Procedimientos

Definicin
Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre s por un conjunto de
empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias
dimensiones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.

Clasificacin
Dentro del mbito institucional

Generales: son los que involucran operaciones que efectan todas o

ms de una direccin general o dentro de la institucin.

Especficos: se circunscriben al mbito de una direccin general o

alguna o varias de las unidades que conforman.

Dentro del mbito de aplicacin y sus alcances administrativos

Procedimientos
macro-administrativos:
se
refieren
a
los
procedimientos que son propuestos y aprobados por la dependencia de
apoyo global, es decir, por aquellos sectores que tienen normas y control
en el desarrollo de alguna funcin cuyo desempeo es comn a todas
las dems instituciones en el campo de la administracin pblica federal.

Procedimientos meso-administrativos o sectoriales: son los que

involucran a todos los sectores administrativos o a dos o ms
instituciones intersectoriales a nivel operativo.

Procedimientos micro-administrativos o institucionales: son los que

se siguen para realizar las operaciones internas en una dependencia o
entidad para cumplir sistemticamente con sus funciones y objetivos.

Procedimientos que afectan los Estados Financieros

Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios

Procedimientos que no afectan los Estados Financieros

Procedimientos para cambiar datos de un cuentacorrentista

Procedimientos para contratacin de empleados

Procedimientos para cambio de horarios laborales

Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

Requisitos de los Procedimientos

Deben ser cronolgicos y sucesivos

Que contengan operaciones relacionadas entre s
Deben estar destinados a la realizacin de una actividad o tarea
especifica
Las actividades deben estar coordinadas entre el personal
Deben estar realizados bajo las normativas de cada empresa

Formas descriptivas de los Procedimientos

Memorndums: ampliamente utilizados en las empresas, son

comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta,
normas o decisin de algn funcionario.

Instructivos: son documentos que nombran en forma detallada la

manera en que debe llevar a cabo una tarea o procedimiento especifico.

Circulares: son instrumentos que comunican a un gran nmero de

personas, situaciones o guas de accin para casos especficos y en
forma puntual los procedimientos que deben ser limitados.

Manuales: son por excelencia los documentos organizativos y

herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables.

Narrativos: estos consisten en la descripcin detallada de un

procedimiento y todos los pasos que lo componen.

Metodologa para describir un Procedimiento

La metodologa propuesta para la descripcin de un procedimiento comprende
las siguientes etapas:

Planeacin de estudio: todo estudio organizacional se encuentra

basado en un proceso de la percepcin y determinacin de la
problemtica, definicin de los factores de estudio, objetivos,
lineamientos y campos de trabajo para su realizacin, la captacin y el
anlisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las
recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las
autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y
retroalimentar el proceso.

Investigacin de la situacin actual: Cubre la finalidad de obtener la

visin del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta
fase incluye bsicamente: Recopilacin de la informacin, Fuentes de
Informacin, Registro y documentacin del procedimiento actual y
Obtencin de la aprobacin correspondiente.

Anlisis y crtica de la informacin: Una vez concluida la fase de

investigacin de la situacin actual, se proceder a la realizacin de un
examen crtico, aplicando el anlisis y el diagnstico.

Anlisis: El anlisis consiste en separar las funciones esenciales, es

decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace.

Diagnstico: La finalidad del diagnstico resultante del anlisis y

crtica del procedimiento actual lo constituye la identificacin de las
deficiencias e irregularidades del procedimiento; deber presentarse
en un documento que seale las causas y sugerencias a las fallas
que entorpecen el buen funcionamiento del procedimiento.
Diseo grfico y descriptivo de un procedimiento: Una vez efectuado
el anlisis, el analista tiene ya un conocimiento completo de todas las
operaciones que se realizan en los procedimientos que integran el
sistema en estudio; por tanto, a partir de este momento est en
condiciones de sugerir las modificaciones que se hicieran necesarias, de
acuerdo con el resultado de dicho anlisis: rediseo de formas, diseo
de nuevas formas, reportes, registros, creacin o supresin de archivos,
Eliminacin de operaciones necesarias, Creacin de nuevos controles;
en fin todo aquello que conduzca a la obtencin de los objetivos fijados
en eficiencia y eficacia.

Caractersticas Generales de las Grficas de Flujo

Definicin
Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de
rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en
cuestin, las unidades involucradas y los responsables de su ejecucin, es
decir, viene a ser la representacin simblica o pictrica de un procedimiento
administrativo.

Tipos

Formato vertical: en l, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de

arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un

proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su

propsito.
Formato horizontal: en l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va
de izquierda a derecha.

Formato Panormico: el proceso entero est representado en una sola

carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que
leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no
familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal,
distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o
departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico: describe el itinerario de ruta de una forma o

persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de
los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los
utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbologa

valo o Eclipse: inicio y trmino (Abre y cierra el diagrama).

Rectngulo: actividad (Representa la ejecucin de una o ms

actividades o procedimientos).

Rombo: decisin (Formula una pregunta o cuestin).

Circulo: conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro

de un procedimiento).

Triangulo boca abajo: archivo definitivo (Guarda el documento en

forma permanente).

Triangulo boca arriba: archivo temporal (proporciona un tiempo para el

almacenamiento del documento).

Normas para la Presentacin de Graficas de Flujo

El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia

abajo.

Es un smbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias lneas se

dirigen al mismo smbolo, se deben unir en una sola flecha.

Las lneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan
los conectores.

De un smbolo excepto el de decisin, solo puede salir una lnea de flujo.

Los smbolos terminal, conector dentro de pgina y conector fuera de

pgina solo pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha,
ya que por su naturaleza es imposible que tenga una entrada y una
salida.

Los smbolos de decisin tendrn siempre una sola flecha de entrada y

dos o tres flechas de salida segn la cantidad de alternativas que se
presentan.

Un diagrama de flujo debe estar completamente cerrado, teniendo una

continuidad de principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni
smbolos sin conexin al diagrama pues el flujo seria interrumpido.

Metodologa para elaborar Graficas de Flujo

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser

realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se debern seguir los
siguientes pasos:

Se nominan los miembros del grupo de trabajo que debern elaborar el

correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirn
dichas personas entre aquellas que estn participando en las tareas del
proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, adems de una
persona ajena del proceso que, por tanto, sea independiente del
proceso.

Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboracin de

una representacin grfica del proceso en cuestin. Es importante
realizar varias sesiones de trabajo, ya que as los participantes tendrn
ms tiempo para obtener ms informacin acerca del proceso.

Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a travs de un

continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se
irn repitiendo a lo largo de todo el proceso de construccin del
diagrama de flujo, como son: Qu paso es el primero? Qu paso es el
siguiente? Adems se debern utilizar otra serie de preguntas que
pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del
proceso, De dnde viene el servicio o el material? Cmo entra el
servicio o material al proceso? Quin toma la decisin? Qu pasa si la
decisin es afirmativa SI? Qu pasa si la decisin es negativa NO?
Hay algo ms que se deba hacer en este momento del proceso?
Dnde va el producto o servicio de esta operacin? Qu pruebas se
realizan al producto en cada fase del proceso? Qu pruebas se
realizan al proceso? Qu pasa si el producto/servicio no cumple con lo
especificado?

Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas

mencionadas debern siendo representadas en hojas de tipo post-it, que
se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la
realizacin de la confeccin del diagrama, componiendo una especie de
mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

Se deber confeccionar una tabla de smbolos estndar que vayan a ser

utilizados en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los
mismos incorporamos una representacin power point con una relacin
de los mismos.

Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo ms general del

proceso para posteriormente ir detallando ms cada uno de los
diferentes pasos con aquellas caractersticas que nos interesa ms
resaltar, como responsabilidades, archivos, tiempos, documentacin

asociada, avisos, etc. A veces se suelen incorporar imgenes que

ayuden a visualizar con ms claridad lo que se propone representar. En
definitiva, en el diagrama de flujo se deber poner todos aquellos
elementos que nos den una mayor informacin vlida para realizar un
proceso.

Casos Prcticos
Normalmente para realizar un diagrama de flujo primero se hace lo que se
llama el algoritmo. Un algoritmo es una secuencia de pasos a seguir para
resolver un problema de forma escrita.

Un ejemplo para cocinar un huevo para otra persona sera:

Pregunto si quiere el huevo frito.
Si me dice que s, lo frio, si me dice que no, lo hago hervido.
Una vez cocinado le pregunto si quiere sal en el huevo.
Si me dice que no lo sirvo en el Plato. Si me dice que si le hecho sal y
despus lo sirvo en el plato.

Ahora que ya sabemos todos los pasos, mediante el algoritmo, podemos hacer
un esquema con estos pasos a seguir. Este esquema ser el Diagrama de
Flujo.

Otro ejemplo de un diagrama de flujo para una operacin sencilla.

Imaginemos que tenemos una lmpara o bombilla y queremos hacer el

diagrama de flujo para saber qu hacer cuando esta no funciona.

Queremos hacer un programa informtico que nos sume dos nmeros y

nos d el resultado en pantalla.

Solucin:

El smbolo de resultado es un smbolo usado en los diagramas para soluciones

con el ordenador. Es el smbolo de salida del resultado por la pantalla del
ordenador.
En el ejercicio tenemos el inicio y el fin, una entrada de datos, para meter los 2
nmeros, una operacin a realizar, la suma, y un resultado a mostrar. Cada uno
de esos pasos con su smbolo correspondiente en el diagrama.