hayan elegido, hasta
reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la informacin que recabes
en el proceso de seleccin debes realizar el siguiente trabajo:
- Una ficha de cada proveedor, para formar un fichero de proveedores
en el que se reflejarn las caractersticas de los artculos que cada
proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
- Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones ofrecidas
por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago,
descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio
comparativo con toda la informacin recabada.
4.
Seleccin.
Una vez elaborado un cuadro comparativo con las caractersticas de las ofertas
de todos los proveedores preseleccionados, se proceder a la eleccin del
proveedor que ofrezca el producto y las condiciones ms adecuadas a las
necesidades de la empresa.
Para la seleccin de los proveedores se utilizan bsicamente criterios
econmicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinacin de ambos.
- Criterios econmicos. La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio de
los artculos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados
(transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de
compra (rappels) y los plazos de pago.
Se elegir el proveedor cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuando dos
productos renan las mismas condiciones econmicas, se elegir el de mayor
calidad.

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- Criterios de calidad. Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le conceda

una gran importancia a la calidad de los artculos, stos han de ser sometidos a

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Fijacin de Beneficios de la Compra.

Beneficios de la Compra a corto plazo.
Beneficios de la Compra a medio plazo.
Beneficios de la Compra a largo plazo
Actitudes adecuadas del comprador.
Actitudes adecuadas ante el vendedor.
Distintos individuos, distintas actitudes.
Posiciones de Ventaja para el Comprador.
Enfriamiento de Decisiones.
Estrategias de compra.
Estrategias de Compras en la Empresa moderna.
Tcnica de la Tuerca.
Cmo y cundo utilizarla. En qu medida.
Negociaciones de forma de pago.
El alumno propone su propia casustica y obtiene soluciones.
Estrategias de compra.
Estrategias de compras segn el mercado.
Calidad y servicio.
Precio, innovacin.
Discusin de precios.
Cmo y cuando utilizarla. En qu medida.
La Negociacin en la Compra.
Tcnicas de Negociacin.
Casos prcticos de la Negociacin en la Compra.

Cantidades y Momento de Pedido

Las cantidades adquiridas as como el momento en que se adquieren afectan a
los precios que se pagan, a los costos de transportacin y a los costos de manejo
de inventarios. Una estrategia es comprar solo para cumplir los requerimientos a
medida que estos se presentan. Esta es la estrategia justo a tiempo, tambin
denominada como compras al da. De forma alternativa, se puede utilizar algn
tipo de compra adelantada o anticipada, esto puede resultar ventajoso cuando
se espera que los precios sean mayores en el futuro. Adems, se podra participar
en la actividad de compra especulativa, en el que los compradores intentan
cubrirse de futuros incrementos de precio. Las materias primas, con frecuencia
productos como el cobre, plata y oro, pueden revenderse obteniendo una
utilidad. La compra especulativa difiere de la compra adelantada en la medida
en que las cantidades adquiridas pueden exceder cualquier cantidad razonable
distada por los requerimientos futuros. Las cantidades de compra tambin
pueden verse afectadas por las reducciones especiales de precio que los
vendedores ofrecen de vez en cuando. Los compradores quiz deseen
abastecerse a un buen precio. Por otro lado, los compradores pueden buscar
negociar a un buen precio, pero no tomar la entrega de los bienes sino hasta que
estos se requieran, evitando de esta forma una acumulacin de inventario.

Control y estrategia de gestion de adquisiciones

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Estrategia Mixta de Compra

Cuando un artculo estndar tiene un patrn de precio estacional

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registran en la Base de Datos de Proveedores.

3.5

Elegir proveedor y comprar

Una vez identificado y evaluado el proveedor siguiendo los requisitos

especificados por la organizacin, se selecciona y se formaliza un pedido (PRXX). Cuando se formaliza un pedido se registra el cdigo de producto comprado
y la fecha del pedido en la Base de Datos de Proveedores.

3.6

Seguimiento de los proveedores

El Responsable de Gestin Integrada comprueba si la calidad del

producto/servicio suministrado se mantiene a lo largo del tiempo mediante la
recogida de incidencias y no conformidades producidas.
Para el seguimiento se tienen en cuenta los informes de inspeccin de entrada y
datos de retrasos de entrega, etc. Las actividades, responsables, y resultados del
seguimiento realizado se registran en el Registro de evaluacin y seguimiento
(vase Anexo III).
Los proveedores de materias primas se evalan mediante el sistema de
puntuaciones que aparece en el formulario Seguimiento de proveedores de
Materias Primas (vase Anexo IV).
En base a la criticidad establecida el Responsable de Gestin Integrada, junto con
el Responsable del departamento solicitante definen las actividades de
seguimiento a realizar: auditoras, inspecciones de entrada, etc.

3.7

Proponer acciones correctoras

Cuando el seguimiento realizado al proveedor detecta un incumplimiento de los

requisitos establecidos, el Responsable de Gestin Integrada propone la
apertura de acciones correctoras al proveedor siguiendo lo establecido en el
procedimiento de acciones correctoras y preventivas PR-XX. Las acciones
propuestas, plazos, fechas y resultados se registran en el Registro de evaluacin y
seguimiento.
El incumplimiento de las acciones correctoras puede causar una baja parcial del
proveedor, creando la necesidad de un nuevo proveedor. Despus de tres bajas
parciales se considerar la baja total y definitiva del proveedor, eliminndose
ste de nuestra Base de Datos de Proveedores.

4.

Anexos

Anexo I: Cuestionario de solicitud informacin al proveedor.

Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores.
Anexo III: Evaluacin y Seguimiento de proveedores.

El mtodo J.I.T. explica gran

parte de los actuales xitos de
las empresas japonesas, sus
grandes precursoras. Sus bases
son la reduccin de los
desperdicios, es decir, de
todo aquello que no se
necesita en el preciso
momento, colchones de
capacidad, grandes lotes
almacenados en los
inventarios, etc.
http://www.gestiopolis.com/rec
ursos2/documentos/fulldocs/ge
r/introjit.htm

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Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas.

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Tecnicas Y Estrategias De
Compras
http://www.mitecnologico.com
/Main/TecnicasYEstrategiasDeC
ompras

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Criterio de evaluacin de Proveedores

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Anexo I: Cuestionario de solicitud de informacin al proveedor

Nombre proveedor:
Domicilio:
Persona de contacto:
CIF/NIF:

Fecha:
Telfono:
Cargo:

Por favor, remtanos la informacin referente a las siguientes cuestiones sobre el Producto
/servicio solicitado por Pinturas IRIS, S.A.
A)

ASPECTOS DE CALIDAD

1.
2.
3.
4.
5.

Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad

Caractersticas tcnicas
Garanta
Formacin del personal que acceder a nuestras instalaciones, en caso necesario.
Servicio post-venta y asistencia tcnica.

B)

ASPECTOS DE MEDIO AMBIENTE

1.
2.
3.

Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental

Gestin de los embalajes/reciclaje
Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado

C)

ASPECTOS DE SEGURIDAD Y PREVENCIN DE RIESGOS

1.
2.
3.

Sistema de Gestin de la PRL (Poltica de PRL, ...)

Fichas de seguridad del producto
Plan de seguridad/coordinacin de actividades

D)

CONDICIONES ECONMICAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tarifa de precios
Descuento comercial
Rappels (descuentos por volumen de compra).
Forma y plazos de pago.
Precios de envases y embalajes.
Pago de partes y seguros.
Recargos por aplazamiento del pago.

E)

OTRAS CONDICIONES

1.
2.
3.
4.
5.

Periodo de validez de la oferta.

Causas de rescisin del contrato.
Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios.
Plazos de entrega.
Devolucin de mercanca no vendida.

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Anexo II: Registro de puntuacin inicial de proveedores

Valorar cada uno de los aspectos con los siguientes valores:

0: No existente o valoracin muy mala respecto de otros proveedores.

1: En curso o en igualdad con otros proveedores
2: Existente, o muy bien valorado respecto de otros proveedores

Aspectos de Calidad
Certificado de Sistema de Gestin de la Calidad
Caractersticas tcnicas
Garanta
Formacin
Servicio post-venta y asistencia tcnica.
Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos):
Aspectos de Medio Ambiente
Certificado de Sistema de Gestin Medioambiental
Gestin de los embalajes/reciclaje
Impacto ambiental potencial del producto/servicio suministrado
Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos):
Aspectos de Seguridad y Prevencin de Riesgos
Sistema de Gestin de la PRL (Poltica de PRL, ...)
Fichas de seguridad del producto
Plan de seguridad/coordinacin de actividades
Puntuacin total (mnimo para apto 4 puntos):
Condiciones econmicas
Tarifa de precios
Descuento comercial
Rappels (descuentos por volumen de compra)
Forma y plazos de pago.
Precios de envases y embalajes.
Pago de partes y seguros.
Recargos por aplazamiento del pago.
Puntuacin total (mnimo para apto 9 puntos):
Otras condiciones
Periodo de validez de la oferta.
Causas de rescisin del contrato.
Circunstancias que pueden dar lugar a revisin en los precios.
Plazos de entrega.
Devolucin de mercanca no vendida.
Puntuacin total (mnimo para apto 6 puntos):
Puntuacin global (mnimo para apto 30 puntos):

Puntuacin
0
1
2

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

Firma Responsable Comercial

Firma Responsable del Dpto. solicitante

Fecha:

Fecha:

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Anexo III: Evaluacin y seguimiento del proveedor

Nombre empresa:
Domicilio:
Producto/servicio suministrado:
Persona de contacto:

Criticidad:

? Si
? No

Telfono:

INICIAL
Criterios de Evaluacin
Documentacin recibida

Observaciones

Resultado Final
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?
Apto: Si?
No
?

Aspectos de Calidad
Aspectos Medioambientales
Aspectos de Seguridad y
PRL
Condiciones econmicas
Otras condiciones
Resultado global

Fecha: 00/00/2010
Responsable de Calidad:

SEGUIMIENTO
Sistema Utilizado

Fecha

A: Apto
BP: Baja Parcial
BT: Baja Total

Resultado

Fecha: 00/00/2010
Responsable de Calidad:

NO CONFORMIDAD
Acciones Propuestas

Responsable

Plazo

Fecha

Responsable

Resultado
A BP BT

Fecha: 00/00/2010
Responsable de Calidad:

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Anexo III: Evaluacin y seguimiento del proveedor

Observaciones: Indicar en caso de baja parcial o baja total

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Anexo IV: Seguimiento de proveedores de Materias Primas

Sistema de evaluacin de los criterios ms importantes:
Se calcula en base a la cantidad de la mercadera o servicio defectuosos
sobre el total de las compras en las ltimas tres ocasiones.
Sistema de puntuacin 0 a 3.
CRITERIOS
a) Especificaciones tcnicas

b) Plazos establecidos

c) Adaptacin a las necesidades

PUNTUACIN
3: No se ha detectado ningn incumplimiento.
2: Incumplimiento entre 1 % y 2 % de los pedidos
1: Incumplimiento entre 3 % y 5 % de los pedidos.
0: Incumplimiento superior al 5 % de los pedidos.
3: Siempre cumple los plazos de las obras.
2: Incumple plazos entre 1 % y el 5 % de los pedidos.
1: Incumple plazos entre 6 %-10 % de los pedidos.
0: Incumple plazos superiores al 10% de los pedidos.
3: Siempre se adapta.
2: Slo se adapta en un 95 %-80 % de los casos.
1: Slo se adapta entre 79 % -50 % de los casos.
0: Se adapta en menos del 50 % de los casos.

Ficha de evaluacin:
- Nombre de proveedor:
- Resultado de la evaluacin:

CRITERIO
PUNTUACIN (0-3)
Cumplir especificaciones
Plazos establecidos
Flexibilidad
Resultado de la evaluacin:

PESO
50 %
30 %
20 %

TOTAL

Proponer acciones correctoras o de mejora con un resultado por debajo de 1.5

Fecha: 00/00/2003
Responsable

RESULTADOS
ANTERIORES