REGISTRO OFICIAL

Administracin del Seor Ec. Rafael Correa Delgado

Presidente Constitucional de la Repblica del Ecuador
Lunes, 25 de Mayo de 2009 - R. O. No. 597

FUNCION EJECUTIVA

ACUERDOS:

SECRETARIA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y COMUNICACIN:

718......... Dctase el Instructivo para normar el uso del Sistema de Gestin Documental Quipux para las
entidades de la Administracin Pblica Central

N 718

Vinicio Alvarado Espinel

SECRETARIO GENERAL DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA Y COMUNICACION
Considerando:

Que el Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva en su artculo 116 nmero 1
establece que: La Administracin Pblica impulsar el empleo y aplicacin de las tcnicas y medios
electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus
competencias, con las limitaciones que a la utilizacin de estos medios establecen la Constitucin y las
leyes;
Que el artculo 102 del Estatuto del Rgimen Jurdico de la Funcin Ejecutiva establece que las
comunicaciones entre los rganos administrativos podrn efectuarse por cualquier medio que asegure la
constancia de su recepcin;
Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 2, reconoce
el valor jurdico de los mensajes de datos, otorgndoles igual valor jurdico que los documentos escritos;
Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 8, determina
las caractersticas para el archivo en la conservacin de los mensaje de datos;
Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 14, establece
que la firma electrnica tendr igual validez y se le reconocern los mismos efectos jurdicos que a una
firma manuscrita en relacin con los datos consignados en documentos escritos, y ser admitida como
prueba en juicio;

Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 15, establece
los requisitos de validez de la firma electrnica, para garantizar autenticidad, fiabilidad e integridad de los
mensajes de datos;

Que, la Ley de Comercio Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos, en su artculo 51, otorga la
calidad de instrumento pblico y reconoce la validez jurdica de los mensajes de datos otorgados,
conferidos, autorizados o expedidos por y ante autoridad competente y firmados electrnicamente;

Que, el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos, publicado en el Registro

Oficial N 67 del 25 de julio del 2005, en el Captulo VI, que trata sobre La Conservacin de Documentos,
establece que: las Instituciones estn obligadas a establecer programas de seguridad para proteger y
conservar los documentos en cada una de las unidades archivsticas, puede incorporar tecnologas de
avanzada en la proteccin, administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio
electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando se hayan realizado estudios tcnicos como
conser-vacin fsica, condiciones ambientales, operacionales, de seguridad, perdurabilidad y reproduccin
de la informacin as como del funcionamiento razonable del sistema;

Que, es poltica gubernamental desarrollar la gestin documental del sector pblico mediante la
incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin, para agilitar el flujo de informacin y la
correspondencia interna, as como entre entidades pblicas; y,

En ejercicio de sus atribuciones constantes en los artculos 15 letra b) y s) del Estatuto del Rgimen Jurdico
y Administrativo de la Funcin Ejecutiva,

Acuerda:
DICTAR EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL QUIPUX PARA LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA CENTRAL:

Art. 1.- Se dispone a las entidades de la Administracin Pblica Central de la Funcin Ejecutiva la utilizacin
del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec para la gestin de la correspondencia interna, externa e
interinstitucional de documentos digitales y fsicos.
Art. 2.- Funcionalidades del sistema.- El sistema web tiene las siguientes funcionalidades:
a)

Creacin, envo, recepcin, almacenamiento y clasificacin de memorandos, oficios y circulares

digitales firmados electrnicamente;

b)

Bsqueda, recuperacin y presentacin de documentos, incluido el recorrido de los mismos;

c)

Acceso al sistema por parte de usuarios internos y externos de las instituciones, incluidos ciudadanos;

d)

Organizacin, clasificacin y almacenamiento de documentos digitales en carpetas o expedientes

virtuales. Se incluye control de documentos en papel almacenados en archivos fsicos;

e)

Recepcin, captura e ingreso de documentos en papel;

f)

Tramitacin de documentos conforme flujo orgnico regular interno;

g)

Uso de firmas electrnicas personales e intransferibles en los documentos digitales. Se permite la

creacin y envo de documentos sin firma electrnica con el envo obligado del papel firmado;

h)

Creacin de reportes estadsticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes y

archivados;

i)

Conservacin, transferencia o eliminacin de carpetas o expedientes, segn tablas de conservacin

documental;

j)

Creacin compartida de documentos; y,

k)

Administracin de instituciones, reas, archivos digitales y fsicos, usuarios y sus perfiles.

Art.
3.Administracin
del
sistema
web.La
administracin
del
sistema
web
www.gestiondocumental.gov.ec estar temporalmente a cargo de la Subsecretara de Informtica de la
Presidencia de la Repblica, hasta que se conforme una unidad con la estructura y recursos humanos,
tcnicos y organizacionales suficientes.
Art. 4. Almacenamiento de la informacin.- A travs del sistema web www.gestiondocumental.gov.ec se
almace-nar y clasificar la informacin documental de las entidades o instituciones registradas y que
utilicen el sistema, bajo estrictas normas y estndares de seguridad, confidencialidad, privacidad,
disponibilidad y conservacin de la informacin.
Las caractersticas de autenticidad, fiabilidad e integridad de la informacin estn garantizadas con el uso
de firmas electrnicas proporcionadas por una entidad de Certificacin de Informacin Acreditada por el
Consejo Nacional de Telecomunicaciones - CONATEL.
La estructura de la base de datos para almacenar la informacin documental se muestra en la Tabla N 1.

Orden

Campo

Descripcin

Nmero del documento

Identificador nico del documento o del mensaje de datos.

Cdigo del documento

Identificador nico compuesto por las siglas de la institucin y/o

rea, tipo de documento, el ao en curso y nmero de
documento.

Fecha de registro

Fecha de registro de documento.

Fecha del documento

Fecha de emisin del documento.

Ubicacin del documento

Direccin de la ubicacin del documento en el archivo digital.

Estado del trmite

Estado del trmite.

Usuario actual

Usuario actual.

Fecha asignacin usuario

Fecha mxima del trmite.

Confirmacin de lectura

Indica si el documento fue ledo o no.

10

Fecha de agenda

Fecha para la que se agend un documento pendiente.

11

Con copia

Usuarios a los que se les enva una copia.

12

Nmero externo

Nmero con el que llega un documento externo.

13

Asunto

Tema del documento.

14

Descripcin anexos

Descripcin de los anexos.

15

Confirmacin de impresin

Indica si el documento fue impreso o no.

16

Texto

Texto del documento.

17

Tipo

Tipo de documento: memorando, oficio o circular.

18

Remitente

Identificacin del remitente.

19

Destinatario

Identificacin del destinatario.

20

Permiso

Seguridad del documento (pblico o reservado).

21

Firma

Indica si el documento fue firmado o no.

22

Fecha firmado

Fecha de la firma electrnica.

23

Documento firmado

Mensaje de datos con la firma electrnica.

24

Institucin actual

Institucin actual en la que se encuentra el documento.

Tabla N 1. Estructura para almacenar la informacin documental

Los documentos sern adems almacenados en carpetas de formato PDF (Portable Document Format).
Hasta que se expida una Normativa de Estndares de Interoperabilidad, los documentos o archivos anexos,
firmados o no electrnicamente y a procesar en el sistema, debern usar formatos no propietarios o
abiertos, preferiblemente los formatos ODF (Open Document Format) o PDF.

Art. 5.- Codificacin y formato de los documentos.- Los documentos tendrn un cdigo nico o
identificador asignado por el sistema, formado de la siguiente manera:
a)

Los memorandos:
1.
2.
3.
4.

b)

Los oficios:
1.
2.
3.
4.

c)

Siglas de la institucin y/o rea.

Ao en curso.
Secuencial.
Tipo del documento (M);

Siglas de la institucin y/o rea.

Ao en curso.
Secuencial.
Tipo del documento (O); y,

Las circulares:
1.
2.
3.
4.

Siglas de la institucin y/o rea.

Ao en curso.
Secuencial.
Tipo del documento (C).

Estos documentos tendrn un formato predeterminado para el encabezado, pie de pgina, imagen
institucional y dems informacin que se considere pertinente.

La codificacin y formato de los documentos pueden ser configurados por el Administrador institucional en
cada institucin.
Art. 6.- Organizacin del archivo digital y el archivo fsico.- La organizacin del archivo digital y del
archivo fsico sern definidos en el sistema por el Administrador institucional, por institucin y/o reas.
Todo documento digital o fsico deber ser asignado a una carpeta o expediente. Las carpetas podrn tener
hasta diez subniveles de clasificacin, estos subniveles sern tipificados y descritos segn las necesidades
de cada institucin en donde se implemente el sistema.
El Administrador del archivo fsico es el responsable de la organizacin fsica del mismo y la definir
conforme a su organizacin actual y de acuerdo al Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos
Administrativos.
Art. 7.- Preservacin y conservacin de los documentos.- Las instituciones que utilicen el sistema son
las responsables del uso y gestin de su informacin y la unidad encargada de administrar el sistema es la
responsable del repositorio de la informacin.
Esta unidad encargada de administrar el sistema garantizar que los documentos permanezcan completos
tanto en su contenido como en su estructura y su contexto; fiables, en cuanto al contenido; autnticos, en
cuanto a la originalidad; y accesibles, en cuanto a su localizacin y legibilidad.

Los tiempos de conservacin, transferencia o eliminacin de expedientes digitales y/o fsicos se asignarn
de acuerdo a las necesidades de cada institucin y se los establecer siguiendo las directrices que constan
en el Apartado VI del Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos.
Los documentos digitales tendrn una marca de tiempo que asegure el tiempo exacto de cada operacin
realizada y la vigencia de la firma electrnica si los mismos hubiesen sido firmados digitalmente.

Art. 8.- Accesibilidad y confidencialidad.- La accesibilidad a la informacin estar restringida de acuerdo

al rea a la que est asignado el usuario en el sistema y respetando el principio de confidencialidad de la
siguiente manera:

a)

La mxima autoridad de la institucin (Ej.: Ministro o Secretario), podr buscar, acceder y consultar
nicamente la informacin y documentacin que se tramita en su institucin. Igualmente, los jefes de
rea (Ej. subsecretarios o directores) podrn buscar, acceder y consultar nicamente dentro de su rea
de accin, de acuerdo a las reas y jefaturas definidas por el administrador institucional;

b)

El funcionario de un rea determinada puede buscar y consultar, en su institucin u otra, nicamente el

recorrido de la documentacin generada o tramitada por el mismo, con la finalidad de situar un trmite.
Esta facultad no le permite acceder a la informacin y documentacin de otras reas ni instituciones; y,

c)

Un ciudadano o usuario externo al sistema, puede buscar y consultar nicamente, el recorrido o trmite
de la documentacin por l generada, en cualquier institucin, con la finalidad de ubicar un trmite por l
iniciado; pero no puede acceder a la informacin y documentacin de ninguna institucin.

Una de las garantas de confidencialidad del sistema, es que nicamente el usuario destinatario de un
documento puede ver y abrir el mismo.

Slo la mxima autoridad de una institucin puede calificar un documento como reservado, de conformidad
con lo que establece la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y su reglamento.

Art. 9.- Seguridad de la informacin.- Cada usuario contar con un identificador y contrasea para
acceder al sistema y de esta manera autenticar su identidad. La contrasea es confidencial y de absoluta
responsabilidad del titular de la misma. El usuario del sistema puede utilizar la informacin que le ha sido
confiada solamente para los propsitos definidos y no deber en ningn caso compartir la contrasea con
otros usuarios o personas.

El Administrador institucional ser el responsable de la administracin de la creacin y actualizacin de

usuarios y sus perfiles. As mismo deber reportar cualquier hecho ilcito e infraccin detectado adems de
prestar el apoyo requerido para cualquier auditora informtica a las autoridades institucionales y de control.

La unidad que administre el sistema implementar medidas de seguridad estrictas y aplicando estndares
recomendados para este efecto en los siguientes niveles: informacin y respaldos, usuarios y contraseas,
centro de datos y equipos.
Las medidas de seguridad garantizarn el funcionamiento continuo del sistema as como la disponibilidad de
los datos frente a eventos como: fallas de equipos y programas, corrupcin de datos, robos y sabotajes.
Art. 10.- Aplicacin web para firmar electrnicamente.- Se pone a disposicin de los usuarios, que
disponen de certificados de firma electrnica, la aplicacin Web http://firmadigital.informatica.gov.ec para
que puedan firmar, verificar y descifrar documentos digitales, as como tambin verificar la validez de los
certificados.

Art. 11.- Soporte y documentacin del sistema.- La unidad que administre el sistema ser la encargada
de brindar el soporte tcnico respectivo, as como elaborar, actualizar y difundir la documentacin para la
operacin y mantenimiento del sistema.
Art. 12.- Definicin de trminos:
a)

Administrador institucional.- Funcionario encargado de la configuracin y administracin del sistema

dentro de cada institucin;

b)

Administrador del archivo fsico.- Funcionario encargado de organizar y custodiar el archivo fsico
del rea o institucin;

c)

Archivo digital.- Es el conjunto de carpetas o directorios donde se almacenan los documentos

digitales;

d)

Archivo fsico.- Es el conjunto de carpetas o expedientes fsicos donde se almacenan los documentos
fsicos o en papel;

e)

Autenticacin.- Proceso de confirmacin de la identidad del usuario que gener un documento digital
y/o que utiliza un sistema informtico;

f)

Circular.- Documento que utiliza una autoridad de la Administracin Pblica para comunicar asuntos de
carcter general a todos o gran parte de sus subalternos;

g)

Confidencialidad.- Aseguramiento de que el documento digital sea conocido slo por quienes estn
autorizados para ello;

h)

Disponibilidad.- Aseguramiento de que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno al

documento digital y sus mtodos de procesamiento;

i)

Documento digital.- Toda representacin de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada,
comunicada o recibida por medios electrnicos. Equivalente a mensaje de datos en la Ley de Comercio
Electrnico, Firmas Electrnicas y Mensajes de Datos;

j)
k)

Documento fsico.- Documento convencional o en papel;

Documento pblico.- Documento de libre acceso y cuyo conocimiento no est restringido a ningn
grupo de personas;

l)

Documento reservado.- Documento calificado por la autoridad y cuyo conocimiento est circunscrito
a un grupo determinado de personas;

m)

Expediente.- Ultimo nivel de la organizacin de archivos digital o fsico, en donde se almacenan los
documentos digitales o fsicos, que refleja un orden como resultado de una agregacin sucesiva de
documentos, pertenecientes a una persona o asunto;

n)
o)

Informacin.- Contenido de un documento digital o fsico;

Integridad.- Salvaguardia de la exactitud y totalidad de la informacin y de los mtodos de
procesamiento del documento digital, as como de las modificaciones realizadas por entes debidamente
autorizados;

p) memorando.- Documento en el que se expone algo que debe tenerse en cuenta o comunicarse para
una accin o en determinado asunto en la Administracin Pblica. Mensaje de datos al interior de una
institucin;
q)

oficio.- Documento de carcter oficial o protocolario que utiliza una autoridad para comunicar asuntos
referentes de la Administracin Pblica a otra autoridad. Mensaje de datos externos entre instituciones o
personas naturales o jurdicas;

r)

Privacidad.- El derecho a mantener el secreto sobre las acciones, comunicaciones y documentos

personales de una persona; y,

s)

Repositorio.- Sitio centralizado donde se almacena y mantiene informacin digital, habitualmente

base de datos o archivos informticos.

De la ejecucin del presente acuerdo, que entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro
Oficial, encrguese al Subsecretario de Informtica de la Presidencia de la Repblica.
Dado en el Palacio Nacional, en Quito, a 11 de mayo del 2009.
f.) Vinicio Alvarado Espinel.
Es fiel copia del original.- Lo certifico.
Quito, 11 de mayo del 2009.
f.) Ab. Oscar Pico Solrzano, Subsecretario General de la Administracin Pblica.