Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Fundacin Misin Sucre
Aldea: I.U.T.P.C
Ctedra: Organizacin y Sistemas
Programa Nacional de Formacin de Administradores
Puerto Cabello-Estado Carabobo

Profesor:

Bachilleres:
5to Trimestre Admn.

Noviembre 2.010INDICE

INTRODUCCIN.
FORMULARIOS
Objetivos
.

pg
3
4
4
4

Diseo del
Formulario...

6
7

Consideraciones para la elaboracin de

formulario
Sistema de control de
formularios..

9
9
12
15

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Ventajas y Desventajas
.
Clasificacin

Tipos
CONCLUSIN
BIBLIOGRAFA

28
29

INTRODUCCIN
Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso
que a travs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de
sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir
una fase de anlisis que nos ayude a determinar lo que
necesitamos y cuales son los medios que se utilizarn para lograr
nuestros objetivos.
Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a
quin est dirigido y cmo quieren que se les devuelva la
informacin, tendremos un panorama acerca del diseo funcional
del formulario, los campos necesarios, la programacin a utilizar, la
forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los
encargados de recopilarla y analizarla.
Este documento en primer lugar establece el concepto de
formularios,

designando

sus

objetivos,

fase

del

diseo

consideraciones para la elaboracin de los formularios y su sistema

de control.
En segundo lugar establece el concepto y caractersticas de
los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los
tipos ms frecuentes de manuales y su contenido bsico y
establece las caractersticas de los procesos de desarrollo de los
sistemas de manuales.

FORMULARIOS
En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el
hombre, se emplean los formularios, stos son documento impreso
que contiene informacin estructurada "fija" sobre un determinado
aspecto, para ser complementada con informacin "variable" segn
cada aplicacin y para satisfacer un objetivo especfico. Puede
considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo
es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,
segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su
llenado, puede acompaarse de un instructivo.
En la Administracin Pblica los formularios son modelos
bsicos de comunicacin que, con ligeras variantes, un interesado
utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algn
impreso. Tambin es til para entregar adjunta documentacin o
informacin a la Administracin.
OBJETIVOS

Eliminar

duplicidad

esfuerzo

de

Proveer uniformidad de los

datos

que

se

registran,

informa o se analiza en una

Facilitar el trabajo

Reducir costos

agencia.

DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del diseo del formulario, se

deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

Fase prediseo

Fases para el diseo

Fase del
diseo

Fase del Postdiseo

Se debe realizar
una
lista
de
comprobacin
y
determinar
con
detalles
las
necesidades que
se
han
de
satisfacer.
Para
cumplir con los
requerimientos de
esta
fase,
se
realiza una serie
de preguntas para
comprobar
la
efectividad
del
pre-diseo
y
proceder
a
realizar la fase del
diseo.

Preparacin
de
una forma segn
su objeto, tipo de
informacin
que
contendr, origen,
mtodo
de
llenado,
procedimiento en
el que se utilizara,
numero de copias,
usuarios
y
resultados
esperados.
Es
necesario
hacer
consideraciones
en
cuanto
al
llenado.

Una vez realizado

el diseo, se debe
hacer o preparar
las instrucciones
de impresin.

Para
completar
esta fase se debe
tener en cuenta
tipo, peso y color
del papel, color de
la
tinta,
papel
carbn
total
o
parcial,
perforaciones,
para el archivo,
tipos de impresin
por una o ambas
caras; de ser el
caso, direccin de
datos, mrgenes,
numeracin,
numero
de
ejemplares, fecha
de
entrega
e
impresin
continua.

En un formulario
usado
por
personas
ajenas
externa no debe
aparecer
el
nombre
de
la
empresa, al igual
que el nombre del
departamento de
origen.

Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo

instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe

estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.

El
instructivo
divido en:

esta

Caractersticas de impresin:

Titulo del formulario

Nmero de copias

Objetivos (razn de la
situacin)

Papel (color, marca y base del original y

copias)

Generalidades

Tinta, color de tinta.

Modo de llenado
(maquina o a mano)

Mrgenes (lado y ancho para archivar)

Indicar si lleva perforaciones.

Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

Juego (desglosables o sueltos)

Encolados

Indicar lado

Lomo abierto o cubierto

Tapas de papel o cartulina, sujetas con

tornillo u otro

Instrucciones de cmo llenar los espacios

en blanco.

Medio de obtencin

Tiempo estimado

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL

FORMULARIO

A continuacin se presentan diversas alternativas para

la elaboracin de formularios.

Offset

Mediante este proceso se prepara un negativo

fotogrfico de los originales que despus se
pasa a una placa metlica, la cual imprime por
medio de una prensa. Cada lmina soporta
hasta 300 mil impresiones.

Mime
graf
o

Se emplean estnciles o plantillas hechas a

maquina, impresora o a mano, permite
reproducir de 100 a 500 ejemplares.

Linoti
po

Consiste en la formacin de lneas con letras de

tipos y tamaos distintos hasta completar
textos para su impresin.

Fotogr
abado

Se utiliza la fotografa, a partir del original se

hace un negativo, que es revelado por la
accin de la luz y tintas especiales y despus
queda grabado en una placa metlica plana.

Rotog
rabad
o

Es anloga al fotograbado, pero para el

grabado se emplean rodillos de cobre, resulta
adecuada cuando la impresin supera el milln
de ejemplares.

A
maqui
na

Es un trabajo de mecanografiado preparada

con maquina de escribir elctrica o mecnica.

Comp
utado
ra

Implica el desarrollo de programas especficos

o el uso de software especializado, puede
usarse como modelo de cualquier alternativa
de presentacin, ya sea por medio de
impresin en papel o en discos pticos,
disketes o cintas.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y

regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del

flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o

para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el

seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de

control.
Eliminar

formularios innecesarios y evitar su creacin,

consolidar

formularios

que

se

complementen,

redisear

formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.

Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar
formularios a los usuarios.
Trabajar en coordinacin con el departamento de compras
para evitar la adquisicin de formularios no autorizados.
Revisar muestras de los formularios antes de su impresin
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organizacin.

El control de formularios se debe centrar en un lugar

suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una

visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de
la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin
del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son
los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el

establecimiento de un programa de control como poltica de la

empresa y la comprensin de los factores que componen el
problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben
ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y
el tema secundario.

El ndice Funcional

Es la principal herramienta en la unidad de control,

contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propsito a

que sirven. El ndice funcional es para uso exclusivo de quienes son
responsables del control de formularios. Los formularios destinados
a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cul
puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado. Para
las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los
propsitos

de

acordar

autorizar,

facturar,

instruir,

notificar,

registrar, reportar y requerir.

Pasos para elaborar el ndice funcional

Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente

agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las
subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por
funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del
nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional
que le corresponde.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los Manuales son documentos que sirven como medios de

comunicacin

coordinacin

que

permiten

registrar

transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de

una

organizacin

(antecedentes,

legislacin,

estructura,

objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, etc.). As como

las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios
para el mejor desempeo de sus tareas.

Franklin F (2004)

La importancia de los manuales radica en que ellos

explican de manera detallada los procedimientos dentro de una

organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que
se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea
histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos ofrecen una serie de

posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo,

tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan

importancia.

Ventajas:

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.
4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin
con los dems de la organizacin.
7. Evita conflictos jurisdiccionales

la

yuxtaposicin

de

funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluacin de puestos y como medio de
comprobacin del progreso de cada quien.
10.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de
los funcionarios ms antiguos.
11.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
12.
Es una fuente permanente de informacin sobre el
trabajo a ejecutar.
13.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos,
las polticas, los procedimientos, las funciones, las normas,
etc.

14.

Evitan

discusiones

operaciones.
15.
Aseguran

continuidad

mal
y

entendidos,
coherencia

de
en

las
los

procedimientos y normas a travs del tiempo.

16.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
17.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del
trabajo.
18.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede
circunscribir al control por excepcin.

Desventajas:

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se

encuentran los siguientes:

1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas

para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
4. Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
6. Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio
para la misma.
8. Muy sinttica carece de utilidad: muy detallada los convierte
en complicados.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los elementos ms eficaces para la toma de

decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales

administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin,
por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una
fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las
tareas que se le han encomendado.

Depende de la informacin de las necesidades de cada

institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales

se debe contar.

Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos

manuales a toda la empresa: una direccin, un departamento, una

oficina, seccin, una mesa, un puesto, etctera.

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los

que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse

de la siguiente manera:

Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen

necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina

dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos,
solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

Manual
de
Historia

Manual
de
organiz
acin

Por su Contenido

Proporciona informacin histrica sobre la

organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros,
administracin y posicin actual. Bien elaborado
y aplicado contribuye a una mejor comprensin y
motiva al personal a sentir que pertenece y
forma parte de la organizacin.

Expone en forma detallada la estructura

organizacional formal a travs de la descripcin
de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones

Consiste en una descripcin detallada de los

lineamientos a ser seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El
conocer a la organizacin proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las
acciones.

Este manual es una gua (como hacer las cosas)

de trabajo al personal y es muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas
y
procedimientos
administrativos
prescritos al realizar su trabajo.

Manual
de
polticas

Manual
de
procedi
mientos

Manual
de
conteni
do
mltiple

Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no
justifique la elaboracin y utilizacin de distintos
manuales.

Manual
de
producc
in

Abarca
la
necesidad
de
interpretar
las
instrucciones en base a los problemas cotidianos
tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La
necesidad de coordinar el proceso de fabricacin
(fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial,
control de produccin), es tan reconocida, que en
las operaciones de fabricacin, los manuales se

Por su funcin especfca

aceptan y usan ampliamente.

Manual
de
compra
s:

El proceso de comprar debe estar por escrito;

consiste en definir el alcance de compras, definir
la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que
afectan sus actividades.

Seala los aspectos esenciales del trabajo y las

rutinas de informacin comprendidas en el
trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de
ventas es necesario darle un marco de referencia
para tomar decisiones cotidianas.

Asenta
por
escrito
las
responsabilidades
financieras en todos los niveles de la
administracin,
contiene
numerosas
instrucciones especficas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de
dinero, proteccin de bienes y suministro de
informacin financiera.

Trata acerca de los principios y tcnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de
referencia para todo el personal interesado en
esta actividad. Este manual puede contener
aspectos tales como: estructura orgnica del
departamento, descripcin del sistema contable,
operaciones internas del personal, manejo de
registros,
control
de
la
elaboracin
de
informacin financiera.

Manual
de
ventas

Manual
de
Finanza
s

Manual
de
contabili
dad

Manual
de
crdito
y
cobranz
as

Se refiere a la determinacin por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad. Entre
los aspectos ms importantes que puede
contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas,
control y cobro de las operaciones, entre otros.

Manual
de

Abarca una serie de consideraciones para ayudar

a comunicar las actividades y polticas de la

direccin superior en lo que se refiere a personal.

Los manuales de personal podrn contener
aspectos como: reclutamiento y seleccin,
administracin de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, polticas de
personal,
uso
de
servicios,
prestaciones,
capacitacin, entre otros.

General

persona
l

Trata acerca de los principios y tcnicas de una

funcin operacional determinada. Se elabora
como fuente bsica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y
como informacin general para el personal
interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo
de "Manual tcnico de auditoria administrativa",
y
el
"Manual
tcnico
de
sistemas
y
procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos
miembros del personal de asesora.

Manual
tcnico

Manual
de
adiestra
miento
o
instructi
vo

Estos manuales explican, las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en particular,
son comnmente mas detallados que un manual
de procedimientos.

Manuale
s
general
es de
organiz
acin

Este es producto de la planeacin organizacional

y abarca todo el organismo, indicando la
organizacin formal y definiendo su estructura
funcional.

Manual
general
de
procedi
mientos

Este es tambin resultado de la planeacin,

contiene los procedimientos de todas las
unidades orgnicas que conforman en un
organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.

Manual

Se refiere a presentar por escrito los deseos y

actitud de la direccin superior; para toda la

empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el
personal puede actuar de acuerdo a condiciones
generales.

Especifco

general
de
polticas

Manual
especf
co de
recluta
miento
y
selecci
n

Se refiere a una parte de una rea especfica

(personal). Y contiene la definicin uniforme
respecto al reclutamiento y seleccin personal en
una organizacin.

Manual
especif
co de
auditori
a
interna

Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones

de aplicacin especifica a determinados tipos de
actividad, aqu se refiere a la auditoria interna en
forma particular.

Manual
especf
co de
polticas
de
persona
l

Este se enfoca a definir "polticas", pero de un

rea especifica de la organizacin, sealando las
guas u orientacin respecto a cuestiones de
personal, tales como: contratacin, permisos,
promociones, prestaciones, etc.

Manual
especf
co de
procedi
mientos
de
tesorer
a

Consiste en elaborar los procedimientos en el

orden de importancia de un rea especfica, a fin
de capitalizar las oportunidades naturales de
secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo:
ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Entre los tipos de manuales ms utilizados se

encuentran:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Manuales de Organizacin
Manuales de Polticas
Manuales de Normas y Procedimientos
Manuales para Especialistas
Manual del empleado
Manual de contenido mltiple.
Manuales de finanzas
Manuales del sistema
Manual de calidad

1. MANUAL

DE

ORGANIZACIN

Es la versin detallada por escrito de la organizacin

formal

a travs de la descripcin de los objetivos, funciones,

autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que

componen su estructura.

Estos

manuales

contienen

informacin

detallada

referente a los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura

orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de
autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y
coordinacin de una organizacin.

Tambin incluyen una descripcin de puestos cuando el

manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:

1.- Identificacin
-

Logotipo de la organizacin.

Nombre oficial de la organizacin.

Ttulo y extensin (general o especfico. Si es especfico debe

indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades

responsables

de

su

elaboracin,

revisin

autorizacin.
-

Clave de la forma: en primer trmino las siglas de la

organizacin; en segundo lugar, las siglas

de la unidad

administrativa donde se utiliza la forma y por ltimo el

nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe
colocarse un guin o diagonal.

2.- ndice o Contenido: Relacin de los captulos o

apartados que constituyen el cuerpo del documento.

3.- Prlogo y/o Introduccin: Seccin en donde se explica

qu es el manual, su estructura, propsitos, mbito de
aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede
contener un mensaje de alguna autoridad de la organizacin,
preferentemente del ms alto nivel jerrquico.

4.- Antecedentes Histricos: Descripcin de la gnesis de

la organizacin o del rea descrita en el manual, en la que se
indica

su

registrados.

origen,

evolucin

cambios

significativos

5.- Legislacin o Base Legal: Este apartado, contiene una

lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que
norman las actividades de la organizacin, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades.

Es recomendable que las disposiciones legales sigan ste

orden jerrquico: constitucin, tratados, leyes, convenios,
reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en
cada caso debe respetarse la secuencia cronolgica de su
expedicin (fecha de publicacin en el Diario Oficial).

6.- Atribuciones: Transcripcin textual y completa de las

facultades conferidas a la organizacin, de acuerdo con las
disposiciones jurdicas que fundamentan sus actividades. Para
este

efecto,

debe

sealarse

el

ttulo

completo

del

ordenamiento, captulo, artculo o inciso (la cita debe hacerse

entre comillas).

7.- Estructura Orgnica: Descripcin ordenada de las

unidades administrativas de una organizacin, en funcin de
sus relaciones de jerarqua. sta descripcin de la estructura
orgnica, debe corresponder con la representacin grfica en
el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de las unidades
administrativas, como a su nivel jerrquico. Adems, es
conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar
claramente

los niveles de jerarqua y las relaciones de

dependencia.

8.-

Organigrama:

Es

la representacin grfica

de la

estructura orgnica que muestra la composicin de las

unidades administrativas que la integran y sus respectivas

relaciones,

niveles

jerrquicos,

canales

formales

comunicacin, lneas de autoridad, supervisin y asesora.

9.- Funciones: Especificacin de las tareas inherentes a cada

uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman
parte de la estructura orgnica, necesario para cumplir con
las atribuciones de la organizacin.

Es conveniente que en la presentacin de las funciones se

tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Que los ttulos de las unidades correspondan a los utilizados en

la estructura orgnica.
-

Que sigan el orden establecido en la estructura.

Que la redaccin se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.- Descripcin de Puestos: Resea del contenido bsico

de los puestos que componen cada unidad administrativa, el
cual incluye la siguiente informacin:

Identificacin

del

Puesto

(nombre,

ubicacin,

mbito

de

operacin, etc.)
-

Relaciones

de

autoridad,

donde

se

indican

los

puestos

subordinados y las facultades de decisin, as como las

relaciones de lnea y asesora.
-

Funciones Generales y Especficas.

Responsabilidades o deberes.

Relaciones de comunicacin con otras unidades de puestos

dentro de la organizacin, as como las que debe establecer
externamente.

Especificaciones

del

puesto

en

cuanto

conocimiento,

experiencia, iniciativa y personalidad.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

ORGANIZACIN

Contenido:

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:
-

Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Actividad

Econmica, Direccin, Tecnologa).

Resea Histrica.
CAPTULO II:

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

CAPTULO III:
-

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Descripciones de cargos.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA.

2. MANUAL

DE

POLTICAS

Es la descripcin detallada de los lineamientos a ser

seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro

de los objetivos, facilitando la descentralizacin, al suministrar a los
niveles intermedios

los lineamientos claros a ser seguidos en la

toma de decisiones.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

POLTICAS

Contenido:

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:

SECCIN A:
-

Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Econmica, Direccin, Tecnologa).

-

Resea Histrica.

SECCIN B:
-

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C:
-

Organigrama general.

Actividad

Funciones de las unidades organizativas.

Organigrama especfico del rea del manual.

Descripciones de cargos.

SECCIN D:
-

Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II:

SECCIN A:
-

Objetivos del rea.

Poltica del rea.

SECCIN B:
Normas Generales.

CAPTULO III:
-

Normas tcnicas.

Procedimientos.

Flujogramas.

Objetivos del procedimiento.

Normas del procedimiento.

Playscript.

GLOSARIO DE TRMINOS.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA.

3. MANUAL

DE

Es

administrativos

NORMAS

la

PROCEDIMIENTOS

expresin

analtica

de

los

procedimientos

a travs de los cuales se canaliza la actividad

operativa de la empresa, como la enunciacin de normas de

funcionamiento bsicas a los cuales deber ajustarse los miembros
de la misma.

Se detallan a continuacin los elementos constitutivos

de un manual de estas caractersticas:

a)

Normas de procedimientos: es la relacin por

escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen
la base de la organizacin, con la indicacin de los distintos
sectores a travs de los cuales los mismos se desenvuelven.

b)

Formularios: son todos aquellos documentos y

comprobantes

que

circulan

dentro

de

los

circuitos

administrativos.
c)

Flujogramas: son los procedimientos descritos de

manera grafica, que se conocen tambin como diagramas de
procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de

instrumentos administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las

operaciones a cargo de la organizacin, los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su
participacin en dichas operaciones y los formatos a utilizar
para

la

realizacin

de

las

agregadas en procedimientos.

actividades

institucionales

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de

trabajo y evitar su alteracin.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que

deben hacer y como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinacin del trabajo y evitar la duplicidad de

funciones.

ESTRUCTURA

DEL

MANUAL

DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Contenido:

Introduccin.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPTULO I:

SECCIN A:
- Identificacin

de

la

Empresa

(Razn

Social,

Econmica, Direccin, Tecnologa).

-

Resea Histrica.

SECCIN B:
-

Objetivos generales y especficos de la empresa.

Misin.

Visin.

Valores.

SECCIN C:
-

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Organigrama especfico del rea del manual.

Actividad

Descripciones de cargos.

SECCIN D:
-

Objetivos del manual.

Poltica de calidad de la empresa.

CAPTULO II:
-

Normas generales del manual.

Normas tcnicas del manual.

CAPTULO III:
-

Objetivo del procedimiento.

Norma tcnica del procedimiento.

Procedimiento (Playscript).

Flujograma.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFA.

4. MANUAL

PARA

ESPECIALISTAS

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de

aplicacin en forma especfica a determinado tipo de actividades o

tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria.

La preparacin de este tipo de manuales por parte de la

misma empresa es recomendable cuando el nmero de empleados

que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.

El objetivo bsico perseguido con su preparacin, es el

de entrenamiento y capacitacin de empleados, como as servir

tambin de elemento de consulta para la realizacin de las tareas
asignadas.
5. MANUAL

DEL

EMPLEADO

Su objetivo es lograr una rpida asimilacin de personal

nuevo (induccin) as como tambin para posterior entrenamiento,

este manual es especialmente til para niveles intermedios u
operativos.

Se enuncian a continuacin algunas informaciones que

un manual de estas caractersticas debe contener:

Actividades desarrolladas por la empresa.

Breve resea histrica.

Objetivos generales que se persiguen.

Derechos y obligaciones de los empleados en general.

Normas de comportamiento bsicas y de cumplimiento

obligatorio para todo el personal.

Servicios que la empresa presta a sus empleados.

6. MANUAL

DE

CONTENIDO MLTIPLE

Ya se ha visto que un manual puede contener material

de tipo diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten

siempre bien definidos. La inmensa mayora de los manuales de
oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines,
por

ejemplo,

en

la

preparacin

de

cualquier

manual

de

procedimientos existen dos requisitos indispensables para asegurar

su xito:
a) manifestacin clara de las normas generales de la
empresa.
b) Comprensin total de la organizacin bsica de la
misma.

Es

decir,

de

poco

serviran

las

manifestaciones

detalladas de procedimientos si al mismo tiempo la organizacin y

las normas bsicas no son, claramente firmes y comprensibles.

7. MANUALES

DE

FINANZAS

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de

ellos que den instrucciones numerosas y especficas a todos

aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la
empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos los
niveles de la administracin.

8. MANUALES

DEL

SISTEMA

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida

que se desarrolla el sistema, y est constituido por un grupo de

manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos
del sistema, arquitectura de datos, arquitectura fsica del sistema,
ndice de componentes, etc.

9. MANUAL

DE

CALIDAD

Define un manual de calidad como un documento que

enuncia la poltica de la calidad y que describe el sistema de calidad

de una organizacin. Este manual puede estar relacionado con las
actividades

totales

de

una

organizacin

con

una

parte

seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del

sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de

acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma
suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de
calidad

ISO 9002

ISO son las siglas en ingls de la Organizacin

Internacional de Estandarizacin, la cual se dedica a la creacin de

estndares internacionales voluntarios, en diversos mbitos como
son: la industria, la ciencia, la tecnologa y la economa.

Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el

Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del

mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un
producto o servicio

de una empresa que est registrada en ISO

9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que

se est recibiendo ser como se esperaba. Permite contar con la
documentacin de todas las actividades de la empresa, relativas a
la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas

reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento

de la calidad en produccin, instalacin y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relacin con los

manuales, ya que en el momento de establecer una norma o

poltica en la organizacin, debemos tener presente que esta se
debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer
una documentacin en base a los criterios de las normas del ISO
9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un
beneficio a la organizacin.

CONCLUSIN

Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo

objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el

desarrollo de los procedimientos administrativos

En la construccin del un formulario no hay ninguna

ciencia oculta, simplemente como todo, se trata de sentido comn,

los formularios deben ser fcilmente completados por los usuarios

Los manuales administrativos son documentos que

sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten

registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin
de una organizacin. Sus objetivos son: instruir al personal,
precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa,
servir como medio de integracin y orientacin al personal de
nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la
coordinacin de actividades y evitar duplicidades, permite conocer
el funcionamiento interno

Unas de sus ventajas es lograr y mantener un slido

plan de organizacin, facilitar el estudio de los problemas de

organizacin y determinar la responsabilidad de cada puesto, entre
otros. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Por
otro lado, sus desventajas, su deficiente elaboracin provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de
produccin y actualizacin puede ser alto, si no se actualiza
peridicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

BIBLIOGRAFA

es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)

html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministra
tivos/

www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manualesadministrativos.htm

www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php