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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ACTIVOS Y EXCELENCIA OPERACIONAL Por: Ing. Oliverio García (Colombia) CONTENIDO

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE ACTIVOS Y EXCELENCIA OPERACIONAL

Por: Ing. Oliverio García (Colombia)

CONTENIDO

Introducción

1.1 Gestión de Activos

1.2 Función del Mantenimiento

1.3 Diez Mejores Práctica

1.4 Competitividad del Mantenimiento

1.5 Mantenimiento Excelente

1.6 Excelencia Operacional

1.1 Gestión de Activos

La Gestión de Activos, en inglés Asset Management (AM), es el proceso integral de gestión a través del cual se agrega valor a la organización mediante el uso y cuidado de los activos en todo su ciclo de vida. La Gestión de Activos Industriales puede definirse como: “El juego de disciplinas, métodos, procedimientos, técnicas y herramientas para optimizar el impacto total de los costos, en la vida de un negocio, en su rendimiento y exposición al riesgo, asociado con índices de con fiabilidad, disponibilidad, eficiencia, mantenibilidad, longevidad y regulaciones de cumplimiento de la seguridad y del medio ambiente, de los activos físicos de una compañía”. Para una adecuada gestión de activos se parte de la visión, la misión, las políticas y objetivos estratégicos del negocio, se definen las acciones principales, centradas en mantenimiento y confiabilidad, con el objetivo de lograr la competitividad global.

La tendencia moderna está llevando a las compañías a usar un amplio conjunto de metodologías integradas en el departamento de confiabilidad, para centralizar el manejo de la información y gestionar debidamente los conocimientos para tomar las mejores decisiones. Si

centralizar el manejo de la información y gestionar debidamente los conocimientos para tomar las mejores decisiones.
bien, son muy diversas las metodologías y tácticas de gestión, la “Confiabilidad Operacional” se destaca

bien, son muy diversas las metodologías y tácticas de gestión, la “Confiabilidad Operacional” se destaca como la de mayor ímpetu actual, pues permite desarrollar estrategias en busca de la Excelencia Industrial.

Actualmente la industria está entendiendo que la gestión eficaz de activos es compleja y especializada, que puede ser una fuente de múltiples ventajas competitivas, pero también un área en la cual las consecuencias de realizaciones equivocadas pueden ser demasiado serias. Con el fin de usar las ventajas disponibles en Gestión de Activos y en manejo de la información, y garantizar su gerencia responsable, es necesario trabajar sobre tres principios básicos:

Utilizar el “Talento Humano” idóneo

Gestionar el “Conocimiento Pertinente”

Tomar las “Decisiones Optimas” en forma correcta.

Esto significa que la Gestión de Activos debe preocuparse por el más adecuado gerenciamiento no solo de sus activos físicos, sino del recurso esencial de las organizaciones que genera su Capital Intelectual y es su Talento Humano, el potencial de todas y cada una de las personas de la compañía.

La Gestión del Talento Humano usualmente se define como: “el sistema de políticas, procedimientos y prácticas necesarias para planear, dirigir, organizar, ejecutar y controlar la vinculación, compensación, desarrollo y potenciación del Talento Humano de la organización con el fin de fortalecer la generación de valor”. Este logro es su Capital Intelectual resultado de la interacción de los activos intangibles y la Gestión del Conocimiento dentro de la compañía; constituido por los conocimientos y experiencias del personal acerca de los procesos, técnicas, productos, clientes, servicios y demás, así como su capacidad para usar y compartir dichos conocimientos.

Respecto al ámbito global de aplicación de la Gestión de Activos, se puede asegurar que cualquier negocio enmarcado obviamente dentro del espacioso círculo industrial, podría perfectamente ser objeto de implementación de las diversas estrategias de gestión moderna para lograr la competitividad. La guía más utilizada es la Publicly Available Specification (PAS 55) desarrollada por el Institute of Asset Management (IAM) y la BSI en el 2008.

La Gestión de Activos, es en fin un nuevo modelo para gerenciar las organizaciones, que implica grandes cambios en los objetivos estratégicos, en las tecnologías, en los recursos, y esencialmente una nueva actitud de las personas involucradas. Para conseguir los resultados deseados es necesario transformar los paradigmas actuales y generar conciencia de la importancia de los proyectos de formación permanente, de entrenamiento y trabajo colectivo, de empoderamiento, de innovación y liderazgo, de motivación y desarrollo, y de la Excelencia Operacional, enmarcados dentro de un sistema integral de Gestión Estratégica con Responsabilidad Social Corporativa, en la búsqueda del bien común.

de un sistema integral de Gestión Estratégica con Responsabilidad Social Corporativa, en la búsqueda del bien
1.2 Función del Mantenimiento En el contexto de la Gestión de Activos es necesario tener

1.2 Función del Mantenimiento

En el contexto de la Gestión de Activos es necesario tener clara la función del mantenimiento industrial en la productividad de la compañía, esto se logra primordialmente con la ejecución del análisis de costos. Por un lado se cuenta con los Costos Directos, como mano de obra, repuestos, materiales, lubricantes, servicios técnicos, consumibles, costos de subcontratos, administración y capacitación. Todos estos costos figuran en el rubro presupuestal de mantenimiento, sin embargo no son los únicos, ni son los más importantes. Por el otro lado se presentan los Costos Indirectos, aquellos que se generan por hacer mal los trabajos, derivados de pérdidas de producción, demoras en las entregas y mala calidad de los productos o servicios; y el capital pasivo por tener stocks en exceso, tanto de repuestos, partes de recambio y productos en reproceso; incumplimiento de contratos, pólizas de garantía; las pérdidas de energía, los problemas de seguridad, el deterioro del medio ambiente, y la necesidad de mayores inversiones debido a la reducción permanente de la vida útil de planta y equipos.

Para entender los diferentes costos se usa el clásico ejemplo del Iceberg o témpano de hielo, donde la parte bajo el nivel del agua es de mayor tamaño; la parte visible del Iceberg representan los costos directos, la parte sumergida representarían los indirectos. Al igual que en el Iceberg los costos indirectos u ocultos son de dos a diez veces más grandes que los costos directos o visibles. El éxito de un proceso de optimización esta dado en la medida que la inversión en costos directos disminuya ampliamente el total de los costos indirectos; basados en el nuevo paradigma, de que el man¬tenimiento en la organización no es un generador de gastos sino el mayor generador de utilidades industriales, y que entre más se invierte más se gana.

La función del mantenimiento en cada uno de los tres niveles de la corporación (Estratégico, Táctico y Operativo) debe aportar las estrategias de mejoramiento necesarias, a partir del diagnóstico local y del análisis de las oportunidades detectadas, para lograr la optimización de los costos y la evaluación del impacto real del mantenimiento en las cuatro áreas básicas de la productividad:

1. Capacidad de Producción

Mejora de la productividad de la planta

Aumento de la capacidad de los equipos.

2. Costos de Manufactura

Reducción de tiempos de mantenimiento Reducción de los tiempos de paradas.

3. Seguridad Industrial

Reducción de fallas críticas y catastróficas Mayor seguridad del personal.

4. Satisfacción de los Clientes

Cumplimiento de las entregas Alta calidad de los productos.

seguridad del personal. 4. Satisfacción de los Clientes  Cumplimiento de las entregas Alta calidad de
Mediante el análisis y cuantificación real de cada uno de estos factores, en el actual

Mediante el análisis y cuantificación real de cada uno de estos factores, en el actual milenio, se ratifica que el mantenimiento industrial ha dejado de ser un centro generador de gastos, para convertirse en el principal generador de utilidades industriales, y el responsable de la sobrevivencia de las empresas.

Acorde con lo anterior, el objetivo del Mantenimiento Industrial debe ser: “Permitir la maximización de los beneficios tangibles e intangibles de la organización, atendiendo a la empresa como un sistema estratégico integral, en el cual además de los costos de reparación y prevención, se minimizan los costos de producción, considerando principalmente la seguridad, la calidad, el respeto al medio ambiente, y la conservación del valor de los activos de la compañía”.

1.3 Diez Mejores Prácticas

Las empresas que han logrado impactar en forma real las cuatro áreas planteadas, de la productividad industrial, pertenecen al privilegiado grupo de compañías de Categoría de Clase Mundial, y los elementos comunes que comparten y las caracterizan como tales, se conocen en el ámbito industrial como “Las Diez Mejores Prácticas”, que son:

Trabajo en equipo

Contratistas orientados a la productividad

Integración con proveedores de materiales y servicios

Apoyo y visión gerencial

Planificación y programación proactiva

Mejoramiento continuo

Gestión disciplinada de materiales

Integración de los sistemas

Gerencia de paradas de plantas

Producción Basada en Confiabilidad.

Las áreas de producción y de mantenimiento de las compañías modernas deben prepararse para un entorno dinámico, propio de una economía globalizada, en constante evolución y cambio tecnológico, adoptando esquemas flexibles, que les permitan su transformación en todos los aspectos de la empresa, con el fin de asegurar su viabilidad futura. Las Diez Mejores Prácticas son una herramienta fundamental de benchmarking, que permite a las organizaciones analizar su avance permanente y compararlo con las empresas de categoría mundial, mediante la utilización de un diagrama de araña (o de radar), donde se muestra en cada uno de los diez radios del diagrama, el rendimiento en el tiempo de cada una de estas prácticas, y por tanto el avance general de su implementación.

el rendimiento en el tiempo de cada una de estas prácticas, y por tanto el avance
1.4 Competitividad del Mantenimiento Con el desarrollo actual de la Gestión de Activos Industriales el

1.4 Competitividad del Mantenimiento

Con el desarrollo actual de la Gestión de Activos Industriales el mantenimiento ha sufrido grandes cambios, dejando de ser visto como un centro productor de gastos, para mudarse a un sistema integral que promueve la agregación de valor y la generación de utilidades, de vital importancia en la competitividad industrial.

La competitividad es la capacidad de una compañía de sostener sistemáticamente ventajas comparativas sobre su competencia que le permiten alcanzar, mantener y mejorar un determinado puesto en los mercados nacionales e internacionales. La ventaja competitiva de la organización es la diferencia que requieren sus competidores, en conocimientos, habilidades, tecnología y demás recursos o atributos, de los que dispone dicha empresa.

La Gestión del Mantenimiento posee un rol predominante dentro de la Gestión de Activos por su aportación directa a la Seguridad Humana, el respeto a la vida como el principal valor social; a la conservación del Medio Ambiente, como elemento principal para la sobrevivencia del planeta; a la Calidad, como satisfacción de las necesidades de los clientes internos y externos, con servicios oportunos y precios competitivos; y a la Productividad interna de la organización como elemento básico de la rentabilidad. Pero la calidad, la productividad, el respeto a la Seguridad y al Medio Ambiente, no son suficientes, se deben mantener continuamente y para ello es indispensable el aporte del quinto factor clave de la competitividad: la Confiabilidad.

El mantenimiento debe concebirse siempre orientado a la visión del negocio y a la Competitividad Industrial. La Confiabilidad es quien asegura a lo largo del tiempo el desempeño de los factores que garantizan la competitividad. La Confiabilidad Humana es la unión de las estrategias indispensables para gestionar técnica y eficazmente la información y el conocimiento necesarios para tomar las decisiones más convenientes. El desarrollo del Talento Humano a partir de una eficaz Gestión del Conocimiento, es por tanto el elemento fundamental para mejorar la Confiabilidad de los activos físicos.

Una competente Gestión del Mantenimiento busca garantizarle a los clientes internos y externos la disponibilidad de los activos fijos cuando se requiera, con la mayor confiabilidad y seguridad, durante el tiempo óptimo necesario, para operar en condiciones tecnológicas convenientes para elaborar productos o servicios que satisfagan necesidades, deseos o requerimientos de los usuarios, con los niveles exigidos de calidad, cantidad y tiempo, al menor costo posible y con la más alta productividad y competitividad.

Dentro de las principales estrategias que se deben implementar para establecer un sistema integral de mantenimiento moderno, con enfoque proactivo, se consideran:

Desarrollo integral del Talento Humano

Enfoque del mantenimiento hacia la Competitividad

Implementación de estrategias de Confiabilidad Operacional

Creación de Equipos Naturales de Trabajo

 Implementación de estrategias de Confiabilidad Operacional  Creación de Equipos Naturales de Trabajo
 Construcción de panoramas de Riesgo y Protección del Medio  Ambiente  Uso continuo

Construcción de panoramas de Riesgo y Protección del Medio

Ambiente

Uso continuo de la Innovación, el Kairyo y la Reingeniería de los procesos de Mantenimiento

Gestión óptima de la información y del conocimiento Cimentación de una nueva Cultura de la Confiabilidad.

En la medida que se implementen las estrategias y se concreten las necesidades de apoyo, se determinan los procesos adecuados para ejecutarlas y el conocimiento referente a nuevas demandas de materiales y equipos, con las competencias indispensables del Talento Humano. Esto permite a las organizaciones planificar y controlar los esfuerzos previos y las inversiones, en línea con los objetivos estratégicos organizacionales.

1.5 Mantenimiento Excelente

El concepto de Competitividad Industrial hace pensar en la idea de “excelencia”, cuando se integran las ventajas competitivas con las características de eficiencia y eficacia de la organización. La competitividad no es fruto de la casualidad ni surge de golpe. Se crea y se adquiere a través de un largo proceso de aprendizaje y negociación con la participación de todos. La función del proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de los integrantes de la empresa, encaminados a maximizar la efectividad global.

El diccionario de la Real Academia Española define el concepto de excelencia como la “superior calidad o bondad que hace digna de singular aprecio y estimación una cosa”; y el de excelente se da a algo o alguien “que sobresale en calidad, bondad, mérito o estimación”. En otros términos la excelencia consiste en calidad de nivel o grado superior, que traducido en palabras sencillas: la excelencia es hacer bien las cosas y hacerlas bien todo el tiempo, buscando la óptima calidad desde la primera vez. No hay otros secretos, hacer las cosas bien está al alcance de todos, no es más costoso, cuesta mucho más hacerlas mal.

La excelencia está avalada por la cantidad y calidad de acciones concretas forjadas diariamente, por los miembros de la empresa, para mantener la Confiabilidad Operacional dentro de un plan previsto. La excelencia del mantenimiento implica optimizar los sistemas actuales de mantenimiento. La excelencia involucra la ejecución eficiente de los procesos con la efectiva disponibilidad de los equipos o sistemas. Porque la excelencia es un hábito que se construye día a día y se va involucrando en los trabajadores, a partir de su incorporación en la cultura organizacional.

La búsqueda real de la Excelencia en Mantenimiento implica la conducción cuidadosa de algunos aspectos básicos: garantizar el trato especial a los clientes, innovar repetidamente en todos los procesos y servicios, conseguir el compromiso, ingenio y energía de los involucrados, usar eficazmente las modernas tecnologías de la información y de las comunicaciones, y manejar un eficiente sistema de Gestión de Activos.

modernas tecnologías de la información y de las comunicaciones, y manejar un eficiente sistema de Gestión
La Confiabilidad Operacional como herramienta principal de la Gestión de Activos se asienta sobre una

La Confiabilidad Operacional como herramienta principal de la Gestión de Activos se asienta sobre una aproximación de sentido común, hacia la Excelencia Empresarial. Si diariamente se tiene claro lo que hay que hacer para garantizar la confiabilidad del sistema productivo y esto se realiza oportunamente, usando los medios correctos y la manera correcta, se logra la excelencia de las actividades de mantenimiento.

El mantenimiento excelente es fanático de la calidad, se esfuerza por alcanzar altos logros técnicos, calidad óptima, control rígido de la seguridad y de la protección del medio ambiente, atención y disposición adecuada del personal, mejor control de los activos y bajos costos totales. La optimización del mantenimiento es la metodología que permite reducir los costos de mantenimiento a lo largo del ciclo de vida de los activos; usando el talento idóneo para realizar las funciones, mediante la ejecución de programas de capacitación y formación por competencias, e implementando las nuevas estrategias de la Confiabilidad Operacional.

La Confiabilidad Operacional no es una fórmula mágica para el éxito, pero introduce un desarrollo sistemático fundamentado en la Gestión del Conocimiento, para la eliminación de las fallas y el mal desempeño del personal, que afectan los procesos críticos y la rentabilidad de la empresa. La clave del proceso radica en la constancia de los trabajadores, que supone un mayor sentido de pertenencia y compromiso con la misión de la organización. Las empresas que difunden en su personal las competencias básicas para aplicar las nuevas tecnologías de mantenimiento, alcanzan las ventajas competitivas que les permiten adaptarse a la nueva situación del entorno mundial.

La auténtica fuente de la competitividad industrial es el Capital Humano empoderado y comprometido con su organización, que emplea la mayor parte de su tiempo en atender las necesidades colectivas, para alcanzar los objetivos estratégicos corporativos, en favor de los empleados, la empresa y la sociedad.

En la búsqueda de resultados positivos las corporaciones se han propuesto contar con estrategias, políticas y mecanismos, que le permitan al Talento Humano participar en proyectos de trabajo en equipo, formación por competencias, mejoramiento continuo, Gestión del Conocimiento, gerencia del desempeño y gestión del cambio, que son las estrategias principales de la Confiabilidad Humana.

La implementación de programas de Confiabilidad Humana en las compañías involucra grandes desafíos, exige una cultura del cambio, para poder controvertir muchos procesos de planeación y de gestión, y lograr una conducción efectiva de los canales de comunicación, con la responsabilidad para el registro sistémico, en tiempo real, de la información. Las acciones de mejoramiento de la Confiabilidad Humana buscan esencialmente recuperar el valor del talento humano, desarrollar su experiencia profesional y sus capacidades físicas y fisiológicas, mejorar sus relaciones en todos los niveles, y guiar su conducta, principios y valores hacia la cultura corporativa; para comprometer su capacidad total de gestión en beneficio del colectivo social.

y valores hacia la cultura corporativa; para comprometer su capacidad total de gestión en beneficio del
La aspiración legítima de alcanzar la excelencia temporal en el mantenimiento de la empresa, lleva

La aspiración legítima de alcanzar la excelencia temporal en el mantenimiento de la empresa, lleva a la idea de alcanzar lo que se ha denominado Mantenimiento de Clase Mundial (WCM); el cual se puede entender como la gestión del mantenimiento que satisface los requisitos y expectativas, relativas a cada momento del desarrollo industrial de la humanidad, y del contexto social y de mercados, relacionados con la seguridad, el medio ambiente, la calidad, la productividad y la economía.

Pocas compañías tienen la experiencia para proveer el enfoque holístico del mantenimiento, el cual se logra cuando hay pasión por la gestión y un justo balance entre la academia y la práctica, que conlleva los beneficios del actual desarrollo tecnológico sobre Disponibilidad, Confiabilidad y Competitividad de los activos.

1.6 Excelencia Operacional

El objetivo de institucionalizar nuevas estrategias de Gestión de Activos en los procesos productivos se ha traducido en proyectos de Formación Integral, que permiten conducir al personal hacia un nivel de dominio y aplicación sistemática de estas prácticas, y mejorar con total sostenibilidad el rendimiento de los procesos, de forma segura, efectiva y económica.

La Excelencia Industrial es la ejecución de las mejores prácticas en la gestión de una compañía y el logro de óptimos resultados basados en teorías modernas que incluyen: la implicación de las personas, la gestión por procesos y hechos, orientación hacia los resultados, orientación al cliente, mejora continua e innovación, liderazgo y perseverancia, alianzas estratégicas, confiabilidad y excelencia operacional, gestión estratégica del conocimiento y la Responsabilidad Social Corporativa, en resumen: Un Sistema de Gestión Estratégica Integral.

La Excelencia Operacional se define como “la gestión sistémica y sistemática de la seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, productividad, calidad, confiabilidad, y excelencia para lograr un desempeño de Categoría Mundial”, implica usar la capacidad total de la organización (procesos, tecnología y talento humano) para implementar estrategias de optimización que garanticen la efectividad de las operaciones, para el éxito del negocio.

La Excelencia Operacional, consiste en hacer correctamente las cosas correctas, según criterios de los trabajadores, proveedores, clientes y accionistas; busca ejecutar de la mejor manera posible lo definido en el plan de estrategias corporativas; en últimas es desarrollar las actividades de la organización de forma tal que se traduzcan en los mejores resultados financieros. Para lograr la Excelencia Operacional se aprovechan metodologías como: La Planeación Estratégica, la Reingeniería de Procesos, la Calidad Total, el Mejoramiento Continuo, la Confiabilidad Operacional, las nuevas Tecnologías de la Información, etc.

La Excelencia Operacional se adquiere cuando todos y cada uno, de los empleados de la empresa, puede ver el flujo permanente de valor hacia el cliente, y aporta con su trabajo a la continuidad del flujo, para evitar que se interrumpa. La excelencia implica mantener los procesos correctos y utilizar la guía adecuada. Los procesos pueden enseñarse debidamente a

implica mantener los procesos correctos y utilizar la guía adecuada. Los procesos pueden enseñarse debidamente a
todos y no dependen de opiniones personales; por tanto, cualquiera puede ir en busca de

todos y no dependen de opiniones personales; por tanto, cualquiera puede ir en busca de la Excelencia Operacional, en cualquier ambiente y hacer que esta se alcance.

La Excelencia Operacional se puede plantear como una ecuación matemática, por medio de la suma de cuatro destacadas teorías de gestión: Confiabilidad Operacional, Calidad Total, Seguridad Humana y Responsabilidad Social Corporativa. La Excelencia Operacional en la búsqueda constante del mayor rendimiento operativo utiliza un sistema de gestión basado en el mejoramiento de procesos, que se realiza a través de la correcta aplicación de técnicas y herramientas de mejora continua, y de la transferencia de las mejores prácticas, para lograr los mejores resultados. Pero, más importante que el resultado es el análisis de condiciones y formas de ejecución que generan ese resultado, para entender si se trata de un efecto aislado y obtenido por un esfuerzo puntual, o si existe una estructura realmente orientada a la mejora continua, que es la única manera de estar seguros de la posibilidad de conseguir un estado temporal de excelencia.

La excelencia siempre será función de criterios y paradigmas de validez temporal. Lograr la condición de Excelencia Operacional, implica la evolución de la cultura corporativa a un sistema visto como un todo en interacción con su entorno circundante. No es posible obtener un rendimiento de clase mundial, de un proceso aislado, si el resto de procesos de la organización no se orientan y trabajan mancomunadamente para ser cada día los mejores. La excelencia es un estado temporal; el mejoramiento continuo es una estrategia y un estado permanente; si la excelencia no se concibe como un logro totalmente dinámico, y se presenta como un resultado estático, será algo muy difícil de alcanzar.

La Excelencia Operacional se dirige a diez áreas de competencia: Talento Humano, Seguridad, Medio Ambiente, Servicios, Salud Ocupacional, Calidad, Integridad, Confiabilidad, Productividad y Costos. Para evaluar el avance hacia la Excelencia Operacional se utilizan indicadores claves de desempeño, de uso tradicional, definidos para cada una de las áreas nombradas, integrados en diagramas de araña, Balanced Scorecard, u otras herramientas estadísticas, o de software de gestión, usadas en los sistemas de mejoramiento continuo.

Scorecard, u otras herramientas estadísticas, o de software de gestión, usadas en los sistemas de mejoramiento