Introduccin a la

Gestin de Bases de
Datos
1

Microsoft Access 2013

Docente: Lic. Nieves Llorente

Qu es una Base de
Datos?
Una base de datos es un
sistema de almacenamiento
de datos organizados, en
relacin a un contexto comn.
En las Bases de Datos, los datos se
encuentran relacionados para posibilitar el
acceso y la bsqueda de forma sencilla y
rpida.
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Para qu nos sirven las BD?

Estn pensadas para almacenar datos

en forma masiva.
Con las bases de datos podemos

Almacenar
Organizar
Recuperar

Comunicar

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Informacin

Cules Bases de Datos

Conocemos?

Cuando nos inscribimos para rendir una materia, se

recupera nuestra historia acadmica y se la
relaciona con las fechas prximas de exmenes
que an no hayamos rendido, con los docentes,
con las aulas y horarios, etc...

Otros ejemplos: cuando alquilamos una pelcula,

cuando utilizamos el cajero automtico, cuando
accedemos al correo electrnico, .

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Qu es un Sistema de
Gestin de Bases de Datos?
Los Sistemas de Gestin de Bases
de Datos son programas que nos
ayudan a disear, crear, administrar
y mantener las bases de datos.
MS ACCESS nos permite realizar todas las tareas de
un SGBD.

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Bases de Datos Relacionales

En las Bases de Datos Relacionales,
los datos se estructuran y organizan
mediante tablas y se distribuyen en
filas y columnas.

Existen relaciones entre las distintas

tablas que permiten la
recuperacin de informacin
ampliada.
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Jerarqua de Elementos en una

Base de Datos Relacional

Las bases de datos estn formadas por

Archivos.
Los Archivos se forman por tablas.
Las tablas estn compuestas por
registros.
Los registros estn formados por
campos.
El campo es la unidad de informacin
ms pequea
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Estructura de las Tablas

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Tabla

Campos

Registro 1
Registro 2
Registro 3

Cada Tabla en una Base de Datos almacena informacin

relacionada a una entidad determinada (personas,
transacciones, objetos, etc.)
Todos los registros tienen los mismos campos.

Todos los campos en un registro estn relacionados a un

solo tema.
Una tabla puede contener mltiples registros.

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Objetos bsicos de una

Base de Datos en MS Access
Tablas: contienen los datos estructurados.
Formularios: permiten gestionar la carga de las
tablas.
Consultas: permiten extraer informacin de
una o ms tablas y tambin realizar
operaciones sobre ellas.
Informes: permiten la condensacin de
determinada informacin de la base de datos,
con el objeto de imprimirla.
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10

Diseamos una BD
Idear una base de datos para la
gestin de un DVD Club.

Cules son los datos que

necesitaramos guardar?
Cmo podemos organizarlos en
tablas?

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11

Utilizamos el programa

Al abrir el programa, debemos crear un archivo que

constituir nuestra base de datos.

1.

2.

1. Crear base de datos en blanco

2. Escoger un nombre para la base y
presionar Crear

3.
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12

Pantalla de trabajo en una BD

Pestaas de objetos abiertos

Panel de
navegacin
de objetos
creados
(tablas,
consultas,
formularios,
informes)

Sector de edicin del objeto

abierto seleccionado en la
pestaa activa

Las cintas de opciones se habilitan de acuerdo a la tarea que

estemos realizando.
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Tablas

13

Las tablas contienen la informacin que estar disponible para

el resto de las funciones.

1.

1. Las creamos a partir del Diseo de tabla, en la pestaa

Crear, grupo de comandos Tablas.

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14

Vista de Diseo
Permite crear la tabla

definiendo su estructura de
campos, tipos y propiedades
partiendo de cero.
Se trata del modo ms
completo y sobre el que el
usuario tiene mayor control.
Al cerrar la ventana de diseo de la
tabla se nos preguntar si queremos
conservar los cambios realizados.
Debemos escoger un nombre de tabla
en relacin a los datos que contiene
para facilitar su identificacin.
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15

Diseo de una Tabla

1. Lista de campos
que contendr la
tabla

2. Tipo de datos de cada

campo (texto, fecha, nmero, etc.)

3. Propiedades del campo

seleccionado
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16

Tipos de Datos posibles en

una tabla

Texto corto: son valores de texto que

pueden incluir cualquier tipo de
carcter (?, !, *,/, etc.). Almacena
hasta 255 caracteres.
Nmero: Almacena cifras con las
que se puede operar
matemticamente.
Moneda: Igual que el campo nmero,
pero acompaa el datos del smbolo
de moneda.
Si/No: Se utiliza para datos que se
definen claramente slo conteniendo
el dato Verdadero
(Si)
o Falso
Docente: Lic.
Nieves
Llorente (No).

Texto largo: Datos de texto pero

con gran capacidad de
almacenamiento. Hasta 65635
caracteres.
Fecha/hora: Datos horarios o de
fecha. El formato de la fecha u
hora puede ser de varios tipos.
Autonumrico: Se utilizan para llevar
algn tipo de recuento que Access
incrementa automticamente en
cada registro nuevo que se incorpore
a la tabla.

17

Atributos de los campos

La propiedades o atributos de los campos permiten
complementar la funcionalidad de los campos mediante
valores y funciones que alteran la forma de actuar y
responder de los campos cuando se muestran en pantalla
o durante el ingreso de sus datos.

Tamao: establece cul ser el

tamao mximo de los datos que
rellenen el campo. Solo para los
tipos Texto y Nmero. El tamao
del texto se mide en caracteres.
Para los nmeros hay 5 tamaos
diferentes.

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Formato: establece la forma

automtica en la que aparecer el
dato. El formato no se visualiza
hasta que se termina de escribir el
dato y se pasa a otro. El tipo Texto
no tiene formatos predefinidos.

18

Atributos de los campos

Regla de validacin: Esta

propiedad limita los valores que
el usuario puede escribir en el
campo.

Requerido: Exige que el usuario

aada un valor antes de pasar
a otro registro.

Valor predeterminado: es un dato

que ya aparece escrito cada vez
que se va a dar de alta un nuevo
registro en la tabla.

Texto de validacin: Se escribe

siempre que se ha establecido una
Regla de Validacin. En esta
propiedad se ingresa el mensaje de
error que obtendr el usuario si no
cumple con la regla de validacin.

Indexado: Crea un ndice para

la tabla.
Docente: Lic. Nieves Llorente

Campos clave

19

Un valor clave es un dato

que identifica por s solo un
registro de una tabla.
1.

2.

1.

2.

Se trata de un campo del

que se sabe con certeza
que sus datos no se
repetirn en ninguno de
los registros de la tabla.

Si se trata de una base de

datos en la que haya
Se aplica la condicin de campo
clave, seleccionando el campo
varias tablas relacionadas
deseado y presionando el botn
pueden resultar
Clave Principal e la pestaa de
Diseo, trabajando desde la Vista de indispensables para
Diseo
generar consultas en las
que estn implicadas dos
Otra opcin es seleccionar Clave
principal con clic derecho sobre el
o ms tablas.
campo escogido.

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20

Relaciones
Dos tablas de una base de datos pueden estar
relacionadas.

Es decir, dos tablas de una base de datos pueden

tener un campo (o varios) comn(es).
Las relaciones incrementan la potencia de
generacin de consultas ya que permiten
localizar datos de una tabla, an cuando slo se
conoce informacin de otra.

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21

Creacin de Relaciones
1.

1.

En la pestaa Herramientas de base

de datos, escogemos el botn
Relaciones

2.

Se abrir una ventana en la que

Seleccionamos y Agregamos cada

2.

una de las tablas que queremos

relacionar. Luego cerramos la
ventana.
3.

Partiendo del campo clave de una

tabla, lo arrastramos hacia el campo
que hace referencia a l en la segunda
tabla.

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3.

22

Integridad Referencial
La ventana de modificacin de
relaciones nos muestra como se
efectan las relaciones y el tipo
de relacin.
La integridad referencial de una
base de datos pretende asegurar
que no se den situaciones de
inconsistencia entre los registros
de tablas relacionadas.

Existen tres opciones para definir la integridad referencial:

Exigir integridad referencial: activa o desactiva la integridad referencial entre

los campos de las tablas seleccionadas. Las dems opciones no pueden
activarse si no se activa sta.
Actualizar en cascada: si se activa, hace actualizaciones en cascada; si no,
no permite las actualizaciones.
Eliminar enDocente:
cascada:
si se activa, hace borrados en cascada; si no, no permite
Lic. Nieves Llorente
los borrados.

23

Cargar datos en tablas

Cuando terminamos con el diseo de la
tabla y la guardamos, podemos comenzar a
cargar los datos en los campos.

2.

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1.

1.

Seleccionamos la tabla que

queremos cargar.

2.

Escogemos Vista de hoja de

datos, en la pestaa Inicio
para cargar la informacin.

3.

Si queremos volver al diseo de

la tabla, seguimos el mismo
procedimiento y escogemos
Vista Diseo

No se sugiere modificar el Diseo

de una tabla despus de haber
cargado datos. Siempre disear
primero y luego cargar.

Consultas

24

Las consultas ofrecen la posibilidad de

extraer la informacin de las tablas.
Cada consulta localiza datos concretos
que cumplen ciertas condiciones y
permite realizar varias tareas con ellos
(mostrarlos, eliminarlos, actualizarlos,
etc.)

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Formularios

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Los formularios son ventanas de

Windows cuya finalidad es actuar como
una ficha rellenable para los datos de
las tablas. Permiten introducir los datos
de una forma ms cmoda.
Es posible aadir botones y controles
que realicen alguna tarea sobre los
datos de una tabla.

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Informes

28

Los informes son elementos cuya funcin

es generar informacin obtenida de las
tablas perfectamente distribuida, legible
y agradablemente expuesta para la
impresora.
nicamente desde asistente

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